> Folyamatos folyamatfejlesztés > Könyvelési tétel rögzítése és jelentéskészítés > BlackLine

Fejlessze a Record to Report naplóbejegyzési folyamatát

A BlackLine naplóbejegyzési folyamatának optimalizálása: útmutató 6 lépésben

Adatsablon letöltése

Fejlessze a Record to Report naplóbejegyzési folyamatát

Könyvelési tétel rögzítése és jelentéskészítés

BlackLine

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok

Elérhető rendszerek

Kihívások(11)Célok(11)6 lépés Előnézet Eredmények Adatok GYIK(5)

Tegye hatékonyabbá a BlackLine könyvelési tételeinek feldolgozását, és javítsa a megfelelést

A folyamatlépések késései hátráltathatják a pénzügyi zárást. Megoldásunk segít feltárni a hatékonysági problémákat, megérteni a megfelelési hiányosságokat és egyszerűsíteni a működést. Ismerje meg, hogyan fejlesztheti folyamatait, és készíthet gyorsabban pontos jelentéseket.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes optimalizálni a könyvelési tételek rögzítésétől a jelentéskészítésig tartó folyamatot a BlackLine rendszerben?

A könyvelési tételek rögzítése és a jelentéskészítés, vagyis az R2R-folyamat alapvető szerepet játszik a pontos pénzügyi jelentések elkészítésében. A BlackLine számos lehetőséget kínál a zárás automatizálására, de a könyvelési tételek munkafolyamataiban továbbra is előfordulhatnak hatékonysági problémák. Ezek lassíthatják a pénzügyi zárást, megfelelési kockázatot okozhatnak, és növelhetik a működési költségeket. Minden késve vagy hibásan feldolgozott tétel további problémákat okozhat az R2R-folyamatban, az egyeztetéstől a vezetői jelentésekig. A BlackLine rendszerben futó folyamat tényleges teljesítményének megismerése nemcsak a gyorsabb zárásról szól. Az adatok pontosságát és a szabályozói előírások betartását is biztosítani kell.

Hogyan segíti a process mining a BlackLine könyvelési tételeinek elemzését?

A process mining új lehetőséget ad a BlackLine könyveléstől a jelentéskészítésig tartó folyamatának elemzésére. Kézi megfigyelések vagy statikus folyamatábrák helyett közvetlenül a BlackLine rendszerből és a kapcsolódó forrásrendszerekből nyeri ki az eseményadatokat. Így minden könyvelési tétel tényleges útja megjeleníthető a létrehozástól a könyvelésig és az egyeztetésig. Adatokra épülő, objektív képet kap a folyamatról: láthatja, hol telik el a legtöbb idő, felismerheti az elutasítások vagy javítások miatt ismétlődő lépéseket, és mérheti az egyes szakaszok, például az ellenőrzés és a jóváhagyás tényleges ciklusidejét. A BlackLine könyvelésitétel-folyamatának valós működéséről szerzett részletes kép segít, hogy feltételezések helyett tényleges teljesítményadatokra alapozza a folyamatfejlesztést.

Milyen fejlesztési lehetőségeket tár fel a process mining?

A process mining segítségével célzottan kezelheti a BlackLine könyvelésitétel-folyamatának különböző problémáit. Pontosan meghatározhatja a szűk keresztmetszeteket, legyen szó rendszeresen késedelmet okozó tételtípusokról, túlterhelt jóváhagyókról vagy a szükséges dokumentumokkal nehezen boldoguló részlegekről. A technológia láthatóvá teszi az újramunkát és az ideális folyamattól való eltéréseket. Megmutatja, milyen gyakran utasítják el, javítják és küldik be újra a könyvelési tételeket, és feltárja a hatékonysági problémák kiváltó okait. A megfelelési hiányosságokat is segít azonosítani, például ha egy tétel kihagy egy fontos ellenőrzési lépést, vagy eltér a szabványos eljárástól. A részletes elemzés azt is megmutatja, hol használhatók ki jobban a BlackLine automatizálási lehetőségei, mely kézi lépések egyszerűsíthetők, és hogyan rövidíthető az R2R-ciklus.

Milyen eredményeket hozhat az R2R könyvelésitétel-folyamat optimalizálása?

A könyvelési tételek rögzítésétől a jelentéskészítésig tartó folyamat BlackLine rendszerben végzett optimalizálása mérhető eredményeket hozhat. A tételek teljes feldolgozási idejének csökkentésével gyorsabbá válhat a pénzügyi zárás. A hibák és az újramunka visszaszorítása javítja a pontosságot, így megbízhatóbb pénzügyi kimutatások készülhetnek. A belső szabályok és a külső előírások következetes betartása erősíti a megfelelést. A kevesebb kézi munka és késés, valamint az erőforrások jobb elosztása csökkentheti a működési költségeket. A pénzügyi csapatok adatokra épülő információkat kapnak a folyamatos fejlesztéshez, ami hatékonyabb működést és megalapozottabb stratégiai döntéseket tesz lehetővé.

