เทมเพลตข้อมูลลูกหนี้การค้าของคุณ
เทมเพลตข้อมูลลูกหนี้การค้าของคุณ
นี่คือเทมเพลตข้อมูล process mining ทั่วไปสำหรับ ลูกหนี้การค้า หากต้องการคำแนะนำเฉพาะเจาะจง โปรดใช้เทมเพลตสำหรับระบบนั้น.
เลือกระบบที่ต้องการ- ฟิลด์ข้อมูลสำคัญสำหรับติดตามวงจรชีวิตของใบแจ้งหนี้
- คำจำกัดความกิจกรรมที่เป็นมาตรฐาน เพื่อให้การทำแผนที่กระบวนการสอดคล้องกัน
- โครงสร้างที่ปรับขนาดได้และใช้ได้กับเครื่องมือจัดการการเงินทุกประเภท
คุณลักษณะของลูกหนี้การค้า
| ชื่อ | คำอธิบาย | ||
|---|---|---|---|
| ชื่อกิจกรรม ActivityName | คำอธิบายเหตุการณ์หรือการดำเนินการที่เกิดขึ้นกับใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุขั้นตอนหรือการเปลี่ยนสถานะที่เกิดขึ้นในวงจรของใบแจ้งหนี้ เช่น สร้างใบแจ้งหนี้ บันทึกการชำระเงิน เปิดข้อโต้แย้ง หรือออกใบลดหนี้. เครื่องมือ process mining ใช้ลำดับกิจกรรมเหล่านี้สร้างแผนผังกระบวนการ ช่วยให้องค์กรมองเห็นคอขวด งานที่ต้องทำซ้ำ เช่น การอัปเดตข้อโต้แย้งหลายครั้ง และขั้นตอนที่เบี่ยงเบนจากแนวทางติดตามหนี้มาตรฐาน. เหตุผลที่สำคัญ ฟิลด์กิจกรรมนี้เป็นฟิลด์บังคับที่ใช้กำหนดขั้นตอนของกระบวนการ. แหล่งข้อมูล พบในบันทึกรายการธุรกรรม เอกสารการเปลี่ยนแปลง หรือตารางประวัติสถานะ. ตัวอย่าง สร้างใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระเงินยื่นข้อโต้แย้งส่งหนังสือทวงถาม | |||
| ระบบต้นทาง SourceSystem | ชื่อหรือรหัสของระบบที่เป็นแหล่งที่มาของข้อมูล. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุแอปพลิเคชันหรือสภาพแวดล้อมของซอฟต์แวร์ที่ดึงข้อมูลมา เช่น SAP, Oracle หรือ HighRadius หากมี ERP หลายระบบ ก็ช่วยแยกแหล่งข้อมูลแต่ละแห่งออกจากกัน. แอตทริบิวต์นี้มีประโยชน์เมื่อต้องเปรียบเทียบผลการดำเนินงานของกระบวนการระหว่างภูมิภาคหรือหน่วยธุรกิจที่ใช้เทคโนโลยีต่างกัน และช่วยตรวจสอบย้อนกลับไปยังแหล่งที่มาของข้อมูลได้. เหตุผลที่สำคัญ จำเป็นสำหรับกรองและตรวจสอบข้อมูลในสภาพแวดล้อมที่มีหลายระบบ. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปจะเพิ่มเป็นข้อความคงที่ระหว่างขั้นตอน ETL. ตัวอย่าง SAP_ECC_NAOracle_CloudNetSuite_GlobalHighRadius_Prod | |||
| เวลาประทับเหตุการณ์ EventTime | วันที่และเวลาที่กิจกรรมเกิดขึ้น. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บันทึกเวลาที่การดำเนินการเกิดขึ้นในระบบต้นทางอย่างแม่นยำ ซึ่งจำเป็นต่อการเรียงลำดับเหตุการณ์ตามเวลาในแต่ละกรณี. นักวิเคราะห์ใช้ข้อมูลนี้คำนวณระยะเวลาระหว่างขั้นตอน เช่น เวลาตั้งแต่ส่งใบแจ้งหนี้จนถึงบันทึกการชำระเงิน และใช้คำนวณระยะเวลาของกิจกรรมแต่ละรายการ รวมถึงระบุความล่าช้าในวงจรการเรียกเก็บเงิน. เหตุผลที่สำคัญ เป็น Start Timestamp ที่จำเป็นสำหรับเรียงลำดับเหตุการณ์และคำนวณระยะเวลา. แหล่งข้อมูล พบในบันทึกระบบ เวลาบันทึกรายการธุรกรรม หรือตารางประวัติการเปลี่ยนแปลง. ตัวอย่าง 2023-10-01T14:30:00Z2023-10-05T09:15:00Z2023-11-01T16:45:00Z | |||
