Szablon danych dotyczących wdrożenia pracowników

Czas zdarzenia to znacznik czasu, który wskazuje dokładny moment wykonania działania. Jest niezbędny do uporządkowania zdarzeń chronologicznie i obliczenia czasu między poszczególnymi krokami procesu. Powinien wskazywać moment zakończenia działania lub wystąpienia zdarzenia jednorazowego.

Ten atrybut stanowi podstawę wszystkich analiz czasowych w process mining. Służy do obliczania wskaźników, takich jak czas realizacji, czas oczekiwania i czas przetwarzania. Analiza znaczników czasu pomaga wykrywać wąskie gardła, porównywać wyniki procesu z umowami o gwarantowanym poziomie usług i sprawdzać, jak działania rozkładają się w czasie.

Ten znacznik czasu jest niezbędny do uporządkowania zdarzeń, obliczania miar czasowych, takich jak czas realizacji i czas oczekiwania, oraz wykrywania wąskich gardeł procesu.

Dane można znaleźć w dziennikach systemowych lub rekordach transakcji powiązanych z poszczególnymi zadaniami i etapami onboardingu. Pole jest często opisane jako data zakończenia lub data utworzenia.

Identyfikator sprawy onboardingu jest kluczem głównym, który pozwala śledzić cały proces onboardingu jednej nowo zatrudnionej osoby, od początku do końca. Każdy odrębny proces, od przyjęcia oferty po wykonanie wszystkich wymaganych zadań, otrzymuje unikalny identyfikator. Łączy on powiązane zdarzenia, zadania i etapy.

W process mining ten atrybut jest podstawą łączenia zdarzeń w sprawy. Dzięki niemu oprogramowanie odtwarza pełny przebieg procesu dla każdej nowo zatrudnionej osoby i łączy odrębne zdarzenia, takie jak „Rozpoczęcie weryfikacji kandydata” i „Dostarczenie sprzętu”, w jedną spójną oś czasu. Bez wiarygodnego identyfikatora sprawy analiza procesu na poziomie pojedynczych spraw jest niemożliwa.

To niezbędny klucz, który łączy wszystkie zdarzenia związane z onboardingiem jednej nowo zatrudnionej osoby i umożliwia analizę całego procesu.

Identyfikator jest zwykle generowany przez główny system HR lub system do zarządzania onboardingiem po rozpoczęciu procesu zatrudnienia pracownika.

Ten atrybut opisuje pojedynczy krok lub zdarzenie w ramach całego procesu onboardingu. Przykłady to „Przyjęcie oferty”, „Zakończenie weryfikacji kandydata” i „Zlecenie przygotowania dostępu IT”. Spójne i czytelne nazewnictwo działań pomaga tworzyć dokładną i zrozumiałą mapę procesu.

W analizie nazwa działania służy do wizualizacji przebiegu procesu, wykrywania wąskich gardeł między poszczególnymi krokami i mierzenia częstotliwości działań. Stanowi podstawę mapy procesu i pozwala analitykom zrozumieć, co dzieje się na każdym etapie onboardingu. Analiza kolejności i częstotliwości działań pomaga wykryć odstępstwa i nieefektywność.

Atrybut określa poszczególne kroki procesu, umożliwiając utworzenie mapy procesu oraz analizę workflow, wąskich gardeł i odstępstw.

Dane pochodzą z dzienników zdarzeń, modułów zarządzania zadaniami lub ścieżek audytu w systemach HR, IT i onboardingu.

Ten atrybut zawiera znacznik czasu ostatniej synchronizacji danych z systemem źródłowym. To pole metadanych, które pozwala ocenić aktualność analizowanych danych. Nie należy go mylić z czasem zdarzenia, który wskazuje, kiedy faktycznie miała miejsce dana czynność biznesowa.

Znacznik czasu ostatniej aktualizacji danych jest ważny z punktu widzenia zarządzania danymi i zapewnienia, że analizy opierają się na aktualnych informacjach. Użytkownicy dashboardu mogą sprawdzić, czy widzą dane bieżące, czy migawkę z określonego momentu. Informacja ta pomaga również diagnozować problemy z przepływem danych i sprawdzać, czy ich pobieranie odbywa się zgodnie z harmonogramem.

Informuje o aktualności danych, co ma znaczenie dla zarządzania nimi i zapewnienia, że analiza procesu odzwierciedla bieżący stan operacji.

Ten znacznik czasu jest zwykle generowany i zapisywany przez narzędzie ETL lub przepływ danych podczas ich wczytywania.

