> การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง > จัดซื้อจนถึงชำระเงิน: ใบขอซื้อ > NetSuite

ปรับปรุงกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition

คู่มือ 6 ขั้นตอนเพื่อปรับปรุงกระบวนการใบขอซื้อใน NetSuite

ดาวน์โหลดเทมเพลตข้อมูล

ปรับปรุงกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition

จัดซื้อจนถึงชำระเงิน: ใบขอซื้อ

NetSuite

เลือกกระบวนการ

เลือกกระบวนการเพื่อทำงานต่อในพื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อไว้.

กระบวนการที่ใช้ได้

ระบบที่ใช้ได้

ความท้าทาย(12)เป้าหมาย(11)6 ขั้นตอน ดูตัวอย่าง ผลลัพธ์ข้อมูล คำถามที่พบบ่อย(4)

ปรับปรุงใบขอซื้อใน NetSuite เพื่อให้อนุมัติได้เร็วขึ้น

การจัดการใบขอซื้ออาจซับซ้อน ทำให้การอนุมัติล่าช้าและเสี่ยงต่อปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด ProcessMind ช่วยให้คุณเห็นจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพและคอขวดในแต่ละช่วงของกระบวนการขอซื้อ เพื่อให้ดำเนินการได้เร็วขึ้น ลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง และควบคุมการปฏิบัติงานได้ดีขึ้น.

ดาวน์โหลดเทมเพลตข้อมูลที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า แล้วจัดการความท้าทายที่พบบ่อยเพื่อให้บรรลุเป้าหมายด้านประสิทธิภาพ ทำตามแผนปรับปรุง 6 ขั้นตอน และดูคู่มือเทมเพลตข้อมูลเพื่อยกระดับการปฏิบัติการของคุณ.

แสดงคำอธิบายโดยละเอียด

ทำไมจึงควรปรับปรุงกระบวนการขอซื้อใน NetSuite?

การขอซื้อเป็นจุดเริ่มต้นของวงจร Purchase to Pay และเป็นขั้นตอนแรกในการจัดซื้อสินค้าและบริการ การจัดการคำขอซื้อในระบบอย่าง NetSuite ให้มีประสิทธิภาพจึงสำคัญต่อการดำเนินงานขององค์กร หากขั้นตอนนี้ไม่มีประสิทธิภาพ ปัญหาอาจลุกลามไปตลอดกระบวนการจัดซื้อ ทำให้เกิดผลกระทบต่อธุรกิจอย่างมาก เช่น การอนุมัติล่าช้าจนโครงการเลื่อน สินค้าขาดสต็อก พลาดโอกาสในการขาย และมีต้นทุนการปฏิบัติการสูงขึ้น นอกจากนี้ กระบวนการขอซื้อที่จัดการไม่ดีอาจทำให้เกิดการใช้จ่ายที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด งบประมาณบานปลาย และขาดความโปร่งใส ซึ่งส่งผลต่อการกำกับดูแลด้านการเงินและความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์โดยตรง การปรับปรุงกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition ใน NetSuite จึงไม่ได้มุ่งแค่เพิ่มความเร็ว แต่ยังช่วยให้การจัดซื้อสอดคล้องกับเป้าหมาย ควบคุมต้นทุน และปรับตัวได้คล่องตัวขึ้น

ใช้ process mining เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการขอซื้อใน NetSuite

process mining ช่วยให้คุณเข้าใจและปรับปรุงกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition ใน NetSuite ด้วยข้อมูลจริง แทนที่จะอาศัยคำบอกเล่าหรือแผนผังกระบวนการที่ไม่ได้อัปเดต process mining จะนำบันทึกเหตุการณ์จากระบบ NetSuite โดยติดตาม Purchase Requisition ID มาสร้างลำดับการทำงานจริงของคำขอซื้อแต่ละรายการ คุณจึงเห็นขั้นตอนที่เกิดขึ้นจริงและค้นพบจุดเบี่ยงเบน คอขวด และการวนกลับไปแก้ไขที่อาจมองไม่เห็นจากวิธีอื่น คุณสามารถตรวจสอบได้อย่างชัดเจนว่าคำขอซื้อผ่านกิจกรรมใดบ้าง ตั้งแต่ "Requisition Created," "Requisition Submitted," "Approval Step 1 Started," "Approval Step 1 Approved" ไปจนถึง "Purchase Order Created from Requisition" หรือ "Requisition Rejected" การวิเคราะห์ข้อมูลเหตุการณ์โดยละเอียดช่วยให้เห็นว่าขั้นตอนใดล่าช้า จุดใดไม่เป็นไปตามข้อกำหนด และมีโอกาสปรับใช้ระบบอัตโนมัติหรือกำหนดมาตรฐานในส่วนใดของ NetSuite

จุดสำคัญที่ควรปรับปรุงในวงจรการขอซื้อ

เมื่อนำ process mining มาใช้กับข้อมูลคำขอซื้อใน NetSuite มักพบประเด็นสำคัญที่ควรปรับปรุงดังนี้

คอขวดในการอนุมัติ: ระบุขั้นตอนอนุมัติหรือผู้อนุมัติที่ทำให้เกิดความล่าช้าเป็นประจำ วิเคราะห์ระยะเวลาของแต่ละขั้นตอนและหาสาเหตุที่คำขอบางรายการค้างอยู่ เพื่อพิจารณาปรับตารางอำนาจอนุมัติ ตั้งการแจ้งเตือนอัตโนมัติ หรือกระจายภาระงานใหม่
รูปแบบการแก้ไขและการปฏิเสธ: ค้นหาขั้นตอนที่มีการแก้ไขหรือปฏิเสธคำขอบ่อยครั้ง เมื่อทราบสาเหตุ เช่น ส่งข้อมูลไม่ครบตั้งแต่แรก กรอกข้อมูลผิด หรือไม่เป็นไปตามนโยบาย คุณจะสามารถปรับการอบรมผู้ขอซื้อ แบบฟอร์มคำขอซื้อ หรือแนวทางการส่งคำขอใน NetSuite ได้ตรงจุด
การปฏิบัติตามข้อกำหนด: ตรวจหาคำขอซื้อที่ไม่เป็นไปตามนโยบายการจัดซื้อ เช่น ได้รับอนุมัติโดยผ่านขั้นตอนอนุมัติไม่ครบตามที่กำหนด ช่วยให้องค์กรบังคับใช้นโยบายได้ดีขึ้นและลดความเสี่ยง
การลดระยะเวลาของวงจร: วัดเวลาตั้งแต่ "Requisition Created" จนถึง "Requisition Approved" หรือ "Purchase Order Created from Requisition" แล้วระบุกิจกรรมหรือเวลารอที่ทำให้วงจรยาวนาน เพื่อนำไปปรับปรุง
โอกาสในการใช้ระบบอัตโนมัติ: ค้นหางานที่ต้องทำด้วยตนเองหรือรูปแบบการอนุมัติซ้ำ ๆ ที่อาจทำให้เป็นระบบอัตโนมัติใน NetSuite ได้ เพื่อลดข้อผิดพลาดจากคนและเร่งกระบวนการโดยรวม

