> Sürekli Süreç İyileştirme > Change Management > Freshservice

Change Management'ınızı İyileştirin

Freshservice Değişiklik Yönetimi'ni optimize etmek için 6 adımlı rehberiniz.
Veri Şablonunu İndir
Change Management'ınızı İyileştirin
Zorluklar (12) Hedefler (12) 6 Adım Önizleme Sonuçlar Veri SSS (5)

Daha Hızlı Dağıtımlar İçin Freshservice'de Change Management'ı Optimize Edin

Süreç verimsizlikleri önemli gecikmelere, uyumluluk sorunlarına ve artan risklere yol açabilir. Platformumuz, ilk talepten son kapanışa kadar tüm girişimlerinizdeki darboğazları hassas bir şekilde belirlemenize yardımcı olur. Onayları kolaylaştırma, dağıtım risklerini azaltma ve genel operasyonel istikrarı artırma fırsatlarını keşfedin.

Önceden yapılandırılmış veri şablonumuzu indirin ve verimlilik hedeflerinize ulaşmak için yaygın zorlukların üstesinden gelin. Altı adımlı iyileştirme planımızı takip edin ve operasyonlarınızı dönüştürmek için Veri Şablonu Rehberi'ne başvurun.

Detaylı açıklamayı göster

Kuruluşunuz İçin Change Management Optimizasyonu Neden Hayati Önem Taşıyor?

Change Management, hizmetlerinizin ve sistemlerinizin istikrarını ve bütünlüğünü sağlamak için temel bir ITIL sürecidir. Freshservice gibi platformlarda, küçük yamalardan büyük altyapı revizyonlarına kadar gerekli değişiklikleri uygulamak için yapılandırılmış bir yaklaşım sunar. Ancak, sağlam bir sistemin varlığına rağmen, birden fazla paydaşı koordine etme, riskleri değerlendirme ve onayları alma gibi doğal karmaşıklıklar önemli verimsizliklere yol açabilir.

Etkisiz Change Management süreçleri genellikle uzun değişiklik döngü süreleri, maliyetli yeniden işleme, başarısız dağıtımlar ve artan operasyonel riskler olarak kendini gösterir. Bu sorunlar sadece BT ekiplerinizi zorlamakla kalmaz, aynı zamanda kritik iş değerlerinin teslimini geciktirebilir, hizmet kullanılabilirliğini etkileyebilir ve hatta düzenleyici standartlara uyumsuzluğa yol açabilir. Freshservice'deki değişiklik taleplerinizin gerçek akışını, sadece belgelenenden öte anlamak, bu zorlukları iyileştirme fırsatlarına dönüştürmenin ilk adımıdır.

Process Mining Freshservice Change Management İş Akışınızı Nasıl Aydınlatır?

Process mining, Freshservice içindeki Change Management sürecinizi analiz etmek için güçlü, veri odaklı bir bakış açısı sunar. Genellikle "Değişiklik Talebi ID"ye bağlı olan event log'larını çıkararak, process mining araçları her bir değişiklik girişiminin gerçek, uçtan uca yolculuğunu yeniden inşa eder. Bu benzersiz yetenek, varsayımların ötesine geçmenizi ve değişikliklerin tam olarak nasıl başlatıldığını, incelendiğini, onaylandığını, uygulandığını ve kapatıldığını görmenizi sağlar.

Genellikle toplu metrikler sunan geleneksel raporlamanın aksine, process mining, tüm sapmaları ve yeniden işleme döngülerini içeren eksiksiz süreç akışını görselleştirir. Değişikliklerinizin izlediği kesin yolları belirleyebilir, gecikmelerin nerede biriktiğini tespit edebilir ve darboğaz görevi gören belirli faaliyetleri veya devirleri işaret edebilirsiniz. Freshservice verilerinize yapılan bu derinlemesine dalış, Change Management'ınızın gerçek durumunu ortaya çıkararak, standart bir iş akışının altında gizli kalabilecek verimsizlikleri vurgular. Bu, süreç performansını anlamak ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için objektif bir temel sağlar, sürecinizin verimliliği ve uyumluluğu hakkında kritik soruları yanıtlamanıza olanak tanır.

Process Mining ile Ortaya Çıkarılan Temel İyileştirme Alanları

Freshservice Change Management verilerinize process mining uygulamak, çeşitli kritik boyutlarda önemli iyileştirmelerin önünü açabilir:

  • Darboğazları ve Gecikmeleri Belirleyin: Değişiklik taleplerinin tam olarak nerede tıkandığını keşfedin. Başlangıçtaki risk değerlendirmesinde mi, belirli bir onay aşamasında mı, yoksa uygulama ve test aşamalarında mı? Process mining, en çok zaman alan kesin faaliyetleri ve geçişleri göstererek, iyileştirmeleri etkili bir şekilde hedeflemenizi ve genel döngü süresini azaltmanızı sağlar.
  • Uyumluluğu ve Risk Yönetimini Artırın: Tüm yürütülen süreç yollarını görselleştirerek, değişikliklerin belgelenmiş politikalarınızdan saptığı durumları belirleyin. Atlanmış onay adımlarını, yetkisiz değişiklikleri veya gerekli incelemeleri atlayan değişiklikleri tespit edin. Bu içgörü, denetim hazırlığını sürdürmek ve tüm değişikliklerin kuruluşunuzun risk çerçevesine uygun olmasını sağlamak için kritik öneme sahiptir.
  • Yeniden İşlemeyi ve İsrafı Azaltın: Değişikliklerin sıklıkla reddedildiği ve daha fazla inceleme veya değişiklik için geri gönderildiği yaygın yeniden işleme döngülerini belirleyin. Bu döngülerin temel nedenlerini (yetersiz başlangıç bilgisi, belirsiz gereksinimler veya tekrarlayan hatalar gibi) anlamak, önleyici tedbirler uygulamanıza olanak tanır.
  • Kaynak Tahsisini Optimize Edin: Değişiklik sürecine dahil olan farklı ekipler veya bireyler arasındaki iş yükü dağılımını analiz edin. Bu, belirli grupların sürekli aşırı yüklü olup olmadığını (gecikmelere yol açan) veya kaynakların eksik kullanılıp kullanılmadığını anlamaya yardımcı olarak, ekip yapısını ve görev atamalarını optimize etmek için veri sağlar.

