Votre Modèle de Données de Demandes d'Achat – Du Bon de Commande au Paiement

L'horodatage (Event Time) saisit le moment exact où une activité a été enregistrée pour une demande d'achat. Ces données sont essentielles pour l'ordonnancement chronologique des événements afin de construire le flux de processus. C'est la base de toutes les analyses basées sur le temps, y compris le calcul des temps de cycle, l'identification des goulots d'étranglement en mesurant la durée entre les activités, et la compréhension des performances du processus sur différentes périodes. Des horodatages précis et granulaires sont essentiels pour une analyse de processus significative.

Cet horodatage est crucial pour ordonner correctement les événements et calculer toutes les métriques basées sur la durée, telles que les temps de cycle et les goulots d'étranglement.

Cette information est capturée dans la piste d'audit ou les enregistrements d'historique de chaque demande dans Coupa, souvent comme un champ « created_at » ou « updated_at » pour chaque action.

L'ID de la demande d'achat est la clé centrale qui relie toutes les activités liées à une seule demande de biens ou de services. Chaque demande se voit attribuer un ID unique lors de sa création, qui reste constant tout au long de son cycle de vie. Cela permet un suivi de bout en bout de la demande, depuis sa création et sa soumission initiales, à travers toutes les étapes d'approbation ou de rejet, jusqu'à son attribution finale et sa clôture. Dans le Process Mining, chaque entrée de journal d'événements est liée à cet ID, permettant la reconstruction du parcours complet pour chaque cas.

C'est l'ID de cas essentiel qui relie toutes les étapes du processus, permettant une analyse complète du cycle de vie de la demande du début à la fin.

Ceci est un champ de clé primaire trouvé dans le module de demandes de Coupa et les exports de données associés.

Cet attribut enregistre les étapes distinctes du cycle de vie de la demande d'achat. Des exemples incluent « Demande créée », « Étape d'approbation approuvée » et « Demande attribuée ». Chaque activité représente un jalon ou une action spécifique entreprise sur la demande. L'analyse de la séquence et de la fréquence de ces activités est fondamentale pour le Process Mining, car elle permet la visualisation des cartographies de processus, l'identification des parcours courants et la détection des déviations par rapport à la procédure standard.

Il définit les étapes dans la cartographie des processus, permettant de visualiser et d'analyser le flux des demandes.

Ceci est généralement dérivé des journaux d'événements, des enregistrements de changement de statut ou des pistes d'audit au sein du système Coupa. Cela peut nécessiter une correspondance à partir de champs de statut ou de codes d'action.

Cet attribut enregistre la date et l'heure de la dernière extraction de données de Coupa. Il offre une transparence sur la fraîcheur des données analysées. Connaître la date de la donnée est essentiel pour que les utilisateurs comprennent si les informations reflètent l'état opérationnel actuel ou un point antérieur dans le temps. Ceci est particulièrement important pour les tableaux de bord qui surveillent les opérations en cours.

Informe les utilisateurs sur la fraîcheur des données, en veillant à ce qu'ils comprennent la période de l'analyse et prennent des décisions basées sur des informations à jour.

Cet horodatage est généré et ajouté par le pipeline de données ou l'outil ETL à la fin d'une exécution réussie d'extraction de données.

Cet attribut spécifie le système d'enregistrement d'où proviennent les données de processus. Pour cette analyse, la valeur sera systématiquement « Coupa ». L'inclusion de ce champ est une bonne pratique, en particulier dans les environnements où les données peuvent être fusionnées à partir de plusieurs systèmes. Il fournit un contexte essentiel sur la lignée des données et aide à gérer la gouvernance des données et les règles de qualité.

Fournit une traçabilité claire des données, essentielle pour la gouvernance des données et lors de l'intégration de données provenant de multiples systèmes d'entreprise.

Il s'agit généralement d'une valeur statique ajoutée lors du processus d'extraction et de transformation des données pour étiqueter l'origine de l'ensemble de données.

Cet attribut identifie l'individu ou le groupe d'approbation spécifique assigné à une étape d'approbation. Il est renseigné pour des activités telles que « Étape d'approbation commencée », « Étape d'approbation approuvée » et « Étape d'approbation rejetée ». L'analyse des données par approbateur est essentielle pour construire le tableau de bord « Performance et charge des approbateurs ». Elle aide à mesurer les temps d'approbation individuels, à identifier les goulots d'étranglement causés par des approbateurs spécifiques et à évaluer la répartition de la charge de travail.