ผลลัพธ์ที่วัดได้จากการปรับปรุงกระบวนการขอซื้อใน NetSuite

การใช้ process mining เพื่อปรับปรุงกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition ใน NetSuite ช่วยให้คุณได้รับประโยชน์ที่วัดผลได้หลายด้าน

ลดระยะเวลาของวงจรคำขอซื้อ: ลดเวลาตั้งแต่ส่งคำขอซื้อจนได้รับอนุมัติและสร้างใบสั่งซื้อ ช่วยให้จัดซื้อและส่งมอบสินค้าและบริการได้เร็วขึ้น
เพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนด: ช่วยให้คำขอซื้อเป็นไปตามนโยบายการจัดซื้อของบริษัทและข้อกำหนดทางกฎหมาย ลดความเสี่ยงทางการเงินและประเด็นที่พบจากการตรวจสอบ
ลดต้นทุนการปฏิบัติการ: ลดแรงงานที่ใช้ในการประมวลผล ติดตาม และแก้ไขคำขอซื้อ ทำให้บุคลากรมีเวลาไปทำงานอื่นและลดภาระงานธุรการ
ควบคุมงบประมาณได้ดีขึ้น: มองเห็นรูปแบบการใช้จ่ายตั้งแต่ขั้นตอนขอซื้อ ช่วยให้บริหารงบประมาณได้ล่วงหน้าและค้นหาโอกาสลดต้นทุน
เพิ่มความพึงพอใจของผู้เกี่ยวข้อง: ตอบกลับผู้ขอซื้อได้เร็วขึ้นและให้ข้อมูลสถานะที่โปร่งใส ขณะเดียวกันทีมจัดซื้อและการเงินก็ทำงานได้มีประสิทธิภาพและวางแผนได้ดีขึ้น

เริ่มปรับปรุงกระบวนการขอซื้อ

การปรับปรุงกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition ใน NetSuite ด้วย process mining เริ่มต้นได้ไม่ยากและช่วยให้เห็นผลต่อการดำเนินงานได้ชัดเจน คุณสามารถใช้ข้อมูล NetSuite ที่มีอยู่เพื่อเปลี่ยนจากการคาดเดามาเป็นการตัดสินใจจากข้อมูลจริง และปรับปรุงการปฏิบัติการได้ตรงจุด วิธีนี้ช่วยให้คุณค้นหาและแก้ไขคอขวดได้ก่อนเกิดปัญหา เพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนด และเพิ่มประสิทธิภาพพร้อมลดต้นทุนในงานจัดซื้อ เริ่มสำรวจข้อมูลเชิงลึกเพื่อนำไปปรับปรุงเวิร์กโฟลว์คำขอซื้อใน NetSuite และทำให้วงจร Purchase to Pay - Requisition กระชับขึ้น ดูแนวทางปรับปรุงกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition และลดระยะเวลาของวงจรด้วยวิธีการที่ผ่านการพิสูจน์แล้ว.

จัดซื้อจนถึงชำระเงิน: ใบขอซื้อ ใบขอซื้อในกระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงิน เวิร์กโฟลว์การจัดซื้อ การอนุมัติใบขอซื้อ การติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด การลดระยะเวลาของวงจร ฝ่ายจัดซื้อ การปฏิบัติการด้านการเงิน การวิเคราะห์คอขวด จัดซื้อจนถึงชำระเงิน การจัดการค่าใช้จ่าย การควบคุมงบประมาณ

ปัญหาและความท้าทายที่พบบ่อย

ระบุความท้าทายที่ส่งผลต่อคุณ

คำขอซื้อมักค้างอยู่ในเวิร์กโฟลว์อนุมัติหลายขั้นตอน ทำให้วงจรใช้เวลานานและการจัดซื้อล่าช้า ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อกำหนดการโครงการ ระดับสินค้าคงคลัง และประสิทธิภาพการปฏิบัติการ อีกทั้งยังสร้างความไม่พอใจให้ผู้ขอซื้อและอาจกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ ProcessMind วิเคราะห์บันทึกเหตุการณ์ใน NetSuite สำหรับกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition เพื่อระบุขั้นตอนอนุมัติหรือผู้อนุมัติที่ทำให้เกิดคอขวด พร้อมแสดงขั้นตอนที่เกิดขึ้นจริงให้คุณเห็นจุดเบี่ยงเบน วัดความล่าช้า และปรับตารางอำนาจอนุมัติเพื่อให้ดำเนินการได้เร็วขึ้น.

อัตราการปฏิเสธคำขอซื้อที่สูงมักบ่งชี้ถึงปัญหาตั้งแต่ต้นทาง เช่น ข้อมูลคำขอไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน หรือไม่สอดคล้องกับนโยบายการจัดซื้อ ส่งผลให้เสียแรงทำงานไปกับการแก้ไขคำขอและเกิดความล่าช้าในการจัดหาสินค้าหรือบริการ ทำให้ต้นทุนการปฏิบัติการสูงขึ้น ProcessMind ช่วยติดตามเส้นทางของรายการ Purchase to Pay - Requisition ที่ถูกปฏิเสธใน NetSuite เพื่อค้นหาสาเหตุที่พบบ่อย พร้อมระบุจุดที่มีการปฏิเสธมากที่สุด ช่วยให้คุณปรับการอบรมผู้ขอซื้อ เพิ่มความครบถ้วนของแบบฟอร์ม หรือชี้แจงแนวทางปฏิบัติตามนโยบายได้ตรงจุด.

คำขอซื้อที่จัดทำไม่ตรงตามแนวทางที่กำหนดหรือไม่มีเอกสารประกอบที่ถูกต้อง อาจทำให้เกิดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด นำไปสู่การใช้จ่ายที่ไม่ได้รับอนุมัติหรือข้อค้นพบจากการตรวจสอบ หากมองไม่เห็นสถานะและขั้นตอนที่เกิดขึ้นจริง องค์กรก็ยากที่จะบังคับใช้นโยบายการจัดซื้อ และอาจเผชิญความสูญเสียทางการเงินหรือบทลงโทษตามกฎหมาย ProcessMind ช่วยให้เห็นภาพกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition ใน NetSuite และเปรียบเทียบขั้นตอนจริงกับกฎการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ ระบบจะแจ้งคำขอซื้อที่ไม่เป็นไปตามเส้นทางอนุมัติหรือเงื่อนไขของนโยบาย เพื่อให้คุณเข้าไปจัดการและบังคับใช้แนวทางได้ก่อนเกิดปัญหา.

