> Folyamatos folyamatfejlesztés > Szerződéskezelés > Icertis

Fejlessze szerződéskezelési folyamatát

Optimalizálja az Icertis szerződéskezelési munkafolyamatait 6 lépésben

Adatsablon letöltése

Szerződéskezelés

Icertis

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok

Elérhető rendszerek

Kihívások(11)Célok(11)6 lépés Előnézet Eredmények Adatok GYIK(5)

Optimalizálja az Icertis szerződéskezelését a megfelelés érdekében

Az összetett jóváhagyási munkafolyamatok és a megfelelési elvárások gyakran lassítják a fontos folyamatokat. Platformunk segít pontosan feltárni a szűk keresztmetszeteket és felgyorsítani az ellenőrzéseket. Javítsa az irányítás egészét, és tegye hatékonyabbá a szerződés teljes életciklusát a kezdeményezéstől a lezárásig.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni az Icertis szerződéskezelését?

A hatékony szerződéskezelés a sikeres üzleti működés alapja, különösen egy olyan fejlett platform használatakor, mint az Icertis Contract Intelligence. Az Icertis számos lehetőséget kínál a szerződések kezelésére, de a mögöttes folyamatokban továbbra is lehetnek hatékonysági problémák, amelyek jelentős pénzügyi és működési költségeket okoznak. A nem megfelelően kialakított szerződéskezelési munkafolyamatok elhúzódó jóváhagyásokhoz, elmaradó bevételi lehetőségekhez, megfelelési kockázatokhoz és a szerződő felekkel való feszült kapcsolatokhoz vezethetnek. A folyamatok megértése és fejlesztése segít jobban kihasználni az Icertisbe fektetett összeget, és biztosítja, hogy a szerződések támogassák, ne pedig hátráltassák az üzleti célokat.

Hogyan segíti a process mining az Icertis szerződéskezelését?

A process mining adatvezérelt képet ad az Icertisben ténylegesen zajló szerződéskezelési folyamatokról. Feltételezések és egyedi tapasztalatok helyett közvetlenül az Icertis rendszeréből származó eseménynaplókat elemzi, és rekonstruálja az egyes szerződések életciklusának minden lépését. Így láthatóvá válik a folyamat tényleges menete, és feltárhatók az ellenőrzési, jóváhagyási és tárgyalási szakaszok rejtett szűk keresztmetszetei. Pontosan mérheti a szerződések tényleges átfutási idejét, azonosíthatja a folyamat konkrét eltéréseit, és meghatározhatja, hol keletkeznek késések. Ez az objektív kép segít csökkenteni a szerződéskezelés átfutási idejét, és valódi folyamatfejlesztést elérni a szervezet egészében.

A process mining által feltárt fejlesztési lehetőségek

Ha process mining segítségével elemzi az Icertis szerződéskezelési adatait, konkrét fejlesztési lehetőségeket találhat. Kiderülhet például, hogy egyes részlegek vagy jóváhagyók rendszeresen szűk keresztmetszetet okoznak a belső ellenőrzésben, vagy bizonyos szerződéstípusok tárgyalása mindig tovább tart. A technológia a szabályoknak nem megfelelő tevékenységeket is feltárhatja, például a kötelező jogi ellenőrzés kihagyását vagy a szokásos eljárásoktól való eltéréseket. Emellett elemezheti a végrehajtás utáni szakaszok hatékonyságát is, például a kötelezettségek nyomon követését, a módosítások kezelését vagy a megújítási munkafolyamatokat. Ezek az eredmények konkrét támpontot adnak a működés egyszerűsítéséhez és a szerződések felügyeletének javításához.

Kézzelfogható eredmények az Icertis-folyamatok fejlesztésével

Az Icertis szerződéskezelési adatainak process mining elemzése kézzelfogható előnyöket hozhat. A szerződések átfutási idejének jelentős csökkentése gyorsíthatja a bevétel realizálását és a működést. A szűk keresztmetszetek megszüntetésével és a munkafolyamatok egyszerűsítésével csökkentheti az adminisztrációs terheket, a költségeket és a költséges újramunkát igénylő hibákat. A process mining előre jelzi a kockázatokat, és segít betartani a szerződéses kötelezettségeket és a belső szabályzatokat. A jobb felügyelet, az ellenőrizhetőség és a szerződési feltételek feletti kontroll ellenállóbbá és hatékonyabbá teszi a szerződéskezelést. Ezek a fejlesztések stratégiai értéket teremtenek, és közvetlenül javíthatják az eredményt.

