> การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง > จัดซื้อจนถึงชำระเงิน: คำขอซื้อ > SAP Ariba

ปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงิน: ใบขอซื้อ

ปรับขั้นตอนใบขอซื้อใน SAP Ariba ให้คล่องตัวด้วยคำแนะนำ 6 ขั้นตอน

ดาวน์โหลดเทมเพลตข้อมูล

ปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงิน: ใบขอซื้อ

จัดซื้อจนถึงชำระเงิน: คำขอซื้อ

SAP Ariba

เลือกกระบวนการ

เลือกกระบวนการเพื่อทำงานต่อในพื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อไว้.

กระบวนการที่ใช้ได้

ระบบที่ใช้ได้

ความท้าทาย(11)เป้าหมาย(11)6 ขั้นตอน ดูตัวอย่าง ผลลัพธ์ข้อมูล คำถามที่พบบ่อย(5)

ปรับปรุงกระบวนการคำขอซื้อใน SAP Ariba

การอนุมัติใบขอซื้อที่ล่าช้าส่งผลต่อกระบวนการจัดซื้อและอาจทำให้พลาดโอกาส ProcessMind ช่วยระบุจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพได้อย่างชัดเจน ตั้งแต่การสร้างคำขอจนถึงการอนุมัติขั้นสุดท้าย ดูวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติตามข้อกำหนดและเร่งวงจรการขอซื้อจนถึงชำระเงินให้เร็วขึ้น เพื่อปรับปรุงกระบวนการขอซื้อของคุณ.

ดาวน์โหลดเทมเพลตข้อมูลที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า แล้วจัดการความท้าทายที่พบบ่อยเพื่อให้บรรลุเป้าหมายด้านประสิทธิภาพ ทำตามแผนปรับปรุง 6 ขั้นตอน และดูคู่มือเทมเพลตข้อมูลเพื่อยกระดับการปฏิบัติการของคุณ.

แสดงคำอธิบายโดยละเอียด

ทำไมจึงควรปรับปรุงกระบวนการขอซื้อ

กระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินเริ่มต้นจากการขอซื้อ หากขั้นตอนนี้ไม่มีประสิทธิภาพ ปัญหาก็อาจส่งผลต่อเนื่องไปตลอดวงจรการจัดซื้อ ทำให้เกิดความล่าช้าและค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ในสภาพแวดล้อมที่ซับซ้อนของ SAP Ariba แม้ระบบจะมีความสามารถหลายด้าน แต่พฤติกรรมของผู้ใช้และการทำงานตามเวิร์กโฟลว์จริงก็อาจทำให้เกิดคอขวดได้ กระบวนการขอซื้อที่ล่าช้าหรือไม่เป็นไปตามข้อกำหนดส่งผลโดยตรงต่อความสามารถขององค์กรในการจัดหาสินค้าและบริการที่จำเป็นได้ทันเวลา ทั้งยังกระทบกำหนดการโครงการ ประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน และความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ ค่าใช้จ่ายแฝงจากกระบวนการขอซื้อที่ไม่มีประสิทธิภาพ ได้แก่ รอบอนุมัติที่ยืดเยื้อ งานแก้ไขด้วยมือที่เพิ่มขึ้น การพลาดโอกาสประหยัดค่าใช้จ่าย และความเสี่ยงจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด

การปรับปรุงกระบวนการขอซื้อในขั้นตอนจัดซื้อจนถึงการชำระเงินบน SAP Ariba ไม่ได้หมายถึงแค่การทำให้เร็วขึ้น แต่ยังช่วยให้มั่นใจว่าคำขอสินค้าและบริการแต่ละรายการได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และเป็นไปตามนโยบายขององค์กร ตั้งแต่เริ่มสร้างคำขอจนถึงการอนุมัติใบสั่งซื้อ การทำความเข้าใจขั้นตอนที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่แค่ขั้นตอนตามที่ออกแบบไว้ เป็นจุดเริ่มต้นของการปรับปรุงกระบวนการที่สำคัญนี้

process mining ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการขอซื้อได้อย่างไร

process mining ใช้ข้อมูลจริงเพื่อวิเคราะห์และทำความเข้าใจกระบวนการขอซื้อในขั้นตอนจัดซื้อจนถึงการชำระเงินบน SAP Ariba แทนที่จะอาศัยข้อสันนิษฐานหรือข้อมูลจากการบอกเล่า process mining ใช้บันทึกเหตุการณ์จากระบบ SAP Ariba เพื่อสร้างลำดับกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริงของคำขอซื้อแต่ละรายการขึ้นมาใหม่ คุณจึงเห็นภาพกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ พร้อมค้นพบรูปแบบการทำงานที่แตกต่าง การเบี่ยงเบน และขั้นตอนที่วนซ้ำซึ่งวิธีวิเคราะห์แบบเดิมมักมองไม่เห็น

process mining ช่วยให้คุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้โดยเฉพาะ:

ระบุคอขวดได้อย่างแม่นยำ: ค้นหาว่าคำขอซื้อติดค้างอยู่ตรงไหน ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนอนุมัติ แผนก หรือคำขอบางประเภท ไม่ใช่แค่รู้ว่ามีความล่าช้า แต่ยังเห็นได้ว่าเกิดจากอะไรและตรงจุดใดในเวิร์กโฟลว์ SAP Ariba
ค้นพบรูปแบบการทำงานที่ซ่อนอยู่: ตรวจสอบว่าคำขอซื้อได้รับการดำเนินการจริงอย่างไร เมื่อเทียบกับขั้นตอนที่ออกแบบไว้ เช่น การข้ามขั้นตอนโดยไม่ได้รับอนุญาต ขั้นตอนที่ไม่จำเป็น หรือการแก้ไขบ่อยครั้งซึ่งเพิ่มเวลาแต่ไม่ได้เพิ่มคุณค่า
วิเคราะห์เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ: ทำความเข้าใจกระบวนการอนุมัติหลายระดับอย่างละเอียด ดูว่าผู้อนุมัติรายใดทำให้เกิดความล่าช้า เส้นทางอนุมัติใดมีประสิทธิภาพที่สุด และควรปรับขั้นตอนตรงไหนเพื่อให้การทำงานคล่องตัวขึ้นโดยไม่ลดการควบคุม
ประเมินการปฏิบัติตามข้อกำหนด: ตรวจสอบว่าคำขอซื้อเป็นไปตามนโยบายการจัดซื้อขององค์กรหรือไม่ พร้อมระบุกรณีที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด เช่น

