Adatsablon a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozáshoz

NetSuite
Adatsablon a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozáshoz

Adatsablon a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozáshoz

Ez a sablon útmutatást ad ahhoz, hogyan gyűjtse össze a NetSuite számlafeldolgozásának elemzéséhez szükséges adatokat. Bemutatja a fontos adatmezőket és folyamatlépéseket, valamint ismerteti az adatok hatékony kinyerését. A sablon segítségével teljessé teheti az eseménynaplót, és előkészítheti a process mining elemzéshez.
  • Javasolt attribútumok
  • Követendő fontos tevékenységek
  • Útmutató az adatok kinyeréséhez a NetSuite-ból
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

A beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás attribútumai

Ezeket az adatmezőket érdemes felvenni az eseménynaplóba a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás teljes körű elemzéséhez. Így minden szükséges körülmény rögzíthető.
5 Kötelező 7 Javasolt 7 Nem kötelező
Név Leírás
Számlaszám
InvoiceNumber
A rendszerben szereplő beszállítói számla egyedi azonosítója.
Leírás

A számlaszám az elsődleges esetazonosító. Összekapcsolja az egy beszállítói számlához tartozó összes tevékenységet és eseményt a létrehozástól a végső kifizetésig. Ez az attribútum elengedhetetlen az egyes számlák teljes útjának követéséhez.

A folyamatelemzés során a rendszer ezzel a számmal rekonstruálja a számla teljes életciklusát. Az összetartozó tevékenységek közös azonosító alá rendezésével az elemzők megjeleníthetik a folyamat menetét, mérhetik az átfutási időket, és feltárhatják az egyes számlákat érintő eltéréseket vagy szűk keresztmetszeteket.

Miért fontos?

Ez az alapvető azonosító teszi lehetővé az egyes számlák fizetési folyamaton át vezető útjának követését és az esetek teljes körű elemzését.

Hol szerezhető be?

Ez általában a NetSuite Vendor Bill rekordjának „Transaction ID” vagy „Invoice #” mezője.

Példák
INV-0012345789-ABC-654202405-101
Forrásrendszer
SourceSystem
Megadja, melyik rendszerből származnak az adatok.
Leírás

Ez az attribútum megadja, melyik forrásalkalmazásban keletkeztek az eseményadatok. Ennél a folyamatnál ez jellemzően a „NetSuite”.

Több integrált rendszer használatakor ez a mező elengedhetetlen az adatok eredetének megértéséhez és minőségük ellenőrzéséhez. Segít megkülönböztetni a különböző rendszerekben végzett tevékenységeket, és fontos szerepet játszik a teljes folyamat egységes áttekintésében.

Miért fontos?

Megadja az adatok eredetét, ami több rendszer használatakor elengedhetetlen a hibakereséshez és az adatok ellenőrzéséhez.

Hol szerezhető be?

Ez általában egy statikus érték („NetSuite”), amelyet az adatok kinyerésekor adnak hozzá.

Példák
NetSuite
Kezdési idő
EventTime
Az az időbélyeg, amely megadja, mikor történt egy tevékenység.
Leírás

Ez az attribútum rögzíti, hogy egy adott tevékenységet vagy eseményt pontosan mikor jegyeztek fel a rendszerben. Időrendi kontextust ad a teljes folyamathoz.

Az időbélyegek minden időalapú folyamatelemzéshez nélkülözhetetlenek. Segítségükkel kiszámítható a tevékenységek közötti idő, mérhető az esetek teljes átfutási ideje, és elemezhető a szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodások teljesülése. A pontos időbélyegek elengedhetetlenek a szűk keresztmetszetek és a folyamatkésések feltárásához.

Miért fontos?

Ez biztosítja az időtartamok, átfutási idők és teljesítménymutatók kiszámításához szükséges időrendi adatokat, és az időalapú folyamatelemzés alapját képezi.

Hol szerezhető be?

A Vendor Bill rekord és a kapcsolódó tranzakciós rekordok dátummezőiből vagy rendszer naplóiból származik, például a „Date Created”, „Last Modified Date” vagy a jóváhagyási dátum mezőkből.

Példák
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
Tevékenység
ActivityName
A végrehajtott üzleti folyamatlépés neve.
Leírás

Ez az attribútum a számlafeldolgozás életciklusa során történt konkrét műveletet vagy eseményt írja le, például „Beszállítói számla létrehozva”, „Számla jóváhagyva” vagy „Számla teljesen kifizetve”. Minden tevékenység a folyamat egy különálló pontját jelöli.

