> การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง > บัญชีลูกหนี้ > NetSuite

ปรับปรุงกระบวนการลูกหนี้การค้า

ทำตามคู่มือ 6 ขั้นตอนนี้เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ใน NetSuite

ดาวน์โหลดเทมเพลตข้อมูล

บัญชีลูกหนี้

NetSuite

เลือกกระบวนการ

เลือกกระบวนการเพื่อทำงานต่อในพื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อไว้.

กระบวนการที่ใช้ได้

ระบบที่ใช้ได้

ความท้าทาย(12)เป้าหมาย(12)6 ขั้นตอน ดูตัวอย่าง ผลลัพธ์ข้อมูล คำถามที่พบบ่อย(5)

ปรับปรุงบัญชีลูกหนี้ใน NetSuite เพื่อให้รับชำระเงินเร็วขึ้น

แพลตฟอร์มของเราช่วยให้เห็นคอขวดที่ทำให้รอบการชำระเงินล่าช้าและกระทบสภาพคล่องโดยรวม เมื่อเห็นภาพการไหลของงานจริง คุณจะระบุได้ว่าขั้นตอนที่ทำด้วยมือหรือความล่าช้าภายในจุดใดทำให้การปฏิบัติการช้าลง ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณมุ่งปรับปรุงจุดที่ส่งผลต่อกระแสเงินสดได้มากที่สุด.

ดาวน์โหลดเทมเพลตข้อมูลที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า แล้วจัดการความท้าทายที่พบบ่อยเพื่อให้บรรลุเป้าหมายด้านประสิทธิภาพ ทำตามแผนปรับปรุง 6 ขั้นตอน และดูคู่มือเทมเพลตข้อมูลเพื่อยกระดับการปฏิบัติการของคุณ.

แสดงคำอธิบายโดยละเอียด

เหตุผลเชิงกลยุทธ์ที่ควรปรับปรุงการจัดการบัญชีลูกหนี้

การบริหารกระแสเงินสดอย่างมีประสิทธิภาพเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจที่กำลังเติบโต เมื่อจัดการบัญชีลูกหนี้ใน NetSuite คุณมีข้อมูลธุรกรรมจำนวนมากอยู่ในมือ แต่หลายองค์กรยังมีจำนวนวันขายค้างรับสูงและกระแสเงินสดที่คาดการณ์ได้ยาก ต้นทุนจากการทำงานไม่มีประสิทธิภาพไม่ได้มีแค่การชำระเงินล่าช้า แต่ยังรวมถึงภาระงานธุรการของทีมการเงินและโอกาสที่พลาดไปในการนำเงินทุนกลับมาลงทุนในธุรกิจ การปรับปรุงกระบวนการเหล่านี้ช่วยให้องค์กรคล่องตัวและมีสภาพคล่อง พร้อมรับมือกับเศรษฐกิจที่ผันผวน การทำความเข้าใจวิธีปรับปรุงบัญชีลูกหนี้จึงไม่ใช่แค่เรื่องหลังบ้าน แต่เป็นเรื่องสำคัญเชิงกลยุทธ์ในการรักษาเงินทุนหมุนเวียนให้แข็งแกร่ง

ใช้ process mining เพื่อเห็นภาพบัญชีลูกหนี้ใน NetSuite ชัดเจนขึ้น

NetSuite บันทึกข้อมูลได้ดีผ่านรายการใบแจ้งหนี้ การชำระเงินของลูกค้า และใบลดหนี้ แต่รายงานแบบเดิมมักไม่แสดงความซับซ้อนของงานที่เกิดขึ้นจริง process mining ช่วยเติมช่องว่างนี้ด้วยการดึงร่องรอยดิจิทัลจากการทำงานของทีมการเงินและลูกค้า เมื่อวิเคราะห์วงจรใบแจ้งหนี้ตั้งแต่สร้างจนถึงตัดบัญชีธนาคาร คุณจะเห็นลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง และพบจุดที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองบ่อยครั้ง เช่น การติดตามซ้ำหรือการจับคู่การชำระเงินด้วยมือ ซึ่งมักเป็นสาเหตุที่ทำให้วงจรยาวขึ้น แทนที่จะอาศัยคำบอกเล่าหรือค่าเฉลี่ยรายเดือน คุณจะมีข้อมูลจริงจากทุกธุรกรรมในระบบเป็นพื้นฐานในการปรับปรุงกระบวนการ

ค้นหาและแก้ไขคอขวดในการปฏิบัติงาน

การปรับปรุงกระบวนการใน NetSuite มักเผยให้เห็นจุดติดขัดสำคัญหลายด้าน ปัญหาที่พบบ่อยคือกระบวนการจัดการข้อโต้แย้ง เมื่อมีการโต้แย้งใบแจ้งหนี้ สถานะ Dispute Under Review อาจค้างอยู่จนทำให้วงจรการชำระเงินหยุดชะงักนานหลายสัปดาห์ process mining ช่วยค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของข้อโต้แย้ง ไม่ว่าจะเกิดจากการตั้งราคาผิด รายละเอียดการจัดส่งไม่ตรงกัน หรือข้อมูลเรียกเก็บเงินคลาดเคลื่อนตั้งแต่ขั้นตอน Invoice Created

อีกคอขวดสำคัญมักเกิดในขั้นตอนจับคู่รายการเดินบัญชีธนาคาร การกระทบยอดด้วยตนเองอาจทำให้รายการค้างสะสม จนคุณไม่เห็นสถานะเงินสดที่แท้จริงแบบเรียลไทม์ เมื่อทราบว่าการชำระเงินประเภทใดต้องดำเนินการด้วยตนเองมากที่สุด คุณจะปรับกฎการจับคู่อัตโนมัติในโมดูลบัญชีลูกหนี้ของ NetSuite ได้ นอกจากนี้ คุณยังประเมินประสิทธิผลของกลยุทธ์ติดตามหนี้ได้ เพื่อให้ส่ง Payment Reminders ในเวลาที่เหมาะสม ลดระยะเวลารวมของวงจรบัญชีลูกหนี้โดยไม่เพิ่มภาระงานให้เจ้าหน้าที่ติดตามหนี้

บรรลุผลลัพธ์ทางการเงินที่วัดผลได้

เป้าหมายหลักของการปรับปรุงกระบวนการบัญชีลูกหนี้คือ ลดเวลาตั้งแต่การขายจนเปลี่ยนเป็นเงินสด การทำให้ขั้นตอนตั้งแต่ส่งใบแจ้งหนี้จนถึงกิจกรรม Bank Statement Matched คล่องตัวขึ้น ส่งผลโดยตรงต่อสภาพคล่องขององค์กร ประสิทธิภาพที่ดีขึ้นยังช่วยลดต้นทุนการปฏิบัติงาน เพราะทีมใช้เวลากับการแก้ไขงานธุรการน้อยลง และมีเวลาวิเคราะห์การเงินที่สร้างมูลค่าสูงมากขึ้น

