Adatsablon a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat megrendelési szakaszához

Az esemény időpontja rögzíti, hogy mikor hajtottak végre egy adott tevékenységet, vagy mikor jegyeztek fel egy állapotváltozást. Ez az időbélyeg ad időbeli kontextust a megrendelés életútjának minden eseményéhez.

A process mining során az időbélyegek alapvetőek a ciklusidők, az időtartamok és a tevékenységek közötti várakozási idők kiszámításához. Ha az eseményeket esetenként időrendbe állítja, elemezheti a folyamat teljesítményét, feltárhatja az időveszteséget okozó szűk keresztmetszeteket, és nyomon követheti a szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodások (SLA-k) betartását.

Ez teszi lehetővé az időalapú elemzéseket, többek között a ciklusidő kiszámítását, a szűk keresztmetszetek feltárását és a teljesítmény viszonyítását a célértékekhez.

Az adat általában az eseménynaplókban, a módosítási előzmények tábláiban, illetve a tranzakciós dokumentumok létrehozási vagy könyvelési dátummezőjében található.

A megrendelés-azonosító minden megrendeléshez hozzárendelt egyedi alfanumerikus kód, amely megkülönbözteti azt a többi megrendeléstől. Ez az adott beszerzési ügylethez kapcsolódó összes tevékenység, dokumentum és kommunikáció központi hivatkozási pontja.

A process mining során ez az azonosító kapcsolja össze egyetlen folyamatpéldánnyá, vagyis „esetté” a kapcsolódó eseményeket, például a létrehozást, a jóváhagyást, az áruátvételt és a számlázást. Az azonosító szerinti elemzéssel rekonstruálható és megjeleníthető minden megrendelés teljes életútja a létrehozástól a végleges lezárásig.

Ez az alapvető adatmező kapcsolja össze az összes kapcsolódó eseményt egyetlen folyamatesetté, így lehetővé teszi a megrendelés teljes életútjának elemzését.

Ez általában a megrendelési fejléc táblájában vagy dokumentumában található elsődleges kulcsmező.

A tevékenység neve a megrendelési folyamat egy lépését vagy állapotváltozását írja le. Ilyen például a „Megrendelés létrehozása”, a „Megrendelés jóváhagyása”, az „Áruátvétel rögzítése” és a „Számla beérkezése”. Minden tevékenység a folyamat egy-egy különálló pontját jelöli.

Ez az adatmező alapvető a folyamatábra elkészítéséhez, amely vizuálisan mutatja be a tevékenységek menetét. A tevékenységek sorrendjének és gyakoriságának elemzésével feltárhatók a jellemző folyamatutak, az eltérések, a szűk keresztmetszetek és az ismétlődő utómunkák, például a többszöri jóváhagyás vagy módosítás.

Ez adja a folyamatábra alapját, és lehetővé teszi a folyamatmenet, az eltérések és a hatékonysági problémák megjelenítését és elemzését.

Az adat általában a megrendeléshez kapcsolódó tranzakciókódokból, állapotváltozási naplókból, eseménytáblákból vagy módosítási dokumentumok tábláiból származik.

A forrásrendszer adatmező azonosítja az eseményadatok eredeti informatikai rendszerét, például egy ERP-t, beszerzési platformot vagy régi rendszert. Ez különösen fontos, ha a beszerzéstől a kifizetésig tartó folyamat több integrált alkalmazáson ível át.

A forrásrendszer ismerete segíti az adatok ellenőrzését, a hibakeresést és a rendszertől függő folyamateltérések megértését. Például az e-beszerzési rendszerből származó megrendelések útja eltérhet a központi ERP-ben kézzel létrehozott megrendelésekétől, és automatizáltabb is lehet.

Megmutatja az adatok eredetét, ami elengedhetetlen az adatirányításhoz, az ellenőrzéshez és a különböző rendszerek folyamateltéréseinek elemzéséhez.