| หมายเลขใบแจ้งหนี้ InvoiceId | รหัสเฉพาะของใบแจ้งหนี้หรือเอกสารเรียกเก็บเงินแต่ละฉบับ. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้เป็นรหัสกรณีหลักของกระบวนการบัญชีลูกหนี้ ใช้แยกรายการเรียกเก็บเงินแต่ละรายการ และเป็นคีย์หลักสำหรับติดตามวงจรของลูกหนี้ตั้งแต่เริ่มสร้างจนถึงการเคลียร์รายการ. ในการวิเคราะห์ process mining ระบบใช้แอตทริบิวต์นี้จัดกลุ่มเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้อง เช่น การสร้างใบแจ้งหนี้ การแก้ไข การโต้แย้ง และการชำระเงิน ให้อยู่ในกรณีเดียวกัน นักวิเคราะห์จึงเห็นเส้นทางตั้งแต่ต้นจนจบของใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ และคำนวณตัวชี้วัดผลการดำเนินงานในระดับรายการธุรกรรมได้. เหตุผลที่สำคัญ เป็น Case ID ที่จำเป็นสำหรับสร้างลำดับขั้นตอนของกระบวนการขึ้นใหม่. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปพบในตารางส่วนหัวของรายการธุรกรรม หรือตารางบัญชีย่อยลูกหนี้หลัก. ตัวอย่าง INV-2023-001900004321US-10234B55432 | |||
| อัปเดตข้อมูลล่าสุด LastDataUpdate | เวลาที่ระบุว่าดึงหรือรีเฟรชข้อมูลเมื่อใด. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บันทึกเวลาที่อัปเดตชุดข้อมูลในแอปพลิเคชัน process mining ล่าสุด เพื่อให้ผู้ใช้ทราบว่าข้อมูลที่ใช้วิเคราะห์เป็นข้อมูลใหม่เพียงใด. ข้อมูลนี้ช่วยให้นักวิเคราะห์ทราบว่ากำลังดูข้อมูลล่าสุดหรือข้อมูล ณ ช่วงเวลาก่อนหน้า ซึ่งจำเป็นต่อการจัดทำรายงานให้ถูกต้องและช่วยให้มั่นใจว่าการตัดสินใจอ้างอิงข้อมูลล่าสุดที่มี. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยให้เข้าใจความล่าช้าและความน่าเชื่อถือของข้อมูล. แหล่งข้อมูล ระบบสร้างข้อมูลนี้ขณะทำงานผ่าน data pipeline หรือเครื่องมือ ETL. ตัวอย่าง 2023-11-15T00:00:00Z2023-11-16T08:00:00Z | |||
| เงื่อนไขการชำระเงิน PaymentTerms | เงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ว่าต้องชำระเงินเมื่อใด. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุรหัสหรือคำอธิบายกำหนดการชำระเงิน เช่น Net 30, Net 60 หรือชำระทันที ซึ่งเป็นข้อกำหนดตามสัญญาสำหรับการรับเงิน. การวิเคราะห์ข้อมูลนี้ช่วยตรวจสอบว่ามีการใช้เงื่อนไขมาตรฐานหรือไม่ หรือทีมขายเสนอเงื่อนไขที่ไม่เป็นประโยชน์เพื่อปิดการขาย นอกจากนี้ยังใช้เปรียบเทียบเงื่อนไขการชำระเงินกับพฤติกรรมการชำระเงินจริง เพื่อตรวจสอบว่ามีการปฏิบัติตามเงื่อนไขหรือไม่. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยให้เข้าใจวันครบกำหนดชำระและวิเคราะห์การปฏิบัติตามเงื่อนไขการชำระเงิน. แหล่งข้อมูล พบในส่วนหัวของใบแจ้งหนี้หรือข้อมูลหลักของลูกค้า. ตัวอย่าง NT30Net 60 Days2% 10 Net 30ชำระทันที | |||