A tevékenységek alkotják a folyamattérkép építőelemeit. Sorrendjük és gyakoriságuk elemzésével megérthető a folyamat tényleges menete, azonosíthatók a szabványos eljárástól való eltérések, valamint feltárhatók a gyakori utómunka-ciklusok és a nem hatékony lépések.

Miért fontos?

Ez adja a folyamattérkép alapját, és lehetővé teszi a számla életciklusa eseményeinek sorrend szerinti megjelenítését és elemzését.

Hol szerezhető be?

A rendszer naplóiból, a Vendor Bill rekord állapotváltozásaiból vagy a rendszerben rögzített konkrét felhasználói műveletekből származik.

Példák
Beszállítói számla létrehozvaSzámla jóváhagyvaFizetési csomagba ütemezve
Utolsó adatfrissítés
LastDataUpdate
Az az időbélyeg, amikor az adatokat legutóbb frissítették vagy kinyerték a forrásrendszerből.
Leírás

Ez az attribútum megadja, mikor történt a legutóbbi adatkinyerés a forrásrendszerből. Segít megítélni az elemzett adatok aktualitását.

Az utolsó adatfrissítés időpontjának ismeretében a felhasználók megállapíthatják, hogy a legfrissebb információkat látják-e. Ez segít tisztázni az adatok késésével kapcsolatos elvárásokat, és biztosítja, hogy a döntések ismert korú adatokon alapuljanak.

Miért fontos?

Tájékoztatja az elemzőket az adatok aktualitásáról, így a döntések meghozatalakor figyelembe vehetik, mennyire frissek az információk.

Hol szerezhető be?

Ezt az időbélyeget az adatok kinyerése és betöltése során, az ETL-folyamat részeként hozzák létre és adják hozzá.

Példák
2024-05-21T02:00:00Z
Automatikus egyeztetés történt
IsAutoMatched
Jelzi, hogy a számlát manuális beavatkozás nélkül, automatikusan egyeztették-e egy megrendeléssel.
Leírás

Ez a logikai attribútum jelzi, hogy a rendszer az előre meghatározott szabályok és tűréshatárok alapján automatikusan össze tudta-e egyeztetni a számlát a megrendeléssel és az áruátvétellel, vagyis sikerült-e a háromoldalú egyeztetés. A „true” érték azt jelenti, hogy az egyeztetés manuális beavatkozás nélkül történt.

Ez az attribútum az „Automatikus számlaegyeztetési arány” KPI alapja. A magas automatikus egyeztetési arány a számlafeldolgozás hatékonyságát és automatizáltságát jelzi. A „false” értékű esetek elemzésével feltárhatók az egyeztetési hibák okai és az automatizálás további lehetőségei.

Miért fontos?

Közvetlenül méri a számlaegyeztetés automatizáltságát és hatékonyságát, valamint megmutatja, hol csökkenthető a manuális munka.

Hol szerezhető be?

Ez rendszerint származtatott attribútum. Arra lehet következtetni, hogy nem történt „Matching Discrepancy Identified” tevékenység, vagy hogy a számlát egy rendszerfelhasználó nagyon rövid idő alatt hozta létre és hagyta jóvá.

Példák
truefalse
Beszállító neve
VendorName
A számlát benyújtó beszállító neve.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja a számlához tartozó beszállító hivatalos nevét. A beszállító a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat egyik fontos szereplője.

A folyamat beszállítónkénti elemzése elengedhetetlen a konkrét beszállítói problémák feltárásához. Segít megválaszolni például, hogy mely beszállítóknál tart a legtovább a jóváhagyás, kik küldenek be a legtöbbször javítást igénylő számlát, és kiket fizetnek ki a leggyakrabban késve. Ez a bontás alapvető a beszállítói kapcsolatok kezeléséhez és a teljesítmény elemzéséhez.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamatadatok olyan részletes bontását, amely feltárja a beszállítónkénti szűk keresztmetszeteket, a fizetési teljesítményt és a megfelelési problémákat.

Hol szerezhető be?

A Vendor Bill rekord „Vendor” vagy „Supplier” mezőjéből származik, amely a Vendor törzsadatokhoz kapcsolódik.

Példák
Irodaszer Kft.Global Tech ServicesCreative Marketing Agency
Fizetési határidő
PaymentDueDate
Az a dátum, ameddig a megállapodott fizetési feltételek szerint ki kell fizetni a számlát.
Leírás

A fizetési határidő a számla dátuma és a beszállítóval egyeztetett fizetési feltételek, például a 30 vagy 60 napos fizetési határidő alapján számítható ki. Ez a fizetés teljesítésének elsődleges határideje.