ผู้ขอซื้อและผู้จัดการแผนกมักไม่เห็นสถานะคำขอซื้อแบบเรียลไทม์ จึงต้องสอบถามและติดตามด้วยตนเองอยู่เสมอ ทำให้เกิดภาระงานธุรการ ลดประสิทธิภาพการทำงาน และวางแผนความต้องการของโครงการหรือการปฏิบัติงานได้ยาก ProcessMind ใช้ข้อมูลเหตุการณ์จากกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition ใน NetSuite เพื่อแสดงสถานะตลอดทั้งกระบวนการ คุณจะเห็นเส้นทางทั้งหมดของคำขอซื้อแต่ละรายการ รวมถึงสถานะปัจจุบัน ขั้นตอนถัดไป และความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้น โดยไม่ต้องตรวจสอบด้วยตนเอง.

คำขอซื้อสินค้าคล้ายกันหรือมาจากแผนกเดียวกันกลับใช้เวิร์กโฟลว์อนุมัติที่แตกต่างและไม่มีมาตรฐาน ทำให้ระยะเวลาดำเนินการคาดเดาได้ยากและเกิดความสับสน ความไม่สม่ำเสมอนี้ทำให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ เพิ่มต้นทุนการอบรม และทำให้ขยายการปฏิบัติการหรือดูแลให้แต่ละแผนกได้รับการปฏิบัติอย่างเป็นธรรมได้ยาก ProcessMind วิเคราะห์ข้อมูล 'Approval Workflow Path' ในกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition ของ NetSuite เพื่อระบุรูปแบบกระบวนการที่เกิดขึ้นจริงทั้งหมด พร้อมแสดงจุดและสาเหตุของความแตกต่าง ช่วยให้คุณกำหนดมาตรฐานเวิร์กโฟลว์ ตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น และส่งเสริมแนวทางปฏิบัติที่ดีทั่วทั้งองค์กร.

กระบวนการ Purchase to Pay - Requisition มักต้องอาศัยคนทำงานหลายขั้นตอน เช่น ป้อนข้อมูล ติดตามการอนุมัติ และแก้ไขข้อผิดพลาด การใช้แรงงานคนมากทำให้ต้นทุนการปฏิบัติการสูงขึ้น เพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาด และดึงทรัพยากรจากงานเชิงกลยุทธ์ ProcessMind แสดงกิจกรรมทั้งหมดในกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition ของ NetSuite เพื่อชี้ให้เห็นขั้นตอนซ้ำซ้อนหรือจุดที่ต้องทำงานด้วยตนเองบ่อยครั้ง พร้อมวัดผลกระทบจากการแก้ไขงานซ้ำและค้นหาโอกาสใช้ระบบอัตโนมัติ ปรับกระบวนการให้ง่ายขึ้น หรือปรับปรุงคุณภาพข้อมูลตั้งแต่ต้นทาง.

บางแผนกหรือผู้ขอซื้อบางรายใช้เวลาดำเนินการคำขอซื้อนานกว่ารายอื่นอย่างต่อเนื่อง ความไม่สมดุลนี้อาจทำให้บางส่วนมีภาระงานมากเกินไป เกิดความไม่พอใจ และได้รับบริการไม่เท่าเทียมกันทั่วทั้งองค์กร ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพโดยรวม ProcessMind แบ่งข้อมูล Purchase to Pay - Requisition ใน NetSuite ตาม 'Department' และ 'Requester' เพื่อค้นหาจุดที่เกิดความล่าช้าชัดเจนที่สุด พร้อมระบุรูปแบบที่พบบ่อย เช่น ผู้อนุมัติมีงานล้นมือหรือแผนกหนึ่งแก้ไขคำขอบ่อยครั้ง เพื่อให้คุณวางแผนปรับปรุงได้ตรงจุด.

หากใช้เวลานานระหว่างการอนุมัติคำขอซื้อกับการสร้างใบสั่งซื้อ ประโยชน์จากการอนุมัติที่รวดเร็วก็อาจลดลง ความล่าช้านี้ทำให้วงจรจัดซื้อยาวขึ้น และอาจทำให้ส่งมอบสินค้าไม่ทัน สินค้าขาดสต็อก หรือพลาดส่วนลดจากซัพพลายเออร์ ProcessMind ติดตามวงจร Purchase to Pay - Requisition ใน NetSuite ตั้งแต่ต้นจนจบ โดยวัดเวลาระหว่าง 'Requisition Approved' กับ 'Purchase Order Created from Requisition' เพื่อระบุสาเหตุของความล่าช้าในช่วงส่งต่องาน ไม่ว่าจะเกิดจากขั้นตอนการทำงานหรือระบบ.

คำขอซื้อเร่งด่วนมักข้ามขั้นตอนปกติ ทำให้การดำเนินงานสับสน เสี่ยงต่อการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด หรืออาจทำให้วงจรโดยรวมช้าลงเพราะต้องจัดการเฉพาะหน้า หากไม่มีเส้นทางที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ คำว่า "เร่งด่วน" ก็อาจกลายเป็นเรื่องปกติจนความหมายลดลงและทำให้ทรัพยากรตึงตัว ProcessMind วิเคราะห์ข้อมูล 'Urgency Level' ในกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition ของ NetSuite เพื่อดูว่าคำขอเร่งด่วนได้รับการเร่งดำเนินการจริงหรือยังคงค้างอยู่ ช่วยประเมินประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์เฉพาะสำหรับรายการเร่งด่วนและปรับขั้นตอนเหล่านั้นให้เหมาะสม.

คำขอซื้อที่ต้องแก้ไขหลายครั้งก่อนอนุมัติอาจบ่งชี้ว่าข้อมูลเริ่มต้นไม่ถูกต้อง ข้อกำหนดไม่ชัดเจน หรือไม่มีการตรวจสอบอย่างเหมาะสมในช่วงแรก การแก้ไขแต่ละครั้งเพิ่มเวลาประมวลผลและงานที่ต้องทำด้วยตนเอง ทำให้การจัดซื้อล่าช้าและเพิ่มความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาด ProcessMind วิเคราะห์กิจกรรม 'Requisition Amended' ในกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition ของ NetSuite เพื่อดูว่ามีการแก้ไขบ่อยแค่ไหนและเกิดขึ้นในขั้นตอนใด ช่วยค้นหาสาเหตุ เช่น ข้อมูลที่ขาดหายหรือข้อกำหนดในการกรอกที่ไม่ชัดเจน เพื่อลดการทำงานซ้ำ.

