Fejlessze a szállítói számlák kifizetési folyamatát
Válasszon folyamatot
Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.
Fejlessze a szállítói számlák kifizetési folyamatát SAP S/4HANA rendszerben
Sok szervezetnél rejtett szűk keresztmetszetek lassítják a számlák kiegyenlítését, ezért elmaradnak a korai fizetéshez kapcsolódó engedmények. Platformunkkal áttekintheti az egyes tranzakciókat, és feltárhatja a manuális újramunkát, valamint a szükségtelen jóváhagyási késedelmeket. Ha azonosítja ezeket az akadályokat, egyszerűsítheti a működést, és kiszámíthatóbbá teheti a pénzforgalom kezelését.
Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.
Részletes leírás megjelenítése
Miért fontos a szállítói számlák kifizetési folyamata?
A szállítói számlák kezelése gyakran pusztán adminisztratív feladatnak tűnik, pedig ezen a folyamaton keresztül hagyja el a pénz a szervezetet. SAP S/4HANA környezetben a folyamat hatékonysága közvetlenül befolyásolja a vállalat likviditását, hitelminősítését és a fontos szállítókkal ápolt kapcsolatait. Ha a szállítói számlák kifizetése lassú vagy széttagolt, a következmények túlmutatnak az egyszerű késedelmen. A vállalat lemaradhat a korai fizetésért járó kedvezményekről, amelyek az éves kiadások jelentős részét is kitehetik, vagy késedelmi díjakat fizethet, amelyek csökkentik a nyereséget. A pénzügyi vezetők a folyamat fejlesztésével a szállítói számlák kezelését költségközpontból olyan stratégiai területté alakíthatják, amely aktívan támogatja a forgótőke kezelését. Ha látja, hogyan halad át a pénz a rendszeren, pontosabban tervezheti a pénzforgalmat és kezelheti a szállítói kapcsolatokat.
Hasznosítható elemzések az SAP S/4HANA adataiból
A process mining összeköti az SAP S/4HANA összetett adatstruktúráit a pénzügyi csapat napi működésével. A BKPF, BSEG és ACDOCA táblák eseménynaplóinak kinyerésével rekonstruálhatja az egyes számlák teljes útját. Ez az átláthatóság azért fontos, mert a tervezett működés helyett a tényleges folyamatot mutatja meg. Az SAP biztosítja a pénzügyi nyilvántartások kereteit, de nem mindig teszi láthatóvá az elakadásokat. A process mining megmutatja, hol várakozik a számla: például jóváhagyásra vár, vagy egy kisebb adathiba miatt zárolták. Ha megjeleníti a tevékenységek sorrendjét a számla beérkezésétől a GLT0 vagy FAGLFLEXA rendszerben rögzített végső kiegyenlítésig, a ciklusidő és az átbocsátóképesség alapján vizsgálhatja a folyamatot. Ez az adatokra épülő áttekintés az érdemi folyamatfejlesztés első lépése.
A folyamat akadályainak feltárása és megszüntetése
A szállítói számlák kifizetési folyamatának fejlesztéséhez először meg kell találnia azokat a rejtett szűk keresztmetszeteket, amelyek lassítják a ciklust. Sok szervezetnél nem maga a fizetés teljesítése okozza a fő késedelmet, hanem az azt megelőző lépések. A számla, a megrendelés és az áruátvétel adatainak eltérései gyakran kézi beavatkozást igényelnek, ami megakasztja a folyamatot. A process mining megmutatja, milyen gyakran fordulnak elő ezek a kivételek, és mely szállítókhoz vagy termékkategóriákhoz kapcsolódnak leggyakrabban. A fizetési zárolásokat gyakran elővigyázatosságból állítják be, de sokszor a szükségesnél tovább maradnak érvényben. A zárolás beállítása és feloldása közötti idő elemzésével megkeresheti a feloldási munkafolyamat hiányosságait. A jóváhagyási szintek egyszerűsítése és a fizetésre előkészítéshez szükséges lépések számának csökkentése mérsékli a teljes ciklusidőt. Ha megszünteti ezeket a kézi akadályokat, a pénzügyi csapat több időt fordíthat a nagyobb értékű feladatokra, például a szállítókkal folytatott tárgyalásokra és a stratégiai tervezésre.