Ez a dátum elengedhetetlen a határidőre történő fizetés méréséhez, ami fontos KPI a beszállítói kapcsolatok és a pénzügyi helyzet szempontjából. A tényleges fizetési dátum és a határidő összevetésével a szervezetek nyomon követhetik a fizetések pontosságát, azonosíthatják a rendszeresen késve kifizetett beszállítókat, és hatékonyabban kezelhetik a pénzforgalmat.

Miért fontos?

Ez a határidőre történő fizetés mérésének alapja. A fizetések pontossága közvetlenül befolyásolja a beszállítói kapcsolatokat, és segíthet elkerülni a késedelmi díjakat.

Hol szerezhető be?

Ez a Vendor Bill rekord „Due Date” mezője, amelyet gyakran automatikusan számítanak ki a „Terms” mező alapján.

Példák
2023-05-152023-06-302023-07-01
Határidőben fizették ki
IsPaidOnTime
Jelzi, hogy a számlát legkésőbb a fizetési határidő napján kifizették-e.
Leírás

Ez a számított logikai attribútum összeveti a „Bill Paid In Full” tevékenység időbélyegét a „Payment Due Date” értékével. Értéke „true”, ha a kifizetés határidőben történt, egyébként „false”.

Ez az attribútum közvetlenül támogatja a „Határidőben történő fizetések aránya” KPI-t, amely a pénzügyi fegyelem és a szállítói kapcsolatok kezelésének fontos mérőszáma. Segítségével könnyen szűrhetők és elemezhetők a késedelmes kifizetések, így feltárhatók az okok, például a jóváhagyás elhúzódása vagy a fizetési futtatások ütemezési problémái.

Miért fontos?

Közvetlenül méri a fizetési feltételek betartását, ami fontos a szállítói kapcsolatok, a késedelmi díjak elkerülése és a pénzügyi tervezés szempontjából.

Hol szerezhető be?

Számított mező: TRUE, ha a végső kifizetés időbélyege legkésőbb a „PaymentDueDate” értékével egyezik meg.

Példák
truefalse
Jóváhagyó
Approver
A számla jóváhagyásáért vagy elutasításáért felelős felhasználó.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja azt az alkalmazottat vagy vezetőt, aki jóváhagyta a számlát. Többszintű jóváhagyási munkafolyamat esetén a legutóbbi vagy a végső jóváhagyó adata szerepelhet itt.

A jóváhagyó követése elengedhetetlen a jóváhagyási ciklus elemzéséhez. Segít feltárni a folyamat szűk keresztmetszeteit azzal, hogy megmutatja, mely személyeknél vagy részlegeknél a leghosszabb az átlagos jóváhagyási idő. Az információ felhasználható a munkaterhelés kiegyensúlyozására vagy további képzés biztosítására.

Miért fontos?

Segít feltárni a jóváhagyási folyamat szűk keresztmetszeteit, és személyenként vagy részlegenként elemezni a teljesítményt, így célzott fejlesztések végezhetők.

Hol szerezhető be?

A Vendor Bill tranzakcióhoz kapcsolódó munkafolyamat- vagy jóváhagyási előzmények naplóiból származik. Ez lehet a „System Notes” vagy egy egyéni jóváhagyási napló.

Példák
Kovács JánosKiss JúliaPénzügyi osztályvezető
Számla állapota
InvoiceStatus
A számla aktuális feldolgozási állapota.
Leírás

Ez az attribútum a beszállítói számla aktuális állapotát mutatja az életciklusa során, például „Pending Approval”, „Approved”, „Paid in Full” vagy „Rejected”.

Az állapot megmutatja, hogy a számla éppen hol tart a folyamatban. A működési dashboardokon az aktuális munkaterhelés és az áteresztőképesség nyomon követésére használható. Az állapotváltozások elemzése a process mining fontos része, mivel ezek gyakran a tevékenységek meghatározásának alapjául szolgálnak.

Miért fontos?

Valós idejű képet ad a számla állapotáról, így kezelhető a munkaterhelés és elemezhető az áteresztőképesség.

Hol szerezhető be?

Ez a NetSuite Vendor Bill rekordjának „Status” mezője.

Példák
NyitottJóváhagyásra várJóváhagyvaTeljes összeg kifizetve
Számla összege
InvoiceAmount
A beszállítói számla teljes pénzösszege.
Leírás

Ez az attribútum a számlán feltüntetett teljes fizetendő összeget jelöli, beleértve az adókat és az egyéb díjakat. Minden esetnél fontos pénzügyi mutató.

