BPMN 2.0 ile İş Süreçlerinde Dönüşüm

BPMN 2.0

BPMN 2.0 için nihai rehber: tüm öğeler, faydalar ve kullanım durumları

İş süreçlerinizin karmaşıklığı karşısında bunalmış hissetmek yaygın bir durumdur. Birden fazla görevi yönetmek, çeşitli adımları izlemek ve sorunsuz işlemleri güçlüak zor olabilir. Bu noktada, Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 devreye girer. BPMN 2.0, iş süreçlerinizi görselleştirmenize, anlamanıza ve düzenlemenize yardımcı olan etkili bir yöntemdir. Workflow’larınızı haritalayarak verimsizlikleri belirleyebilir, süreçleri optimize edebilir ve genel verimliliğinizi artırabilirsiniz.

BPMN 2.0 Nedir?

BPMN 2.0’ı iş süreçlerini haritalamak için kullanılan evrensel bir dil olarak düşünebilirsiniz; sunduğu çözüm tam olarak budur. Object Management Group (OMG) tarafından geliştirilen ve yönetilen bu standart, operasyonlarınız için net ve anlaşılır iş süreci diyagramları oluşturmanızı sağlayan standartlaştırılmış bir notasyon sunar. BPMN 2.0’ın asıl avantajı, sağlayıcıdan bağımsız (vendor-neutral) yapısıdır; bu sayede hangi yazılım kullanılırsa kullanılsın, herkes bir BPMN 2.0 diyagramını kolayca anlayabilir ve yorumlayabilir.

SaaS tabanlı süreç analizi ürünümüz, iş süreci yönetimini güçlüak amacıyla Process Mining, tasarım ve simülasyonu BPMN 2.0 ile birleştirir. Bu yazılımla Workflow’larınızı izleyebilir, değerlendirebilir ve optimize ederek verimlilik ve üretkenlikte gözle görülür artışlar oluşturabilirsiniz.

Neden BPMN 2.0 Kullanmalı?

BPMN 2.0’ın süreç yönetiminde kullanmanın birçok faydası vardır. İşte bunlardan birkaçı:

• Geliştirilmiş İletişim ve İş Birliği: BPMN 2.0, iş analistleri, geliştiriciler, yöneticiler ve sürece dahil olan tüm paydaşlar arasında ortak bir dil oluşturur. Bu, iletişimi ve takım çalışmasını geliştirir, daha verimli yönetim sunar.
• Artan Süreç Şeffaflığı: BPMN 2.0 diyagramlarıyla süreçleri görselleştirmek, darboğazları, gereksizlikleri ve iyileştirme fırsatlarını hızlıca tanımlamaya yardımcı olur. Bu açıklık, en yüksek verimlilik için süreç optimizasyonunu sunar.
• Basitleştirilmiş Dokümantasyon ve Analiz: BPMN 2.0 diyagramları, iş süreçleriniz için merkezi bir gerçek kaynağı olarak olarak kullanılır. Bu, uzun metin tabanlı dökümanlara olan ihtiyacı ortadan kaldırır ve süreç analizini basitleştirir.
• Artan Verimlilik ve Azaltılmış Hatalar: İyi tanımlanmış süreçler, daha az hata ve daha fazla verimliliğe dönüşür. BPMN 2.0, süreç tasarım ve uygulamalarına yapısal bir çerçeve sunarak bunu başarmaya yardımcı olur.

BPMN 2.0 Diyagramlarının Temel Taşlarını Anlamak

Bir BPMN 2.0 diyagramını, iş süreçlerinizi tasarlamak için oluşturulmuş bir plan olarak düşünebilirsiniz. Bu temel elementlerle süreçlerinizi daha verimli ve net şekilde görselleştirebilirsiniz:

BPMN ile bir iş süreci haritası oluşturmak için dört ana eleman tipi kullanılır:

• Flow Objects: Events, Gateways, Activities
• Connecting Objects: Sequence Flow, Message Flow, Associations
• Swimlanes: Pools, Lanes
• Artefaktlar: Data Objects, Groups, Annotations

Şimdi bu elemanların süreçlerdeki rollerini birlikte inceleyelim.

