> Folyamatos folyamatfejlesztés > Szállítói számlák feldolgozása > SAP S/4HANA

Fejlessze a szállítói számlák feldolgozását

Hat lépés a SAP S/4HANA szállítói számlafeldolgozásának optimalizálásához.

Adatsablon letöltése

Fejlessze a szállítói számlák feldolgozását

Szállítói számlák feldolgozása

SAP S/4HANA

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok

Elérhető rendszerek

Kihívások(12)Célok(10)6 lépés Előnézet Eredmények Adatok GYIK(4)

Optimalizálja a szállítói számlák feldolgozását SAP S/4HANA-ban

Sok szervezetnél rejtett hatékonysági problémák lassítják a számlafeldolgozást, és megfelelési kockázatot okoznak. Platformunkkal pontosan meghatározhatja a szűk keresztmetszeteket az adatok kezdeti rögzítésétől a végső kifizetésig. Az eredmények megmutatják, hol érdemes egyszerűsíteni a működést és javítani a teljesítményt.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni a szállítói számlák feldolgozását?

A szállítói számlák feldolgozása minden vállalat működésének alapvető része. A számlák hatékony kezelése a beérkezéstől a kifizetésig nem csupán a számlák rendezéséről szól: a stabil cash flow, a jó beszállítói kapcsolatok és a pénzügyi megfelelés szempontjából is fontos. Az olyan összetett vállalati környezetekben, mint az SAP S/4HANA, a szállítói számlák feldolgozása több részleg, rendszer és felhasználói művelet bonyolult hálózatává válhat. Ha nem látja át a folyamatot, rejtett hatékonysági problémák maradhatnak benne. Ezek komoly pénzügyi hátrányokhoz vezethetnek, például késedelmi díjakhoz, az idő előtti fizetésért járó kedvezmények elvesztéséhez, felesleges újramunkához, sőt a megfelelési előírások megsértéséhez is.

Ha nem fejleszti a szállítói számlák feldolgozását, nőhetnek a feldolgozási költségek, elhúzódhatnak a fizetési ciklusok, romolhatnak a beszállítói kapcsolatok, és nagyobb lehet a csalás kockázata. Az SAP S/4HANA rendszerben végig kell követni a számla teljes útját ahhoz, hogy a problémákat jelentős megtakarítást és hatékonyabb működést eredményező fejlesztésekké alakíthassa. Sok szervezet nem tudja pontosan megállapítani, hol torpan meg vagy tér el a számlafeldolgozási munkafolyamat. Hagyományos elemzési módszerekkel ezért szinte lehetetlen célzott fejlesztéseket bevezetni.

Hogyan teszi láthatóvá a szállítói számlák folyamatát a process mining?

A process mining az SAP S/4HANA rendszerből származó eseményadatok felhasználásával részletes képet ad a szállítói számlák feldolgozásának tényleges működéséről. Feltételezések és manuális interjúk helyett rekonstruálja minden számla teljes életútját, így pontos digitális másolatot készít a működésről. A BKPF, BSEG, ACDOCA és más táblák elemzésével azonosítja a számlához kapcsolódó összes tevékenységet a „Számla beérkezett” lépéstől a „Kifizetés elszámolva” lépésig, és rögzíti azok pontos időpontját, valamint a felelős felhasználókat.

Az elemzés megmutatja, milyen útvonalakon haladnak a számlák, milyen folyamatváltozatok fordulnak elő, és hol alakulnak ki szűk keresztmetszetek. Láthatja, mennyi ideig tartanak az egyes lépések, például a „Számla ellenőrizve” vagy a „Számla jóváhagyásra továbbítva”, mely felhasználók vagy részlegek okoznak késedelmet, és hol fordul elő leggyakrabban újramunka vagy manuális beavatkozás. Ezekre a tényleges adatokra támaszkodva találgatás helyett az SAP S/4HANA rendszerben zajló folyamatok valós működésére alapozhatja a változtatásokat.

Milyen fejlesztési lehetőségeket tár fel a process mining?

A szállítói számlák feldolgozásának process mining elemzésével konkrét fejlesztési lehetőségeket találhat:

