> การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง > ลูกหนี้การค้า

ปรับปรุงกระบวนการลูกหนี้การค้าของคุณ

คู่มือ 6 ขั้นตอนเพื่อปรับเวิร์กโฟลว์ให้มีประสิทธิภาพ
ปรับปรุงกระบวนการลูกหนี้การค้าของคุณ
ลูกหนี้การค้า
ระบบทั่วไป

เลือกกระบวนการ

เลือกกระบวนการเพื่อทำงานต่อในพื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อไว้.

กระบวนการที่ใช้ได้
กระบวนการทั่วไป 1 Order to Cash - การประมวลผลใบสั่งขาย 8 Record to Report การปิดงวด และการกระทบยอด 7 Record to Report สำหรับรายการสมุดรายวัน 7 กระบวนการจัดการการคืนสินค้าและคืนเงิน 7 กระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงิน: การประมวลผลใบแจ้งหนี้ 8 กระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงิน: ใบสั่งซื้อ 8 กระบวนการตั้งแต่รับคำสั่งซื้อจนถึงรับชำระเงิน: การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ 8 กระบวนการรับลูกค้าใหม่ KYC 6 การจัดการการขนส่ง 6 การจัดการการเปลี่ยนแปลง 6 การจัดการคลังสินค้า 6 การจัดการค่าใช้จ่าย 6 การจัดการคำขอบริการ 7 การจัดการคุณภาพ 6 การจัดการปัญหา 6 การจัดการวงจรรายได้ 6 การจัดการสัญญา 6 การจัดการสินค้าคงคลัง 7 การจัดการสินเชื่อและการติดตามหนี้ 7 การจัดการสินไหม 6 การจัดการห่วงโซ่อุปทาน 7 การจัดการเหตุขัดข้อง 6 การบริหารตำแหน่งงานตั้งแต่รับเข้าทำงานจนเกษียณ 4 การบำรุงรักษาสินทรัพย์ 6 การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ 6 การประมวลผลการชำระเงิน 7 การประมวลผลการชำระเงินเจ้าหนี้ 7 การประมวลผลเงินเดือน 7 การประมวลผลใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้การค้า 7 การเริ่มต้นสินเชื่อ 6 การวางแผนการผลิต 6 การสรรหาและการได้มาซึ่งบุคลากร 6 งานบริการลูกค้า 7 จัดซื้อจนถึงชำระเงิน: ใบขอซื้อ 8 ตั้งแต่ลูกค้าเป้าหมายจนถึงการรับชำระเงิน 7 ลูกหนี้การค้า 7 วงจรการพัฒนาซอฟต์แวร์ 6 วงจรชีวิตพนักงาน ตั้งแต่รับเข้าทำงานจนถึงเกษียณ 8 เส้นทางการดูแลผู้ป่วย 6
ระบบที่ใช้ได้
ความท้าทาย(8)เป้าหมาย(7)6 ขั้นตอนดูตัวอย่างผลลัพธ์ข้อมูลคำถามที่พบบ่อย(4)

ปรับปรุงกระบวนการลูกหนี้การค้าเพื่อให้ได้รับเงินเร็วขึ้น

แพลตฟอร์มของเราช่วยค้นหาคอขวดที่ซ่อนอยู่และรูปแบบการชำระเงินล่าช้าจากข้อมูลของคุณ เมื่อวิเคราะห์วงจรการทำงานของใบแจ้งหนี้ คุณจะเห็นสาเหตุที่บางขั้นตอนใช้เวลานานกว่าที่ควร นำข้อมูลเชิงลึกนี้ไปปรับปรุงการปฏิบัติการและเพิ่มสภาพคล่องโดยรวมของคุณ.

ดาวน์โหลดเทมเพลตข้อมูลที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า แล้วจัดการความท้าทายที่พบบ่อยเพื่อให้บรรลุเป้าหมายด้านประสิทธิภาพ ทำตามแผนปรับปรุง 6 ขั้นตอน และดูคู่มือเทมเพลตข้อมูลเพื่อยกระดับการปฏิบัติการของคุณ.

แสดงคำอธิบายโดยละเอียด

ปรับปรุงกระบวนการลูกหนี้การค้า เพื่อให้ได้รับเงินเร็วขึ้น

ในงานการเงินปัจจุบัน กระแสเงินสดที่มั่นคงเป็นปัจจัยสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร โซลูชัน process mining สำหรับลูกหนี้การค้าช่วยให้คุณเห็นวงจรการออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมด ตั้งแต่สร้างใบแจ้งหนี้จนถึงเคลียร์การชำระเงินในบัญชี ProcessMind ใช้ข้อมูลที่มีอยู่ใน ERP เพื่อแสดงทุกขั้นตอนของแต่ละ Invoice Number ให้เห็นภาพการไหลเวียนของเงินทุนในธุรกิจ แทนที่จะดูเพียงรายงานแบบคงที่ คุณจะเห็นว่าเกิดอะไรขึ้นและเหตุใดบางขั้นตอนจึงทำให้การปฏิบัติการด้านการเงินล่าช้า ไม่ว่าคุณจะใช้ระบบส่วนกลางเพียงระบบเดียวหรือแพลตฟอร์มระดับภูมิภาคหลายระบบที่แยกจากกัน เครื่องมือของเราจะจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน เพื่อให้เห็นภาพสถานะทางการเงินจากข้อมูลจริงอย่างชัดเจน นี่คือจุดเริ่มต้นสำคัญในการเปลี่ยนฝ่ายการเงินจากหน่วยงานที่มีแต่ต้นทุนให้เป็นส่วนงานที่สร้างคุณค่าเชิงกลยุทธ์