Így kezdheti el az Icertis szerződéskezelési folyamatainak fejlesztését

Az Icertis és a process mining segítségével végzett folyamatfejlesztés stratégiai lépés a hatékonyabb működés felé. Az adatvezérelt megközelítés találgatás helyett világos, hasznosítható képet ad a legfontosabb szerződéskezelési munkafolyamatokról. Az Icertisben már rendelkezésre álló adatok felhasználásával megalapozott döntéseket hozhat, növelheti a hatékonyságot, és magas színvonalú szerződéskezelést alakíthat ki. Ismerje meg, hogyan segíthet a process mining az Icertisben rejlő lehetőségek jobb kihasználásában és a folyamatos fejlesztésben.

Szerződéskezelés Szerződés-életciklus-kezelés Szerződéskezelés Jogi osztály Beszerzés Compliance Átfutási idő csökkentése A tárgyalások optimalizálása CLM Jogi működés Szerződésautomatizálás

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

A szerződések gyakran hosszú jóváhagyási sorokban várakoznak, ami késlelteti a véglegesítést és a bevétel elszámolását. Emiatt a teljes szerződéses életciklus elhúzódik, lehetőségek vesznek el, és romolhatnak az érintettekkel fenntartott kapcsolatok.
A ProcessMind elemzi az Icertis jóváhagyási munkafolyamatait, és megmutatja, mely jóváhagyók, részlegek vagy feltételek okozzák a késéseket. Megjeleníti a szerződések tényleges útját, feltárja a szabályoknak nem megfelelő jóváhagyási sorrendeket, valamint az automatizálható vagy egyszerűsíthető lépéseket.

A szerződő felekkel folytatott hosszas egyeztetések jelentősen késleltethetik a szerződés véglegesítését, elhalasztva a bevételt és növelve a működési költségeket. Az ismételt módosítások és a rendezetlen vitás pontok miatt később kerülhet sor az aláírásra, ami rontja az üzleti alkalmazkodóképességet.
A ProcessMind láthatóvá teszi az Icertis tárgyalási szakaszát, feltárja a módosítások mintázatait, azonosítja a gyakran átírt szerződési pontokat, és számszerűsíti az egyes tárgyalási körök hatását. Ezek az eredmények segítenek a tárgyalási stratégia és a sablonok használatának fejlesztésében.

A belső szerződéses szabályzatoktól való eltérések, például az előírt ellenőrzési lépések kihagyása vagy a jóváhagyások nem megfelelő sorrendje, jogi és pénzügyi kockázatnak teszik ki a szervezetet. Ezek az eltérések gyakran észrevétlenek maradnak, ami megnehezíti az ellenőrzést, és részlegenként eltérő szerződéskötési gyakorlatokhoz vezet.
A ProcessMind automatikusan feltárja az Icertisben előforduló összes tényleges folyamatváltozatot, és megmutatja, hol tér el egy szerződés az előírt, szabályoknak megfelelő folyamattól. Így a szabályzat megsértése időben felismerhető és orvosolható.

A szerződések megújításának vagy megszüntetésének késedelme miatt kedvezőtlen feltételek mellett automatikusan meghosszabbodhatnak, elmaradhat az új szerződésekből származó bevétel, vagy szükségtelenül folytatódhatnak a szolgáltatások. Ez rontja a szerződésállomány kezelését, és pénzügyi veszteséget okozhat a szervezetnek.
A ProcessMind nyomon követi a teljes életciklust, azonosítja a lejárathoz közeledő szerződéseket, és megjeleníti a megújítási vagy megszüntetési folyamatot. Feltárja a teendők késedelmét, így időben intézkedhet, és javíthatja a szerződések felügyeletét.

Az érintettek gyakran nem tudják megállapítani egy szerződés aktuális állapotát. Emiatt sok a státuszra vonatkozó kérdés, nő az egyeztetésre fordított idő, és nehéz pontosan előre jelezni az ügyletek lezárását. Az átláthatatlanság akadályozza a szerződések életciklusának proaktív kezelését és a megalapozott döntéseket.
A ProcessMind objektív, teljes körű képet ad az egyes szerződések Icertisben megtett útjáról, a kezdeményezéstől a véglegesítésig. Pontosan megmutatja, hol tart az egyes szerződések feldolgozása, azonosítja az elakadt ügyeket, és adatokkal támasztja alá a teljesítmény értékelését.

