ปรับปรุงกระบวนการ Hire to Retire ด้านการจัดการตำแหน่งงาน

เหตุใดจึงควรปรับปรุงการบริหารตำแหน่งงานตั้งแต่รับเข้าทำงานจนพ้นสภาพพนักงาน?

การบริหารตำแหน่งงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นพื้นฐานสำคัญของฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ทำงานได้ดี โดยเฉพาะเมื่อใช้ระบบที่มีความสามารถหลากหลายอย่าง Microsoft Dynamics 365 Human Resources งานนี้ไม่ได้มีแค่การจัดการเอกสาร แต่ยังส่งผลโดยตรงต่อความสามารถขององค์กรในการดึงดูดและรักษาบุคลากร บริหารงบประมาณ และดูแลโครงสร้างองค์กรให้ถูกต้อง หากกระบวนการบริหารตำแหน่งงานตั้งแต่รับเข้าทำงานจนพ้นสภาพพนักงานไม่มีประสิทธิภาพ ก็อาจเกิดปัญหาตามมา การอนุมัติและสร้างตำแหน่งใหม่ที่ล่าช้าอาจทำให้การสรรหาที่สำคัญหยุดชะงัก ตำแหน่งจำเป็นยังว่างอยู่และกระทบต่อผลิตภาพ หากไม่มีการบริหารตำแหน่งอย่างโปร่งใส งบประมาณอาจบานปลาย และหากไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนอย่างชัดเจน องค์กรก็อาจเผชิญความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด การเข้าใจวงจรชีวิตของตำแหน่งตั้งแต่ยื่นคำขอจนถึงปิดตำแหน่งจึงสำคัญต่อการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพและการวางแผนกำลังคนเชิงกลยุทธ์.

process mining ช่วยให้เห็นภาพการบริหารตำแหน่งงานอย่างไร

process mining ใช้ข้อมูลจริงเพื่อวิเคราะห์กระบวนการบริหารตำแหน่งงานตั้งแต่รับเข้าทำงานจนพ้นสภาพพนักงาน แทนการอาศัยการตรวจสอบด้วยตนเองหรือข้อมูลจากการบอกเล่า โดยนำบันทึกเหตุการณ์จริงจาก Microsoft Dynamics 365 Human Resources มาสร้างภาพขั้นตอนการทำงานทั้งหมด คุณจึงเห็นได้ว่าตำแหน่งหนึ่งผ่านขั้นตอนใดบ้าง กระบวนการเบี่ยงเบนจากแนวทางที่กำหนดตรงไหน และแต่ละกิจกรรมใช้เวลาจริงเท่าใด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตรวจสอบเวลาตั้งแต่ “Position Request Approved by Manager” ไปจนถึง “Position Request Approved by HR” หรือวิเคราะห์ประสิทธิภาพของ “Position Created in HR System” เมื่อเห็นคอขวดและจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งซ่อนอยู่ process mining จะช่วยให้คุณเข้าใจสาเหตุของความล่าช้า ช่องว่างด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และการใช้ทรัพยากรที่ไม่คุ้มค่า พร้อมนำข้อมูลไปปรับปรุงวงจรการบริหารตำแหน่งงานได้ตรงจุด.

จุดสำคัญที่ควรปรับปรุงในการบริหารตำแหน่งงาน

การใช้ process mining วิเคราะห์กระบวนการบริหารตำแหน่งงานตั้งแต่รับเข้าทำงานจนพ้นสภาพพนักงานใน Microsoft Dynamics 365 Human Resources จะช่วยให้เห็นจุดที่ควรปรับปรุงหลายด้าน:

• ปรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติให้คล่องตัวขึ้น: ระบุขั้นตอนอนุมัติที่ยืดเยื้อเกินจำเป็น ผู้อนุมัติหรือหน่วยงานที่ทำให้เกิดความล่าช้า และกรณีที่ควรอนุมัติพร้อมกันแทนการอนุมัติตามลำดับ ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อระยะเวลาการสร้างตำแหน่งใหม่.
• เพิ่มความถูกต้องและความทันเวลาของข้อมูล: ค้นหาจุดที่ข้อมูลไม่ตรงกันเมื่อมีการแก้ไขแอตทริบิวต์ของตำแหน่ง หรือมีการเปิดใช้งานและปิดใช้งานตำแหน่งโดยไม่มีการตรวจสอบที่เหมาะสม การบันทึกข้อมูลให้ถูกต้องและทันเวลาสำหรับกิจกรรมอย่าง “Position Created in HR System” เป็นสิ่งสำคัญต่อการดูแลผังองค์กรให้เป็นปัจจุบัน.
• ยกระดับการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการกำกับดูแล: process mining ช่วยระบุกรณีที่ข้ามหรือล่าช้าในขั้นตอนสำคัญ เช่น “Position Reviewed for Compliance” เพื่อให้มั่นใจว่าปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและนโยบายภายในอย่างสม่ำเสมอ.
• จัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสม: เมื่อทราบเวลาจริงที่ตำแหน่งอยู่ในแต่ละสถานะ เช่น “Position Frozen/Suspended” หรือ “Position Deactivated” คุณจะเข้าใจการใช้ทรัพยากรและตัดสินใจเรื่องการจัดกำลังคนได้ดีขึ้น.
• ลดการทำงานซ้ำ: ค้นหารูปแบบการทำงานซ้ำที่พบบ่อย เช่น กิจกรรม “Position Attributes Modified” ที่เกิดขึ้นหลายครั้งหลังสร้างตำแหน่งไม่นาน ซึ่งอาจบ่งชี้ว่าคำขอแรกเริ่มไม่ชัดเจนหรือป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง.

ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ช่วยให้คุณปรับปรุงได้ตรงจุด และเปลี่ยนกระบวนการบริหารตำแหน่งงานตั้งแต่รับเข้าทำงานจนพ้นสภาพพนักงานจากจุดที่อาจเป็นคอขวดให้กลายเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กร.

ผลลัพธ์ที่คาดหวังและประโยชน์ที่วัดผลได้

การใช้ process mining ปรับปรุงกระบวนการบริหารตำแหน่งงานตั้งแต่รับเข้าทำงานจนพ้นสภาพพนักงาน ช่วยให้องค์กรได้รับประโยชน์ที่สำคัญและวัดผลได้:

• เพิ่มประสิทธิภาพ: ลดระยะเวลาโดยรวมในการสร้าง แก้ไข และปิดตำแหน่งได้อย่างชัดเจน ช่วยให้จัดกำลังคนได้เร็วขึ้น ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงขององค์กรได้ไว และลดภาระงานธุรการ.
• ประหยัดต้นทุน: การปรับเวิร์กโฟลว์ให้คล่องตัวและลดขั้นตอนที่ต้องทำด้วยตนเองช่วยลดต้นทุนการปฏิบัติการด้านการบริหารตำแหน่งงานได้มากขึ้น การจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสมยังช่วยให้ใช้งบประมาณได้คุ้มค่า.
• ปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนด: ปฏิบัติตามนโยบายภายในและกฎระเบียบภายนอกได้อย่างสม่ำเสมอ ลดความเสี่ยงจากบทลงโทษและเตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบ ทุกขั้นตอน “Position Reviewed for Compliance” จะตรวจสอบย้อนกลับได้อย่างชัดเจน.
• ยกระดับคุณภาพข้อมูล: ดูแลให้ข้อมูลโครงสร้างองค์กรใน Microsoft Dynamics 365 Human Resources ถูกต้องและเชื่อถือได้ ซึ่งเป็นพื้นฐานของงาน HR ด้านอื่นๆ และการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์.
• เพิ่มความคล่องตัวให้องค์กร: เมื่อกระบวนการบริหารตำแหน่งงานมีประสิทธิภาพและตอบสนองได้ดีขึ้น องค์กรจะปรับตัวตามความต้องการของตลาดและทิศทางเชิงกลยุทธ์ได้เร็วขึ้น พร้อมจัดโครงสร้างกำลังคนให้สนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจ ผลลัพธ์เหล่านี้แสดงให้เห็นแนวทางลดระยะเวลาของกระบวนการบริหารตำแหน่งงานตั้งแต่รับเข้าทำงานจนพ้นสภาพพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

เริ่มวิเคราะห์กระบวนการบริหารตำแหน่งงาน

การเริ่มปรับปรุงกระบวนการบริหารตำแหน่งงานตั้งแต่รับเข้าทำงานจนพ้นสภาพพนักงานใน Microsoft Dynamics 365 Human Resources ทำได้ไม่ยากเมื่อมีเครื่องมือที่เหมาะสม process mining ช่วยให้คุณเปลี่ยนจากการคาดเดามาใช้ข้อมูลจริงประกอบการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว เริ่มจากวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานปัจจุบันเพื่อค้นหาจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพและโอกาสในการปรับปรุง ข้อมูลจำนวนมากในระบบ HR ของคุณพร้อมให้วิเคราะห์ เพื่อช่วยให้เห็นภาพชัดและนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่สร้างผลลัพธ์ในการปฏิบัติงานได้.