A számla összege többféle elemzéshez használható. Például értéksávokba rendezhetők a számlák, így összehasonlítható, hogy a magasabb és alacsonyabb összegű számlák feldolgozási ideje vagy jóváhagyási útvonala eltér-e. Az összeg a pénzügyi beszámolókhoz, a különböző szakaszokban lévő számlák értékének kiszámításához és a fizetési késedelmek pénzügyi hatásának elemzéséhez is szükséges.

Miért fontos?

Pénzügyi elemzést és összeg szerinti bontást tesz lehetővé, így előnyben részesíthetők a nagy értékű számlák, és feltárhatók a költségek fő okai.

Hol szerezhető be?

A NetSuite Vendor Bill rekordjának fejlécében található „Total” vagy „Amount” mezőnek felel meg.

Példák
1500.75250.0012500.50
A fizetési zárolás oka
PaymentBlockReason
Annak oka, hogy miért zárolták egy jóváhagyott számla kifizetését.
Leírás

A kifizetésre jóváhagyott számlát különböző okokból zárolhatják, például szállítói vita, az átvett áru minőségi problémája vagy likviditáskezelési döntés miatt. Ez az attribútum rögzíti a zárolás konkrét okát.

A fizetési zárolások okainak és feloldási idejének elemzése segít optimalizálni a pénzforgalmat és fenntartani a jó szállítói kapcsolatokat. Feltárja azokat a visszatérő problémákat, amelyek a számla sikeres feldolgozása és jóváhagyása után is késleltetik a kifizetést.

Miért fontos?

Megmutatja, miért nem fizetik ki a jóváhagyott számlákat, és rávilágít a kifizetést késleltető működési vagy pénzügyi problémákra.

Hol szerezhető be?

Ezt gyakran a Vendor Bill rekord egyéni „Payment Hold” vagy „Payment Block” jelölőnégyzetével, valamint a hozzá tartozó oklistával vagy szöveges mezővel kezelik.

Példák
A szállítói fiók zárolvaA minőségellenőrzés folyamatbanJóváíró bizonylatra vár
Elutasítás oka
RejectionReason
Az elutasítási folyamat során megadott indok.
Leírás

Ha a jóváhagyó elutasít egy számlát, általában megadja az elutasítás okát, például „Hibás összeg”, „Duplikált számla” vagy „Hiányzó megrendelés”. Ez az attribútum rögzíti az indokot.

Ez az adat nélkülözhetetlen a folyamat hatékonysági problémáinak gyökérok-elemzéséhez. Az elutasítási okok kategorizálásával és gyakoriságuk követésével a szervezet feltárhatja a visszatérő problémákat, például az egyes szállítókhoz kapcsolódó gondokat vagy az adatrögzítési hibákat. Ezek alapján intézkedéseket hozhat az ismételt munkavégzés és a késedelmek csökkentésére.

Miért fontos?

Közvetlenül megmutatja az ismételt munkavégzés és a folyamat hibáinak okait, így javítható a hibátlan első teljesítések aránya.

Hol szerezhető be?

Ezt az adatot rendszerint a jóváhagyási munkafolyamat elutasítási lépésénél, egy megjegyzés- vagy kommentmezőben rögzítik. A „System Notes” mezőben vagy egy egyéni mezőben is tárolhatják.

Példák
Hibás mennyiségDuplikált számlaEltérő ár a megrendeléshez képest
Kedvezmény igénybevételének határideje
DiscountDate
Az a határidő, ameddig a számlát ki kell fizetni a korai fizetési kedvezmény igénybevételéhez.
Leírás

Ez az attribútum azt a dátumot adja meg, ameddig ki kell fizetni a számlát a szállító által kínált korai fizetési kedvezmény igénybevételéhez. A dátumot a fizetési feltételek határozzák meg, például „2% 10, Net 30”.

Ez a dátum szükséges a „Korai fizetési kedvezmény igénybevételi aránya” KPI kiszámításához. A határidőhöz viszonyított teljesítmény követésével a szervezet azonosíthatja az elszalasztott megtakarítási lehetőségeket, és úgy alakíthatja a fizetési stratégiáját, hogy minél több kedvezményt vegyen igénybe. Ez jelentősen javíthatja a jövedelmezőséget.

Miért fontos?

Ez a dátum alapján azonosíthatók és vehetők igénybe a korai fizetési kedvezmények, ami közvetlenül befolyásolja a költségmegtakarítást és a jövedelmezőséget.

Hol szerezhető be?