A gyakori módosítások és a jelentős szövegezési változtatások arra utalhatnak, hogy az első tervezet nem elég pontos, vagy nem egyértelműek az elvárások. Ez felesleges munkát és hosszabb átfutási időt eredményez. Az újramunka értékes jogi és üzleti erőforrásokat köt le, és indokolatlanul növeli a működési költségeket.
A ProcessMind elemzi az Icertisben végzett szerződésmódosítások gyakoriságát és mintázatait, így feltárhatók például az egységes sablonok hiányából vagy a kezdeti útmutatás pontatlanságából eredő problémák. Segít azonosítani, hol csökkentheti az újramunkát az egységesítés vagy az egyértelműbb útmutatás.

A szerződés aláírása után könnyen elmaradhatnak fontos kötelezettségek, például a szolgáltatás teljesítéséhez kapcsolódó mérföldkövek vagy a jelentési feladatok. Ez kötbérhez, a kapcsolatok romlásához vagy a várt előnyök elmaradásához vezethet. Megfelelő felügyelet nélkül magas marad a megfelelési kockázat.
A ProcessMind nyomon követi a véglegesítés utáni szakaszt, beleértve a kötelezettségek figyelését és a megfelelés ellenőrzését. Megmutatja, hol késnek vagy maradnak el ezek a feladatok, és láthatóvá teszi az SLA-k, valamint az aláírás utáni egyéb vállalások teljesítését az Icertisben.

A szűk keresztmetszeteket gyakran az okozza, hogy a jogi szakértők és a belső ellenőrök munkaterhelése egyenetlen. Egyesek túlterheltek, míg másoknak nincs elég feladatuk. A nem megfelelő erőforrás-elosztás késlelteti a fontos szerződéses tevékenységeket, és akadályozza a szakértelem hatékony kihasználását.
A ProcessMind megmutatja az egyes ellenőrök és részlegek munkaterhelését, valamint teljesítményét az Icertis ellenőrzési tevékenységei során. Feltárja az erőforráshiány okozta szűk keresztmetszeteket, így adatok alapján egyenletesebben oszthatja el a feladatokat.

A nem szabványos szerződéssablonok ellenőrizetlen használata és az eseti szövegezési gyakorlat következetlenségeket okoz, növeli a jogi kockázatot, és megnehezíti a megfelelés ellenőrzését. Ennek eredménye széttagolt szerződésállomány és nagyobb adminisztrációs teher.
Bár ez nem közvetlenül rögzített tevékenység, a ProcessMind a szerződések szövegezésében és az azt követő módosításokban megfigyelhető eltérések alapján következtethet rá. Feltárja az Icertisben előforduló szokatlan folyamatmeneteket, amelyek nem szabványos gyakorlatra utalnak, és megmutatja, hol kell erősíteni a sablonok következetes használatát.

A csapatok és részlegek közötti átadások, például a beszerzés és a jogi osztály, illetve a jogi osztály és az értékesítés között, gyakran késedelmet és kommunikációs hiányosságokat okoznak a szerződéskezelésben. Ezek az átadási pontok rejtett szűk keresztmetszetté válnak, növelik az átfutási időt és frusztrálják az érintetteket.
A ProcessMind megjeleníti, hogyan haladnak át a szerződések az Icertisben a különböző részlegeken és felelősökön. Pontosan megmutatja, hol keletkeznek késések a tevékenységek közötti átadások során, így feltárhatók a részlegek közötti együttműködés hiányosságai.

A tényleges folyamatidők és a szűk keresztmetszetek ismerete nélkül nehéz megjósolni, mikor véglegesül egy szerződés. A pontatlan előrejelzések megzavarhatják a pénzügyi tervezést, az értékesítési prognózisokat és a projektütemezést, ami elmaradó célokhoz és rossz stratégiai döntésekhez vezethet.
A ProcessMind elemzi a szerződések véglegesítéséről rendelkezésre álló korábbi adatokat, meghatározza az átlagos átfutási időt, és az Icertisben látható aktuális folyamatállapot alapján előre jelzi a várható befejezési dátumot. Így megbízható, adatokon alapuló előrejelzéseket készíthet.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A rövidebb jóváhagyási idő gyorsabb ügyletzárást és a bevétel korábbi realizálását teszi lehetővé. Ehhez optimalizálni kell az Icertisben zajló ellenőrzési és jóváhagyási szakaszokat, ki kell iktatni a szükségtelen lépéseket, és csökkenteni kell a várakozási időt. Ez a szervezet egészében javítja a működés hatékonyságát. A ProcessMind pontosan feltérképezi a jóváhagyási munkafolyamatokat, és azonosítja a szűk keresztmetszeteket, a felesleges lépéseket, valamint az elakadt jóváhagyásokat. Számszerűsíti az egyes késések hatását, így a csapatok feltárhatják a kiváltó okokat, például az erőforráshiányt vagy az egymásra épülő lépéseket. A változtatások hatását szimulálva jelentősen, akár 15-30%-kal is csökkenthető az átfutási idő.