A szűk keresztmetszetek azonosítása: Azonnal láthatja, hol töltenek túl sok időt a számlák. Egy adott jóváhagyási lépés, a megrendeléssel való egyeztetés késedelme vagy az eltérések rendezésének visszatérő problémája okozza a fennakadást? Részleg, felhasználó vagy akár számlatípus szerint is megvizsgálhatja a késedelmeket, és jelentősen csökkentheti a szállítói számlák feldolgozási idejét.
Automatizálási lehetőségek: Azonosíthatja az automatizálható manuális feladatokat. Ha például sok számla mindig ugyanazon az egyszerű, kiszámítható útvonalon halad, ezek jó jelöltek lehetnek Robotic Process Automation (RPA) megoldásra vagy az SAP S/4HANA rendszerben kialakított, rendszervezérelt munkafolyamatokra.
Megfelelés és a szabályok betartása: Feltárhatja az eltéréseket a meghatározott fizetési feltételektől, a belső jóváhagyási rendtől vagy a jogszabályi előírásoktól. Megértheti, miért fizetnek ki egyes számlákat késve, ami késedelmi díjjal járhat, illetve miért kerülnek meg bizonyos jóváhagyások a szokásos eljárást.
A forgótőke hatékonyabb kezelése: Elemezheti a fizetési feltételek betartását, és feltárhatja az idő előtti fizetésért járó kedvezmények maximális kihasználásának lehetőségeit. A feldolgozás egyszerűsítésével biztosíthatja, hogy a számlák a megfelelő időben kerüljenek kifizetésre, javítva a cash flow-t és elkerülve a késedelmi díjakat.
A folyamatok egységesítése és a bevált gyakorlatok alkalmazása: Összehasonlíthatja a különböző szervezeti egységek vagy beszállítói csoportok folyamatait. Azonosíthatja a leghatékonyabb folyamatváltozatokat, majd mintaként használhatja őket a szállítói számlák feldolgozásának egységesítéséhez és fejlesztéséhez a vállalat egészében.

Várható eredmények: mérhető üzleti előnyök

A process mining elemzéséből származó megállapítások kézzelfogható előnyöket hozhatnak a szállítói számlák feldolgozásában:

Rövidebb feldolgozási idő: A számlák teljes feldolgozása napok vagy hetek helyett akár órák alatt megtörténhet, így rövidül a szállítói számlák feldolgozási ciklusa.
Jelentős költségmegtakarítás: Csökkentheti a késedelmi díjakat, jobban kihasználhatja az idő előtti fizetésért járó kedvezményeket, mérsékelheti a manuális munkát és az újramunkát, így jelentősen csökkentheti a működési költségeket.
Jobb megfelelés és kisebb kockázat: Biztosíthatja a fizetési szabályok, a jóváhagyási rend és a jogszabályi előírások következetes betartását, mérsékelve a pénzügyi és hírnévkockázatokat.
Jobb beszállítói kapcsolatok: A pontos és kiszámítható fizetéssel erősítheti a beszállítói kapcsolatokat, javíthatja az alkupozícióját és stabilabbá teheti az ellátási láncot.
Nagyobb termelékenység: A szállítói számlákkal foglalkozó csapat a reaktív problémamegoldás és a manuális adatrögzítés helyett stratégiai, nagyobb értéket teremtő feladatokra fordíthatja az idejét.

Így kezdheti el fejleszteni a szállítói számlák feldolgozását

A szállítói számlák feldolgozásának fejlesztéséhez az SAP S/4HANA rendszerben nincs szükség teljes körű átalakításra vagy speciális adattudományi ismeretekre. Egy erre a célra készült process mining megoldással gyorsan csatlakozhat az SAP S/4HANA adataihoz, és hónapok helyett akár napokon belül feltárhatja az első megállapításokat. Folyamatosan nyomon követheti a folyamatot, mérheti a fejlesztések hatását, és hosszú távon is fenntarthatja a hatékony működést. Elemezze az adatait, és tárja fel, hogyan teheti hatékonyabbá, szabálykövetőbbé és költségtakarékosabbá a szállítói számlák feldolgozását.

Szállítói számlák feldolgozása Számlaellenőrzés Szállítói számlákkal foglalkozó csapat Fizetések feldolgozása Háromutas egyeztetés Beszerzési megrendelés egyeztetése Beszállítói kifizetések Pénzügyi működés Számlafeldolgozás automatizálása Megfelelés kezelése Szállítói számlák automatizálása Számlakezelés Beszerzéstől a fizetésig

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

A számlák gyakran hosszú időre a jóváhagyási sorban rekednek. Ez késedelmes fizetéshez és a beszállítói kapcsolatok romlásához vezethet, rontja a cash flow kezelését, és az idő előtti fizetésért járó kedvezmények elvesztésével járhat. A ProcessMind elemzi a „Számla jóváhagyásra továbbítva” és a „Számla jóváhagyva” tevékenységek közötti időt, így pontosan megmutatja, hol keletkezik késedelem, és mely jóváhagyók vagy részlegek okoznak szűk keresztmetszetet az SAP S/4HANA szállítói számlafeldolgozási folyamatában.

