ปรับปรุงกระบวนการบันทึกบัญชีจนถึงรายงานผล: ปิดงวดและกระทบยอด

เหตุใดจึงควรปรับปรุงกระบวนการปิดงวดและกระทบยอดใน Record to Report?

กระบวนการปิดงวดและกระทบยอดใน Record to Report หรือ R2R เป็นหัวใจสำคัญของการรายงานทางการเงินในทุกองค์กร กระบวนการนี้ประกอบด้วยกิจกรรมสำคัญหลายขั้น ตั้งแต่เริ่มปิดงวดไปจนถึงจัดทำและอนุมัติงบการเงิน แม้จะใช้ระบบอย่าง BlackLine ที่ช่วยทำงานหลายส่วนของการปิดบัญชีการเงินโดยอัตโนมัติ องค์กรก็ยังอาจพบปัญหาที่กระทบต่อประสิทธิภาพ ความถูกต้อง และการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ความไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการนี้อาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจอย่างมาก เช่น งบการเงินล่าช้า รายงานไม่ถูกต้อง และความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เพิ่มขึ้น รอบปิดบัญชีที่ยืดเยื้อทำให้ได้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ช้า ขณะที่การทำงานด้วยมือและการแก้งานเพิ่มต้นทุนการปฏิบัติการ มักทำให้ต้องทำงานล่วงเวลาและอาจถูกปรับเมื่อส่งงานไม่ทันกำหนด ผลกระทบจากการปิดบัญชีการเงินที่ไม่มีประสิทธิภาพไม่ได้จำกัดอยู่แค่ค่าใช้จ่าย แต่ยังกระทบความเชื่อมั่นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความคล่องตัวโดยรวมของฝ่ายการเงิน การทำความเข้าใจวิธีปรับปรุงกระบวนการปิดงวดและกระทบยอดใน Record to Report จึงสำคัญต่อการรักษาสถานะทางการเงินและยกระดับการปฏิบัติงาน

process mining ช่วยวิเคราะห์การปิดงวด R2R ได้อย่างไร

process mining ใช้ข้อมูลจริงเพื่อช่วยตรวจสอบและทำความเข้าใจว่ากระบวนการปิดงวดและกระทบยอดใน Record to Report ทำงานอย่างไรใน BlackLine ต่างจากวิธีดั้งเดิมที่อาศัยการสัมภาษณ์หรือข้อสันนิษฐาน process mining นำบันทึกเหตุการณ์จากโมดูล BlackLine เช่น Account Reconciliation, Journal Entry และ Close Management มาสร้างภาพลำดับงานจริงตั้งแต่ต้นจนจบในแต่ละงวดการเงิน

เมื่อใช้ Financial Period เป็นรหัสเคส คุณจะติดตามกิจกรรมได้ตั้งแต่ Period Close Initiated จนถึง Period Close Completed มองเห็นลำดับกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริง ระบุจุดที่ต่างจากกระบวนการที่วางไว้ และค้นหาจุดที่เกิดความล่าช้าหรือการแก้งานได้อย่างชัดเจน process mining ยังช่วยวิเคราะห์รอบเวลาดำเนินการของแต่ละขั้น ตั้งแต่ Balance Sheet Account Reconciliation Started ไปจนถึง Reconciliation Reviewed & Approved เพื่อให้เห็นคอขวดอย่างละเอียด เมื่อนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์ คุณจะพบจุดที่ทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพซึ่งอาจมองไม่เห็น ตรวจสอบการปฏิบัติตามการควบคุมภายใน และเห็นภาพการปิดบัญชีการเงินอย่างโปร่งใส ซึ่งช่วยลดรอบเวลาของกระบวนการปิดงวดและกระทบยอดใน Record to Report ได้ในที่สุด

จุดที่ควรปรับปรุงซึ่ง process mining ช่วยระบุได้

การใช้ process mining วิเคราะห์กระบวนการ Record to Report ใน BlackLine ช่วยให้เห็นประเด็นสำคัญที่ควรปรับปรุงหลายด้าน

