ปรับปรุงการจัดการคำขอบริการของคุณ
เลือกกระบวนการ
เลือกกระบวนการเพื่อทำงานต่อในพื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อไว้.
ปรับปรุงการจัดการคำขอบริการใน Jira ให้แก้ไขได้เร็วขึ้น
การจัดการคำขอบริการมักมีคอขวดที่กระทบต่อประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนด โซลูชันของเราช่วยให้คุณติดตามขั้นตอนการทำงานทั้งหมด ระบุจุดที่ล่าช้า และค้นหาโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการ เพื่อให้แก้ไขคำขอได้รวดเร็วและลูกค้าพึงพอใจยิ่งขึ้น.
ดาวน์โหลดเทมเพลตข้อมูลที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า แล้วจัดการความท้าทายที่พบบ่อยเพื่อให้บรรลุเป้าหมายด้านประสิทธิภาพ ทำตามแผนปรับปรุง 6 ขั้นตอน และดูคู่มือเทมเพลตข้อมูลเพื่อยกระดับการปฏิบัติการของคุณ.
แสดงคำอธิบายโดยละเอียด
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ทำไมจึงควรปรับปรุงการจัดการคำขอบริการ?
การจัดการคำขอบริการเป็นงานสำคัญของทุกองค์กร เพราะเป็นช่องทางหลักที่ผู้ใช้ใช้ขอรับบริการ ข้อมูล และความช่วยเหลือ ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปลี่ยนแปลงรวดเร็ว ประสิทธิภาพของกระบวนการนี้ส่งผลโดยตรงต่อความพึงพอใจของลูกค้า ต้นทุนการปฏิบัติการ และความคล่องตัวของธุรกิจ แม้ระบบอย่าง Jira Service Management จะมีเครื่องมือพื้นฐานให้ใช้งาน แต่ความท้าทายคือทำอย่างไรให้คำขอไหลจากการส่งคำขอไปจนถึงการแก้ไขได้อย่างราบรื่น โดยไม่ล่าช้าหรือเกิดงานซ้ำโดยไม่จำเป็น
การจัดการคำขอบริการที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจก่อให้เกิดปัญหาต่อเนื่อง เวลาที่ใช้ดำเนินการนานทำให้ผู้ใช้ไม่พอใจ และอาจส่งผลให้เลิกใช้บริการหรือทำงานได้ลดลง คอขวดทำให้มีงานค้าง สร้างภาระให้ทรัพยากรและเพิ่มค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติการ นอกจากนี้ การไม่ปฏิบัติตามข้อตกลงระดับการให้บริการ (SLA) ยังอาจกระทบชื่อเสียงและทำให้เกิดค่าปรับ การเข้าใจเส้นทางจริงของคำขอบริการจึงสำคัญต่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและการให้บริการที่ดี แม้รายงานแบบคงที่จะบอกภาพรวมได้ไม่ครบก็ตาม
process mining ช่วยวิเคราะห์คำขอบริการได้อย่างไร
เครื่องมือรายงานทั่วไปใน Jira Service Management ให้ข้อมูลตัวชี้วัดที่มีประโยชน์ แต่บ่อยครั้งยังแสดงเส้นทางทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบของกระบวนการจัดการคำขอบริการได้ไม่ครบ process mining ใช้ข้อมูลบันทึกเหตุการณ์ที่มีอยู่ในระบบ Jira Service Management เพื่อสร้างแผนผังกระบวนการจริงจากข้อมูลอย่างเป็นกลาง
process mining ใช้ Service Request ID เป็นรหัสเคส แล้วติดตามทุกกิจกรรม เช่น "สร้างคำขอบริการ" "คัดกรองคำขอบริการ" "ขอข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้ส่งคำขอ" หรือ "แก้ไขคำขอบริการแล้ว" ระบบแสดงเส้นทางที่คำขอแต่ละรายการดำเนินไปจริง พร้อมชี้ให้เห็นจุดที่ต่างจากกระบวนการที่กำหนด จุดที่คำขอติดค้าง และเวลาที่ใช้ในแต่ละกิจกรรมหรือการเปลี่ยนผ่าน คุณจึงตรวจสอบข้อมูลจริงแทนการคาดเดา และค้นพบจุดที่ทำงานได้ไม่มีประสิทธิภาพ งานซ้ำ และรูปแบบที่ไม่คาดคิดซึ่งส่งผลต่อเวลาที่ใช้จัดการคำขอได้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ยังวิเคราะห์ประเภทบริการ ประสิทธิภาพของเจ้าหน้าที่ หรือช่องทางรับคำขอ เพื่อระบุจุดที่ควรปรับปรุงได้
จุดสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการ
process mining ช่วยให้คุณเห็นข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนในหลายด้านสำคัญของกระบวนการจัดการคำขอบริการ:
- ค้นหาคอขวด: ระบุขั้นตอนหรือการเปลี่ยนผ่านที่มีคำขอสะสมหรือใช้เวลารอนานได้ทันที เช่น อาจพบกิจกรรม "ดำเนินการตรวจสอบภายใน" ที่ทำให้คำขอบางประเภทล่าช้าอย่างมาก
- งานซ้ำและขั้นตอนที่เบี่ยงเบน: ดูรูปแบบการวนกลับไปทำงานซ้ำ เช่น คำขอที่สลับไปมาระหว่าง "พัฒนา/นำโซลูชันไปใช้" กับ "ดำเนินการตรวจสอบภายใน" หรือมีการ "ขอข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้ส่งคำขอ" บ่อยครั้ง ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณปรับปรุงการเก็บข้อมูลตั้งแต่ต้นหรือยกระดับคุณภาพของโซลูชัน
- วิเคราะห์การปฏิบัติตาม SLA: ระบุเส้นทางกระบวนการหรือเจ้าหน้าที่ที่ทำให้เกิดการละเมิด SLA ได้อย่างชัดเจน พร้อมตรวจสอบว่าความล่าช้าเกิดขึ้นระหว่างการจัดลำดับความสำคัญ การมอบหมาย หรือการยืนยันการแก้ไข
- ปรับการจัดสรรทรัพยากร: วิเคราะห์ภาระงานและประสิทธิภาพของเจ้าหน้าที่จากการทำงานจริง เพื่อช่วยกระจายงานให้สมดุลและค้นหากิจกรรมที่ควรจัดอบรมเพิ่มเติม
- ค้นหาโอกาสในการทำงานอัตโนมัติ: ค้นหางานที่ทำด้วยมือและทำซ้ำ ซึ่งอาจเหมาะกับการทำงานอัตโนมัติใน workflow ของ Jira Service Management เมื่อวิเคราะห์เส้นทางกระบวนการแล้ว ช่วยลดข้อผิดพลาดจากคนและเร่งการแก้ไขคำขอ
ผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการปรับปรุงกระบวนการ
การใช้ process mining ปรับปรุงกระบวนการจัดการคำขอบริการช่วยให้เกิดผลลัพธ์ที่วัดได้ ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อต้นทุนและชื่อเสียงขององค์กร คุณคาดหวังผลลัพธ์ต่อไปนี้ได้:
- ลดเวลาจัดการคำขอบริการ: เมื่อค้นหาและแก้ไขคอขวดกับงานซ้ำได้ คุณจะลดเวลาเฉลี่ยในการจัดการคำขอบริการ ทำให้ส่งมอบบริการได้เร็วขึ้น
- เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า: การจัดการคำขออย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพช่วยให้ผู้ใช้พึงพอใจและเพิ่มความภักดีของลูกค้า
- ลดต้นทุนการปฏิบัติการ: การปรับขั้นตอน ลดงานซ้ำ และจัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสม ช่วยลดค่าใช้จ่ายจากการทำงานที่สูญเปล่าและเพิ่มประสิทธิภาพ
- ปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการกำกับดูแล: ช่วยให้กระบวนการจัดการคำขอบริการเป็นไปตามนโยบายภายใน กฎระเบียบของอุตสาหกรรม และ SLA ภายนอกอย่างสม่ำเสมอ ลดความเสี่ยงและรักษาความไว้วางใจ
- เพิ่มประสิทธิภาพของทีม: ช่วยให้เจ้าหน้าที่ทำงานตามขั้นตอนที่ชัดเจนขึ้น ลดเวลาที่เสียไปกับกิจกรรมที่ไม่มีประสิทธิภาพ และมีเวลาให้กับงานที่สร้างคุณค่า
เริ่มต้นปรับปรุงกระบวนการ
คุณไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านเทคนิคที่ซับซ้อนเพื่อเริ่มปรับปรุงกระบวนการจัดการคำขอบริการใน Jira Service Management แนวทางของเราช่วยให้คุณใช้ข้อมูล Jira ที่มีอยู่เพื่อทำความเข้าใจประสิทธิภาพของกระบวนการได้ชัดเจนยิ่งขึ้น เมื่อใช้ process mining คุณจะปรับปรุงการให้บริการจากการแก้ปัญหาเมื่อเกิดเหตุ ไปสู่การปรับปรุงเชิงรุกที่อิงข้อมูล เริ่มค้นหาวิธีปรับปรุงการจัดการคำขอบริการวันนี้ และใช้ศักยภาพของการปฏิบัติการด้านบริการให้เต็มที่.