หลายองค์กรมีคอขวดที่มองไม่เห็น ทำให้ระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ย หรือ DSO สูงขึ้น ปัญหาเหล่านี้มักเกิดจากการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าด้วยตนเอง การจัดการข้อโต้แย้งที่ใช้เวลานาน หรือพฤติกรรมการชำระเงินของลูกค้าที่ไม่สม่ำเสมอ ซึ่งรายงานหรือสเปรดชีตทั่วไปอาจแสดงให้เห็นไม่ชัด ไม่ว่าระบบต้นทางจะมีการตั้งค่าทางเทคนิคแบบใด ความท้าทายเหล่านี้ก็พบได้ในหลายอุตสาหกรรม หากมองไม่เห็นภาพกระบวนการ ทีมของคุณอาจเสียเวลาไปกับการติดตามหนี้ที่มีความสำคัญต่ำ หรือขั้นตอนอนุมัติที่ซับซ้อนและทำให้วงจรเก็บหนี้ยาวขึ้น การปฏิบัติตามนโยบายก็อาจเป็นปัญหาเมื่อมีการปรับเงื่อนไขการชำระเงินหรือส่วนลดด้วยตนเองโดยไม่มีการกำกับดูแลที่เหมาะสม ซึ่งอาจทำให้รายได้รั่วไหลและเพิ่มความเสี่ยงในการตรวจสอบบัญชี การทำความเข้าใจจุดติดขัดเหล่านี้เป็นก้าวแรกสู่กระบวนการตั้งแต่ให้เครดิตจนถึงรับชำระเงินที่มีประสิทธิภาพและรับมือกับความเปลี่ยนแปลงได้ดีขึ้น ช่วยปกป้องผลประกอบการและรักษาความต่อเนื่องในการดำเนินงาน

เมื่อวิเคราะห์ข้อมูลด้วย ProcessMind คุณจะระบุจุดที่เกิดปัญหาได้อย่างชัดเจน ค้นหาความเบี่ยงเบนจากขั้นตอนปฏิบัติงานมาตรฐานที่ทำให้การชำระเงินล่าช้า และคำนวณผลกระทบทางการเงินจากคอขวดแต่ละจุดได้ แพลตฟอร์มช่วยเปรียบเทียบภูมิภาค กลุ่มลูกค้า หรือหน่วยธุรกิจ เพื่อค้นหาแนวทางที่ได้ผลและนำไปใช้ต่อได้ทั่วทั้งองค์กร คุณจะเห็นว่าลูกค้ารายใดชำระเงินล่าช้าเป็นประจำ ข้อโต้แย้งประเภทใดใช้เวลาจัดการนานที่สุด และควรใช้ระบบอัตโนมัติตรงจุดใดเพื่อลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง นอกจากตัวเลขแล้ว process mining ยังช่วยให้เห็นสถานะความสัมพันธ์กับลูกค้า ข้อโต้แย้งที่เกิดบ่อยและการแก้ไขที่ใช้เวลานานมักสะท้อนถึงช่องว่างในการสื่อสารหรือข้อมูลหลักที่ไม่ถูกต้อง เมื่อเห็นวงจรทั้งหมดของ Invoice Number คุณจะพบรูปแบบที่ผลิตภัณฑ์หรือบริการบางรายการทำให้เกิดปัญหาในการชำระเงินได้อย่างต่อเนื่อง ทีมจึงแก้ที่ต้นเหตุได้ ไม่ว่าจะเป็นข้อผิดพลาดด้านการขนส่งหรือยอดเรียกเก็บเงินไม่ตรงกัน ก่อนที่จะกระทบประสบการณ์ของลูกค้า

การเริ่มใช้ process mining ทำได้ไม่ซับซ้อนและรองรับโครงสร้างเทคโนโลยีที่องค์กรใช้อยู่ เริ่มจากดึงข้อมูลสำคัญจาก ERP เช่น วันที่เอกสาร วันที่ลงบัญชี วันที่เคลียร์รายการ และ Invoice Number ของแต่ละธุรกรรม เรามีเทมเพลตข้อมูลที่ระบุฟิลด์ที่ต้องใช้ในการสร้างโมเดลกระบวนการไว้อย่างชัดเจน เพียงจับคู่ข้อมูลภายในกับเทมเพลต คุณก็อัปโหลดข้อมูลไปยัง ProcessMind และเริ่มดูภาพกระบวนการลูกหนี้การค้าได้ภายในไม่กี่นาที แนวทางนี้ช่วยให้องค์กรปรับปรุงผลการดำเนินงานทางการเงินและเห็นภาพการปฏิบัติงานได้ชัดเจน ไม่ว่าระบบต้นทางจะซับซ้อนหรือล้าสมัยเพียงใด เป้าหมายของเราคือช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในบันทึกธุรกรรม เปลี่ยนข้อมูลดิบให้เป็นข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริง เพื่อสร้างผลลัพธ์และสนับสนุนความมั่นคงทางการเงินในระยะยาวขององค์กร.