| ชื่อลูกค้า CustomerName | ชื่อบุคคลหรือนิติบุคคลที่รับผิดชอบใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุลูกหนี้ที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ และช่วยรวมข้อมูลในระดับบัญชีลูกค้า. ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการวิเคราะห์พฤติกรรมการชำระเงินของลูกค้าแต่ละราย ช่วยระบุลูกค้าเชิงกลยุทธ์ที่มักชำระเงินล่าช้าหรือโต้แย้งใบแจ้งหนี้ เพื่อให้ดูแลความสัมพันธ์และกำหนดแนวทางติดตามหนี้ได้เหมาะกับลูกค้าแต่ละราย. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์ในระดับบัญชีลูกค้าและระบุผู้ชำระเงินที่มีปัญหา. แหล่งข้อมูล พบในตารางข้อมูลหลักของลูกค้าที่เชื่อมกับส่วนหัวของใบแจ้งหนี้. ตัวอย่าง Acme CorpGlobal IndustriesTech Solutions Ltd | |||
| ดำเนินการอัตโนมัติหรือไม่ IsAutomated | ตัวบ่งชี้ว่ากิจกรรมดำเนินการโดยไม่มีคนเข้ามาเกี่ยวข้องหรือไม่. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์แบบค่าจริงหรือเท็จนี้ใช้แยกการดำเนินการด้วยตนเองของผู้ใช้ออกจากเหตุการณ์ที่ระบบดำเนินการ โดยมักพิจารณาจาก User ID ว่าตรงกับบัญชีบริการที่รู้จักหรือไม่. ข้อมูลนี้เป็นตัวแปรหลักในการคำนวณอัตราการทำงานอัตโนมัติ ช่วยให้องค์กรประเมินผลตอบแทนจากการลงทุนใน RPA และระบุโอกาสในการทำงานซ้ำๆ ด้วยตนเองให้เป็นอัตโนมัติ เช่น การบันทึกรับชำระเงินหรือการทวงถามหนี้. เหตุผลที่สำคัญ สำคัญต่อการวัดผลการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลและอัตราการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการ. แหล่งข้อมูล ได้จาก User ID หรือแฟล็กของธุรกรรมโดยเฉพาะ. ตัวอย่าง truefalse | |||
| มูลค่าใบแจ้งหนี้ InvoiceAmount | มูลค่ารวมของใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้แสดงมูลค่าทางการเงินของยอดเรียกเก็บจากลูกค้า โดยทั่วไปเป็นยอดรวมภาษีและค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมแล้ว. ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการคำนวณ KPI ทางการเงิน เช่น Days Sales Outstanding (DSO) ที่ถ่วงน้ำหนักตามมูลค่า การระบุบัญชีมูลค่าสูงที่มีความเสี่ยง และการจัดลำดับความสำคัญของการติดตามหนี้ นอกจากนี้ยังช่วยแบ่งกลุ่มกระบวนการตามผลกระทบทางการเงินได้. เหตุผลที่สำคัญ สำคัญต่อการวิเคราะห์ผลกระทบทางการเงินและจัดลำดับความสำคัญของการติดตามหนี้มูลค่าสูง. แหล่งข้อมูล พบในส่วนหัวของใบแจ้งหนี้หรือส่วนหัวของเอกสารบัญชี. ตัวอย่าง 1500.00250.5010000.0045.99 | |||