Crucial pour analyser les performances des approbateurs, l'équilibrage de la charge de travail et l'identification des goulots d'étranglement liés à des individus ou des groupes d'approbation spécifiques.

Cette information se trouve dans les détails de la chaîne d'approbation associée à chaque demande dans Coupa. Elle peut nécessiter une jointure avec les données utilisateur.

Cet attribut identifie la personne qui a initié la demande. L'analyse des données par demandeur permet d'identifier des schémas liés à des utilisateurs spécifiques, tels que des taux de modification élevés ou des rejets fréquents, ce qui peut indiquer un besoin de formation supplémentaire. Il est également utilisé pour analyser les volumes de demandes et le comportement des processus pour différents utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.

Permet d'analyser le comportement du processus par utilisateur, aidant à identifier les besoins de formation et à comprendre comment différentes personnes interagissent avec le processus.

Disponible en tant que champ standard sur l'objet Demande dans Coupa, souvent lié à l'objet Utilisateur et nommé « demandeur » ou « créé par ».

L'attribut « Département » relie chaque demande à une unité organisationnelle ou un centre de coûts spécifique. Il s'agit d'une dimension critique pour l'analyse comparative. Il permet de filtrer et de segmenter les tableaux de bord et les KPI par département, permettant aux responsables de comparer les temps de cycle d'approbation, les taux de rejet et la conformité entre les différentes parties de l'organisation. Cela aide à identifier les problèmes ou les meilleures pratiques spécifiques à un département.

Permet de comparer les KPI de processus comme le temps de cycle et les taux de rejet entre différentes unités commerciales, mettant en évidence les domaines à améliorer.

Il s'agit d'un champ standard de l'objet Demande dans Coupa, souvent associé au profil utilisateur du demandeur ou spécifié sur les lignes de demande.

Cet attribut représente le coût total de tous les biens et services demandés dans la réquisition. Le montant est un facteur crucial dans l'analyse de processus car il influence souvent la complexité du workflow d'approbation ; les réquisitions de valeur plus élevée nécessitent généralement plus d'étapes d'approbation. L'analyse des métriques de processus par tranches de valeur (par exemple, < 1000 $, 1000 $ - 10000 $) peut révéler comment le processus gère les réquisitions de différentes importances financières.

Aide à analyser comment le processus varie pour les demandes de valeurs différentes, car des montants plus élevés déclenchent souvent des workflows d'approbation plus complexes.

Ceci est un champ standard sur l'en-tête de l'objet Demande dans Coupa, généralement nommé « total » ou « montant_total ».

Cet attribut indique l'état général de la demande au moment de l'extraction des données ou son résultat final. Les statuts courants incluent « En attente d'approbation », « Approuvée », « Rejetée », « Retirée » et « Clôturée ». Il s'agit d'une dimension clé pour le filtrage et l'analyse. Il est utilisé pour calculer les taux d'approbation et de rejet, surveiller la charge de travail actuelle des demandes ouvertes et comprendre la disposition finale des requêtes.

Essentiel pour comprendre les résultats des demandes d'achat, calculer les taux d'approbation et de rejet, et surveiller l'état actuel des demandes en cours.

Il s'agit d'un champ standard sur l'objet Demande d'achat dans Coupa, souvent nommé « statut » ou « état ».

Cet attribut identifie la séquence prédéfinie d'approbateurs que doit suivre une demande. Elle est déterminée par des règles métier, souvent basées sur des facteurs tels que le montant, le département et le type de demande. L'analyse de cet attribut est centrale pour le tableau de bord « Conformité aux politiques de demande ». En comparant la séquence réelle des approbateurs au chemin de workflow attribué, il devient possible de détecter les déviations, de mesurer les taux de conformité et d'identifier les exceptions non gérées.

Permet l'analyse de conformité en comparant les étapes d'approbation attendues et réelles, soulignant les écarts de processus.

Consultez la documentation Coupa. Cela peut être dérivé du nom de la chaîne d'approbation ou de la règle de workflow qui a été déclenchée pour la demande.

