Szablon danych dla procesu od zakupu do płatności: zapotrzebowanie

Czas zdarzenia, nazywany też timestampem, wskazuje dokładny moment wykonania działania. Te dane są niezbędne do prawidłowego uporządkowania zdarzeń i wszystkich analiz czasowych procesu, w tym obliczania czasu realizacji, wykrywania wąskich gardeł i monitorowania wyników.

W process mining timestampy służą do porządkowania działań w każdym case i mierzenia czasu między poszczególnymi krokami. Analiza tych okresów pomaga wykrywać opóźnienia, ustalać przyczyny długiego czasu realizacji i sprawdzać, czy dotrzymywane są uzgodnione poziomy usług. Rzetelna analiza wyników wymaga dokładnych i kompletnych danych o czasie.

Ten timestamp jest niezbędny do ustalania kolejności zdarzeń, obliczania czasu realizacji oraz analizy wyników procesu i wąskich gardeł.

Zwykle jest zapisywany w ścieżkach audytowych systemu, dziennikach zdarzeń albo jako data utworzenia lub zmiany rekordu transakcji.

Identyfikator wniosku zakupowego to unikalny klucz przypisywany każdemu dokumentowi w chwili jego utworzenia. Stanowi główny punkt odniesienia dla wszystkich działań, zmian i akceptacji dotyczących danego wniosku, od rozpoczęcia do zakończenia.

W process mining ten identyfikator jest niezbędny do powiązania zdarzeń z case. Pozwala odtworzyć pełny przebieg każdego wniosku i połączyć odrębne zdarzenia, takie jak „Utworzenie wniosku zakupowego”, „Akceptacja etapu” i „Utworzenie zamówienia zakupu”, w spójny przepływ procesu. Bez stałego, unikalnego identyfikatora case nie można analizować wariantów procesu, czasu realizacji ani wyników.

To niezbędny klucz do śledzenia całego cyklu życia wniosku i łączenia wszystkich powiązanych zdarzeń w jedną instancję procesu.

Zwykle znajduje się w danych nagłówka transakcji wniosku zakupowego lub w tabeli dokumentów.

Nazwa działania opisuje pojedynczy krok lub zmianę statusu w cyklu życia wniosku zakupowego. Jest czytelną dla użytkownika etykietą zdarzeń, takich jak „Przesłanie wniosku zakupowego”, „Rozpoczęcie etapu akceptacji” czy „Odrzucenie wniosku zakupowego”. Z takich zdarzeń składa się mapa procesu.

Ten atrybut stanowi podstawę odkrywania i analizy procesu. Po uporządkowaniu działań process mining pozwala zwizualizować rzeczywisty przebieg procesu, wykryć odstępstwa od standardowej procedury oraz wskazać wąskie gardła i pętle ponownej pracy. Spójne i zrozumiałe nazwy działań ułatwiają tworzenie czytelnego modelu procesu, na podstawie którego można podejmować działania.

Określa poszczególne kroki procesu, niezbędne do przedstawienia mapy procesu i analizy jego przebiegu.

Często pochodzi z dzienników zdarzeń, tabel zmian statusu lub kodów transakcji powiązanych z dokumentem wniosku zakupowego.

Timestamp ostatniej aktualizacji danych informuje, jak aktualne są analizowane dane. Wskazuje, kiedy rekord został ostatnio pobrany z systemu źródłowego i załadowany do środowiska process mining.

Ten atrybut jest niezbędny do monitorowania operacji i sprawdzania, czy analizy opierają się na aktualnych informacjach. Pozwala ocenić opóźnienie między zdarzeniami w rzeczywistym procesie a ich odzwierciedleniem w modelu procesu. Dashboardy i KPI monitorujące bieżące operacje wykorzystują tę informację, aby dostarczać aktualne i przydatne dane.

Informuje o aktualności danych, co pozwala ocenić, czy analizy są miarodajne i oparte na najnowszych informacjach.

Zwykle dodaje go narzędzie integracji danych lub ETL (Extract, Transform, Load) podczas ładowania danych.

Atrybut „System źródłowy” określa pochodzenie danych o procesie. W organizacjach korzystających z wielu systemów, na przykład centralnego ERP i specjalistycznego narzędzia e-procurement, pole to pozwala odróżnić dane z poszczególnych źródeł.