Így kezdheti el a könyvelési tételek feldolgozásának optimalizálását

A BlackLine könyvelési tételek rögzítésétől a jelentéskészítésig tartó folyamatának optimalizálásához nincs szükség komoly process mining tapasztalatra. Strukturált megközelítéssel gyorsan hasznos képet kaphat a jelenlegi működésről. Kezdje a BlackLine könyvelésitétel-adataival: nyerje ki az eseménynaplókat, majd process mining módszerekkel jelenítse meg és elemezze a tényleges folyamatot. Az eredmények megmutatják, hogyan fejlesztheti a folyamatot, és hogyan rövidítheti le annak ciklusidejét, így a pénzügyi zárás is hatékonyabbá válhat. Tegye meg az első lépést a hatékonyabb, szabálykövetőbb és pontosabb R2R-folyamat felé még ma.

Könyvelési tétel rögzítése és jelentéskészítés Könyvelési tételek feldolgozása Pénzügyi zárás Számviteli működés Megfelelés kezelése Főkönyv Pénzügyi csapat Jelentések pontossága R2R Számvitel

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

Sok könyvelési tétel hosszú ideig várakozik a jóváhagyási sorban, ami közvetlenül lassítja és pontatlanná teheti a könyveléstől a jelentéskészítésig tartó folyamatot. A késések miatt csúszhat a pénzügyi zárás, később készülhetnek el a jelentések, és elmaradhatnak az időben meghozott döntések. A várakozások összeadódva komolyan hátráltathatják a pénzügyi működést, és növelhetik az auditkockázatot.
A ProcessMind pontosan megmutatja, hol akadnak el a könyvelési tételek, és mely jóváhagyók vagy jóváhagyási szakaszok okozzák a késést. A „Journal Entry Submitted for Review” és „Journal Entry Approved” tevékenységek, valamint az „Approved By User” attribútum elemzésével láthatóvá teszi a szűk keresztmetszeteket, és számszerűsíti a hatásukat. Így célzott fejlesztéseket vezethet be a BlackLine rendszerben.

A gyakran elutasított könyvelési tételek a létrehozási vagy ellenőrzési folyamat problémáira utalnak, és jelentős többletmunkát okoznak a pénzügyi csapatoknak. Minden elutasítás után javítani, újra beküldeni és ismét jóváhagyni kell a tételt. Ez meghosszabbítja az R2R-folyamatot, és értékes erőforrásokat köt le. A hatékonyság romlása a munkatársak hangulatára is hatással lehet, és elvonhatja a figyelmet az elemzési feladatokról.
A ProcessMind feltérképezi a „Journal Entry Rejected” és „Journal Entry Corrected and Resubmitted” tevékenységeket tartalmazó folyamatutakat, és számszerűsíti az elutasítások számát és gyakoriságát. Azonosítja a gyakori kiváltó okokat, például az érintett felhasználókat, a tételtípusokat vagy a hiányzó attribútumokat. Ezek alapján célzott képzést vagy folyamatmódosításokat vezethet be a hibák csökkentésére a BlackLine rendszerben.

A könyvelési tételek feldolgozási ideje jelentősen eltérhet, ezért nehéz előre tervezni a zárási feladatokat és hatékonyan kezelni a munkaterhelést. A változó időtartam bizonytalanságot okoz, megnehezíti az erőforrások elosztását, és az utolsó pillanatban végzett munkához vagy késésekhez vezethet. Ez a pénzügyi jelentések kiszámíthatóságát és pontosságát is rontja.
A ProcessMind a létrehozástól a könyvelésig elemzi minden „Journal Entry ID” teljes életciklusát, és megmutatja, hogyan tér el a ciklusidő a különböző „Journal Entry Type” vagy „Company Code” értékek esetén. Az útvonalak és időtartamok összehasonlításával azonosítja azokat a tevékenységeket és elágazásokat, amelyek változékonyságot okoznak. Az adatok alapján egységesítheti és optimalizálhatja a BlackLine munkafolyamatát.

Az azonos típusú vagy ugyanahhoz a szervezeti egységhez tartozó naplóbejegyzések jóváhagyása és könyvelése gyakran eltérő, nem hivatalos útvonalakon halad. Az egységes működés hiánya rontja a hatékonyságot, növeli a hibák kockázatát, és megnehezíti a megfelelés biztosítását, valamint a Record to Report terület működésének bővítését. A tudás átadását és a betanítást is hátráltatja.
A ProcessMind vizuálisan feltárja a naplóbejegyzések összes tényleges folyamatváltozatát, és összeveti őket az elvárt vagy ideális útvonalakkal. A „jellemző tevékenységek” sorrendjét elemezve azonosítja az eltéréseket, és méri azok gyakoriságát, valamint hatását. Így a csapatok egységesíthetik, egyszerűsíthetik és következetesebben alkalmazhatják a BlackLine munkafolyamatait, javítva a hatékonyságot és az ellenőrzést.

A teljes körű jóváhagyás után is gyakran sok idő telik el, mire a könyvelési tétel hivatalosan bekerül a főkönyvbe. Emiatt eltérés alakulhat ki a jóváhagyási állapot és a tényleges pénzügyi nyilvántartás között. Ez rontja az aktuális adatok átláthatóságát és a pénzügyi pontosságot, valamint késleltetheti az R2R-folyamat lezárását. Az egyeztetést is megnehezítheti.
A ProcessMind méri a „Journal Entry Approved” és „Journal Entry Posted” tevékenységek közötti időt, és megmutatja, hol a leghosszabb a várakozás, illetve mely attribútumok, például a „Ledger” vagy a „Source System” kapcsolódnak a késésekhez. Az elemzés segít felgyorsítani az átmenetet a jóváhagyástól a könyvelésig, és gördülékenyebbé tenni a BlackLine működését.