A tárgyalási szakasz felgyorsításával hamarabb véglegesíthetők a szerződések, gyorsabban keletkezhet bevétel, és javulhat a piaci igényekre adott válasz. Ennek érdekében egyszerűsíteni kell az Icertisben a szerződő felekkel és a belső érintettekkel folytatott egyeztetéseket, csökkentve a többszöri oda-vissza egyeztetést és a tervezet elkészítése, valamint a végleges megállapodás közötti időt. A ProcessMind megjeleníti a tárgyalási köröket, és azonosítja azokat a tevékenységeket vagy eseményeket, amelyek elnyújtják a folyamatot. A korábbi adatok elemzésével feltárja a késések gyakori okait, például a gyakori szövegmódosításokat vagy a hiányzó információkat. Így célzott fejlesztésekkel 10-25%-kal rövidítheti a tárgyalásokat, és javíthatja a tárgyalási stratégiát.

A magasabb megfelelési szint biztosítja, hogy minden szerződés összhangban legyen a belső szabályzatokkal, a jogszabályi előírásokkal és a jogi normákkal. Ezzel csökkenthetők a jogi kockázatok, a lehetséges bírságok és a hírnévromlás. Az Icertisben a szerződés teljes életciklusa során, a tervezet elkészítésétől a véglegesítésig, nyomon kell követni az előírt szabályok és munkafolyamatok betartását. A ProcessMind automatikusan felismeri az előírt szerződéskezelési szabályoktól és a kívánt folyamattól való eltéréseket. Megmutatja a konkrét szabályszegéseket, például a nem jóváhagyott záradékok használatát vagy az ellenőrzési lépések kihagyását, így számszerűsíthetők a megfelelési hiányosságok. Ezek az eredmények segítenek szigorúbb ellenőrzést bevezetni, és 20-40%-kal javítani a megfelelést, erősítve a szerződések felügyeletét.

A jól kialakított megújítási folyamat megakadályozza a szerződések véletlen lejáratát, és időben lehetővé teszi az újratárgyalást vagy a megszüntetést. A cél, hogy az Icertisben a szerződés lejáratához kapcsolódó folyamatok proaktívabbak és hatékonyabbak legyenek, csökkentve az adminisztrációs terheket és növelve a szerződések értékét. A ProcessMind feltérképezi a megújítás és a megszüntetés teljes munkafolyamatát, és azonosítja a későn indított ügyeket, az elmulasztott határidőket és a nem hatékony átadásokat. Láthatóvá teszi a késések és bonyodalmak okait, így bevezethetők az automatikus értesítések és az egységes eljárások. Ezzel 10-20%-kal javítható a határidőre történő megújítások aránya, és hatékonyabban kezelhető a szerződésállomány.

A jobb átláthatóság révén az érintettek bármikor pontosan láthatják egy szerződés állapotát. Ez megalapozottabb döntéseket és proaktívabb kezelést tesz lehetővé. A cél az információs szigetek felszámolása és egyetlen megbízható adatforrás biztosítása az Icertisben kezelt szerződésekhez, a kezdeményezéstől a lezárásig. Így csökkenthetők az információhiányból eredő késések. A ProcessMind vizuálisan megjeleníti az egyes szerződések teljes útját, így az aktuális állapot és az előrehaladás azonnal áttekinthető. Megmutatja, hol akadtak el a szerződések, vagy hol várnak további információra, így a vezetők még az ütemezést jelentősen befolyásoló késések előtt felismerhetik a szűk keresztmetszeteket. Ez az átláthatóság javítja a működés áttekinthetőségét, és segíti az erőforrások tervezését, valamint az elvárások összehangolását.

A szerződéstervezetek újramunkálásának csökkentése mérsékli a költségeket, rövidíti a jogi ellenőrzési köröket, és gyorsítja a szerződések véglegesítését. Ehhez pontosabbá és teljesebbé kell tenni az Icertisben készülő első tervezeteket, hogy kevesebb módosításra és ismételt egyeztetésre legyen szükség a jóváhagyás előtt. A ProcessMind feltárja a gyakori módosítások kiváltó okait, például a nem egyértelmű elvárásokat, a hiányos kezdeti adatokat vagy a sablonok következetlen használatát. A módosítások visszatérő mintázatainak és az egyeztetési köröknek az elemzésével megmutatja, hol van szükség képzésre vagy a folyamat módosítására. Így akár 20-35%-kal is csökkenthető az újramunka, és hatékonyabbá tehető a szerződéstervező csapat munkája.