ลูกหนี้การค้า กระแสเงินสด การทำ process mining การปรับปรุงด้านการเงิน การติดตามหนี้ การออกใบแจ้งหนี้ การจัดการลูกหนี้การค้า ตั้งแต่รับคำสั่งซื้อจนถึงรับชำระเงิน การจัดเก็บรายได้ การชำระบัญชีใบแจ้งหนี้

ปัญหาและความท้าทายที่พบบ่อย

ระบุความท้าทายที่ส่งผลต่อคุณ

ระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ยที่ยาวนานทำให้เงินทุนสำคัญถูกผูกไว้และจำกัดโอกาสในการเติบโตของธุรกิจ เมื่อลูกค้าชำระเงินล่าช้าอย่างต่อเนื่อง องค์กรจะเผชิญความเสี่ยงด้านสภาพคล่องและต้นทุนการกู้ยืมที่สูงขึ้นเพื่อใช้เป็นเงินทุนในการดำเนินงาน ซึ่งยิ่งส่งผลกระทบมากในช่วงที่อัตราดอกเบี้ยสูง ปัญหานี้มักเกิดจากการมองไม่เห็นว่าขั้นตอนใดในวงจรใบแจ้งหนี้ทำให้เกิดความล่าช้ามากที่สุด

ProcessMind แสดงวงจรใบแจ้งหนี้ทั้งหมดให้เห็นว่าความล่าช้าเกิดขึ้นตรงไหน เมื่อวิเคราะห์เวลาตั้งแต่สร้างใบแจ้งหนี้จนถึงเคลียร์รายการ ผู้ใช้จะระบุกลุ่มลูกค้าหรือภูมิภาคที่ทำให้ DSO สูงได้ เพื่อปรับปรุงกระบวนการและวางกลยุทธ์ติดตามหนี้ให้ตรงจุดยิ่งขึ้น.

ข้อโต้แย้งจากลูกค้ามักค้างอยู่หลายสัปดาห์โดยยังไม่ได้ข้อยุติ เพราะไม่มีผู้รับผิดชอบชัดเจนหรือเอกสารไม่ครบ ความล่าช้านี้ทำให้เก็บเงินได้ไม่ทันเวลา และใช้ทรัพยากรด้านธุรการของฝ่ายการเงินจำนวนมาก เพราะพนักงานต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงค้นหาข้อมูลย้อนหลัง ข้อโต้แย้งที่ไม่ได้รับการแก้ไขยังทำลายความสัมพันธ์กับลูกค้า และอาจทำให้หนี้เรียกเก็บไม่ได้หากปล่อยไว้นาน

แพลตฟอร์มติดตามระยะเวลาของเคสข้อโต้แย้งแต่ละรายการตั้งแต่เปิดเคสจนถึงการแก้ไขเสร็จ ช่วยให้ผู้จัดการระบุคอขวดที่เกิดซ้ำในขั้นตอนตรวจสอบได้ ข้อมูลนี้ช่วยให้จัดการข้อโต้แย้งตามเกณฑ์ภายใน และลดเวลาที่เงินถูกผูกไว้กับใบแจ้งหนี้ที่มีข้อโต้แย้งได้อย่างมาก.

การจับคู่รายการเดินบัญชีธนาคารกับใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างชำระด้วยตนเองใช้แรงงานมากและเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด ทั้งยังทำให้เกิดเงินรับที่ยังไม่ได้จัดสรร หากบันทึกการชำระเงินล่าช้า วงเงินเครดิตที่ลูกค้าใช้ได้จะแสดงไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจขัดขวางการรับคำสั่งซื้อใหม่และสร้างความยุ่งยากโดยไม่จำเป็นระหว่างทีมขายกับทีมการเงิน งานที่ต้องทำด้วยมือนี้ยังทำให้ทีมการเงินมีเวลาน้อยลงสำหรับงานวิเคราะห์ที่สร้างมูลค่าสูง

ProcessMind วิเคราะห์กิจกรรมที่นำไปสู่การปิดใบแจ้งหนี้ เพื่อคำนวณสัดส่วนการชำระเงินที่ดำเนินการผ่านขั้นตอนอัตโนมัติและขั้นตอนที่ต้องทำด้วยมือ ระบบแสดงสถานการณ์ที่ต้องอาศัยการดำเนินการด้วยมือมากที่สุด ช่วยให้คุณปรับการตั้งค่าได้ตรงจุดและเพิ่มอัตราการจับคู่รายการเดินบัญชีธนาคารโดยอัตโนมัติ.