Optimize Edilmiş Change Management'tan Somut Sonuçlar Elde Etme

Freshservice Change Management sürecinizi process mining ile elde edilen içgörüler, doğrudan ölçülebilir iş faydalarına dönüşür. Belirlenen verimsizlikleri ele alarak, şunları bekleyebilirsiniz:

  • Hizmet Sunumunu Hızlandırın: Ortalama değişiklik döngü süresini önemli ölçüde azaltarak, kritik güncellemelerin, yeni özelliklerin ve hata düzeltmelerinin daha hızlı dağıtılmasını sağlayın. Bu, kuruluşunuzun uyum sağlama ve değer sunma yeteneğini hızlandırır.
  • Hizmet Güvenilirliğini ve İstikrarını Artırın: Tutarlı, uyumlu süreçler uygulayarak başarısız değişikliklerin ve uygulama sonrası olayların riskini en aza indirin. Bu, daha az hizmet kesintisi ve daha istikrarlı bir BT ortamı sağlar.
  • Uyumluluk Duruşunu Güçlendirin: Süreç boşluklarını denetim bulgusu haline gelmeden veya uyumluluk ihlallerine yol açmadan önce proaktif olarak belirleyin ve düzeltin. Bu, Change Management'ınızın dahili politikalara ve harici düzenlemelere uygun olmasını sağlar.
  • Maliyet Tasarrufu Sağlayın: Yeniden işleme, uzayan değişiklik döngüleri ve verimsiz kaynak kullanımı ile ilişkili operasyonel maliyetleri azaltın. Değişiklik sürecinde kazanılan her dakika, daha verimli operasyonlara katkıda bulunur.
  • Veri Odaklı Karar Vermeyi Etkinleştirin: Ekiplerinizi, sezgiye veya anekdot niteliğindeki kanıtlara güvenmek yerine, süreç iyileştirmeleri hakkında bilinçli kararlar almak için somut, ampirik verilerle donatın. Bu, sürekli optimizasyon kültürünü teşvik eder.

Freshservice Change Management Optimizasyon Yolculuğunuza Başlayın

Freshservice'te process mining kullanarak Change Management'ı optimize etmek, kuruluşunuzun verimliliğine ve güvenilirliğine stratejik bir yatırımdır. Mevcut verilerinizden yararlanarak, değişiklik süreçlerinizin gerçek dinamiklerini ortaya çıkarabilir ve önemli ve kalıcı faydalar sağlayan hedeflenmiş iyileştirmeler uygulayabilirsiniz. Change Management'ınızı potansiyel bir darboğazdan, ilerleme için kolaylaştırılmış, güvenilir bir motora dönüştürmek için bu veri odaklı yaklaşımı benimseyin. İşte değişiklikleri sadece yönetmekten, onlara hakim olmaya böyle geçersiniz.

Change Management ITSM Servis Masası BT Operasyonları Compliance Süreç Verimliliği Risk Azaltma Hizmet İstikrarı

Yaygın Sorunlar ve Zorluklar

Sizi etkileyen zorlukları belirleyin

Değişiklik onay sürecindeki gecikmeler, kritik sistem güncellemelerinin ve yeni özelliklerin dağıtımını önemli ölçüde engelleyebilir. Bu durum, pazara çıkış süresinin yavaşlamasına, eski sistemlerden kaynaklanan operasyonel risklerin artmasına ve iş ihtiyaçlarına yanıt verme çevikliğinin azalmasına yol açar. Kümülatif etki önemli olabilir, genel hizmet istikrarını ve kullanıcı memnuniyetini etkileyebilir. ProcessMind, Freshservice'deki tüm onay yollarını haritalandırarak, Change Management'ta gecikmelere neden olan belirli onaylayıcı grupları veya kişileri tanımlar. Hedef onay sürelerinden sapmaları ve yaygın darboğazları vurgulayarak, onayları hızlandırmak için hedeflenmiş süreç iyileştirmelerini mümkün kılar.

Değişiklikler genellikle belirlenmiş Change Management süreçlerinden saparak, risk değerlendirmesi veya etki analizi gibi kritik adımları atlar. Bu durum, operasyonel riski artırır, ITIL çerçevelerine uyumsuzluğa yol açar ve kötü yönetilen değişiklikler nedeniyle beklenmedik hizmet kesintilerine neden olabilir. Bu tür sapmalar yönetimi ve kontrolü zayıflatır. ProcessMind, Freshservice Change Management'ındaki tüm gerçek süreç varyasyonlarını ortaya çıkararak, değişikliklerin amaçlanan iş akışından nerede ve neden saptığını gösterir. Bu görünürlük, kuruluşların daha güçlü bir yönetim uygulamasını, riskleri azaltmasını ve değişiklik politikalarına uyumu sağlamasını mümkün kılar.