A szerződés véglegesítése után minden kötelezettséget teljesíteni kell a kötbérek elkerülése, az üzleti kapcsolatok megőrzése és a szerződés teljes értékének kihasználása érdekében. Ehhez proaktívan kell kezelni és nyomon követni az Icertis-szerződésekben vállalt kötelezettségeket, biztosítva azok időbeni teljesítését és a megfelelést a szerződés teljes időtartama alatt. A ProcessMind nyomon követi a kötelezettségek teljesítéséhez kapcsolódó tevékenységeket, és azonosítja a késedelmes vagy a szerződési feltételeknek nem megfelelő feladatokat. Feltárja a folyamat hiányosságait és az erőforrásproblémákat, amelyek akadályozzák a határidőre történő teljesítést. Így 15-25%-kal javítható a kötelezettségek teljesítési aránya, és mérsékelhetők a szabályszegésből eredő kockázatok.

Az erőforrások, különösen a jogi szakértők és a szakterületi ellenőrök hatékony elosztása csökkenti a kihasználatlan időt és megelőzi a szűk keresztmetszeteket, így a szerződések időben haladhatnak végig az ellenőrzési szakaszokon. A cél a munkaterhelés kiegyensúlyozása és a belső szakértelem hatékony kihasználása az Icertis szerződéskezelési folyamatában, javítva a csapat teljesítményét. A ProcessMind részletes képet ad az erőforrások kihasználtságáról a különböző ellenőrzési tevékenységek során, és megmutatja, hol túlterheltek vagy nincsenek kellően kihasználva. Azonosítja azokat az eseteket, amikor egyes munkatársak vagy csapatok szűk keresztmetszetet okoznak, így jobban eloszthatók a feladatok, és felismerhetők a képzési igények. Az optimalizálás 10-20%-kal javíthatja az erőforrások hatékony kihasználását, és gyorsíthatja az ellenőrzési köröket.

A szabványos szerződéssablonok következetes használata csökkenti a jogi kockázatot, egységesebbé teszi a megállapodásokat, és gyorsítja a tervezetek elkészítését. A cél az előzetesen jóváhagyott sablonoktól való eltérések minimalizálása az Icertisben, hogy a szerződések egységesen, a szervezet előírásainak megfelelően készüljenek. A ProcessMind azonosítja és számszerűsíti a nem szabványos záradékok és sablonok használatát, feltárva az eltérések gyakoriságát és hatását. Ezek a mintázatok segítenek érvényesíteni a sablonhasználati szabályokat, és megmutatják, hol kell frissíteni a szabványos sablonokat. Így 20-30%-kal növelhető a sablonok következetes használata, és csökkenthető a jogi ellenőrzés terhe.

A részlegek, például a jogi osztály, a beszerzés és az értékesítés közötti gyors, zökkenőmentes átadások segítenek fenntartani a szerződések lendületét és elkerülni a szükségtelen késéseket. A cél az Icertis szerződés-életciklusában az átadások során felmerülő akadályok azonosítása és megszüntetése, hogy gördülékenyebb legyen az együttműködés, és rövidüljön az átfutási idő. A ProcessMind vizuálisan feltérképezi a szerződéskezelésben részt vevő részlegek közötti átadásokat, és pontosan számszerűsíti az egyes pontokon felmerülő várakozási időt és késéseket. Feltárja, mely részlegek közötti kapcsolódási pontok okoznak szűk keresztmetszetet, így célzott intézkedésekkel egyszerűsíthető a kommunikáció és a folyamat. Az átadási késések akár 15-25%-kal is csökkenthetők.

A szerződések várható teljesítési dátumának pontos előrejelzése nélkülözhetetlen az üzleti tervezéshez, a bevételek elszámolásához és az erőforrások ütemezéséhez. A cél annak pontosabb előrejelzése, hogy mikor zárulnak le az Icertisben kezelt szerződések. Ez megbízhatóbb pénzügyi előrejelzéseket és összehangoltabb működést tesz lehetővé a szervezet egészében. A ProcessMind elemzi a szerződések korábbi átfutási idejét, és feltárja az időtartamot befolyásoló tényezőket, például a szerződés típusát, a szerződő felet és az összetettséget. A mintázatok feltárásával és a várható lezárási időre vonatkozó, adatokkal alátámasztott információkkal 10–20%-kal pontosabb előrejelzést tesz lehetővé, így javítja a stratégiai tervezést és az erőforrások elosztását.