Ten atrybut określa system informatyczny, z którego pochodzi każde zdarzenie w zbiorze danych, na przykład system HRIS, system do zarządzania rekrutacją (ATS) lub narzędzie ITSM. Ponieważ proces wdrożenia pracownika często obejmuje kilka systemów, informacja o źródle pomaga weryfikować dane i analizować przepływ informacji między platformami.

W analizie process mining znajomość systemu źródłowego ułatwia diagnozowanie problemów z jakością danych i badanie przekazywania pracy między platformami. Na przykład analiza czasu między czynnością w systemie HR a odpowiadającą jej czynnością w systemie IT może ujawnić problemy z integracją lub opóźnienia wynikające z ręcznego przenoszenia danych. Informacja o źródle pomaga zrozumieć, dlaczego poszczególne etapy procesu przebiegają w określony sposób.

Wskazuje źródło każdego zdarzenia, co ułatwia diagnozowanie problemów z jakością danych i analizę przekazywania pracy między systemami firmowymi.

Informację tę zwykle dodaje się podczas ekstrakcji, transformacji i ładowania danych (ETL). Może też być dostępna jako standardowe pole w centralnej hurtowni danych.

Czas zakończenia zdarzenia wskazuje moment ukończenia czynności, która trwała przez określony czas. Wiele zdarzeń związanych z wdrożeniem pracownika ma charakter chwilowy, ale niektóre zadania, takie jak „Weryfikacja przeszłości” lub „Szkolenie obowiązkowe”, mają wyraźnie określony początek i koniec. Ten atrybut zapisuje moment ich zakończenia.

W process mining dostępność czasu rozpoczęcia i zakończenia pozwala precyzyjnie obliczyć czas realizacji czynności. Różni się on od czasu oczekiwania, czyli przerwy między czynnościami. Analiza czasu realizacji pomaga ustalić, które zadania zajmują najwięcej czasu, zamiast wskazywać jedynie długie przerwy między etapami. Jest też niezbędna do tworzenia dokładnych modeli wykorzystania zasobów i szczegółowej analizy wąskich gardeł w poszczególnych zadaniach.

Pozwala precyzyjnie obliczyć czas realizacji poszczególnych czynności, co ułatwia analizę zasobów i identyfikację nieefektywnych zadań.

Zwykle występuje w systemach do zarządzania zadaniami lub workflow, w których czynność ma określone stany, takie jak „W trakcie” i „Ukończono”.

Ten atrybut wskazuje oficjalną datę rozpoczęcia pracy przez nową osobę. To ważny etap procesu wdrożenia i punkt odniesienia dla wielu wskaźników efektywności.

Data rozpoczęcia pracy pozwala rozdzielić działania przed rozpoczęciem zatrudnienia od tych realizowanych po tym terminie. Jest niezbędna do obliczania KPI, takich jak „Gotowość na pierwszy dzień pracy” i „Czas wdrożenia przed rozpoczęciem pracy”. Porównując znaczniki czasu czynności, takich jak „Dostarczenie sprzętu”, z datą rozpoczęcia pracy, można ocenić, jak dobrze firma przygotowuje się na przyjęcie nowej osoby. Data ta wyznacza termin realizacji wszystkich działań przed rozpoczęciem pracy.

To ważna data, która oddziela działania przed rozpoczęciem pracy od tych realizowanych później. Jest niezbędna do pomiaru gotowości na pierwszy dzień pracy i innych KPI.

To podstawowe pole daty zapisane w umowie pracownika lub jego profilu w systemie informacji kadrowej (HRIS).

Ten atrybut określa jednostkę organizacyjną, do której należy nowy pracownik, na przykład dział sprzedaży, inżynierii lub finansów. Zapewnia kontekst biznesowy dla każdej sprawy związanej z wdrożeniem.

W analizie process mining dział jest ważnym wymiarem filtrowania i porównywania danych. Analitycy mogą podzielić proces wdrożenia według działów, aby sprawdzić, jak jego przebieg różni się w poszczególnych częściach organizacji. Można na przykład porównać średni czas wdrożenia w dziale inżynierii i marketingu, aby znaleźć dobre praktyki lub obszary wymagające wsparcia. Informacja ta pomaga również analizować przydział zasobów i identyfikować wąskie gardła charakterystyczne dla danego działu.

Umożliwia porównanie sprawności wdrożenia, różnic w przebiegu procesu i doświadczeń nowych pracowników w różnych jednostkach biznesowych, wskazując możliwości standaryzacji.