Ez lehet az adatkinyerés során hozzáadott állandó érték, vagy a forrástáblák olyan mezője, amely jelzi, melyik rendszerben rögzítették az adatot.

Ez az adatmező rögzíti a forrásrendszerből végzett legutóbbi adatbetöltés vagy frissítés dátumát és időpontját. Olyan metaadat, amely a teljes adatkészletre vonatkozik, nem egyetlen eseményre.

Ez az információ segít a felhasználóknak megítélni, mennyire frissek az elemzett adatok. Így felmérhetik, mennyire aktuálisak az eredmények, és ellenőrizhetik, hogy a döntéseket az elemzéshez szükséges időszakot lefedő adatokra alapozzák-e.

Tájékoztatja a felhasználókat az adatok aktualitásáról, így láthatják, milyen időszakot fed le az elemzés, és mennyire relevánsak az eredmények.

Ezt az időbélyeget általában az adatkinyerést és -átalakítást végző ETL-eszköz vagy -folyamat hozza létre és tárolja.

A Beszállító neve attribútum azonosítja azt a külső felet, amely a megrendelésben szereplő árut vagy szolgáltatást biztosítja. Ez a tranzakciós megrendelési adatokhoz kapcsolódó alapadat.

A folyamat beszállítónkénti elemzése segít nyomon követni a beszállítói teljesítményt. Összehasonlíthatók például a határidőre történő szállítási arányok, az áru-visszaküldések és a megrendelés-módosítások gyakorisága. Az eredmények felhasználhatók a beszerzési stratégia kialakításához, a beszállítókkal folytatott tárgyalásokhoz és a kapcsolatok kezeléséhez.

Lehetővé teszi a beszállítói teljesítmény elemzését, így összehasonlíthatók a szállítási idők, a minőség és a folyamat során felmerülő nehézségek.

A beszállítói törzsadatokból származik, és a megrendeléshez kapcsolódik, jellemzően annak fejlécében.

A Felhasználónév attribútum azonosítja, hogy ki hajtott végre egy eseményt a folyamatban. Ez lehet például az igénylést létrehozó, a megrendelést jóváhagyó vagy az áruátvételt rögzítő személy. Az attribútum megmutatja, ki felelt az adott lépésért, és emberi szereplőkhöz köti a folyamatot.

A tevékenységek felhasználó szerinti elemzésével megérthető a munkaterhelés eloszlása, feltárhatók a képzési igények, és kiszűrhetők a megfelelési problémák. Például kiderülhet, hogy egyes felhasználókhoz gyakori utómunka vagy késedelem kapcsolódik, illetve az is ellenőrizhető, hogy sérül-e a feladatkörök szétválasztásának elve.

Az egyes folyamattevékenységeket konkrét személyekhez rendeli, így felhasználói szinten elemezhető a munkaterhelés, a teljesítmény és a megfelelés.

A tranzakciós naplókban és a dokumentumfejlécekben jellemzően a „Létrehozta”, „Módosította” vagy „Felhasználói azonosító” mezőben található.

A Kért szállítási dátum az a megrendelésen megadott dátum, ameddig a szervezet várja az árut vagy szolgáltatást a beszállítótól. Ez az adat szolgál alapul a beszállítói szállítási teljesítmény méréséhez.

Ez az attribútum szükséges a határidőre történő szállítási arány KPI kiszámításához. A kért szállítási dátum és a tényleges áruátvétel dátumának összevetésével felmérhető a beszállító megbízhatósága. Az eltérések elemzése feltárhatja az egyes beszállítókhoz, termékekhez vagy szállítási helyekhez kapcsolódó visszatérő problémákat, és adatokat szolgáltat a teljesítményről szóló egyeztetésekhez.

Ez az alapja a beszállítói szállítási teljesítmény mérésének, és szükséges a határidőre történő szállítási arány KPI kiszámításához.