นอกจากนี้ กระบวนการบัญชีลูกหนี้ที่ชัดเจนยังช่วยเสริมความสัมพันธ์กับลูกค้า การเรียกเก็บเงินที่ถูกต้องและตรงเวลา รวมถึงการจัดการข้อโต้แย้งอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยเพิ่มความพึงพอใจและความไว้วางใจ ซึ่งจำเป็นต่อการรักษาลูกค้าในระยะยาว ในด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด การทำแผนที่และติดตามกระบวนการอย่างชัดเจนช่วยให้มั่นใจว่ามีการควบคุมภายในอย่างสม่ำเสมอ ลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดหรือการออกใบลดหนี้โดยไม่ได้รับอนุญาต ผลลัพธ์เหล่านี้ช่วยให้สถานะทางการเงินของทั้งบริษัทคาดการณ์ได้และมั่นคงขึ้น

เริ่มวางแนวทางปรับปรุงกระบวนการ

การเริ่มปรับปรุงไม่จำเป็นต้องรื้อการตั้งค่า NetSuite ที่ใช้อยู่ทั้งหมด คุณเริ่มวิเคราะห์ข้อมูลเดิมได้อย่างแม่นยำด้วยเทคนิค process mining โดยเริ่มจากกลุ่มลูกค้าที่มีปริมาณธุรกรรมสูง หรือหน่วยธุรกิจที่มีความล่าช้าในการชำระเงินมากที่สุด เมื่อค้นพบข้อมูลเชิงลึกและปรับเปลี่ยนอย่างตรงจุด คุณจะสร้างวงจรการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องที่ช่วยให้การปฏิบัติการด้านการเงินกระชับและมีประสิทธิภาพ เส้นทางสู่กระบวนการบัญชีลูกหนี้ที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เริ่มจากการทำความเข้าใจข้อมูลและพร้อมลงมือใช้โอกาสที่ซ่อนอยู่ในงานประจำวันของคุณ.

บัญชีลูกหนี้ การประมวลผลใบแจ้งหนี้ การจัดการเงินสด การลด DSO กลยุทธ์การติดตามหนี้ การปฏิบัติการด้านการเงิน การควบคุมสินเชื่อ การเพิ่มประสิทธิภาพเงินทุนหมุนเวียน การจัดการบัญชีลูกหนี้ กระบวนการตั้งแต่รับคำสั่งซื้อจนถึงรับชำระเงิน การจัดเก็บรายได้ การชำระใบแจ้งหนี้

ปัญหาและความท้าทายที่พบบ่อย

ระบุความท้าทายที่ส่งผลต่อคุณ

ใบแจ้งหนี้มักยังไม่ได้รับชำระแม้พ้นกำหนดไปนาน ทำให้เงินทุนหมุนเวียนที่จำเป็นถูกผูกไว้และเพิ่มความเสี่ยงหนี้สูญ ความล่าช้ามักเกิดจากคอขวดที่มองไม่เห็น เช่น ใบแจ้งหนี้ค้างอยู่โดยไม่มีการติดตาม ซึ่งส่งผลเสียต่อสภาพคล่องและสถานะทางการเงินขององค์กร เมื่อจำนวนวันขายค้างรับเพิ่มขึ้น แสดงว่าการรักษากระแสเงินสดให้สม่ำเสมอตลอดวงจรเรียกเก็บเงินยังมีปัญหา.

ProcessMind วิเคราะห์ระยะเวลาตั้งแต่ต้นจนจบของใบแจ้งหนี้ทุกใบใน NetSuite เพื่อระบุจุดที่กระบวนการติดตามหนี้หยุดชะงักอย่างชัดเจน เมื่อเห็นเส้นทางตั้งแต่ส่งใบแจ้งหนี้จนถึงตัดบัญชี คุณจะพบกลุ่มลูกค้าหรือภูมิภาคที่ชำระเงินล่าช้าเป็นประจำ และวางแนวทางแก้ไขได้ตรงจุดมากขึ้น.

เมื่อลูกค้าโต้แย้งใบแจ้งหนี้ การจัดการมักติดค้างระหว่างแผนกและทำให้การชำระเงินล่าช้าอย่างมาก หากมองไม่เห็นวงจรการจัดการข้อโต้แย้ง รายการเหล่านี้อาจค้างอยู่นานหลายสัปดาห์ สร้างความขัดข้องในการทำงานร่วมกับลูกค้าและทำให้ยอดบัญชีลูกหนี้สูงขึ้น การประสานงานที่ไม่ดีระหว่างฝ่ายขายกับฝ่ายการเงินมักทำให้วงจรการชำระเงินยืดเยื้อ.

แพลตฟอร์มติดตามการเปลี่ยนสถานะตั้งแต่เปิดข้อโต้แย้งจนถึงการแก้ไขใน NetSuite พร้อมระบุว่าข้อโต้แย้งประเภทใดใช้เวลาจัดการนานที่สุด ProcessMind ช่วยให้เห็นข้อมูลชัดเจนขึ้น เพื่อปรับปรุงการสื่อสารระหว่างผู้เกี่ยวข้องและค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินที่เกิดซ้ำ ทำให้ปิดข้อโต้แย้งได้เร็วขึ้น.

การชำระเงินขาเข้าจำนวนมากมักจับคู่กับใบแจ้งหนี้ที่ยังเปิดอยู่โดยอัตโนมัติไม่ได้ ทีมการเงินจึงต้องเข้ามาดำเนินการด้วยตนเอง ทำให้ใบแจ้งหนี้ค้างรอตัดบัญชีจำนวนมาก และรายงานการเงินไม่แสดงสถานะเงินสดปัจจุบันอย่างถูกต้อง ขั้นตอนด้วยตนเองเหล่านี้ยังเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและทำให้การปิดบัญชีสิ้นเดือนใช้เวลานานขึ้น.

เมื่อวิเคราะห์รูปแบบกิจกรรมการบันทึกการชำระเงินและการจับคู่รายการเดินบัญชีธนาคาร ProcessMind จะช่วยค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของการจับคู่ที่ไม่สำเร็จ พร้อมชี้ให้เห็นกรณีที่การชำระเงินบางส่วนหรือการไม่มีเลขอ้างอิงใน NetSuite ทำให้ต้องแก้ไขงานด้วยตนเองโดยไม่จำเป็น ทีมจึงนำข้อมูลไปปรับการกระทบยอดอัตโนมัติสำหรับธุรกรรมปริมาณสูงได้.

การส่งการแจ้งเตือนชำระเงินผิดช่วงเวลาหรือส่งถึงผู้ติดต่อผิดคนมักทำให้ผู้รับไม่สนใจ และไม่ได้ช่วยให้ชำระเงินเร็วขึ้น หากไม่มีข้อมูลว่าการแจ้งเตือนใดกระตุ้นให้ลูกค้าดำเนินการจริง ทีมอาจเสียเวลาไปกับลำดับการแจ้งเตือนอัตโนมัติที่ไม่ช่วยเพิ่มอัตราการจัดเก็บเงินหรือการมีส่วนร่วมของลูกค้า การใช้ทรัพยากรอย่างไม่มีประสิทธิภาพเช่นนี้อาจกระทบความสัมพันธ์กับลูกค้า หากส่งการแจ้งเตือนทั้งที่ชำระเงินแล้ว.

