Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat megrendelési szakaszát

A beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat, vagyis a P2P, minden szervezet működésének alapvető része. Ezen belül a beszerzési rendelési, azaz PO-alfolyamatban gyakran jelentős hatékonyságjavulás érhető el, de komoly problémák is felmerülhetnek. Lehet, hogy a folyamatot ideális működésre tervezték, a mindennapokban azonban egészen másképp zajlik: sok a kézi beavatkozás és a kerülőmegoldás, a működés pedig rejtett összetettséget mutat. A ProcessMind process mining funkciója megmutatja, hogyan zajlik valójában a beszerzési rendelések feldolgozása. Feltárja az egyes rendelések útját az igénylés kezdetétől a végső áruátvételig, függetlenül a használt ERP- vagy más forrásrendszertől. Megmutatja, hol keletkeznek a ciklusidőt növelő késések, és mely jóváhagyási munkafolyamatokban vagy beszerzési szakaszokban alakulnak ki szűk keresztmetszetek. Jelzi a szabályoktól való eltéréseket is, például amikor megkerülik a belső előírásokat vagy a szerződéses feltételeket, ami többletköltséget és megfelelési kockázatot okozhat. Emellett feltárja az újramunkához vezető köröket és a felesleges tevékenységeket, így láthatóvá válik, hol vesznek kárba az erőforrások hibák, hiányos adatok vagy ismétlődő feladatok miatt. Ezeknek a korábban nehezen átlátható részleteknek a megismerésével adatokra épülő, pontos képet kap arról, hogyan működik valójában a beszerzési rendelési folyamat. Ez teremti meg az érdemi változtatás alapját.

A beszerzési rendelési folyamatokban sok szervezetnél hasonló problémák jelentkeznek, függetlenül a használt technológiától. A sok kézi lépés hibákhoz és lassabb feldolgozáshoz vezet. A jóváhagyási munkafolyamatokban is kialakulhatnak szűk keresztmetszetek, különösen, ha a jóváhagyások egymás után következnek, vagy a jóváhagyók nem érhetők el. Ez késlelteti a fontos beszerzéseket. A nem engedélyezett csatornákon vagy megfelelő jóváhagyás nélkül lebonyolított beszerzések magasabb árakat, gyengébb alkupozíciót és nehezebben követhető kiadásokat eredményezhetnek. Ha figyelmen kívül hagyják a szerződéses feltételeket vagy az előnyben részesített beszállítókat, az tovább csökkenti az elérhető megtakarítást és növeli a kockázatot. Gyakori probléma a duplikált rendelés, a hibás áruátvétel, valamint a beszerzési rendelés és a számla közötti eltérés is. Ezek egyeztetése sok időt vesz igénybe. Az ilyen rendszerszintű problémák növelik a működési költségeket és a ciklusidőt, rontják a beszállítói kapcsolatokat, megnehezítik a pénzforgalom kezelését, és szükségtelen pénzügyi, illetve szabályozási kockázatnak teszik ki a szervezetet. A gyakori problémák megértése az első lépés a megoldásuk és a hatékonyabb beszerzési működés kialakítása felé.

A beszerzési rendelési folyamat ProcessMinddel végzett elemzése kézzelfogható előnyöket hozhat, és segíthet a hatékonyabb működés elérésében. Először is, a hozzáadott értéket nem teremtő lépések feltárásával és megszüntetésével javíthatja a hatékonyságot. Egyszerűbb működés, rövidebb beszerzésirendelés-ciklusidő és a rutinfeladatok automatizálásának lehetősége szabadítja fel a csapat idejét a stratégiai beszerzési feladatokra. Másodszor, a ProcessMind segít csökkenteni a költségeket. A nem engedélyezett beszerzések feltárásával, a fizetési feltételek optimalizálásával és a kialkudott szerződések betartásával jelentős megtakarítás érhető el. Az újramunka megszüntetése és a hibátlan első feldolgozás arányának javítása közvetlenül csökkenti a működési kiadásokat. Harmadszor, a platform erősíti a megfelelést. A standard működési eljárásoktól való eltérések vizuális megjelenítésével hatékonyabban érvényesítheti az előírásokat, mérsékelheti a kockázatokat, és biztosíthatja a szabályozási követelmények betartását. A ProcessMind átláthatóvá teszi a folyamatot, így adatokra alapozhatja a döntéseket, egységesítheti a bevált gyakorlatokat a részlegek között, folyamatosan fejlesztheti a működést, és erősítheti a hatékonyságért és elszámoltathatóságért vállalt felelősséget a beszerzésben.

A beszerzési rendelési folyamat ProcessMinddel történő optimalizálása egyszerűen elindítható. A platform adatokat tölt be a meglévő rendszerekből, legyen szó az elsődleges ERP-ről, egy speciális beszerzési rendszerről vagy bármely más, a beszerzési rendelések eseménynaplóját előállító forrásról. Nincs szükség összetett integrációra vagy a jelenlegi informatikai környezet jelentős átalakítására. Az indulás megkönnyítésére és a gyors eredmények érdekében részletes adatsablont biztosítunk. A sablon végigvezeti a szükséges adatpontokon, és segít előkészíteni, majd beküldeni azokat az adatokat, amelyekből elkészíthető a beszerzési rendelési folyamat részletes, interaktív térképe. A sablon segítségével a nyers adatokat gyorsan hasznosítható információvá alakíthatja, és néhány napon belül fejlesztési lehetőségeket tárhat fel. Kezdje el még ma, használja ki jobban a P2P-folyamatban rejlő lehetőségeket, alakítsa az akadályokat előnnyé, és érjen el mérhető eredményeket szervezetében.