Değişiklik taleplerinin sık sık yeniden işlenmesi ve reddedilmesi, çaba israfına, uzayan döngü sürelerine ve ekipler arasında hayal kırıklığına yol açar. Eksik bilgi, belirsiz gereksinimler veya yetersiz başlangıç incelemesi nedeniyle gönderimler genellikle düzeltmeler için geri döner ve kritik uygulamaları geciktirir. Bu durum kaynak kullanımını ve genel verimliliği etkiler. ProcessMind, Freshservice'deki yeniden işleme döngülerini görselleştirerek, Change Management içinde değişikliklerin sıklıkla revizyon için geri gönderildiği belirli aşamaları belirler. Bu, eksik ilk talepler veya belirsiz inceleme kriterleri gibi temel nedenleri ele almaya yardımcı olarak, gönderim ve onay sürecini kolaylaştırır.

Kritik değişiklikler, yeterli risk değerlendirmesi yapılmadan veya değerlendirmeler tutarsız bir şekilde gerçekleştirilerek ilerleyebilir. Bu durum, değişikliklerin öngörülemeyen sorunlar getirmesi halinde kuruluşu artan operasyonel risklere, potansiyel hizmet kesintilerine ve önemli finansal kayıplara maruz bırakır. Kapsamlı risk değerlendirmesinin eksikliği sistem istikrarını tehlikeye atar. ProcessMind, Freshservice'de risk değerlendirme faaliyetlerinin eksik olduğu veya yüzeysel olarak yapıldığı değişiklik taleplerini belirleyerek, kuruluşların Change Management risk azaltma stratejilerini güçlendirmesini sağlar. Bu, tüm gerekli risk değerlendirmelerinin tutarlı bir şekilde uygulanmasını ve karar verme süreçlerinin iyileştirilmesini temin eder.

Değişiklik uygulamasının gerçekte aldığı süre genellikle planlanan süreleri aşar, bu da değişikliklerden değer elde etmede gecikmelere yol açar. Bu, kaynakları zorlayabilir, proje maliyetlerini artırabilir ve temel sistem güncellemelerini erteleyerek iş operasyonlarını ve rekabet avantajını etkileyebilir. Bu gecikmeleri belirlemek verimlilik için kritik öneme sahiptir. ProcessMind, Freshservice Değişiklik Yönetimi içindeki her uygulama aşamasının süresini hassas bir şekilde ölçer, beklenmedik gecikmelerden sorumlu belirli faaliyetleri veya ekipleri ortaya çıkarır. Bu ayrıntılı analiz, daha iyi kaynak optimizasyonu ve uygulama zaman çizelgelerinin proaktif yönetimi sağlar.

Birçok değişiklik talebi, tanımlanmış hizmet seviyesi anlaşmalarını karşılayamaz, bu da hizmet kalitesinin düşmesine ve paydaş memnuniyetsizliğine yol açar. Sık sık yaşanan SLA ihlalleri, kritik değişiklikler için finansal cezalara neden olabilir ve BT operasyonlarına olan güveni sarsarak kurumsal itibarı etkileyebilir. ProcessMind, Freshservice'de tanımlanmış hizmet seviyesi anlaşmalarını ihlal eden tüm değişiklik taleplerini belirleyerek, Change Management içinde bu ihlallere katkıda bulunan aşamaları ve nitelikleri vurgular. Bu, hizmet taahhütlerine uyumu iyileştirmek için proaktif müdahaleyi ve temel neden analizini mümkün kılar.

Değişiklik Yönetimi'nde yer alan belirli onaylayıcı grupları veya uygulama ekipleri gibi kaynaklar genellikle düzensiz kullanılır. Bazı ekipler sürekli aşırı yüklenebilir, bu da tükenmişliğe ve gecikmelere yol açabilirken, diğerleri boş zaman geçirebilir. Bu yanlış tahsis, maliyetli insan kaynaklarının verimsiz kullanılmasına neden olur. ProcessMind, Freshservice'in Değişiklik Yönetimi'ndeki kaynak kullanım modellerini belirleyerek ekipler veya bireyler arasındaki düzensiz iş yükü dağılımından kaynaklanan darboğazları ortaya çıkarır. Bu içgörü, optimize edilmiş kapasite planlamasını destekler ve kaynakların daha dengeli ve verimli bir şekilde tahsis edilmesini sağlar.

Başarılı uygulama ve doğrulamaya rağmen, değişiklikler dağıtım sonrası sıklıkla yeni olaylara veya operasyonel sorunlara yol açar. Bu durum, hizmet istikrarını tehlikeye atar, destek maliyetlerini artırır ve kullanıcı güvenini zayıflatır; değişiklik sürecindeki kusurları veya yetersiz testleri işaret eder. Bu tür sorunlar maliyetli düzeltmeler gerektirir. ProcessMind, Freshservice'de uygulama sonrası incelemelerin kritik sorunları ortaya çıkardığı veya test faaliyetlerinin yetersiz kalmış olabileceği değişiklikleri belirleyebilir. Süreç adımlarını sonuçlarla ilişkilendirerek, genel Change Management kalitesini iyileştirmeye ve tekrarlayan sorunları önlemeye yardımcı olur.

Değişiklikler için test aşaması aceleci, eksik veya etkisiz olabilir, bu da dağıtımdan sonra ortaya çıkan algılanmamış kusurlara yol açar. Bu durum, hizmet kesintisi riskinde artışa, acil düzeltmelerle ilişkili daha yüksek maliyetlere ve kullanıcı deneyimi üzerinde olumsuz bir etkiye neden olur. Testi iyileştirmek çok önemlidir. ProcessMind, Freshservice Değişiklik Yönetimi içindeki 'Gerçekleştirilen Test' faaliyetinin süresini ve sonuçlarını analiz ederek daha sonra sorunlara yol açan zayıf noktaları belirler. Bu, test etkinliğindeki kalıpları ve dağıtımların kalitesini artırma alanlarını belirlemeye yardımcı olur.

