BPMN 2.0: praktyczny przewodnik po notacji

Praktyczny przewodnik po BPMN 2.0: standard, symbole i ich zastosowanie

BPMN to standardowy sposób rysowania procesów biznesowych, który pokazuje, co się dzieje, kto bierze udział i jak praca przechodzi z jednego etapu do kolejnego. BPMN 2.0 określa notację i wspólny format XML, ułatwiając omawianie, dokumentowanie i wymianę modeli procesów.

Skorzystaj z poniższej nawigacji, aby przejść do potrzebnej grupy symboli. W przewodniku BPMN, UML i schematy blokowe można też porównać BPMN z innymi notacjami.

Nie trzeba najpierw czytać całej strony. Otwórzcie Państwo edytor BPMN 2.0, opiszcie jednym zdaniem znany sobie proces i pozwólcie narzędziu przygotować pierwszy szkic. Następnie poprawcie go symbol po symbolu, korzystając z poniższego opisu. To szybsze niż samodzielna nauka całej notacji, a model można rozpocząć od razu, bez instalowania czegokolwiek.

Przejdź do opisu symboli BPMN

• Zdarzenia
• Czynności
• Bramki
• Obiekty łączące
• Pule i tory
• Artefakty

Czym jest BPMN 2.0?

BPMN to skrót od Business Process Model and Notation. Standard publikuje i utrzymuje Object Management Group (OMG). Zapewnia osobom modelującym wspólny język wizualny do opisywania procesu: od początku i końca po zadania, decyzje i przekazywanie pracy.

BPMN 2.0 opublikowano w 2011 roku. Jedną z ważnych zmian było wprowadzenie serializacji XML, czyli standardowego sposobu zapisu modelu, który pozwala różnym narzędziom go odczytywać i wymieniać. Notacja jest niezależna od dostawcy, więc jej symbole nie są przypisane do konkretnego narzędzia. Dzięki temu organizacje i dostawcy przyjęli ją jako standard zarządzania procesami biznesowymi zamiast kolejnego własnego zestawu oznaczeń.

Diagram BPMN może pomóc wyjaśnić proces współpracownikom, udokumentować planowany przebieg pracy lub utworzyć model na tyle precyzyjny, by mógł go wykonać silnik workflow. Poziom szczegółowości zależy od celu. Model służący do komunikacji nie musi opisywać każdego szczegółu technicznego wdrożenia.

Dlaczego BPMN bywa nazywane „business process management notation”?

Pełna nazwa standardu to Business Process Model and Notation i właśnie tak należy ją rozwijać. Object Management Group publikuje standard pod tą nazwą. BPMN bywa też opisywane jako business process management notation. To określenie mówi, do czego służy notacja, a nie co oznacza skrót. Chodzi o ten sam standard, te same symbole i ten sam format XML.

Warto pamiętać o jednym rozróżnieniu. BPMN to notacja: opisuje proces, ale go nie uruchamia, nie monitoruje ani nie ulepsza. Zarządzanie procesami biznesowymi odbywa się poza diagramem: obejmuje uzgodnienie przebiegu procesu, aktualizowanie modelu i porównywanie go z rzeczywistym przebiegiem pracy. W tym ostatnim pomaga process mining.

Dlaczego warto korzystać z BPMN 2.0?

BPMN zapewnia zespołom biznesowym i technicznym wspólny sposób omawiania etapów procesu i odpowiedzialności. Symbole mają określone znaczenie, więc odbiorcy nie muszą za każdym razem poznawać nowej legendy. Model BPMN można też przenieść z narzędzia, w którym go utworzono.

Model BPMN może pomóc w:

• Pokaż przebieg pracy. Na jednym diagramie przedstaw kolejność działań, punkty decyzyjne i możliwe wyniki.
• Określ odpowiedzialność. Za pomocą pools i lanes pokaż uczestników oraz zaangażowane role.
• Opisz wyjątki. Obok głównego przebiegu zamodeluj alternatywne ścieżki, zdarzenia i różne zakończenia.
• Wymieniaj modele między narzędziami. BPMN 2.0 XML pozwala przenosić modele między narzędziami. Warto jednak sprawdzić, czy przenoszą się też szczegóły zależne od konkretnego narzędzia.
• Analizuj i ulepszaj proces. Porównaj udokumentowany model z rzeczywistym przebiegiem pracy. process mining może dostarczyć danych z event logu, ale sam nie zmienia procesu.