คุณภาพคำขอซื้อที่ไม่สม่ำเสมอหรือข้อผิดพลาดที่เกิดบ่อยตั้งแต่ขั้นตอนสร้างคำขอ มักสะท้อนว่าผู้ขอซื้อยังไม่ได้รับการอบรมเพียงพอหรือไม่มีแนวทางที่ชัดเจน ส่งผลให้เกิดปัญหาในขั้นตอนถัดไป มีการปฏิเสธคำขอมากขึ้น และต้องพึ่งพาความรู้ที่ถ่ายทอดกันภายในแทนแนวทางปฏิบัติมาตรฐาน ProcessMind เชื่อมโยงรูปแบบเฉพาะของผู้ขอซื้อ เช่น อัตราการถูกปฏิเสธที่สูงหรือการแก้ไขคำขอบ่อยครั้ง เข้ากับข้อมูลแผนกหรือบทบาทได้ ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณระบุความต้องการด้านการอบรมได้ตรงจุดและปรับปรุงคุณภาพคำขอซื้อใน NetSuite ตั้งแต่ต้นทาง.

ระยะเวลาตั้งแต่ 'Requisition Created' จนถึง 'Requisition Closed' นานเกินไป ทำให้เกิดคอขวดในการจัดซื้อและไม่สามารถตอบสนองความต้องการทางธุรกิจได้ทันเวลา วงจรที่ยาวนานยังบดบังจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพในแต่ละขั้นตอนและลดความคล่องตัวในการปฏิบัติการ ProcessMind แสดงเส้นทางตั้งแต่ต้นจนจบของรายการ Purchase to Pay - Requisition ทุกกรณีใน NetSuite พร้อมระบุระยะเวลาเฉลี่ยและระยะเวลาสูงสุดของแต่ละกรณี คุณจึงวิเคราะห์แต่ละขั้นตอนได้ละเอียดและเห็นว่ามีการใช้เวลาเกินควรตรงไหน เพื่อนำไปปรับปรุงได้อย่างเป็นรูปธรรม.

เป้าหมายทั่วไป

กำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการ

เป้าหมายนี้มุ่งลดเวลาตั้งแต่ส่งคำขอซื้อจนได้รับอนุมัติขั้นสุดท้ายใน NetSuite การอนุมัติที่เร็วขึ้นช่วยให้จัดซื้อได้เร็ว ลดความล่าช้าในการจัดหาสินค้าและบริการที่จำเป็น และเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติการทั่วทั้งองค์กร การปรับปรุงนี้อาจลดระยะเวลารอคอยได้ 20-30% และช่วยให้ตอบสนองความต้องการทางธุรกิจได้ทันเวลา ProcessMind แสดงเส้นทางตั้งแต่ "Requisition Submitted" ถึง "Requisition Approved" ของ Purchase Requisition ID แต่ละรายการอย่างละเอียด พร้อมระบุขั้นตอนอนุมัติและแผนกที่ทำให้เกิดความล่าช้ามากที่สุด เมื่อวิเคราะห์ระยะเวลาและรูปแบบเส้นทางที่แตกต่างกัน คุณจะเห็นโอกาสปรับเวิร์กโฟลว์และเร่งการอนุมัติให้เร็วขึ้น พร้อมวัดเวลาที่ประหยัดได้.

การลดอัตราการปฏิเสธคำขอซื้อช่วยลดการวนกลับไปแก้ไขและลดงานที่สูญเปล่าในกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition ของ NetSuite การถูกปฏิเสธบ่อยครั้งอาจเกิดจากนโยบายไม่ชัดเจน การป้อนข้อมูลผิด หรือผู้ขอซื้อไม่ได้รับการอบรมเพียงพอ ทำให้เกิดความไม่พอใจและการจัดซื้อล่าช้า การลดอัตรานี้ลง 15-25% ช่วยให้กระบวนการไหลลื่นและใช้ทรัพยากรได้คุ้มค่าขึ้น ProcessMind วิเคราะห์สาเหตุของกิจกรรม "Requisition Rejected" ที่เกี่ยวข้องกับ Purchase Requisition ID แต่ละรายการ และเชื่อมโยงการปฏิเสธกับผู้ขอซื้อ แผนก หมวดหมู่สินค้า หรือขั้นตอนอนุมัติ เพื่อค้นหาสาเหตุที่พบบ่อย เช่น ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดหรือข้อมูลไม่ครบถ้วน คุณจึงนำข้อมูลไปปรับการอบรม ชี้แจงแนวทาง หรือปรับเวิร์กโฟลว์เพื่อป้องกันการถูกปฏิเสธในอนาคตได้.

เป้าหมายนี้มุ่งให้คำขอซื้อทั้งหมดใน NetSuite ปฏิบัติตามนโยบายการจัดซื้อและการควบคุมภายในที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด คำขอซื้อที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดอาจนำไปสู่การใช้จ่ายโดยไม่ได้รับอนุญาต ความเสี่ยงทางการเงิน และปัญหาจากการตรวจสอบ การปฏิบัติตามข้อกำหนด 100% ช่วยลดโอกาสเกิดการทุจริตและเสริมสร้างการกำกับดูแลในกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition ProcessMind แสดงเส้นทางของ Purchase Requisition ID แต่ละรายการและเปรียบเทียบขั้นตอนจริงกับรูปแบบการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ระบบจะแจ้งความแตกต่างโดยอัตโนมัติ เช่น คำขอซื้อข้ามขั้นตอนอนุมัติที่กำหนดหรือมียอดใช้จ่ายเกินวงเงินโดยไม่ได้รับอนุมัติอย่างถูกต้อง โดยอ้างอิงกิจกรรมอย่าง "Approval Step N Approved" และข้อมูลอย่าง "Estimated Amount" หรือ "Approval Workflow Path" ช่วยให้คุณตรวจพบและบังคับใช้นโยบายได้ก่อนเกิดปัญหา.

การกำหนดเวิร์กโฟลว์อนุมัติคำขอซื้อใน NetSuite ให้สม่ำเสมอและคาดการณ์ได้ ช่วยลดความคลุมเครือและความแตกต่างของระยะเวลาดำเนินการ เส้นทางที่ไม่สม่ำเสมออาจทำให้เกิดความสับสนและความล่าช้า รวมถึงเพิ่มความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด โดยเฉพาะเมื่อแต่ละแผนกหรือผู้ขอซื้อใช้ขั้นตอนเฉพาะหน้า การกำหนดมาตรฐานเส้นทางเหล่านี้ให้ได้ 80-90% ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและทำให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายขึ้น ProcessMind สร้างภาพรูปแบบ "Approval Workflow Path" ที่ไม่ซ้ำกันทั้งหมดจากข้อมูลของ Purchase Requisition ID แต่ละรายการ ตั้งแต่ "Requisition Submitted" จนถึง "Requisition Approved" พร้อมแสดงความแตกต่างที่ไม่ได้รับอนุญาตและเส้นทางอ้อมที่เกิดขึ้นบ่อยเมื่อเทียบกับเส้นทางมาตรฐาน ความสามารถนี้ช่วยให้คุณเห็นจุดที่ไม่ได้บังคับใช้หรือทำความเข้าใจกฎเวิร์กโฟลว์ และนำไปกำหนดโครงสร้างการอนุมัติที่สม่ำเสมอและมีประสิทธิภาพได้.