แนวทางปรับปรุง Service Request Management ใน 6 ขั้นตอน
ดาวน์โหลดเทมเพลต
สิ่งที่ต้องทำ
ดาวน์โหลดเทมเพลต Excel ที่เตรียมไว้สำหรับข้อมูล Service Request Management โดยเฉพาะ เทมเพลตนี้มีโครงสร้างที่เหมาะสำหรับข้อมูลกระบวนการของคุณ.
เหตุผลที่สำคัญ
โครงสร้างข้อมูลที่เป็นมาตรฐานช่วยให้วิเคราะห์ได้แม่นยำ โดยบันทึกข้อมูลที่จำเป็นอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้.
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
เทมเพลตพร้อมใช้งานที่ช่วยจัดระเบียบข้อมูลกระบวนการ Service Request Management ได้อย่างชัดเจน.
ส่งออกข้อมูลของคุณ
สิ่งที่ต้องทำ
ดึงข้อมูล Service Request ย้อนหลัง 3-6 เดือนจาก Jira Service Management แล้วกรอกเหตุการณ์และคุณลักษณะของกระบวนการจริงลงในเทมเพลตที่ดาวน์โหลดไว้.
เหตุผลที่สำคัญ
ข้อมูลย้อนหลังช่วยให้เห็นผลการดำเนินงานที่ผ่านมาอย่างสมจริง ทั้งรูปแบบที่เกิดซ้ำ ความไม่มีประสิทธิภาพ และช่องว่างด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด.
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
ชุดข้อมูลกิจกรรม Service Request Management ของคุณที่พร้อมสำหรับการวิเคราะห์ด้วย process mining.
อัปโหลดชุดข้อมูลของคุณ
สิ่งที่ต้องทำ
อัปโหลดเทมเพลต Excel ที่กรอกข้อมูลแล้วไปยังแพลตฟอร์ม ProcessMind อย่างปลอดภัย ระบบจะเตรียมข้อมูลของคุณสำหรับการวิเคราะห์โดยอัตโนมัติ.
เหตุผลที่สำคัญ
นำเข้าข้อมูลได้ง่าย ช่วยให้เริ่มวิเคราะห์ได้เร็ว ระบบเปลี่ยนข้อมูลดิบให้เป็นโมเดลกระบวนการที่เข้าใจได้โดยไม่ต้องทำแผนที่ด้วยตนเอง.
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
ข้อมูล Service Request Management ของคุณที่ผ่านการประมวลผลและแสดงผลใน ProcessMind เป็นแผนผังกระบวนการแบบโต้ตอบ.
วิเคราะห์กระบวนการของคุณ
สิ่งที่ต้องทำ
สำรวจแดชบอร์ดที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อดูขั้นตอนการทำงานของ Service Request Management ระบุคอขวด งานที่ต้องทำซ้ำ และจุดที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด.
เหตุผลที่สำคัญ
ทำความเข้าใจว่าคำขอบริการดำเนินไปอย่างไรจริง ไม่ใช่แค่ตามที่ควรจะเป็น ระบุจุดที่ควรปรับปรุงได้อย่างแม่นยำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ.
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
เข้าใจจุดแข็งและจุดที่ควรปรับปรุงของกระบวนการ พร้อมข้อมูลเชิงลึกจากข้อมูลจริงและคำแนะนำจาก AI.
นำการปรับปรุงไปใช้
สิ่งที่ต้องทำ
จัดลำดับความสำคัญและดำเนินการตามโอกาสในการปรับปรุงที่พบ เช่น ปรับขั้นตอนคัดแยกคำขอให้กระชับขึ้น หรือทำงานประจำใน Jira Service Management ให้เป็นอัตโนมัติ.
เหตุผลที่สำคัญ
การนำข้อมูลเชิงลึกไปลงมือทำเป็นหัวใจสำคัญที่จะช่วยให้เห็นผลจริง เช่น แก้ไขคำขอได้เร็วขึ้น ลดต้นทุนการปฏิบัติการ และปรับปรุงประสบการณ์ของเจ้าหน้าที่.
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
ปรับกระบวนการ Service Request Management ในจุดที่พบความไม่มีประสิทธิภาพและปัญหาในการทำงาน.