A szerződéskezelés fejlesztésének 6 lépése

Töltse le a sablont

Exportálja az Icertis-adatait

Töltse fel az adatkészletet

Elemezze a folyamatot

Vezesse be a fejlesztéseket

Kövesse nyomon az eredményeket

Töltse le a sablont

Teendők

Töltse le a szerződéskezeléshez készült Excel-sablont. A sablon segít az Icertis-adatok megfelelő előkészítésében az elemzéshez.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

A megfelelő adatszerkezet biztosítja, hogy a szerződésadatok pontosan legyenek előkészítve, és megbízható alapot ad az érdemi folyamatelemzéshez.

Várható eredmény

Előre formázott Excel-sablon, amelybe betöltheti az Icertis szerződésadatait.

MIT KAP

Lássa át, hogyan haladnak valójában az Icertis-szerződések

Kövesse végig a szerződéskezelési munkafolyamatokat, és lássa, hol keletkeznek késések vagy megfelelési kockázatok. Platformunk megmutatja, hogyan optimalizálhatja Icertis rendszerét.

A szerződéskezelési munkafolyamatok áttekintése az elejétől a végéig
A jóváhagyási folyamatok szűk keresztmetszeteinek pontos azonosítása
A megfelelés és az irányítási előírások betartásának nyomon követése
A szerződés-ellenőrzési ciklusok felgyorsítása

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

Hatékonyabb szerződéskezelés

A process mining megoldásaink az Icertis szerződésazonosító-adatait részletesen elemezve feltárják a szerződéskezelés életciklusának hatékonysági problémáit és szűk keresztmetszeteit. Az alábbi eredmények azt mutatják be, milyen javulást érhetnek el a szervezetek a szerződéskezelési folyamatok fejlesztésével.

0 %

Gyorsabb szerződés-jóváhagyás

Rövidebb jóváhagyási szakasz

Tárja fel és szüntesse meg a jóváhagyási munkafolyamatok szűk keresztmetszeteit, hogy jelentősen csökkenjen a szerződések belső jóváhagyásához szükséges idő.

0 %

A belső szabályzatok következetesebb betartása

Jobb megfelelés a belső szabályzatoknak

Azonosítsa automatikusan az eltéréseket a szabványos szerződéskezelési folyamatoktól és szabályzatoktól. Így javulhat a szabályok betartása, és csökkenhet a szerződésállomány kockázata.

0 %

Rövidebb tárgyalási ciklusok

Rövidebb átlagos tárgyalási idő

Elemezze a tárgyalások menetét, és tárja fel a késéseket, valamint a gyakori átdolgozást okozó pontokat. Így gyorsabban állapodhat meg a szerződő felekkel, és hamarabb zárhatja le az ügyleteket.

0 %

Kevesebb elakadt szerződés

Kevesebb folyamatban elakadt szerződés

Lássa naprakészen, mely szerződések akadtak el vagy haladnak lassan. Így időben beavatkozhat, fenntarthatja az ügyletek előrehaladását, és megelőzheti a késéseket.

0 %

A szerződéses kötelezettségek következetesebb teljesítése

A szerződéses kötelezettségek teljesítésének javulása

Kövesse nyomon, hogy a szerződéskötés után esedékes kötelezettségek határidőre teljesülnek-e. Ezzel mérsékelheti a kockázatokat, és javíthatja az üzleti partnerekkel való kapcsolatot.

0 %

Hatékonyabb átadás a felülvizsgálati szakaszok között

Rövidebb várakozás a jogi felülvizsgálatra

Tárja fel és szüntesse meg a jogi felülvizsgálati sorok és a részlegek közötti átadások szűk keresztmetszeteit. Így hatékonyabban használhatja fel az erőforrásokat, és gyorsabban haladhatnak a szerződések.

Az eredmények a folyamat összetettségétől, az adatok minőségétől és a fejlesztési céloktól függően változnak. Az értékek különböző szerződéskezelési bevezetések során megfigyelt jellemző javulást mutatják.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse a kört.

Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

Az Icertis platformon kezelt minden szerződés egyedi azonosítója.

Miért fontos?

Ez a folyamatelemzés elsődleges kulcsa. Lehetővé teszi a szerződés teljes útjának nyomon követését, és biztosítja az adatok sértetlenségét.

Az időpont, amikor egy adott szerződéses tevékenység befejeződött.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a tevékenységek időtartamának pontos kiszámítását, és segít elkülöníteni a feldolgozási időt a várakozástól.