Jeśli wybierają Państwo narzędzie, warto zapoznać się z naszym przeglądem narzędzi BPMN. ProcessMind łączy modelowanie procesów z process mining, dzięki czemu można zestawić udokumentowany proces z danymi operacyjnymi.

Elementy BPMN 2.0 w skrócie

Elementy BPMN należą do czterech grup. Tabela ułatwia szybkie sprawdzenie, a szczegóły znajdą Państwo w odpowiednich sekcjach.

Pełną listę elementów zawiera przewodnik po elementach BPMN oraz przewodnik po ikonach elementów BPMN. Można też pobrać plakat BPMN 2.0 w wybranym języku.

Zdarzenia

Zdarzenia oznaczają to, co dzieje się w trakcie procesu. Są przedstawiane jako okręgi, których obramowanie wskazuje miejsce zdarzenia w procesie:

• Start Event ma cienkie obramowanie.
• Intermediate Event ma podwójne obramowanie.
• End Event ma grube obramowanie.

Trzy typy zdarzeń różnią się tylko obramowaniem okręgu: cienkim, podwójnym lub grubym.

Start Event

Start Event wskazuje początek procesu lub ścieżki. Proces może mieć kilka Start Events, jeśli uruchamiają go różne zdarzenia. Na przykład proces obsługi zamówienia może zaczynać się od złożenia zamówienia przez klienta online, telefonicznie lub osobiście.

Osobny Start Event dla każdego zdarzenia uruchamiającego pokazuje, jak może rozpocząć się proces.

Intermediate Event

Intermediate Event występuje między początkiem a końcem procesu. Zależnie od typu i położenia może odbierać lub wysyłać zdarzenie, na przykład wiadomość albo sygnał. Inne typy zdarzeń to Timer, Error, Escalation, Compensation, Conditional, Cancel, Link, Terminate, Multiple i Parallel Multiple.

Intermediate Events oznaczają oczekiwanie na coś lub wysłanie czegoś, na przykład wiadomości, sygnału albo zdarzenia Timer.

Proces obsługi zamówienia może na przykład czekać na wiadomość z potwierdzeniem od klienta, zanim będzie kontynuowany. Symbol zdarzenia wskazuje, na co proces czeka lub co wysyła.

End Event

End Event oznacza koniec ścieżki procesu. Proces może mieć kilka End Events, które wskazują różne wyniki, na przykład realizację lub odrzucenie zamówienia. Warto jasno nazwać każdy wynik, aby można je było odróżnić.

Osobne End Events dla każdego wyniku ułatwiają rozróżnienie zrealizowanego i odrzuconego zamówienia.

Działania

Działania oznaczają pracę wykonywaną w procesie. Główne typy to Tasks i Subprocesses. Task to pojedyncza jednostka pracy, a Subprocess zawiera własną sekwencję kroków.

Typy Task

W BPMN typy Task pokazują, w jaki sposób wykonywana jest praca. Typ opisuje działanie w modelu, nie oznacza, że ProcessMind je wykonuje.

Task

Task to działanie ogólnego przeznaczenia. Warto zacząć od ogólnego Task, aby opisać krok, zanim zostanie wybrany bardziej szczegółowy typ.

Manual Task

Manual Task wykonuje człowiek, bez zarządzania tym działaniem przez silnik procesowy. Przykłady to porządkowanie dokumentów lub wyjaśnianie telefonicznie problemu z fakturą.

User Task

Silnik procesowy przypisuje User Task do osoby, która wykonuje zadanie i zapisuje jego wynik. Przykłady to sprawdzenie faktury, zatwierdzenie wniosku urlopowego lub obsługa zgłoszenia do pomocy technicznej.

Receive Task

Receive Task oznacza oczekiwanie na wiadomość jako osobne działanie w procesie. Przedstawia go symbol pustej koperty.

Receive Task (uruchamiający proces)

Receive Task uruchamiający proces rozpoczyna go po otrzymaniu wiadomości. Jego symbol ma mały znacznik zdarzenia w lewym górnym rogu.

Send Task

Send Task oznacza wysłanie wiadomości w ramach procesu.