A pénzügyi csapatok sok időt töltenek a már könyvelt naplóbejegyzések kézi javításával vagy visszafordításával, gyakran kezdeti hibák vagy későbbi változások miatt. Ez a reaktív munka költséges, hibalehetőségekkel jár, és elvonja az erőforrásokat a stratégiai feladatoktól. Növeli a működési költségeket, és késlelteti a pénzügyi kimutatások véglegesítését a Record to Report folyamatban.
A ProcessMind megmutatja, milyen gyakran és milyen okból történik a „Naplóbejegyzés visszafordítva” tevékenység, valamint más, könyvelés utáni módosítások. Ezeket összekapcsolja a megelőző tevékenységekkel és olyan attribútumokkal, mint a „Létrehozó felhasználó” vagy a „Naplóbejegyzés típusa”. Így feltárja a hibák kiváltó okait, és segít megelőző intézkedéseket bevezetni a BlackLine-ban, még a folyamat korábbi szakaszaiban.

Egyes munkatársakra vagy csapatokra rendszeresen túl sok naplóbejegyzés-ellenőrzési és -jóváhagyási feladat jut, miközben mások kapacitása nincs teljesen kihasználva. Ez az egyensúlytalanság kiégéshez, eltérő feldolgozási sebességhez és a Record to Report ciklus kritikus szakaszaiban kialakuló szűk keresztmetszetekhez vezet. A BlackLine-ban emiatt nem használhatók ki megfelelően a munkatársak kapacitásai, és romlik a csapat hatékonysága.
A ProcessMind elemzi, hogyan oszlanak meg a „Naplóbejegyzés ellenőrzésre beküldve” és a „Naplóbejegyzés jóváhagyva” tevékenységek a „Létrehozó felhasználó” és a „Jóváhagyó felhasználó” között. Számszerűsíti a munkaterhelés eloszlását, és azonosítja a túlterhelt vagy kihasználatlan erőforrásokat. A vezetők ennek alapján újraoszthatják a feladatokat, és felgyorsíthatják a naplóbejegyzések feldolgozását.

Ha a naplóbejegyzések feldolgozása során nem derülnek ki az előírt működési eljárásoktól vagy szabályozói irányelvektől való eltérések, az jelentős megfelelési kockázatot jelent a szervezet számára. A nem engedélyezett rövidítések és eltérő eljárások auditmegállapításokhoz, pénzügyi szankciókhoz és reputációs károkhoz vezethetnek, különösen a szigorúan szabályozott Record to Report környezetben.
A ProcessMind automatikusan összeveti a naplóbejegyzések tényleges folyamatútvonalait az előre meghatározott, megfelelő modellekkel vagy elvárt útvonalakkal. Jelzi az összes eltérést, például a kötelező ellenőrzési lépések kihagyását vagy a nem engedélyezett „Naplóbejegyzés könyvelve” műveleteket. Az eredmények egyértelmű auditnyomot biztosítanak, és segítenek érvényesíteni a megfelelési előírásokat a BlackLine-ban.

A naplóbejegyzések egyeztetése gyakran késik a könyvelés után. Emiatt hátralék halmozódik fel, ami megnehezíti a pénzügyi zárást és növeli az eltérések kockázatát. A késedelmes egyeztetés miatt a lehetséges hibák is később derülnek ki, így több időt kell fordítani a kivizsgálásukra és javításukra. Ez meghosszabbítja a BlackLine-ban végzett Record to Report ciklust.
A ProcessMind méri a „Naplóbejegyzés könyvelve” és a „Naplóbejegyzés egyeztetve” tevékenységek között eltelt időt. Azonosítja azokat a naplóbejegyzéseket, számlákat vagy időszakokat, amelyeknél rendszeresen késik az egyeztetés. A pénzügyi csapatok így rangsorolhatják a teendőket, és kezelhetik a késések kiváltó okait, hogy felgyorsítsák a zárást.

Az érintettek gyakran nem látják valós időben, hol tartanak a naplóbejegyzések a Record to Report folyamatban. Az átláthatatlanság miatt sok a státuszra vonatkozó kérdés, nehéz időben kezelni a várható késéseket, és kevésbé irányítható ez a kritikus pénzügyi folyamat. Egyszerű kérdésekre is nehéz választ adni, például arra, hogy „hol tart ez a naplóbejegyzés?”.
A ProcessMind végponttól végpontig tartó, vizuális térképen mutatja be minden „Naplóbejegyzés-azonosító” teljes életciklusát, az összes „Jellemző tevékenységgel” és azok sorrendjével együtt. A felhasználók valós időben követhetik a bejegyzéseket, láthatják az aktuális szakaszt, és pontosan megállapíthatják, hol tartanak a BlackLine munkafolyamatában. Így a bizonytalanság helyét átveszi a működés világos képe.