ProcessMind เชื่อมโยงเวลาที่ส่งการแจ้งเตือนกับเหตุการณ์การชำระเงินที่เกิดขึ้นภายหลัง เพื่อประเมินประสิทธิผลของกลยุทธ์ติดตามหนี้ คุณจึงปรับเวิร์กโฟลว์การแจ้งเตือนใน NetSuite ตามข้อมูลการตอบสนองจริงของลูกค้า และติดตามในช่วงที่เหมาะสมที่สุดของวงจรใบแจ้งหนี้ได้.

การออกใบลดหนี้บ่อยครั้งหลังส่งใบแจ้งหนี้แล้ว มักบ่งชี้ถึงปัญหาพื้นฐานด้านความถูกต้องของการเรียกเก็บเงินหรือการจัดส่งคำสั่งซื้อ การปรับยอดเหล่านี้ไม่เพียงลดรายได้ที่เรียกเก็บได้ทั้งหมด แต่ยังเพิ่มภาระงานธุรการให้ทีมบัญชีลูกหนี้ การปรับยอดที่เกิดซ้ำสะท้อนว่าขั้นตอนการขายและการออกใบแจ้งหนี้ก่อนหน้านี้อาจมีปัญหา.

ProcessMining แสดงความถี่และสาเหตุที่มีการสร้างใบลดหนี้เมื่อเทียบกับวันที่ออกใบแจ้งหนี้เดิม เมื่อพบคุณลักษณะที่มักเกิดร่วมกับใบแจ้งหนี้ที่มีการปรับยอด ProcessMind จะช่วยให้ทีมแก้ไขสาเหตุที่แท้จริงของข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินใน NetSuite และลดความจำเป็นในการแก้ไขหลังออกใบแจ้งหนี้.

ใบแจ้งหนี้ที่สร้างแล้วแต่ยังไม่ได้ส่งให้ลูกค้าทันที ทำให้การเริ่มนับเวลาชำระเงินล่าช้าโดยไม่จำเป็น ช่องว่างนี้มักเกิดจากขั้นตอนตรวจสอบภายใน ปัญหาการซิงก์ระบบ หรือความล่าช้าในการจัดชุดงานด้วยตนเอง ซึ่งเท่ากับให้เวลาสินเชื่อแก่ลูกค้าเพิ่มโดยไม่จำเป็น ความล่าช้านี้ทำให้ใช้เวลานานขึ้นกว่าจะเปลี่ยนยอดขายเป็นเงินสด.

แพลตฟอร์มวัดระยะเวลาระหว่างกิจกรรมสร้างใบแจ้งหนี้กับส่งใบแจ้งหนี้โดยเฉพาะ ProcessMind ช่วยให้เห็นความล่าช้าภายในเหล่านี้ ผู้จัดการจึงตรวจสอบได้ว่าใบแจ้งหนี้ทุกใบที่สร้างใน NetSuite ถูกส่งถึงลูกค้าโดยไม่มีขั้นตอนติดขัด และเริ่มนับระยะเวลาชำระเงินได้ทันที.

เจ้าหน้าที่ติดตามหนี้มักตกลงกับลูกค้า แต่ลูกค้าไม่ชำระเงินตามวันที่รับปากไว้ หากไม่มีวิธีติดตามคำมั่นที่ผิดนัดอย่างเป็นระบบ ทีมบัญชีลูกหนี้จะจัดลำดับบัญชีที่มีความเสี่ยงสูงได้ยาก ส่งผลให้การชำระเงินล่าช้าออกไปและเพิ่มความเสี่ยงในการตัดหนี้สูญ การติดตามคำมั่นด้วยตนเองมักผิดพลาดและใช้เวลามาก.

ProcessMind ติดตามกิจกรรมการรับคำมั่นว่าจะชำระเงิน และเปรียบเทียบกับวันที่บันทึกการชำระเงินจริง ข้อมูลนี้ช่วยให้ทีมพบลูกค้าที่ผิดนัดซ้ำและปรับกลยุทธ์สินเชื่อสำหรับลูกค้าที่ไม่ทำตามข้อตกลงใน NetSuite อย่างสม่ำเสมอ เจ้าหน้าที่ติดตามหนี้จึงมุ่งเวลาไปยังบัญชีที่มีปัญหามากที่สุดได้.

ลูกค้าที่แบ่งชำระใบแจ้งหนี้เป็นยอดย่อยหลายครั้งเพิ่มภาระงานธุรการอย่างมาก เพราะต้องจับคู่และกระทบยอดแต่ละยอดแยกกัน วิธีชำระเงินแบบแบ่งส่วนทำให้วงจรใบแจ้งหนี้ยาวขึ้นและติดตามยอดคงค้างได้ยาก อีกทั้งยังทำให้สับสนเกี่ยวกับยอดที่เหลือและเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการกระทบยอด.

เมื่อทำแผนที่ลำดับกิจกรรมการบันทึกการชำระเงินบางส่วนหลายครั้ง ProcessMind จะช่วยคำนวณต้นทุนและระยะเวลาที่แท้จริงของการชำระเงินแบบแบ่งส่วน ข้อมูลนี้ช่วยให้องค์กรส่งเสริมให้ลูกค้าชำระเงินได้มีประสิทธิภาพขึ้น และทำให้การกระทบยอดใน NetSuite ง่ายขึ้น โดยชี้ให้เห็นบัญชีที่ชำระเงินบางส่วนเป็นประจำ.

พนักงานขายอาจเสนอเงื่อนไขการชำระเงินที่ไม่เป็นไปตามนโยบายบริษัท หรือลูกค้าอาจไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ ความไม่สม่ำเสมอนี้ทำให้คาดการณ์กระแสเงินสดได้ยาก และอาจทำให้ลูกค้าบางกลุ่มได้รับสิทธิพิเศษอย่างไม่เป็นธรรม การไม่บังคับใช้เงื่อนไขที่ตกลงกันไว้บั่นทอนวินัยทางการเงินขององค์กร.

ProcessMind เปรียบเทียบระยะเวลาชำระเงินจริงกับคุณลักษณะเงื่อนไขการชำระเงินที่จัดเก็บใน NetSuite เมื่อพบช่วงห่างระหว่างวันครบกำหนดกับวันที่ชำระเงินจริงมากที่สุด แพลตฟอร์มจะชี้ให้เห็นจุดที่การบังคับใช้นโยบายสินเชื่อยังมีปัญหา เพื่อให้ผู้บริหารการเงินปรับการควบคุมให้เข้มงวดขึ้นและกำหนดความคาดหวังเรื่องการชำระเงินให้เป็นมาตรฐาน.