ติดตามกระบวนการของคุณ
สิ่งที่ต้องทำ
ส่งออกและอัปโหลดข้อมูล Service Request จาก Jira Service Management ที่อัปเดตแล้วเป็นระยะ เพื่อติดตามผลของการเปลี่ยนแปลงที่นำไปใช้ได้อย่างต่อเนื่อง.
เหตุผลที่สำคัญ
การติดตามอย่างต่อเนื่องช่วยให้การปรับปรุงเกิดผลในระยะยาว คุณจึงรับมือกับความท้าทายใหม่ๆ และรักษาประสิทธิภาพการให้บริการไว้ได้.
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
ติดตามผลการดำเนินงาน Service Request Management อย่างต่อเนื่อง พร้อมวัดการปรับปรุง KPI และรักษาประสิทธิภาพการปฏิบัติการในระยะยาว.
สิ่งที่คุณจะได้รับ
ค้นพบข้อมูลเชิงลึกที่ซ่อนอยู่ เพื่อแก้ไขคำขอบริการได้รวดเร็ว
- ดูขั้นตอนการทำงานจริงของคำขอบริการ
- ระบุคอขวดและความล่าช้าสำคัญใน Jira
- ค้นหาโอกาสในการปรับปรุงได้ทันที
- เร่งการแก้ไขคำขอและเพิ่มความพึงพอใจ
ผลลัพธ์ที่พบโดยทั่วไป
ผลการปรับปรุง Service Request Management ที่เกิดขึ้นจริง
ผลลัพธ์เหล่านี้แสดงให้เห็นประโยชน์ที่องค์กรได้รับจากการใช้ process mining กับเวิร์กโฟลว์ Service Request Management โดยเฉพาะเมื่อวิเคราะห์ข้อมูล Service Request ID จากระบบอย่าง Jira Service Management พร้อมชี้ให้เห็นจุดที่มักปรับปรุงได้จากข้อมูลเชิงลึกที่อิงข้อมูลจริง.
ลดเวลาเฉลี่ยตั้งแต่เริ่มจนจบ
Process mining ระบุคอขวดและวงจรการทำงานซ้ำ ช่วยให้เส้นทางตั้งแต่สร้างคำขอจนถึงแก้ไขเสร็จมีขั้นตอนกระชับขึ้นและใช้เวลาน้อยลง ลูกค้าจึงได้รับการแก้ไขปัญหาเร็วขึ้น.
ทำได้ตามเป้าหมายการให้บริการมากขึ้น
เมื่อเห็นเส้นทางการทำงานจริงของคำขอเทียบกับเป้าหมาย SLA องค์กรก็จัดการจุดที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมายและปัญหาการจัดสรรทรัพยากรได้ล่วงหน้า ช่วยให้คำขอเป็นไปตามข้อตกลงการให้บริการมากขึ้น พร้อมยกระดับคุณภาพบริการและความเชื่อมั่นของลูกค้า.
ลดปัญหาที่ต้องกลับมาแก้ไขอีก
Process mining เผยสาเหตุที่ทำให้คำขอถูกเปิดใหม่ เช่น การแก้ไขครั้งแรกไม่ครบถ้วนหรือเก็บข้อมูลไม่เพียงพอ การจัดการปัญหาต้นเหตุเหล่านี้ช่วยลดงานซ้ำ ประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่ และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า.
มอบหมายให้เจ้าหน้าที่ได้เร็วขึ้น
Process mining เผยความล่าช้าในขั้นตอนคัดแยกและมอบหมายงานช่วงแรก ซึ่งมักเกิดจากขั้นตอนที่ต้องทำด้วยตนเองหรือกฎการส่งต่องานที่ไม่มีประสิทธิภาพ การปรับปรุงขั้นตอนเหล่านี้ช่วยให้คำขอถึงเจ้าหน้าที่ที่เหมาะสมเร็วขึ้น และเร่งกระบวนการทั้งหมด.
ปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนดไว้
Process mining แสดงให้เห็นว่ากระบวนการทำงานจริงเป็นอย่างไร พร้อมชี้จุดที่ต่างจากขั้นตอนมาตรฐาน คุณจึงกำหนดมาตรการแก้ไขได้ตรงจุด เพื่อเพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนดและลดความเสี่ยงในการดำเนินงาน.
ผลลัพธ์จริงขึ้นอยู่กับขอบเขตของกระบวนการ บริบทขององค์กร และคุณภาพข้อมูล ตัวเลขเหล่านี้เป็นตัวอย่างการปรับปรุงที่พบได้ทั่วไปจากการนำ process mining ไปใช้ในกระบวนการต่างๆ.