L'attribut « Matière » (Commodity) fournit une classification standardisée des articles figurant sur une demande, tels que « Fournitures de bureau », « Matériel informatique » ou « Services marketing ». Cela permet d'analyser les schémas d'achat et les variations de processus en fonction de ce qui est acheté. Certaines matières peuvent avoir des exigences d'approbation ou des stratégies d'approvisionnement spécialisées, et l'analyse du processus par matière peut aider à optimiser l'approvisionnement pour différentes catégories de dépenses.

Aide à analyser les catégories de dépenses et à comprendre si le comportement du processus, tel que les temps d'approbation, varie selon le type de biens ou de services achetés.

Il s'agit d'un champ standard dans Coupa, généralement disponible au niveau de la ligne de demande. Il peut être nécessaire de l'agréger au niveau de l'en-tête.

Cet attribut spécifie la devise (par exemple, USD, EUR, GBP) dans laquelle le montant total de la demande est exprimé. C'est un contexte essentiel pour toute analyse financière, en particulier pour les organisations multinationales qui opèrent avec plusieurs devises. Il garantit que les valeurs monétaires sont interprétées correctement et permet une conversion et une agrégation appropriées dans les rapports financiers et les tableaux de bord.

Fournit le contexte nécessaire pour l'attribut « Montant Total », garantissant une analyse financière précise dans les environnements multidevises.

Il s'agit d'un champ standard de l'objet Demande dans Coupa, généralement nommé « currency_code » ou similaire.

Cette métrique calculée mesure la durée entre une activité « Étape d'approbation commencée » et son activité correspondante « Étape d'approbation approuvée » ou « Étape d'approbation rejetée ». Elle isole le temps d'attente à chaque étape distincte de la chaîne d'approbation. Ceci est crucial pour le tableau de bord « Goulots d'étranglement critiques des étapes d'approbation », car il identifie précisément quels approbateurs ou quelles étapes d'approbation sont à l'origine des retards les plus significatifs dans le processus global.

Identifie les goulots d'étranglement spécifiques au sein du workflow d'approbation en mesurant le temps d'attente à chaque étape individuelle, plutôt que seulement le temps de cycle total.

Calculé dans l'outil de Process Mining en trouvant la différence de temps entre « Étape d'approbation démarrée » et l'événement d'approbation terminal ultérieur (Approuvé/Rejeté).

Cet attribut calculé est un simple indicateur (Vrai/Faux) qui signale si une activité « Demande modifiée » s'est produite pour un cas donné. Il simplifie l'analyse et le filtrage en permettant aux utilisateurs d'isoler facilement les demandes qui ont nécessité des changements. Il est utilisé pour calculer le KPI du Taux de modification des demandes et pour alimenter le tableau de bord « Volume de modifications des demandes », aidant ainsi à identifier les causes profondes du retravail et à améliorer la qualité dès la première fois.

Simplifie le calcul du KPI de taux de modification et permet une segmentation facile des cas qui ont nécessité un retravail par rapport à ceux qui n'en ont pas eu besoin.

Ceci est calculé dans l'outil de Process Mining en vérifiant l'existence d'une activité « Demande modifiée » dans le journal d'événements pour chaque cas.

Une fois qu'une demande est entièrement approuvée et attribuée, un bon de commande est généralement créé. Cet attribut stocke l'identifiant de ce bon de commande résultant. Il constitue un lien crucial entre le processus de demande en amont et le processus de bon de commande en aval. Il permet le calcul de l'indicateur clé de performance (KPI) « Temps entre l'approbation de la demande et la création du bon de commande » et offre une analyse plus large et de bout en bout du cycle complet d'achat au paiement (Purchase-to-Pay).

Lie la demande au bon de commande suivant, permettant l'analyse du temps de transfert et facilitant une vision P2P de bout en bout plus large.

Il s'agit d'un champ standard de l'objet Demande dans Coupa, qui est renseigné après la création du bon de commande.

Lorsqu'un approbateur rejette une demande, il fournit souvent une raison à sa décision. Cet attribut capture cette explication textuelle. L'analyse des raisons de rejet fournit un retour d'information direct et qualitatif sur les causes d'échec des demandes. Cette information est inestimable pour l'analyse des causes profondes, aidant à identifier les problèmes courants tels qu'un codage incorrect, un manque de budget ou une justification insuffisante, qui peuvent ensuite être résolus par des formations ou des améliorations de processus.

