Szablon danych do analizy procesu obsługi faktur w procesie zakupów do płatności

Czas zdarzenia wskazuje dokładny moment wykonania czynności biznesowej i jej zarejestrowania w systemie źródłowym. Ten znacznik czasu porządkuje wszystkie czynności dotyczące każdej faktury w spójną sekwencję.

W analizie czas zdarzenia jest niezbędny do obliczania wskaźników opartych na czasie, takich jak czas cyklu, czas oczekiwania i czas obsługi między czynnościami. Zasila dashboardy, takie jak „Całkowity czas obsługi faktury” i „Czas usuwania blokady płatności”, dostarczając danych potrzebnych do pomiaru czasu między dowolnymi etapami procesu. Dokładne znaczniki czasu pomagają wykrywać opóźnienia i wąskie gardła.

Ten znacznik czasu jest niezbędny do prawidłowego uporządkowania zdarzeń i obliczania wskaźników, takich jak czas cyklu i czas trwania wąskich gardeł.

Zazwyczaj wyznacza się go, łącząc datę zmiany (UDATE) i godzinę zmiany (UTIME) z tabeli nagłówków dokumentów zmian CDHDR. W przypadku niektórych zdarzeń utworzenia można użyć daty i godziny utworzenia z tabel takich jak RBKP (ERNAM, ERZET).

Atrybut czynności oznacza odrębny etap lub działanie w workflow obsługi faktury. Czynności są wyznaczane na podstawie różnych zdarzeń systemowych, takich jak utworzenie dokumentu, zmiana statusu, akceptacja lub działania użytkowników zapisane w dziennikach zmian SAP.

Analiza czynności stanowi podstawę process mining. Pozwala wizualizować mapy procesów, wykrywać wąskie gardła, na przykład długie oczekiwanie po przekazaniu faktury do akceptacji, pętle poprawek, takie jak wielokrotne ustawianie i usuwanie blokady płatności, oraz odstępstwa od zasad zgodności. Kolejność i częstotliwość czynności pokazują rzeczywisty przebieg procesu.

Określa kroki na mapie procesu, umożliwiając wizualizację przebiegu, wykrywanie wąskich gardeł i identyfikację poprawek.

Atrybut ten jest zwykle wyznaczany na podstawie wielu źródeł, w tym kodów transakcji (SY-TCODE), pól statusu w tabelach takich jak RBKP (np. RBSTAT) oraz zdarzeń zmian z tabel CDHDR i CDPOS.

Numer faktury jest unikalnym identyfikatorem sprawy w procesie obsługi faktury. Każdy numer odpowiada jednej fakturze otrzymanej od dostawcy i pozwala śledzić wszystkie powiązane czynności, od rejestracji danych po końcową płatność, jako jeden przebieg procesu.

W analizie process mining ten atrybut jest podstawą odtworzenia pełnego cyklu życia każdej faktury. Pozwala połączyć w chronologiczną sekwencję różne zdarzenia zarejestrowane w SAP, takie jak wstępne wprowadzenie, księgowanie, blokada i rozliczenie. Dzięki temu widać, jak obsługiwano każdą fakturę, ile to trwało i gdzie proces odbiegał od standardowego przebiegu.

To główny identyfikator łączący wszystkie zdarzenia dotyczące jednej faktury. Stanowi podstawę analizy procesu i badania jego wariantów.

Zazwyczaj jest to numer dokumentu z tabeli SAP RBKP, pole BELNR, często połączony z kodem spółki (BUKRS) i rokiem obrotowym (GJAHR), aby zapewnić pełną unikalność.

Data księgowania wyznacza okres obrachunkowy, w którym koszt faktury jest ujmowany w księdze głównej. Zazwyczaj ustala ją pracownik działu zobowiązań podczas obsługi faktury.

W analizie procesów aktywność „Zaksięgowanie faktury”, oznaczona tą datą, stanowi ważny punkt procesu. Czas od otrzymania faktury do jej zaksięgowania jest istotną częścią całkowitego czasu obsługi. Data ta ma również podstawowe znaczenie dla raportowania finansowego i analizy przepustowości, na przykład przy śledzeniu liczby faktur zaksięgowanych w tygodniu lub miesiącu.

Wyznacza ważny etap procesu, określa okres finansowy transakcji i służy do obliczania czasu realizacji.

To pole „Posting Date” (BUDAT) z tabeli nagłówka dokumentu faktury RBKP.