ใบแจ้งหนี้มูลค่าสูงมักต้องผ่านการตรวจสอบอย่างละเอียดหรือขั้นตอนจัดการข้อโต้แย้งที่ซับซ้อน ทำให้เงินทุนจำนวนมากถูกพักไว้ เมื่อรายการเหล่านี้ติดขัด ผลกระทบต่อสภาพคล่องโดยรวมของบริษัทก็ยิ่งสูง การระบุจุดติดขัดสำคัญเหล่านี้จึงช่วยให้องค์กรรักษาสภาพคล่องไว้ได้

คุณสามารถกรองแผนผังกระบวนการตามยอดรวมของใบแจ้งหนี้ เพื่อดูว่ากรณีมูลค่าสูงมีเส้นทางที่แตกต่างและติดขัดมากกว่าหรือไม่ ProcessMind ช่วยจัดลำดับความสำคัญในการแก้ไขรายการสำคัญเหล่านี้ เพื่อให้เงินทุนหมุนเวียนกลับคืนมาได้มากที่สุด และไม่ปล่อยให้ลูกหนี้รายใหญ่ถูกมองข้ามในคิวงานทั่วไป.

ผลิตภาพและประสิทธิผลของเจ้าหน้าที่ติดตามหนี้หรือหน่วยธุรกิจแต่ละแห่งอาจแตกต่างกันมาก ทำให้ผลลัพธ์ของทั้งแผนกไม่สม่ำเสมอ หากไม่มีภาพรวมกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ ก็ยากที่จะรู้ว่ากลยุทธ์ใดได้ผล และทีมใดต้องการการสนับสนุนหรือการฝึกอบรมเพิ่มเติม ความแตกต่างนี้ทำให้คาดการณ์รอบการติดตามหนี้ได้ยาก

ProcessMind ใช้ข้อมูลเจ้าหน้าที่ติดตามหนี้เพื่อแสดงเส้นทางกระบวนการที่แต่ละคนดูแลอย่างโปร่งใส ผู้จัดการจึงระบุแนวทางปฏิบัติที่ได้ผลและนำขั้นตอนติดตามหนี้ที่มีประสิทธิภาพที่สุดไปใช้ให้เป็นมาตรฐานทั่วทั้งแผนกลูกหนี้การค้าใน NetSuite เพื่อให้ทุกทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

แม้จะได้รับชำระเงินแล้ว ก็มักต้องรอก่อนที่รายการจะเคลียร์และจับคู่กับรายการเดินบัญชีธนาคารได้ครบถ้วน ขั้นตอนสุดท้ายนี้สำคัญต่อการจัดทำรายงานทางการเงินให้ถูกต้อง แต่ความล่าช้าที่เกิดขึ้นบ่อยทำให้ใบแจ้งหนี้ยังคงเปิดอยู่ทั้งที่ไม่จำเป็น จนกว่าจะเคลียร์รายการเสร็จ เงินสดก็ยังไม่ถูกบันทึกในบัญชีแยกประเภททางการเงินอย่างครบถ้วน

ProcessMind ติดตามระยะเวลาตั้งแต่ได้รับชำระเงินครบจนถึงการจับคู่กับรายการเดินบัญชีธนาคาร เมื่อแยกวิเคราะห์ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการลูกหนี้การค้าใน NetSuite แพลตฟอร์มจะช่วยระบุอุปสรรคทางเทคนิคหรือขั้นตอนการทำงานที่ทำให้ปิดใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วไม่ได้ทันที จึงช่วยให้จัดทำรายงานทางการเงินได้รวดเร็วและแม่นยำขึ้น.

เป้าหมายทั่วไป

กำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการ

การลดระยะเวลาเก็บเงินส่งผลโดยตรงต่อสภาพคล่องและเงินทุนหมุนเวียน เป้าหมายนี้มุ่งลดช่วงเวลาตั้งแต่ออกใบแจ้งหนี้จนถึงการชำระเงินครบ เพื่อให้เงินสดพร้อมนำไปลงทุนต่อ แทนที่จะค้างอยู่ในบัญชีลูกหนี้ เมื่อรอบการเก็บเงินสั้นลง องค์กรก็พึ่งพาเงินทุนจากภายนอกน้อยลงและมีสถานะทางการเงินโดยรวมดีขึ้น

ProcessMind แสดงเส้นทางของใบแจ้งหนี้ใน NetSuite ตั้งแต่ต้นจนจบ เพื่อระบุขั้นตอนที่เกิดความล่าช้า แพลตฟอร์มวิเคราะห์รูปแบบการชำระเงินย้อนหลังและกลุ่มลูกค้า เพื่อชี้ให้เห็นคอขวดในรอบการติดตามหนี้ ทีมจึงเลือกมาตรการแก้ไขได้ตรงจุดและลดเวลาเก็บเงิน แนวทางที่ใช้ข้อมูลประกอบนี้ช่วยให้จัดสรรทรัพยากรไปยังขั้นตอนที่มีโอกาสลดเวลาได้มากที่สุด.

ข้อโต้แย้งที่ยังไม่ได้ข้อยุติเป็นอุปสรรคสำคัญต่อกระแสเงินสด และมักทำให้ความสัมพันธ์กับลูกค้าตึงเครียด การลดเวลาที่ใบแจ้งหนี้อยู่ในสถานะโต้แย้งช่วยให้จัดการปัญหาได้รวดเร็ว ป้องกันไม่ให้ใบแจ้งหนี้ค้างนานจนเก็บเงินไม่ได้ การแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพยังช่วยให้ลูกค้ามั่นใจว่าองค์กรใส่ใจความถูกต้องและพร้อมให้บริการ

องค์กรใช้ process mining ติดตามวงจรของกรณีโต้แย้งใน NetSuite ได้ ProcessMind ช่วยระบุสาเหตุที่พบบ่อยและกรณีที่ใช้เวลาแก้ไขนานกว่ามาตรฐาน ผู้บริหารจึงปรับปรุงการส่งต่องานภายในและแก้ไขข้อโต้แย้งได้เร็วขึ้น ข้อมูลที่โปร่งใสนี้ช่วยปรับเวิร์กโฟลว์การจัดการข้อโต้แย้งตั้งแต่รับเรื่องจนได้ข้อยุติ.

การกระทบยอดด้วยมือใช้แรงงานมาก ทำให้การปิดงวดบัญชีล่าช้าและเพิ่มความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาด การเพิ่มอัตราการจับคู่การชำระเงินกับใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติช่วยให้บัญชีแยกประเภทสะท้อนสถานะทางการเงินจริงได้ทันเวลา เมื่อระบบทำงานอัตโนมัติได้มากขึ้น เจ้าหน้าที่การเงินก็มีเวลาวิเคราะห์งานสำคัญ แทนการป้อนข้อมูลซ้ำๆ

ProcessMind วิเคราะห์เส้นทางตั้งแต่ได้รับชำระเงินจนถึงการเคลียร์รายการกับธนาคาร เพื่อหาสาเหตุที่บางธุรกรรมจับคู่โดยอัตโนมัติไม่ได้ เมื่อเห็นรูปแบบเหล่านี้แล้ว ผู้ใช้สามารถปรับการตั้งค่า NetSuite และวิธีป้อนข้อมูล เพื่อเพิ่มสัดส่วนการประมวลผลแบบอัตโนมัติตั้งแต่ต้นจนจบ การวิเคราะห์ยังช่วยระบุความไม่ตรงกันของข้อมูลที่ทำให้ระบบจับคู่ระเบียนโดยไม่ต้องให้คนช่วยไม่ได้.