A naplóbejegyzéseket gyakran hiányos vagy nem megfelelő alátámasztó dokumentációval küldik be, ezért az ellenőröknek be kell kérniük a hiányzó információkat. Az oda-vissza egyeztetés meghosszabbítja a jóváhagyási ciklust, és a hiányos auditnyom miatt növeli a megfelelési kockázatot. Ez közvetlenül rontja a Record to Report folyamat hatékonyságát és megbízhatóságát.
A ProcessMind azonosítja azokat az eseteket, amikor a „Naplóbejegyzés ellenőrzésre beküldve” tevékenységet egy meghatározott időn belül nem követi a „Alátámasztó dokumentáció csatolva” tevékenység, vagy amikor a hiányzó dokumentumok miatt gyakran következik „Naplóbejegyzés elutasítva” esemény. Az eredmények megmutatják, hol érdemes szigorítani a dokumentációs követelményeket a BlackLine-ban.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A naplóbejegyzések jóváhagyásának felgyorsítása elengedhetetlen a hatékony pénzügyi záráshoz, és közvetlenül befolyásolja a Record to Report ciklust. A cél, hogy jelentősen csökkenjen a jóváhagyási sorban töltött idő, így gyorsabban készülhetnek el a pénzügyi jelentések, és kevesebb szűk keresztmetszet alakulhat ki a BlackLine-ban. Az eredmény a naplóbejegyzések átlagos jóváhagyási idejének mérhető csökkenése.
A ProcessMind pontosan megmutatja a jóváhagyási munkafolyamat szűk keresztmetszeteit, azonosítja a késést okozó felhasználókat vagy csoportokat, és jelzi az eltéréseket a szokásos jóváhagyási útvonalaktól. A Naplóbejegyzés-azonosító nézetből kiderül, hol akad el a folyamat. Ennek alapján célzott fejlesztések, például munkafolyamat-automatizálás vagy a feladatok újraelosztása vezethetők be, hogy 20-30%-kal gyorsuljon a jóváhagyási ciklus.

A naplóbejegyzések magas elutasítási aránya hatékonysági problémákra és ismételt munkára utal, ami értékes időt és erőforrásokat emészt fel a Record to Report folyamatban. A cél, hogy kevesebb bejegyzést kelljen javításra visszaküldeni. Ez közvetlenül javítja az áteresztőképességet és az adatok minőségét, valamint csökkenti a hibák számát a BlackLine-ban. Így gördülékenyebb lesz a pénzügyi zárás, és kevesebb utólagos módosításra lesz szükség.
A ProcessMind feltárja az elutasítások kiváltó okait, például a gyakori hibákat, a hiányzó dokumentumok visszatérő mintázatait vagy az átlagosnál gyakrabban elutasító jóváhagyókat. A Naplóbejegyzés-azonosító és a kapcsolódó tevékenységek elemzésével kiderül, miért utasítják el a bejegyzéseket. A folyamatgazdák így célzott képzést tarthatnak, pontosíthatják a beküldési útmutatót vagy javíthatják az első ellenőrzési lépéseket, hogy 15-25%-kal csökkenjen az elutasítások száma.

Az azonos típusú naplóbejegyzések eltérő feldolgozási útvonalai következetlenségekhez, megfelelési kockázatokhoz és kiszámíthatatlan átfutási időkhöz vezethetnek a Record to Report folyamatban. Az egységesítés célja, hogy az azonos típusú bejegyzések előre meghatározott, optimális munkafolyamatot kövessenek. Ez csökkenti az eltéréseket, és kiszámíthatóbbá teszi a BlackLine működését. Emellett javítja az ellenőrzést és az auditálhatóságot.
A ProcessMind vizuálisan feltérképezi a naplóbejegyzések tényleges útvonalait, és összeveti őket az ideális folyamatmodellekkel. A Naplóbejegyzés-azonosító nézetben megmutatja, hol tér el a folyamat, és számszerűsíti az eltérések időre és erőforrásokra gyakorolt hatását. Ez segít érvényesíteni a bevált gyakorlatokat, feltárni a munkafolyamat-automatizálás lehetőségeit, és elérni, hogy a bejegyzések 80-90%-a megfeleljen az előírt működési eljárásoknak.

A jóváhagyott naplóbejegyzéseket gyorsan kell könyvelni, hogy pontosak legyenek a pénzügyi adatok, és időben lezáruljon a Record to Report ciklus. A jóváhagyás és a könyvelés közötti késés torzíthatja a pénzügyi kimutatásokat, és meghosszabbíthatja a BlackLine-ban végzett zárást. A cél a várakozási idő jelentős csökkentése, hogy a pénzügyi adatok minél hamarabb megjelenjenek a főkönyvben.
A ProcessMind minden Naplóbejegyzés-azonosító esetén pontosan méri a „Naplóbejegyzés jóváhagyva” és a „Naplóbejegyzés könyvelve” tevékenységek közötti időt. Feltárja a késések okait, legyen szó rendszerbeli várakozási sorokról, kézi feldolgozásból eredő szűk keresztmetszetekről vagy az erőforrások elérhetőségéről. A konkrét akadályok azonosításával segít egyszerűsíteni az átadásokat, és 30-40%-kal csökkenteni a jóváhagyás utáni várakozást.