การออกใบลดหนี้หรือปรับแก้ใบแจ้งหนี้หลังจากส่งไปแล้ว มักสะท้อนถึงปัญหาคุณภาพข้อมูลหรือข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน การแก้ไขเหล่านี้กระทบประสบการณ์ของลูกค้า และทำให้ต้องใช้แรงงานซ้ำเพื่อจัดการธุรกรรมเดิม ส่งผลให้ต้นทุนงานธุรการในรอบการเรียกเก็บเงินเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า การแก้ไขงานบ่อยครั้งยังลดความน่าเชื่อถือของรายงานและการคาดการณ์ทางการเงิน

ProcessMind ติดตามความถี่ในการออกใบลดหนี้เทียบกับการเรียกเก็บเงินครั้งแรก เพื่อค้นหาสาเหตุของการแก้ไขงานในกระบวนการลูกหนี้การค้า ทีมจึงแก้ข้อผิดพลาดตั้งแต่ต้นทางในคำสั่งซื้อหรือข้อมูลหลักได้ก่อนออกใบแจ้งหนี้ ช่วยเพิ่มโอกาสให้ทำงานถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก.

ทีมติดตามหนี้มักไม่มีข้อมูลชัดเจนว่ากิจกรรมใดช่วยให้ได้รับชำระเงินเร็วที่สุด หากไม่เห็นประสิทธิผลของเจ้าหน้าที่หรือผลของการส่งหนังสือเตือน ทรัพยากรก็มักถูกใช้ไปกับบัญชีที่มีความสำคัญต่ำ ขณะที่ใบแจ้งหนี้ที่มีความเสี่ยงสูงยังค้างนาน การขาดข้อมูลประกอบการตัดสินใจทำให้การติดตามหนี้เป็นไปในเชิงรับมากกว่าเชิงรุก และกระแสเงินสดไม่สม่ำเสมอ

ProcessMind แสดงภาพกระบวนการติดตามหนี้อย่างชัดเจน โดยเชื่อมโยงหนังสือเตือนและคำมั่นว่าจะชำระเงินแต่ละครั้งกับวันที่ชำระเงินจริง ผู้จัดการจึงปรับกลยุทธ์ติดตามหนี้จากผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริง และช่วยให้เจ้าหน้าที่มุ่งเน้นบัญชีและกิจกรรมที่ให้ผลตอบแทนสูงที่สุด.

แม้การส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าล่าช้าเพียงเล็กน้อย ก็ส่งผลโดยตรงต่อวันที่ได้รับชำระและทำให้รอบเงินสดยาวขึ้น หลายองค์กรมีความล่าช้าภายในระหว่างเวลาที่สร้างใบแจ้งหนี้ในระบบกับเวลาที่ลูกค้าได้รับจริง หากใบแจ้งหนี้ค้างอยู่ในคิวหลายวัน ระยะเวลาชำระเงินก็ยังไม่เริ่มนับ เท่ากับให้เครดิตลูกค้าโดยไม่จำเป็น

ProcessMind ติดตามช่วงเวลาระหว่างการสร้างใบแจ้งหนี้กับการส่งออก เพื่อเปิดเผยจุดติดขัดที่ซ่อนอยู่ในเวิร์กโฟลว์การเรียกเก็บเงิน การลดความล่าช้าภายในช่วยให้เริ่มนับระยะเวลาชำระเงินได้เร็วที่สุด เร่งกระแสเงินสดโดยรวม และทำให้ลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้ขณะที่ธุรกรรมยังใหม่.

การรับชำระเงินบางส่วนเพิ่มภาระงานธุรการอย่างมาก เพราะใบแจ้งหนี้ยังคงค้างอยู่และต้องกระทบยอดด้วยตนเอง ความซับซ้อนนี้มักทำให้ยอดคงค้างสะสมและติดตามแก้ไขได้ยาก โดยยอดที่เหลืออาจนำไปสู่ข้อโต้แย้งเพิ่มเติมหรือความสับสนเกี่ยวกับเงื่อนไขเดิม งานติดตามยอดคงเหลือจำนวนเล็กน้อยจึงอาจใช้แรงงานมากเกินกว่ามูลค่าของยอดนั้น

ทีมใช้ process mining เพื่อดูความถี่และสาเหตุของการชำระเงินบางส่วนในกลุ่มลูกค้าต่างๆ ได้ ProcessMind แสดงเส้นทางของใบแจ้งหนี้เหล่านี้ ช่วยปรับขั้นตอนติดตามและปิดยอดคงเหลือให้คล่องตัวขึ้น โดยอาศัยรูปแบบที่นำไปสู่การชำระครบ.

เมื่อลูกค้าไม่ได้ใช้ส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนด อาจเป็นสัญญาณว่ากระบวนการออกใบแจ้งหนี้ล่าช้าเกินกว่าจะชำระได้ทันเวลา โอกาสที่พลาดไปนี้ลดแรงจูงใจให้ลูกค้าชำระเร็ว ทำให้รอบเงินสดโดยรวมยาวขึ้น และอาจบ่งชี้ถึงปัญหาที่ลึกกว่านั้นในขั้นตอนที่ลูกค้าได้รับและดำเนินการกับใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ ลูกค้ายังมีต้นทุนที่แท้จริงสูงขึ้น

ProcessMind เชื่อมโยงสิทธิ์รับส่วนลดกับเวลาที่ชำระเงินจริง เพื่อดูว่ากระบวนการไม่ทันช่วงเวลารับส่วนลดตรงจุดใด ช่วยให้ทีมลูกหนี้การค้าระบุได้ว่าความล่าช้าเกิดจากการอนุมัติภายในหรือพฤติกรรมของลูกค้าภายนอก แล้วปรับขั้นตอนเพื่อส่งเสริมให้ปิดยอดได้เร็วขึ้น.