การเลือกเวลาส่งการแจ้งเตือนอย่างเหมาะสมสำคัญต่อการรักษากระแสเงินสด โดยไม่กระทบความสัมพันธ์กับลูกค้า การกำหนดเวลาตามพฤติกรรมการชำระเงินของลูกค้าแต่ละรายช่วยให้การติดตามหนี้ได้ผลและใช้แรงงานอย่างคุ้มค่า ทั้งยังลดความจำเป็นในการติดตามซ้ำอย่างเข้มข้น การสื่อสารในเวลาที่เหมาะสมช่วยเพิ่มโอกาสให้ลูกค้าชำระเงินตรงเวลา

ProcessMind จับคู่กิจกรรมการแจ้งเตือนแต่ละครั้งกับวันที่ได้รับชำระเงินจริง เพื่อดูว่าลำดับการติดตามแบบใดให้ผลเร็วที่สุด ข้อมูลนี้ช่วยให้องค์กรกำหนดรูปแบบการสื่อสารใน NetSuite ให้เหมาะกับระดับความเสี่ยงของลูกค้าแต่ละกลุ่ม จากนั้นองค์กรสามารถตั้งตารางเวลาที่ปรับปรุงแล้วให้ทำงานโดยอัตโนมัติ เพื่อให้การติดตามเป็นไปอย่างสม่ำเสมอและได้ผล.

การออกใบลดหนี้บ่อยครั้งมักสะท้อนปัญหาที่ซ่อนอยู่ เช่น ความถูกต้องในการเรียกเก็บเงินหรือการส่งมอบบริการ ซึ่งบั่นทอนอัตรากำไร การลดการพึ่งพาการปรับปรุงยอดเหล่านี้ช่วยรักษารายได้และลดภาระงานธุรการที่ต้องแก้ไขใบแจ้งหนี้ หากออกใบลดหนี้น้อยลง ก็แสดงว่ากระบวนการเรียกเก็บเงินมีความถูกต้องและเชื่อถือได้มากขึ้น

ProcessMind ติดตามเงื่อนไขและกิจกรรมที่เกิดขึ้นก่อนออกใบลดหนี้ใน NetSuite เมื่อระบุสาเหตุที่แท้จริงได้ เช่น การตั้งราคาผิดซ้ำๆ หรือการจัดส่งล่าช้า องค์กรก็วางมาตรการป้องกันเพื่อให้ใบแจ้งหนี้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรกได้ การวิเคราะห์นี้ช่วยให้ทีมเปลี่ยนจากการแก้ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นแล้ว มาเป็นการปรับปรุงขั้นตอนการเรียกเก็บเงินก่อนหน้า.

ความล่าช้าระหว่างการสร้างใบแจ้งหนี้กับการส่งให้ลูกค้าทำให้รอบการชำระเงินเริ่มช้าลงทันที การส่งใบแจ้งหนี้ทันทีที่สร้างเสร็จช่วยลดระยะเวลารอและส่งเสริมให้ลูกค้าชำระเงินตรงเวลา การเร่งขั้นตอนนี้เป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการลดระยะเวลาเปลี่ยนเงินสดให้เป็นเงินสดโดยรวม

process mining ช่วยให้เห็นขั้นตอนอนุมัติและส่งใบแจ้งหนี้ภายในโมดูลลูกหนี้การค้าของ NetSuite อย่างชัดเจน ProcessMind ระบุอุปสรรคทางเทคนิคหรือขั้นตอนการทำงานที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ล่าช้า ทีมจึงลดเวลาตั้งแต่สร้างใบแจ้งหนี้จนส่งถึงลูกค้าให้เหลือน้อยที่สุดได้ เพื่อให้เริ่มนับระยะเวลาชำระเงินทันทีที่ส่งมอบสินค้าหรือบริการ.

เมื่อลูกค้ารับปากว่าจะชำระเงินตามวันที่กำหนด องค์กรจะใช้ข้อมูลนี้ในการคาดการณ์กระแสเงินสด การเพิ่มสัดส่วนคำมั่นที่ทำได้จริงช่วยให้วางแผนการเงินได้แม่นยำขึ้น และลดการติดตามหนี้ซ้ำซ้อน อัตราการทำตามคำมั่นที่สูงแสดงว่ากระบวนการติดตามหนี้ได้ผลและลูกค้าให้ความเชื่อถือ

ProcessMind ติดตามตั้งแต่กิจกรรมที่ลูกค้ารับปากว่าจะชำระเงินจนถึงการบันทึกการชำระเงินจริงใน NetSuite ผู้บริหารสามารถปรับกลยุทธ์การเจรจาและแนวทางติดตาม โดยดูว่าลูกค้ากลุ่มใดหรือเจ้าหน้าที่คนใดมีอัตราการทำตามคำมั่นสูงที่สุด ข้อมูลนี้ช่วยให้องค์กรประเมินได้ว่าคำมั่นของลูกค้ามีความเป็นไปได้จริงและได้รับการทำตามจนเสร็จสิ้นอย่างสม่ำเสมอ.

การจัดการการชำระเงินบางส่วนที่ไม่เป็นมาตรฐานอาจทำให้ข้อมูลกระจัดกระจายและลูกค้าสับสน การกำหนดขั้นตอนให้เป็นมาตรฐานช่วยให้บันทึกการชำระเงินกับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องได้ถูกต้อง ทำให้รายงานอายุลูกหนี้เป็นปัจจุบันและลดการกระทบยอดด้วยมือ แนวทางที่สม่ำเสมอช่วยให้จัดทำรายงานและใบแจ้งยอดลูกค้าได้แม่นยำขึ้น

แพลตฟอร์มแสดงความแตกต่างของวิธีจัดการการชำระเงินบางส่วนในแต่ละหน่วยธุรกิจ ProcessMind ชี้ให้เห็นเวิร์กโฟลว์ที่ไม่เป็นมาตรฐานและทำให้เกิดความล่าช้า องค์กรจึงนำแนวทางปฏิบัติที่ดีร่วมกันไปใช้ในระบบ NetSuite ได้ การกำหนดมาตรฐานช่วยลดเวลาที่ทีมบัญชีใช้กระทบยอดการชำระเงินแยกส่วนและยอดคงค้างด้วยมือ.

การเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขสินเชื่อโดยไม่ได้รับอนุญาตอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงทางการเงินและทำให้สูญเสียรายได้ดอกเบี้ย การบังคับใช้เงื่อนไขอย่างเคร่งครัดช่วยป้องกันไม่ให้องค์กรให้ลูกค้าใช้เงินโดยไม่คิดดอกเบี้ยเกินระยะเวลาที่ตกลงกันไว้ การกำกับดูแลเงื่อนไขอย่างจริงจังช่วยให้องค์กรรักษากระแสเงินสดที่คาดการณ์ได้

ProcessMind เปรียบเทียบระยะเวลาชำระเงินจริงกับเงื่อนไขการชำระเงินที่บันทึกไว้ใน NetSuite การวิเคราะห์นี้ช่วยระบุลูกค้าหรือกลุ่มที่ไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขอย่างต่อเนื่อง ผู้จัดการสินเชื่อจึงปรับวงเงินหรือเงื่อนไขตามข้อมูลการปฏิบัติตามจริงได้ การระบุกรณีที่แตกต่างจากปกติช่วยให้องค์กรกำหนดแนวทางจัดการสินเชื่อและลดความเสี่ยงได้ตรงจุด.