จัดซื้อจนถึงชำระเงิน: คำขอซื้อ การจัดการคำขอซื้อ คำขอซื้อ P2P เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ ประสิทธิภาพการจัดซื้อ การจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนด แผนกจัดซื้อ ลดระยะเวลารอ จัดซื้อจนถึงชำระเงิน การจัดการค่าใช้จ่าย การควบคุมงบประมาณ

ปัญหาและความท้าทายที่พบบ่อย

ระบุความท้าทายที่ส่งผลต่อคุณ

รอบอนุมัติคำขอซื้อที่ยืดเยื้ออาจทำให้การจัดซื้อที่สำคัญเริ่มต้นล่าช้า ส่งผลต่อกำหนดการโครงการและอาจเพิ่มค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงาน นอกจากนี้ยังทำให้พลาดกำหนดส่งงาน จัดสรรทรัพยากรได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ และตอบสนองความต้องการทางธุรกิจได้ช้าลงในกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อ
ProcessMind วิเคราะห์บันทึกเหตุการณ์จาก SAP Ariba เพื่อระบุว่าคำขอซื้อใช้เวลานานเกินไปตรงจุดใด ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนอนุมัติ แผนก หรือผู้อนุมัติรายใดที่เป็นคอขวด เมื่อเห็นขั้นตอนที่เกิดขึ้นจริง คุณจะพบจุดที่ใช้เวลาอนุมัตินานกว่าที่คาดไว้ และปรับเวิร์กโฟลว์ให้คล่องตัวขึ้นได้.

การแก้ไขหรือปฏิเสธคำขอซื้อบ่อยครั้ง ตามด้วยการส่งคำขอใหม่ บ่งชี้ถึงความไม่มีประสิทธิภาพและข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นตั้งแต่ขั้นตอนสร้างคำขอหรือการตรวจสอบเบื้องต้น งานที่ต้องแก้ซ้ำทำให้ทั้งผู้ขอซื้อและผู้อนุมัติเสียเวลา เกิดความไม่พอใจ และทำให้ระยะเวลาดำเนินการในกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อบน SAP Ariba ยาวนานขึ้น
ProcessMind ติดตามวงจรของคำขอซื้อแต่ละรายการ และแสดงรายการที่มีการแก้ไขหรือปฏิเสธหลายครั้งก่อนอนุมัติ พร้อมระบุสาเหตุที่พบบ่อย เช่น กรอกข้อมูลผิด ข้อกำหนดไม่ชัดเจน หรือเข้าใจนโยบายคลาดเคลื่อน เพื่อให้คุณวางแผนอบรมและปรับกระบวนการได้ตรงจุด.

การไม่ปฏิบัติตามนโยบายการจัดซื้อและกฎในตารางอำนาจอนุมัติที่กำหนดไว้ ทำให้องค์กรเสี่ยงต่อการไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ความผิดปกติทางการเงิน และปัญหาในการตรวจสอบบัญชี หากคำขอซื้อข้ามขั้นตอนอนุมัติที่จำเป็นหรือผ่านเส้นทางที่ไม่ได้รับอนุญาต ก็จะบั่นทอนการกำกับดูแลในกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อบน SAP Ariba
ProcessMind เปรียบเทียบเส้นทางอนุมัติคำขอซื้อที่เกิดขึ้นจริงกับกฎและเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ พร้อมแสดงจุดที่เบี่ยงเบนและเวลาที่เกิดกิจกรรมซึ่งไม่เป็นไปตามข้อกำหนดอย่างชัดเจน ช่วยให้คุณบังคับใช้นโยบาย ปรับปรุงการควบคุมภายใน และทำให้การดำเนินงานเป็นไปตามแนวทางการจัดซื้อ.

บางขั้นตอน แผนก หรือบุคคลอาจกลายเป็นจุดติดขัดในกระบวนการอนุมัติคำขอซื้อ ทำให้เกิดงานค้างและขัดขวางการจัดซื้อให้ดำเนินไปอย่างราบรื่น หากมองไม่เห็นเส้นทางตั้งแต่ต้นจนจบของคำขอซื้อแต่ละรายการใน SAP Ariba ก็ยากที่จะระบุคอขวดสำคัญเหล่านี้
ProcessMind ใช้ข้อมูลกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อเพื่อแสดงขั้นตอนที่เกิดขึ้นจริง ชี้จุดที่คำขอซื้อสะสม และระบุขั้นตอนหรือทรัพยากรที่ทำให้ล่าช้า ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณจัดสรรทรัพยากรใหม่ ปรับเวิร์กโฟลว์ หรือใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อขจัดคอขวดได้.

การจัดการคำขอซื้อด้วยมือมากเกินไปอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดจากคน ประสิทธิภาพลดลง และค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานสูงขึ้น สาเหตุอาจมาจากแบบฟอร์มที่ซับซ้อน การเชื่อมต่อระบบที่ไม่เพียงพอ หรืออินเทอร์เฟซที่ใช้งานยากในกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อบน SAP Ariba
ProcessMind วิเคราะห์ลำดับกิจกรรมและการใช้งานของผู้ใช้ เพื่อวัดปริมาณงานที่ต้องทำด้วยมือในกระบวนการขอซื้อ พร้อมชี้จุดที่มีการกรอกข้อมูลซ้ำ เข้าถึงหลายระบบ หรือมีการตรวจสอบด้วยคนโดยไม่จำเป็น ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณปรับแบบฟอร์มและทำงานซ้ำ ๆ ให้เป็นระบบอัตโนมัติ.

เมื่อไม่มีข้อมูลสถานะและความคืบหน้าของคำขอซื้อแบบเรียลไทม์ ผู้เกี่ยวข้องก็ไม่ทราบว่าคำขออยู่ในขั้นตอนไหน จึงเกิดการสอบถามบ่อยครั้ง ผู้ใช้ไม่พอใจ และคาดการณ์ระยะเวลาจัดซื้อได้ไม่แม่นยำ อีกทั้งยังทำให้มองไม่เห็นประสิทธิภาพของกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อบน SAP Ariba
ProcessMind แสดงภาพรวมของเส้นทางคำขอซื้อแต่ละรายการ ตั้งแต่สร้างจนถึงอนุมัติ พร้อมระบุสถานะปัจจุบันและขั้นตอนที่กำลังดำเนินการ ข้อมูลที่โปร่งใสขึ้นช่วยให้ผู้ขอซื้อและผู้จัดการติดตามงานได้สะดวก ลดการสอบถามด้วยมือ และสื่อสารกันได้ดีขึ้น.