| วันครบกำหนดชำระ DueDate | วันที่ลูกค้าควรชำระเงินให้เสร็จสิ้น. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุกำหนดชำระเงินตามเงื่อนไขการขายที่ตกลงกันไว้ ใช้พิจารณาว่าใบแจ้งหนี้ยังไม่ถึงกำหนด เกินกำหนด หรือค้างชำระ. นักวิเคราะห์ใช้วันที่นี้คำนวณตัวชี้วัดการชำระเงินก่อนหรือหลังครบกำหนด เมื่อนำวันที่ชำระเงินจริงมาเทียบกับวันครบกำหนด จะช่วยให้เห็นพฤติกรรมการปฏิบัติตามเงื่อนไขของลูกค้าและประสิทธิผลของแนวทางติดตามหนี้. เหตุผลที่สำคัญ ใช้เป็นเกณฑ์คำนวณอายุหนี้ การค้างชำระ และการปฏิบัติตามเงื่อนไขการชำระเงิน. แหล่งข้อมูล พบในส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ หรือคำนวณจากวันที่ตั้งต้นบวกเงื่อนไขการชำระเงิน. ตัวอย่าง 2023-12-012023-10-312023-11-15 | |||
| วันที่เคลียร์รายการ ClearingDate | วันที่ชำระหรือหักกลบยอดใบแจ้งหนี้ครบถ้วน. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บันทึกวันที่ปิดรายการค้างในระบบ โดยทั่วไปเกิดจากการบันทึกการชำระเงินหรือใบลดหนี้ ซึ่งเป็นจุดสิ้นสุดของวงจรติดตามหนี้สำหรับใบแจ้งหนี้นั้น. วันที่นี้จำเป็นต่อการคำนวณระยะเวลาของวงจรจริงและ Days Sales Outstanding (DSO) อีกทั้งช่วยแยกใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างออกจากรายการที่ปิดแล้ว และใช้วัดประสิทธิภาพของกระบวนการบันทึกรับชำระเงิน. เหตุผลที่สำคัญ จำเป็นต่อการคำนวณระยะเวลาของวงจรและ Days Sales Outstanding ที่เกิดขึ้นจริง. แหล่งข้อมูล พบในรายการบรรทัดของเอกสารบัญชีหรือประวัติสถานะ. ตัวอย่าง 2023-11-202023-12-052023-10-15 | |||
| หน่วยธุรกิจ BusinessUnit | ฝ่ายงาน บริษัทย่อย หรือรหัสบริษัทภายในที่ออกใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุหน่วยงานในองค์กรที่เป็นเจ้าของยอดลูกหนี้ ในระบบอย่าง SAP จะตรงกับ Company Code ส่วนใน NetSuite จะตรงกับ Subsidiary. ข้อมูลนี้ช่วยเปรียบเทียบผลการดำเนินงานระหว่างสาขาหรือฝ่ายต่างๆ ผู้บริหารสามารถใช้ข้อมูลนี้เทียบประสิทธิภาพการติดตามหนี้ การปฏิบัติตามขั้นตอนมาตรฐาน และค่า DSO ของแต่ละหน่วยงานในองค์กรได้. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยเปรียบเทียบผลการดำเนินงานระหว่างฝ่ายต่างๆ ในองค์กร. แหล่งข้อมูล พบในส่วนหัวของใบแจ้งหนี้หรือส่วนหัวของเอกสารบัญชีการเงิน. ตัวอย่าง US01การปฏิบัติการในภูมิภาค EMEAบริษัทย่อย A1000 | |||
| เหตุผลในการโต้แย้ง DisputeReason | หมวดหมู่หรือรหัสที่อธิบายเหตุผลที่มีการโต้แย้งใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บันทึกประเภทเหตุผลที่ลูกค้าปฏิเสธการชำระเงินบางส่วนหรือทั้งหมดของใบแจ้งหนี้ สาเหตุที่พบบ่อย ได้แก่ ราคาไม่ถูกต้อง สินค้าเสียหาย หรือเอกสารไม่ครบ. ข้อมูลนี้สำคัญต่อการวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริง เมื่อนำเหตุผลในการโต้แย้งมารวมวิเคราะห์ องค์กรจะระบุปัญหาที่เกิดซ้ำในกระบวนการก่อนหน้า เช่น การจัดส่งหรือการกำหนดราคา ซึ่งทำให้การชำระเงินล่าช้าและเกิดงานธุรการซ้ำได้. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยระบุสาเหตุที่แท้จริงของความล่าช้าในการชำระเงินและงานที่ต้องทำซ้ำ. แหล่งข้อมูล พบในโมดูลจัดการข้อโต้แย้งหรือตารางกรณีข้อโต้แย้งโดยเฉพาะ. ตัวอย่าง ราคาไม่ตรงกันสินค้าเสียหายไม่มีใบสั่งซื้อใบแจ้งหนี้ซ้ำ | |||