Kuruluşlar, özellikle risk değerlendirmeleri ve etki analizleri gibi gerekli tüm adımların düzenlemeye tabi değişiklikler için tamamlandığını gösteren denetlenebilir bir kayıt sunmakta zorlanmaktadır. Bu açık kanıt eksikliği, düzenleyici para cezalarına, itibar kaybına ve denetim başarısızlıklarına yol açarak önemli yönetim boşluklarını ortaya çıkarabilir. ProcessMind, Freshservice'deki her değişikliğin denetlenebilir bir kaydını sunar, Değişiklik Yönetimi süreçlerinde uyumluluk için gereken sapmaları veya eksik faaliyetleri vurgular. Bu, kuruluşların dahili ve harici politikalara uyumu kolayca gösterebilmesini sağlar.

Değişiklik Yönetimi süreci genellikle değer katmayan ancak döngü sürelerini önemli ölçüde uzatan gereksiz faaliyetler veya yeniden işleme döngüleri içerir. Bu verimsiz adımlar, başarılı veya zamanında bir değişiklik sonucuna katkıda bulunmadan kaynakları israf eder ve operasyonel maliyetleri artırarak genel üretkenliği engeller. ProcessMind, Freshservice'deki Değişiklik Yönetimi'nin gerçek akışını haritalar, süreci kolaylaştırmak için ortadan kaldırılabilecek gizli yeniden işleme döngülerini ve gereksiz faaliyetleri ortaya çıkarır. İş akışını optimize etme ve değişiklik teslimini hızlandırma fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.

Değişiklikler doğrulandıktan ve uygulandıktan sonra, birçoğu resmi olarak kapatılmadan önce uzun bir süre açık durumda kalır. Doğrulama ile kapanış arasındaki bu önemli gecikme, raporlamayı çarpıtır, tamamlanmış değişikliklere sürekli kaynak tahsisine yol açar ve operasyonel verimsizlikler yaratır. ProcessMind, Freshservice'in Change Management'ında doğrulamadan kapanışa kadar geçen ortalama süreyi belirleyerek, uzayan kapanış aşamalarının nedenlerini tespit eder. Bu analiz, değişiklik kayıtlarının daha hızlı uzlaştırılmasını sağlar ve değişiklik durumu hakkında doğru raporlama yapılmasını temin eder.

Tipik Hedefler

Başarının neye benzediğini tanımlayın

Bu hedef, Freshservice içinde değişiklik taleplerinin onay alması için geçen süreyi önemli ölçüde azaltmayı amaçlar. Daha hızlı onaylar, kritik sistem güncellemelerinin ve yeni hizmetlerin daha çabuk dağıtılabileceği, iş kesintilerini en aza indirerek operasyonel çevikliği artıracağı anlamına gelir. ProcessMind, tüm onay iş akışını görselleştirir, gecikmelere neden olan belirli darboğazları ve onay adımlarını belirler. "Değişiklik Talebi Onaylandı" etkinliğini analiz ederek ve farklı değişiklik türleri veya onaylayıcı grupları arasındaki onay sürelerini karşılaştırarak, kuruluşlar süreç yeniden tasarımı ve otomasyonu için alanları belirleyebilir, onay sürelerini potansiyel olarak %20-40 oranında azaltabilir.

Bu hedefe ulaşmak, tüm Change Management faaliyetlerinin önceden tanımlanmış politikalara ve düzenleyici gereksinimlere sıkı sıkıya uymasını sağlamak anlamına gelir. Artan uyumluluk, operasyonel riskleri azaltır, potansiyel para cezalarından kaçınır ve BT hizmetlerinin ve Freshservice operasyonlarının istikrarına güven inşa eder. ProcessMind, her bir "Değişiklik Talebi ID"sinin gerçek süreç akışını otomatik olarak keşfeder ve ideal modelle karşılaştırır. Atlanan "Risk Değerlendirmesi Yapıldı" veya "Etki Analizi Gerçekleştirildi" gibi tüm sapmaları vurgulayarak, hedeflenmiş uygulama ve eğitim imkanı sunar. Bu, tüm değişikliklerde kontrollerin tutarlı bir şekilde uygulanmasını sağlar.

Bu hedef, kötü planlama veya eksik bilgi nedeniyle yeniden işleme gönderilen veya nihayetinde reddedilen değişiklik taleplerinin sayısını azaltmaya odaklanır. Yeniden işleme miktarını en aza indirmek, önemli zaman ve kaynak tasarrufu sağlar, ekip üretkenliğini artırır ve Freshservice'de başarılı değişiklik uygulamasını hızlandırır. ProcessMind, bir "Değişiklik Talebi Kimliği"nin tüm yaşam döngüsünü izler, yeniden işleme döngülerine veya retlere yol açan kalıpları belirler; bu durum genellikle çok sayıda yeniden gönderim veya "Değişiklik Talebi İncelendi" ile "Değişiklik Talebi Oluşturuldu" aşamaları arasındaki sık gidip gelmelerle gösterilir. "Talep Eden Departman" ve "Onaylayan Grup" özelliklerini analiz ederek, kuruluşlar temel nedenleri ortaya çıkarabilir ve hedeflenen iyileştirmeleri uygulayarak yeniden işleme miktarını potansiyel olarak %15-25 azaltabilir.

Amaç, her değişiklik talebinin türü veya kökeni ne olursa olsun tutarlı ve kapsamlı bir risk değerlendirmesinden geçmesini sağlamaktır. Standartlaştırılmış değerlendirmeler, daha güvenilir risk azaltma stratejilerine, daha az uygulama sonrası soruna ve Freshservice içinde daha fazla hizmet istikrarına yol açar. ProcessMind, bir "Değişiklik Talebi Kimliği" için "Risk Değerlendirmesi Yapıldı" etkinliğinin tamamen eksik olduğu veya sıra dışı yürütüldüğü durumları belirleyebilir. Bunu "Risk Seviyesi" özelliği ile ilişkilendirerek, araç belirlenmiş protokollere ilişkin tutarsızlıkları ve uyumsuzlukları ortaya çıkarır. Bu, kuruluşların uygun risk yönetimini uygulamasına olanak tanıyarak tüm değişikliklerin güvenilirliğini artırır.