ความล่าช้าในการดำเนินการคำขอซื้ออาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายแฝง เช่น ค่าขนส่งด่วนสำหรับสินค้าที่จำเป็นเร่งด่วน การพลาดส่วนลดเมื่อชำระเงินก่อนกำหนด ค่าเก็บรักษาสินค้าคงคลังที่เพิ่มขึ้นจากการสั่งซื้อช้า และโอกาสทางธุรกิจที่สูญเสียไป ผลกระทบทางการเงินเหล่านี้มักวัดได้ยากในวงจรจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อ
ProcessMind เชื่อมโยงระยะเวลาดำเนินการกับข้อมูลทางการเงิน เพื่อแสดงผลกระทบด้านค่าใช้จ่ายจากความไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการขอซื้อบน SAP Ariba เมื่อทราบสาเหตุของความล่าช้า คุณจะเห็นจุดที่ประหยัดค่าใช้จ่ายได้จากการดำเนินงานที่เร็วขึ้น การวางแผนที่ดีขึ้น และการเพิ่มอำนาจต่อรอง.

หากกระจายงานอนุมัติให้ผู้อนุมัติไม่สมดุล บุคคลหรือทีมบางส่วนอาจมีงานล้นมือจนเกิดงานค้างและความล่าช้าอย่างมากสำหรับคำขอซื้อที่รอการตรวจสอบ ภาระงานที่ไม่เท่ากันนี้ลดประสิทธิภาพโดยรวมของกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อบน SAP Ariba
ProcessMind วิเคราะห์บันทึกกิจกรรมของผู้อนุมัติ เพื่อระบุความไม่สมดุลของภาระงานและผลกระทบต่อระยะเวลาดำเนินการคำขอซื้อ พร้อมชี้ผู้อนุมัติที่มีงานมากเกินไปหรือทำให้เกิดความล่าช้าเป็นประจำ เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจกระจายงานใหม่หรือปรับเวิร์กโฟลว์ให้เป็นระบบอัตโนมัติ.

อัตราการปฏิเสธคำขอซื้อที่สูงอย่างต่อเนื่องอาจสะท้อนปัญหาพื้นฐาน เช่น นโยบายการจัดซื้อไม่ชัดเจน ผู้ขอซื้อได้รับการอบรมไม่เพียงพอ ใช้แค็ตตาล็อกรายการสินค้าไม่ถูกต้อง หรือความต้องการของแต่ละแผนกไม่สอดคล้องกัน ส่งผลให้เสียแรงและเวลา วงจรการจัดซื้อยาวนานขึ้น และผู้ใช้บริการภายในองค์กรไม่พอใจ
ProcessMind ค้นหารูปแบบของคำขอซื้อที่ถูกปฏิเสธ โดยเชื่อมโยงการปฏิเสธกับผู้ขอซื้อ แผนก ประเภทคำขอ หรือขั้นตอนอนุมัติเฉพาะ เมื่อเข้าใจสาเหตุและจุดเริ่มต้นของการปฏิเสธ คุณจะปรับปรุงได้ตรงจุด เพิ่มคุณภาพคำขอซื้อ และลดงานแก้ไขซ้ำบน SAP Ariba.

หากคำขอซื้อที่ระบุว่า "เร่งด่วน" ไม่ได้รับการดำเนินการแบบเร่งด่วน ก็อาจกระทบโครงการที่มีกรอบเวลาจำกัด ทำให้การผลิตหยุดชะงัก หรือต้องแก้ปัญหาเฉพาะหน้าซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง สถานการณ์นี้สะท้อนว่าการระบุความเร่งด่วนไม่สอดคล้องกับการดำเนินงานจริงในเวิร์กโฟลว์ P2P Requisition ของ SAP Ariba
ProcessMind ติดตามวงจรของคำขอซื้อเร่งด่วน และเปรียบเทียบระยะเวลาดำเนินการจริงกับเกณฑ์มาตรฐานหรือเกณฑ์เร่งด่วน พร้อมระบุจุดที่คำขอเร่งด่วนติดค้าง และตรวจสอบว่าความล่าช้าเกิดจากการออกแบบเวิร์กโฟลว์ ทรัพยากรไม่เพียงพอ หรือการไม่ปฏิบัติตามแนวทางจัดลำดับความสำคัญ เพื่อให้คุณแก้ไขได้ตรงจุด.

เวิร์กโฟลว์ที่มีขั้นตอนอนุมัติซ้ำซ้อนหรือไม่เพิ่มคุณค่า ทำให้กระบวนการขอซื้อซับซ้อนและใช้เวลามากขึ้น เพิ่มค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานโดยไม่ช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ขั้นตอนที่เกินจำเป็นเหล่านี้ทำให้วงจรของกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อบน SAP Ariba ยาวนานขึ้น
ProcessMind แสดงเส้นทางการทำงานทั้งหมดที่เกิดขึ้นจริง และชี้จุดที่คำขอซื้อผ่านขั้นตอนอนุมัติมากเกินไปหรือย้อนกลับไปยังขั้นตอนก่อนหน้า ช่วยระบุโอกาสในการทำให้เวิร์กโฟลว์ง่ายขึ้น ตัดการตรวจสอบที่ซ้ำซ้อน และปรับจำนวนขั้นตอนอนุมัติให้เหมาะสม.

เป้าหมายทั่วไป

กำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการ

เป้าหมายนี้มุ่งลดเวลาตั้งแต่ส่งคำขอซื้อจนถึงได้รับอนุมัติขั้นสุดท้ายให้สั้นลงอย่างชัดเจน การอนุมัติที่เร็วขึ้นใน SAP Ariba ช่วยให้จัดซื้อได้รวดเร็ว สินค้าและบริการที่จำเป็นจึงมาถึงทันเวลา ลดความล่าช้าของโครงการ และช่วยให้องค์กรตอบสนองต่อการปฏิบัติงานได้ดีขึ้น ProcessMind แสดงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติทั้งหมด พร้อมระบุว่าคำขอซื้อติดค้างตรงไหน นานเท่าใด และเพราะเหตุใด โดยวิเคราะห์ระยะเวลาของกิจกรรมและการจัดสรรทรัพยากรในกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อ เพื่อชี้คอขวดและขั้นตอนที่ไม่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณปรับขั้นตอนอนุมัติโดยอิงข้อมูลจริงและลดเวลาได้ตามเป้าหมาย.