A szerződéses tevékenység végrehajtásáért felelős felhasználó vagy erőforrás.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a felhasználók és csapatok teljesítményének elemzését, valamint a munkaterhelés egyenlőtlenségeinek és a képzési igényeknek a feltárását.

Az a szervezeti egység, amelyhez a tevékenység felelőse tartozik.

Miért fontos?

Segíti a szervezeti egységek teljesítményének és az átadások hatékonyságának elemzését, valamint feltárja a területek közötti szűk keresztmetszeteket.

A szerződés besorolása, például keretszolgáltatási szerződés vagy titoktartási megállapodás.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamatok csoportosítását, így összehasonlítható a különböző megállapodások életciklusa és megfelelése.

A szerződés aktuális állapota vagy életciklusának szakasza.

Miért fontos?

Áttekintést ad a szerződésállományról, és támogatja a működés nyomon követését, valamint az átfutás kezelését.

A szerződés teljes pénzbeli értéke.

Miért fontos?

Segíti a szerződések rangsorolását és érték szerinti elemzését, így a fejlesztési erőfeszítések a legnagyobb pénzügyi jelentőségű szerződésekre összpontosíthatók.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

Ez a tevékenység jelöli a szerződés életciklusának hivatalos kezdetét: egy üzleti felhasználó új szerződést igényel. Az esemény általában akkor rögzül, amikor a felhasználó elküldi a szerződésigénylő űrlapot az Icertisben.

Miért fontos?

A folyamat kezdetét jelölő esemény nélkülözhetetlen a szerződés teljes átfutási idejének méréséhez. Az igénylések számának és típusának elemzése segíti az erőforrás-tervezést és az igények kezelését.

Azt jelzi, hogy a jogi részleg befejezte a szerződés felülvizsgálatát. Az esemény általában akkor kerül a naplóba, amikor a jogi felülvizsgáló elvégzi a jóváhagyási munkafolyamatban hozzá rendelt feladatot.

Miért fontos?

Ez a tevékenység segít mérni a jogi felülvizsgálat átfutási idejét, és feltárni a jogi csapat kapacitáskorlátait. A „Jogi felülvizsgálatra várakozás” KPI méréséhez is használható.

Azt a mérföldkövet jelöli, amikor minden szükséges belső érintett jóváhagyta a szerződést, így az készen áll a külső tárgyalásra vagy aláírásra. Az esemény a jóváhagyási munkafolyamat végső, „Jóváhagyva” állapotából állapítható meg.

Miért fontos?

Ez a mérföldkő zárja le a belső felülvizsgálati ciklust. Végpontként szolgál az „Átlagos jóváhagyási szakasz időtartama” KPI méréséhez.

Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a külső szerződő fél elfogadta a feltételeket és jóváhagyta a szerződés végleges változatát. Az esemény érkezhet együttműködési portálról, vagy a szerződés felelőse manuálisan is frissítheti az állapotot.

Miért fontos?

Ez a mérföldkő zárja le a tárgyalási szakaszt. Végpontként szolgál az „Átlagos tárgyalási ciklusidő” KPI méréséhez, és megmutatja a külső egyeztetések hatékonyságát.

Ez a tevékenység jelöli a szerződés hivatalos teljesítését, amikor minden fél aláírta. Ez az aláírás előtti folyamat elsődleges sikeres végpontja, amelyet elektronikus aláírási platformmal való integráció rögzít.

Miért fontos?

Ez a folyamat fő lezáró eseménye, és az „Átlagos szerződéses átfutási idő” KPI végpontja. A szerződés ekkor válik jogilag kötelező érvényűvé és hatályossá.

A szerződés életciklusának végét jelöli, akár aktív megszüntetési folyamat, akár a lejárati dátum elérése miatt. A megszüntetés kifejezett esemény, a lejárat pedig a szerződés metaadatai alapján számítható ki.

Miért fontos?

Ez a szerződés életciklusának lezáró eseménye. A megújítási arány elemzéséhez és az „Időben végrehajtott megújítások és megszüntetések aránya” KPI méréséhez is szükséges.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

Hogyan javíthatja a process mining az Icertis szerződéskezelési folyamatát?

A process mining az Icertis adataiból megmutatja a szerződések tényleges életciklusát, és feltárja a jóváhagyás, a tárgyalás és a megújítás szűk keresztmetszeteit. Kimutatja az eltéréseket a szabványos folyamattól, és megmutatja, hol javítható a hatékonyság. Így kiderül, hol és miért akadnak el a szerződések, ami rövidebb átfutási időt és jobb megfelelést eredményezhet.