A dátum a számla kelte és a Vendor Bill rekord „Terms” mezője alapján számítható ki. A NetSuite ezt „Discount Date” néven tartja nyilván.

Példák
2023-04-252023-05-10
Kedvezményt igénybe vették
DiscountTaken
Jelzi, hogy sikerült-e igénybe venni az elérhető korai fizetési kedvezményt.
Leírás

Ez a számított logikai attribútum ellenőrzi, hogy a kedvezményre jogosító számlát legkésőbb a „Discount Date” napján kifizették-e. Értéke „true”, ha igénybe vették a kedvezményt, és „false”, ha elszalasztották a lehetőséget.

Ez az attribútum szükséges a „Korai fizetési kedvezmény igénybevételi aránya” KPI-hoz. Segít a pénzügyi csapatnak számszerűsíteni az elmaradt megtakarításokat, és feltárni azokat a szűk keresztmetszeteket, például a lassú jóváhagyást, amelyek miatt nem tudják kihasználni a kedvező fizetési feltételeket.

Miért fontos?

Azt méri, mennyire sikerül kihasználni a költségcsökkentési lehetőségeket, ami közvetlenül befolyásolja a vállalat eredményét.

Hol szerezhető be?

Számított mező: TRUE, ha a számlához tartozott „DiscountDate”, és a végső kifizetés legkésőbb ezen a napon történt.

Példák
truefalse
Leányvállalat
Subsidiary
A szervezet azon vállalata vagy jogi személye, amelyhez a számla tartozik.
Leírás

Több jogi személyből álló szervezetnél a Subsidiary attribútum jelzi, hogy melyik jogi személyhez tartozik a szállítói számla. A NetSuite OneWorld-fiókokban ez alapvető szervezeti adat.

A folyamat leányvállalatok szerinti elemzésével összehasonlítható a különböző üzleti egységek vagy földrajzi területek teljesítménye. Kiderül, hol működik a szervezet a leghatékonyabban, hol érdemes megosztani a bevált gyakorlatokat, és mely területeken vannak folyamatproblémák.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a szervezet különböző jogi személyei és üzleti egységei teljesítményének összehasonlítását és elemzését.

Hol szerezhető be?

Ez a NetSuite OneWorld-fiók valamennyi tranzakciós rekordján megtalálható szabványos „Subsidiary” mező.

Példák
USA nyugati régióEMEA-központAPAC-szolgáltatások
Megrendelésszám
PurchaseOrderNumber
A számlához tartozó megrendelés azonosítója.
Leírás

Ez az attribútum kapcsolja össze a szállítói számlát azzal a megrendeléssel (PO), amely alapján az árut vagy szolgáltatást beszerezték. A számla kapcsolódhat megrendeléshez, de megrendelés nélkül is kiállítható.

A megrendelés szerinti elemzés megmutatja, mennyire hatékony a számlák egyeztetése. Segít összevetni az automatikus és a manuális egyeztetések arányát, valamint feltárni a számla, a megrendelés és az áruátvétel közötti eltéréseket. A gyakori eltérések a beszerzési folyamat problémáira utalhatnak.

Miért fontos?

Összekapcsolja a számlát a beszerzési folyamattal. Ez szükséges a számlaegyeztetés hatékonyságának és a háromoldalú egyeztetés megfelelőségének elemzéséhez.

Hol szerezhető be?

A Vendor Bill rekordban található, jellemzően a tételsorokban vagy a megrendelésre hivatkozó fejlécmezőben.

Példák
PO-005678PO-005891Nem alkalmazható
Pénznem
Currency
A számla összegének pénzneme.
Leírás

Ez az attribútum adja meg, hogy milyen pénznemben állították ki a számlát, például USD-ben, EUR-ban vagy GBP-ben. Ez különösen fontos a több országban működő vállalatoknál.

A pénznem adja meg a pénzügyi összegek értelmezéséhez szükséges alapot. Az elemzés során biztosítja a pénzügyi adatok helyes értelmezését, és lehetővé teszi a különböző régiók adatainak összesítésekor a megfelelő pénznemváltást.

Miért fontos?

Megadja a pénzügyi összegek értelmezéséhez szükséges pénznemet, így több pénznem használata esetén is pontos elemzés végezhető.

Hol szerezhető be?

Ez a Vendor Bill rekord „Currency” mezője, amelynek alapértelmezett értéke általában a Vendor törzsadatából származik.