A siker mérése a megfelelés és a hatékonyság javításával
A kifizetési folyamat fejlesztése több fontos teljesítménymutatóban is mérhető javulást hoz. A ciklusidő csökkenése közvetlenül segíti a korai fizetési kedvezmények kihasználását. A közvetlen költségmegtakarításon túl a process mining a megfelelést is támogatja, mert ellenőrizhetővé teszi, hogy minden kifizetés a belső szabályok szerint történik-e. Könnyen észreveheti a szabványos eljárásoktól való eltéréseket, például a jóváhagyott feltételeken kívüli kifizetéseket vagy a szállítói törzsadatok jogosulatlan módosításait. Ez az ellenőrzés segít felkészülni az auditokra és megelőzni a pénzügyi veszteségeket. A gördülékenyebb folyamat a szállítók elégedettségét is növeli. Ha a szállítók pontosan és időben kapják meg a pénzüket, nagyobb eséllyel kínálnak kedvezőbb feltételeket, és az ellátási lánc zavarai esetén is előnyben részesíthetik az Önök megrendeléseit. Mindez ellenállóbb és rugalmasabb pénzügyi működést eredményez, amely könnyebben alkalmazkodik a piaci változásokhoz.
A szállítói számlák folyamatának fejlesztése
A szállítói számlák kezelésének hatékonyabbá tétele nem igényli a teljes rendszer lecserélését. A meglévő SAP S/4HANA-adatokból kiindulva először feltérképezheti a leggyakoribb kifizetési útvonalakat. Keresse meg a nagy volumenű, egyszerű számlákat, amelyek automatizálhatók, majd foglalkozzon a legtöbb időt igénylő, összetettebb kivételekkel. Amint felismeri az elakadások mintázatait, célzottan módosíthatja a jóváhagyási munkafolyamatokat és a szállítókkal folytatott kommunikációt. Ezzel a fokozatos megközelítéssel gyors eredményeket érhet el, miközben megalapozza a hosszabb távú digitális fejlesztést. A process mining használata a szállítói számlák kifizetési folyamatában nemcsak a gyorsabb fizetésről szól. Segítségével kézben tarthatja pénzügyi kötelezettségeit, és tartós értéket teremthet a szervezet számára.
Fejlesztési terv a szállítói számlák kezeléséhez az SAP S/4HANA rendszerben
Töltse le a szállítói számlák sablonját
Teendők
Töltse le az SAP S/4HANA szállítói számlaadat-struktúrájához készült szabványos Excel-sablont, amely a BKPF és BSEG táblák mezőit is tartalmazza.
Miért fontos?
Az előre beállított struktúra biztosítja, hogy az adatok megfeleltetése igazodjon a pénzügyi bevált gyakorlathoz és a process mining követelményeihez.
Várható eredmény
Azonnal használható adatmegfeleltetési sablon a kifizetési adatokhoz.
Exportálja az előzményadatokat
Teendők
Az SE16N használatával vagy egyedi riportokból nyerjen ki 3–6 hónapnyi számla- és kifizetési adatot az SAP S/4HANA rendszerből, majd töltse fel velük a sablont.
Miért fontos?
A valós előzményadatok pontos kiindulási képet adnak a jelenlegi jóváhagyási munkafolyamatokról és a kifizetések teljesítményéről.
Várható eredmény
A tényleges, teljes kifizetési folyamatot tükröző adatkészlet.
Töltse fel a ProcessMindba
Teendők
Töltse fel biztonságosan a kitöltött Excel-fájlt a ProcessMind platformra, ahol a rendszer feldolgozza és megjeleníti az adatokat.