Ez a dátum általában a megrendelés fejlécének vagy tételadatainak szabványos mezője.

A Megrendelés állapota megmutatja, hogy a megrendelés az életciklusának melyik szakaszában van egy adott időpontban, vagy mi lett a végső állapota. Gyakori állapotok: „Jóváhagyás alatt”, „Jóváhagyva”, „Elküldve a beszállítónak”, „Részben átvéve”, „Lezárva” és „Törölve”.

Az attribútummal szűrhetők és elemezhetők a megrendelések különböző csoportjai. A nyitott rendelések vizsgálatával például feltárhatók az aktuális szűk keresztmetszetek, a törölt rendelések elemzésével pedig megérthetők a törlés okai. Az állapotváltozások sorrendje a folyamatmodell tevékenységeinek meghatározásához is alapul szolgálhat.

Az életciklus szakasza szerint szűrhetők az esetek, így külön elemezhetők a nyitott, lezárt vagy problémás megrendelések.

Ez a szabványos állapotmező a megrendelés fejlécadatai között található.

A Megrendelés összege a rendelés teljes pénzügyi értékét mutatja. Elemezhető a teljes dokumentumra vagy az egyes tételekre vonatkozóan.

Ez az attribútum alapvető a pénzügyi elemzéshez és a prioritások meghatározásához. Az érték alapján szűrhetők a folyamatok, például külön vizsgálhatók a nagy értékű megrendelések, amelyek jóváhagyása összetettebb lehet, vagy nagyobb üzleti hatással járhatnak. Ha a megrendelés összegét az átfutási idővel vagy az utómunka arányával vetjük össze, kiderülhet, hogy a nagy értékű rendelések kevésbé hatékonyan haladnak-e, mint a kisebbek.

Pénzügyi szemponttal egészíti ki a folyamatelemzést, így az érték alapján rangsorolhatók a fejlesztések, és feltárhatók a költségeket meghatározó tényezők.

Az érték a megrendelés fejlécadatai között található, és gyakran az egyes tételek összegének összeadásával számítják ki.

A Részleg attribútum megadja, melyik szervezeti egység felel a beszerzésért. Ez gyakran az igényt benyújtó részleg, vagy az, amelynek a költségvetéséből fedezik a kiadást, például az informatika, a marketing vagy az üzemeltetés.

Az attribútum segítségével a vállalat különböző területei szerint bontható és hasonlítható össze a folyamat teljesítménye. A részlegenkénti elemzés megmutathatja, hol a leghosszabb az átfutási idő, hol módosítják leggyakrabban a megrendeléseket, vagy hol fordul elő a legtöbb szabálytalan beszerzés. Ezek az eredmények segítenek az egyes részlegek igényeihez és működéséhez igazítani a folyamatfejlesztést.

Az elemzés üzleti egységek szerint bontható, így összehasonlítható a teljesítmény, és feltárhatók az egyes részlegekre jellemző problémák, illetve bevált gyakorlatok.

Ez az adat általában a megrendelés fejlécében vagy a tétel részleteinél található, gyakran „Költséghely” vagy „Részleg” mezőként.

A Tételkategória, más néven anyagcsoport vagy beszerzési kategória, a beszerzett termék vagy szolgáltatás típusát jelöli. Ez a strukturált besorolás segít rendszerezni és megérteni a beszerzési kiadásokat, valamint a folyamat működését.

A folyamat tételkategória szerinti elemzése jelentős eltéréseket tárhat fel. Az összetett szolgáltatások beszerzésének jóváhagyása például tovább tarthat, és több módosítással járhat, mint az irodaszereké. A kategóriák szerinti bontás lehetővé teszi, hogy az egyes beszerzési területekhez igazítsa a folyamatfejlesztést és a stratégiát.

Kategóriánként elemezhető a folyamat teljesítménye és a beszerzési kiadás, így láthatóvá válik, hogyan hatnak a különböző beszerzéstípusok a folyamat hatékonyságára.