Events

Events, iş sürecinin başlamasını, değişmesini veya tamamlanmasını sağlayan önemli tetikleyicilerdir. İçlerinde farklı semboller olan dairelerle gösterilirler. Her sembol, belirli bir event tipini ifade eder:

• Başlangıç event ince çizgili daireyle gösterilir.
• Bitiş event kalın çizgili daire ile gösterilir.
• Ara event ise çift kenarlı bir daireyle gösterilir.

Başlangıç Olayı

BPMN diyagramlarına birden fazla start event eklenebilir. Sadece ilgili start event’e bağlı olaylar süreci başlatır. Örneğin, bir sipariş başlatma süreci website, telefon veya yüz yüze alma yöntemine göre tetiklenebilir. İlgili start event süreci başlatır.

End Event

End event, diyagramdaki tüm adımlar tamamlandığında sürecin bittiğini simgeler. Süreçler başarı veya başarısızlık gibi farklı şekillerde sonuçlanabildiği için, bu sonuçları betimlemek adına birden fazla end event kullanılabilir. Örneğin, başarıyla tamamlanan bir sipariş süreci olumlu bir sonuçla biterken, hatalı kart bilgileri nedeniyle işlemin durması başarısız bir sipariş sonucu oluşturur.

Bu örnekte, end event kategorilerindeki farklı sonuçlar görülmektedir. Karışıklığı önlemek için birden fazla end event kullanırken her birine net ve ayırt edici isimler verilmelidir.

Intermediate Event

Başlangıç ve bitiş noktaları arasında konumlanan intermediate event, bilgiyi yakalamak (catch) veya iletmek (throw) için kullanılır. Bir olayın yakalama mı yoksa iletme mi yaptığı, diyagramdaki bağlantı noktalarına bakılarak kolayca fark edilebilir.

Diyagramda, sürecin bir message alımıyla başladığını görüyoruz. Ardından gelen görevler stok kontrolü yapar; stok onaylandığında ise bir intermediate event ile onay linki gönderilir. Sipariş süreci, onay linki alındıktan sonra devam eder ve nihayetinde siparişin tamamlanmasıyla (end event) sonuçlanır.

Intermediate event’ler, süreç akışını yönlendiren çeşitli sembolleri tetikleyebilir. Bu tetikleyiciler; Message, Timer, Error, Telafi, Koşullu, Signal, Multiple, Eskalasyon ve Parallel gibi belirli etkileşimleri veya koşulları ifade eden öğelerden oluşur.

Aktiviteler

BPMN’de aktiviteler, bir süreç içinde tamamlanması gereken belirli görevleri temsil eder, örneğin bir siparişi doğrulamak veya bir ürünü göndermek gibi. Bu aktiviteler, döngüler gibi tekrar eden eylemleri belirtmek için daha ayrıntılı hale getirilebilir.

Tasks

Tasks, katılımcıların süreçteki rolüne ve kullandığı ya da ürettiği objelere göre sınıflandırılır.

Generic Task

Süreç modelinizde temel bir başlangıç noktasıdır. Generic task’ler kolayca eklenip, sonra daha özelleşmiş alt tiplere dönüştürülebilir.

Manual Task

Manual task, kişiler tarafından süreç motoru ile doğrudan bağlantı olmadan yapılan işlerdir. Örn. evrak düzenleme, telefonda fatura çözmek, gişede müşteriyle ilgilenmek gibi.

User Task

User task, süreç motoru tarafından bir kullanıcıya atanır ve tamamlandığında genellikle veri girişiyle veya butona tıklayarak onay gerektirir. Bu task’ler Human Workflow Management sistemlerinin temel özelliğidir. Örn. fatura kontrolü, izin onayı, destek talebi yönetimi.

Receive Task

Receive task, mesaj alımının süreçte ayrı bir görev olarak modellenmesidir. BPMN 2.0’da boş zarf ile gösterilen olayın alternatifi olarak da kullanılabilir.

Receive Task (Instantiating)

Sol üstteki küçük event ikonu ile gösterilir. Mesaj ile süreç başlatmak için kullanılır; start event yerine geçer.

Send Task

Süreç motoru tarafından çalıştırılan send task, web servisi veya mesaj kuyruğu üzerinden teknik iletişim işlemlerini otomatik yürütür.

Script Task

Script task, süreç motorunda otomatik olarak çalışan ve motorun anlayabildiği bir programlama dili ile yazılan kodlardır.