Zwykle pochodzi z profilu pracownika lub danych dotyczących zapotrzebowania na stanowisko w systemie HR.

Identyfikator pracownika to unikalny kod nadawany nowej osobie po jej oficjalnym zarejestrowaniu w systemie informacji kadrowej firmy (HRIS). Różni się od identyfikatora sprawy wdrożeniowej i służy jako główny klucz rekordu pracownika.

Identyfikator sprawy śledzi przebieg procesu, a identyfikator pracownika łączy czynności związane z wdrożeniem z konkretną osobą. Umożliwia to analizę długoterminową, na przykład badanie zależności między przebiegiem wdrożenia a późniejszymi wynikami pracy, zaangażowaniem lub utrzymaniem pracownika w firmie. Pozwala też uzupełnić dane o wdrożeniu o inne informacje z głównego systemu HR, takie jak staż pracy czy zmiany stanowiska.

Łączy proces wdrożenia z trwałym rekordem pracownika, umożliwiając długoterminową analizę wpływu wdrożenia na utrzymanie pracowników i ich wyniki pracy.

Pochodzi z głównego systemu informacji kadrowej (HRIS) lub pliku z danymi podstawowymi pracowników, po utworzeniu profilu nowej osoby.

Ten atrybut określa lokalizację geograficzną lub fizyczne miejsce pracy nowego pracownika. Może to być miasto, kraj, konkretny budynek biurowy lub informacja „Praca zdalna”.

Lokalizacja jest ważnym wymiarem analizy, ponieważ proces wdrożenia może się znacznie różnić w zależności od wymogów prawnych, organizacji pracy biura lub praktyk zarządczych w danym regionie. Filtrowanie i porównywanie procesów według lokalizacji pomaga wykrywać różnice regionalne, zapewniać zgodność z lokalnymi przepisami i ujednolicać wdrożenie tam, gdzie jest to uzasadnione. Ma to szczególne znaczenie dla firm działających na wielu rynkach, które muszą uwzględniać lokalne potrzeby i standardy obowiązujące w całej organizacji.

Umożliwia analizę różnic regionalnych w procesie wdrożenia, co pomaga zapewnić zgodność z przepisami i ujednolicić przebieg procesu w organizacji działającej na wielu rynkach.

Informacja ta jest zwykle zapisana w profilu pracownika w systemie HR i często wynika z danych dotyczących zapotrzebowania na stanowisko.

Atrybut „Menedżer zatrudniający” wskazuje bezpośredniego przełożonego nowego pracownika. To on odpowiada przede wszystkim za wdrożenie nowej osoby, jej szkolenie i początkowe wyniki pracy.

Analiza czynności według menedżera zatrudniającego może ujawnić różnice w zaangażowaniu i skuteczności menedżerów podczas wdrożenia. Pomaga wskazać osoby, które sprawnie realizują zadania związane z wdrożeniem, oraz te, które mogą potrzebować dodatkowego wsparcia lub szkolenia. Informacja ta pomaga zwiększyć odpowiedzialność menedżerów i ujednolicić doświadczenia nowych pracowników, na które duży wpływ ma bezpośredni przełożony.

Pomaga ocenić, jak sprawnie i konsekwentnie menedżerowie realizują obowiązki związane z wdrożeniem, co bezpośrednio wpływa na doświadczenia nowych pracowników i czas osiągnięcia przez nich pełnej produktywności.

Pochodzi z danych dotyczących zapotrzebowania na stanowisko lub struktury podległości pracownika zapisanej w systemie HR.

Atrybut „Nazwa stanowiska” określa oficjalną nazwę stanowiska obejmowanego przez nowego pracownika, na przykład „Inżynier oprogramowania”, „Opiekun klienta” lub „Specjalista ds. kadr”. Pozwala dokładniej analizować proces wdrożenia.

Analiza procesu według stanowiska lub poziomu zaszeregowania może ujawnić istotne różnice. Na przykład wdrożenie kadry kierowniczej może przebiegać zupełnie inaczej i trwać dłużej niż wdrożenie osób na stanowiskach juniorskich. Ten atrybut pozwala tworzyć widoki procesu dostosowane do różnych grup pracowników. Dzięki temu można porównywać podobne stanowiska i projektować ścieżki wdrożenia odpowiednie dla poszczególnych ról.

Pozwala analizować różnice w przebiegu wdrożenia na poszczególnych stanowiskach oraz określić, gdzie warto dostosować i usprawnić proces.