เป้าหมายนี้มุ่งลดช่วงเวลาระหว่างการอนุมัติคำขอซื้อกับการสร้างใบสั่งซื้อใน NetSuite ความล่าช้าในช่วงส่งต่องานนี้ส่งผลโดยตรงต่อวงจรจัดซื้อ ระดับสินค้าคงคลัง กำหนดการโครงการ และความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ การเร่งขั้นตอนนี้ขึ้น 20-30% ช่วยให้ห่วงโซ่อุปทานปรับตัวและตอบสนองได้ดีขึ้น ProcessMind วิเคราะห์เวลาระหว่างกิจกรรม "Requisition Approved" กับ "Purchase Order Created from Requisition" ของ Purchase Requisition ID แต่ละรายการโดยเฉพาะ พร้อมแสดงจุดที่การส่งต่องานกลายเป็นคอขวด ไม่ว่าจะเกิดจากงานที่ทำด้วยตนเองล่าช้า ปัญหาการเชื่อมต่อระบบ หรือข้อจำกัดด้านทรัพยากร ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณแก้ปัญหาได้ตรงจุดและสร้างใบสั่งซื้อได้ทันเวลา.

การลดการแทรกแซงของคนในงานประจำหรืองานซ้ำ ๆ ภายในกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition ของ NetSuite ช่วยให้มีทรัพยากรไปทำงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น งานที่ต้องทำด้วยตนเองมากเกินไปทำให้ต้นทุนการปฏิบัติการสูงขึ้น เกิดข้อผิดพลาดบ่อยขึ้น และใช้เวลาดำเนินการนาน การทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เป็นระบบอัตโนมัติหรือปรับให้กระชับขึ้นอาจลดต้นทุนการประมวลผลได้ 10-15% และเพิ่มความถูกต้องโดยรวม ProcessMind วิเคราะห์บันทึกเหตุการณ์ของ Purchase Requisition ID แต่ละรายการเพื่อระบุกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องทำด้วยตนเอง เช่น การเกิดกิจกรรม "Requisition Amended" บ่อยครั้ง หรือช่วงเวลาระหว่างขั้นตอนอัตโนมัติที่ยาวนาน ระบบวัดจำนวนครั้งและผลกระทบของงานที่ต้องทำด้วยตนเอง พร้อมชี้ขั้นตอนที่เหมาะแก่การทำให้เป็นระบบอัตโนมัติหรือปรับกระบวนการให้ง่ายขึ้น ข้อมูลนี้ช่วยประกอบการตัดสินใจใช้ RPA หรือปรับปรุงเวิร์กโฟลว์.

เป้าหมายนี้มุ่งสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพและตอบสนองได้เร็วขึ้นสำหรับคำขอซื้อที่ระบุว่าเร่งด่วนใน NetSuite หากจัดการคำขอเร่งด่วนได้ไม่ดี อาจทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก พลาดโอกาส และมีต้นทุนสูงขึ้นจากการจัดส่งด่วนหรือการซื้อในนาทีสุดท้าย การปรับปรุงขั้นตอนนี้อาจลดระยะเวลารอคอยของคำขอเร่งด่วนได้ 10-20% โดยไม่ลดทอนการควบคุม ProcessMind แยก Purchase Requisition ID ที่มีข้อมูล "Urgency Level" ระบุว่ามีความสำคัญสูง แล้ววิเคราะห์เส้นทางตั้งแต่ต้นจนจบ เพื่อดูว่ารายการเหล่านี้ได้รับการเร่งดำเนินการจริงหรือยังพบความล่าช้าเช่นเดียวกับคำขอทั่วไป การวิเคราะห์นี้ช่วยระบุคอขวดเฉพาะในเวิร์กโฟลว์เร่งด่วน เพื่อให้คุณกำหนดเส้นทางด่วนและจัดสรรทรัพยากรได้เหมาะสม พร้อมดำเนินการตามคำขอได้ทันเวลา.

การลดจำนวนครั้งที่ต้องแก้ไขคำขอซื้อหลังจากส่งครั้งแรกใน NetSuite ช่วยเพิ่มคุณภาพข้อมูลและประสิทธิภาพของกระบวนการ กิจกรรม "Requisition Amended" ที่เกิดบ่อยบ่งชี้ถึงข้อผิดพลาดตั้งแต่ต้น ข้อมูลไม่ครบถ้วน หรือข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลง ซึ่งทำให้ต้องทำงานซ้ำและวงจรใช้เวลานานขึ้น การลดจำนวนครั้งที่แก้ไขลง 5-10% ช่วยลดภาระงานธุรการได้มาก ProcessMind ติดตามวงจรของ Purchase Requisition ID แต่ละรายการ โดยนับจำนวนครั้งที่เกิดกิจกรรม "Requisition Amended" และเชื่อมโยงการแก้ไขกับข้อมูลอย่าง "Requester," "Department" หรือ "Requested Item Category" เพื่อค้นหาแหล่งที่มาของข้อผิดพลาดหรือความเข้าใจคลาดเคลื่อน ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณกำหนดการอบรมได้ตรงจุด หรือปรับแบบฟอร์มเก็บข้อมูลตั้งแต่ต้น เพื่อให้ข้อมูลถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก.

เป้าหมายนี้มุ่งค้นหาและขจัดจุดในกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition ของ NetSuite ที่มีงานสะสมหรือดำเนินการช้าลงอย่างเห็นได้ชัดอย่างเป็นระบบ คอขวดทำให้เกิดความล่าช้า ระยะเวลารอคอยยาวนานขึ้น และภาระงานของทรัพยากรสูงเกินไป ซึ่งกระทบต่อปริมาณงานโดยรวม การขจัดคอขวดสำคัญอาจเพิ่มความเร็วของกระบวนการได้ 15-20% ProcessMind สร้างแผนผังกระบวนการจากข้อมูลเหตุการณ์เพื่อแสดงขั้นตอนจริงของ Purchase Requisition ID แต่ละรายการ พร้อมระบุกิจกรรมหรือการส่งต่องานที่มีระยะเวลาเฉลี่ยนานผิดปกติหรือมีงานค้างระหว่างดำเนินการจำนวนมาก เช่น ขั้นตอนอนุมัติบางรายการหรือการส่งต่องานระหว่างแผนก การวิเคราะห์ทั้งภาพและตัวเลขช่วยระบุตำแหน่งและสาเหตุของคอขวดได้ชัดเจน เพื่อให้คุณแก้ไขได้ตรงจุด.

