ปรับปรุงการประมวลผลใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้การค้า

เหตุใดจึงควรปรับปรุงกระบวนการประมวลผลใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้การค้าใน SAP ECC?

การประมวลผลใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้การค้า (AP) เป็นงานสำคัญที่ส่งผลต่อสถานะการเงินขององค์กรและความสัมพันธ์กับผู้ขาย หากกระบวนการ AP ไม่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะในระบบที่ซับซ้อนอย่าง SAP ECC อาจทำให้เกิดการสูญเสียทางการเงิน คอขวดในการปฏิบัติงาน และความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ค่าปรับจากการชำระล่าช้าอาจลดกำไร ส่วนลดเมื่อชำระก่อนกำหนดที่พลาดไปอาจทำให้สูญเสียเงินจำนวนมาก และการจ่ายเงินล่าช้าอาจสร้างความไม่พอใจให้ผู้ขาย ปัญหาเหล่านี้มักเป็นสัญญาณของความไม่มีประสิทธิภาพที่ซ่อนอยู่ในเวิร์กโฟลว์การประมวลผลใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้การค้า

การป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ขั้นตอนอนุมัติที่แยกส่วน และการมองไม่เห็นสถานะใบแจ้งหนี้แบบเรียลไทม์ ทำให้ใช้เวลาประมวลผลนานขึ้นและมีต้นทุนสูงขึ้น นอกจากนี้ การไม่ปฏิบัติตามนโยบายภายในหรือข้อกำหนดทางกฎหมายอาจทำให้ธุรกิจเสี่ยงต่อการตรวจสอบและค่าปรับ การปรับปรุงกระบวนการนี้ไม่ได้มีเป้าหมายแค่ประหยัดค่าใช้จ่าย แต่ยังช่วยให้ข้อมูลการเงินถูกต้อง รักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ขาย และคืนทรัพยากรที่มีค่าให้ทีมไปทำงานเชิงกลยุทธ์ การเข้าใจวงจรการทำงานของใบแจ้งหนี้แต่ละรายการตั้งแต่ 'Invoice Received' จนถึง 'Payment Cleared' เป็นสิ่งสำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายเหล่านี้

process mining ช่วยยกระดับการวิเคราะห์ใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้การค้าอย่างไร

process mining ช่วยวิเคราะห์กระบวนการประมวลผลใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้การค้าใน SAP ECC ด้วยข้อมูลจริง แทนที่จะอาศัยคำบอกเล่าหรือการตรวจสอบด้วยตนเอง process mining ใช้ข้อมูลเหตุการณ์จากโมดูล SAP ECC FI-GL โดยตรง เช่น ตาราง BKPF และ BSEG เพื่อสร้างเส้นทางการทำงานจริงของใบแจ้งหนี้แต่ละรายการตั้งแต่ต้นจนจบ ทำให้เห็นภาพที่เป็นกลางและอิงหลักฐานว่ากระบวนการทำงานอย่างไร ลำดับกิจกรรมเป็นแบบใด และแต่ละขั้นตอนใช้เวลานานเท่าใด

สำหรับใบแจ้งหนี้แต่ละรายการ process mining จะติดตามทุกขั้นตอน ตั้งแต่ 'Invoice Data Captured', 'Invoice Validated', 'Purchase Order Matched', 'Goods Receipt Matched', 'Discrepancy Resolved', 'Invoice Routed for Approval', 'Invoice Approved', 'Invoice Posted', 'Payment Scheduled', 'Payment Executed' ไปจนถึง 'Payment Cleared' เมื่อเห็นภาพกระบวนการทั้งหมด คุณจะระบุคอขวด ค้นหาขั้นตอนซ้ำซ้อน และพบการเบี่ยงเบนจากกระบวนการที่ไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งอาจมองไม่เห็นหากใช้วิธีอื่น ความสามารถในการวิเคราะห์นี้ช่วยให้คุณมองลึกกว่าภาพรวม และค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของความล่าช้าและความไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการประมวลผลใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้การค้า

จุดที่ควรปรับปรุงซึ่ง process mining ช่วยระบุได้

process mining ช่วยให้คุณเห็นข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนเกี่ยวกับจุดที่ควรปรับปรุงในกระบวนการประมวลผลใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้การค้าใน SAP ECC:

• ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ: ระบุได้ง่ายว่าใบแจ้งหนี้ค้างอยู่ในคิวอนุมัติที่จุดใด ใครเป็นผู้อนุมัติที่ทำให้เกิดคอขวด และเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเบี่ยงเบนจากเส้นทางมาตรฐานอย่างไร ข้อมูลนี้ช่วยปรับเส้นทางอนุมัติให้คล่องตัวและลดเวลาประมวลผลโดยรวม
• ตรวจสอบและแก้ไขข้อแตกต่างในการจับคู่: วิเคราะห์ความถี่และระยะเวลาของกิจกรรม 'Discrepancy Resolved' โดยเฉพาะกรณีที่เกี่ยวข้องกับ 'Purchase Order Matched' และ 'Goods Receipt Matched' ทำความเข้าใจสาเหตุของข้อแตกต่าง ผู้ขายหรือประเภท PO ที่ได้รับผลกระทบมากที่สุด และเวลาที่ใช้แก้ไข เพื่อลดการแก้ไขงานด้วยตนเอง
• ปฏิบัติตามเงื่อนไขการชำระเงินและบริหารกระแสเงินสด: ติดตามการปฏิบัติตามเงื่อนไขการชำระเงินและ 'Invoice Due Date' process mining ช่วยระบุการชำระล่าช้า โอกาสรับส่วนลดเมื่อชำระก่อนกำหนดที่พลาดไป หรือการชำระก่อนกำหนด เพื่อให้คุณบริหารกระแสเงินสดและรักษาความสัมพันธ์กับผู้ขายด้วยการชำระเงิน 'Payment Executed' ให้ตรงเวลา
• ค้นหาโอกาสใช้ระบบอัตโนมัติ: ค้นหางานที่ทำซ้ำบ่อยและมีรูปแบบชัดเจน ซึ่งเหมาะสำหรับใช้ระบบอัตโนมัติด้วยหุ่นยนต์ (RPA) หรือปรับการตั้งค่าระบบ SAP ECC ให้ดีขึ้น ช่วยลดงานประจำที่ทีมต้องทำ

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: ประโยชน์ที่วัดผลได้สำหรับธุรกิจ

การนำ process mining มาใช้ปรับปรุงกระบวนการประมวลผลใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้การค้าจะช่วยให้ธุรกิจได้รับประโยชน์ที่เป็นรูปธรรมและวัดผลได้:

• ลดระยะเวลาของกระบวนการ: ลดเวลาเฉลี่ยตั้งแต่รับใบแจ้งหนี้จนถึงชำระเงินได้อย่างมาก ซึ่งมักลดลงได้ 30% หรือมากกว่า ด้วยการขจัดคอขวดและปรับขั้นตอนให้คล่องตัว
• ลดต้นทุนการประมวลผล: ประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้นจากการลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง ลดข้อผิดพลาดที่ต้องแก้ไขซ้ำ และขจัดค่าปรับจากการชำระล่าช้า
• ยกระดับการปฏิบัติตามข้อกำหนด: ช่วยให้ปฏิบัติตามนโยบายภายใน เงื่อนไขการชำระเงิน และข้อกำหนดทางกฎหมายได้อย่างสม่ำเสมอ ลดความเสี่ยงและเพิ่มความพร้อมสำหรับการตรวจสอบ
• บริหารกระแสเงินสดได้ดีขึ้น: ปรับปรุงเงินทุนหมุนเวียนด้วยการวางแผนเวลาชำระเงิน เพิ่มโอกาสรับส่วนลดเมื่อชำระก่อนกำหนด และหลีกเลี่ยงการเร่งชำระเงินโดยไม่จำเป็น
• รักษาความสัมพันธ์กับผู้ขายให้แน่นแฟ้น: สร้างความไว้วางใจและความสัมพันธ์ที่ดีด้วยการประมวลผลการชำระเงินอย่างสม่ำเสมอ ตรงเวลา และโปร่งใส

เริ่มปรับปรุงกระบวนการเจ้าหนี้การค้า

การเริ่มปรับปรุงกระบวนการประมวลผลใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้การค้าใน SAP ECC ด้วย process mining ทำได้ง่ายกว่าที่คิด คุณสามารถใช้ข้อมูล SAP ECC ที่มีอยู่เพื่อทำความเข้าใจสถานะปัจจุบันได้อย่างรวดเร็ว และนำข้อมูลเชิงลึกไปใช้ตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลจริง เพื่อปรับปรุงการปฏิบัติงานให้เห็นผล เริ่มเปลี่ยนงานเจ้าหนี้การค้าให้คล่องตัว มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามข้อกำหนดได้ตั้งแต่วันนี้.