Szablon danych dla procesu od zatrudnienia do odejścia z pracy: zarządzanie stanowiskami

Workday HCM
Szablon danych dla procesu od zatrudnienia do odejścia z pracy: zarządzanie stanowiskami

Szablon danych dla procesu od zatrudnienia do odejścia z pracy: zarządzanie stanowiskami

Ten szablon ułatwia zebranie danych potrzebnych do analizy procesu od zatrudnienia do odejścia z pracy w obszarze zarządzania stanowiskami. Zawiera listę atrybutów do zebrania, działań do śledzenia oraz praktyczne wskazówki dotyczące pobierania danych z Workday HCM. Dzięki niemu można przygotować kompletny dziennik zdarzeń do analizy za pomocą process mining.
  • Zalecane atrybuty do zebrania
  • Najważniejsze działania do śledzenia
  • Wskazówki dotyczące pobierania danych
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty procesu od zatrudnienia do odejścia z pracy: zarządzanie stanowiskami

Poniżej wymieniono zalecane pola danych, które warto uwzględnić w dzienniku zdarzeń na potrzeby analizy procesu od zatrudnienia do odejścia z pracy w obszarze zarządzania stanowiskami.
3 Wymagane 7 Zalecane 11 Opcjonalne
Nazwa Opis
Identyfikator Position ID
PositionId
Unikalny identyfikator stanowiska w organizacji, używany jako główny identyfikator case w procesie zarządzania stanowiskami.
Opis

Identyfikator stanowiska (Position ID) stanowi podstawę analizy procesu zarządzania stanowiskami. Każdy identyfikator opisuje cykl życia jednego stanowiska: od zgłoszenia zapotrzebowania i utworzenia, przez zmiany i przeklasyfikowania, aż po dezaktywację lub zamknięcie.

W process mining ten atrybut służy do powiązania wszystkich dotyczących stanowiska działań, takich jak zatwierdzenia, zmiany danych i aktualizacje statusu, z konkretnym case. Dzięki temu można prześledzić cały przebieg procesu dla danego stanowiska, analizować czasy realizacji, identyfikować warianty procesu i monitorować zgodność.

Dlaczego to ważne

Atrybut ten pozwala śledzić cały cykl życia stanowiska, analizować proces od początku do końca oraz wykrywać wąskie gardła i odstępstwa w poszczególnych case.

Skąd pobrać

To podstawowy identyfikator w Workday HCM. Zazwyczaj jest dostępny w raportach i danych procesów biznesowych dotyczących rekrutacji oraz zarządzania stanowiskami.

Przykłady
POS-0012345POS-0067890POS-0112233
Czas zdarzenia
EventTime
Znacznik czasu wskazujący, kiedy wystąpiło dane działanie lub zdarzenie.
Opis

Czas zdarzenia to dokładny znacznik daty i godziny każdego działania w procesie. Jest niezbędny do analiz opartych na czasie, w tym do obliczania czasu realizacji, czasu oczekiwania i długości poszczególnych etapów.

W process mining znacznik ten służy do chronologicznego uporządkowania zdarzeń i odtworzenia przebiegu procesu. Jest podstawą analizy wydajności: pozwala wykrywać wąskie gardła, analizować przepustowość i monitorować SLA.

Dlaczego to ważne

Pozwala uporządkować zdarzenia, obliczać wskaźniki oparte na czasie, takie jak czas realizacji i czas trwania, oraz diagnozować wąskie gardła procesu.

Skąd pobrać

Workday HCM automatycznie zapisuje ten znacznik czasu dla każdej transakcji procesu biznesowego.

Przykłady
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-15T14:35:10Z2023-04-18T11:21:05Z
Nazwa działania
ActivityName
Nazwa konkretnego kroku lub zdarzenia w procesie biznesowym, na przykład „Utworzono stanowisko” lub „Zatwierdzono budżet”.
Opis

Nazwa działania opisuje pojedynczy krok w cyklu życia stanowiska. Zdarzenia te składają się na mapę procesu i pokazują kolejność działań podejmowanych dla każdego stanowiska.