Informacja ta pomaga weryfikować dane, rozwiązywać problemy i rozumieć różnice w przebiegu procesu wynikające z używanego systemu. Na przykład wnioski z jednego systemu mogą przechodzić inną ścieżkę akceptacji lub być realizowane szybciej niż wnioski z innego. Analiza według systemu źródłowego może ujawnić problemy z integracją lub możliwości konsolidacji systemów.

Informacja o pochodzeniu danych jest niezbędna do ich weryfikacji i analizy różnic w przebiegu procesu między systemami.

Często jest to stała wartość dodawana podczas ekstrakcji danych albo informacja z pól metadanych technicznych.

Atrybut „Dział” określa jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za zakup, na przykład „Marketing”, „IT” lub „Finanse”. To ważna informacja finansowa i organizacyjna wykorzystywana przy budżetowaniu i alokacji kosztów.

W process mining często analizuje się dane według działu. Pozwala to porównywać wyniki różnych jednostek biznesowych i ustalić, które działają najsprawniej, a które mogą potrzebować wsparcia. Analiza może ujawnić różnice w czasie realizacji, odsetku akceptacji lub zgodności, wynikające ze specyfiki zakupów albo procesów wewnętrznych danego działu.

Umożliwia porównywanie wyników i analizę kosztów w różnych jednostkach biznesowych, ujawniając różnice w przebiegu procesu zależne od działu.

Zwykle jest dostępny w danych nagłówka lub pozycji wniosku zakupowego i powiązany ze strukturą organizacyjną firmy.

Identyfikator zamówienia zakupu to unikalny numer dokumentu zamówienia utworzonego na podstawie zaakceptowanego wniosku. To pole łączy proces obsługi wniosku z kolejnymi etapami zakupów i płatności.

Ten atrybut jest niezbędny do analizy sprawności przekształcania wniosków w zamówienia zakupu. Potwierdza, że wniosek doprowadził do utworzenia zamówienia, i pozwala zmierzyć czas tej konwersji. Analiza wniosków powiązanych z zamówieniami pozwala ocenić skuteczność etapu poprzedzającego zakup i wykryć wnioski zaakceptowane, ale niezrealizowane.

Łączy wniosek z kolejnym etapem procesu zakupowego, umożliwiając analizę odsetka i czasu przekształcania wniosków w zamówienia zakupu.

Po utworzeniu zamówienia zakupu identyfikator często znajduje się w danych dokumentu wniosku, a czasem w tabeli powiązanych dokumentów lub przepływu dokumentów.

Imię i nazwisko wnioskodawcy wskazuje osobę, która rozpoczęła proces zakupu. Zwykle jest to użytkownik biznesowy potrzebujący towarów lub usług.

Analiza procesu według wnioskodawcy może ujawnić wzorce dotyczące konkretnych osób lub grup. Można na przykład sprawdzić, czy niektórzy wnioskodawcy często składają niekompletne wnioski lub wnioski niezgodne z wymaganiami, które trzeba poprawiać. Te informacje można wykorzystać do zaplanowania szkoleń dla konkretnych osób lub uproszczenia procesu dla grup, które często składają wnioski. W efekcie wzrasta sprawność i zgodność procesu.

Pomaga wykrywać zachowania charakterystyczne dla poszczególnych użytkowników, co ułatwia kierowanie szkoleń i usprawnień procesu do konkretnych osób lub zespołów.

Znajduje się w danych nagłówka wniosku zakupowego i często jest powiązane z danymi podstawowymi pracownika.

Kwota wniosku zakupowego to łączna wartość wszystkich towarów i usług ujętych we wniosku. Jest to ważna miara finansowa wykorzystywana w całym procesie zakupowym.

W analizie procesu ten atrybut umożliwia filtrowanie i analizę według wartości. Pozwala podzielić wnioski na kategorie, na przykład o wysokiej i niskiej wartości, które często podlegają różnym workflow akceptacji i wiążą się z innym poziomem ryzyka. Analiza czasu realizacji lub odsetka odrzuceń według kwoty może pokazać, że akceptacja wniosków o wysokiej wartości trwa znacznie dłużej lub są one częściej odrzucane. To dobry punkt wyjścia do usprawnienia procesu.