Bu hedef, değişiklik onayından başarılı uygulama ve doğrulamaya kadar geçen süreyi azaltmayı amaçlar. Daha kısa uygulama aşamaları değerli kaynakları serbest bırakır, iş faydalarının daha hızlı gerçekleştirilmesini sağlar ve Freshservice girişimleri için genel operasyonel verimliliği artırır. ProcessMind, her bir "Değişiklik Talebi Kimliği" için "Değişiklik Onaylandı" ile "Değişiklik Uygulandı" veya "Değişiklik Doğrulandı" faaliyetleri arasında harcanan süreyi haritalar. Uygulama aşamasındaki gecikmelere katkıda bulunan belirli adımları veya devirleri vurgular. "Uygulama Ekibi" ve "Etkilenen Hizmet/Sistem" analiz etmek, belirli darboğazları belirlemeye yardımcı olarak uygulama süresini %10-30 oranında potansiyel olarak azaltır.

Bu hedef, tüm değişiklik taleplerinin tanımlanmış Hizmet Düzeyi Anlaşmaları (SLA) içinde işlenmesini ve tamamlanmasını sağlamaya odaklanır. SLA'ları karşılamak, müşteri memnuniyetini artırır, BT hizmetlerinin algılanan güvenilirliğini artırır ve Freshservice'deki ihlallerle ilişkili finansal cezaları azaltır. ProcessMind, her bir "Değişiklik Talebi Kimliği"nin süresini "SLA Hedefi" özelliğine göre hassas bir şekilde izleyebilir. "Değişiklik Talebi İncelendi" veya "Uygulama Planı Geliştirildi" gibi hangi aşamaların veya faaliyetlerin sürekli olarak SLA ihlallerine neden olduğunu belirler. Bu belirli gecikmeleri tespit ederek, kuruluşlar uyumu önemli ölçüde artırmak için hedeflenen müdahaleler uygulayabilir.

Bu hedef, personel ve araçlar dahil olmak üzere değişiklik yönetimi kaynaklarının, darboğazlar veya boşta kalma süreleri olmadan iş yükünü etkin bir şekilde yönetmek için kullanılmasını sağlamayı amaçlar. Optimize edilmiş kaynak tahsisi, daha fazla üretkenlik, azaltılmış operasyonel maliyetler ve Freshservice'deki değişiklik taleplerinin daha hızlı işlenmesine yol açar. ProcessMind, tüm "Değişiklik Talebi Kimliği" vakalarında faaliyet sürelerini ve kaynak kullanımını analiz eder. Farklı "Onaylayıcı Grubu" veya "Uygulama Ekibi" üyelerinin çeşitli faaliyetlerde harcadığı süreyi inceleyerek, aşırı yüklenmiş veya yetersiz kullanılan kaynakları belirler. Bu içgörü, personel ve iş yükü dağıtımında veri odaklı ayarlamalara olanak tanıyarak verimliliği %5-15 artırır.

Amaç, bir değişikliğin uygulanmasından hemen sonra ortaya çıkan olay veya sorun sayısını azaltmaktır. Daha düşük uygulama sonrası sorunlar, hizmet istikrarını artırır, olay yönetimi iş yükünü azaltır ve Freshservice aracılığıyla dağıtılan değişikliklere kullanıcı güvenini artırır. ProcessMind, "Değişiklik Kapatıldı" olaylarını sonraki olay verileri (entegre edilmişse) veya her bir "Değişiklik Talebi Kimliği" için "Uygulama Sonrası İnceleme" sonuçlarıyla ilişkilendirebilir. Sıkça sorunlara yol açan belirli değişiklik türlerini, "Risk Seviyesi"ni veya "Uygulama Ekibi"ni belirler. Bu analiz, test, planlama ve dağıtım stratejilerini geliştirmeye yardımcı olarak sorun oranlarını %10-20 azaltır.

Bu hedef, değişiklikler dağıtılmadan önce gerçekleştirilen testlerin kapsamlılığını ve etkinliğini artırmayı amaçlar. Sağlam testler, kusurların üretime ulaşmasını engeller, hizmet kesintilerini en aza indirir ve Freshservice aracılığıyla yönetilen değişikliklerin başarı oranını artırır. ProcessMind, her bir "Değişiklik Talebi Kimliği" için "Gerçekleştirilen Test" faaliyetinin sırasını ve süresini inceler. Testin atlandığı, aceleye getirildiği veya optimal sıranın dışında gerçekleştirildiği durumları belirler. Sonuçları (örneğin, başarılı "Değişiklik Doğrulandı" ile yeniden işleme karşılaştırması) analiz ederek, ProcessMind test protokollerini geliştirmeye ve kapsamlı bir kapsama alanı sağlamaya yardımcı olur.

Bu hedef, değişiklik yönetimi sürecindeki gereksiz veya yinelenen faaliyetleri belirlemeyi ve ortadan kaldırmayı amaçlar. Süreci kolaylaştırmak, döngü sürelerini azaltır, manuel çabayı en aza indirir ve Freshservice'deki değişiklik dağıtımlarının genel verimliliğini artırır. ProcessMind, bir "Değişiklik Talebi Kimliği" için tüm gerçek süreç varyantlarını otomatik olarak keşfeder, tekrarlanan veya değer katmayan faaliyetleri vurgular. Önemli durum değişiklikleri olmaksızın birden çok "Değişiklik Talebi İncelendi" faaliyeti gibi bu gereksiz adımları görselleştirerek, kuruluşlar iş akışlarını daha yalın ve daha etkili olacak şekilde yeniden tasarlayabilir, döngü süresini %5-10 azaltabilir.