Milyen Icertis-adatokra van szükség a szerződések process mining elemzésének megkezdéséhez?

Elsősorban az Icertis eseménynaplóira van szükségünk. Ezek minden eseményhez tartalmazzák az esetazonosítót, a szerződésazonosítót, a tevékenységet és az időbélyeget. Ezekből rekonstruálható minden szerződés teljes folyamata. Az elemzés pontosításához a szerződések további adatai, például a szerződés típusa vagy értéke is hasznosak.

Nehéz bevezetni a process mininget a meglévő Icertis-rendszerünk mellett?

A process mining bevezetéséhez általában az Icertis előzményadatainak kinyerésére van szükség, nem a jelenlegi rendszerbeállítások módosítására. Az elemzőeszköz ezekhez az adatokhoz kapcsolódik, így az éles működés jellemzően alig változik. A munka az adatok kinyerésére és elemzésére összpontosít, nem a hagyományos értelemben vett rendszerintegrációra.

Milyen javulást várhatunk a szerződéskezelés process mining elemzésétől?

Javulhatnak a fő teljesítménymutatók, például rövidülhet a szerződések jóváhagyási ciklusa és a tárgyalási szakasz. Az elemzés segít javítani a belső szabályzatok betartását, egyszerűsíteni a megújítási folyamatokat, és naprakészebb képet adni a szerződések állapotáról. Mindez hatékonyabb működést és az erőforrások jobb elosztását teszi lehetővé.

Milyen műszaki feltételek szükségesek az Icertis-adatok process mining elemzéséhez?

Elsősorban arra van szükség, hogy ki lehessen nyerni az eseménynapló adatait az Icertisből, jellemzően a jelentéskészítő funkciókon vagy közvetlen adatbázis-hozzáférésen keresztül. Az adatok exportálásához hozzáférési adatokra, és esetleg az informatikai csapat segítségére is szükség lehet. Az Icertis-környezetbe nem kell külön hardvert vagy szoftvert telepíteni.

Mennyi idő alatt kaphatók meg az első eredmények a szerződéskezelés process mining elemzéséből?

Az adatok kinyerése és előkészítése néhány naptól néhány hétig tarthat, az adatok összetettségétől függően. Ezt követően az első eredmények gyakran további egy-két héten belül elkészülnek. Az első szakaszban a jelenlegi folyamat áttekintése és a nyilvánvaló szűk keresztmetszetek feltárása történik. A részletesebb elemzés és a megoldások kidolgozása ezután következik.

Segíthet a process mining csökkenteni a szerződéstervezetek magas átdolgozási arányát?

Igen. A process mining pontosan megmutatja, hol és miért kell gyakran átdolgozni az Icertisben készülő szerződéstervezeteket. Az események sorrendjének és a felhasználói műveleteknek az elemzésével feltárja, mely szakaszok vagy részlegek miatt van szükség a legtöbb módosításra. Az adatok alapján célzott fejlesztéseket vezethet be, és csökkentheti az ismételt átdolgozást.

Hogyan segít a process mining betartani a szerződésekre vonatkozó belső szabályzatainkat?

A process mining összeveti a szerződéskezelési folyamatok tényleges menetét a belső szabályzatokkal és az ideális folyamatmodellekkel. Feltárja az eltéréseket, például a kihagyott jóváhagyási lépéseket vagy a jogosulatlan módosításokat. Így időben kezelheti a szabályzatoknak nem megfelelő gyakorlatokat, és következetesebbé teheti a szerződéskezelést.

Segíthet a process mining hatékonyabban elosztani az erőforrásokat a szerződések felülvizsgálatánál?

Igen. A process mining megmutatja, hogyan oszlik meg a munkaterhelés a felülvizsgálati szakaszok és a csapatok között, így láthatóvá válik, hol van túl sok vagy túl kevés erőforrás. Az erőforrások egyenlőtlen elosztása miatt kialakuló szűk keresztmetszetek feltárásával adatokat ad a munkatársak hatékonyabb átcsoportosításához. Így gördülékenyebbé válhat a folyamat, és csökkenhetnek a kevés vagy nem megfelelően beosztott felülvizsgálókból eredő késések.

Tegye hatékonyabbá az Icertis szerződéskezelését: szüntesse meg a szűk keresztmetszeteket

Szüntesse meg a szűk keresztmetszeteket. Rövidítse 30%-kal a szerződéskezelési ciklusokat, és javítsa az irányítást.

Kezdje el az ingyenes próbaverziót

Nincs szükség bankkártyára. A beállítás percek alatt elvégezhető.