เป้าหมายทั่วไป

กำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการ

การลดระยะเวลาตั้งแต่ออกใบแจ้งหนี้จนถึงการชำระครบ ช่วยเพิ่มเงินทุนหมุนเวียนและสภาพคล่อง ProcessMind วิเคราะห์วงจรตั้งแต่ออกใบแจ้งหนี้จนถึงรับเงินทั้งหมด เพื่อระบุกลุ่มลูกค้าหรือขั้นตอนที่เกิดความล่าช้า และช่วยให้คุณแก้ไขได้ตรงจุดเพื่อเร่งกระแสเงินสด.

ระยะเวลาจัดการข้อโต้แย้งที่ยาวนานทำให้รายได้ถูกพักไว้และสร้างความไม่พอใจให้ลูกค้า อีกทั้งยังเพิ่มความเสี่ยงหนี้สูญ ProcessMind แสดงวงจรของเคสข้อโต้แย้ง เพื่อค้นหาการวนซ้ำและความล่าช้าในการส่งต่องานระหว่างแผนก ช่วยให้ทีมแก้ไขยอดที่โต้แย้งได้เร็วขึ้นและปลดล็อกการชำระเงินที่ค้างอยู่.

การจับคู่การชำระเงินกับใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองใช้เวลามากและเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด ProcessMind ช่วยค้นหาสาเหตุที่จับคู่ไม่สำเร็จ เช่น ข้อมูลอ้างอิงไม่สอดคล้องกัน คุณจึงปรับกฎการทำงานอัตโนมัติและเพิ่มสัดส่วนรายการที่ดำเนินการได้ตั้งแต่ต้นจนจบโดยไม่ต้องให้คนเข้ามาจัดการ.

การออกใบลดหนี้บ่อยครั้งมักบ่งชี้ถึงปัญหาต้นทางด้านความถูกต้องของการเรียกเก็บเงินหรือการจัดส่งคำสั่งซื้อ แพลตฟอร์มติดตามสาเหตุของการปรับแก้เหล่านี้ เพื่อช่วยให้คุณค้นหาและแก้ปัญหาที่ต้นทาง ทำให้ใบแจ้งหนี้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรกและลดงานธุรการที่ต้องทำซ้ำ.

ความล่าช้าระหว่างการสร้างใบแจ้งหนี้กับการส่งออกทำให้รอบการชำระเงินยาวขึ้นโดยไม่จำเป็น ProcessMind วัดเวลาที่ล่าช้าในกระบวนการเรียกเก็บเงิน เพื่อค้นหาจุดติดขัดทางเทคนิคหรือขั้นตอนการทำงาน และช่วยให้ลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้ทันทีเพื่อเริ่มนับระยะเวลาชำระเงินได้เร็วขึ้น.

ลูกค้ามักชำระเกินกำหนดตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้ ทำให้ผู้ขายมีต้นทุนแฝง ProcessMind เปรียบเทียบวันที่ชำระเงินจริงกับเงื่อนไขตามสัญญา เพื่อค้นหากรณีที่จ่ายล่าช้าเป็นประจำ และช่วยให้ทีมเครดิตบังคับใช้ข้อตกลงหรือเจรจาเงื่อนไขใหม่กับลูกค้าที่จ่ายล่าช้าอย่างสม่ำเสมอ.

การจัดการยอดชำระขาดที่ไม่เป็นมาตรฐานทำให้เกิดความสับสนและทำให้ประสบการณ์ของลูกค้าซับซ้อนขึ้น ProcessMind วิเคราะห์เส้นทางของการชำระเงินบางส่วนที่แตกต่างจากขั้นตอนปกติ เพื่อค้นหาวิธีแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ช่วยให้คุณกำหนดขั้นตอนที่สม่ำเสมอ ลดความยุ่งยากในการปิดยอด และเพิ่มความถูกต้องของบัญชีแยกประเภท.

แนวทางปรับปรุงกระบวนการลูกหนี้การค้า 6 ขั้นตอน

1
เชื่อมต่อและค้นหาข้อมูล
2
ทำแผนที่กระบวนการของคุณ
3
ระบุคอขวด
4
วิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง
5
ออกแบบการปรับปรุง
6
ติดตามผลและปรับปรุงต่อเนื่อง
1

เชื่อมต่อและค้นหาข้อมูล

สิ่งที่ต้องทำ

เชื่อมต่อ ERP ของคุณกับแพลตฟอร์ม โดยกำหนดข้อมูลเลขที่ใบแจ้งหนี้ เวลาที่เกิดกิจกรรม และการเปลี่ยนสถานะ เช่น Invoice Created และ Payment Received.

ดูคู่มือเทมเพลตข้อมูล ดาวน์โหลดเทมเพลต

เหตุผลที่สำคัญ

การวางรากฐานด้วยข้อมูลจริงช่วยให้การวิเคราะห์กระบวนการอ้างอิงจากบันทึกธุรกรรม แทนการใช้ความเห็นจากการสัมภาษณ์หรือการคาดเดา.