A számla beérkezésétől a végső kifizetésig túl sok idő telik el, ami értékes erőforrásokat köt le és növeli a működési költségeket. A hosszú ciklus miatt a szállítói számlákkal foglalkozó csapat kevesebb időt fordíthat stratégiai feladatokra, és csökken a hatékonysága. A ProcessMind végigkövethető képet ad a szállítói számlák feldolgozásáról, és megmutatja az egyes lépések pontos időtartamát. Kiemeli azokat a tevékenységeket, amelyek a leghosszabb feldolgozási időt okozzák az SAP S/4HANA rendszerben, így láthatóvá teszi a jelentős fejlesztési lehetőségeket.

A feldolgozás késedelme miatt a szervezet gyakran nem tudja kihasználni a beszállítók által kínált, idő előtti fizetésért járó kedvezményeket, ami közvetlenül rontja a jövedelmezőséget. Ez megelőzhető pénzügyi veszteség. A ProcessMind azonosítja a kedvező fizetési feltételekkel rendelkező számlákat, és végigköveti azok útját a kifizetésig. Megmutatja, hol keletkezik olyan késedelem a szállítói számlák feldolgozásában, amely miatt elvész a kedvezmény, így feltárja az SAP S/4HANA folyamat fejlesztési lehetőségeit.

A számlaadatok rögzítésekor elkövetett gyakori hibák manuális javítást és újramunkát tesznek szükségessé, ami növeli a feldolgozási költségeket és késedelmet okoz. A hibák a folyamat későbbi lépéseire is átterjedhetnek, és további eltéréseket idézhetnek elő. A ProcessMind elemzi, milyen gyakran és milyen típusú újramunka követi a „Számlaadatok rögzítve” és a „Számla ellenőrizve” tevékenységeket. Azonosítja az SAP S/4HANA rendszerben előforduló gyakori hibaforrásokat, így láthatóvá teszi, hol csökkentheti az újramunkát automatizálással vagy képzéssel.

Előfordul, hogy a számlákat a meghatározott feltételeken kívül vagy megfelelő jóváhagyás nélkül fizetik ki. Ez megfelelési kockázatot és pénzügyi szankciókat okozhat. A pénzügyi integritás érdekében be kell tartani a belső és külső előírásokat. A ProcessMind a „Kifizetés végrehajtva” tevékenységet a „Fizetési feltételek” és a „Számla esedékessége” attribútumokkal veti össze. Jelzi a szabályoknak nem megfelelő kifizetéseket és folyamatokat a szállítói számlák feldolgozásában, így az SAP S/4HANA rendszerben még időben mérsékelheti a kockázatokat.

A pénzügyi csapatok gyakran nem tudják pontosan megállapítani, hol tart egy számla feldolgozása. Emiatt manuálisan kell utánajárniuk, időt veszítenek, és nehezebben válaszolnak időben a beszállítóknak. Az átláthatóság hiánya megnehezíti a hatékony irányítást. A ProcessMind a „Számla beérkezett” lépéstől a „Kifizetés elszámolva” lépésig megjeleníti a szállítói számlák teljes feldolgozási útját. Valós idejű, átlátható képet ad az SAP S/4HANA rendszerben megtett összes lépésről, így nincs szükség találgatásra, és javul a kommunikáció.

Sok számlánál kell manuálisan rendezni az árakkal, mennyiségekkel vagy hiányzó adatokkal kapcsolatos eltéréseket. Ez jelentős erőforrásokat köt le a szállítói számlákkal foglalkozó csapatnál, és meghosszabbítja a feldolgozási időt. A ProcessMind azonosítja azokat a visszatérő eseteket, amikor a számla a „Megrendeléssel egyeztetve” vagy az „Áruátvétellel egyeztetve” lépés után az „Eltérés rendezve” tevékenységhez jut. Feltárja a szállítói számlák feldolgozásában jelentkező eltérések kiváltó okait, így egyszerűsítheti az SAP S/4HANA működését.

A megrendelések, az áruátvételek és a számlák közötti eltérések miatt a feldolgozás megállhat, és manuális vizsgálatra lehet szükség. Ez lelassítja a teljes fizetési ciklust, hátralékot és késedelmes végelszámolást okoz. A ProcessMind elemzi a „Megrendeléssel egyeztetve” és az „Áruátvétellel egyeztetve” tevékenységeket, és megmutatja, hol okoznak az eltérések folyamatváltozást vagy újramunkát. Láthatóvá teszi ezek hatását az SAP S/4HANA szállítói számlafeldolgozási folyamatára, így célzottan alakíthatja át a folyamatot.

A megfelelő megrendelés nélküli vagy érvénytelen megrendeléshez kapcsolódó számlák feldolgozása jelentős adminisztrációval jár, és növeli a jogosulatlan költés kockázatát. Ez gyakran nem engedélyezett beszerzésekhez vezet. A ProcessMind azonosítja azokat a számlákat, amelyek megkerülik a szokásos megrendelés-egyeztetési lépéseket, vagy a hiányzó „Megrendelésszám” attribútum miatt manuális feldolgozásra kerülnek. Ezt már a szállítói számlák feldolgozásának korai szakaszában jelzi, és segít betartatni a megrendelésekre vonatkozó szabályokat az SAP S/4HANA rendszerben.