Amaç, değişiklik taleplerinin başarılı bir uygulama ve doğrulamanın ardından derhal resmi olarak kapatılmasını sağlamaktır. Zamanında kapanış, doğru raporlama sağlar, sistem kaynaklarını serbest bırakır ve Freshservice'deki tüm değişiklik girişimlerinin durumuna net bir görünürlük kazandırır. ProcessMind, bir "Değişiklik Talebi Kimliği"nin "Değişiklik Uygulandı" aşamasından "Değişiklik Kapatıldı" aşamasına kadar tüm yaşam döngüsünü izler. "Uygulama Sonrası İnceleme" veya belirli onayların beklenmesi gibi kapanıştaki gecikmelerin nedenlerini belirler. Bu son aşamanın süresini analiz etmek, idari kapanışı %10-20 oranında hızlandırmak için süreç ayarlamalarına olanak tanır.

Bu hedef, değişiklik yönetimi sürecinin her yönünün harici düzenleyici standartlara ve dahili yönetim politikalarına uyup uymadığını doğrulamaya odaklanır. Bunu başarmak, yasal ve finansal riskleri en aza indirir, kuruluşun itibarını korur ve Freshservice içinde denetlenebilir uygulamaları sağlar. ProcessMind, her bir "Değişiklik Talebi Kimliği"nin tüm faaliyetlerini, sıralarını ve ilişkili özelliklerini gösteren ayrıntılı bir denetim kaydı sunar. Gerekli adımlardan sapmaları, örneğin atlanmış "Etki Analizi Yapıldı" veya "Risk Seviyesi"nde onaysız değişiklikleri tespit edebilir, böylece uyumluluk gerekliliklerine uyumu gösterir. Bu, dahili ve harici denetimleri kolaylaştırarak sağlam kontrolü kanıtlar.

Değişiklik Yönetimi İçin 6 Adımlı İyileştirme Yolu

1

Şablonu İndir
2

Verilerinizi Dışa Aktarın
3

Veri Setinizi Yükleyin
4

Sürecinizi Analiz Edin
5

İyileştirmeleri Uygula
6

Sürecinizi İzleyin
1

Şablonu İndir

Ne yapmalı

Change Management için önceden yapılandırılmış Excel şablonuna erişin. Bu şablon, doğru analiz sağlamak için Freshservice verileriniz için en uygun yapıyı sunar.

Veri Şablonu Rehberini Görüntüle Şablonu İndir
Neden önemli

Doğru şablonu kullanmak, veri hazırlığını basitleştirir ve kapsamlı süreç analizi için tüm temel bilgilerin etkili bir şekilde yakalanmasını sağlar.

Beklenen sonuç

Freshservice'den alınan Change Management verileri için özel olarak hazırlanmış, kullanıma hazır bir Excel şablonu.

TEMEL KEŞİFLERİNİZ

Daha Hızlı Değişiklik Dağıtımları İçin Gizli Yolları Keşfedin

ProcessMind, Freshservice Değişiklik Yönetimi verilerinizi dinamik görselleştirmelere dönüştürerek her adımı ve etkileşimi ortaya çıkarır. Eşsiz bir netlikle verimsizlikleri ve uyumluluk eksikliklerini belirleyin.
  • Uçtan uca değişiklik süreçlerini görselleştirin
  • Kritik onay darboğazlarını belirleyin
  • Dağıtım gecikmelerini ve risklerini azaltın
  • Uyumluluğu ve hizmet istikrarını artırın
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEKLENEN SONUÇLAR

Değişiklik Yönetiminde Ölçülebilir İyileştirmeler Elde Etmek

Bu sonuçlar, kuruluşların Process Mining'i Freshservice Değişiklik Yönetimi süreçlerine uygulayarak tipik olarak deneyimlediği somut faydaları göstermektedir. Gerçek zamanlı verileri analiz ederek, şirketler değişiklikleri kolaylaştırmak, riskleri azaltmak ve uyumluluğu artırmak için eyleme geçirilebilir içgörüler elde eder.

0 %
Daha Hızlı Onay Döngüleri

Onay süresindeki ortalama azalma

Onay sürecindeki darboğazları belirleyin ve ortadan kaldırın, değişikliklerin yetkilendirilme hızını önemli ölçüde artırın. Bu, kritik dağıtımların gecikmemesini sağlar.
0 %
Daha Yüksek Süreç Uygunluğu

Standart adımlara uyumda artış

Tüm değişiklik taleplerinin zorunlu etkinlik dizisini takip etmesini sağlayın, risklere veya uyumluluk ihlallerine yol açabilecek sapmaları en aza indirin. Bu, yönetişimi güçlendirir.
0 %
Değişiklik Yeniden İşlemeyi Azaltın

Yeniden gönderimlerde ve yeniden incelemelerde azalma

Eksik talepler veya belirsiz kriterler gibi yeniden işleme nedenlerini belirleyerek adımları tekrarlama ihtiyacını azaltın ve süreç kalitesini iyileştirin. Bu, zamandan ve emekten tasarruf sağlar.
0 p.p.
Geliştirilmiş SLA Performansı

Hedef tarihlere uyan değişikliklerde artış

SLA ihlallerine neden olan faktörlere ilişkin içgörüler edinin; bu, daha fazla değişikliğin zamanında teslim edilmesini sağlamak için planlama ve yürütmede hedeflenmiş iyileştirmelere olanak tanır.
0 %
Azaltılmış Uygulama Sonrası Sorunlar

Değişiklik sonrası olaylarda azalma

Değişiklik süreçleri ile uygulama sonrası sorunlar arasındaki bağlantıyı analiz ederek, hizmet kesintilerine yol açan test veya uygulama zayıflıklarını belirleyin.
0 %
Daha Kısa `Uçtan Uca Döngü`

Toplam döngü süresinde ortalama azalma

Talep oluşturmadan kapanışa kadar tüm değişiklik yaşam döngüsünü, boşta kalma sürelerini ve gereksiz adımları belirleyip ortadan kaldırarak kolaylaştırın. Bu, değer teslimini hızlandırır.