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

บันทึกเหตุการณ์ที่ครบถ้วน พร้อมสำหรับการวิเคราะห์ด้วย process mining.

สิ่งที่คุณจะได้รับ

เห็นภาพวงจรรายรับได้ครบทุกขั้นตอน

ProcessMind แสดงให้เห็นทุกจุดที่กระบวนการติดขัดและล่าช้าในเวิร์กโฟลว์การติดตามหนี้ พร้อมช่วยให้คุณวางแนวทางเร่งการชำระเงิน คุณจะเห็นได้อย่างชัดเจนว่าใบแจ้งหนี้ผ่านระบบอย่างไรและติดขัดตรงไหน.
  • ทำแผนที่ทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นจริง
  • ระบุสาเหตุเฉพาะที่ทำให้การชำระเงินล่าช้า
  • ค้นหางานแก้ไขด้วยมือและจุดที่กระบวนการเบี่ยงเบน
  • วัดผลกระทบของคอขวดที่มีต่อกระแสเงินสด
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

ผลลัพธ์ที่พิสูจน์ได้

ปรับปรุงกระบวนการลูกหนี้การค้าได้อย่างวัดผล

การวิเคราะห์เลขที่ใบแจ้งหนี้ทุกรายการในระบบการเงินช่วยให้องค์กรค้นพบคอขวดที่ซ่อนอยู่และปรับวงจรติดตามหนี้ให้คล่องตัวขึ้น ผลลัพธ์เหล่านี้สะท้อนประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นจากการปรับปรุงกระบวนการโดยใช้ข้อมูล.

0 %
ลดระยะเวลาขายเชื่อเฉลี่ย

ลดความล่าช้าในการรับชำระเงินโดยเฉลี่ย

การระบุคอขวดระหว่างการสร้างใบแจ้งหนี้กับการปิดยอดช่วยให้องค์กรเปลี่ยนยอดขายเป็นเงินสดได้เร็วขึ้น และบริหารสภาพคล่องโดยรวมได้ดีขึ้น.
0 %
เพิ่มอัตราการจับคู่อัตโนมัติ

กระทบยอดธนาคารโดยอัตโนมัติ

การปรับตรรกะการจับคู่ให้เหมาะสมช่วยลดการทำงานด้วยมือ โดยจับคู่รายการเดินบัญชีธนาคารกับใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างได้โดยไม่ต้องให้พนักงานเข้ามาจัดการ.
0 days
แก้ไขข้อโต้แย้งได้เร็วขึ้น

ลดระยะเวลาการแก้ไขข้อโต้แย้ง

การปรับเวิร์กโฟลว์ภายในและการรวบรวมหลักฐานให้คล่องตัวขึ้น ช่วยให้ได้ข้อยุติของใบแจ้งหนี้ที่มีข้อโต้แย้งเร็วขึ้น และช่วยให้กระแสเงินสดที่ค้างอยู่กลับมาเคลื่อนไหว.
0 %
ลดอัตราข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน

ลดจำนวนใบลดหนี้

การค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของข้อผิดพลาดตั้งแต่ขั้นตอนสร้างใบแจ้งหนี้ ช่วยลดจำนวนใบลดหนี้และงานธุรการที่ต้องทำซ้ำได้อย่างมาก.
0 %
ปฏิบัติตามเงื่อนไขได้ดีขึ้น

ชำระเงินตรงกำหนดมากขึ้น

การมองเห็นพฤติกรรมของลูกค้าได้ชัดเจนขึ้นช่วยให้ทีมบังคับใช้เงื่อนไขตามสัญญา และระบุกลุ่มลูกค้าที่มักชำระเงินไม่ทันกำหนด.
0 days
ลดเวลาส่งใบแจ้งหนี้

ลดความล่าช้าในงานธุรการ

การส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าเร็วขึ้นช่วยให้เริ่มนับระยะเวลาชำระเงินได้เร็วขึ้น และลดวงจรเปลี่ยนยอดขายเป็นเงินสดโดยตรง.

ผลลัพธ์ของแต่ละองค์กรแตกต่างกันตามความซับซ้อนของกระบวนการและคุณภาพข้อมูล ตัวเลขเหล่านี้เป็นค่าการปรับปรุงที่พบได้โดยทั่วไปจากการนำไปใช้ในองค์กรหลายแห่ง.

ข้อมูลที่แนะนำ

เริ่มจากกิจกรรมและคุณลักษณะหลักเหล่านี้ แล้วค่อยเพิ่มรายละเอียดเมื่อดำเนินการต่อ.
เพิ่งเริ่มใช้บันทึกเหตุการณ์ใช่ไหม เรียนรู้ วิธีสร้าง event log สำหรับ process mining.

แอตทริบิวต์

ข้อมูลสำคัญที่ควรบันทึกเพื่อใช้วิเคราะห์

มูลค่ารวมของใบแจ้งหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

สำคัญต่อการวิเคราะห์ผลกระทบทางการเงินและจัดลำดับความสำคัญของการติดตามหนี้มูลค่าสูง.

วันที่ลูกค้าควรชำระเงินให้เสร็จสิ้น.