| กลุ่มลูกค้า CustomerSegment | การจัดประเภทลูกค้าตามมูลค่าเชิงกลยุทธ์หรือระดับความเสี่ยง. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้จัดกลุ่มลูกค้าเป็นประเภทต่างๆ เช่น ลูกค้ารายสำคัญ ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม กลุ่มเสี่ยงสูง หรือหน่วยงานภาครัฐ โดยปกติกำหนดไว้ในข้อมูลหลัก. การแบ่งกลุ่มตามแอตทริบิวต์นี้ช่วยให้เห็นว่าลูกค้าแต่ละประเภทได้รับการดูแลอย่างไร และช่วยตรวจสอบว่าลูกค้ามูลค่าสูงได้รับบริการตามลำดับความสำคัญหรือไม่ รวมถึงลูกค้าความเสี่ยงสูงได้รับการติดตามใกล้ชิดเพียงพอหรือไม่. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์แนวทางดูแลลูกค้าในแต่ละระดับ. แหล่งข้อมูล พบในข้อมูลหลักของลูกค้าหรือตารางคู่ค้าทางธุรกิจ. ตัวอย่าง เชิงกลยุทธ์ค้าปลีกค้าส่งระดับ 1 | |||
| ชื่อผู้ติดตามหนี้ CollectorName | ชื่อเจ้าหน้าที่หรือผู้ใช้ที่รับผิดชอบการติดตามการชำระเงิน. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุพนักงานหรือทีมที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลบัญชีลูกค้าและติดตามการชำระเงิน ซึ่งเชื่อมโยงทรัพยากรบุคคลกับผลลัพธ์ของกระบวนการ. ข้อมูลนี้ช่วยวิเคราะห์ผลิตภาพและประสิทธิผลของผู้ติดตามหนี้ ผู้จัดการสามารถเปรียบเทียบอัตราการเรียกเก็บเงิน การชำระตามที่ลูกค้ารับปาก และปริมาณงานของผู้ติดตามหนี้แต่ละราย เพื่อระบุความต้องการในการฝึกอบรมหรือปรับสมดุลพอร์ตลูกค้า. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์ผลิตภาพของบุคลากรและเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงาน. แหล่งข้อมูล พบในข้อมูลหลักของลูกค้าหรือตารางจัดการติดตามหนี้โดยเฉพาะ. ตัวอย่าง John Doeทีมติดตามหนี้ Aเจ้าหน้าที่ระบบ | |||
กิจกรรมในกระบวนการลูกหนี้การค้า
| กิจกรรม | คำอธิบาย | ||
|---|---|---|---|
| บันทึกการชำระเงิน | การบันทึกรายการรับเงินที่นำไปตัดยอดใบแจ้งหนี้ ซึ่งเป็นเป้าหมายหลักของกระบวนการลูกหนี้การค้า. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ เป็นเหตุการณ์สำคัญที่สุดสำหรับคำนวณจำนวนวันขายค้างรับ (DSO) และประเมินสถานะกระแสเงินสด. แหล่งข้อมูล พบข้อมูลนี้ในตารางการนำรายการรับชำระเงินไปตัดยอดหรือตารางรับเงินสด. บันทึก บันทึกเวลาจากเอกสารรับชำระเงินที่เชื่อมโยงกับเลขที่ใบแจ้งหนี้. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| บันทึกใบลดหนี้ | การออกใบลดหนี้เพื่อหักยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้ มักเป็นผลทางการเงินจากข้อโต้แย้งที่มีเหตุผล การคืนสินค้า หรือส่วนลดที่ให้ย้อนหลัง. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ จำเป็นต่อการวิเคราะห์รายได้ที่สูญเสีย คุณภาพการเรียกเก็บเงิน และสาเหตุที่แท้จริงของการไม่ชำระเงิน. แหล่งข้อมูล พบข้อมูลนี้ในตารางธุรกรรมลูกหนี้การค้า โดยระบุประเภทเอกสารเป็นรายการลดหนี้. บันทึก เชื่อมโยงเอกสารใบลดหนี้กับใบแจ้งหนี้ต้นฉบับผ่านช่องข้อมูลอ้างอิง. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| ปิดใบแจ้งหนี้แล้ว | การเปลี่ยนสถานะขั้นสุดท้ายเมื่อยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้เป็นศูนย์ ซึ่งเกิดจากการชำระครบ การนำเครดิตมาหักยอด หรือการตัดหนี้สูญ. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ เป็นจุดสิ้นสุดของกรณีในระบบ และใช้คำนวณระยะเวลารวมของกระบวนการ. แหล่งข้อมูล ได้จากการเปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้เป็น Closed, Cleared หรือ Paid. บันทึก ระบุเวลาที่สถานะรายการค้างชำระเปลี่ยนเป็นปิดยอดแล้ว. ประเภทเหตุการณ์ inferred | |||
| เปิดข้อโต้แย้ง | การสร้างกรณีหรือรหัสเหตุผลอย่างเป็นทางการ เพื่อระบุว่าลูกค้าไม่เห็นด้วยกับความถูกต้องหรือจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ โดยปกติจะทำให้หยุดการติดตามหนี้ตามขั้นตอนปกติ. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ ช่วยระบุคอขวดในกระบวนการและประเมินรายได้ที่มีความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินหรือปัญหาด้านคุณภาพ. แหล่งข้อมูล ระบุได้จากการสร้างกรณีในโมดูลจัดการข้อโต้แย้ง หรือการเปลี่ยนสถานะเป็น 'In Dispute'. บันทึก บันทึกเวลาที่เชื่อมโยงรหัสกรณีข้อโต้แย้งกับใบแจ้งหนี้ หรือเวลาที่ตั้งค่าสถานะข้อโต้แย้งเป็น true. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| พ้นกำหนดชำระ | จุดสำคัญที่คำนวณจากวันที่ปัจจุบันซึ่งเลยกำหนดชำระตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน ขณะที่ใบแจ้งหนี้ยังเปิดค้างอยู่ เหตุการณ์นี้บ่งชี้ว่ารายการเปลี่ยนจากสถานะยังไม่ถึงกำหนดเป็นเกินกำหนดชำระ. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ จำเป็นต่อการวิเคราะห์การชำระเงินตรงเวลาและเริ่มใช้กลยุทธ์ติดตามหนี้. แหล่งข้อมูล คำนวณโดยเปรียบเทียบวันครบกำหนดชำระของใบแจ้งหนี้กับวันที่ในระบบ หากยังไม่มีเหตุการณ์ปิดรายการ. บันทึก สร้างเหตุการณ์เมื่อวันที่ในระบบเลยค่ากำหนดชำระ และสถานะทั่วไปยังเป็น Open. ประเภทเหตุการณ์ calculated | |||
| ส่งใบแจ้งหนี้แล้ว | การส่งเอกสารเรียกเก็บเงินให้ลูกค้าทางอีเมล สิ่งพิมพ์ EDI หรือพอร์ทัล ถือเป็นการส่งมอบภาระการชำระเงินให้ลูกค้า. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ การคำนวณช่วงเวลาตั้งแต่สร้างจนถึงส่ง ช่วยระบุความล่าช้าในการดำเนินงานภายในที่ทำให้กระแสเงินสดช้าลง. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้ได้จากบันทึกการจัดการเอกสารขาออก ประวัติการส่งอีเมล หรือการอัปเดตสถานะ EDI. บันทึก ระบุเวลาที่สถานะการส่งออกใบแจ้งหนี้เปลี่ยนเป็นส่งแล้วหรือเสร็จสมบูรณ์. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| สร้างใบแจ้งหนี้ | การสร้างระเบียนใบแจ้งหนี้ในระบบการเงิน ซึ่งเป็นการบันทึกรายการลูกหนี้การค้า เหตุการณ์นี้เป็นจุดเริ่มต้นอย่างเป็นทางการของวงจรติดตามหนี้ และใช้เป็นค่าตั้งต้นในการคำนวณอายุหนี้. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ เหตุการณ์นี้เป็นจุดอ้างอิงของกระบวนการทั้งหมด ใช้กำหนดเวลาเริ่มต้นสำหรับตัวชี้วัดระยะเวลาดำเนินการและการคำนวณจำนวนวันขายค้างรับ. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปพบข้อมูลนี้ในตารางส่วนหัวของธุรกรรมหรือบันทึกการสร้างในระบบ ERP. บันทึก ดึงเวลาที่สร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ซึ่งมีเลขที่ไม่ซ้ำกัน. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| กระทบยอดการชำระเงินแล้ว | การจับคู่รายการรับชำระเงินในระบบกับรายการในรายการเดินบัญชีธนาคารภายนอก เพื่อยืนยันว่าเงินเข้าบัญชีธนาคารแล้วจริง. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ ช่วยแยกเงินสดตามบัญชีออกจากเงินสดที่ธนาคารได้รับจริง และชี้ให้เห็นความล่าช้าในกระบวนการบันทึกรับชำระเงิน. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้ได้จากโมดูลกระทบยอดธนาคารหรือบันทึกการจัดการเงินสด. บันทึก ระบุเวลาที่เอกสารรับชำระเงินถูกทำเครื่องหมายว่าปิดยอดหรือจับคู่แล้วในบัญชีธนาคาร. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| แก้ไขข้อโต้แย้งแล้ว | การสอบสวนข้อโต้แย้งสิ้นสุดลง โดยมีข้อสรุปว่าจะให้เครดิตลูกค้า ตัดยอดคงเหลือเป็นหนี้สูญ หรือเรียกเก็บเงินต่อ เหตุการณ์นี้ทำให้ใบแจ้งหนี้กลับมาดำเนินการเพื่อปิดยอดได้. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ เป็นจุดสิ้นสุดของกระบวนการจัดการกรณียกเว้น และทำให้วงจรเงินสดดำเนินต่อได้. แหล่งข้อมูล บันทึกเมื่อสถานะกรณีข้อโต้แย้งเปลี่ยนเป็น Closed หรือ Resolved. บันทึก ระบุเวลาที่มีการเปลี่ยนสถานะครั้งสุดท้ายในระบบจัดการข้อโต้แย้ง. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| ตัดหนี้สูญ | การประกาศว่ายอดคงเหลือในใบแจ้งหนี้เรียกเก็บไม่ได้ และนำยอดดังกล่าวออกจากบัญชีแยกประเภทลูกหนี้การค้า เหตุการณ์นี้สะท้อนความล้มเหลวของกระบวนการและการสูญเสียทางการเงิน. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ สำคัญต่อการวิเคราะห์ต้นทุนรวมของกระบวนการให้สินเชื่อและระบุกลุ่มลูกค้าที่มีความเสี่ยงสูง. แหล่งข้อมูล บันทึกจากรายการบัญชีหรือธุรกรรมปรับปรุงยอดที่มีรหัสเหตุผลการตัดหนี้สูญโดยเฉพาะ. บันทึก กรองเอกสารปรับปรุงยอดที่จัดประเภทเป็นการตัดหนี้สูญและเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| ติดต่อลูกค้าเพื่อติดตามหนี้ | การติดต่อกับลูกค้าเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างอยู่ เช่น ส่งจดหมายติดตามหนี้อัตโนมัติหรือบันทึกการโทร เหตุการณ์นี้ใช้ติดตามการดำเนินงานเชิงรุกของทีมติดตามหนี้. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ จำเป็นต่อการวัดประสิทธิภาพของเจ้าหน้าที่ติดตามหนี้และผลของกลยุทธ์ติดตามหนี้ต่อความเร็วในการชำระเงิน. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้ได้จากบันทึกการติดต่อ ประวัติกิจกรรมใน CRM หรือบันทึกการติดตามหนี้. บันทึก จับคู่รายการจากบันทึกการติดต่อกับลูกค้าหรือตารางติดตามหนี้อัตโนมัติที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| บันทึกการชำระเงินบางส่วน | การบันทึกรับชำระเงินที่ช่วยลดยอดใบแจ้งหนี้ แต่ยังเหลือยอดค้างชำระ มักบ่งชี้ถึงข้อโต้แย้ง ปัญหาความสามารถในการชำระเงิน หรือการชำระขาด. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ การแสดงรายการชำระเงินบางส่วนช่วยวิเคราะห์พฤติกรรมการชำระเงินของลูกค้าและความซับซ้อนของกระบวนการ. แหล่งข้อมูล บันทึกเมื่อเชื่อมโยงธุรกรรมการชำระเงินกับใบแจ้งหนี้แล้ว แต่จำนวนเงินที่ชำระน้อยกว่ายอดคงเหลือ. บันทึก ระบุรายการรับชำระเงินที่จำนวนเงินที่นำไปตัดยอดน้อยกว่ายอดใบแจ้งหนี้ที่ยังค้าง. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| บันทึกคำมั่นว่าจะชำระเงิน | การบันทึกคำมั่นอย่างเป็นทางการจากลูกค้าว่าจะชำระเงินจำนวนหนึ่งภายในวันที่กำหนด โดยทั่วไปเจ้าหน้าที่ติดตามหนี้จะบันทึกข้อมูลนี้หลังติดต่อลูกค้าได้สำเร็จ. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ ช่วยให้เห็นกระแสเงินสดที่คาดว่าจะได้รับ และวัดความน่าเชื่อถือของคำมั่นจากลูกค้า. แหล่งข้อมูล พบข้อมูลนี้ในโมดูลจัดการติดตามหนี้หรือช่องบันทึกที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้. บันทึก ดึงระเบียนที่มีการบันทึกวันที่และจำนวนเงิน PTP ไว้กับรหัสใบแจ้งหนี้. ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| อัปเดตสถานะข้อโต้แย้ง | การเปลี่ยนขั้นตอนของกรณีข้อโต้แย้ง เช่น จากการตรวจสอบเบื้องต้นไปสู่การสอบสวน เหตุการณ์นี้ใช้ติดตามเวิร์กโฟลว์ของทีมจัดการข้อยุติ. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์ระยะเวลาจัดการข้อโต้แย้งและระบุช่วงที่การสอบสวนหยุดชะงัก. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้ได้จากบันทึกประวัติของกรณีข้อโต้แย้งที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้. บันทึก ติดตามการเปลี่ยนแปลงในช่องสถานะของรายการกรณีข้อโต้แย้งที่เชื่อมโยงกัน. ประเภทเหตุการณ์ inferred | |||
คู่มือการดึงข้อมูล
วิธีดึงข้อมูลแตกต่างกันไปตามระบบ หากต้องการคำแนะนำโดยละเอียด
พร้อมเริ่มต้นหรือยัง?
เริ่มต้นได้โดยนำเทมเพลตทั่วไปนี้ไปใช้กับข้อมูลของคุณ หรือเลือกคู่มือเฉพาะสำหรับแพลตฟอร์มที่ใช้งาน.
เพิ่มเงินทุนหมุนเวียนด้วยการจัดการลูกหนี้การค้าอย่างชาญฉลาด
ลด DSO และปรับปรุงการติดตามหนี้ด้วยการวิเคราะห์ข้อมูลแบบเรียลไทม์
ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ใช้ได้กับ ERP ทุกระบบ.