การเพิ่มความถูกต้องและความครบถ้วนของข้อมูลที่ผู้ขอซื้อกรอกในคำขอซื้อของ NetSuite เป็นสิ่งสำคัญต่อการดำเนินงานที่ราบรื่นและการลดงานแก้ไขซ้ำ ข้อมูลที่ไม่มีคุณภาพทำให้ต้องขอคำชี้แจง แก้ไขคำขอ หรือแม้แต่ถูกปฏิเสธ ส่งผลให้วงจร Purchase to Pay - Requisition มีขั้นตอนติดขัดและล่าช้าโดยไม่จำเป็น การทำให้ข้อมูลถูกต้อง 95% ตั้งแต่ตอนส่งคำขอช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในขั้นตอนถัดไปได้อย่างมาก ProcessMind ช่วยสนับสนุนเป้าหมายนี้ทางอ้อม โดยค้นหาความเชื่อมโยงระหว่างข้อมูลอย่าง "Requester" หรือ "Department" กับปัญหาในขั้นตอนถัดไป เช่น การถูกปฏิเสธหรือแก้ไขบ่อยครั้ง เมื่อวิเคราะห์รูปแบบข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้องซึ่งทำให้กระบวนการเบี่ยงเบนไป ระบบจะชี้ให้เห็นจุดที่ผู้ขอซื้ออาจต้องการคำแนะนำหรือการอบรมเพิ่มเติม เพื่อปรับปรุงคุณภาพข้อมูลตั้งแต่ต้นทาง.

เป้าหมายนี้มุ่งเพิ่มจำนวนคำขอซื้อทั้งหมดที่ดำเนินวงจรใน NetSuite จนเสร็จภายในช่วงเวลาที่กำหนด ปริมาณงานที่สูงขึ้นสะท้อนว่ากระบวนการ Purchase to Pay - Requisition มีประสิทธิภาพและรองรับการขยายตัวได้ดีขึ้น โดยยังรักษาความเร็วและคุณภาพไว้ได้ การเพิ่มปริมาณงาน 10-15% ช่วยให้ตอบสนองความต้องการทางธุรกิจได้เร็วขึ้นโดยตรง ProcessMind วัดการไหลของ Purchase Requisition ID ตั้งแต่ "Requisition Created" จนถึง "Requisition Closed" หรือ "Purchase Order Created from Requisition" พร้อมวิเคราะห์จำนวนคำขอที่ดำเนินการผ่านเส้นทางต่าง ๆ และระบุข้อจำกัดด้านกำลังรองรับหรือจุดติดขัดที่จำกัดปริมาณงาน การปรับระยะเวลาของวงจรและลดความล่าช้าช่วยเพิ่มอัตราการดำเนินการคำขอซื้อให้สำเร็จได้.

แนวทางปรับปรุง Purchase to Pay - Requisition ใน 6 ขั้นตอน

ดาวน์โหลดเทมเพลต

สิ่งที่ต้องทำ

ดาวน์โหลดเทมเพลต Excel ที่จัดเตรียมโครงสร้างสำหรับข้อมูล Purchase to Pay Requisition ไว้แล้ว เพื่อให้เก็บข้อมูลที่จำเป็นต่อการวิเคราะห์ได้ครบถ้วน.

ดูคู่มือเทมเพลตข้อมูล ดาวน์โหลดเทมเพลต

เหตุผลที่สำคัญ

เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อวางรากฐานสำหรับการวิเคราะห์กระบวนการที่แม่นยำและได้ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริง.

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

เทมเพลต Excel มาตรฐานที่พร้อมให้คุณกรอกข้อมูล Purchase Requisition จาก NetSuite.

ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการของคุณ

ค้นหาจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพในใบขอซื้อ NetSuite

ProcessMind แสดงแผนผังกระบวนการขอซื้อใน NetSuite ให้เห็นภาพชัดเจน พร้อมแสดงแต่ละขั้นตอนและการเชื่อมโยง คุณจะเห็นได้ทันทีว่าความล่าช้าเกิดขึ้นตรงไหน และควรปรับอย่างไรเพื่อให้อนุมัติได้เร็วขึ้นและปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ดีขึ้น.

ดูภาพรวมขั้นตอนการขอซื้อตั้งแต่ต้นจนจบ
ระบุคอขวดในการอนุมัติใน NetSuite
ค้นหาจุดที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
ติดตามระยะเวลาดำเนินการเพื่อจัดซื้อได้เร็วขึ้น

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

ผลลัพธ์ที่พบโดยทั่วไป

ผลลัพธ์ที่องค์กรได้รับจากกระบวนการขอซื้อ

เมื่อวิเคราะห์ข้อมูลคำขอซื้อใน NetSuite องค์กรจะค้นพบคอขวดและขั้นตอนที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ซึ่งนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพและควบคุมต้นทุนได้อย่างมีนัยสำคัญ ผลลัพธ์เหล่านี้เกิดจากการปรับเวิร์กโฟลว์และกำกับให้ปฏิบัติตามแนวทางที่เหมาะสม.

0 %

อนุมัติคำขอซื้อได้เร็วขึ้น

ระยะเวลาอนุมัติเฉลี่ยที่ลดลง

ระบุและขจัดคอขวดในขั้นตอนอนุมัติ เพื่อลดเวลาตั้งแต่ส่งคำขอซื้อจนถึงอนุมัติขั้นสุดท้ายอย่างมีนัยสำคัญ ช่วยให้จัดซื้อสิ่งจำเป็นเร่งด่วนของธุรกิจได้เร็วขึ้น.

0 %

ลดการปฏิเสธคำขอซื้อ

จำนวนคำขอซื้อที่ถูกปฏิเสธในครั้งแรกลดลง

ทำความเข้าใจสาเหตุหลักที่ทำให้คำขอซื้อถูกปฏิเสธ แล้วปรับปรุงเพื่อลดการแก้ไขงานซ้ำ ส่งผลให้อัตราการอนุมัติในครั้งแรกสูงขึ้นและลดภาระงานธุรการ.

0 %

ปฏิบัติตามนโยบายได้ดีขึ้น

ปฏิบัติตามกฎการอนุมัติได้มากขึ้น

ติดตามและกำกับให้เป็นไปตามเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่กำหนด เพื่อให้คำขอซื้อทุกฉบับเป็นไปตามนโยบายบริษัทและข้อกำหนดทางกฎหมาย ช่วยลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบ.

