Fejlessze szerződéskezelését

Miért érdemes optimalizálni a szerződéskezelést az SAP Ariba Contracts rendszerben?

A hatékony szerződéskezelés minden szervezet számára fontos: ez tartja össze az üzleti kapcsolatokat, és hozzájárul a pénzügyi stabilitáshoz. Az SAP Ariba Contracts hasznos eszközöket kínál, de a tényleges folyamat összetett lehet, és jelentős hatékonyságvesztéshez vezethet. A szerződéses ciklusok elhúzódása, az elmulasztott megfelelési kötelezettségek és a tárgyalások átláthatatlansága közvetlenül befolyásolhatja a bevételek elszámolását, növelheti a működési költségeket, és szükségtelen kockázatoknak teheti ki a szervezetet. A szerződéskezelés megértése és fejlesztése nem merül ki egy rendszer bevezetésében. Arról is szól, hogy minden szerződés hatékonyan haladjon a kezdeményezéstől a megkötésen át a későbbi szakaszokig, védve az Ön érdekeit és növelve a szerződések értékét.

A hatékonyság hiánya többek között abban mutatkozhat meg, hogy a szerződések elakadnak az ellenőrzésnél, elhúzódnak a tárgyalások, vagy következetlenek a jóváhagyási munkafolyamatok. Ha ezekkel nem foglalkozik, jelentős pénzügyi veszteség, romló beszállítói vagy ügyfélkapcsolat, valamint a szerződéses kötelezettségek reaktív kezelése lehet a következmény. A folyamat optimalizálásával gyorsabban zárhatja le az üzleteket, erősítheti a megfelelést, és következetesen gondoskodhat a szerződéses feltételek teljesítéséről.

Hogyan javítja a process mining az SAP Ariba Contracts teljesítményét?

A process mining adatokra épülő módszert kínál annak feltárására, hogyan működik valójában a szerződéskezelési folyamat az SAP Ariba Contracts rendszerben. A feltételezésekre vagy kézi ellenőrzésekre építő hagyományos módszerekkel szemben a process mining közvetlenül az SAP Ariba Contracts rendszer eseménynaplójának adatait használja. A rendszer minden szerződésazonosítóhoz tartozó digitális nyomot elemezve rekonstruálja a szerződés teljes útját a „Szerződésigény kezdeményezése” lépéstől a „Szerződés megkötése vagy aláírása” tevékenységen át a későbbi szakaszokig. Így objektív képet kap arról, hogyan halad ténylegesen a munka, nem csak arról, hogyan kellene haladnia.

Ez a nézet a szerződéskezelési folyamat egészét bemutatja, az első igénytől a tárgyaláson és a szerződéskötésen át a szerződéskötés utáni szakaszokig. Segítségével elemezheti a szerződéses ciklusok hosszát, feltárhatja az ellenőrzési és jóváhagyási munkafolyamatok szűk keresztmetszeteit, és nyomon követheti a szerződéses kötelezettségek teljesítését. Az egyes szerződések teljes életciklusának követésével javíthatja a tárgyalási stratégiát, csökkentheti a jogi kockázatokat, és időben gondoskodhat a megújításról vagy a lezárásról. Ez hatékonyabb működést és jobb irányítást tesz lehetővé. Pontosan láthatja, hol keletkeznek késések, kik vesznek részt a szűk keresztmetszetet okozó lépésekben, és hogyan hatnak a folyamat eltérései a teljes ciklusidőre. Így eredményesen csökkentheti a szerződéskezelési ciklus hosszát.

A szerződéskezelési folyamat fejlesztésének fő területei

Az SAP Ariba Contracts szerződéskezelési folyamatára alkalmazott process mining jellemzően több optimalizálható területet tár fel:

• A jóváhagyási munkafolyamatok egyszerűsítése: Azonosítsa azokat a jóváhagyási lépéseket vagy felelősöket, amelyek rendszeresen késedelmet okoznak, és meghosszabbítják a szerződéses ciklusokat. Ezután módosíthatja az útválasztási szabályokat vagy az eszkalációs folyamatokat.
• A tárgyalási ciklusok felgyorsítása: Tárja fel, mely szakaszokban javítják vagy küldik vissza túl sokszor a szerződéseket. Ez utalhat a kezdeti tervezet, a feltételek egyértelműsége vagy a tárgyalási stratégia problémáira.
• A megfelelés és a kockázatkezelés javítása: Jelenítse meg az eltéréseket a szabványos működési eljárásoktól, és ellenőrizze, hogy minden szükséges belső és jogi felülvizsgálat megtörtént-e, illetve rögzítették-e.
• A szerződések elkészítésének és ellenőrzésének optimalizálása: Vizsgálja meg, mennyi időt vesz igénybe a „Szerződéstervezet elkészítése”, a „Belső ellenőrzés elvégzése” és a „Jogi ellenőrzés elvégzése”. Így feltárhatja a sablonok, a képzés vagy az erőforrások elosztásának fejlesztési lehetőségeit.
• A szerződéskötés utáni kezelés javítása: Kövesse nyomon a „Kötelezettségek nyomon követése”, a „Megfelelési ellenőrzés elvégzése” és a „Szerződés megújítása” tevékenységek hatékonyságát, hogy a szerződések életciklusát időben és tervszerűen kezelhesse.

A folyamatoptimalizálás várható eredményei

Az SAP Ariba Contracts rendszerben végzett process mining elemzéssel mérhető javulást érhet el a szerződéskezelésben. Például:

• Rövidebb szerződéses ciklusok: Jelentősen csökkentheti a szerződésigény és a szerződéskötés közötti időt, így hamarabb realizálhat bevételt vagy takaríthat meg költséget.
• Alacsonyabb működési költségek: A hatékonyság növelésével és az automatizálási lehetőségek feltárásával csökkentheti a szerződések kezelésére fordított emberi és pénzügyi erőforrásokat.
• Jobb megfelelés és kisebb kockázat: Gondoskodhat a belső szabályzatok és a külső előírások betartásáról, mérsékelve a meg nem felelésből eredő jogi és pénzügyi kockázatokat.
• Eredményesebb tárgyalások: A tárgyalási minták elemzésével adatokkal támogathatja a csapatokat abban, hogy kedvezőbb feltételeket érjenek el.
• Nagyobb átláthatóság és kontroll: Pontosabb képet kaphat a teljes szerződésállományról és a folyamatok teljesítményéről, így proaktívan irányíthat és megalapozott stratégiai döntéseket hozhat.

A szerződéskezelés fejlesztésének megkezdése

Az SAP Ariba Contracts szerződéskezelési folyamatának fejlesztése process mining segítségével egyszerűbb, mint gondolná. A meglévő rendszeradatok elemzésével jelentős kézi munka nélkül juthat gyorsan hasznosítható megállapításokhoz. Útmutatónk lépésről lépésre bemutatja, hogyan fejlesztheti a szerződéskezelést és rövidítheti le a szerződéses ciklusokat. Támaszkodjon az adatokra, használja ki jobban a szerződésekben rejlő lehetőségeket, és tegye hatékonyabbá a működést. Ismerje meg, hogyan kezdheti el még ma a szerződések életciklusának optimalizálását.