Pochodzi z danych dotyczących zapotrzebowania na stanowisko lub szczegółów stanowiska pracownika w systemie informacji kadrowej (HRIS).

Ten atrybut wskazuje, kto lub co wykonało daną czynność. Może to być konkretny użytkownik, na przykład menedżer zatrudniający, osoba pełniąca określoną rolę, taką jak „Wsparcie IT”, albo system automatyczny lub bot. Informacja ta pomaga zrozumieć zaangażowanie zasobów i przekazywanie pracy w procesie.

Analiza wykonawców zdarzeń pomaga tworzyć mapę powiązań lub strukturę organizacyjną, która pokazuje interakcje i obciążenie pracą. Pozwala wskazać działy lub osoby stanowiące wąskie gardła oraz znaleźć możliwości automatyzacji powtarzalnych, ręcznych zadań. Wiedza o tym, kto wykonuje poszczególne czynności, jest podstawą optymalizacji zasobów i usprawniania współpracy między działami.

Pokazuje, kto wykonuje poszczególne zadania, umożliwiając analizę rozkładu obciążenia pracą, sprawności przekazywania zadań i możliwości automatyzacji.

Dane te można znaleźć w ścieżce audytu lub dzienniku zdarzeń systemu źródłowego. Często występują pod nazwami „Identyfikator użytkownika”, „Zmienione przez” lub „Agent systemowy”.

Ten atrybut zawiera pełne imię i nazwisko nowego pracownika. Ułatwia rozpoznanie konkretnej sprawy bez konieczności sprawdzania numerów identyfikacyjnych.

Imię i nazwisko nowego pracownika zwykle nie służy do zbiorczej analizy procesu, ale jest bardzo przydatne w monitorowaniu operacyjnym i analizie pojedynczych spraw. Na przykład dashboard na żywo pokazujący postępy wdrożenia może wyświetlać nazwiska osób, które utknęły na danym etapie. Dzięki temu pracownicy HR lub menedżerowie mogą bezpośrednio zareagować. Atrybut ten zwiększa użyteczność dashboardów process mining.

Ułatwia rozpoznawanie poszczególnych spraw, dzięki czemu menedżerowie i pracownicy HR mogą śledzić i analizować przebieg wdrożenia konkretnej osoby.

Pochodzi z profilu nowego pracownika w systemie do zarządzania rekrutacją (ATS) lub systemie informacji kadrowej (HRIS).

Ten atrybut określa formę zatrudnienia nowej osoby w firmie. Typowe wartości to „Pełny etat”, „Część etatu”, „Kontraktor” lub „Stażysta”. Rodzaj zatrudnienia często wpływa na zakres i wymagania procesu wdrożenia.

Analiza procesu według rodzaju zatrudnienia pomaga zrozumieć różnice w jego przebiegu. Na przykład wdrożenie kontraktora może być znacznie krótsze i obejmować inne formalności prawne oraz czynności IT niż wdrożenie pracownika zatrudnionego na pełny etat. Podział analizy według tego atrybutu pozwala rzetelnie porównywać wyniki i usprawniać odrębne ścieżki wdrożenia dla różnych grup pracowników.

Pozwala podzielić proces wdrożenia według formy zatrudnienia, rzetelnie porównywać wyniki i usprawniać poszczególne ścieżki procesu.

To podstawowy atrybut dostępny w danych o zatrudnieniu lub stanowisku pracownika w głównym systemie HR.

Ten atrybut przedstawia ogólny etap, na którym znajduje się sprawa związana z wdrożeniem. Typowe statusy to „W trakcie”, „Ukończono”, „Anulowano” lub „Wstrzymano”. Jest to zwykle atrybut sprawy, który zmienia się w miarę postępu procesu.

Status wdrożenia przydaje się do monitorowania operacyjnego i tworzenia dashboardów z ogólnymi informacjami. Pozwala szybko sprawdzić, ile wdrożeń jest w toku, ile zakończono i ile napotyka problemy. W process mining można filtrować sprawy nieukończone lub anulowane, aby przeanalizować ich przyczyny i ustalić, dlaczego niektóre procesy wdrożenia nie kończą się powodzeniem.

Pokazuje ogólny postęp sprawy, ułatwiając monitorowanie operacyjne i analizę przyczyn nieukończonych lub anulowanych procesów wdrożenia.

Status jest zwykle zarządzany i aktualizowany w głównym systemie do obsługi wdrożeń lub zarządzania workflow HR.