A belső kontrollok ellenére előfordulhat, hogy egy számlát többször fizetnek ki. Ez pénzügyi veszteséget és egyeztetési többletmunkát okoz, erőforrásokat pazarol, és rontja a cash flow-t. A ProcessMind elemzi a „Kifizetés végrehajtva” eseményekhez kapcsolódó „Számlaszám” és „Számla összege” attribútumokat. Azonosítja azokat az eseteket és mintázatokat, amikor ugyanazt a számlát többször fizették ki az SAP S/4HANA szállítói számlafeldolgozási folyamatában, így megelőzheti a veszteségeket.

A számlák felesleges vagy értéket nem teremtő lépéseken is végighaladhatnak. Ez meghosszabbítja a feldolgozást, és úgy köti le az erőforrásokat, hogy nem javítja az eredményt. Ezek a lépések elfedik az egyszerűsítés lehetőségeit. A ProcessMind feltérképezi a szállítói számlák tényleges feldolgozási útját, és megmutatja az eltéréseket az ideális folyamattól. Kiemeli azokat a gyakran végrehajtott tevékenységeket, amelyek nem teremtenek értéket az SAP S/4HANA rendszerben, így láthatóvá teszi, hol egyszerűsítheti a folyamatot.

A számlák nem mindig a megfelelő jóváhagyóhoz kerülnek, és a jóváhagyási rend sem mindig egységes. Ez félreértésekhez, újbóli továbbításhoz és késedelemhez vezet, az egységes eljárás hiánya pedig megnehezíti az ellenőrzési nyomvonal követését. A ProcessMind a „Jóváhagyó” és a „Költséghely” attribútum alapján megjeleníti a számlák tényleges jóváhagyási útját a „Számla jóváhagyásra továbbítva” lépéstől a „Számla jóváhagyva” lépésig. Feltárja az SAP S/4HANA szállítói számlafeldolgozási folyamatában előforduló eltérő útvonalakat, így egységesítheti a jóváhagyást.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A számlák jóváhagyásra várakozási idejének csökkentése közvetlenül javítja a beszállítói kapcsolatokat és a cash flow-t. A gyorsabb jóváhagyás segít időben feldolgozni és kifizetni a számlákat, így kihasználhatja az idő előtti fizetésért járó kedvezményeket, és hatékonyabban kezelheti a forgótőkét. A ProcessMind feltárja az SAP S/4HANA jóváhagyási munkafolyamataiban kialakuló szűk keresztmetszeteket, és megmutatja, mely felhasználók vagy lépések okoznak késedelmet. Az egyes jóváhagyók és útvonalak ciklusidejének elemzésével azonosíthatja a folyamat egyszerűsítésének lehetőségeit. Célként kitűzheti a jóváhagyási idő 15-25%-os csökkentését és a szállítói számlák feldolgozásának hatékonyabbá tételét.

A hosszú számlafeldolgozási idő növeli a működési költségeket, késedelmi díjakat okozhat, és ronthatja a beszállítói kapcsolatokat. A hatékony szállítói számlakezeléshez rövidíteni kell a beérkezéstől a kifizetésig tartó teljes ciklust. A ProcessMind feltérképezi a számlák teljes életútját az SAP S/4HANA rendszerben, és azonosítja az értéket nem teremtő lépéseket, az újramunkát, valamint a feldolgozást meghosszabbító párhuzamos tevékenységeket. A tényleges folyamatok megjelenítésével megszüntetheti a párhuzamosságokat, és javíthatja a feladatok sorrendjét. Célként kitűzheti az átlagos számlafeldolgozási idő 20-30%-os csökkentését.

Az idő előtti fizetésért járó kedvezmények elvesztése közvetlenül csökkenti a szervezet megtakarításait. A kedvezmények következetes kihasználása jelentősen javíthatja a jövedelmezőséget és a cash flow-t, ezért a szállítói számlák feldolgozásának egyik fontos KPI-ja. A ProcessMind azonosítja azokat a számlákat, amelyek az SAP S/4HANA rendszerben a feldolgozás késedelme miatt kicsúsztak a kedvezményes fizetési határidőből. A feldolgozási idő és a kedvezményes feltételek összevetésével feltárhatja az elszalasztott lehetőségek okait, és olyan változtatásokat vezethet be, amelyekkel további 5-10% kedvezményt vehet igénybe.