Data rozliczenia oznacza ostatni etap cyklu życia faktury, czyli płatność. Jest to dzień, w którym otwarta pozycja faktury zostaje rozliczona dokumentem płatności w systemie. Data ta wskazuje faktyczny moment realizacji płatności.

Atrybut ten wyznacza koniec okresu mierzonego przez wiele istotnych KPI, w tym „Średni czas obsługi faktury” i „Odsetek płatności terminowych”. Porównuje się go z terminem płatności, aby ocenić terminowość. W analizie rabatów za wcześniejszą płatność zestawia się go z okresem rabatowym, aby sprawdzić, czy płatność nastąpiła na czas i pozwoliła uzyskać rabat.

Oznacza zakończenie procesu i stanowi podstawę do obliczania całkowitego czasu realizacji, terminowości płatności oraz wykorzystania rabatów za wcześniejszą płatność.

Dla rozliczonych pozycji jest to pole „Clearing Date” (AUGDT) z tabeli rozliczonych pozycji dostawców BSAK.

Kwota faktury oznacza łączną wartość faktury przesłanej przez dostawcę. Jest to ważny wskaźnik finansowy dla każdej sprawy dotyczącej faktury.

W process mining atrybut ten jest niezbędny do analizy wartości. Pozwala filtrować i dzielić proces według kwoty faktury, która często wiąże się ze złożonością procesu i wymaganiami dotyczącymi akceptacji. Na przykład faktury o wysokiej wartości mogą podlegać innej, bardziej rygorystycznej ścieżce akceptacji. Atrybut ten służy też do analizy zgodności, na przykład do sprawdzania, czy faktury o wysokiej wartości nie pomijają wymaganych etapów akceptacji.

Umożliwia analizę według wartości, pomaga ustalać priorytety dla faktur o wysokiej kwocie i sprawdzać, jak kwota faktury wpływa na przebieg procesu i zgodność.

Jest to pole „Kwota brutto faktury” (RMWWR) z tabeli nagłówków dokumentów faktur RBKP.

Atrybut nazwy użytkownika wskazuje konkretną osobę odpowiedzialną za wykonanie danej czynności w procesie. Zwykle jest to nazwa użytkownika SAP zapisana przy transakcji lub zdarzeniu zmiany.

Atrybut ten jest ważny przy analizie wyników pracy poszczególnych osób i zespołów. Pomaga odpowiedzieć na pytania: „Kto najszybciej akceptuje faktury?” lub „Którzy użytkownicy najczęściej powodują poprawki?”. Dashboardy wykorzystują go do analizy rozkładu obciążenia, wykrywania potrzeb szkoleniowych i porównywania wyników pracy.

Umożliwia analizę wyników pracy i obciążenia poszczególnych osób lub zespołów oraz pomaga wskazać osoby osiągające najlepsze wyniki, potrzeby szkoleniowe i nierównomierne wykorzystanie zasobów.

Jest to pole „Zmienione przez” (USERNAME) z tabeli nagłówków dokumentów zmian CDHDR. W przypadku zdarzeń utworzenia może to być pole „Wprowadził” (ERNAM) w tabelach takich jak RBKP.

Numer dostawcy to klucz danych podstawowych identyfikujący dostawcę. Łączy transakcję faktury z konkretnym partnerem biznesowym, co pozwala analizować proces z uwzględnieniem cech dostawcy.

Analiza procesu według numeru dostawcy może ujawnić istotne informacje o relacjach z dostawcami i ich wynikach. Można na przykład ustalić, którzy dostawcy regularnie przesyłają faktury powodujące blokady płatności lub rozbieżności, a których faktury są obsługiwane najsprawniej. Informacje te przydają się w zarządzaniu dostawcami i planowaniu zakupów.

Umożliwia analizę dla poszczególnych dostawców i pomaga wykrywać wzorce, problemy lub usprawnienia związane z konkretnymi dostawcami.

Jest to pole „Strona fakturująca” (LIFNR) z tabeli nagłówków dokumentów faktur RBKP.

Numer zamówienia zakupu łączy fakturę z pierwotnym dokumentem zakupu. Jest niezbędny do uzgadniania trzech dokumentów (zamówienia zakupu, przyjęcia towaru i faktury) oraz analizy sprawności obsługi faktur powiązanych z zamówieniem.

Ten atrybut jest ważny dla dashboardów, takich jak „Odsetek rozbieżności przy uzgadnianiu faktur z zamówieniami zakupu”. Pozwala podzielić proces na faktury powiązane z zamówieniem i faktury bez zamówienia, które często przebiegają inaczej i mają różny stopień złożoności. Analiza problemów dotyczących konkretnych zamówień może pomóc wykryć wcześniejsze nieprawidłowości w procesie zakupowym.