ข้อมูลที่แนะนำ
คำถามที่พบบ่อย
คำถามที่พบบ่อย
Process mining แสดงขั้นตอนการทำงานจริงของคำขอบริการ ช่วยระบุจุดที่ต่างจากเส้นทางที่คาดไว้และเผยให้เห็นคอขวดที่ซ่อนอยู่ คุณจะเห็นได้ว่าคำขอติดอยู่ตรงไหน เหตุใดจึงใช้เวลาแก้ไขนาน และจุดใดใน Jira Service Management ที่มักไม่เป็นไปตาม SLA.
ข้อมูลหลักที่ต้องใช้คือบันทึกเหตุการณ์ ซึ่งโดยทั่วไปประกอบด้วย Service Request ID ที่ใช้ระบุเคส ชื่อกิจกรรม และเวลาที่เกิดเหตุการณ์แต่ละครั้ง คุณสามารถเพิ่มคุณลักษณะอื่นๆ เช่น เจ้าหน้าที่ การเปลี่ยนสถานะ และรายละเอียดการแก้ไข เพื่อให้วิเคราะห์ได้ลึกขึ้น โดยปกติส่งออกข้อมูลนี้จาก Jira Service Management ได้.
หลังดึงข้อมูลและเตรียมข้อมูลเบื้องต้นแล้ว ซึ่งอาจใช้เวลาต่างกันตามปริมาณและความซับซ้อนของข้อมูล โดยทั่วไปจะสร้างแผนผังกระบวนการและข้อมูลเชิงลึกเบื้องต้นได้ภายในไม่กี่วันถึงสองสามสัปดาห์ ขั้นตอนนี้ช่วยให้เห็นจุดเบี่ยงเบนสำคัญและโอกาสในการปรับปรุงได้อย่างรวดเร็ว.
คุณอาจลดเวลาแก้ไขคำขอ เพิ่มการปฏิบัติตาม SLA และจัดสรรทรัพยากรได้ดีขึ้น process mining ยังช่วยลดจำนวนคำขอที่เปิดใหม่และลดการขอข้อมูลจากเจ้าหน้าที่ซ้ำ ส่งผลให้คุณภาพบริการดีขึ้น.
ได้ process mining ช่วยแสดงขั้นตอนการทำงานจริงและระบุจุดที่คำขอสะสมหรือใช้เวลานานเกินไปได้อย่างชัดเจน คุณจึงหากิจกรรมหรือคิวงานของเจ้าหน้าที่ที่ทำให้ล่าช้าได้ เช่น ขั้นตอนคัดแยก การอนุมัติ หรือการประสานงานกับผู้ให้บริการภายนอก.
การเข้าใจโครงสร้างข้อมูล Jira Service Management เบื้องต้นจะช่วยให้ดึงข้อมูลได้สะดวกขึ้น แต่เครื่องมือ process mining รุ่นใหม่ออกแบบมาให้ใช้งานง่าย แพลตฟอร์มส่วนใหญ่มีหน้าจอแบบภาพ และผู้ให้บริการหลายรายมีบริการช่วยตั้งค่าและวิเคราะห์ข้อมูลในช่วงเริ่มต้น.
process mining ช่วยเปรียบเทียบวิธีจัดการคำขอบริการจริงกับโมเดลกระบวนการมาตรฐานที่กำหนดไว้ พร้อมแสดงทุกจุดที่แตกต่าง การข้ามขั้นตอน หรือขั้นตอนที่เพิ่มเข้ามา คุณจึงระบุการทำงานที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดและกำกับให้ปฏิบัติตามขั้นตอนมาตรฐานได้ ช่วยให้บริการมีความสม่ำเสมอและเป็นไปตามนโยบายภายใน.
โดยทั่วไปต้องเข้าถึง Jira Service Management เพื่อดึงข้อมูล มีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมสำหรับซอฟต์แวร์ process mining และอาจต้องเชื่อมต่อกับระบบคลังข้อมูลที่ใช้อยู่ เครื่องมือบนคลาวด์อาจช่วยลดความจำเป็นด้านโครงสร้างพื้นฐาน.
เริ่มปรับปรุงการจัดการคำขอบริการใน Jira วันนี้
ทำระบบอัตโนมัติได้ 70% และยุติการดำเนินการที่ล่าช้า เพิ่มประสิทธิภาพได้ทันที!
ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ตั้งค่าเสร็จในไม่กี่นาที.