Gerçek sonuçlar, özel Değişiklik Yönetimi süreç karmaşıklığınıza, veri kalitenize ve organizasyonel bağlamınıza bağlı olarak değişebilir. Burada sunulan rakamlar, Process Mining'den yararlanan kuruluşlar tarafından gözlemlenen tipik iyileştirmeleri yansıtmaktadır.

Önerilen Veriler

En önemli nitelikler ve aktivitelerle başlayın, ihtiyaç duydukça kapsamı genişletin.
Event log'lara yeni mi başlıyorsunuz? Öğrenin Process Mining event log'u nasıl oluşturulur.

Öznitelikler

Analiz için yakalanacak temel veri noktaları

Freshservice sistemi içinde gönderilen her değişiklik talebi için benzersiz tanımlayıcı.

Neden önemli

Bu, ilgili tüm olayları gruplandıran ve tek bir değişiklik talebinin tüm yolculuğunu izlemeyi ve analiz etmeyi mümkün kılan temel Vaka Kimliği'dir.

Değişiklik yönetimi sürecinde meydana gelen belirli bir olayın veya görevin adı.

Neden önemli

Süreç akışındaki adımları tanımlar, değişiklik yaşam döngüsünün görselleştirilmesini ve süreç varyantları ile darboğazların analizini sağlar.

Belirli bir faaliyetin veya olayın gerçekleştiği kesin tarih ve saat.

Neden önemli

Bu zaman damgası, döngü süreleri, süreler ve süreç adımları arasındaki bekleme sürelerinin hesaplanması dahil olmak üzere tüm zaman tabanlı analizler için temeldir.

Değişiklik talebi vakası için kaydedilen son olayın zaman damgası.

Neden önemli

Bir değişiklik talebinin toplam döngü süresini hesaplamak için gereklidir; bu, süreç verimliliği için birincil bir KPI'dır.

Değişiklik talebinin mevcut veya nihai durumu.

Neden önemli

Değişiklik sonuçlarının analizine olanak tanır, başarı, başarısızlık ve iptal oranlarını anlamaya yardımcı olur.

Değişikliğin Sınıflandırması, örneğin Standart, Normal veya Acil.

Neden önemli

Süreci Değişiklik Tipine göre ayırmak, standart, normal ve acil değişiklikler için farklı süreç davranışlarını ve performans seviyelerini ortaya çıkarmaya yardımcı olur.

Değişiklik talebine atanan öncelik düzeyi, iş önemini gösterir.

Neden önemli

Sürecin yüksek öneme sahip değişiklikleri etkili bir şekilde önceliklendirip önceliklendirmediğini ve kaynakları buna göre tahsis edip etmediğini belirlemeye yardımcı olur.

Değişiklik talebini başlatan kişinin adı.

Neden önemli

Değişiklik talebinin kaynağını belirler ve eğitim ihtiyaçlarını veya yüksek değişiklik hacmine sahip belirli kullanıcı gruplarını vurgulayabilir.

Değişikliği uygulamaktan sorumlu ekip veya grup.

Neden önemli

Kaynak kısıtlamalarını veya en iyi uygulamaları belirlemek için farklı uygulama ekipleri arasında performans ve iş yükü analizini sağlar.

Değişikliğin uygulanmasıyla ilişkili değerlendirilmiş risk seviyesi.

Neden önemli

Bu, uyumluluk ve risk analizi için kritik öneme sahiptir ve yüksek riskli değişikliklerin uygun şekilde incelenmesini ve daha sağlam bir süreci takip etmesini sağlar.

Değişikliğin tamamlanması gereken planlanan veya hizmet düzeyi anlaşması (SLA) tarihi.

Neden önemli

Süreç performansının temel göstergeleri olan zamanında teslimat ve SLA uyumluluğunu ölçmek için bir referans noktası görevi görür.

Aktiviteler

İzlenecek ve optimize edilecek süreç adımları

Bu, yeni bir değişiklik talebinin Freshservice'e resmi olarak kaydedildiği, değişiklik yönetimi sürecinin resmi başlangıcını işaret eder. Bu olay, bir kullanıcı yeni bir değişiklik talebini kaydettiğinde açıkça yakalanır, benzersiz bir Değişiklik Talebi Kimliği ve bir oluşturulma zaman damgası oluşturulur.

Neden önemli

Bu, süreç için birincil başlangıç olayıdır. Bu faaliyetten 'Değişiklik Kapatıldı'ya kadar olan süreyi analiz etmek, süreç verimliliği için önemli bir KPI olan uçtan uca döngü süresini sağlar.

Change Advisory Board (CAB) gibi belirlenmiş bir yetkilinin, değişiklik talebinin devam etmesini resmi olarak onayladığı önemli bir dönüm noktası. Bu genellikle sistemde kayıtlı açık bir eylemdir.

Neden önemli

Onay aşamasının sonunu ve uygulama planlamasının başlangıcını işaretler. Bu etkinlik, 'Ortalama Değişiklik Onay Süresi' ve 'İlk Geçiş Onay Oranı'nı ölçmek için önemlidir.