Példák
USDEURGBP
Kötelező Javasolt Nem kötelező

A beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás tevékenységei

Ezeket a fontos folyamatlépéseket és mérföldköveket érdemes rögzíteni az eseménynaplóban, hogy pontosan feltárható legyen a folyamat, és azonosíthatók legyenek a számlafeldolgozás szűk keresztmetszetei.
5 Javasolt 9 Nem kötelező
Tevékenység Leírás
Beszállítói fizetés létrehozva
Ez a tevékenység jelzi a beszállítói számlát kiegyenlítő fizetési tranzakció létrehozását. A számlához kapcsolt Vendor Payment rekord létrehozása kifejezett eseményként rögzíthető.
Miért fontos?

A fizetés végrehajtását jelzi, ami fontos a határidőre történő fizetés elemzéséhez és a pénzforgalom előrejelzéséhez. Ez a folyamat lezárása előtti fontos mérföldkő.

Hol szerezhető be?

A Vendor Payment tranzakciós rekord létrehozási dátumából. A fizetési rekord „Apply” allistája hivatkozik a kiegyenlített Vendor Bill rekordra.

Rögzítés

A Vendor Payment tranzakció létrehozásának időbélyege.

Eseménytípus explicit
Beszállítói számla létrehozva
Ez a tevékenység jelzi, hogy létrejött a beszállítói számla rekordja a NetSuite-ban. Ezzel indul a számlafeldolgozás. Az esemény a Vendor Bill tranzakciós rekord létrehozási dátumából állapítható meg.
Miért fontos?

Ez a számla életciklusának elsődleges kezdőeseménye. Az eseménytől a többi tevékenységig eltelt idő elemzésével meghatározható a teljes feldolgozási idő, és feltárhatók az adatrögzítés kezdeti késedelmei.

Hol szerezhető be?

A Vendor Bill rekord „Date Created” vagy tranzakciós dátum mezőjéből. Minden Vendor Bill egyedi belső azonosítóval és tranzakciószámmal rendelkezik.

Rögzítés

A Vendor Bill tranzakció létrehozásának időbélyege.

Eseménytípus explicit
Számla feladva a főkönyvbe
Ez a tevékenység azt jelzi, amikor a jóváhagyott beszállítói számla megjelenik a főkönyvben. A NetSuite szokásos beállításai mellett ez automatikusan, a számla végleges jóváhagyásakor történik.
Miért fontos?

Ez fontos pénzügyi kontrollpont, amely biztosítja a kötelezettségek helyes elszámolását. A megfelelés elemzéséhez elengedhetetlen az eltérések, például a könyvelési feladás előtti kifizetések figyelése.

Hol szerezhető be?

A Vendor Bill „Posting” jelzője true értéket kap. Az időbélyeg a jóváhagyási esemény dátumából származhat, mivel a könyvelési feladás jellemzően a jóváhagyással egy időben történik.

Rögzítés

A végső jóváhagyási művelet időbélyege, amely elindítja a főkönyvi feladást.

Eseménytípus explicit
Számla jóváhagyva
A beszállítói számla végleges jóváhagyását jelzi, amely után a számla kifizethető. Ez fontos mérföldkő, amelyet a rendszer jóváhagyási munkafolyamatában általában az „Approved” állapotra váltás rögzít.
Miért fontos?

Ez a mérföldkő teszi lehetővé a fizetési folyamat folytatását. A késedelem gyakori szűk keresztmetszet, ezért ennek a tevékenységnek a követése elengedhetetlen a határidőre történő fizetés és a pénzforgalom kezeléséhez.

Hol szerezhető be?

A Vendor Bill rendszerjegyzeteiből vagy auditnaplójából rögzíthető, különösen azt az időpontot keresve, amikor az „Approval Status” mező értéke „Approved” lesz.

Rögzítés

Az „Approval Status” „Approved” értékre változásának időbélyege a Vendor Bill auditnaplójában.

Eseménytípus explicit
Számla teljesen kifizetve
Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a beszállítói számlát teljes egészében kifizették, és az állapota ennek megfelelően frissült. Ezzel sikeresen lezárul a folyamat; az esemény a számla állapotváltozásából állapítható meg.
Miért fontos?

Ez a számla életciklusának elsődleges, sikeres lezáró eseménye. Az állapot eléréséhez szükséges teljes idő mérése megadja a folyamat teljes átfutási idejét.

Hol szerezhető be?

A Vendor Bill rekord rendszerjegyzeteiből vagy auditnaplójából állapítható meg, különösen azt az időpontot keresve, amikor az állapot „Paid in Full” értékre változik.

Rögzítés

A Vendor Bill „Paid in Full” állapotra váltásának időbélyege.