การมุ่งติดตามใบแจ้งหนี้ยอดสูงส่งผลต่อเงินสดที่พร้อมใช้โดยรวมได้รวดเร็วที่สุด การจัดลำดับความสำคัญช่วยไม่ให้สินทรัพย์มูลค่าสูงติดอยู่ในขั้นตอนธุรการที่ยืดเยื้อ ขณะที่ใบแจ้งหนี้ยอดเล็กได้รับการจัดการก่อน แนวทางนี้ช่วยให้ทีมติดตามหนี้ใช้แรงงานได้คุ้มค่าที่สุด

ProcessMind จัดกลุ่มเส้นทางใบแจ้งหนี้ตามยอดรวม เพื่อให้ทีมเห็นว่าเงินทุนส่วนใหญ่ติดค้างอยู่ที่ใด ผู้จัดการจึงจัดสรรทรัพยากรไปยังบัญชีที่สำคัญที่สุด และเร่งแก้ไขข้อโต้แย้งหรือการชำระเงินมูลค่าสูงได้ก่อน การมุ่งจัดการกรณีที่มีผลกระทบสูงช่วยลดลูกหนี้คงค้างได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

ประสิทธิภาพของเจ้าหน้าที่ติดตามหนี้ที่ไม่สม่ำเสมออาจทำให้กระแสเงินสดผันผวนและรายงานอายุลูกหนี้คาดการณ์ได้ยาก การปรับประสิทธิภาพให้สม่ำเสมอช่วยให้ทุกบัญชีได้รับการดูแลในระดับที่ดี ไม่ว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบ ทั้งยังช่วยกระจายภาระงานให้สมดุลและทำให้ผลการติดตามหนี้ของทั้งแผนกเชื่อถือได้มากขึ้น

ProcessMind เปรียบเทียบกิจกรรมและผลลัพธ์ของเจ้าหน้าที่ติดตามหนี้แต่ละคนใน NetSuite เมื่อเห็นเทคนิคและลำดับขั้นตอนที่ผู้ทำผลงานดีใช้ องค์กรก็ฝึกอบรมทั้งทีมให้ทำตามแนวทางที่มีประสิทธิภาพในการจัดการยอดค้างได้ การวิเคราะห์อย่างเป็นกลางนี้ช่วยระบุพฤติกรรมที่ทำให้ได้รับชำระเงินเร็วขึ้นและลดข้อโต้แย้ง.

ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการลูกหนี้การค้า ตั้งแต่ได้รับชำระเงินจนถึงเคลียร์รายการกับธนาคาร มักถูกมองข้ามทั้งที่สำคัญต่อสภาพคล่อง การลดระยะเวลาของรอบนี้ช่วยให้เงินพร้อมใช้ในบัญชีบริษัทโดยเร็วที่สุด และทำให้รายงานสถานะเงินสดแม่นยำทันเวลายิ่งขึ้น

process mining ติดตามระยะเวลาตั้งแต่บันทึกการรับชำระเงินใน NetSuite จนถึงการเคลียร์รายการขั้นสุดท้าย ProcessMind ช่วยระบุธนาคาร ภูมิภาค หรือวิธีชำระเงินที่ทำให้เกิดความล่าช้า เพื่อให้องค์กรมีข้อมูลสำหรับปรับความสัมพันธ์กับธนาคารและขั้นตอนเคลียร์รายการภายใน องค์กรจึงเลือกใช้ช่องทางชำระเงินที่มีประสิทธิภาพที่สุดเพื่อให้เงินพร้อมใช้เร็วขึ้น.

6 ขั้นตอนปรับปรุงลูกหนี้การค้าใน NetSuite

ดาวน์โหลดเทมเพลตลูกหนี้การค้า

ส่งออกระเบียนจาก NetSuite

อัปโหลดชุดข้อมูลของคุณ

วิเคราะห์รอบการติดตามหนี้

ปรับเปลี่ยนกระบวนการ

ติดตามความคืบหน้าด้านกระแสเงินสด

ดาวน์โหลดเทมเพลตลูกหนี้การค้า

สิ่งที่ต้องทำ

ดาวน์โหลดเทมเพลต Excel ที่ออกแบบมาสำหรับโครงสร้างข้อมูลของ NetSuite โดยเฉพาะ เพื่อจัดรูปแบบข้อมูลใบแจ้งหนี้และการชำระเงินให้ถูกต้อง.

ดูคู่มือเทมเพลตข้อมูล ดาวน์โหลดเทมเพลต

เหตุผลที่สำคัญ

การเริ่มต้นด้วยเทมเพลตมาตรฐานช่วยให้ข้อมูลของคุณตรงกับระบบ process mining และวิเคราะห์ได้อย่างแม่นยำ.

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

เทมเพลตพร้อมใช้งานสำหรับข้อมูลการเงินใน NetSuite ของคุณ.

สิ่งที่คุณจะค้นพบ

เห็นแนวทางเร่งการจัดเก็บเงินสด

ProcessMind ช่วยให้เห็นวงจรชีวิตใบแจ้งหนี้ทั้งหมด ตั้งแต่การสร้างจนถึงการชำระเงินงวดสุดท้าย คุณจะพบได้อย่างชัดเจนว่าการทำงานด้วยมือทำให้เวิร์กโฟลว์ใน NetSuite ล่าช้าตรงไหน.

ทำแผนที่วงจรชีวิตใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้นจนจบ
ค้นหาจุดที่การจับคู่การชำระเงินล่าช้า
ระบุสาเหตุที่แท้จริงของข้อโต้แย้งเรื่องการเรียกเก็บเงิน
ติดตามผล DSO แบบเรียลไทม์

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

ผลลัพธ์ที่พิสูจน์ได้

ผลลัพธ์เชิงกลยุทธ์จากการปรับปรุงกระบวนการลูกหนี้การค้าใน NetSuite

การติดตามวงจรทั้งหมดของใบแจ้งหนี้แต่ละหมายเลขช่วยให้ทีมระบุจุดติดขัดที่ซ่อนอยู่ ซึ่งทำให้การชำระเงินล่าช้า ตัวชี้วัดเหล่านี้แสดงให้เห็นผลการปรับปรุงที่พบโดยทั่วไป เมื่อองค์กรเปลี่ยนจากการติดตามด้วยมือมาเป็นการจัดการกระบวนการโดยใช้ข้อมูล.

0 %

ลดระยะเวลาการเก็บหนี้เฉลี่ย

ค่า DSO ลดลงโดยเฉลี่ย

องค์กรระบุคอขวดในรอบตั้งแต่ออกใบแจ้งหนี้จนได้รับชำระเงินได้ จึงเก็บเงินได้เร็วขึ้นและเพิ่มเงินทุนหมุนเวียนอย่างมีนัยสำคัญ.