Miért fontos?
Ezzel elindítja az AI-motort, amely a nyers könyvelési tételekből áttekinthető, vizuális képet készít a kifizetési folyamatról.
Várható eredmény
A szállítói számlák teljes folyamatának digitális ikermodellje.
Elemezze a folyamat szűk keresztmetszeteit
Teendők
Nézze meg az automatikusan létrehozott dashboardokat, és azonosítsa a fizetési zárolásokat, a jóváhagyási késéseket, valamint az SAP szabványos munkafolyamataitól való eltéréseket.
Miért fontos?
A konkrét akadályok feltárásával megértheti, miért késnek a kifizetések, vagy miért maradnak ki a korai fizetési kedvezmények.
Várható eredmény
Részletes kép a folyamat hatékonysági problémáiról és a megfelelési hiányosságokról.
Vezesse be a fejlesztéseket
Teendők
A feltárt problémák alapján állítsa fontossági sorrendbe a teendőket, például egyszerűsítse a jóváhagyási szinteket, vagy automatizálja a fizetési futtatásokat az SAP S/4HANA rendszerben.
Miért fontos?
A célzott módosítások csökkentik a manuális munkát, több kedvezmény igénybevételét teszik lehetővé, és a határidőre történő kifizetésekkel javítják a beszállítói kapcsolatokat.
Várható eredmény
Megvalósítható terv a folyamatmódosításokhoz és a kezdeti bevezetéshez.
Kövesse nyomon az eredményeket
Teendők
Rendszeresen töltse fel újra a friss adatokat, kövesse a KPI-k alakulását, és ellenőrizze, hogy az SAP rendszerben végrehajtott módosítások meghozták-e a várt hatékonyságjavulást.
Miért fontos?
A folyamatos nyomon követés segít megőrizni az elért eredményeket, és gyorsan alkalmazkodni az új pénzügyi követelményekhez vagy a beszállítói változásokhoz.
Várható eredmény
Fenntartható, folyamatos fejlesztési ciklus és igazolt megtérülés.
FOLYAMATFELTÁRÁS
Lássa át SAP AP-folyamatát világos ábrákon
- Kövesse végig minden számla útját a beérkezéstől a kiegyenlítésig
- Tárja fel a fizetési zárolások kiváltó okait
- Azonosítsa a jóváhagyást késleltető manuális lépéseket
- Találja meg a szállítói engedmények érvényesítésének lehetőségeit
JELLEMZŐ EREDMÉNYEK
Egyszerűsítse a szállítói számlák munkafolyamatát
Az SAP S/4HANA rendszerben minden számlaszám útjának elemzésével a vállalatok megszüntethetik a felesleges manuális lépéseket, és optimalizálhatják a kifizetések időzítését. Ezek a mutatók megmutatják, hogyan javítja a folyamatok átláthatósága a szállítói számlák kezelésének hatékonyságát és a beszállítói kapcsolatok kezelését.
Növelje a kedvezmények igénybevételének arányát
A jóváhagyási szűk keresztmetszetek azonosításával és megszüntetésével a vállalatok a számlákat az ACDOCA táblában meghatározott kedvezményes időszakon belül dolgozhatják fel.
Rövidebb teljes átfutási idő
A process mining feltárja a belső útválasztás rejtett késéseit, így a csapatok egyszerűsíthetik a számla beérkezésétől a végső fizetési jóváhagyásig tartó munkafolyamatot.
Növekvő automatizáltság
A háromoldalú egyeztetés logikájának és a megrendelésekhez való illesztésnek a javításával növelhető azoknak a számláknak a száma, amelyeket manuális beavatkozás nélkül dolgoznak fel az SAP S/4HANA rendszerben.
Hatékonyságjavulás számlánként
A manuális adatbevitel és -javítás megszüntetése csökkenti az esetenkénti működési költséget, és több időt hagy a pénzügyi csapatnak a stratégiai feladatokra.