การลดความถี่ในการแก้ไขคำขอซื้อหลังส่งครั้งแรกเป็นสิ่งสำคัญต่อประสิทธิภาพ การแก้ไขแต่ละครั้ง ไม่ว่าจะทำใน SAP Ariba หรือช่องทางอื่น ล้วนเพิ่มงานซ้ำ ทำให้วงจรโดยรวมยาวนานขึ้น และใช้ทรัพยากรของทั้งผู้ขอซื้อและผู้อนุมัติ การบรรลุเป้าหมายนี้ช่วยเพิ่มความถูกต้องของข้อมูลและเร่งกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อให้เร็วขึ้น ProcessMind แสดงเส้นทางทั้งหมดของคำขอซื้อ รวมถึงจุดที่มีการแก้ไขซ้ำ พร้อมวัดจำนวนครั้งที่แก้ไข ระบุสาเหตุที่พบบ่อย และชี้ขั้นตอนที่ข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้อง ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณวางแผนอบรม ปรับแบบฟอร์ม หรือปรับเวิร์กโฟลว์เพื่อป้องกันการแก้ไขที่ไม่จำเป็น.

เป้าหมายนี้มุ่งตรวจสอบให้มั่นใจว่ากระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อเป็นไปตามนโยบายการจัดซื้อภายในและข้อบังคับภายนอกอย่างเคร่งครัด คำขอซื้อที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดใน SAP Ariba อาจนำไปสู่ความเสี่ยงทางการเงิน การตรวจสอบบัญชี การใช้จ่ายนอกระบบ และความเสียหายต่อชื่อเสียง การปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับสูงช่วยให้ตรวจสอบความรับผิดชอบได้และเสริมการควบคุมทางการเงิน ProcessMind แสดงภาพรวมเส้นทางคำขอซื้อที่เกิดขึ้นจริงเทียบกับกฎการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ พร้อมแจ้งเตือนการเบี่ยงเบน การอนุมัติที่ไม่ได้รับอนุญาต หรือขั้นตอนที่ถูกข้ามโดยอัตโนมัติ และวัดจำนวนกรณีที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ข้อมูลนี้ช่วยให้องค์กรค้นหาสาเหตุและบังคับใช้นโยบายได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

การปรับเส้นทางที่คำขอซื้อผ่านแต่ละขั้นตอนอนุมัติให้คล่องตัวและเรียบง่ายเป็นสิ่งสำคัญต่อประสิทธิภาพ เส้นทางอนุมัติที่ซับซ้อนหรือซ้ำซ้อนใน SAP Ariba ทำให้เกิดความล่าช้าโดยไม่จำเป็นและเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาด การปรับเส้นทางให้เหมาะสมช่วยให้คำขอซื้อได้รับการตรวจสอบจากบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่ควร และทำให้กระบวนการโดยรวมคล่องตัวขึ้น ProcessMind ค้นหาและแสดงเส้นทางอนุมัติคำขอซื้อที่เกิดขึ้นจริงทั้งหมดโดยอัตโนมัติ พร้อมเปรียบเทียบกับเวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบไว้ ชี้เส้นทางที่ไม่เหมาะสม คอขวดจากผู้อนุมัติหรือแผนก และขั้นตอนหรือวงจรที่ไม่จำเป็น การวิเคราะห์นี้ช่วยให้คุณปรับตารางอำนาจอนุมัติในกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อโดยอิงข้อมูลจริง.

การลดงานที่ต้องทำด้วยมือในขั้นตอนเริ่มต้นคำขอซื้อ หมายถึงการทำกิจกรรมที่ซ้ำซ้อนหรือใช้ข้อมูลจำนวนมากให้เป็นระบบอัตโนมัติ การสร้างคำขอซื้อด้วยมือใน SAP Ariba มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและใช้เวลาที่ควรนำไปทำงานเชิงกลยุทธ์ การใช้ระบบอัตโนมัติมากขึ้นช่วยให้มีทรัพยากรไปทำงานอื่น เพิ่มคุณภาพข้อมูล และเร่งขั้นตอนเริ่มต้นของการจัดซื้อ ProcessMind วัดปริมาณงานและเวลาที่ใช้กับกิจกรรมต่าง ๆ ในการสร้างคำขอซื้อ พร้อมระบุการกรอกข้อมูลที่เกิดขึ้นบ่อย รูปแบบที่เกิดซ้ำ และข้อมูลที่มักขาดหาย ซึ่งอาจแก้ไขได้ด้วยการเชื่อมต่อระบบหรือกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มล่วงหน้า ข้อมูลนี้ช่วยกำหนดจุดเริ่มต้นที่ชัดเจนสำหรับการใช้ระบบอัตโนมัติในกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อ.

การติดตามสถานะและตำแหน่งของคำขอซื้อแต่ละรายการแบบเรียลไทม์ตลอดวงจรเป็นสิ่งจำเป็นต่อการบริหารเชิงรุก หากมองเห็นข้อมูลใน SAP Ariba ได้จำกัด ก็จะเกิดการสอบถามอยู่เสมอ พลาดกำหนดเวลา และคาดการณ์ผลการจัดซื้อได้ยาก การมีข้อมูลที่โปร่งใสขึ้นช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องตัดสินใจได้ดีขึ้น ProcessMind แสดงเส้นทางคำขอซื้อแต่ละรายการตั้งแต่ต้นจนจบ พร้อมสถานะปัจจุบัน เวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน และผู้รับผิดชอบ คุณจึงเห็นข้อมูลของกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อได้แบบเรียลไทม์ และทราบทันทีว่าคำขออยู่ที่ใดหรือกำลังรอการดำเนินการอะไร โดยไม่ต้องติดตามด้วยมือ.

เป้าหมายนี้มุ่งลดค่าใช้จ่ายในการสร้าง ดำเนินการ และอนุมัติคำขอซื้อโดยรวม ต้นทุนการดำเนินการที่สูงใน SAP Ariba มักเกิดจากความไม่มีประสิทธิภาพ งานแก้ไขซ้ำ วงจรที่ยาวนาน และการทำงานด้วยมือมากเกินไป การลดค่าใช้จ่ายช่วยเพิ่มผลประกอบการและปรับปรุงสถานะทางการเงินโดยตรง ProcessMind วัดผลกระทบด้านค่าใช้จ่ายจากรูปแบบการทำงานที่แตกต่างและคอขวดในกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อ พร้อมระบุกิจกรรมที่ใช้ทรัพยากรมาก มีงานแก้ไขซ้ำบ่อย หรือเกิดความล่าช้านาน เพื่อชี้จุดที่มาตรการประหยัดค่าใช้จ่าย เช่น การใช้ระบบอัตโนมัติหรือการปรับกระบวนการให้ง่ายขึ้น จะได้ผลดีที่สุด.