0 %

จับคู่รายการธนาคารโดยอัตโนมัติ

เพิ่มสัดส่วนการเคลียร์รายการโดยไม่ต้องดำเนินการด้วยมือ

การปรับปรุงขั้นตอนจับคู่รายการเดินบัญชีธนาคารใน NetSuite ช่วยให้ทีมไม่ต้องกระทบยอดด้วยมือและลดต้นทุนการประมวลผลใบแจ้งหนี้แต่ละรายการ.

0 %

แก้ไขข้อโต้แย้งได้รวดเร็ว

แก้ไขข้อโต้แย้งได้เร็วขึ้น

การลดเวลาตั้งแต่เปิดข้อโต้แย้งจนได้ข้อยุติช่วยให้กระแสเงินสดที่ติดขัดกลับมาใช้ได้ และทำให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ดีขึ้น.

0 %

ลดการออกใบลดหนี้

ลดความถี่ในการออกใบลดหนี้

การระบุสาเหตุที่แท้จริงของข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินช่วยลดการออกใบลดหนี้ ทำให้เรียกเก็บเงินได้ถูกต้องขึ้นและปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ดีขึ้น.

0 %

เลือกเวลาติดตามหนี้ให้เหมาะสม

เพิ่มอัตราการทำตามคำมั่นว่าจะชำระเงิน

ตารางการแจ้งเตือนที่อิงข้อมูลช่วยให้เจ้าหน้าที่ติดตามหนี้จัดลำดับความสำคัญของใบแจ้งหนี้มูลค่าสูง และติดตามลูกค้าในช่วงเวลาที่ได้ผลที่สุด.

0 days

ลดระยะเวลาการเคลียร์รายการ

ลดเวลาเคลียร์รายการกับธนาคาร

การลดช่วงเวลาระหว่างรับชำระเงินกับการเคลียร์รายการกับธนาคารขั้นสุดท้าย ช่วยให้เห็นสถานะทางการเงินได้แม่นยำและทันเวลายิ่งขึ้น.

ผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของกระบวนการและคุณภาพข้อมูล ตัวเลขเหล่านี้แสดงการปรับปรุงที่พบโดยทั่วไปจากการนำระบบไปใช้.

ข้อมูลที่แนะนำ

เริ่มจากแอตทริบิวต์และกิจกรรมที่สำคัญที่สุด แล้วค่อยเพิ่มข้อมูลตามต้องการ.

เพิ่งเริ่มใช้บันทึกเหตุการณ์ใช่ไหม เรียนรู้ วิธีสร้าง event log สำหรับ process mining.

แอตทริบิวต์

ข้อมูลสำคัญที่ควรบันทึกเพื่อใช้วิเคราะห์

หมายเลขอ้างอิงเฉพาะที่กำหนดให้กับใบแจ้งหนี้ใน NetSuite.

เหตุผลที่สำคัญ

นี่คือคีย์หลักที่ใช้ติดตามวงจรของลูกหนี้และคำนวณระยะเวลาของวงจร.

เหตุการณ์หรือการดำเนินการที่เกิดขึ้นกับใบแจ้งหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

ระบุขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์และใช้สร้างกราฟกระบวนการ.

วันที่และเวลาที่กิจกรรมเกิดขึ้นอย่างแม่นยำ.

เหตุผลที่สำคัญ

จำเป็นต่อการเรียงลำดับเหตุการณ์และคำนวณระยะเวลาระหว่างขั้นตอนในกระบวนการ.

มูลค่ารวมของใบแจ้งหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

จำเป็นต่อการวัดผลกระทบทางการเงินจากความไม่มีประสิทธิภาพของกระบวนการและจัดลำดับความสำคัญในการติดตามหนี้.

ชื่อลูกค้าหรือนิติบุคคลที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยแบ่งผลการดำเนินงานของกระบวนการตามพฤติกรรมและระดับความเสี่ยงของลูกค้า.

วันที่คาดว่าจะได้รับชำระตามเงื่อนไข.

เหตุผลที่สำคัญ

เป็นจุดอ้างอิงสำหรับคำนวณอายุหนี้ ยอดค้างชำระ และการปฏิบัติตามข้อกำหนด.

บริษัทย่อยหรือหน่วยธุรกิจที่เป็นเจ้าของใบแจ้งหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

สำคัญต่อการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานระหว่างหน่วยงานต่างๆ ในองค์กร.

พนักงานขายที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

เชื่อมโยงปัญหาลูกหนี้การค้าที่เกิดภายหลังกลับไปยังผู้รับผิดชอบในกระบวนการขายก่อนหน้า.

สถานะปัจจุบันของใบแจ้งหนี้ในระบบ.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยให้เห็นได้ทันทีว่าเคสใดปิดแล้ว และเคสใดยังต้องดำเนินการ.

แผนกภายในที่รับผิดชอบธุรกรรม.

เหตุผลที่สำคัญ

ระบุผู้รับผิดชอบกระบวนการภายในและช่วยเปรียบเทียบประสิทธิภาพการเรียกเก็บเงิน.

กิจกรรม

ขั้นตอนกระบวนการที่ควรติดตามและปรับปรุง

การสร้างระเบียนใบแจ้งหนี้ในระบบครั้งแรก โดยดึงข้อมูลจากตาราง Transaction ที่มีประเภทรายการเป็น Invoice.

เหตุผลที่สำคัญ

เป็นจุดเริ่มต้นของรอบลูกหนี้การค้าและใช้เป็นฐานคำนวณอายุลูกหนี้ จำเป็นต่อการคำนวณระยะเวลาตั้งแต่ออกใบแจ้งหนี้จนได้รับชำระเงิน.

การเปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้จาก Pending Approval เป็น Open โดยติดตามจาก System Notes หรือบันทึกประวัติ workflow ที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

แสดงระยะเวลาประมวลผลภายในก่อนเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ความล่าช้าในขั้นตอนนี้ทำให้ระยะเวลารวมของกระบวนการยาวขึ้น โดยไม่ได้เพิ่มคุณค่าให้ลูกค้า.

การส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าทางอีเมล ไปรษณีย์ หรือแฟกซ์ โดยตรวจสอบระเบียน Message ที่เชื่อมโยงกับธุรกรรม Invoice นั้น.

เหตุผลที่สำคัญ

สำคัญต่อ KPI ระยะเวลาตั้งแต่ออกใบแจ้งหนี้จนส่งถึงลูกค้า การระบุความล่าช้าในขั้นตอนนี้ช่วยให้เห็นคอขวดด้านธุรการที่ขัดขวางการติดตามรับชำระเงินให้ทันเวลา.

การสร้างธุรกรรม Credit Memo เพื่อนำไปใช้กับ Invoice ซึ่งช่วยลดยอดคงค้างและมักบ่งชี้ว่ามีการคืนสินค้าหรือข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน.

เหตุผลที่สำคัญ

แสดงการสูญเสียรายได้ ใบลดหนี้ที่ออกบ่อยอาจบ่งชี้ถึงปัญหาเชิงระบบในกระบวนการขายหรือการส่งมอบ.