Eseménytípus inferred
Egyeztetési eltérés azonosítva
Ez a tevékenység akkor történik, amikor egy megrendeléssel egyeztetendő számla nem felel meg az automatikus egyeztetési szabályoknak, ezért manuális ellenőrzésre van szükség. Az esemény gyakran abból állapítható meg, hogy a számla „Matching Hold” vagy „Discrepancy” állapotba kerül.
Miért fontos?

Rávilágít a beszerzési és áruátvételi folyamatok hiányosságaira, amelyek manuális utómunkát okoznak. Közvetlenül támogatja az Invoice Matching Efficiency dashboardot és a Matching Discrepancy Rework Rate KPI-t.

Hol szerezhető be?

A Vendor Bill állapotának zárolást vagy kivételt jelző változásából állapítható meg, illetve úgy, hogy azonosítjuk azokat a megrendeléshez kapcsolt számlákat, amelyeken a jóváhagyás előtt jelentős manuális módosításokat kellett végezni.

Rögzítés

A „hold” vagy „mismatch” állapotra váltás időbélyege. Az elemzéshez egyéni mezők vagy munkafolyamatok vizsgálatára is szükség lehet.

Eseménytípus inferred
Fizetési csomagba ütemezve
A jóváhagyott számlát kiválasztják, és egy később végrehajtandó fizetési csomagba teszik. Ez kifejezett művelet: a számlákat hozzáadják egy Vendor Payment Batch csomaghoz, vagy a „Pay Bills” oldalon dolgozzák fel.
Miért fontos?

Megmutatja az átmenetet a jóváhagyott kötelezettség és a tervezett pénzkiáramlás között. A jóváhagyás és az ütemezés közötti késedelmek elemzése feltárhatja a pénzgazdálkodási gyakorlatokat vagy a fizetési folyamat hiányosságait.

Hol szerezhető be?

Ezt nehéz lehet külön eseményként rögzíteni, mivel gyakran magának a fizetés létrehozásának a része. Az esemény a számlát tartalmazó fizetési csomag rekordjának létrehozási dátumából állapítható meg.

Rögzítés

A számlára hivatkozó fizetési csomag rekordja létrehozásának időbélyege.

Eseménytípus inferred
Fizetési zárolás beállítva
A jóváhagyott számlára aktív fizetési zárolás kerül, amely megakadályozza a kifizetést. Ez gyakran egy adott jelölőnégyzet bejelöléséből vagy egy egyéni „Hold” állapot beállításából állapítható meg.
Miért fontos?

Ez a tevékenység elengedhetetlen a Payment Block Resolution Analysis dashboardhoz. Megmutatja a jóváhagyás és a fizetésre való alkalmassá válás közötti késedelmeket, amelyek ronthatják a beszállítói kapcsolatokat.

Hol szerezhető be?

A Vendor Bill tranzakció „Payment Hold” jelölőnégyzetének vagy egyéni állapotmezőjének auditnaplójából állapítható meg.

Rögzítés

A „Payment Hold” vagy hasonló mező módosításának időbélyege.

Eseménytípus inferred
Fizetési zárolás feloldva
A számlán lévő fizetési zárolást eltávolítják, így a számla ismét kifizethetővé válik. Ez a „Payment Hold” jelölőnégyzet törléséből vagy a „Hold” állapotból való kilépésből állapítható meg.
Miért fontos?

A „Payment Block Set” és e tevékenység közötti idő mérése megmutatja, mennyire hatékony a zárolás feloldása. Segít feltárni a zárolások gyakori okait és egyszerűsíteni a feloldásukat.

Hol szerezhető be?

A Vendor Bill „Payment Hold” jelölőnégyzetének törlését vagy egyéni állapotmezőjének módosítását rögzítő auditnaplóból állapítható meg.

Rögzítés

A „Payment Hold” vagy hasonló mező törlésének időbélyege.

Eseménytípus inferred
Jóváírás alkalmazva
A beszállítói jóváírás számlára történő alkalmazását jelzi, amely csökkenti a fizetendő összeget. Ez kifejezett eseményként rögzíthető a Vendor Credit tranzakció alkalmazási rekordjából.
Miért fontos?

A számla rendezésének egy olyan alternatív módját mutatja, amely nem jár közvetlen készpénzes fizetéssel. A gyakori jóváírások a megrendelések pontatlanságára vagy a beszállító teljesítményével kapcsolatos problémákra utalhatnak.

Hol szerezhető be?

A Vendor Credit és a Vendor Bill közötti kapcsolatot rögzítő alkalmazási rekordból. Az alkalmazás dátuma használható az esemény időbélyegeként.

