ปรับปรุงกระบวนการ Order to Cash ด้านการวางบิลและออกใบแจ้งหนี้ของคุณ

ทำไมจึงควรปรับปรุงกระบวนการ Order to Cash ด้านการวางบิลและออกใบแจ้งหนี้ใน Salesforce Sales Cloud?

การปรับปรุงกระบวนการ Order to Cash หรือ O2C ด้านการวางบิลและออกใบแจ้งหนี้มีความสำคัญต่อการรักษาสภาพคล่อง ความพึงพอใจของลูกค้า และการปฏิบัติงานด้านการเงินให้เป็นไปตามข้อกำหนด แม้ Salesforce Sales Cloud จะช่วยจัดการโอกาสทางการขายและคำสั่งซื้อได้ แต่ขั้นตอนวางบิลและออกใบแจ้งหนี้ก็ยังอาจมีจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพซ่อนอยู่ การทำงานด้วยมือ ลำดับชั้นการอนุมัติที่ซับซ้อน การเชื่อมต่อกับระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์ และแนวทางติดตามการชำระเงินที่ไม่สม่ำเสมอ มักทำให้ได้รับเงินล่าช้าและมีจำนวนวันขายคงค้าง (DSO) สูงขึ้น ปัญหาเหล่านี้ไม่เพียงทำให้เงินทุนหมุนเวียนตึงตัว แต่ยังเพิ่มต้นทุนการปฏิบัติงานจากการจัดการข้อโต้แย้ง การติดตามทวงถาม และการแก้งานซ้ำ การทำความเข้าใจเส้นทางจริงของใบแจ้งหนี้ ตั้งแต่สร้างจนถึงบันทึกรับชำระเงินใน Salesforce Sales Cloud เป็นจุดเริ่มต้นของการปรับปรุงด้านการเงินและการปฏิบัติงานอย่างมีนัยสำคัญ หากมองไม่เห็นความแตกต่างและคอขวดในกระบวนการอย่างชัดเจน องค์กรอาจสูญเสียรายได้ เผชิญปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และมอบประสบการณ์ที่ไม่ดีเท่าที่ควรให้ลูกค้า

process mining ช่วยให้เห็นภาพเวิร์กโฟลว์การวางบิลอย่างไร

process mining ใช้ข้อมูลจากบันทึกเหตุการณ์ใน Salesforce Sales Cloud เพื่อวิเคราะห์การทำงานจริงของกระบวนการ Order to Cash ด้านการวางบิลและออกใบแจ้งหนี้ โดยติดตามกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับหมายเลขใบแจ้งหนี้แต่ละรายการ ระบบจะสร้างภาพกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบให้เห็นว่างานดำเนินไปอย่างไรจริง ไม่ใช่เพียงตามที่ออกแบบไว้ วิธีนี้ช่วยให้เห็นทุกขั้นตอน ตั้งแต่ Sales Order Fulfilled, Invoice Generated, Invoice Approved, Invoice Sent to Customer, Payment Due Date Reached, Payment Reminder Issued, Customer Payment Received, Payment Posted to Ledger, Cash Applied/Reconciled จนถึง Invoice Closed process mining ระบุได้ว่าใบแจ้งหนี้ค้างอยู่ในสถานะรอตรงจุดใด ขั้นตอนใดเบี่ยงเบนจากกระบวนการที่กำหนด และจุดใดทำให้ต้องแก้งานซ้ำ ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่าใบแจ้งหนี้ในบางภูมิภาคใช้เวลาอนุมัตินานกว่าปกติ หรือมีความล่าช้าระหว่างการส่งการแจ้งเตือนกับการได้รับชำระเงินจากลูกค้า การวิเคราะห์นี้ใช้ข้อมูลประกอบ เช่น Customer Name, Sales Order Number, Invoice Amount, Currency, Invoice Date, Due Date, Payment Terms, Payment Method, Billing Department, User Responsible, Payment Status และ Region เพื่อให้เห็นระยะเวลาของกระบวนการ ปริมาณงานที่ดำเนินการ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

จุดสำคัญที่ควรปรับปรุงเพื่อให้ได้รับเงินเร็วขึ้น

การใช้ process mining กับกระบวนการ Order to Cash ด้านการวางบิลและออกใบแจ้งหนี้ใน Salesforce Sales Cloud ช่วยให้พบจุดสำคัญที่ควรปรับปรุงหลายด้าน:

• ปรับขั้นตอนอนุมัติให้คล่องตัว: ระบุและขจัดคอขวดในการอนุมัติใบแจ้งหนี้ เมื่อเห็นจุดที่ทำให้การอนุมัติล่าช้า คุณสามารถทบทวนวงเงินอนุมัติ ใช้ระบบอนุมัติรายการทั่วไปโดยอัตโนมัติ หรือมอบหมายความรับผิดชอบใหม่ เพื่อลดระยะเวลาดำเนินการและเร่งขั้นตอน Invoice Approved
• ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าได้มีประสิทธิภาพขึ้น: วิเคราะห์ประสิทธิภาพและเวลาของกิจกรรม Invoice Sent to Customer process mining ช่วยค้นหาปัญหาข้อมูลติดต่อของลูกค้าไม่ถูกต้องหรือเลือกช่องทางส่งไม่เหมาะสม ซึ่งช่วยลดการส่งซ้ำและทำให้ลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้เร็วขึ้น
• ปรับแนวทางติดตามการชำระเงิน: ใช้ข้อมูลเพื่อประเมินประสิทธิภาพของการติดตามทวงถาม เมื่อเข้าใจระยะเวลาระหว่าง Payment Due Date Reached กับ Payment Reminder Issued และผลต่อ Customer Payment Received คุณจะปรับการติดตามให้ได้ผลยิ่งขึ้น
• กระทบยอดการชำระเงินได้ถูกต้องและรวดเร็ว: ระบุจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพในขั้นตอนเบื้องหลังอย่าง Payment Posted to Ledger และ Cash Applied/Reconciled การลดงานด้วยมือและข้อผิดพลาดในขั้นตอนเหล่านี้ช่วยให้บันทึกรับชำระเงินได้เร็วและแม่นยำขึ้น
• ลดความเสี่ยงและดูแลการปฏิบัติตามข้อกำหนด: ตรวจพบเส้นทางกระบวนการที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด หรือขั้นตอนที่ข้ามการตรวจสอบสำคัญ ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการตรวจสอบบัญชีและการปฏิบัติตามนโยบายภายในและกฎระเบียบภายนอก

ผลลัพธ์ที่วัดได้จากการปรับปรุงกระบวนการ Order to Cash

การปรับปรุงกระบวนการ Order to Cash ด้านการวางบิลและออกใบแจ้งหนี้ด้วย process mining ช่วยให้เกิดประโยชน์ที่สำคัญและวัดผลได้:

• ลดจำนวนวันขายคงค้าง (DSO): การเร่งอนุมัติและส่งใบแจ้งหนี้ รวมถึงกระทบยอดการชำระเงินให้เร็วขึ้น ช่วยลดเวลาที่ใช้เปลี่ยนยอดขายเป็นเงินสดโดยตรง
• ลดระยะเวลาวงจรเปลี่ยนเงินสด: เพิ่มสภาพคล่องทางการเงินโดยรวม ด้วยการลดเวลาตั้งแต่ดำเนินการตามคำสั่งซื้อจนได้รับชำระเงินครบ
• ลดต้นทุนการปฏิบัติงาน: ลดการแก้งานด้วยมือ ลดการติดตามทวงถาม และทำงานประจำให้เป็นอัตโนมัติ เพื่อให้ทีมวางบิลมีทรัพยากรไปทำงานที่สำคัญกว่า
• เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า: การวางบิลและชำระเงินที่ราบรื่นและโปร่งใสขึ้นช่วยให้ลูกค้าพึงพอใจและสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดี
• เพิ่มความพร้อมด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการตรวจสอบ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากิจกรรมการวางบิลเป็นไปตามข้อกำหนดและการควบคุมภายใน เพื่อลดความเสี่ยงทางการเงินและชื่อเสียง
• จัดสรรทรัพยากรได้เหมาะสมขึ้น: ทำความเข้าใจว่างานใดจำเป็นต้องให้คนดำเนินการ และงานใดเพิ่มประสิทธิภาพได้ด้วยระบบอัตโนมัติหรือการออกแบบกระบวนการใหม่

เริ่มปรับปรุงกระบวนการวางบิลและออกใบแจ้งหนี้ใน Order to Cash

การเริ่มปรับปรุงกระบวนการ Order to Cash ด้านการวางบิลและออกใบแจ้งหนี้ด้วย process mining ใน Salesforce Sales Cloud ทำได้ไม่ยุ่งยาก คุณสามารถใช้ข้อมูลเหตุการณ์ที่มีอยู่เพื่อดูภาพกระบวนการจริง ระบุคอขวดสำคัญ และค้นหาโอกาสในการปรับปรุงได้อย่างรวดเร็ว แนวทางที่ใช้ข้อมูลเป็นหลักช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล เปลี่ยนการวางบิลและออกใบแจ้งหนี้จากจุดที่ทำให้งานติดขัดให้เป็นการปฏิบัติงานที่คล่องตัว มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามข้อกำหนด เริ่มใช้ประโยชน์จาก Salesforce Sales Cloud ให้เต็มที่และสร้างผลลัพธ์ทางการเงินที่เห็นได้จริงตั้งแต่วันนี้.