A manuális adatrögzítés gyakori hibaforrás a szállítói számlák feldolgozásában. Újramunkához, késedelmes fizetéshez és egyeztetési problémákhoz vezethet. A hibák megszüntetése elengedhetetlen a pontos adatokhoz, a hatékony működéshez és a kapcsolódó költségek csökkentéséhez. A ProcessMind megmutatja az SAP S/4HANA rendszerben az adatrögzítési hibákból eredő folyamatváltozatokat és újramunkát, így láthatóvá teszi, hol keletkeznek a hibák, és milyen további hatásuk van. Ezek alapján automatizálást vagy szigorúbb ellenőrzési szabályokat vezethet be, és célként kitűzheti az adatrögzítési hibákhoz kapcsolódó újramunka 30-40%-os csökkentését.

A belső fizetési szabályok és a jogszabályi előírások betartása elengedhetetlen a pénzügyi irányításhoz, a kockázatkezeléshez és az auditokra való felkészüléshez. A szabályok megsértése szankciókhoz, pénzügyi eltérésekhez és a szervezet hírnevének romlásához vezethet. A ProcessMind automatikusan összeveti az SAP S/4HANA rendszerben ténylegesen bejárt számlafeldolgozási útvonalakat a meghatározott megfelelési szabályokkal, és jelzi az eltéréseket. Átlátható képet ad a szabályoknak nem megfelelő tevékenységekről és a jogosulatlan lépésekről, így segít betartatni az előírásokat. Célként kitűzheti, hogy az összes tranzakció legalább 95%-a megfeleljen a szabályoknak.

Ha nem látja valós időben, hol tart egy számla feldolgozása, bizonytalanság alakul ki, felesleges érdeklődésekre kerül sor, és nehezebbé válik a cash flow előrejelzése. A szállítói számlák teljes feldolgozási ciklusának átláthatósága a belső érintetteknek és a beszállítóknak egyaránt előnyös. A ProcessMind interaktív térképen jeleníti meg minden számla útját az SAP S/4HANA rendszerben, az aktuális tevékenységgel és az előző lépésekkel együtt. Megszünteti az átláthatatlan „fekete dobozokat”, így az érintettek nyomon követhetik a folyamatot, és gyorsan válaszolhatnak a kérdésekre. Ezzel javul az átláthatóság, és 20%-kal csökkenhet a megkeresések megválaszolásához szükséges idő.

A mennyiségi vagy árkülönbségek miatt gyakran szükséges újramunka jelentősen növeli a feldolgozási költségeket és késlelteti a kifizetéseket. Az újramunka csökkentése hatékonyabb működést és jobb szállítói számlakezelést eredményez. A ProcessMind pontosan megmutatja, mely tevékenységek és körülmények vezetnek leggyakrabban eltérésekhez és ismétlődő újramunkához az SAP S/4HANA rendszerben. Az olyan kiváltó okok elemzésével, mint a pontatlan adatrögzítés vagy az egyeztetés következetlenségei, megelőző intézkedéseket vezethet be, és 25-35%-kal csökkentheti az eltérésekhez kapcsolódó újramunkát.

A számla, a megrendelés és az áruátvétel nem hatékony háromoldalú egyeztetése gyakori szűk keresztmetszet. Manuális beavatkozást és késedelmet okoz. Ennek a fontos lépésnek a fejlesztésével pontosabbá teheti a kifizetéseket, és csökkentheti a szállítói számlákkal foglalkozó csapat terhelését. A ProcessMind megjeleníti a háromoldalú egyeztetés folyamatát az SAP S/4HANA rendszerben, és megmutatja, hol és miért hiúsul meg az egyeztetés, illetve hogyan hat ez a későbbi lépésekre. A folyamatváltozatok megértésével több egyeztetési esetet automatizálhat, és 20-30%-kal csökkentheti a manuális kivételek számát.

Az érvényes megrendelés (PO) nélkül beérkező számlák megzavarják a szokásos feldolgozást, gyakran manuális beavatkozást igényelnek, és késleltetik a jóváhagyást. A megrendelés nélküli számlák számának csökkentése növeli a folyamat automatizálhatóságát, és erősíti a beszerzési kontrollokat. A ProcessMind megmutatja, milyen gyakran fordulnak elő megrendelés nélküli számlák az SAP S/4HANA rendszerben, milyen hatással járnak, és milyen útvonalon haladnak végig, beleértve a többletlépéseket is. A számlák keletkezési helyének elemzésével már a folyamat elején betartathatja a megrendelésekre vonatkozó szabályokat, és 15-20%-kal csökkentheti a megrendelés nélküli számlák számát.