Script Task

Script Task oznacza skrypt, który silnik procesowy może wykonać w obsługiwanym przez siebie języku.

Service Task

Service Task oznacza pracę wykonywaną przez usługę programową, na przykład wywołanie usługi internetowej. Model pokazuje typ działania, a sposób jego realizacji zależy od systemu obsługującego proces.

Business Rule Task

Business Rule Task oznacza działanie polegające na ocenie lub zastosowaniu reguł biznesowych.

Subprocesses i znaczniki działań

Subprocess zawiera własny przebieg. Można go rozwinąć, aby pokazać kolejne kroki, lub zwinąć, by skupić diagram nadrzędny na głównym przebiegu. Znaczniki mogą też wskazywać, że działanie się powtarza, obejmuje wiele elementów lub służy do kompensacji.

Subprocess

Zwinięty Subprocess grupuje kroki w jednym działaniu na diagramie nadrzędnym. Warto go rozwinąć, gdy trzeba pokazać wewnętrzny przebieg.

AdHoc Subprocess

AdHoc Subprocess przedstawia działania, które nie mają ustalonej kolejności. Model wskazuje, że można je wykonać w elastycznej kolejności.

Znacznik pętli

Znacznik pętli wskazuje, że działanie powtarza się do momentu spełnienia warunku zakończenia.

Znacznik wielu instancji

Działanie wieloinstancyjne powtarza się dla określonego zbioru elementów. Pionowe linie oznaczają instancje równoległe, a poziome, wykonywane po kolei.

Znacznik kompensacji

Działanie kompensujące oznacza pracę, która odwraca lub równoważy skutki wcześniejszego działania. Należy połączyć je z diagramem za pomocą Association, a nie Sequence Flow.

Połączone znaczniki

Znacznik kompensacji można połączyć ze znacznikami pętli lub wielu instancji, aby pokazać, jak działanie się powtarza lub obejmuje wiele elementów.

Bramki

Bramki sterują rozgałęzianiem i łączeniem ścieżek procesu. Mają kształt rombu. Umieszczony w nim znacznik wskazuje typ Gateway i sposób obsługi ścieżek.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Exclusive Gateway wybiera jedną ścieżkę wyjściową. W rombie może znajdować się znacznik X albo nie być żadnego znacznika.

Inclusive Gateway

Inclusive Gateway może uruchomić jedną lub kilka ścieżek wyjściowych, zależnie od warunków. Odpowiadający mu Gateway w dalszej części procesu może zsynchronizować uruchomione ścieżki.

Parallel Gateway

Parallel Gateway uruchamia wszystkie ścieżki wyjściowe, gdy rozdziela przepływ. Gdy łączy ścieżki, czeka na zakończenie wszystkich gałęzi wejściowych.

Event Gateway

Event Gateway kieruje proces na podstawie tego, które zdarzenie wystąpi jako pierwsze, na przykład otrzymania wiadomości.

Obiekty łączące

Obiekty łączące pokazują relacje między elementami BPMN. Należy dobrać łącznik do przedstawianej relacji.

Sequence Flow

Message Flow

Association

Sequence Flow

Sequence Flow pokazuje kolejność działań i zdarzeń w procesie. Jest przedstawiany jako linia ciągła ze strzałką i może oznaczać ścieżkę warunkową lub domyślną.

Message Flow

Message Flow pokazuje komunikację między odrębnymi uczestnikami, zwykle przedstawionymi jako różne pools. Jest oznaczany linią przerywaną z kółkiem na początku i pustym grotem strzałki na końcu. Nie należy używać go do łączenia działań w tym samym pool.

Association

Association łączy działanie lub zdarzenie z artefaktem, na przykład Data Object lub Text Annotation. Dodaje kontekst, nie zmieniając przebiegu procesu.

Pools i swimlanes

Pools oznaczają uczestników procesu, takich jak organizacje, działy lub systemy. Lanes dzielą pool, aby pokazać zakresy odpowiedzialności danego uczestnika.

Pools rozdzielają uczestników, a lanes dzielą jednego uczestnika według roli, zespołu lub systemu.

Osobne pools pozwalają przedstawić różnych uczestników i wymianę między nimi. Lanes pomagają wskazać, która rola lub system obsługuje dane działanie. Więcej informacji zawiera dokumentacja dotycząca pools i swimlanes.