0 days

ออก PO ได้เร็วขึ้น

ลดเวลาที่ใช้ในการสร้างใบสั่งซื้อ

ปรับขั้นตอนส่งต่องานจากคำขอซื้อที่อนุมัติแล้วไปสู่การสร้างใบสั่งซื้อให้คล่องตัวขึ้น เพื่อลดเวลาที่ต้องใช้ลงอย่างมาก ช่วยให้ติดต่อผู้ขายและจัดหาสินค้าหรือบริการได้เร็วขึ้น.

0 %

ลดการแก้ไขคำขอซื้อซ้ำ

ลดจำนวนการแก้ไขหลังส่งคำขอซื้อ

ระบุสาเหตุที่พบบ่อยของการแก้ไขคำขอซื้อหลังส่งครั้งแรก แล้วจัดการล่วงหน้า ช่วยลดการแก้ไขงานด้วยตนเองและเพิ่มความถูกต้องของข้อมูล ทำให้พนักงานมีเวลาทำงานที่สำคัญกว่า.

ผลลัพธ์แตกต่างกันไปตามความซับซ้อนของกระบวนการ ปริมาณข้อมูล และขอบเขตการนำไปใช้ ตัวเลขที่กล่าวถึงเป็นตัวอย่างการปรับปรุงที่พบโดยทั่วไปในองค์กรต่างๆ.

ข้อมูลที่แนะนำ

เริ่มจากฟิลด์และกิจกรรมที่สำคัญที่สุด แล้วเพิ่มข้อมูลตามต้องการเพื่อให้วิเคราะห์ได้ละเอียดขึ้น.

เพิ่งเริ่มใช้บันทึกเหตุการณ์ใช่ไหม เรียนรู้ วิธีสร้าง event log สำหรับ process mining.

แอตทริบิวต์

ข้อมูลสำคัญที่ควรบันทึกเพื่อใช้วิเคราะห์

รหัสเฉพาะของคำขอซื้อแต่ละรายการ ใช้เป็น Case ID หลักสำหรับวิเคราะห์กระบวนการ.

เหตุผลที่สำคัญ

นี่คือคีย์สำคัญที่ใช้ติดตามวงจรทั้งหมดของคำขอซื้อแต่ละรายการ ทำให้วิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานและคำนวณตัวชี้วัดระดับเคสได้.

ชื่อเหตุการณ์ทางธุรกิจหรืองานเฉพาะที่เกิดขึ้นในวงจรคำขอซื้อ.

เหตุผลที่สำคัญ

ใช้ระบุขั้นตอนในกระบวนการ ทำให้แสดงแผนผังกระบวนการ วิเคราะห์รูปแบบกระบวนการ และระบุคอขวดได้.

วันที่และเวลาที่แน่นอนเมื่อกิจกรรมเกิดขึ้น.

เหตุผลที่สำคัญ

Timestamp นี้เป็นพื้นฐานของการวิเคราะห์ประสิทธิภาพ เช่น การคำนวณรอบเวลา การระบุความล่าช้า และการวัดประสิทธิภาพของกระบวนการ.

พนักงานที่สร้างและส่งคำขอซื้อ.

เหตุผลที่สำคัญ

ระบุผู้เริ่มกระบวนการ ซึ่งสำคัญต่อการวิเคราะห์พฤติกรรมผู้ใช้ อัตราการปฏิเสธแยกตามผู้ขอ และความต้องการฝึกอบรม.

แผนกธุรกิจที่คำขอซื้อหรือผู้ขอสังกัดอยู่.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยแบ่งกลุ่มข้อมูลกระบวนการเพื่อเปรียบเทียบประสิทธิภาพ ต้นทุน และการปฏิบัติตามข้อกำหนดระหว่างหน่วยธุรกิจต่างๆ.

มูลค่ารวมของคำขอซื้อ.

เหตุผลที่สำคัญ

ให้บริบททางการเงิน ช่วยวิเคราะห์ตามมูลค่า ซึ่งมักเป็นตัวกำหนดเส้นทางการอนุมัติและลำดับความสำคัญทางธุรกิจ.

ระบุสถานะปัจจุบันของคำขอซื้อในวงจรการดำเนินงาน.

เหตุผลที่สำคัญ

แสดงสถานะความคืบหน้าของเคส ช่วยวิเคราะห์คำขอซื้อที่ค้างนานและระบุจุดที่งานหยุดชะงัก.

กิจกรรม

ขั้นตอนกระบวนการที่ควรติดตามและปรับปรุง

ผู้ใช้เริ่มกระบวนการจัดซื้อด้วยการสร้างและบันทึกรายการคำขอซื้อใหม่ นี่คือเหตุการณ์แรกในวงจรคำขอซื้อ ซึ่งบันทึกเมื่อบันทึกธุรกรรมใน NetSuite เป็นครั้งแรก.

เหตุผลที่สำคัญ

กิจกรรมนี้เป็นจุดเริ่มต้นอย่างเป็นทางการของกระบวนการจัดซื้อสำหรับความต้องการหนึ่งๆ การวิเคราะห์เวลาตั้งแต่สร้างจนถึงส่งคำขอช่วยให้พบความล่าช้าในการกรอกข้อมูลหรือจัดทำคำขอเบื้องต้น.

คำขอซื้อผ่านทุกขั้นตอนที่กำหนดในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ โดยอนุมานได้เมื่อ 'Approval Status' สุดท้ายของรายการเปลี่ยนเป็น 'Approved'.

เหตุผลที่สำคัญ

นี่คือหมุดหมายสำคัญที่แสดงว่าคำขอซื้อพร้อมเปลี่ยนเป็นใบสั่งซื้อ และเป็นจุดสิ้นสุดของวงจรการอนุมัติ รวมถึงจุดเริ่มต้นของขั้นตอนจัดซื้อ.

คำขอซื้อถูกปฏิเสธอย่างเป็นทางการและจะไม่มีการดำเนินการต่อ โดยอนุมานได้เมื่อ 'Approval Status' สุดท้ายของคำขอซื้อเปลี่ยนเป็น 'Rejected'.

เหตุผลที่สำคัญ

กิจกรรมนี้เป็นจุดสิ้นสุดสำคัญของคำขอซื้อที่ไม่สำเร็จ การทำความเข้าใจสาเหตุและเวลาที่คำขอซื้อถูกปฏิเสธขั้นสุดท้ายช่วยให้เห็นปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและงบประมาณ.

สร้างใบสั่งซื้อ (PO) จากคำขอซื้อที่อนุมัติครบแล้ว ซึ่งเป็นการยืนยันการจัดสรรเงินให้ผู้ขาย เหตุการณ์นี้บันทึกไว้อย่างชัดเจนเมื่อสร้างธุรกรรม PO ใหม่ที่เชื่อมโยงกับคำขอซื้อต้นทาง.

