Fejlessze beszerzési igénylési folyamatát

Miért érdemes fejleszteni a beszerzési igénylési folyamatot?

Az SAP S/4HANA rendszerben zajló Purchase to Pay folyamat igényléskezelési szakaszának fejlesztése javítja a beszerzés hatékonyságát és a pénzügyi teljesítményt. A nem hatékony igényléskezelés jelentős költségekkel járhat, amelyek gyakran a hosszú átfutási időkben, a kézi javításokban és a megfelelési hiányosságokban jelennek meg. Előfordulhat például, hogy egy fontos üzleti igény azért késik, mert a beszerzési igény napokig vagy akár hetekig vár jóváhagyásra. Ez felboríthatja a projektterveket és veszélyeztetheti a működés folytonosságát. Emellett elmaradhatnak a megtakarítások, nőhetnek a sürgősségi szállítás költségei, és elégedetlenné válhatnak a belső érintettek.

Az igényléskezelés során alakulnak át az üzleti igények hivatalos beszerzési kérelmekké. Az itt jelentkező fennakadások a teljes Purchase to Pay folyamatra kihatnak, a megrendelés létrehozásától az áruátvételen át a számlafeldolgozásig. Ha megszünteti ezeket a problémákat, szervezete hatékonyabban szerezheti be az árukat és szolgáltatásokat, és többet hozhat ki az SAP S/4HANA rendszerbe fektetett összegből.

Hogyan teszi láthatóvá a folyamatot a process mining?

A process mining segítségével pontosan feltárhatja és fejlesztheti az SAP S/4HANA rendszerben zajló Purchase to Pay folyamat igényléskezelési szakaszát. Feltételezések és egyedi tapasztalatok helyett a rendszer eseménynaplóiból dolgozik. Az EBAN (Purchase Requisition) és az EBKN (Purchase Requisition Account Assignment) táblák adataiból rekonstruálja az egyes beszerzési igények teljes, tényleges útját. Az eredmény egy adatokra épülő, vizuális folyamattérkép, amely megmutatja, hogyan haladnak végig az igénylések a folyamaton, milyen lépések történnek, és hol alakulnak ki késések.

A technológia segítségével pontosan elemezheti a fő teljesítménymutatókat, például az igénylés létrehozásától a végső jóváhagyásig vagy a megrendeléssé alakításig eltelt időt. Feltárhatja a folyamatváltozatokat és a rejtett szűk keresztmetszeteket, valamint azonosíthatja az eltéréseket a tervezett folyamattól. Kiderülhet például, hogy egyes részlegeknél vagy igénytípusoknál rendszeresen hosszabb a jóváhagyás, illetve sok igénylést többször is elutasítanak és újra benyújtanak. Ez az első benyújtás minőségével vagy a jóváhagyási feltételekkel kapcsolatos problémákra utalhat.

Hol érdemes fejleszteni?

A Purchase to Pay folyamat igényléskezelési adatainak részletes process mining elemzése jellemzően több fejlesztési lehetőséget tár fel:

• Szűk keresztmetszetek feltárása: Azonosítsa azokat a jóváhagyási lépéseket vagy felelősöket, amelyek rendszeresen késedelmet okoznak. Egy adott vezető, egy meghatározott értékhatár vagy egy összetett jóváhagyási út lassítja az igényléseket? Ha ismeri ezeket a pontokat, célzottan módosíthatja a jóváhagyási rendet, vagy további képzést biztosíthat.
• Újramunka és átirányítás: Tárja fel, mely igényléseket utasítják el, módosítják és nyújtják be újra gyakran. Az ismételt munka hátterében tisztázatlan elvárások, hiányos adatok vagy nehezen követhető jóváhagyási hierarchia állhat. Az újramunka csökkentésével rövidül az igénylések átfutási ideje és javul a hatékonyság.
• Megfelelési hiányosságok: Ellenőrizze, hogy a folyamat megfelel-e a belső beszerzési szabályzatoknak és a jogszabályi előírásoknak. A process mining feltárhatja az igénylések jogosulatlan módosításait, a szabályos eljárást megkerülő jóváhagyásokat és a sürgős igénylések kezelésétől való eltéréseket. Így ellenőrizhetővé és auditálhatóvá válik a folyamat.
• Automatizálási lehetőségek: Keresse meg az igénylés életciklusának kézi vagy ismétlődő feladatait, amelyek automatizálhatók, különösen az igényléskezelés SAP Fiori alkalmazásaiban. Az automatizálás csökkentheti az emberi hibák esélyét, tehermentesítheti a munkatársakat és gyorsíthatja a feldolgozást.
• Folyamatváltozatok fejlesztése: Hasonlítsa össze a hasonló igénylések különböző útvonalait. A hatékony és kevésbé hatékony változatok összevetésével azonosíthatja a bevált gyakorlatokat, és egységesítheti a szervezetben a leghatékonyabb munkafolyamatot az SAP S/4HANA rugalmas beállítási lehetőségeit kihasználva.

Mérhető eredmények a szervezet számára

Ha a process mining elemzésére támaszkodva fejleszti a Purchase to Pay folyamat igényléskezelési szakaszát, jelentős, mérhető eredményeket érhet el:

• Rövidebb átfutási idő: Gyorsítsa fel az igénylés létrehozásától a jóváhagyásig, majd a megrendelés létrehozásáig tartó folyamatot, hogy az üzleti igények hamarabb teljesüljenek. Ezzel a teljes Purchase to Pay folyamat átfutási ideje is csökken.
• Költségmegtakarítás: Csökkentse a sürgősségi szállítás díját és a kézi feldolgozás költségeit, valamint optimalizálja a készletszintet az időben elindított beszerzésekkel. A hatékony igényléskezelés a korai fizetési kedvezmények kihasználását is segíti.
• Jobb megfelelés: Erősítse a belső kontrollok és a külső előírások betartását, csökkentse az auditkockázatot, és javítsa az SAP S/4HANA rendszer irányítását.
• Hatékonyabb működés: Egyszerűsítse a működést, csökkentse az adminisztrációs terheket, és tegye lehetővé, hogy a beszerzési csapatok a jóváhagyások sürgetése és a hibák javítása helyett a stratégiai beszerzésre összpontosítsanak. Ez növeli a termelékenységet és javítja az erőforrások elosztását.
• Megalapozottabb stratégiai döntések: Ismerje meg jobban a beszerzési mintákat, a kereslet előrejelzését és a beszállítók teljesítményét, hogy megalapozottabb beszerzési stratégiákat alakíthasson ki.

A beszerzési igénylések fejlesztésének első lépései

Az SAP S/4HANA rendszerben zajló Purchase to Pay folyamat igényléskezelési szakaszának fejlesztéséhez először a jelenlegi működést kell megismernie. A process mining segítségével találgatás helyett objektív, adatokra épülő képet kap a folyamatról. Így célzott, hatékony változtatásokat vezethet be a beszerzés fejlesztésére. Ismerje meg sablonunkat és útmutatónkat, amelyekkel gyorsan elindíthatja az elemzést, feltárhatja a fontos összefüggéseket, és hatékonyabbá, szabályosabbá teheti az igényléskezelést. A folyamat fejlesztésével rövidítheti az átfutási időt, és jobban kihasználhatja az SAP S/4HANA rendszerben rejlő lehetőségeket.