Łączy fakturę z procesem zakupowym, umożliwiając analizę faktur powiązanych z zamówieniem i bez zamówienia oraz wykrywanie rozbieżności przy uzgadnianiu.

Zazwyczaj znajduje się na poziomie pozycji. Pole „Numer zamówienia zakupu” (EBELN) jest w tabeli pozycji faktury RSEG. Może być konieczne zagregowanie go na poziomie nagłówka.

Blokadę płatności stosuje się, gdy na fakturze wykryto rozbieżność lub potrzebne jest dodatkowe wyjaśnienie. Kod przyczyny wskazuje powód blokady, na przykład różnicę w ilości lub cenie albo blokadę ręczną.

Atrybut ten jest niezbędny w dashboardzie dotyczącym czasu usuwania blokad płatności. Analiza częstotliwości i czasu trwania blokad według przyczyny pomaga ustalić źródła opóźnień. Jeśli na przykład najczęstszą przyczyną długich blokad są rozbieżności cenowe, może to wskazywać na problem z danymi podstawowymi lub procesem zamówień zakupu, który wymaga rozwiązania.

Wyjaśnia przyczyny opóźnień w obsłudze faktur, ułatwia analizę źródeł blokad płatności i pomaga ustalać priorytety działań usprawniających proces.

Przyczynę blokady płatności można znaleźć na poziomie pozycji w tabeli RSEG (pole SPGRS) lub w tabeli dokumentów księgowych BSEG (pole ZLSPR).

Termin płatności oblicza się na podstawie daty bazowej faktury i uzgodnionych warunków płatności. To ostateczny termin uregulowania należności, który pozwala uniknąć opóźnienia, ewentualnych kar i pogorszenia relacji z dostawcą.

Atrybut ten ma istotne znaczenie dla KPI dotyczących wyników i zgodności, takich jak „Odsetek płatności terminowych” czy „Utracone rabaty za wcześniejszą płatność”. Porównanie faktycznej daty płatności (daty rozliczenia) z terminem płatności pozwala automatycznie ustalić, czy płatność nastąpiła w terminie, przed terminem czy po terminie. To również podstawa dashboardu dotyczącego przestrzegania warunków płatności.

Stanowi punkt odniesienia przy ocenie terminowości płatności i wskazywaniu możliwości uzyskania rabatów za wcześniejszą płatność.

Ta data jest często obliczana. Data bazowa płatności (ZFBDT) znajduje się w tabeli BSEG. Sposób wyznaczania terminu zależy również od warunków płatności (BSEG-ZTERM).

Atrybut czasu zakończenia wskazuje, kiedy dana czynność dobiegła końca. Wiele zdarzeń w SAP jest rejestrowanych jako pojedynczy moment, dlatego czas zakończenia jest w ich przypadku taki sam jak czas rozpoczęcia. W przypadku czynności o mierzalnym czasie trwania, takich jak aktywnie realizowany etap akceptacji, może oznaczać zakończenie pracy.

Osobny czas zakończenia pozwala w analizie procesu zmierzyć czas realizacji czynności niezależnie od poprzedzającego ją czasu oczekiwania. Dzięki temu można odróżnić czas wykonania czynności od czasu, przez jaki sprawa czeka na jej rozpoczęcie, i lepiej ocenić wykorzystanie zasobów.

Pozwala obliczyć czas realizacji czynności, odróżnić go od czasu oczekiwania między czynnościami i dokładniej analizować wąskie gardła.

Często jest taki sam jak czas rozpoczęcia i wyznacza się go na podstawie CDHDR-UDATE oraz CDHDR-UTIME. W niektórych przypadkach można go odczytać z dzienników workflow, które jawnie rejestrują rozpoczęcie i zakończenie zadania.

Jest to atrybut logiczny obliczany przez porównanie daty rozliczenia (faktycznej daty płatności) z terminem płatności. Jeśli data rozliczenia przypada po terminie, flaga ma wartość prawda, w przeciwnym razie fałsz. W prosty sposób pokazuje to terminowość płatności każdej faktury.

Atrybut ten ułatwia analizę i wizualizację danych na dashboardach. Pozwala łatwo filtrować i agregować dane w celu obliczenia KPI „Odsetek płatności terminowych”. Można szybko porównać przebieg obsługi faktur opłaconych po terminie z przebiegiem obsługi faktur opłaconych na czas, aby wykryć wzorce prowadzące do opóźnień.