Offre une vision directe des causes profondes des échecs de processus, aidant à identifier les domaines nécessitant une formation des utilisateurs ou une clarification des processus.

Cette information est généralement saisie dans le champ de commentaires ou de notes associé à un changement de statut « Rejetée » dans l'historique d'approbation de la demande.

Le niveau d'urgence, souvent lié à un champ de priorité, permet aux demandeurs de signaler les requêtes nécessitant un traitement accéléré. Cet attribut est essentiel pour le tableau de bord « Temps de traitement des demandes urgentes ». En comparant les temps de cycle des demandes très urgentes aux demandes standard, les organisations peuvent évaluer si leurs mécanismes de priorisation sont efficaces et si les besoins commerciaux urgents sont satisfaits en temps voulu.

Permet d'analyser si les demandes urgentes sont traitées plus rapidement que les demandes standard, validant ainsi l'efficacité des politiques de priorisation.

Il peut s'agir d'un champ standard ou personnalisé sur l'objet Demande dans Coupa. Consultez la documentation Coupa ou la configuration du système.

Cet attribut identifie le fournisseur prévu pour les biens ou services demandés. Le fournisseur peut être spécifié par le demandeur ou ajouté ultérieurement pendant le processus d'approvisionnement. L'analyse des métriques de processus par fournisseur peut aider à évaluer la performance des fournisseurs et à identifier si les interactions avec certains fournisseurs entraînent des temps de cycle plus longs ou d'autres inefficacités de processus. Elle fournit un contexte important pour la stratégie d'approvisionnement et la gestion des relations avec les fournisseurs.

Permet l'analyse des performances du processus en fonction du fournisseur sélectionné, ce qui peut éclairer les stratégies d'approvisionnement et la gestion des fournisseurs.

Cette information est disponible sur l'objet Ligne de demande dans Coupa, souvent en tant que champ « fournisseur » ou « vendeur ».

Cet attribut calculé compte le nombre d'activités distinctes « Étape d'approbation approuvée » pour chaque demande. Il aide à quantifier la complexité du workflow d'approbation pour chaque cas. C'est la base du KPI « Nombre moyen d'étapes d'approbation » et il est utile pour identifier les demandes qui suivent des parcours d'approbation inhabituellement longs ou complexes, ce qui peut indiquer un besoin de simplification du workflow.

Quantifie la complexité du workflow d'approbation pour chaque demande, aidant à identifier les chemins trop complexes nécessitant une rationalisation.

Cette métrique est calculée dans l'outil de Process Mining en comptant les occurrences de « Étape d'approbation approuvée » pour chaque ID de cas.

Il s'agit d'une métrique calculée qui mesure la durée du processus d'approbation principal. Elle est obtenue en trouvant la différence de temps entre l'activité « Demande soumise » et l'activité « Demande approuvée » pour chaque cas. C'est l'un des KPI les plus importants pour ce processus, car il quantifie directement l'efficacité du workflow d'approbation. Il est utilisé dans plusieurs tableaux de bord pour suivre les performances, identifier les goulots d'étranglement et mesurer l'impact des initiatives d'amélioration des processus.

Ceci est un KPI primaire pour mesurer l'efficacité des processus. Il quantifie le temps nécessaire aux approbations et est essentiel pour identifier les goulots d'étranglement.

Cette métrique est calculée dans l'outil de Process Mining en soustrayant l'horodatage de « Demande soumise » de l'horodatage de « Demande approuvée ».

Le type de demande est une classification qui aide à catégoriser les demandes en fonction de leur objectif commercial ou de la nature de l'achat. Cet attribut est précieux pour l'analyse de la conformité et pour comprendre comment les différents types de demandes circulent dans le processus. Par exemple, les demandes de dépenses d'investissement peuvent suivre un chemin d'approbation plus strict et plus long que les demandes opérationnelles standard. L'analyse du processus par type de demande peut révéler des informations précieuses pour l'optimisation des processus.

Permet de segmenter l'analyse par objectif commercial de la demande, car différents types peuvent avoir des flux de processus et des politiques distincts.

Il s'agit probablement d'un champ de classification personnalisé ou standard sur l'objet Demande dans Coupa.