A naplóbejegyzések könyvelés utáni gyakori kézi módosítása korábbi hibákra vagy a folyamat hiányosságaira utal. Ez szükségtelen ismételt munkát okoz, és rontja a Record to Report ciklus pontosságát. A cél az elsőre helyes feldolgozás: a bejegyzések már könyvelés előtt legyenek pontosak és teljesek, így ne legyen szükség utólagos javításokra a BlackLine-ban.
A ProcessMind végigköveti minden Naplóbejegyzés-azonosító teljes életciklusát, és azonosítja azokat az eseteket, amikor a könyvelés után „Naplóbejegyzés visszafordítva” vagy hasonló tevékenység történik. A módosításokat összekapcsolja a megelőző tevékenységekkel és attribútumokkal, így feltárja a hibák konkrét pontjait és a gyakori adatbeviteli hibákat. A célzott intézkedésekkel legalább 50%-kal csökkenthető a kézi módosítások száma.

A Record to Report folyamat pénzügyi megbízhatósága és auditálhatósága érdekében minden naplóbejegyzésnek meg kell felelnie a belső szabályzatoknak és a külső előírásoknak. A cél a szabályszegéshez vezető folyamateltérések azonosítása és kezelése, ezáltal az ellenőrzés erősítése és a BlackLine-ban fennálló kockázatok csökkentése.
A ProcessMind a Naplóbejegyzés-azonosító alapján röntgenképszerűen mutatja meg a tényleges útvonalakat, és összeveti őket a meghatározott megfelelési szabályokkal és belső kontrollokkal. Automatikusan jelzi, ha egy tevékenységet kihagynak, nem a megfelelő sorrendben hajtanak végre, vagy hiányzik a szükséges dokumentáció. Így időben feltárhatók a megfelelési hiányosságok, és érvényesíthetők a folyamatkövetelmények. A cél, hogy az előírásoknak való megfelelés elérje vagy meghaladja a 95%-ot.

Ha a csapattagok között egyenetlenül oszlik meg a munkaterhelés, szűk keresztmetszetek alakulhatnak ki, nőhet a kiégés kockázata, és késhet a naplóbejegyzések feldolgozása. Ez rontja a Record to Report folyamat hatékonyságát. A cél a feladatok kiegyensúlyozott elosztása, az erőforrások hatékony kihasználása, az egyenletes áteresztőképesség fenntartása és a csúcsidőszakok terhelésének csökkentése a BlackLine-ban.
A ProcessMind minden Naplóbejegyzés-azonosító esetén elemzi a „Létrehozó felhasználó” és a „Jóváhagyó felhasználó” attribútumokat, valamint a tevékenységek időtartamát. Így láthatóvá válnak az egyéni és csapatszintű munkaterhelési minták. A rendszer azonosítja a rendszeresen túlterhelt vagy kihasználatlan felhasználókat, és megmutatja, hol érdemes újraosztani a feladatokat vagy célzott képzést biztosítani. A kiegyensúlyozottabb munkaterhelés 10-15%-kal javíthatja a csapat teljesítményét.

A naplóbejegyzések lassú vagy elhúzódó egyeztetése meghosszabbítja a pénzügyi zárást, késlelteti a fontos információk elérését, és rontja a Record to Report folyamat időszerűségét. A cél az egyeztetés egyszerűsítése, hogy a bejegyzéseket hatékonyan lehessen párosítani és ellenőrizni, ezzel felgyorsítva a BlackLine-ban végzett pénzügyi zárást.
A ProcessMind minden Naplóbejegyzés-azonosító esetén követi a „Naplóbejegyzés egyeztetve” tevékenységet, és méri a könyvelés és az egyeztetés közötti időt. Feltárja a késésekhez hozzájáruló mintákat, például azokat a bejegyzéstípusokat, számlákat vagy időszakokat, amelyek egyeztetése rendszeresen tovább tart. A hatékonysági problémák pontos azonosításával segít javítani az egyeztetési munkafolyamatokat, és akár több nappal is lerövidítheti a zárási ciklust.

A naplóbejegyzések feldolgozási idejének kiszámíthatatlansága megnehezíti a pénzügyi zárás ütemezését és az erőforrások hatékony tervezését a Record to Report folyamatban. A cél a teljes feldolgozási idő ingadozásának csökkentése, hogy a BlackLine működése jobban tervezhető és egyenletesebb legyen. Ez kiszámíthatóbbá teszi a pénzügyi jelentések elkészítését is.
A ProcessMind minden Naplóbejegyzés-azonosító teljes útját elemzi a létrehozástól a könyvelésig vagy az egyeztetésig, és kiszámítja az átlagos, valamint az eltérő átfutási időket. Azonosítja az ingadozást okozó tevékenységeket és útvonalakat, például a gyakori elutasításokat vagy a hosszú várakozást. Az eredmények alapján végrehajtott folyamatfejlesztéssel legalább 20%-kal csökkenthető az átfutási idők eltérése, így kiszámíthatóbbá válnak az eredmények.