การกระจายงานอนุมัติให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องอย่างสมดุลช่วยป้องกันคอขวดและภาวะงานล้นมือ หากภาระงานไม่เท่ากัน คำขอซื้อที่ส่งให้ผู้อนุมัติซึ่งมีงานมากใน SAP Ariba อาจล่าช้า ขณะที่ผู้อนุมัติรายอื่นมีงานน้อย การกระจายงานให้สมดุลช่วยให้ระยะเวลาดำเนินการสม่ำเสมอและรักษาความต่อเนื่องของการปฏิบัติงาน ProcessMind วิเคราะห์การกระจายภาระงานของผู้อนุมัติทั้งหมดในกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อ พร้อมระบุบุคคลหรือกลุ่มที่มีจำนวนงานอนุมัติมากหรือน้อยอย่างต่อเนื่อง และระยะเวลาดำเนินการเฉลี่ย ข้อมูลนี้ช่วยให้องค์กรจัดสรรความรับผิดชอบใหม่ ปรับตารางอำนาจอนุมัติ หรือใช้แนวทางกระจายภาระงานเพื่อใช้ทรัพยากรให้เหมาะสม.

การลดสัดส่วนคำขอซื้อที่ถูกปฏิเสธหลังส่ง แสดงว่าคุณภาพข้อมูลเบื้องต้น การปฏิบัติตามนโยบาย และความชัดเจนของข้อกำหนดดีขึ้น อัตราการปฏิเสธที่สูงใน SAP Ariba ทำให้เสียเวลา เกิดความไม่พอใจ และล่าช้าอย่างมากในการจัดหาสินค้าและบริการที่จำเป็น การลดอัตรานี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความพึงพอใจของผู้ขอซื้อ ProcessMind ระบุสาเหตุและขั้นตอนที่มักเกิดการปฏิเสธ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลไม่ถูกต้อง การละเมิดนโยบาย หรือปัญหาด้านงบประมาณ โดยวิเคราะห์คุณลักษณะของกรณีคำขอซื้อที่ถูกปฏิเสธในกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงิน เพื่อค้นหาปัญหาเชิงระบบหรือความจำเป็นในการอบรมผู้ขอซื้อและผู้อนุมัติ และวางมาตรการป้องกันได้ตรงจุด.

การระบุคำขอซื้อเร่งด่วนและดำเนินการผ่านเส้นทางเร่งด่วนเป็นสิ่งสำคัญต่อความต่อเนื่องทางธุรกิจและการตอบสนองความต้องการที่สำคัญ แม้จะใช้เวิร์กโฟลว์มาตรฐานของ SAP Ariba ความล่าช้าของคำขอเร่งด่วนก็อาจส่งผลเสียอย่างมาก ตั้งแต่การหยุดชะงักของการผลิตไปจนถึงการพลาดโอกาสทางธุรกิจ เป้าหมายนี้จึงให้ความสำคัญกับการจัดซื้อที่จำเป็นเร่งด่วน ProcessMind แสดงและวัดระยะเวลาดำเนินการจริงของคำขอซื้อที่ระบุว่าเร่งด่วน พร้อมเปรียบเทียบกับเวลามาตรฐานหรือเวลาเป้าหมาย ชี้กรณีคำขอซื้อเร่งด่วนในกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินที่เบี่ยงเบนจากเส้นทางเร่งด่วนที่คาดไว้ ระบุจุดที่ล่าช้า และเสนอการปรับเวิร์กโฟลว์หรือจัดสรรทรัพยากรเฉพาะเพื่อให้ได้รับการดำเนินการก่อน.

เป้าหมายนี้มุ่งค้นหาและตัดกิจกรรมที่ซ้ำซ้อนหรือไม่เพิ่มคุณค่าออกจากกระบวนการขอซื้อ ขั้นตอนที่เกินจำเป็นใน SAP Ariba ทำให้วงจรยาวนานขึ้น เพิ่มค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงาน และทำให้กระบวนการซับซ้อนโดยไม่ช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น การปรับขั้นตอนให้คล่องตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและทำให้ผู้ใช้ได้รับประสบการณ์ที่ดีขึ้น ProcessMind ค้นหารูปแบบการทำงานที่เกิดขึ้นจริงทั้งหมด และแสดงกิจกรรมที่ไม่ได้ช่วยให้การอนุมัติคำขอซื้อเป็นไปตามข้อกำหนดและมีประสิทธิภาพ เมื่อเห็นการเบี่ยงเบนและเส้นทางที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐานในกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงินขั้นตอนการขอซื้อ คุณจะตัดสินใจปรับเวิร์กโฟลว์ให้ง่ายและเป็นมาตรฐานโดยอิงข้อมูลจริงได้.

แนวทางปรับปรุงกระบวนการขอซื้อ 6 ขั้นตอน

ดาวน์โหลดเทมเพลต

ส่งออกข้อมูลของคุณ

อัปโหลดชุดข้อมูลของคุณ

วิเคราะห์กระบวนการของคุณ

นำการปรับปรุงไปใช้

ติดตามกระบวนการของคุณ

ดาวน์โหลดเทมเพลต

สิ่งที่ต้องทำ

ดาวน์โหลดเทมเพลต Excel ที่จัดทำขึ้นสำหรับข้อมูลคำขอซื้อ เพื่อให้ข้อมูลของคุณอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้องสำหรับการวิเคราะห์.

ดูคู่มือเทมเพลตข้อมูล ดาวน์โหลดเทมเพลต

เหตุผลที่สำคัญ

การใช้เทมเพลตที่ถูกต้องช่วยป้องกันปัญหาคุณภาพข้อมูลและทำให้การวิเคราะห์ในขั้นต่อไปง่ายขึ้น เป็นพื้นฐานที่ดีสำหรับการปรับปรุงกระบวนการ.

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

เทมเพลต Excel ที่พร้อมกรอกและจัดทำขึ้นสำหรับข้อมูลคำขอซื้อ SAP Ariba โดยเฉพาะ.

สิ่งที่คุณจะได้รับ

ค้นพบข้อมูลเชิงลึกที่ซ่อนอยู่ในกระบวนการใบขอซื้อของ SAP Ariba

ProcessMind แสดงเส้นทางจริงของใบขอซื้อแต่ละรายการ ตั้งแต่สร้างจนถึงอนุมัติ พร้อมภาพแสดงความล่าช้าและขั้นตอนที่เบี่ยงเบนจากแนวทาง เพื่อช่วยปรับปรุงกระบวนการขอซื้อจนถึงชำระเงิน.

