Process Mining Nedir? Temel Bilgiler ve Rehber

Process mining, IT sistemlerindeki event log’lardan bilgi çıkararak gerçek süreçleri keşfetmeye, izlemeye ve iyileştirmeye olanak tanıyan analitik bir yaklaşımdır.

Event log, bir IT sisteminde gerçekleşen event’lerin (işlemler, aksiyonlar) kaydını tutar ve genellikle process mining için kullanılır. Her event kaydında çoğunlukla timestamp, aktivite adı ve case ID yer alır.

Case ID, bir sürecin her bir örneğini ayırt eden benzersiz bir tanımlayıcıdır. Böylece event’ler, ait oldukları belirli case’e göre gruplanabilir.

Spaghetti Diagram, çok karmaşık ve dallanmış süreç akış haritası için kullanılan bir ifadedir. Süreçte fazla yol olduğunda diyagramdaki çizgiler bir spagetti tabağı gibi birbirine girer. Bu, standartlaşmamış ve karmaşık süreçleri işaret eder.

Happy path, hiçbir sapmanın veya istisnanın olmadığı ideal süreç akışıdır. Her şeyin yolunda gittiği, tekrar işin, gecikmenin ve özel durumun olmadığı senaryodur. Process mining’de happy path’i filtreleyerek en iyi akışı görebilir, diğer akışlarla karşılaştırabilirsiniz.

BPMN, Business Process Model and Notation anlamına gelir. İş süreçlerini standart sembollerle modellemeye yarayan görsel bir dildir (aktiviteler için dikdörtgen, kararlar için elmas, flow için ok gibi). Process mining araçları genellikle BPMN benzeri diyagramlar oluşturur ve bazıları (ör. ProcessMind) BPMN modellerini içe/dışa aktarabilir.

Conformance checking, process mining’de elde edilen gerçek sürecin, önceden belirlenmiş bir referans modelle karşılaştırılarak sapmaların analiz edildiği bir tekniktir. Şu soruya cevap verir: “Tanımlanan süreci gerçekten uyguluyor muyuz? Uygulamıyorsak nerede ve neden sapma var?” Örneğin, şirket politikası gereği her faturada iki onay isteniyorsa ama log’larda bazı faturalar tek onaylıysa, conformance checking bunu ortaya çıkarır.

Process model, bir sürecin adımlarını, karar noktalarını ve yönlerini gösteren, genellikle flowchart veya diyagram olarak görselleştirilen süreç temsildir. Process mining ile data’dan elde edilen as-is süreç modeli çıkarılır. Bu model, iş ekipleri tarafından oluşturulan to-be (ideal) süreç modeliyle karşılaştırılabilir.

Process discovery, event log datasından, süreç hakkında ön bilgi olmadan, otomatik süreç modeli oluşturma odaklı process mining aşamasıdır. Sadece veriyle gerçek sürecin akışını keşfetmeyi sağlar. Genellikle process mining’in ilk adımıdır ve sürecin gerçekte nasıl işlediğini ortaya koyar.

ProcessMind, süreç iyileştirmenin kolay, uygun fiyatlı ve ulaşılabilir olmasını hedefleyen yeni nesil bir process mining platformudur. Process mining, modelling ve simulation’ı tek bir bulut tabanlı platformda birleştirir. Data’nızı yükleyip süreçlerinizi görselleştirip kolayca iyileştirebilirsiniz—teknik uzmanlık gerekmez.

ProcessMind, kolay kullanım, hızlı onboarding ve aksiyon odaklı içgörü sunar. Anında erişim, no-code kurulum ve şeffaf fiyatlandırma sağlar. ProcessMind ile hızla verimsizlikleri görebilir, uyumu izleyebilir ve süreçlerinizi optimize edebilirsiniz; ister iş kullanıcısı olun ister süreç uzmanı.

Süre, projenin kapsamına ve veri hazırlığına bağlıdır. Küçük pilot projeler, özellikle ProcessMind gibi modern araçlarda, birkaç gün ile birkaç hafta arasında sonuç verebilir. Daha büyük ve kompleks projeler ise çoğunlukla veri hazırlığı ve paydaşların uyumu sebebiyle birkaç hafta sürebilir.

Sık analiz edilen süreçler arasında order-to-cash, purchase-to-pay, fatura onayları, müşteri onboarding, tedarik zinciri, IT service management ve destek ticket yönetimi bulunur. Dijital event loglara sahip tüm süreçler Process Mining ile analiz edilebilir.

Process mining; ERP (ör. SAP, Oracle), CRM (ör. Salesforce), helpdesk platformları (ör. ServiceNow, Zendesk), workflow araçları ve özel iş uygulamalarından alınan event log’larını kullanır. Timestamp ve case ID ile süreç bilgisi kaydeden her sistem data kaynağı olabilir.

Process mining; finans, operasyon, satın alma, müşteri hizmetleri, IT, insan kaynakları ve uyum gibi bölümlerde—yani süreçlerin takip edilip iyileştirildiği her yerde kullanılır. Hem iş ekipleri hem de IT ekipleri bu içgörülerden faydalanır.

Process mining; üretim, bankacılık, sigorta, sağlık, lojistik, perakende, kamu ve daha pek çok sektörde uygulanır. Dijital süreçleri olan her organizasyon process mining’den faydalanabilir.

Process mining’in temeli, IT sistemlerinden event datası çekip gerçek süreç akışını çıkarmak ve görselleştirerek darboğaz, verimsizlik ve iyileştirme fırsatlarını bulmaktır. Üç ana veri gerekir: case ID, aktivite adı ve timestamp. Süreç; keşif, uygunluk kontrolü ve sürekli izleme adımlarını içerir.

Business process mining, process mining ile aynı şeydir. IT sistemlerindeki event log’lar üzerinden veriyle iş süreçlerini analiz etmeye, görselleştirmeye ve iyileştirmeye yarayan veri odaklı bir yaklaşımdır. Amaç, süreçlere şeffaflık kazandırmak, workflow’ları optimize etmek ve iş sonuçlarını iyileştirmektir.

Process mining diagramları, gerçek event verisine dayalı olarak süreçlerin organizasyonda nasıl aktığını görselleştirir. Aktivite sırası, akış yolları, darboğaz ve varyasyonlar tespit edilir. Gerçek süreç anlaşılır, hedef süreçle kıyas yapılır, iyileştirme noktaları belirlenir.

İş süreç akışları, baştan sona bir iş sürecini oluşturan adım veya aktivitelerin sıralamasıdır. İşlerin organizasyon içinde nasıl ilerleyeceğini; karar noktalarını, paralel görevleri ve ekipler arası geçişleri tanımlar. İş süreç akışlarını anlamak, verimlilik için optimize edilmiş ve tutarlı sonuçlar sunan iş süreçleri tasarlamak için çok önemlidir.

Process Mining, IT sistemlerindeki event loglardan bilgi çıkararak gerçek süreçleri keşfetmek, izlemek ve iyileştirmek için kullanılan analitik bir yaklaşımdır. Genellikle iki kelime olarak “process mining” şeklinde yazılır.