Onaylanan değişikliğin uygulanması için belirli bir başlangıç ve bitiş zamanı atama etkinliği. Bu genellikle 'Planlanan Başlangıç Saati' ve 'Planlanan Bitiş Saati' alanları doldurulduğunda çıkarılır.

Neden önemli

Bu, uygulama aşamasının başlangıcını tetikleyen önemli bir kilometre taşıdır. 'Ortalama Uygulama Süresi'ni hesaplamak ve planlama verimliliğini analiz etmek için esastır.

Değişikliği uygulamanın teknik çalışmasının tamamlandığını gösterir. Bu, genellikle durumun 'İnceleme Bekleniyor' gibi uygulama sonrası bir duruma geçmesinden anlaşılır.

Neden önemli

Bu kilometre taşı, çekirdek uygulama çalışmasının sonunu işaret eder. 'Ortalama Uygulama Süresi'ni hesaplamak için bitiş noktasıdır ve test veya inceleme faaliyetlerinin başlangıcını bildirir.

Bu, değişiklik yönetimi sürecinin resmi başarılı tamamlanmasını işaret eder. Bu olay, değişiklik talebinin durumu nihai 'Kapatıldı' durumuna getirildiğinde yakalanır.

Neden önemli

Bu, süreç için birincil bitiş olayıdır. Uçtan uca 'Ortalama Değişiklik Döngü Süresi' ve 'Değişiklik SLA Uyumluluk Oranı'nı hesaplamak için son veri noktasıdır.

SSS

Sıkça sorulan sorular

Process Mining, değişikliklerin sadece nasıl tasarlandığını değil, nasıl yürütüldüğünü de ortaya koyarak gerçek değişiklik iş akışlarınızı görselleştirir. Darboğazları, süreç sapmalarını ve yavaş onay döngüleri veya tutarsız risk değerlendirmeleri gibi gecikmelere neden olan belirli alanları belirleyebilir. Bu ayrıntılı görünüm, iyileştirme için kesin noktaları tespit etmeye yardımcı olur.

Process Mining yapmak için genellikle Freshservice'den geçmiş değişiklik talebi verilerini dışa aktarmanız gerekir. Bu, değişiklik talebi kimliği, 'Değişiklik Oluşturuldu' veya 'Onay Talep Edildi' gibi faaliyet ve her olay için bir zaman damgası içeren olay günlüklerini içerir. Verileri Freshservice'in API'si veya veri dışa aktarma özellikleri aracılığıyla dışa aktarmak standart yaklaşımdır.

Process Mining, değişiklik onay döngülerini hızlandırmaya, yeniden işleme miktarını azaltmaya ve tanımlanmış süreçlerinize daha iyi uyum sağlamaya yardımcı olur. Verimsizliklerin temel nedenlerini ortaya çıkararak uygulama sürelerini kısaltmayı, SLA uyumluluğunu artırmayı ve uygulama sonrası sorunları en aza indirmeyi bekleyebilirsiniz. Bu, daha kontrollü ve verimli değişiklik yürütülmesini sağlar.

Bulut tabanlı veya şirket içi bir Process Mining aracına erişiminiz ve Freshservice'den veri çıkarma yeteneğiniz olması gerekecektir; bu genellikle API bilgisi veya entegrasyon araçları gerektirir. Olay günlüğünün doğru biçimlendirildiğinden emin olmak için veri hazırlama becerileri faydalıdır. Araçların kendilerini kullanmak için genellikle derinlemesine kodlama bilgisi gerekmez.

Evet, Process Mining standart işletim prosedürlerinden veya düzenleyici gerekliliklerden sapmaları vurgulayabilir. Her değişiklik yolunu görselleştirerek, kontrollerin atlandığı, belirli adımların kaçırıldığı veya onay zincirlerinin eksik olduğu durumları belirleyebilirsiniz. Bu, uyumluluk boşluklarını proaktif olarak gidermenizi ve daha sıkı uyumu uygulamanızı sağlar.

İlk kurulum ve veri çıkarma, veri hacmine ve karmaşıklığına göre değişebilir, ancak veriler temizlendikten ve hazırlandıktan sonra içgörüler genellikle birkaç hafta içinde oluşturulabilir. Hız, veri kalitesine ve belirli analiz hedeflerine bağlıdır; devam eden izleme ise sürekli iyileştirmeler sağlar. Sonuçlar hızlı bir şekilde görülebilir, ancak sürekli kullanım en büyük faydayı sunar.

Daha fazla geçmiş veri genellikle daha zengin içgörülere yol açsa da, Process Mining, değişiklik hacminize bağlı olarak birkaç aylık veriyle bile değer sağlayabilir. Anahtar, tekrarlayan kalıpları ve varyasyonları gözlemlemek için yeterli sayıda tamamlanmış değişiklik talebine sahip olmaktır. Veri kalitesi, özellikle zaman damgaları ve faaliyet türleri, salt hacimden daha kritiktir.

Evet, Freshservice verileriniz değişiklik türünü tanımlayan bir alan içeriyorsa, Process Mining araçları bu kategorileri ayrı ayrı filtreleyebilir ve analiz edebilir. Bu, standart, normal ve acil değişikliklerin verimliliğini ve uyumluluğunu karşılaştırmanıza olanak tanır. Daha sonra her değişiklik kategorisine özel optimizasyon için belirli alanları belirleyebilirsiniz.

Başarısız Değişiklikleri Durdurun: Freshservice Yönetimini Şimdi Yükseltin

Yüzde 95 değişiklik başarısı elde edin, Freshservice kesintilerini ve gecikmelerini ortadan kaldırın.

Ücretsiz Denemenizi Başlatın

Kredi kartı gerekmez. Dakikalar içinde başlayın.