Umożliwia analizę według wartości, pomaga ustalać priorytety dla wniosków o wysokiej wartości i sprawdzać, jak kwota wpływa na przebieg procesu.

Zwykle znajduje się w danych nagłówka transakcji wniosku zakupowego lub w tabeli dokumentów.

Status wniosku zakupowego wskazuje jego stan w danym momencie lub końcowy wynik. Typowe statusy to „W toku”, „Oczekuje na akceptację”, „Zaakceptowany”, „Odrzucony” i „Zamknięty”.

Ten atrybut jest niezbędny do analizy wyników i monitorowania operacji. Analitycy mogą filtrować wnioski według końcowego statusu i obliczać takie miary jak odsetek odrzuceń czy konwersji na zamówienia zakupu. W codziennej pracy status pomaga zespołom ocenić bieżące obciążenie, na przykład liczbę wniosków oczekujących na akceptację, ustalać priorytety i efektywnie zarządzać zasobami.

Pokazuje wyniki obsługi wniosków, umożliwia obliczanie miar, takich jak odsetek odrzuceń, i pomaga zarządzać bieżącym obciążeniem.

Zwykle znajduje się w polu statusu nagłówka dokumentu wniosku zakupowego.

Typ wniosku zakupowego określa jego kategorię na podstawie charakteru lub celu zakupu. Przykłady obejmują standardowe materiały, usługi, wydatki inwestycyjne lub pozycje z określonego katalogu. Ta klasyfikacja często wpływa na workflow akceptacji i sposób księgowania.

Analiza procesu według typu wniosku pozwala sprawdzić, czy różne rodzaje wniosków przebiegają innymi ścieżkami lub różnią się sprawnością. Na przykład wnioski o wydatki inwestycyjne mogą mieć dłuższy czas realizacji ze względu na dodatkowe etapy akceptacji, a wnioski o standardowe pozycje katalogowe mogą być w dużym stopniu zautomatyzowane. Analiza pomaga projektować i usprawniać warianty procesu dla poszczególnych typów.

Pozwala analizować różne ścieżki procesu, ponieważ typ wniosku często określa wymagany workflow akceptacji i poziom złożoności.

Informacja ta jest zwykle zapisana w danych nagłówka wniosku jako typ dokumentu lub kod kategorii.

Atrybut „Waluta” określa jednostkę pieniężną dla kwoty wniosku zakupowego. W organizacjach międzynarodowych wnioski mogą być składane w różnych walutach, zależnie od lokalizacji wnioskodawcy lub dostawcy.

To pole jest niezbędne do prawidłowego raportowania i analizy finansowej. Pozwala właściwie interpretować wartości pieniężne i przeliczać je podczas agregowania danych z różnych regionów. Każda analiza wartości wniosków musi uwzględniać walutę, aby nie porównywać bezpośrednio różnych jednostek pieniężnych.

Zapewnia kontekst niezbędny do prawidłowej interpretacji danych finansowych i agregowania wartości wniosków z różnych regionów.

Zwykle znajduje się w danych nagłówka transakcji wniosku zakupowego, obok pól kwoty.

Imię i nazwisko osoby zatwierdzającej wskazuje osobę, rolę lub grupę, która zaakceptowała albo odrzuciła wniosek na danym etapie workflow. To inna osoba niż wnioskodawca lub użytkownik wykonujący pozostałe działania.

Ten atrybut pozwala analizować sam proces akceptacji. Ułatwia pomiar wyników osób zatwierdzających, na przykład średniego czasu podejmowania decyzji. Może też ujawnić nierównomierny rozkład obciążenia i wskazać osoby, które tworzą wąskie gardła. Analiza wspiera lepszy podział zasobów i zarządzanie wynikami w łańcuchu akceptacji.

Umożliwia szczegółową analizę workflow akceptacji, w tym obciążenia i wyników osób zatwierdzających oraz wąskich gardeł.

Jest zapisywane w dzienniku zdarzeń lub dzienniku audytowym dla działań związanych z akceptacją. Może wymagać połączenia z danymi podstawowymi pracowników.