Ez az adat általában a megrendelés tételsorainál található.

A Befejezés időpontja attribútum rögzíti, mikor ért véget egy tevékenység. Sok folyamatbeli esemény pillanatszerű, ezért a kezdési és befejezési időpontja megegyezik. Egyes tevékenységeknek, különösen a manuális vagy mérhető időtartamú lépéseknek, külön kezdési és befejezési időpontjuk lehet.

A befejezési időponttal pontosan kiszámítható az egyes tevékenységek feldolgozási ideje. Így azonosíthatók azok a lépések, amelyek sok időt vesznek igénybe, és elkülöníthető az aktív munkavégzés ideje a tevékenységek közötti várakozástól.

Segítségével pontosan kiszámítható a tevékenységek feldolgozási ideje, és elkülöníthető a tényleges munkavégzés a folyamat közbeni várakozástól.

Az eseménynaplókban vagy a tranzakciós adatok között található, esetenként külön „Befejezés időpontja” vagy „Befejezés dátuma” mezőként. Ha nem áll rendelkezésre, az Esemény időpontja mező értékével is kitölthető.

A Beszerzési igény azonosítója annak a belső dokumentumnak az azonosítója, amely elindította a beszerzési folyamatot. A beszerzési igény egy részleg hivatalos kérése a beszerzési osztály felé áruk vagy szolgáltatások beszerzésére.

Az azonosító összekapcsolja a megrendelési folyamatot az azt megelőző igénylési folyamattal. Így a teljes igényléstől a megrendelésig tartó folyamat is elemezhető, és mérhető, mennyi idő telik el a kérés és a megrendelés létrehozása között. Az adat segít feltárni az igénylők és a beszerzési csapat közötti átadás késedelmeit.

Összekapcsolja a megrendelést az azt elindító igénnyel, így elemezhető az igényléstől a megrendelésig tartó folyamat átfutási ideje.

Általában hivatkozási mezőként tárolják a megrendelés fejlécében vagy a tételadatok között.

Az Igénylő az a szervezeten belüli személy, aki kezdeményezte a beszerzést, gyakran az előzetes beszerzési igény létrehozásával. Nem feltétlenül azonos azzal a felhasználóval, aki a rendszerben létrehozta a megrendelést. Utóbbi jellemzően a beszerzési osztály munkatársa.

Az igénylők szerinti elemzés feltárhatja a beszerzési szokásokat. Kiderülhet például, hogy egyes igénylők rendszeresen sürgős rendeléseket adnak le, vagy gyakran módosítják a megrendeléseiket. Az eredmények alapján célzott képzés szervezhető a beszerzési szabályokról, illetve javíthatók az igények kezdeti leírásai.

Azonosítja a beszerzést kezdeményező üzleti felhasználót, így elemezhetők a beszerzési szokások, és pontosítható az igények meghatározása.

Ez az adat általában a kapcsolódó beszerzési igényből származik, vagy magán a megrendelésen, „Igénylő” mezőként szerepel.

A Pénznem attribútum megadja, milyen pénznemben szerepel a Megrendelés összege és a többi pénzügyi adat. Ez elengedhetetlen az adatok helyes értelmezéséhez és összesítéséhez, különösen a több pénznemben működő nemzetközi szervezeteknél.

Az elemzés során ez az attribútum biztosítja, hogy a pénzügyi mutatók azonos alapon legyenek összehasonlíthatók. Minden olyan dashboard vagy KPI esetében szükség van rá, amely pénzértékeket tartalmaz. A megfelelő pénznemváltás és jelentéskészítés így pontos képet ad a beszerzési folyamatról.

Megadja a pénzértékek értelmezéséhez szükséges hátteret, így pontos pénzügyi jelentések és összehasonlítások készíthetők, különösen nemzetközi működés esetén.

A kódot általában a megrendelés fejlécében, a teljes összeg mellett tárolják.