Service Task

Service task, yazılım uygulamaları tarafından otomatik yürütülen aktiviteleri simgeler; genellikle web servisler ile çalışır. Service-Oriented Architecture (SOA) ile tam uyum sunar ve süreç entegrasyonunun ana aracı olarak öne çıkar.

Business Rule Task

BPMN 2.0 ile gelen business rule task, süreç içinde belirlenen kuralların otomatik yürütülmesini sunar.

Diğer Aktivite Tipleri

Süreçlerinizin netliği için collapsed sub-process, multi-instance ve ad-hoc sub-task gibi ana aktivite tiplerini keşfedin.

Collapsed Sub-Process

Collapsed sub-process, birden fazla görevi tek adımda sunar ve süreçlerinizi basitleştirir. Bu alt süreç, ana diyagramda tek simgeyle görünür, detayları ise başka bir bölümde gösterilir. BPMN diyagramlarının anlaşılır ve düzenli olmasını sunar.

Ad-hoc Sub-Process

Ad-hoc sub-process, önceden belirlenmiş bir sıra olmadan esnek şekilde görevleri uygulamanıza sunar. Görevler istenilen sırayla yapılabilir veya bazı görevler tamamen atlanabilir. Bu özellik değişken ve esnek iş akışları için idealdir.

Loop Task

Loop task, programlamadaki “do while” döngüsüne benzer şekilde, belirli bir şart sağlanana dek tekrarlanır. Görev önce bir kez yapılır, sonra koşul kontrol edilir. Koşul karşılanmazsa tekrar devam eder, şart gerçekleşince bir sonraki adıma geçilir.

Multi-instance

Multi-instance aktivitelerde, aynı görev veya alt süreç, belirli bir nesne listesine her biri için ayrı instance olarak uygulanır. Yani for-each mantığıyla, her öğe kendi instance’ında işlenir ve tüm instance’lar bitince aktivite tamamlanmış olur. Dikey çizgiler görevlerin paralel, yatay çizgiler ise ardışık çalıştığını gösterir.

Telafi

Telafi task, workflow’da oluşan sorunlar sonrası telafi işlemlerinin yapılmasını sunar. Bu görevler süreç diyagramına Association ile bağlanır, Sequence Flow kullanılmaz.

Telafi Combined

Telafi task; loop ve multi-instance ile birleştirilebilir. Böyle durumlarda compensation ve döngü işaretleri yan yana kullanılır. Ayrıca compensation, diğer tüm tanıtılan task tipleriyle entegre olabilir. Örneğin; bir manual compensation task başarıya kadar tekrarlanabilir veya uygun olduğunda paralel şekilde çalışabilir.

Gateways

Gateways, bir süreçte karar veren ve yönlendiren temel noktalardır. Akışı, belirli koşul veya eventlere göre yönetirler. BPMN diyagramlarında baklava şeklinde gösterilir ve inclusive, exclusive, parallel, complex gibi türleri vardır. Ayrıca, data veya event tetikleyiciyle de çalışabilirler.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Bir elmas simgeyle gösterilen, içinde “X” olan veya olmayan Exclusive Gateway, süreç akışını sadece bir çıkış yoluna destekler.

Inclusive Gateway

Ortası yuvarlak bir elmasla simgelenen Inclusive Gateway, süreç akışının aynı anda birden fazla dala ayrılmasını sunar. Başlatılan bütün yollar tamamlanmadan sonraki gateway’de birleşemez.

Parallel Gateway

İçinde artı (”+”) işareti bulunan bir elmas şeklinde temsil edilen Parallel Gateway, flow’u böldüğünde tüm çıkış yollarını aynı anda başlatır. Yollar birleşirken ise, tüm giriş yolları tamamlanmadan süreç devam etmez.

Event Gateway

Bir elmas üzerinde çift kenarlı bir daire ve içeride altıgen ile gösterilen Event Gateway, event tabanlı karar noktasıdır. Bu gateway, iş akışını (workflow) ilk gerçekleşen event veya task (örneğin bir mesaj alımı gibi) ile destekler.

Bağlantı Elemanları

Sequence Flow

Message Flow

Association

Bu elemanlar, süreçteki önemli bağlantıları gösterir. 3 tip bağlantı elemanını tanıyın: Sequence Flow, Message Flow, Association.