Nazwa użytkownika wskazuje osobę odpowiedzialną za daną czynność w dzienniku procesu. To ogólny atrybut, który może określać osobę zgłaszającą zapotrzebowanie, edytora, zatwierdzającego lub inną osobę uczestniczącą w obsłudze zapotrzebowania.

Atrybut ten ma podstawowe znaczenie przy analizie zasobów i automatyzacji. Pomaga sprawdzić, czy przestrzegana jest zasada „czterech oczu”, czyli czy kolejne czynności wykonują różni użytkownicy. Można go też wykorzystać do obliczenia poziomu automatyzacji, identyfikując czynności wykonywane przez użytkowników systemowych lub konta wsadowe. Analiza czynności według użytkownika pokazuje, jak poszczególne role uczestniczą w procesie.

Atrybut ten pomaga analizować przekazywanie zadań między użytkownikami i poziom automatyzacji, a także przypisywać poszczególne etapy procesu właściwym osobom.

Informacje te znajdują się w ścieżce audytu lub danych dziennika zdarzeń dla każdej transakcji. Często są zapisane jako identyfikator użytkownika.

Poziom pilności, nazywany też priorytetem, to pole, w którym wnioskodawca określa, jak szybko potrzebne są zamówione towary lub usługi. Klasyfikacja może wpływać na sposób kierowania wniosku i ustalania jego priorytetu przez zespół zakupów oraz osoby zatwierdzające.

Analiza wyników procesu według poziomu pilności pozwala sprawdzić, czy proces odpowiada na potrzeby biznesowe. Można na przykład zweryfikować, czy wnioski oznaczone jako „Wysoki” są realizowane szybciej niż te z poziomem „Niski”. Jeśli tak nie jest, może to wskazywać na wąskie gardło lub nieskuteczny mechanizm ustalania priorytetów, który wymaga poprawy.

Pomaga ocenić, czy proces nadaje pilnym wnioskom odpowiedni priorytet i czy deklarowana pilność odpowiada rzeczywistemu tempu obsługi.

Zwykle jest to pole opcjonalne lub obowiązkowe w formularzu tworzenia wniosku, zapisywane w jego nagłówku.

Przyczyna odrzucenia to pole tekstowe lub kod wyjaśniający, dlaczego wniosek został odrzucony. Osoba zatwierdzająca podaje tę informację, aby przekazać wnioskodawcy uwagi. Wnioskodawca może wtedy poprawić i ponownie przesłać wniosek.

Ten atrybut jest bardzo przydatny przy analizie przyczyn źródłowych niepowodzeń procesu. Klasyfikacja i analiza przyczyn odrzucenia pozwala wykryć częste problemy, takie jak „Nieprawidłowy kod księgowy”, „Przekroczony budżet” czy „Dostawca niezgodny z wymaganiami”. Na tej podstawie można zaplanować konkretne usprawnienia, na przykład szkolenia dla wnioskodawców, jaśniejsze zasady lub zmiany w systemie zapobiegające typowym błędom.

Pokazuje bezpośrednio, dlaczego wnioski są odrzucane. Analiza przyczyn źródłowych pomaga ograniczyć ponowną pracę i zwiększyć odsetek wniosków akceptowanych za pierwszym razem.

Zwykle jest zapisywana w polu komentarza lub notatki powiązanym z działaniem „Odrzucony” albo zmianą statusu.

Osoba zgłaszająca zapotrzebowanie podaje wymaganą datę dostawy, aby określić termin realizacji. Jest to termin docelowy dla całego procesu zakupowego, od zatwierdzenia zapotrzebowania po dostawę.

Atrybut ten pozwala ocenić terminowość procesu i sprawdzić, czy odpowiada on potrzebom firmy. Porównując wymaganą datę dostawy z datą utworzenia zamówienia zakupu lub faktycznej dostawy, można zmierzyć, jak często udaje się dotrzymać wewnętrznych uzgodnionych poziomów obsługi. Dzięki temu można sprawdzić, czy proces zakupowy przebiega wystarczająco szybko, by spełnić wymagania biznesowe.

Pozwala ocenić wyniki procesu względem terminów biznesowych i sprawdzić, czy zamówienia są realizowane na czas.

Użytkownik zwykle podaje tę datę podczas tworzenia zapotrzebowania. Jest ona zapisywana w nagłówku zapotrzebowania lub w szczegółach pozycji.