Ha a naplóbejegyzések folyamata átláthatatlan, nehéz valós időben megállapítani egy bejegyzés állapotát. Emiatt késhet a kérdések megválaszolása, és az érintettek sem látják, hol tart a Record to Report ciklus. A cél, hogy a naplóbejegyzések életciklusának minden szakasza világosan és valós időben követhető legyen, javítva a kommunikációt és az elszámoltathatóságot a BlackLine-ban.
A ProcessMind minden Naplóbejegyzés-azonosítóhoz megjeleníti a naplóbejegyzések tényleges folyamatának teljes, vizuális térképét. A felhasználók követhetik bármely bejegyzés aktuális állapotát, felelősét és az eltelt időt. Így nincs szükség találgatásra vagy kézi státuszfrissítésekre. Az átláthatóság segíti a jobb döntéshozatalt, és 15-20%-kal csökkentheti az állapotra vonatkozó kérdések megválaszolására fordított időt.

Az alátámasztó dokumentáció hiánya vagy hiányossága gyakran késlelteti a naplóbejegyzések jóváhagyását, és elutasításhoz vezet. Ez közvetlenül rontja a Record to Report ciklus hatékonyságát. A cél, hogy minden szükséges dokumentumot már a folyamat elején csatoljanak és ellenőrizzenek, így gyorsabbá válik a jóváhagyás, és kevesebb ismételt munkára lesz szükség a BlackLine-ban.
A ProcessMind azonosítja azokat a naplóbejegyzéseket, amelyek a „Naplóbejegyzés ellenőrzésre beküldve” vagy a „Naplóbejegyzés ellenőrizve” tevékenységnél elakadnak, mert hiányzik az „Alátámasztó dokumentáció csatolva” tevékenység. Az elutasítások mintáival összevetve feltárja, mikor és miért hiányzik gyakran a dokumentáció. Az eredmények alapján szigorúbb beküldés előtti ellenőrzések vagy automatikus emlékeztetők vezethetők be, így 25%-kal javulhat a dokumentáció teljessége.

A Record to Report naplóbejegyzési folyamatának fejlesztése 6 lépésben

Töltse le a sablont

Exportálja az adatokat

Töltse fel az adatkészletet

Elemezze a folyamatot

Vezesse be a fejlesztéseket

Kövesse nyomon a folyamatot

Töltse le a sablont

Teendők

Töltse le a BlackLine naplóbejegyzési adataihoz előre beállított Excel-sablont. A folyamat elemzéséhez szükséges pontos adatszerkezetet tartalmazza.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

A megfelelő adatszerkezet már a kezdetektől pontosabbá és hatékonyabbá teszi az elemzést. Segít elkerülni az ismételt munkát, és biztosítja a folyamat szempontjából fontos adatok rögzítését.

Várható eredmény

Azonnal használható Excel-sablon, a BlackLine-ból származó naplóbejegyzési adatokhoz formázva.

AZ ÖNNEK SZÓLÓ ELEMZÉSEK

Fedezze fel, mit mutatnak a BlackLine naplóbejegyzései

A ProcessMind megmutatja, milyen utat járnak be a BlackLine naplóbejegyzései, és érthető ábrákkal, valamint hasznos elemzésekkel segít feltárni a folyamatot. Lássa, hol akad el az R2R folyamat, és hol lehet gyorsan javítani rajta.

Jelenítse meg a naplóbejegyzések tényleges folyamatát
Tárja fel a BlackLine szűk keresztmetszeteit és késéseit
Fedezze fel az R2R működés megfelelési kockázatait
Rövidítse le a pénzügyi zárás ciklusát

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

Kézzelfogható javulás a naplóbejegyzések kezelésében

A BlackLine-adatokra épülő naplóbejegyzési folyamatelemzés egyértelmű fejlesztési lehetőségeket tár fel. Az eredmények bemutatják, milyen gyakorlati előnyökkel jár, ha az adatokra támaszkodva egyszerűsítik a Record to Report működését.

0 %

Gyorsabb jóváhagyás

A jóváhagyási idő átlagos csökkenése

A process mining feltárja a jóváhagyási munkafolyamat szűk keresztmetszeteit. Így gyorsabban születhetnek meg a jóváhagyások, és kevesebb késés hátráltatja a pénzügyi zárást.

0 %

Alacsonyabb elutasítási arány

A naplóbejegyzések elutasításának csökkenése

Az elutasítások kiváltó okainak feltárásával a szervezetek javíthatják az adatok minőségét és a beküldések pontosságát, így jelentősen csökkenthetik az ismételt munkát és a kézi ráfordítást.

0 %

Jobb megfelelés

A folyamatkövetés javulása

A process mining segít érvényesíteni az előírt működési eljárásokat, és biztosítja, hogy a naplóbejegyzések a megfelelő útvonalat kövessék. Ez javítja az auditokra való felkészültséget és a szabályozói előírások betartását.

0 %

Kevesebb módosítás

A könyvelés utáni javítások csökkenése

A könyvelés utáni módosítások okainak megértése lehetővé teszi a problémák megelőző kezelését. Ez javítja a pontosságot, és csökkenti a költséges, időigényes visszafordítások szükségességét.

0 %

Rövidebb átfutási idő

Az átlagos idő csökkenése a létrehozástól a könyvelésig

A naplóbejegyzési folyamat egészében feltárt szűk keresztmetszetek megszüntetése jelentősen lerövidíti a kezdeményezéstől a végleges könyvelésig tartó időt, és javítja a hatékonyságot.

Az eredmények a folyamat összetettségétől, a meglévő rendszerbeállításoktól és az adatok minőségétől függően változnak. Az itt bemutatott javulások különböző ügyfélbevezetéseknél megfigyelt, jellemző eredményeket tükröznek.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse a kört.

Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

Egy naplóbejegyzés egyedi azonosítója, amely az életciklus követéséhez használt elsődleges esetazonosító.

Miért fontos?

Ez az alapvető esetazonosító, amellyel nyomon követhető egy naplóbejegyzés teljes életciklusa és elemezhető a teljesítménye.

A naplóbejegyzés folyamatában egy adott időpontban bekövetkezett üzleti esemény neve.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamat lépéseit, így alapul szolgál a folyamattérkép megjelenítéséhez, a folyamatmenet elemzéséhez, valamint az eltérések és a szűk keresztmetszetek azonosításához.

A pontos időbélyeg, amely megmutatja, mikor történt egy adott tevékenység vagy esemény.

Miért fontos?

Ez az időbélyeg alapozza meg a teljesítménymutatók, köztük a ciklusidő és a szűk keresztmetszetek elemzését, és lehetővé teszi a folyamat időrendi rekonstruálását.

A tevékenységet végrehajtó felhasználó neve vagy azonosítója.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a munkaterhelés elemzését, a csapattagok teljesítményének összehasonlítását, valamint az erőforrásokhoz kapcsolódó szűk keresztmetszetek és képzési igények feltárását.

A naplóbejegyzés besorolása, például normál, ismétlődő vagy sztornózó.

Miért fontos?

Szegmentált elemzést tesz lehetővé, így megállapítható, hogy a különböző típusú naplóbejegyzések eltérő útvonalon haladnak-e, vagy más teljesítményjellemzőkkel rendelkeznek-e.

Annak a jogi személynek vagy vállalatnak az egyedi azonosítója, amelyhez a naplóbejegyzés készül.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a teljesítmény összehasonlítását és a folyamatok egységesítését a különböző jogi személyek vagy üzleti egységek között.

A naplóbejegyzés teljes pénzösszege, általában a tartozik tételek összege.

Miért fontos?

Pénzügyi szemponttal egészíti ki az elemzést, így a lényegesség alapján rangsorolhatók a nagy értékű bejegyzések, és feltárhatók az értékhez kötődő folyamateltérések.

A naplóbejegyzés aktuális státusza az életciklus során, például „In Progress”, „Approved” vagy „Posted”.

Miért fontos?

Pillanatképet ad a bejegyzések aktuális állapotáról, ami segíti a hátralék elemzését és a folyamatban lévő munka áttekintését.

Az indok, amelyet az ellenőrző megad a naplóbejegyzés elutasításakor.

Miért fontos?

Nélkülözhetetlen a folyamat újramunkálásának kiváltó okait feltáró elemzéshez: megmutatja, miért utasítják el a naplóbejegyzéseket, és segít célzott fejlesztéseket indítani.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

Ez a tevékenység jelzi a naplóbejegyzés esetének kezdetét. Akkor rögzül, amikor egy felhasználó új naplóbejegyzést hoz létre a BlackLine-ban. Ekkor létrejön az egyedi Naplóbejegyzés-azonosító, és a rendszer rögzíti a létrehozás időpontját, valamint a felhasználót.

Miért fontos?

Ez a folyamat elsődleges kezdő eseménye. Az ettől a tevékenységtől a többi tevékenységig eltelt idő elemzésével meghatározható a teljes átfutási idő, és feltárhatók a munkafolyamat legelején jelentkező késések.

Ez a tevékenység akkor történik, amikor az előkészítő hivatalosan beküldi a naplóbejegyzést az ellenőrzési és jóváhagyási munkafolyamatba. A rendszer ezt általában állapotváltozásként rögzíti, például „Előkészítés alatt” állapotból „Beküldve” állapotba, időbélyeggel együtt.

Miért fontos?

Ez jelzi az előkészítési szakasz végét és a jóváhagyási ciklus kezdetét. Fontos mérföldkő az előkészítési és a jóváhagyási szakasz időtartamának méréséhez.

Ez a tevékenység azt jelzi, hogy egy ellenőr vagy jóváhagyó elutasította a naplóbejegyzést. Akkor rögzül, amikor a felhasználó az „Elutasítás” műveletet választja. Ekkor a bejegyzés állapota „Elutasítva” értékre változik, és a művelet bekerül az auditnaplóba.

Miért fontos?

Ez a tevékenység fontos az ismételt munka, a minőségi problémák és a képzési igények feltárásához. A folyamatfejlesztés és az átfutási idő csökkentése szempontjából lényeges az elutasítások gyakoriságának, okainak és az utánuk következő javítási körnek az elemzése.

Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a naplóbejegyzés minden szükséges ellenőrzési és jóváhagyási lépésen átment. Akkor rögzül, amikor az utolsó jogosult felhasználó jóváhagyja a bejegyzést, és a státusz „Approved” értékre vált.

Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő, amely lezárja a jóváhagyási folyamatot. A „Journal Entry Submitted” eseménytől eddig eltelt idő a jóváhagyási ciklusidő, amely a munkafolyamat hatékonyságának fontos KPI-ja.

Azt a pontot jelöli, amikor a jóváhagyott naplóbejegyzés hivatalosan bekerül a főkönyvbe. Ez gyakran külön művelet a BlackLine-ban, amely után a bejegyzés státusza „Posted” értékre vált.

Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő, amelyet gyakran a folyamat működési lezárásának tekintenek. A „Journal Entry Approved” esemény és e tevékenység közötti idő fontos mutatója a jóváhagyás utáni hatékonyságnak.

Azt jelzi, hogy a naplóbejegyzés életciklusa lezárult: bekerült egy véglegesített és hitelesített számlaegyeztetésbe. A BlackLine-ban ez annak az egyeztetésnek a hitelesítésének felel meg, amely a naplót tartalmazza.

Miért fontos?

Ez a tevékenység jelenti a teljes folyamat végpontját. A „Journal Entry Posted” és a „Reconciled” közötti idő a pénzügyi zárás számlaegyeztetési szakaszának hatékonyságát méri.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

Milyen eredményeket adhat a process mining a BlackLine naplóbejegyzési folyamatának elemzésekor?

A process mining megjeleníti a naplóbejegyzések tényleges útját a BlackLine-ban, a létrehozástól a könyvelésig. Feltárja a szűk keresztmetszeteket, például a lassú jóváhagyásokat és a gyakori elutasításokat, azonosítja az eltérő útvonalakat, és megmutatja a késések kiváltó okait. Így kiderül, hol javítható a hatékonyság és a megfelelés.

Hogyan gyorsítja fel a process mining a naplóbejegyzések jóváhagyását?

A jóváhagyási útvonalak és időtartamok elemzésével a process mining pontosan azonosítja a késést okozó szakaszokat és munkatársakat. Feltárhatja az egyenetlen munkaterhelést vagy azokat a jóváhagyási lépéseket, amelyek rendszeresen lassítják a folyamatot. Az adatok alapján célzott intézkedésekkel egyszerűsíthető a jóváhagyás és csökkenthető az átfutási idő.

Milyen adatokra van szükség a BlackLine-ból a naplóbejegyzések process mining elemzéséhez?

Elsősorban olyan eseménynaplókra van szükség, amelyek rögzítik a naplóbejegyzés minden lépését. Ezek tartalmazzák a Naplóbejegyzés-azonosítót, a tevékenység nevét és időbélyegét, valamint a végrehajtó erőforrás vagy felhasználó adatait. A további attribútumok, például a bejegyzés típusa, összege vagy állapota, részletesebbé tehetik az elemzést. Az adatokat általában a BlackLine auditnaplóiból vagy tranzakciós naplóiból nyerik ki.

Mennyi idő alatt lehet elkezdeni az elemzést, és mikor várhatók az első eredmények?

A kezdeti beállítás és az adatok kinyerése néhány naptól néhány hétig tarthat, az adatok elérhetőségétől és összetettségétől függően. Az adatok előkészítése után az első eredmények, például a folyamattérképek és a szűk keresztmetszetek azonosítása, gyakran néhány napon belül elkészülnek. Ezt követheti a részletesebb elemzés és a kiváltó okok vizsgálata.

Segíthet a process mining egységesíteni a naplóbejegyzések feldolgozási útvonalait?

Igen. A process mining megjeleníti a naplóbejegyzési folyamat összes változatát, és feltárja az ideális vagy elvárt útvonaltól való eltéréseket. Megmutatja, hol és miért alakulnak ki eltérő útvonalak, így kezelhetők a következetlenségek. Ez segít érvényesíteni a bevált gyakorlatokat, valamint javítani a folyamat kiszámíthatóságát és a megfelelést.

Milyen javulásra számíthatunk a naplóbejegyzési folyamatban a process mining használatával?

Mérhető eredmény lehet a naplóbejegyzések rövidebb jóváhagyási ideje, az alacsonyabb elutasítási arány és a kevesebb könyvelés utáni módosítás. Gyakori eredmény a jobb megfelelés és a kiegyensúlyozottabb munkaterhelés is. A process mining végső soron hatékonyabbá, átláthatóbbá és kiszámíthatóbbá teszi a Record to Report ciklust.

Nehéz bevezetni a process mininget, vagy speciális informatikai ismeretekre van szükség hozzá?

A kezdeti adat-előkészítéshez szükség lehet műszaki ismeretekre, de a modern process mining eszközök használata egyre egyszerűbb. Sok platform kínál csatlakozókat az elterjedt rendszerekhez, például a BlackLine-hoz, így könnyebbé válik az adatok kinyerése. Ezután az üzleti felhasználók általában minimális műszaki képzéssel is feltárhatják és elemezhetik a folyamatokat.

Segíthet a process mining csökkenteni a naplóbejegyzések könyvelése utáni gyakori kézi módosításokat?

Igen. A process mining azonosíthatja azokat a naplóbejegyzéstípusokat és folyamatlépéseket, amelyek gyakran könyvelés utáni módosításhoz vezetnek. A megelőző tevékenységek és a kiváltó okok elemzésével segít feltárni és korábban kijavítani a problémákat, így jelentősen csökkenthető a későbbi kézi javítások szükségessége.

Javítsa még ma a Record to Report naplóbejegyzési folyamatának hatékonyságát

Rövidítse 30%-kal a naplóbejegyzések átfutási idejét, és zárjon gyorsabban, pontosabban.

Indítsa el az ingyenes próbaverziót

Bankkártya nem szükséges • Beállítás néhány perc alatt