Rögzítés

A Vendor Credit tranzakció Vendor Bill számlára történő alkalmazásának időbélyege.

Eseménytípus explicit
Korai fizetési kedvezmény elveszítve
Számított esemény, amely azt jelzi, hogy a korai fizetési kedvezményre jogosító számlát nem fizették ki a kedvezményes határidőn belül. Az esemény a fizetés dátumának és a kedvezmény határidejének összevetéséből állapítható meg.
Miért fontos?

Közvetlenül támogatja az Early Payment Discount Capture Rate KPI-t az elveszített megtakarítások számszerűsítésével. Segít feltárni azokat a folyamatbeli vagy pénzforgalmi problémákat, amelyek miatt a szervezet nem tudja érvényesíteni a kedvezményeket.

Hol szerezhető be?

Ez számított esemény. Ehhez össze kell vetni az alkalmazott Vendor Payment tranzakció „Date” mezőjét a forrásként szolgáló Vendor Bill rekord „Discount Date” mezőjével.

Rögzítés

Hasonlítsa össze a Vendor Payment dátumát a Vendor Bill kedvezményes dátumával. Ha a fizetés dátuma későbbi, mint a kedvezményes dátum, az esemény bekövetkezik.

Eseménytípus calculated
Számla elutasítva
A jóváhagyó elutasítja a beszállítói számlát, amely így kikerül az aktív feldolgozási sorból. Az eseményt az „Rejected” állapotra váltás rögzíti, és a számla gyakran végleges állapotba kerül, hacsak nem küldik be újra.
Miért fontos?

Feltárja a folyamat hibáit, például a duplikált számlákat vagy a hibás beszállítói adatokat. Az elutasítások gyakoriságának és okainak követése javítja az elsőre helyes feldolgozás arányát, és csökkenti a felesleges munkát.

Hol szerezhető be?

A Vendor Bill rendszerjegyzeteiből vagy auditnaplójából rögzíthető, az „Approval Status” mező „Rejected” értékre állításának időbélyegével.

Rögzítés

Az „Approval Status” „Rejected” értékre változásának időbélyege a Vendor Bill auditnaplójában.

Eseménytípus explicit
Számla javításra visszaküldve
Akkor történik, amikor egy jóváhagyó vagy ellenőr javításra visszaküldi a számlát a beküldőnek. Ez abból állapítható meg, hogy a számla állapota visszalép a munkafolyamatban, például „Pending Approval” értékről ismét „Pending Submission” értékre.
Miért fontos?

Feltárja azokat az utómunka-ciklusokat, amelyek jelentősen meghosszabbítják a feldolgozási időt és növelik a manuális munkát. Követésével azonosíthatók a hibák gyakori okai, például a helytelen könyvelési kódok vagy az adatrögzítési hibák.

Hol szerezhető be?

A Vendor Bill rendszerjegyzeteiből vagy auditnaplójából állapítható meg, az állapot visszalépését vagy egy konkrét „Rework” állapotot keresve.

Rögzítés

A jóváhagyási munkafolyamatban történő visszalépést jelző állapotváltozás időbélyege.

Eseménytípus inferred
Számla jóváhagyásra beküldve
A létrehozott beszállítói számla hivatalosan bekerül a jóváhagyási munkafolyamatba. Ez általában abból állapítható meg, hogy a számla állapota „Open” vagy „Pending Submission” értékről „Pending Approval” értékre változik.
Miért fontos?

Ezzel indul a jóváhagyási ciklus. A „Bill Approved” vagy „Bill Rejected” eseményig eltelt idő mérése elengedhetetlen az Invoice Approval Cycle Time Analysis dashboardhoz.

Hol szerezhető be?

A Vendor Bill rekord rendszerjegyzeteiből vagy auditnaplójából állapítható meg, különösen az „Approval Status” mező változásainak követésével.

Rögzítés

Az „Approval Status” „Pending Approval” értékre változásának időbélyege a Vendor Bill auditnaplójában.

Eseménytípus inferred
Javasolt Nem kötelező

Adatkinyerési útmutatók

Adatok kinyerése a NetSuite-ból

Kezdje el most?

Használja ezt a sablont a NetSuite-adatok hatékony előkészítéséhez, és tárja fel a számlafeldolgozás teljesítményéről szóló fontos információkat. Kezdje el még ma optimalizálni a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatot.

Fejlessze még ma a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozást

Csökkentse 30%-kal a NetSuite számlafeldolgozási idejét. Javítsa a pénzforgalmat és a megfelelést.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára. Néhány perc alatt beállíthatja.