• คอขวดในการกระทบยอดและอนุมัติ: ระบุบัญชี แผนก หรือหมวดหมู่การกระทบยอดที่ทำให้ขั้นตอน Reconciliation Reviewed & Approved ล่าช้าเป็นประจำ ข้อมูลนี้อาจชี้ให้เห็นความจำเป็นในการฝึกอบรม ปัญหาการจัดสรรทรัพยากร หรือความซับซ้อนของกระบวนการที่ควรลดลง
• การแก้งานและการวนปรับปรุง: ค้นหากรณีที่ Adjusting Journal Entries Posted เกิดขึ้นหลังการกระทบยอดบ่อยครั้ง หรือมีการเริ่ม Balance Sheet Account Reconciliation Started ซ้ำในงวดเดียวกัน การวนซ้ำเหล่านี้มักบ่งชี้ถึงปัญหาคุณภาพข้อมูล ข้อมูลต้นทางที่รวบรวมไม่สม่ำเสมอ หรือปัญหาจากการลงรายการธุรกรรมครั้งแรก ซึ่ง process mining ช่วยติดตามกลับไปยังต้นเหตุได้
• ช่องว่างและความคลาดเคลื่อนด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด: ตรวจสอบว่าขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมด เช่น การอนุมัติเฉพาะรายการหรือการกระทบยอดระหว่างบริษัท ดำเนินการตามลำดับที่ถูกต้องและเป็นไปตามนโยบาย process mining ช่วยแจ้งเส้นทางที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดหรือกิจกรรมที่ข้ามการควบคุมสำคัญ
• ปรับการจัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสม: เมื่อเห็นเวลาและแรงงานที่ใช้จริงในแต่ละกิจกรรม คุณจะจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้อย่างเหมาะสม เพื่อให้การกระทบยอดที่มีปริมาณมากหรือซับซ้อนได้รับการดูแลเพียงพอ โดยไม่ทำให้งานส่วนอื่นล่าช้า

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: ประโยชน์ที่วัดผลได้สำหรับทีมการเงิน

ข้อมูลเชิงลึกจากการใช้ process mining วิเคราะห์กระบวนการปิดงวดและกระทบยอดใน Record to Report บน BlackLine ช่วยให้เกิดประโยชน์ที่เห็นผลและวัดผลได้

• ลดรอบเวลาปิดงวด: เร่งการปิดบัญชีการเงินให้เร็วขึ้น ช่วยให้จัดส่งงบการเงินและข้อมูลเชิงกลยุทธ์ได้เร็วกว่าเดิม
• เพิ่มความถูกต้องและคุณภาพข้อมูล: ลดข้อผิดพลาดและการปรับปรุงรายการหลังปิดงวด ทำให้รายงานทางการเงินเชื่อถือได้มากขึ้นและลดภาระงานตรวจสอบ
• เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติตามข้อกำหนดและลดความเสี่ยง: เสริมความแข็งแกร่งให้การควบคุมภายใน ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ และลดความเสี่ยงจากการรายงานข้อมูลทางการเงินที่คลาดเคลื่อน
• ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ: ใช้ทรัพยากรให้คุ้มค่า ลดค่าใช้จ่ายจากการทำงานล่วงเวลา และช่วยให้บุคลากรฝ่ายการเงินมีเวลาทำงานที่สร้างมูลค่าได้มากขึ้น
• ใช้ประโยชน์จากการลงทุนใน BlackLine ได้เต็มที่: ปรับปรุงกระบวนการที่อาศัยความสามารถด้านการทำงานอัตโนมัติสำหรับการปิดบัญชีของ BlackLine ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

เริ่มปรับปรุงกระบวนการ R2R

การเริ่มใช้ process mining เพื่อปรับปรุงกระบวนการปิดงวดและกระทบยอดใน Record to Report อาจดูซับซ้อน แต่แนวทางเพิ่มประสิทธิภาพนั้นชัดเจน เมื่อวิเคราะห์กระบวนการทั้งหมดตั้งแต่รวบรวมข้อมูลต้นทางจนถึงอนุมัติงบการเงิน คุณจะระบุและขจัดจุดที่ทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพได้ ช่วยให้การปิดบัญชีการเงินไม่เพียงเร็วขึ้น แต่ยังถูกต้องและเป็นไปตามข้อกำหนดมากขึ้น ใช้ข้อมูลจาก BlackLine เพื่อยกระดับกระบวนการและปรับปรุงการปฏิบัติงานด้านการเงินของคุณ.