Sequence Flow

Görevlerin yapılma sırasını gösterir. Ok ucu ile biten düz bir çizgiyle gösterilir. Koşullu veya varsayılan yol olabilir.

Message Flow

Message Flow, farklı havuzlar ya da organizasyon birimleri (ör. departmanlar) arasında iletişimi gösterir. Aynı havuzda event veya aktivite bağlamak için kullanılmaz. Bu eleman, daireyle başlayan ve açık ok ucu ile biten kesik çizgidir.

Association

Aktivite ile artifactler arasındaki bağlantıyı noktalı çizgilerle simgeler; süreç sırasını değiştirmez, sadece diyagramı netleştirir.

Pool ve Lane Yapıları

Pool’lar, bir süreçteki şirketler veya departmanlar gibi ana katılımcı gruplarını temsil eden temel bileşenlerdir. Bu havuzların içindeki Lane yapıları, aktiviteleri roller veya sorumluluklara göre organize etmeye yardımcı olur ve genellikle bir kulvarlı süreç haritası (swim lane process map) oluşturur. Bir Lane, sadece departman veya rollerin ötesine geçerek bir sistemi de temsil edebilir.

Collapsed Pool

BPMN 2.0’da collapsed pool, sürece dahil olan dış katılımcı veya kuruluşları simgeler ve bu katılımcının iç süreçleri diyagramda gösterilmez. Pool, çoğunlukla bir organizasyon, departman veya sistem gibi süreçte rol alan katılımcıyı temsil eder.

• Collapsed Pool: Bu pool’un içindeki iş akışları ve aktiviteler gösterilmez; sadece pool’un çerçevesi görünür. Katılımcının detaylı süreçlerine gerek olmadığında, ancak süreçteki varlığı önemliyse tercih edilir.

• Kullanım Alanı: Birden fazla katılımcı arasında etkileşimi göstermek, bazı katılımcıların süreç ayrıntılarına yer vermeden diyagram oluşturmak için kullanılır.

Kısacası, BPMN 2.0’da collapsed pool, katılımcıların birbiriyle olan etkileşimine odaklanmak ve süreci sade tutmak isteyenler için idealdir.

Artefaktlar

Artefaktlar, BPMN diyagramlarını önemli detaylar sağlayarak, data object’ler, gruplar ve annotasyonlar olarak bölerek zenginleştirir, böylece katılımcıların süreci anlamasını artırır.

Veri Objects

Bu objeler, süreç aktivitelerinde gerekli olan verinin tanımlanmasında önemlidir. Data store, süreç bitiminde bilginin güvenle saklanmasını sağlayan merkezi bir repository’dir. Data toplama, Data Input (ihtiyaç duyulan veri) ve Data Output (üretilen/verilen data) olarak ikiye ayrılır ve ayrıntılandırılır.

Group

Aktivitelerin mantıksal olarak gruplandırılmasını sunar, diyagramı daha anlaşılır ve sade kılar. Akış mantığında bir değişiklik yaratmaz.

Text Annotation

Text annotation, diyagramdaki belirli noktalara ve süreç detaylarına dair ek açıklamalar sunar, anlaşılabilirliğini artırır.

BPMN Diyagramı Oluşturma

BPMN’nin temel ilkesi, süreç kavramı etrafında döner. Etkili bir BPMN diyagramı taslağı oluşturmak için, öncelikle süreci temel adımlarda kavrayın ve süreci genişletmek için aşamalı olarak ek detaylar ekleyin.

İşte bir BPMN diyagramı oluşturmaya yönelik başlangıç dostu, adım adım bir kılavuz:

1. Temel Adımları Belirleyin: Başlangıç ve bitiş noktalarıyla birlikte çekirdek adımları belirleyerek işe başlayın. Örneğin, bir sipariş verildiğinde, sipariş alma, krediyi doğrulama, siparişi tamamlama ve fatura kesme gibi önemli işlemleri belirleyin.

2. Alternatif Yolları Keşfedin: Sonra, sipariş tamamlama gibi farklı sonuçlara yol açabilecek herhangi bir alternatif yolu araştırın. Bu, alternatif süreçler ve yönler güçlüak için çeşitli gateway’leri entegre etmeyi içerir.