Zwinięty Pool

Zwinięty Pool pokazuje uczestnika bez przedstawiania jego wewnętrznych kroków.

Zwinięty Pool pokazuje uczestnika, ale nie przedstawia jego wewnętrznych działań. Przydaje się, gdy diagram ma wskazywać udział zewnętrznej organizacji lub systemu, a ich wewnętrzny proces nie należy do zakresu modelu.

Artefakty

Artefakty dodają do diagramu BPMN informacje i kontekst, nie zmieniając Sequence Flow. Do głównych typów należą Data Objects, Data Stores, Groups i Text Annotations.

Data Objects i Data Stores

Data Objects, Data Inputs i Data Outputs oraz Data Store, w którym informacje są przechowywane po zakończeniu case.

Data Object oznacza informacje wykorzystywane lub wytwarzane przez działanie. Data Input i Data Output pokazują informacje wpływające do procesu lub z niego wychodzące. Data Store oznacza informacje przechowywane także po zakończeniu instancji procesu.

Group

Group porządkuje wizualnie powiązane elementy. Nie zmienia przebiegu procesu.

Text Annotation

Text Annotation dodaje do diagramu objaśnienie lub notatkę. Należy połączyć ją z odpowiednim elementem za pomocą Association.

Jak utworzyć diagram BPMN?

Najpierw określ, na jakie pytanie dotyczące procesu ma odpowiadać diagram. Następnie zbuduj model, zaczynając od głównego przebiegu:

1. Określ zakres. Wybierz proces, jego punkty początkowe i końcowe oraz poziom szczegółowości potrzebny odbiorcom.
2. Wypisz działania. Zapisz główne kroki prostym językiem, zanim dodasz symbole.
3. Dodaj zdarzenia i wyniki. Pokaż, co rozpoczyna proces, co może się wydarzyć po drodze i jak kończy się każda ścieżka.
4. Zamodeluj decyzje. Dodaj Gateways w miejscach, w których przepływ się rozgałęzia lub łączy.
5. Pokaż uczestników i zakresy odpowiedzialności. Użyj pools i lanes, aby jasno wskazać odpowiedzialność.
6. Dodaj wiadomości i kontekst. Użyj Message Flow między uczestnikami, a artefaktów, aby przedstawić istotne dane lub notatki.
7. Sprawdź model. Omów każdą ścieżkę z osobami znającymi pracę. Upewnij się, że diagram jest czytelny, a symbole odpowiadają zamierzonemu znaczeniu.

Instrukcję tworzenia diagramu krok po kroku zawiera dokumentacja dotycząca budowania diagramu BPMN. W dokumentacji można też otworzyć przykłady BPMN 2.0, obejrzeć gotowe modele i wykorzystać wzorce pasujące do procesu.

Notację łatwiej opanować, rysując diagram. Wybierz znany proces, opisz go jednym zdaniem i popraw projekt wygenerowany przez modeler. Automatyczny układ rozmieszcza elementy, a symbole można sprawdzać powyżej.

Dobre praktyki modelowania BPMN, dzięki którym diagramy pozostają użyteczne

Model łatwiej przeglądać i aktualizować, gdy:

• Najpierw ustali się cel. Model przeznaczony do dyskusji może wymagać mniej szczegółów niż model przygotowywany do wdrożenia.
• Konsekwentnie stosuje się standardowe symbole. Warto unikać własnych kształtów i znaczeń, których inni odbiorcy nie rozpoznają.
• Elementy mają jasne nazwy. Należy używać pojęć zrozumiałych dla zespołu procesowego i wyraźnie odróżniać poszczególne wyniki.
• Diagram skupia się na najważniejszych informacjach. Subprocesses pozwalają oddzielić szczegóły od głównego przebiegu.
• Odpowiedzialność jest widoczna tam, gdzie się zmienia. Pools i lanes powinny wyjaśniać, kto uczestniczy w procesie i za co odpowiada, a nie tworzyć pustą strukturę.
• Model jest sprawdzany z uczestnikami procesu. Warto omówić poszczególne ścieżki z osobami wykonującymi lub nadzorującymi pracę.
• Model jest aktualizowany po zmianach. Diagram przedstawia proces w danym momencie. Należy go zaktualizować, gdy proces się zmieni.