ระบุคอขวดในขั้นตอนใบขอซื้อได้อย่างตรงจุด
ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของใบขอซื้อใน SAP Ariba
ลดระยะเวลาของวงจรจัดซื้อจนถึงชำระเงิน
เห็นภาพทุกขั้นตอนการอนุมัติใบขอซื้อ

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

ผลลัพธ์ที่มักเกิดขึ้น

องค์กรได้อะไรจาก process mining สำหรับกระบวนการใบขอซื้อ

ผลลัพธ์เหล่านี้แสดงประโยชน์ที่วัดผลได้ ซึ่งองค์กรมักได้รับจากการใช้ process mining วิเคราะห์ข้อมูลกระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงิน โดยเฉพาะข้อมูลจาก SAP Ariba เมื่อใช้ Purchase Requisition ID เป็นรหัสอ้างอิงของแต่ละกรณี ธุรกิจจะค้นหาความไม่มีประสิทธิภาพและคอขวด แล้วปรับเวิร์กโฟลว์ให้ดีขึ้นได้.

0 %

อนุมัติได้เร็วขึ้น

เวลาอนุมัติเฉลี่ยที่ลดลง

เมื่อระบุและขจัดคอขวดในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้ องค์กรก็จะดำเนินการและอนุมัติใบขอซื้อได้เร็วขึ้น ส่งผลให้จัดซื้อได้รวดเร็วขึ้น.

0 %

ปฏิบัติตามนโยบายได้ดียิ่งขึ้น

จำนวนใบขอซื้อที่เป็นไปตามข้อกำหนดเพิ่มขึ้น

Process mining ช่วยตรวจสอบว่าใบขอซื้อเป็นไปตามเส้นทางอนุมัติและนโยบายที่กำหนดไว้หรือไม่ ลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และช่วยให้การจัดซื้อเป็นไปตามแนวทางภายในองค์กร.

0 %

ลดการแก้ไขใบขอซื้อซ้ำ

ความถี่ในการแก้ไขลดลง

ค้นหาสาเหตุของการแก้ไขงานซ้ำและลดจำนวนใบขอซื้อที่ต้องแก้ไขหรือถูกปฏิเสธ ช่วยให้ดำเนินการได้ราบรื่นขึ้น ลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง และลดความล่าช้า.

0 %

ลดต้นทุนการดำเนินการ

ต้นทุนรวมของใบขอซื้อลดลง

ตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ลดการแก้ไขงานซ้ำ และปรับกระบวนการอนุมัติให้กระชับขึ้น เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการใบขอซื้อ.

0 %

ปรับเส้นทางอนุมัติให้คล่องตัว

ลดขั้นตอนที่ไม่เพิ่มคุณค่า

ระบุและตัดขั้นตอนอนุมัติที่ซ้ำซ้อนหรือไม่เป็นไปตามมาตรฐาน ซึ่งทำให้วงจรใบขอซื้อยืดเยื้อ ช่วยให้กระบวนการมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และใช้งานง่ายขึ้น.

ผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของกระบวนการและคุณภาพข้อมูล ตัวเลขเหล่านี้เป็นการปรับปรุงที่พบได้โดยทั่วไปจากการนำระบบไปใช้.

ข้อมูลที่แนะนำ

เริ่มจากแอตทริบิวต์และกิจกรรมที่สำคัญที่สุด แล้วค่อยเพิ่มข้อมูลตามต้องการ.

เพิ่งเริ่มใช้บันทึกเหตุการณ์ใช่ไหม เรียนรู้ วิธีสร้าง event log สำหรับ process mining.

แอตทริบิวต์

ข้อมูลสำคัญที่ควรบันทึกเพื่อใช้วิเคราะห์

รหัสเฉพาะของเอกสารใบขอซื้อ ซึ่งใช้เป็นรหัสอ้างอิงหลักของแต่ละกรณีในกระบวนการ.

เหตุผลที่สำคัญ

นี่คือรหัสอ้างอิงหลักที่เชื่อมโยงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ทำให้วิเคราะห์กระบวนการใบขอซื้อตั้งแต่ต้นจนจบสำหรับแต่ละคำขอได้.

ชื่อเหตุการณ์ทางธุรกิจที่เกิดขึ้น ณ เวลาหนึ่งในวงจรใบขอซื้อ.

เหตุผลที่สำคัญ

ใช้ระบุขั้นตอนในกระบวนการ เพื่อแสดงภาพและวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์ใบขอซื้อ รวมถึงคอขวดและขั้นตอนที่เบี่ยงเบนไป.

วันที่และเวลาที่กิจกรรมเกิดขึ้นอย่างแม่นยำ ใช้เป็นเวลาหลักในการเรียงลำดับเหตุการณ์.

เหตุผลที่สำคัญ

คุณสมบัตินี้แสดงลำดับเหตุการณ์ตามเวลา และเป็นพื้นฐานสำหรับคำนวณประสิทธิภาพและระยะเวลาทั้งหมด เช่น ระยะเวลาดำเนินการและคอขวด.

รหัสหรือชื่อผู้ใช้ของผู้ที่ทำกิจกรรม เช่น ผู้ขอหรือผู้อนุมัติ.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยวิเคราะห์การกระจายภาระงาน ประสิทธิภาพของผู้ใช้ และการจัดสรรทรัพยากร รวมถึงระบุคอขวดที่เกิดจากผู้ใช้หรือทีมบางกลุ่ม.

แผนกธุรกิจหรือศูนย์ต้นทุนของพนักงานที่สร้างใบขอซื้อ.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยแบ่งกลุ่มและเปรียบเทียบประสิทธิภาพของกระบวนการในหน่วยงานต่างๆ พร้อมชี้ให้เห็นปัญหาหรือแนวทางปฏิบัติที่ดีของแต่ละแผนก.

มูลค่ารวมของใบขอซื้อ.

เหตุผลที่สำคัญ

ให้บริบททางการเงินที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์ว่ามูลค่าใบขอซื้อส่งผลต่อกระบวนการอย่างไร เช่น ระยะเวลาอนุมัติและความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์.

ประเภทของสินค้าหรือบริการที่ขอซื้อ เช่น 'อุปกรณ์ไอที' 'อุปกรณ์สำนักงาน' หรือ 'บริการวิชาชีพ'.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยวิเคราะห์ตามประเภทสินค้าและบริการที่จัดซื้อ เพื่อระบุคอขวดหรือปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดของแต่ละหมวดหมู่.