Ułatwia analizę terminowości płatności i porównywanie obsługi faktur opłaconych na czas z obsługą faktur opłaconych z opóźnieniem.

Tego atrybutu nie ma w SAP. Jest obliczany podczas transformacji danych według wzoru: ClearingDate > PaymentDueDate.

Jest to atrybut logiczny obliczany na podstawie warunków płatności i faktycznej daty płatności. Przyjmuje wartość prawda, jeśli warunki płatności przewidywały rabat za wcześniejszą płatność, a data rozliczenia przypadała po zakończeniu okresu rabatowego. Bezpośrednio wskazuje to straty finansowe wynikające z nieefektywności procesu.

Atrybut ten stanowi podstawę dashboardu dotyczącego utraconych rabatów za wcześniejszą płatność. Ułatwia określenie finansowych skutków opóźnień w obsłudze. Po odfiltrowaniu przypadków z wartością prawda analitycy mogą sprawdzić, które warianty procesu i wąskie gardła najczęściej prowadzą do utraty rabatów. Wyniki pomagają uzasadnić potrzebę usprawnienia procesu.

Bezpośrednio określa straty finansowe wynikające z opóźnień w procesie i pomaga uzasadnić usprawnienie workflow obsługi faktur.

Tego atrybutu nie ma w SAP. Jest obliczany podczas transformacji danych na podstawie interpretacji pola „PaymentTerms” i porównania pola „ClearingDate” z terminem uzyskania rabatu.

Kod spółki to podstawowa jednostka organizacyjna w SAP Financials, reprezentująca niezależną jednostkę prawną. Wszystkie transakcje finansowe, w tym faktury, są księgowane w ramach określonego kodu spółki.

Atrybut ten pozwala analizować proces osobno dla każdej jednostki prawnej. Ułatwia porównywanie wyników procesu, zgodności i sprawności między spółkami należącymi do jednej grupy. Filtrowanie dashboardów według kodu spółki pozwala wyświetlić KPI dotyczące obsługi faktur dla wybranej spółki.

Umożliwia porównywanie procesów i wyników między różnymi jednostkami prawnymi w organizacji.

To pole „Company Code” (BUKRS) z tabeli nagłówka dokumentu faktury RBKP.

Konto księgi głównej (G/L) to konto w planie kont, na którym rejestruje się finansowe skutki faktury. Dane te są istotne dla raportowania finansowego i zarządzania kosztami.

W process mining analiza kont księgi głównej pozwala uwzględnić finansowy wymiar przebiegu procesu. Dashboard dotyczący wykorzystania kont księgi głównej może ujawnić wzorce wydatków, wskazać potencjalne błędy w dekretacji faktur i pomóc sprawdzić, czy koszty są przypisywane do właściwych działów lub projektów. Łączy to przebieg procesu z jego skutkami finansowymi.

Dodaje finansowy wymiar do analizy procesu, umożliwiając ocenę alokacji kosztów, wzorców wydatków i potencjalnych błędów w dekretacji faktur.

Dane te znajdują się na poziomie pozycji. Pole „G/L Account Number” (HKONT) jest w tabeli pozycji faktury RSEG w przypadku faktur z zamówieniem zakupu lub w tabeli BSEG w przypadku bezpośrednich faktur FI.

Atrybut ten zapisuje datę i godzinę ostatniego pobrania lub aktualizacji danych. Dotyczy całego zbioru danych, a nie poszczególnych zdarzeń, i jasno wskazuje, jak aktualne są dane.

To ważny atrybut metadanych dla użytkowników dashboardów i analityków. Pomaga ustalić, jaki okres obejmuje analiza, i upewnić się, że decyzje są podejmowane na podstawie aktualnych informacji. Zwykle jest wyraźnie widoczny na dashboardach, aby użytkownicy wiedzieli, kiedy dane zostały odświeżone.

Informuje użytkowników o aktualności danych, dzięki czemu analiza i decyzje opierają się na bieżących informacjach.

Wartość tę generuje i dodaje do zbioru danych narzędzie do pobierania danych lub ETL podczas ich odświeżania.

Osoba zatwierdzająca, która odrzuca fakturę, powinna podać przyczynę. Może to być standardowy kod lub komentarz tekstowy wskazujący problem, na przykład „Nieprawidłowy numer zamówienia zakupu”, „Zduplikowana faktura” albo „Nieprawidłowa kwota”.