Modeler BPMN 2.0 ProcessMind działa w przeglądarce i oferuje generowanie modelu z opisu, automatyczne układy oraz kontrole jakości modelu. Łatwiej stosować te praktyki, gdy część pracy wykonuje narzędzie. Wystarczy zacząć od najlepiej znanego procesu, by w jednym miejscu modelować go, sprawdzać i rozmawiać o pierwszych usprawnieniach. Więcej o połączeniu modelowania procesów z danymi operacyjnymi można przeczytać w artykule o korzyściach z łączenia modelowania procesów i process mining.

Co zmieniło się między BPMN 1.x a BPMN 2.0?

Symbole będą znajome osobom przeglądającym starszy model BPMN. Główne różnice dotyczą precyzji standardu i przenośności modeli.

• Wspólny format XML. BPMN 2.0 określa format zapisywania i wymiany modeli. BPMN 1.x nie definiował wspólnego formatu plików, przez co przenoszenie modelu między narzędziami było trudniejsze.
• Bardziej precyzyjne definicje. BPMN 2.0 dokładniej opisuje elementy i relacje między nimi.
• Obsługa modeli wykonywalnych. BPMN 2.0 jest na tyle precyzyjny, że silnik workflow może wykonać model. Nie każdy model procesu musi jednak być wykonywalny.

W większości nowych modeli BPMN 2.0 to praktyczny wybór, ponieważ jest aktualną wersją obsługiwaną przez nowoczesne narzędzia do modelowania.

Co zawiera plik BPMN 2.0 XML?

Plik BPMN 2.0 XML przechowuje elementy modelu, połączenia, nazwy i układ diagramu. Może zawierać strukturę pools i lanes, Sequence Flow i Message Flow, typy zdarzeń i Gateways oraz położenie elementów na obszarze roboczym.

Obsługa XML umożliwia wymianę modeli, ale nie gwarantuje przeniesienia wszystkich funkcji konkretnego narzędzia. Inne narzędzie może inaczej wyświetlić układ, a pola niestandardowe lub historia przeglądu mogą nie być częścią standardowego pliku.

Dokumentacja ProcessMind wyjaśnia, jak importować i eksportować pliki BPMN. Porównując narzędzia, warto też zajrzeć do naszego przewodnika po alternatywach dla Visio do pracy z BPMN.

Plakat BPMN 2.0 i przewodnik po symbolach

Plakat może służyć jako podręczna ściąga podczas modelowania. Dokumentacja zawiera listę dostępnych wersji plakatu w różnych językach.

Plakat przydaje się podczas rysowania, dlatego warto mieć go obok aktualnie opracowywanego modelu: otwórz modeler i sprawdź symbol na plakacie, mając diagram przed sobą.

Pobierz plakat BPMN 2.0 w wybranym języku

Wybierz plakat poniżej, aby otworzyć plik PDF. Strona dokumentacji zawiera listę dostępnych wersji i jest aktualnym źródłem plików do pobrania.

AngielskiNiderlandzkiNiemieckiFrancuskiHiszpańskiRosyjskiSzwedzkiWłoskiPortugalskiPolskiHebrajskiUkraińskiChińskiWęgierskiPerskiAngielski

Podziękowania

Plakat powstał w 2010 roku, a jego tłumaczeniem zajęli się badacze i praktycy. Dziękujemy osobom i instytucjom, które pomogły udostępnić go szerszemu gronu.

Autorzy oryginału: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich.

Tłumaczenia przygotowali: Trisotech (francuski); Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos i Marlon Dumas (hiszpański); Business Process Technology Group w Hasso-Plattner-Institute (rosyjski); Birger Andersson i Petia Wohed (szwedzki); Thauris.nl (niderlandzki); Lucinéia Heloisa Thom i Cirano Iochpe (portugalski); MGX Infoservice (polski); Ofir Nimitz i Iftah Peretz (hebrajski); A/Prof Zhang i Lecturer Ms Bai ze School of Software Engineering na Beijing Jiaotong University (chiński); Istvan Gerecs (węgierski); oraz Hamidreza Sarabadani (perski).

Źródło: plakat BPMN 2.0

Co dalej?

Mają Państwo już zestaw symboli. Warto wykorzystać go do stworzenia modelu i omówienia każdej ścieżki z osobami, które znają proces.