ตัวบ่งชี้ลำดับความสำคัญของใบขอซื้อ เช่น 'ปกติ' 'เร่งด่วน' หรือ 'เร่งด่วนมาก'.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยจัดลำดับความสำคัญในการวิเคราะห์และติดตามว่าใบขอซื้อที่มีความสำคัญสูงได้รับการดำเนินการเร็วขึ้นหรือไม่ เพื่อให้ตอบสนองความต้องการเร่งด่วนของธุรกิจได้.

ลำดับขั้นตอนอนุมัติที่กำหนดไว้ ซึ่งใบขอซื้อควรดำเนินตาม.

เหตุผลที่สำคัญ

ระบุกระบวนการมาตรฐานที่ควรปฏิบัติตาม เพื่อให้ตรวจสอบความสอดคล้องและตรวจพบขั้นตอนที่เบี่ยงเบนไปหรือการละเมิดนโยบายได้โดยอัตโนมัติ.

เหตุผลที่ผู้อนุมัติระบุเมื่อปฏิเสธใบขอซื้อหรือขั้นตอนอนุมัติ.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยให้เห็นโดยตรงว่าเหตุใดใบขอซื้อจึงไม่ผ่าน ทำให้วิเคราะห์หาสาเหตุเพื่อลดการแก้ไขงานซ้ำและเพิ่มโอกาสที่คำขอจะถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก.

สถานะปัจจุบันของใบขอซื้อในวงจรการทำงาน.

เหตุผลที่สำคัญ

ติดตามรายการใบขอซื้อแบบเรียลไทม์ ช่วยระบุและจัดการคำขอที่ค้างหรือใช้เวลานานก่อนจะกลายเป็นปัญหา.

กิจกรรม

ขั้นตอนกระบวนการที่ควรติดตามและปรับปรุง

บันทึกเวลาที่ผู้ใช้สร้างเอกสาร Purchase Requisition เป็นครั้งแรก โดยจะเก็บข้อมูลเมื่อบันทึกใบขอซื้อครั้งแรกในสถานะ 'Composing' หรือฉบับร่าง.

เหตุผลที่สำคัญ

นี่คือจุดเริ่มต้นของวงจรใบขอซื้อ การวิเคราะห์เวลาตั้งแต่สร้างจนถึงส่งคำขอช่วยวัดประสิทธิภาพของผู้ใช้และระบุความจำเป็นในการฝึกอบรม.

บันทึกการส่ง Purchase Requisition เข้าสู่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติอย่างเป็นทางการโดยผู้ขอ โดยดูจากการเปลี่ยนสถานะจาก 'Composing' เป็น 'Submitted'.

เหตุผลที่สำคัญ

นี่คือหมุดหมายสำคัญที่เริ่มกระบวนการอนุมัติ และจำเป็นต่อการวัด 'เวลารอบการอนุมัติใบขอซื้อ' และ 'ระยะเวลาตั้งแต่สร้างใบขอซื้อจนส่งคำขอ'.

บันทึกการอนุมัติ Purchase Requisition ขั้นสุดท้าย หลังจากผ่านทุกขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์ โดยดูจากการเปลี่ยนสถานะเป็น 'Approved'.

เหตุผลที่สำคัญ

นี่คือหมุดหมายสำคัญที่แสดงว่าขั้นตอนอนุมัติเสร็จสิ้น ใช้เป็นจุดสิ้นสุดในการวัด 'เวลาเฉลี่ยในการอนุมัติใบขอซื้อ' และแสดงว่าพร้อมสร้าง PO.

แสดงการปฏิเสธ Purchase Requisition หลังจากตรวจสอบแล้ว นี่คือสถานะสิ้นสุดของกระบวนการ โดยดูจากการเปลี่ยนสถานะเป็น 'Denied'.

เหตุผลที่สำคัญ

นี่คือจุดสิ้นสุดที่แสดงว่าคำขอไม่ผ่าน การวิเคราะห์ใบขอซื้อที่ถูกปฏิเสธจำเป็นต่อ KPI 'อัตราการปฏิเสธใบขอซื้อ' เพื่อค้นหารูปแบบและปรับปรุงคุณภาพคำขอ.

บันทึกการแปลง Purchase Requisition ที่อนุมัติแล้วเป็น Purchase Order สำเร็จ โดยดูจากการสร้างเอกสาร PO ที่อ้างอิงถึงใบขอซื้อ.

เหตุผลที่สำคัญ

นี่คือผลลัพธ์หลักที่แสดงว่ากระบวนการขอซื้อสำเร็จ และจำเป็นต่อการวัด KPI 'ระยะเวลาตั้งแต่ใบขอซื้อจนถึง PO'.

การปิด Purchase Requisition ในขั้นตอนสุดท้าย หลังจากดำเนินการที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น การสั่งซื้อและการรับสินค้าเสร็จแล้ว โดยดูจากการเปลี่ยนสถานะสุดท้ายเป็น 'Closed'.

เหตุผลที่สำคัญ

แสดงจุดสิ้นสุดของวงจรใบขอซื้อทั้งหมด การวิเคราะห์เวลาตั้งแต่สร้าง PO จนถึงปิดใบขอซื้ออาจช่วยค้นหาคอขวดในกระบวนการรับสินค้าหรือออกใบแจ้งหนี้ที่ตามมา.

คำถามที่พบบ่อย

process mining ช่วยปรับปรุงกระบวนการ P2P Requisition ใน SAP Ariba ได้อย่างไร?

process mining ระบุขั้นตอนการทำงานจริง ชี้คอขวด และค้นหาจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งซ่อนอยู่ในกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงิน หรือ P2P Requisition บน SAP Ariba โดยแสดงทุกขั้นตอนให้เห็น ช่วยให้คุณเข้าใจว่าความล่าช้า งานแก้ไขซ้ำ หรือกิจกรรมที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดเกิดขึ้นตรงไหน ข้อมูลเชิงลึกนี้ช่วยให้ตัดสินใจปรับปรุงการปฏิบัติงานโดยอิงข้อมูลจริงได้.

ต้องใช้ข้อมูลใดจาก SAP Ariba เพื่อทำ process mining กับกระบวนการขอซื้อ?

การทำ process mining กับคำขอซื้อใน SAP Ariba ต้องใช้ชุดข้อมูลบันทึกเหตุการณ์เป็นหลัก โดยควรมีรหัสกรณีที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งโดยทั่วไปคือ Purchase Requisition ID ชื่อกิจกรรมของแต่ละขั้นตอน และเวลาที่เกิดกิจกรรมอย่างแม่นยำ คุณสามารถเพิ่มข้อมูลอื่น เช่น ข้อมูลทรัพยากรหรือค่าใช้จ่าย เพื่อช่วยให้วิเคราะห์ได้ละเอียดขึ้น.