A számlák többszöri kifizetése közvetlen pénzügyi veszteséget okoz, időigényes egyeztetést tesz szükségessé, és ronthatja a beszállítók bizalmát. Az ilyen hibák megelőzésére szolgáló hatékony kontrollok kialakítása a pénzügyi integritás egyik legfontosabb feltétele. A ProcessMind elemzi az SAP S/4HANA korábbi kifizetési adatait, azonosítja a többszörös kifizetéseket, és feltárja az azokat lehetővé tevő folyamateltéréseket. A gyakori esetek feltérképezésével megelőző intézkedéseket vezethet be, megerősítheti a kontrollokat, és közel nullára csökkentheti ezt a kockázatot.

A szállítói számlák feldolgozásának fejlesztése 6 lépésben

Töltse le a sablont

Exportálja az adatokat

Töltse fel az adatkészletet

Elemezze a folyamatot

Vezesse be a fejlesztéseket

Kövesse nyomon a folyamatot

Töltse le a sablont

Teendők

Nyissa meg és töltse le az SAP S/4HANA szállítói számláinak feldolgozásához előre beállított Excel-adatkinyerési sablont.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

A megfelelő sablon biztosítja az adatok elemzéshez szükséges szerkezetét, időt takarít meg, és segít elkerülni a későbbi hibákat.

Várható eredmény

Azonnal használható adatsablon, amely megfelel az SAP S/4HANA szállítói számlafeldolgozási követelményeinek.

MIT KAP

Tárja fel a rejtett hatékonysági problémákat a szállítói számlák kezelésében, és fejlessze a munkafolyamatot

A ProcessMind megjeleníti a szállítói számlák SAP S/4HANA-beli folyamatát, és megmutatja a problémás pontokat, valamint a szűk keresztmetszeteket. Derítse ki, hol keletkeznek késések, és hogyan teheti hatékonyabbá a működést.

A szállítói számlák teljes folyamatának megjelenítése
A fizetési ciklus szűk keresztmetszeteinek pontos azonosítása
A megfelelési kockázatok és eltérések azonosítása
A szállítói számlák kezelésének összehasonlítása a vállalati egységek között

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

Hatékonyabb számlafeldolgozás, alacsonyabb költségek

Ezek az eredmények azt mutatják, milyen működési javulást és költségcsökkenést hozhat a process mining a szállítói számlák feldolgozásában SAP S/4HANA rendszerben. A jelenlegi folyamat részletes elemzésével feltárhatók a hatékonysági problémák, megszüntethető az utómunka, és egyszerűsíthető a fizetések kezelése.

0 %

Gyorsabb számlajóváhagyás

A jóváhagyási idő átlagos csökkenése

Azonosítsa és szüntesse meg a jóváhagyási folyamat szűk keresztmetszeteit, hogy gyorsabban dolgozhassa fel a számlákat, és javítsa a beszállítói kapcsolatokat.

0 pp

Használja ki maximálisan az idő előtti fizetésért járó kedvezményeket

A kedvezménykihasználási arány növekedése

Optimalizálja a fizetések ütemezését és a jóváhagyási munkafolyamatokat, hogy a kedvezményre jogosító számlákat időben kifizesse, és kihasználja a korai fizetésből származó kedvezményeket.

0 %

Kevesebb kézi utómunka

A számlaeltérések rendezésére fordított idő csökkenése

Tárja fel a számlaeltérések és az adatrögzítési hibák kiváltó okait, így jelentősen csökkentheti a kézi utómunkát és annak költségeit.

0 pp

Pontosabb fizetési megfelelés

Nő az időben kifizetett számlák aránya

Gondoskodjon róla, hogy a számlák nagyobb hányadát a fizetési határidőig rendezzék. Így elkerülhetők a késedelmi díjak, és erősödik a beszállítói kapcsolat.

0 pp

Hatékonyabb háromoldalú egyeztetés

Nő az egyező tételek aránya

Tegye hatékonyabbá a megrendelések, az áruátvételek és a számlák egyeztetését, és csökkentse jelentősen az eltérések és a kézi beavatkozások számát.

Az eredmények a folyamat összetettségétől, az adatok minőségétől és a szervezeti környezettől függően változnak. Az értékek sikeres szállítói számla-feldolgozási process mining bevezetések során megfigyelt, jellemző javulást mutatnak.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse az elemzést.

Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

A számladokumentum egyedi azonosítója, amely a szállítói számlafolyamat elsődleges esetazonosítója.

Miért fontos?

Egyedileg azonosítja az egyes számlák útját, így végigkövethető a teljes életciklusuk, és esetről esetre elemezhető a folyamat teljesítménye.

A számlafeldolgozás során bekövetkezett konkrét üzleti esemény vagy lépés neve.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamat lépéseit, így megjeleníthető és elemezhető a folyamat menete, feltárhatók a szűk keresztmetszetek és az utómunka-körök.

A tevékenység pontos dátuma és időpontja.

Miért fontos?

Ez az időbélyeg szükséges az események időrendi sorrendjének meghatározásához és az időalapú mutatók, például az átfutási idők és időtartamok kiszámításához. Ezek a process mining alapjai.

