Fejlessze költségkezelési folyamatát

A cél a költségelszámolás jóváhagyásához szükséges teljes idő jelentős csökkentése, a benyújtástól a vezetői és pénzügyi jóváhagyásig. A Coupa Expenses gyorsabb jóváhagyási folyamata révén hamarabb érkezik meg a költségtérítés, ami javítja a munkavállalói elégedettséget, és csökkenti a pénzügyi csapatokhoz érkező kérdések számát. A szervezet pénzforgalmának tervezése is kiszámíthatóbbá válik.
A ProcessMind minden költségelszámolás tényleges folyamatát elemzi, és megmutatja, mely tevékenységek vagy szerepkörök okoznak szűk keresztmetszetet. Megjeleníti az összes jóváhagyási útvonalat, feltárja a késések helyét és számszerűsíti azok hatását. Azonosíthatja a lassan jóváhagyó vezetőket, a szükségtelen jóváhagyási lépéseket, és különböző „mi lenne, ha” forgatókönyveket szimulálhat a munkafolyamat fejlesztéséhez. Gyakori eredmény az átlagos jóváhagyási idő 30–50%-os csökkenése.

A cél, hogy a Coupa Expenses rendszerben ritkábban küldjék vissza javításra vagy utasítsák el véglegesen a költségelszámolásokat. Az alacsonyabb elutasítási arány jobb minőségű benyújtásokat, kevesebb ismételt munkát a munkavállalóknak és a jóváhagyóknak, valamint gördülékenyebb folyamatot jelez. Ez javítja a működés hatékonyságát, és csökkenti az egy elszámolásra jutó feldolgozási költséget.
A ProcessMind az előzményadatok elemzésével feltárja az elutasítások gyakori okait, például a hiányzó bizonylatokat, a szabályzat megsértését vagy a hibás kódolást. Megmutatja az elutasításhoz vezető mintákat, azonosítja a magas elutasítási arányú munkavállalókat vagy részlegeket, és megelőző lépéseket javasol. Ilyen lehet a benyújtás előtti ellenőrzés javítása vagy a szabályzat egyértelműbb ismertetése, hogy több elszámolás menjen át elsőre.

A cél, hogy minden költségelszámolás megfeleljen a vállalati szabályzatnak és a jogszabályi előírásoknak. A fel nem ismert szabályszegések pénzügyi kockázatot és auditproblémákat okozhatnak, és következetlenné tehetik a kiadási gyakorlatot. A Coupa Expenses rendszerben a szabályok jobb betartása segíti a költségek ellenőrzését és a pénzügyi integritás megőrzését.
A ProcessMind a tényleges folyamatot az előírt, szabálykövető útvonalakkal összevetve automatikusan felismeri az eltéréseket. Megmutatja a konkrét szabályszegéseket, számszerűsíti azok hatását, és feltárja azokat a rendszerszintű problémákat, amelyek lehetővé teszik a szabályok megszegését. Így a szervezet célzott képzést tarthat, módosíthatja a szabályzatot, és javíthatja az előzetes ellenőrzéseket a jövőbeli szabályszegések megelőzésére.

A cél, hogy a jóváhagyott költségelszámolások után a munkavállalók hamarabb megkapják a költségtérítést. A lassú és kiszámíthatatlan kifizetés elégedetlenséget okozhat, és több adminisztratív kérdést eredményezhet. A Coupa Expenses folyamatának javítása jobb munkavállalói élményt nyújt, és csökkenti az egyének pénzügyi terheit.
A ProcessMind feltérképezi a költségtérítés teljes részfolyamatát a végső jóváhagyástól a kifizetésig. Feltárja a jóváhagyás utáni késések konkrét okait, például a kézi feldolgozást, a kötegelt feldolgozás ütemezését vagy a fizetési rendszerekkel való integráció problémáit. A szűk keresztmetszetek elemzésével segít egyszerűsíteni a kifizetések ütemezését, automatizálni az átadásokat, és gyorsabb, kiszámíthatóbb költségtérítést biztosítani.

A cél, hogy a munkavállalóknak és a jóváhagyóknak ritkábban kelljen kézzel újrafeldolgozniuk, javítaniuk vagy módosítaniuk a hibás vagy hiányos költségelszámolásokat. A Coupa Expenses rendszerben a sok kézi javítás időveszteséget, magasabb működési költségeket és késéseket okoz a teljes költségelszámolási folyamatban.
A ProcessMind számszerűsíti, mennyi ismételt munka történik a költségelszámolás életciklusának egyes szakaszaiban. Feltárja a kiváltó okokat, például a hiányzó adatok vagy a hibás kódolás miatti visszaküldéseket, és megmutatja, mely tevékenységek vagy szerepkörök okozzák a legtöbb ismételt munkát. Ezek ismeretében a szervezet javíthatja a benyújtási útmutatót vagy automatizált ellenőrzési szabályokat vezethet be, így jelentősen csökkentheti a kézi munkát.

A cél, hogy valós időben követhető legyen a költségelszámolás minden lépése a létrehozástól a végleges könyvelésig. Ha a Coupa Expenses folyamatában nem látja át a teljes folyamatot, rejtve maradhatnak a szűk keresztmetszetek, késhet a problémák megoldása, és nehezebb adat alapján fejleszteni a folyamatot.
A ProcessMind automatikusan feltárja és megjeleníti az összes költségelszámolás teljes folyamatát, beleértve a tényleges változatokat és az előírt útvonaltól való eltéréseket. Áttekintést ad a tevékenységekről, az átadásokról és az átfutási időkről. Az érintettek így felismerhetik a hatékonysági problémákat, megérthetik a folyamat tényleges működését, és folyamatosan nyomon követhetik a teljesítményt. Ez az áttekintés segít a problémák korai felismerésében és megoldásában.