คาดหวังการปรับปรุงด้านใดได้บ้าง และต้องใช้เวลานานเท่าใด?

คุณอาจเห็นการปรับปรุงที่ชัดเจน เช่น ลดเวลาอนุมัติคำขอซื้อ ลดงานแก้ไขจากการปรับคำขอ และเพิ่มการปฏิบัติตามนโยบาย โดยทั่วไปจะเริ่มเห็นข้อมูลเกี่ยวกับการเบี่ยงเบนและคอขวดได้ภายในไม่กี่สัปดาห์หลังนำเข้าข้อมูล ส่วนการปรับปรุงให้เหมาะสมและผลลัพธ์ที่วัดได้ เช่น ลดค่าใช้จ่าย 15% หรือลดเวลา 30% จะค่อย ๆ เกิดขึ้นในช่วงหลายเดือน เมื่อเริ่มนำการปรับปรุงไปใช้.

process mining ระบุปัญหาอย่างการอนุมัติที่ใช้เวลานานหรืองานแก้ไขซ้ำในกระบวนการขอซื้อได้อย่างไร?

process mining วิเคราะห์เวลาและลำดับกิจกรรมในกระบวนการขอซื้อ เพื่อแสดงเส้นทางที่เกิดขึ้นจริง โดยวัดเวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน ชี้การวนซ้ำที่บ่งบอกถึงงานแก้ไข และระบุการเบี่ยงเบนจากเส้นทางอนุมัติมาตรฐานที่ทำให้เกิดความล่าช้า คุณจึงระบุขั้นตอนและผู้เกี่ยวข้องที่ทำให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพได้อย่างแม่นยำ.

process mining ช่วยให้มั่นใจได้หรือไม่ว่ากระบวนการ P2P Requisition เป็นไปตามนโยบายของเรา?

ได้ process mining ช่วยระบุการอนุมัติคำขอซื้อที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดและการเบี่ยงเบนจากนโยบายได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเปรียบเทียบการดำเนินงานจริงกับกฎและแบบจำลองกระบวนการที่กำหนดไว้ ระบบจะแจ้งกรณีที่คำขอซื้อข้ามขั้นตอนที่จำเป็นหรือได้รับอนุมัติจากผู้ที่ไม่มีอำนาจโดยอัตโนมัติ ช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายการปฏิบัติตามนโยบายคำขอซื้อ 95% ได้.

process mining เหมาะกับผู้ใช้ด้านเทคนิคเท่านั้นหรือผู้ใช้ทางธุรกิจก็ใช้ประโยชน์ได้?

เครื่องมือ process mining ออกแบบมาเพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริงแก่ทั้งผู้เกี่ยวข้องด้านเทคนิคและธุรกิจ แม้การดึงข้อมูลและตั้งค่าเริ่มต้นอาจต้องใช้ความเชี่ยวชาญด้านเทคนิค แต่ภาพแสดงข้อมูลและแดชบอร์ดการวิเคราะห์ก็ใช้งานเข้าใจง่าย ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ เจ้าของกระบวนการ และเจ้าหน้าที่กำกับดูแลจึงเข้าใจคอขวดและผลักดันการปรับปรุงได้ โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านเทคนิคเชิงลึก.

ต้องเตรียมความพร้อมด้านเทคนิคอะไรบ้างเพื่อใช้ process mining กับ SAP Ariba P2P Requisition?

สิ่งสำคัญที่สุดคือการเข้าถึงข้อมูล SAP Ariba อย่างปลอดภัย เพื่อดึงบันทึกเหตุการณ์ที่จำเป็น โดยทั่วไปจะใช้ความสามารถด้านรายงานหรือการเชื่อมต่อระบบของ SAP Ariba เช่น API หรือการส่งออกข้อมูล นอกจากนี้ คุณต้องมีแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ process mining สำหรับนำเข้าข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูลดังกล่าวด้วย.

"บันทึกเหตุการณ์" ในบริบทของคำขอซื้อ SAP Ariba คืออะไร และสำคัญอย่างไร?

บันทึกเหตุการณ์คือชุดข้อมูลที่จัดโครงสร้างไว้ โดยบันทึกทุกขั้นตอนหรือ “เหตุการณ์” ที่เกิดขึ้นกับ Purchase Requisition ID แต่ละรายการใน SAP Ariba ข้อมูลนี้เป็นวัตถุดิบสำคัญสำหรับ process mining เพราะช่วยให้ซอฟต์แวร์สร้างภาพเส้นทางการทำงานทั้งหมดของใบขอซื้อแต่ละรายการได้ หากบันทึกเหตุการณ์ไม่ถูกต้อง process mining ก็ทำงานไม่ได้.

process mining แตกต่างจากรายงานมาตรฐานของ SAP Ariba อย่างไร?

รายงานมาตรฐานของ SAP Ariba มักแสดงตัวชี้วัดและข้อมูลสรุปที่กำหนดไว้ล่วงหน้าตามโครงสร้างข้อมูลที่คาดการณ์ไว้ ส่วน process mining จะค้นหาเส้นทางการทำงานจริงจากข้อมูลเหตุการณ์โดยตรง ทำให้เห็นทั้งรูปแบบที่แตกต่างและขั้นตอนที่เบี่ยงเบนไป ไม่ใช่แค่ขั้นตอนที่คาดว่าจะเกิดขึ้น จึงช่วยค้นหาความไม่มีประสิทธิภาพและการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่รายงานทั่วไปอาจมองไม่เห็น.

process mining ช่วยจัดการภาระงานอนุมัติที่ไม่สมดุลและคอขวดได้อย่างไร?

process mining วิเคราะห์บันทึกเหตุการณ์เพื่อดูว่าใบขอซื้อแต่ละรายการค้างอยู่กับผู้อนุมัติแต่ละคนนานเท่าใด และระบุเส้นทางอนุมัติที่มักทำให้เกิดความล่าช้าได้ คุณจึงเห็นการกระจายภาระงาน ระบุผู้อนุมัติที่มีงานล้นมือ และค้นหาคอขวดในลำดับชั้นการอนุมัติได้ ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ช่วยให้ปรับสมดุลภาระงานได้ตรงจุด และเร่งดำเนินการกับใบขอซื้อเร่งด่วน.

ลดความล่าช้าและปรับปรุงกระบวนการใบขอซื้อให้มีประสิทธิภาพ

ระบุจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพใน SAP Ariba และลดระยะเวลาดำเนินการได้ 30%.

เริ่มทดลองใช้ฟรี

ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ตั้งค่าได้รวดเร็วและง่ายดาย.