A tevékenységet végrehajtó személy felhasználói azonosítója.

Miért fontos?

Az egyes tevékenységeket konkrét személyekhez rendeli, így elemezhető a felhasználók teljesítménye, munkaterhelése és a feladatok szétválasztására vonatkozó szabályok betartása.

Az a szervezeti egység, amelynek a számláját feldolgozzák.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének összehasonlítását a különböző jogi személyek között, így feltárhatók a régiókra vagy üzleti egységekre jellemző problémák és bevált gyakorlatok.

A számlát benyújtó beszállító neve.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének beszállítónkénti elemzését, így azonosíthatók a problémás beszállítók, és hatékonyabban kezelhetők a stratégiai beszállítói kapcsolatok.

A számla teljes bruttó összege az eredeti bizonylat pénznemében.

Miért fontos?

Pénzügyi kontextust ad a folyamatelemzéshez, így érték alapján vizsgálhatók és rangsorolhatók a számlák, valamint számszerűsíthetők a pénzügyi hatások.

A számlához tartozó megrendelés egyedi azonosítója, ha van ilyen.

Miért fontos?

Fontos a háromoldalú egyeztetés hatékonyságának elemzéséhez és a beszerzési szabályok betartásának méréséhez. Segítségével azonosíthatók a megrendelés nélkül feldolgozott számlák.

Az a dátum, ameddig a számlát ki kell fizetni a beszállítónak.

Miért fontos?

Ez az időben történő fizetések elemzésének alapja. Segítségével mérhető a fizetési teljesítmény, valamint a beszállítói kapcsolatokra és a késedelmi díjakra gyakorolt hatása.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

Ez az esemény azt jelzi, hogy a számladokumentum létrejött az SAP rendszerben, kézi rögzítéssel vagy például OCR/VIM-alapú automatizált interfészen keresztül. Az esemény általában a könyvelési bizonylat fejlécében szereplő létrehozási dátum és idő alapján azonosítható.

Miért fontos?

A folyamat kezdőpontjaként ez az esemény szükséges a számlafeldolgozás teljes átfutási idejének és a teljes szállítói számlafolyamat átbocsátásának méréséhez.

A rendszer automatikusan vagy egy felhasználó zárolta a számlát, ezért az nem fizethető ki. Ennek oka általában ár- vagy mennyiségi eltérés, illetve hiányzó jóváhagyás.

Miért fontos?

Ez a problémák és az utómunka fontos jelzője. A zárolás okainak és időtartamának elemzésével feltárhatók a fizetési késedelmek és a folyamat hatékonysági problémáinak kiváltó okai.

A számla megkapta az összes szükséges jóváhagyást a workflow-rendszerben. Ez gyakran az utolsó lépés a számla könyvelése vagy fizetési zárolásának feloldása előtt.

Miért fontos?

Ez a fontos mérföldkő jelzi a jóváhagyási folyamat végét. A továbbítás és a jóváhagyás közötti idő a hatékonyság egyik fontos mérőszáma.

A számlát hivatalosan rögzítették a főkönyvben, ezzel pénzügyi kötelezettség keletkezett. Az előrögzített bizonylat könyveltté válik, vagy a számlát közvetlenül könyvelik.

Miért fontos?

Ez fontos pénzügyi mérföldkő: megerősíti a vállalat fizetési kötelezettségét, és gyakran a fizetés ütemezésének előfeltétele.

A számlát kifizették. Az esemény akkor rögzül, amikor a fizetési futás befejeződik, és létrejön, majd könyvelésre kerül a fizetési bizonylat.

Miért fontos?

Ez az esemény fontos a cash flow elemzéséhez és az „Időben történő fizetések aránya” KPI méréséhez. Ehhez a fizetés dátumát a számla esedékességével kell összevetni.

Ez az esemény jelzi a számla végleges lezárását: az alszámlán egyeztették egymással a fizetést és a számlát. Ezzel a folyamat befejeződik.

Miért fontos?

A folyamat végpontjaként ez az esemény szükséges a teljes átfutási idő pontos kiszámításához. Azt is megerősíti, hogy a kötelezettséget rendezték.

A számladokumentumot visszafordították, így megszűnt a pénzügyi hatása. Ez a folyamat egyik lehetséges végállapota, amelyet gyakran hibás rögzítés vagy beszállítói vita okoz.

Miért fontos?

A visszafordítások nyomon követésével feltárhatók a folyamat hibáinak okai, például a duplikált beküldések vagy a hibás számlaadatok. Ezek a problémák a folyamat korábbi szakaszaira is visszavezethetők.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

Hogyan javíthatja a process mining a szállítói számlák feldolgozását az SAP S/4HANA rendszerben?