เหตุผลที่สำคัญ

ใช้เป็นเกณฑ์คำนวณอายุหนี้ การค้างชำระ และการปฏิบัติตามเงื่อนไขการชำระเงิน.

ชื่อบุคคลหรือนิติบุคคลที่รับผิดชอบใบแจ้งหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยวิเคราะห์ในระดับบัญชีลูกค้าและระบุผู้ชำระเงินที่มีปัญหา.

ฝ่ายงาน บริษัทย่อย หรือรหัสบริษัทภายในที่ออกใบแจ้งหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยเปรียบเทียบผลการดำเนินงานระหว่างฝ่ายต่างๆ ในองค์กร.

วันที่ชำระหรือหักกลบยอดใบแจ้งหนี้ครบถ้วน.

เหตุผลที่สำคัญ

จำเป็นต่อการคำนวณระยะเวลาของวงจรและ Days Sales Outstanding ที่เกิดขึ้นจริง.

เงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ว่าต้องชำระเงินเมื่อใด.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยให้เข้าใจวันครบกำหนดชำระและวิเคราะห์การปฏิบัติตามเงื่อนไขการชำระเงิน.

หมวดหมู่หรือรหัสที่อธิบายเหตุผลที่มีการโต้แย้งใบแจ้งหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยระบุสาเหตุที่แท้จริงของความล่าช้าในการชำระเงินและงานที่ต้องทำซ้ำ.

ตัวบ่งชี้ว่ากิจกรรมดำเนินการโดยไม่มีคนเข้ามาเกี่ยวข้องหรือไม่.

เหตุผลที่สำคัญ

สำคัญต่อการวัดผลการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลและอัตราการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการ.

กิจกรรม

ขั้นตอนกระบวนการที่ควรติดตามและปรับปรุง

การสร้างระเบียนใบแจ้งหนี้ในระบบการเงิน ซึ่งเป็นการบันทึกรายการลูกหนี้การค้า เหตุการณ์นี้เป็นจุดเริ่มต้นอย่างเป็นทางการของวงจรติดตามหนี้ และใช้เป็นค่าตั้งต้นในการคำนวณอายุหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

เหตุการณ์นี้เป็นจุดอ้างอิงของกระบวนการทั้งหมด ใช้กำหนดเวลาเริ่มต้นสำหรับตัวชี้วัดระยะเวลาดำเนินการและการคำนวณจำนวนวันขายค้างรับ.

การส่งเอกสารเรียกเก็บเงินให้ลูกค้าทางอีเมล สิ่งพิมพ์ EDI หรือพอร์ทัล ถือเป็นการส่งมอบภาระการชำระเงินให้ลูกค้า.

เหตุผลที่สำคัญ

การคำนวณช่วงเวลาตั้งแต่สร้างจนถึงส่ง ช่วยระบุความล่าช้าในการดำเนินงานภายในที่ทำให้กระแสเงินสดช้าลง.

จุดสำคัญที่คำนวณจากวันที่ปัจจุบันซึ่งเลยกำหนดชำระตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน ขณะที่ใบแจ้งหนี้ยังเปิดค้างอยู่ เหตุการณ์นี้บ่งชี้ว่ารายการเปลี่ยนจากสถานะยังไม่ถึงกำหนดเป็นเกินกำหนดชำระ.

เหตุผลที่สำคัญ

จำเป็นต่อการวิเคราะห์การชำระเงินตรงเวลาและเริ่มใช้กลยุทธ์ติดตามหนี้.

การสร้างกรณีหรือรหัสเหตุผลอย่างเป็นทางการ เพื่อระบุว่าลูกค้าไม่เห็นด้วยกับความถูกต้องหรือจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ โดยปกติจะทำให้หยุดการติดตามหนี้ตามขั้นตอนปกติ.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยระบุคอขวดในกระบวนการและประเมินรายได้ที่มีความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินหรือปัญหาด้านคุณภาพ.

การออกใบลดหนี้เพื่อหักยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้ มักเป็นผลทางการเงินจากข้อโต้แย้งที่มีเหตุผล การคืนสินค้า หรือส่วนลดที่ให้ย้อนหลัง.

เหตุผลที่สำคัญ

จำเป็นต่อการวิเคราะห์รายได้ที่สูญเสีย คุณภาพการเรียกเก็บเงิน และสาเหตุที่แท้จริงของการไม่ชำระเงิน.

การบันทึกรายการรับเงินที่นำไปตัดยอดใบแจ้งหนี้ ซึ่งเป็นเป้าหมายหลักของกระบวนการลูกหนี้การค้า.

เหตุผลที่สำคัญ

เป็นเหตุการณ์สำคัญที่สุดสำหรับคำนวณจำนวนวันขายค้างรับ (DSO) และประเมินสถานะกระแสเงินสด.

การเปลี่ยนสถานะขั้นสุดท้ายเมื่อยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้เป็นศูนย์ ซึ่งเกิดจากการชำระครบ การนำเครดิตมาหักยอด หรือการตัดหนี้สูญ.

เหตุผลที่สำคัญ

เป็นจุดสิ้นสุดของกรณีในระบบ และใช้คำนวณระยะเวลารวมของกระบวนการ.