Dane te są niezbędne w dashboardzie dotyczącym przyczyn i trendów odrzuceń faktur. Analiza częstotliwości poszczególnych przyczyn pozwala wykryć powtarzające się problemy i podjąć działania naprawcze. Jeśli faktury często są odrzucane z powodu nieprawidłowego numeru zamówienia zakupu, może to wskazywać na potrzebę lepszej komunikacji z dostawcami lub przeszkolenia osób wprowadzających dane. Taka analiza pomaga ograniczyć ponowną pracę w procesie.

Wskazuje źródła odrzuceń, dzięki czemu można precyzyjnie usprawniać proces, ograniczać ponowną pracę i zwiększać odsetek spraw załatwionych poprawnie za pierwszym razem.

Informacje te często nie są przechowywane w jednym standardowym polu. Mogą znajdować się w logach kontenera workflow, polach długiego tekstu powiązanych z dokumentem lub w polach specyficznych dla niestandardowego rozwiązania workflow.

Atrybut systemu źródłowego wskazuje pochodzenie danych o zdarzeniach, na przykład nazwę konkretnej instancji SAP ECC. Jest szczególnie ważny w środowiskach z wieloma systemami ERP lub danymi pochodzącymi z różnych źródeł.

W analizie atrybut ten pomaga porównywać procesy i wyniki w różnych systemach, regionach lub jednostkach biznesowych działających na osobnych instancjach. Ułatwia śledzenie pochodzenia danych oraz filtrowanie i analizę dla poszczególnych systemów.

Zapewnia niezbędny kontekst w środowiskach z wieloma systemami, umożliwiając rozdzielanie danych i analizę wyników dla poszczególnych systemów.

Zazwyczaj jest to stała wartość dodawana podczas pobierania danych, która oznacza identyfikator systemu SAP (TADIR-SRCSYSTEM) lub ręcznie przypisany identyfikator konkretnej instancji SAP.

Typ dokumentu służy do klasyfikowania różnych rodzajów transakcji biznesowych w SAP. W obsłudze faktur często stosuje się typ „RE” dla standardowych faktur i „KG” dla not kredytowych od dostawców. Typ dokumentu określa między innymi używany zakres numeracji.

W analizie atrybut ten pozwala filtrować proces według rodzaju transakcji. Obsługa noty kredytowej może znacznie różnić się od obsługi standardowej faktury. Rozdzielenie tych przebiegów według typu dokumentu daje dokładniejszy i bardziej miarodajny obraz procesu.

Pozwala rozdzielić i analizować różne transakcje biznesowe, na przykład faktury i noty kredytowe, które są obsługiwane w odmienny sposób.

To pole „Document Type” (BLART) z tabeli nagłówka dokumentu faktury RBKP.

Atrybut Waluta określa walutę, w której podano kwotę faktury, na przykład USD, EUR lub JPY.

Dzięki temu atrybutowi kwotę faktury można prawidłowo interpretować i agregować. Ma to szczególne znaczenie w organizacjach działających na wielu rynkach i rozliczających się w różnych walutach. Analizę można filtrować według waluty, aby porównywać sprawność obsługi i problemy w poszczególnych obszarach walutowych. Aby rzetelnie agregować dane finansowe, może być konieczne przeliczenie kwot na jedną walutę raportową.

Zapewnia niezbędny kontekst dla kwot finansowych, ułatwia ich prawidłową interpretację oraz filtrowanie i analizę według waluty.

To pole „Currency Key” (WAERS) z tabeli nagłówka dokumentu faktury RBKP.

Warunki płatności określają, kiedy należy uregulować fakturę i czy za wcześniejszą płatność przysługuje rabat. Przykładem jest „30 dni netto” albo „2% w ciągu 10 dni, 30 dni netto”, co oznacza 2% rabatu przy płatności w ciągu 10 dni, a w przeciwnym razie pełną kwotę do zapłaty w ciągu 30 dni.

Atrybut ten stanowi podstawę dashboardu dotyczącego utraconych rabatów za wcześniejszą płatność oraz KPI „Wskaźnik wykorzystania rabatów za wcześniejszą płatność”. Analiza łączy warunki płatności z datą księgowania i datą płatności, aby ustalić, czy rabat przysługiwał i czy został wykorzystany. Atrybut ten ma również istotne znaczenie dla dashboardu dotyczącego przestrzegania warunków płatności.

Jest niezbędny do analizy wykorzystania rabatów za wcześniejszą płatność i oceny finansowych skutków opóźnień w procesie.

To pole „Terms of Payment Key” (ZTERM) z tabeli nagłówka dokumentu faktury RBKP.