A process mining megjeleníti a számlák tényleges feldolgozási útját, és feltárja a szűk keresztmetszeteket, az ismétlődő újramunkát, valamint a szokásos eljárástól való eltéréseket. Az adatokra épülő megállapításokkal felgyorsíthatja a számlák jóváhagyását, több idő előtti fizetésért járó kedvezményt használhat ki, és hatékonyabbá teheti a működést. A problémás területek feltárásával a megfelelést is javíthatja, és csökkentheti a manuális hibák számát.

Milyen adatokra van szükség az SAP S/4HANA rendszerből a szállítói számlák process mining elemzéséhez?

Elsősorban olyan eseménynapló-adatokra van szükség, amelyek rögzítik a számla életútjának minden lépését, beleértve a tevékenységet, az időbélyeget és az esetazonosítót, vagyis a számlaszámot. A kapcsolódó táblák jellemzően a BKPF, BSEG, RBKP, RSEG és a módosítási dokumentumok. A cél minden számla eseményeinek pontos sorrendben történő rekonstruálása.

Milyen fejlesztésekre számíthatunk, és mennyi idő alatt?

Mérhető eredményeket érhet el, például rövidebb számlafeldolgozási időt, több igénybe vett idő előtti fizetési kedvezményt és kevesebb manuális újramunkát. Az adatok kinyerése után gyakran néhány héten belül feltárhatók a főbb szűk keresztmetszetek. A folyamatos fejlesztés több hónap alatt jelentős eredményeket hozhat.

Milyen konkrét hatékonysági problémákat tár fel a process mining a szállítói számlák munkafolyamatában?

A process mining pontosan feltérképezi a jóváhagyási szűk keresztmetszeteket, az eltérő továbbítási útvonalakat és az ismétlődő újramunkát. Megmutatja, hol fordulnak elő gyakran manuális adatrögzítési hibák, és kiemeli az érvényes megrendelés nélküli számlákat, valamint a felesleges feldolgozási lépéseket. Így feltárhatja a késedelmek és a szabályok megsértésének tényleges okait.

Megzavarja a process mining az SAP S/4HANA rendszer meglévő működését?

Nem. A process mining nem avatkozik be a működésbe, hanem elemzési módszer. Csak olvasási hozzáférést igényel az SAP S/4HANA rendszer korábbi tranzakciós adataihoz. Így nem befolyásolja az éles környezetet, a felhasználók munkafolyamatait vagy a rendszer teljesítményét.

Milyen műszaki feltételek szükségesek a process mining bevezetéséhez az SAP S/4HANA szállítói számlafeldolgozásában?

Szüksége lesz egy process mining platformra, valamint biztonságos, csak olvasási hozzáférésre az SAP S/4HANA adatbázishoz. Az adatok kinyerése általában szabványos SAP-csatlakozókkal, például RFC-vel, egyedi jelentésekkel vagy közvetlen adatbázis-lekérdezésekkel történik. Az SAP-rendszer alapvető beállításait nem kell módosítani.

Segíthet a process mining felgyorsítani a számlák jóváhagyását?

Igen. Az eseménynaplók elemzésével a process mining azonosítja azokat a jóváhagyókat vagy részlegeket, amelyek késedelmet okoznak, és pontosan megmutatja, hol akadnak el a számlák. Ez a részletes áttekintés célzott intézkedéseket tesz lehetővé, például a munkafolyamat módosítását vagy képzést, amelyekkel jelentősen egyszerűsítheti és felgyorsíthatja a jóváhagyást.

Hogyan segít a process mining betartani a fizetési szabályokat?

A process mining automatikusan felismeri a meghatározott fizetési szabályoktól és belső kontrolloktól való eltéréseket. Jelzi a szabályoknak nem megfelelő fizetési feltételeket, a jogosulatlan fizetési futtatásokat és a számlák esetleges többszöri kifizetését. A folyamatos nyomon követés erősíti az irányítást és csökkenti a pénzügyi kockázatokat.

Szükség van meghatározott SAP-modulokra a szállítói számlák process mining elemzéséhez?

A szállítói számlák process mining elemzése elsősorban az SAP S/4HANA szabványos moduljaiból, például a Financial Accounting (FI) és az áru- és anyaggazdálkodást kezelő Materials Management (MM) modulból származó adatokat használja a számlák ellenőrzéséhez. A legfontosabb feltétel, hogy hozzáférjen a számlafeldolgozási tevékenységekhez kapcsolódó tranzakciós adatokhoz, dokumentumfejlécekhez, tételsorokhoz és módosítási naplókhoz.

Előzze meg a késedelmi díjakat: fejlessze még ma a szállítói számlák feldolgozását

Csökkentse 60%-kal a feldolgozási költségeket, és előzze meg a kettős kifizetéseket.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára, percek alatt elkezdheti.