การนำ Customer Payment มาหักยอดใบแจ้งหนี้จนเหลือศูนย์ ถือเป็นจุดสิ้นสุดของการติดตามหนี้ที่ได้ผล.

เหตุผลที่สำคัญ

เวลาบันทึกหลักสำหรับคำนวณ DSO และจำนวนวันเฉลี่ยที่เกินเงื่อนไข แสดงถึงการรับรู้รายได้ที่เกิดขึ้นจริง.

การเปลี่ยนสถานะสุดท้ายของใบแจ้งหนี้เป็น 'Paid In Full' ซึ่งเป็นสถานะสิ้นสุดของกระบวนการสำหรับกรณีที่ชำระสำเร็จ.

เหตุผลที่สำคัญ

จำเป็นต่อการคำนวณระยะเวลาเฉลี่ยตั้งแต่ออกใบแจ้งหนี้จนได้รับชำระเงิน และใช้แยกรายการที่ยังเปิดอยู่กับรายการที่ปิดแล้วในรูปแบบกระบวนการ.

คำถามที่พบบ่อย

process mining เชื่อมต่อกับ NetSuite เพื่อวิเคราะห์ลูกหนี้การค้าได้อย่างไร?

โดยทั่วไป เครื่องมือ process mining เชื่อมต่อกับ NetSuite ผ่าน SuiteTalk REST หรือ SOAP APIs เพื่อดึงข้อมูลส่วนหัวของธุรกรรมและบันทึกระบบ เมื่อติดตาม Invoice Number ในฐานะรหัสเคสที่ไม่ซ้ำกัน ซอฟต์แวร์จะสร้างลำดับเหตุการณ์ทั้งหมดขึ้นใหม่ ตั้งแต่สร้างใบแจ้งหนี้จนถึงเคลียร์รายการกับธนาคารขั้นสุดท้าย.

ต้องใช้ตารางใดใน NetSuite เพื่อทำแผนที่กระบวนการลูกหนี้การค้าให้ครบถ้วน?

แหล่งข้อมูลหลักประกอบด้วยตาราง Transaction และ Transaction Line โดยเน้นข้อมูลประเภท Invoice, Payment และ Credit Memo นอกจากนี้ยังดึงข้อมูลจากตาราง System Notes เพื่อบันทึกเวลาเปลี่ยนสถานะและการอนุมัติ ซึ่งช่วยให้เห็นลำดับเวลาที่เกิดขึ้นจริงของกระบวนการ.

process mining ระบุได้หรือไม่ว่าเหตุใดระยะเวลาการเก็บหนี้เฉลี่ยของเราจึงสูงมาก?

เครื่องมือนี้แสดงเส้นทางของใบแจ้งหนี้แต่ละรายการอย่างละเอียด เพื่อระบุจุดที่เกิดความล่าช้า เช่น ช่วงเวลาที่ยาวนานระหว่างการส่งมอบกับการเรียกเก็บเงิน นอกจากนี้ยังชี้คอขวดที่เฉพาะเจาะจง เช่น การแก้ไขข้อโต้แย้งที่ล่าช้าหรืออุปสรรคจากการจับคู่ด้วยมือ ซึ่งส่งผลให้ค่า DSO สูงขึ้นโดยตรง.

ใช้เวลานานเท่าใดจึงจะเห็นข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการครั้งแรก?

หลังตั้งค่าการดึงข้อมูลเบื้องต้นและทำแผนที่ข้อมูลแล้ว โดยทั่วไปคุณจะเห็นภาพกระบวนการลูกหนี้การค้าทั้งหมดได้ภายในไม่กี่วัน ส่วนที่ใช้เวลามากที่สุดมักเป็นการกำหนดตรรกะทางธุรกิจสำหรับการเปลี่ยนสถานะแบบกำหนดเองที่เป็นลักษณะเฉพาะขององค์กร.

คาดว่าจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการกระทบยอดธนาคารได้อย่างไร?

เมื่อระบุรูปแบบการจับคู่รายการด้วยมือที่ทำให้การเคลียร์รายการเดินบัญชีธนาคารช้าลงได้ คุณก็เลือกจุดที่ควรปรับให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ตรงเป้าหมาย องค์กรส่วนใหญ่มุ่งเพิ่มอัตราการจับคู่รายการอัตโนมัติอย่างมีนัยสำคัญ โดยขจัดอุปสรรคที่พบจากการทำ process mining.

ระบบจัดการกรณีซับซ้อน เช่น การชำระเงินบางส่วนหรือข้อโต้แย้งอย่างไร?

การวิเคราะห์ใช้ Invoice Number เพื่อเชื่อมเหตุการณ์การชำระเงินหลายรายการหรือบันทึกข้อโต้แย้งเข้ากับธุรกรรมชุดเดียวกัน คุณจึงเห็นได้ว่าการชำระเงินบางส่วนส่งผลต่อวงจรทั้งหมดอย่างไร และระบุกลยุทธ์ติดตามหนี้ที่ได้ผลที่สุดในการจัดการยอดที่มีข้อโต้แย้ง.

เราต้องติดตั้งอะไรในระบบ NetSuite ของเราหรือไม่?

โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องติดตั้งระบบภายใน เพราะแพลตฟอร์ม process mining ส่วนใหญ่ใช้ตัวเชื่อมต่อเพื่อดึงข้อมูลไปยังระบบวิเคราะห์ภายนอก คุณเพียงต้องกำหนดผู้ใช้สำหรับการเชื่อมต่อ พร้อมสิทธิ์อ่านข้อมูลธุรกรรมและประวัติ.

process mining ตรวจพบการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขสินเชื่อโดยไม่ได้รับอนุญาตได้หรือไม่?

ซอฟต์แวร์เปรียบเทียบลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริงกับนโยบายสินเชื่อที่คุณกำหนดไว้ล่วงหน้า เพื่อแจ้งกรณีที่มีการข้ามเงื่อนไข ระบบแสดงบันทึกการตรวจสอบที่ชัดเจนว่าใครอนุมัติการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ และส่งผลต่อประสิทธิภาพการติดตามหนี้ในภายหลังอย่างไร.

process mining ใช้แทนรายงานและแดชบอร์ดที่มีอยู่ใน NetSuite ได้หรือไม่?

process mining ช่วยเสริมรายงานมาตรฐานด้วยการแสดงข้อมูลธุรกรรมต่อเนื่องตามช่วงเวลา ซึ่งทำได้ยากด้วย saved searches มาตรฐานของ NetSuite ขณะที่ NetSuite บอกยอดคงเหลือปัจจุบัน process mining จะแสดงให้เห็นว่ายอดดังกล่าวเปลี่ยนผ่านแต่ละขั้นตอนอย่างไรและติดขัดตรงไหน.

เร่งรอบลูกหนี้การค้าใน NetSuite ได้แล้ววันนี้

ลด DSO ได้ 15 ถึง 20 วัน และปิดช่องว่างของกระแสเงินสดตั้งแต่วันนี้.

เริ่มทดลองใช้ฟรี

ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ตั้งค่าเสร็จใน 5 นาที