หากต้องการคำแนะนำด้านข้อมูลที่ปรับให้เหมาะกับคุณ เลือกกระบวนการที่ต้องการ.

คำถามที่พบบ่อย

คำถามที่พบบ่อย

Process mining ดึงข้อมูลเหตุการณ์จากระบบการเงินของคุณมาสร้างภาพวงจรของใบแจ้งหนี้ตั้งแต่สร้างจนถึงปิดยอด โดยใช้เลขที่ใบแจ้งหนี้เป็นรหัสระบุรายการที่ไม่ซ้ำกัน ระบบจะเชื่อมโยงกิจกรรมและการเปลี่ยนสถานะทั้งหมด เพื่อแสดงให้เห็นว่าธุรกรรมดำเนินไปอย่างไรในองค์กรของคุณ.

คุณต้องดึงบันทึกกิจกรรมที่มีรหัสระบุกรณีที่ไม่ซ้ำกัน เช่น เลขที่ใบแจ้งหนี้ พร้อมเวลาที่เกิดกิจกรรมและชื่อการดำเนินการ โดยทั่วไปจะมีเหตุการณ์อย่างการออกใบแจ้งหนี้ การรับชำระเงิน การเปิดข้อโต้แย้ง และการกระทบยอดขั้นสุดท้าย ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้เครื่องมือเรียงลำดับเหตุการณ์ตามเวลาได้.

ได้ เครื่องมือช่วยระบุจุดติดขัดที่ทำให้การชำระเงินล่าช้าได้อย่างชัดเจน เช่น ระยะเวลาส่งใบแจ้งหนี้ที่นานเกินไปหรือเวิร์กโฟลว์ติดตามหนี้ที่ไม่มีประสิทธิภาพ เมื่อเห็นคอขวดเหล่านี้ ทีมการเงินก็ปรับปรุงได้ตรงจุดเพื่อเร่งกระแสเงินสดและบรรลุเป้าหมาย เช่น ลดจำนวนวันขายค้างรับลง 15 เปอร์เซ็นต์.

รายงานมาตรฐานแสดงภาพ ณ ช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง เช่น ยอดค้างชำระตามอายุหนี้หรือยอดคงค้างทั้งหมด ส่วน process mining แสดงการเปลี่ยนผ่านระหว่างสถานะเหล่านี้ตามลำดับเวลา พร้อมชี้เส้นทางที่ไม่เป็นเส้นตรง เช่น การออกใบลดหนี้ซ้ำหรือการชำระเงินบางส่วนหลายครั้ง ซึ่งแดชบอร์ดทั่วไปมักไม่แสดงให้เห็น.

ซอฟต์แวร์ติดตามใบแจ้งหนี้ที่มีข้อโต้แย้งทุกรายการ เพื่อแสดงว่าค้างอยู่ตรงไหน ไม่ว่าจะรอการตรวจสอบภายในหรือคำตอบจากลูกค้า ข้อมูลที่เห็นได้ชัดช่วยให้ระบุได้ว่าแผนกหรือประเภทใบแจ้งหนี้ใดทำให้เกิดความล่าช้า ทีมจึงกำหนดขั้นตอนจัดการให้เป็นมาตรฐานและปิดยอดที่มีข้อโต้แย้งได้เร็วขึ้น.

การวิเคราะห์ขั้นตอนที่ต้องให้พนักงานเข้ามาจัดการช่วยให้ process mining ระบุได้ว่าเหตุใดระบบจึงจับคู่การชำระเงินบางรายการโดยอัตโนมัติไม่สำเร็จ นอกจากนี้ยังแสดงรูปแบบของงานแก้ไขด้วยมือ ซึ่งช่วยชี้ว่าควรปรับกฎการจับคู่หรือคุณภาพข้อมูลขาเข้าตรงไหน เพื่อเพิ่มอัตราการบันทึกรายการโดยไม่ต้องให้พนักงานเข้ามาจัดการ.

องค์กรส่วนใหญ่ดูแผนที่กระบวนการเบื้องต้นได้ภายใน 4 ถึง 6 สัปดาห์ หลังเชื่อมต่อกับระบบต้นทางและกำหนดการจับคู่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ระยะแรกจะเน้นจุดที่ส่งผลมาก เช่น สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของความล่าช้าในการชำระเงินหรือการปรับยอดด้วยมือระหว่างปิดยอด.

สามารถปกปิดหรือใช้นามแฝงแทนข้อมูลระหว่างการดึงข้อมูล เพื่อปกป้องรายละเอียดที่ละเอียดอ่อนของลูกค้า โดยยังคงมองเห็นรูปแบบของกระบวนการได้ โดยทั่วไปจะใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยเพื่อให้สอดคล้องกับการตรวจสอบทางการเงินภายในและข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูลระหว่างประเทศ โดยเน้นการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกระบวนการ.

เพิ่มเงินทุนหมุนเวียนด้วยการจัดการลูกหนี้การค้าอย่างชาญฉลาด

ลด DSO และปรับปรุงการติดตามหนี้ด้วยการวิเคราะห์ข้อมูลแบบเรียลไทม์

เริ่มทดลองใช้ฟรี

ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ใช้ได้กับ ERP ทุกระบบ.