3. Havuzları ve Yüzme Şeritlerini Uygulayın: Bu aşama, her bir varlık içindeki kilit paydaşları, departmanları ve rolleri tanımayı ve aktiviteleri ilgili havuzlara ve yüzme şeritlerine organize etmeyi içerir.

4. Mesaj İletişimini Kolaylaştırın: Farklı havuzlar arasında veya aynı havuz içinde herhangi bir gerekli mesaj değişimini tanıtarak bilgi akışının sorunsuz olmasını sağlayın.

5. Artefaktlar ve Detaylar Ekleyin: Gerekli artifacts’ları, belgeleri ve aktör rolleri dahil edin. Karmaşık görevleri alt süreçlere ayırın.

6. Hataları Ele Alın: Son olarak, sürecin parçası olarak ortaya çıkabilecek herhangi bir potansiyel hatayı yönetmek için mekanizmaları tanımlayın ve entegre edin.

Özet

• Event: Süreç başlangıç ve bitiş noktalarını veya önemli eylemleri belirtir (örneğin; sipariş verilmesi veya ödeme alınması).
• Activity: Süreç içindeki belirli görevleri temsil eder (örneğin; sipariş doğrulama, ürün sevkiyatı).
• Gateway: Süreç akışını belirli kriterlere göre yönlendiren karar noktalarıdır (örneğin; sipariş tutarı kontrolü).
• Sequence Flow: Aktivitelerin sırasını gösteren oklardır.
• Data Object: Müşteri verileri veya sipariş detayları gibi kullanılan veya üretilen bilgilerdir.

Bu temel bileşenleri ve birbirleriyle olan etkileşimlerini anlayarak, iş süreçlerinizin özünü etkili bir şekilde yansıtan bir BPMN modeli oluşturabilirsiniz.

BPMN 2.0; herhangi bir BPMN Workflow’unu tasarlamak, belgelemek ve yönetmek için dönüştürücü bir araçtır. İletişimi destekleyen, netlik sağlayan ve operasyonel verimliliği artıran standartlaştırılmış, görsel bir modelleme yaklaşımı sunar.

BPMN 2.0’ı daha derinlemesine keşfetmenizi ve kurumunuza sağlayacağı faydaları görmenizi öneririz. Başlamak için resmi BPMN web sitesi (https://www.bpmn.org/) dahil olmak üzere pek çok kaynak bulabilirsiniz.

ProcessMind, iş süreci yönetimini mükemmelleştirmek için Process Mining, tasarım ve simülasyonu bir araya getirir. Workflow’ları izlemek, analiz etmek ve iyileştirmek için yazılımımızdan yararlanın; verimlilik ve üretkenlikte büyük kazanımlar elde edin.

BPMN 2.0 İş Süreci Modelleme ve Notasyonu

BPMN 2.0 Posterini Kendi Dilinde İndir

İş süreçlerinizi daha verimli hale getirmek için çok dilli BPMN 2.0 kaynaklarına ulaşın. Aşağıdan dil seçin:

EnglishDutchDeutscheFransızcaİspanyolcaRussianSwedishItalianPortekizcePolishHebrewUkraynacaChineseMacarcaPersianEnglish

Teşekkürler

Bu poster 2010’da hazırlandı ve dünya genelinden araştırmacılar ile uzmanlar tarafından çevrildi. Bu projeye destek veren tüm kurum ve kişilere teşekkür ederiz. Bu sayede posteri sizlerle paylaşabildik.

Özellikle aşağıdaki kişi ve kurumlara ayrıca teşekkür ederiz:

Orijinal Yazarlar: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich

Çeviri sağlayanlar: Fransızca: Trisotech; İspanyolca: Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos, Marlon Dumas; Rusça: Business Process Technology Group at Hasso-Plattner-Institute; İsveççe: Birger Andersson ve Petia Wohed; Hollandaca: Thauris.nl; Portekizce: Lucinéia Heloisa Thom, Cirano Iochpe; Lehçe: MGX Infoservice; İbranice: Ofir Nimitz ve Iftah Peretz; Ukraynaca: Oleksandr Maistrenko ve Artem Polyvyanyy; Çince: Beijing Jiaotong University Yazılım Mühendisliği Fakültesi’nden Doç. Zhang ve Öğr. Görün. Bai; Macarca: Istvan Gerecs; Farsça: Hamidreza Sarabadani.

source: https://bpm-conference.org/BPMNPoster/