เหตุผลที่สำคัญ

นี่คือผลลัพธ์หลักของคำขอซื้อที่สำเร็จ และเป็นจุดส่งต่องานสำคัญในกระบวนการขอซื้อจนถึงชำระเงิน ระยะเวลาตั้งแต่อนุมัติจนถึงสร้าง PO เป็น KPI สำคัญที่ใช้วัดประสิทธิภาพการจัดซื้อ.

ปิดคำขอซื้ออย่างเป็นทางการ ซึ่งหมายความว่าไม่ต้องดำเนินการใดๆ เพิ่มเติม โดยมักเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติหลังจากสั่งซื้อสินค้าครบตามจำนวนในคำขอซื้อผ่านใบสั่งซื้อที่เชื่อมโยงกัน.

เหตุผลที่สำคัญ

กิจกรรมนี้เป็นจุดสิ้นสุดที่ชัดเจนของวงจรคำขอซื้อ ยืนยันว่าธุรกิจได้รับสิ่งที่ต้องการแล้วและปิดรายการเรียบร้อย.

คำถามที่พบบ่อย

process mining ช่วยปรับปรุงกระบวนการขอซื้อจนถึงชำระเงินใน NetSuite ของคุณได้อย่างไร?

process mining วิเคราะห์บันทึกเหตุการณ์จาก NetSuite เพื่อแสดงภาพขั้นตอนการทำงานจริงของกระบวนการขอซื้อ โดยระบุจุดที่เบี่ยงเบนจากแนวทางปกติ คอขวด และปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด พร้อมทำแผนที่ทุกขั้นตอนตั้งแต่สร้างคำขอซื้อจนถึงออกใบสั่งซื้อ ช่วยให้คุณเห็นจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพและเข้าใจสาเหตุของความล่าช้าหรือการปฏิเสธ.

process mining ระบุคอขวดและความล่าช้าในการดำเนินการคำขอซื้อได้อย่างไร?

process mining ใช้ข้อมูลธุรกรรมจาก NetSuite เพื่อสร้างลำดับและระยะเวลาที่แน่นอนของแต่ละขั้นตอนในวงจรคำขอซื้อ โดยคำนวณเวลาระหว่างกิจกรรมและแสดงเส้นทางที่ใช้เวลานานหรือซับซ้อนกว่าที่คาดไว้ การวิเคราะห์จากข้อมูลนี้ช่วยระบุขั้นตอนหรือแผนกที่ทำให้เกิดความล่าช้า เพื่อให้ปรับปรุงได้ตรงจุด.

ต้องใช้ข้อมูลใดจาก NetSuite เพื่อเริ่มทำ process mining กับคำขอซื้อ?

โดยทั่วไป คุณต้องใช้บันทึกเหตุการณ์ที่มีรายละเอียดกิจกรรมในกระบวนการใบขอซื้อ ซึ่งประกอบด้วยตัวระบุเคส (รหัสใบขอซื้อ) ชื่อกิจกรรม เช่น สร้างใบขอซื้อ อนุมัติ หรือปฏิเสธ และการประทับเวลาของแต่ละกิจกรรม คุณอาจเพิ่มแอตทริบิวต์ เช่น ผู้ใช้ แผนก หรือประเภทใบขอซื้อ เพื่อให้วิเคราะห์ได้ละเอียดขึ้น

process mining ช่วยปรับปรุงกระบวนการขอซื้อให้ดีขึ้นได้อย่างไรบ้าง?

คุณคาดหวังได้ว่าจะลดระยะเวลาการอนุมัติคำขอซื้อและอัตราการปฏิเสธ process mining ช่วยให้การจัดซื้อเป็นไปตามนโยบายมากขึ้นและทำให้เส้นทางการอนุมัติเป็นมาตรฐาน ส่งผลให้การปฏิบัติการมีประสิทธิภาพขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้สร้างใบสั่งซื้อได้เร็วขึ้นและลดงานที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง.

การดึงข้อมูลเหตุการณ์ที่จำเป็นจาก NetSuite เพื่อทำ process mining ยากหรือไม่?

โดยทั่วไป การดึงข้อมูลจาก NetSuite ทำได้ผ่านรายงานมาตรฐานหรือคำสั่งค้นหาฐานข้อมูล ซึ่งทีม IT หรือผู้ดูแลระบบ NetSuite สามารถจัดการได้ ตารางและฟิลด์ที่ใช้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่า NetSuite ของคุณ แต่แหล่งข้อมูลที่ใช้กันทั่วไปมักเข้าถึงได้ นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือและตัวเชื่อมต่อที่ช่วยให้ดึงข้อมูลได้สะดวกขึ้น.

การนำ process mining มาใช้จะรบกวนการปฏิบัติงาน NetSuite ปัจจุบันหรือต้องเปลี่ยนแปลงระบบหรือไม่?

Process mining เป็นเทคนิควิเคราะห์ที่ไม่รบกวนระบบ โดยวิเคราะห์ข้อมูลย้อนหลังที่ดึงจาก NetSuite ไม่ได้เปลี่ยนแปลงระบบหรือขัดจังหวะการปฏิบัติงาน ระหว่างการวิเคราะห์จึงไม่ต้องเปลี่ยนแปลงระบบ NetSuite ที่ใช้งานอยู่.

หลังเริ่มโครงการ process mining สำหรับกระบวนการขอซื้อ จะเห็นข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้เร็วแค่ไหน?

หลังดึง ทำความสะอาด และโหลดข้อมูลแล้ว คุณมักเริ่มเห็นข้อมูลเชิงลึกได้ภายในไม่กี่สัปดาห์ หรือบางครั้งภายในไม่กี่วัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณภาพข้อมูลและความซับซ้อนของกระบวนการ ผลการวิเคราะห์เบื้องต้นมักชี้ให้เห็นคอขวดและจุดที่เบี่ยงเบนจากแนวทางปกติ ซึ่งเป็นโอกาสให้เริ่มปรับปรุงได้ทันที การติดตามผลอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้ข้อมูลเชิงลึกมีความแม่นยำขึ้นตามเวลา.

การทำ process mining กับข้อมูล NetSuite มีข้อกำหนดทางเทคนิคหรือสิ่งที่ต้องเตรียมเป็นพิเศษหรือไม่?

นอกจากสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล NetSuite แล้ว สิ่งสำคัญที่ต้องมีคือแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ process mining สำหรับนำเข้าข้อมูล สร้างแบบจำลอง และแสดงผล โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องใช้โมดูล NetSuite เฉพาะหรือปรับแต่งระบบ เพราะการวิเคราะห์ใช้บันทึกธุรกรรมที่มีอยู่แล้ว.

เริ่มปรับปรุงกระบวนการ Purchase to Pay - Requisition วันนี้!

อนุมัติใบขอซื้อได้เร็วขึ้น 30% และขจัดคอขวด.

เริ่มทดลองใช้ฟรี

ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต เริ่มปรับปรุงกระบวนการได้วันนี้.