Kevesebb dupla kifizetés
A folyamatok fejlett nyomon követése még az eredményre gyakorolt hatás előtt jelzi a duplikált tételeket és a lehetséges késedelmi díjakat, így biztosítható a beszállítói feltételek betartása.
Kevesebb manuális fizetési visszatartás
A beszállítói törzsadatok egységesítése és az eltérések mintázatainak rendezése csökkenti a fizetési futtatást megakasztó manuális zárolások gyakoriságát.
Az eredmények a folyamat összetettségétől és az adatok minőségétől függően változnak. Az itt szereplő értékek a bevezetések során jellemzően tapasztalt javulást mutatják.
Javasolt adatok
GYIK
Gyakran ismételt kérdések
A process mining az SAP rendszerből közvetlenül kinyert eseménynaplók alapján átlátható képet ad a számlák teljes életútjáról. Segít feltárni a rejtett szűk keresztmetszeteket, például a túl sok manuális fizetési zárolást vagy az elhúzódó jóváhagyást, amelyek miatt elmaradhatnak a korai fizetési kedvezmények.
Az elemzés elsősorban a könyvelési bizonylatok fejléceit és tételsorait tartalmazó BKPF és BSEG táblák adataira támaszkodik. A háromoldalú egyeztetés teljesebb áttekintéséhez a beérkező számlák részleteit tartalmazó RBKP és RSEG táblákra is szükség lehet.
A legtöbb vállalat jelentős megtakarítást ér el a korai fizetési kedvezmények minél jobb kihasználásával és a késedelmi kamatok, illetve díjak megszüntetésével. Emellett a háromoldalú egyeztetés arányának növelésével és a számlánkénti manuális lépések csökkentésével mérsékelheti az egy tranzakcióra jutó teljes költséget.
Az SAP-adatok kinyerésének beállítása után az első folyamattérképek és szűk keresztmetszeteket feltáró elemzések általában két-négy héten belül elkészülnek. Így gyorsan azonosíthatók a nagy hatású problémák, például a dupla kifizetések vagy a beszállítói törzsadatok nem hatékony frissítése.
Igen. A process mining feltárja azokat az eseteket, amikor ugyanannak a beszállítónak azonos számlaszámú vagy összegű számláit különböző időpontokban dolgozzák fel. A szabványos folyamattól való eltérések megjelenítésével a csapat automatikus ellenőrzéseket vezethet be, amelyek még a végső fizetési futtatás előtt jelzik a lehetséges duplikátumokat.
Digitális nyomot készít minden számlatranzakcióról, így könnyen nyomon követhetők a szabványos eljárásoktól és a belső kontrolloktól való eltérések. Az átlátható adatok egyszerűsítik az auditot, mert igazolják a feladatkörök szétválasztását és a jóváhagyott fizetési feltételek betartását.
A process mining kiemeli azokat a nagy volumenű, egyszerű feladatokat, amelyek aránytalanul sok manuális munkát igényelnek, például az egyszerű kifizetések elszámolását vagy az eltérések rendezését. Ha számszerűsíti ezeknek a manuális lépéseknek a gyakoriságát és időtartamát, a legjobb megtérülést ígérő feladatokra összpontosíthatja a robotizált folyamatautomatizálást vagy az SAP-munkafolyamatok automatizálását.
A következetlen vagy hiányos beszállítói adatok gyakran késleltetik a kifizetéseket, és manuális újramunkát okoznak. A process mining megmutatja, hogyan vezetnek a törzsadatok hibái egyeztetési problémákhoz, így először azokat a rekordokat javíthatja, amelyek a legnagyobb fennakadást okozzák.
Fejlessze a szállítói számlák kifizetési folyamatát SAP S/4HANA rendszerben
Szüntesse meg a szűk keresztmetszeteket, és csökkentse 30%-kal a folyamat átfutási idejét.
Nincs szükség bankkártyára. Beállítás 5 perc alatt.