Analiza działań pozwala przedstawić przebieg procesu, wskazać typowe i rzadkie ścieżki oraz zmierzyć czas między ważnymi etapami. Przykłady działań to „Rozpoczęto zgłoszenie stanowiska”, „Zmieniono atrybuty stanowiska” i „Zamknięto stanowisko”. Razem pokazują one, jak przebiega praca.

Dlaczego to ważne

Atrybut ten jest niezbędny do zbudowania mapy procesu, przedstawienia jego przebiegu i wykrycia zdarzeń powodujących opóźnienia lub konieczność ponownej pracy.

Skąd pobrać

Dane pochodzą z dzienników transakcji frameworka procesów biznesowych Workday. Każdy krok definicji procesu biznesowego generuje rekord zdarzenia.

Przykłady
Zainicjowano wniosek o utworzenie stanowiskaPrzesłano zatwierdzenie kierownikaUtworzono stanowiskoDezaktywowano stanowisko
Centrum kosztów
CostCenter
Centrum kosztów przypisane do stanowiska, wykorzystywane do budżetowania i raportowania finansowego.
Opis

Centrum kosztów to wymiar finansowy, który łączy stanowisko z określonym budżetem. Ułatwia śledzenie kosztów i sprawdzanie, czy zatrudnienie jest zgodne z planami finansowymi.

W process mining atrybut ten przydaje się w analizach zatwierdzania budżetu i wpływu finansowego. Pozwala sprawdzić, czy czas zatwierdzania budżetu różni się między centrami kosztów, oraz powiązać działania związane z zarządzaniem stanowiskami z wynikami finansowymi. Pomaga też ujednolicić atrybuty ról w podobnych jednostkach finansowych.

Dlaczego to ważne

Dodaje wymiar finansowy do analizy, pozwala przeglądać proces według jednostki budżetowej i wspiera analizę wąskich gardeł związanych z budżetem.

Skąd pobrać

W Workday HCM jest częścią informacji finansowych, czyli „Worktags”, przypisanych do stanowiska.

Przykłady
CC4010_MARKETINGCC2050_RD_SOFTWARECC7000_ADMIN
Czas zakończenia
EndTime
Znacznik czasu wskazujący, kiedy zakończono działanie. Służy do obliczania czasu trwania poszczególnych działań.
Opis

Czas zakończenia wskazuje, kiedy zakończyło się dane działanie. Czas rozpoczęcia pokazuje, kiedy się ono zaczęło, a oba znaczniki razem pozwalają obliczyć czas jego realizacji.

Jest to szczególnie przydatne w przypadku działań, które trwają dłużej, takich jak kontrola zgodności. Porównując czas zakończenia jednego działania z czasem rozpoczęcia kolejnego, można dokładnie zmierzyć zarówno czas pracy, jak i czas oczekiwania. Ułatwia to ocenę sprawności procesu.

Dlaczego to ważne

Pozwala dokładnie obliczyć czas trwania działań i odróżnić czas aktywnej pracy od czasu oczekiwania.

Skąd pobrać

Niektóre kroki procesów biznesowych Workday mają jawnie określony czas rozpoczęcia i zakończenia. Jeśli go brakuje, czas zakończenia można wyznaczyć na podstawie czasu rozpoczęcia kolejnego zdarzenia w tym samym case.

Przykłady
2023-04-15T09:05:12Z2023-04-15T17:00:00Z2023-04-18T11:21:55Z
Dział
Department
Dział lub jednostka organizacyjna, której podlega stanowisko.
Opis

Atrybut działu, określany w Workday jako „Supervisory Organization”, wskazuje jednostkę organizacyjną, do której należy stanowisko. Określa zespół lub obszar działalności, w którym znajduje się stanowisko.

To ważny wymiar analizy, który pozwala porównywać wyniki procesu w różnych częściach firmy. Można na przykład porównać czas zatwierdzania nowych stanowisk w działach inżynierii i marketingu, aby znaleźć dobre praktyki lub wąskie gardła występujące w konkretnym dziale.

Dlaczego to ważne

Pozwala filtrować i porównywać wyniki procesu w różnych jednostkach organizacyjnych oraz wykrywać wąskie gardła i sprawne rozwiązania w poszczególnych działach.

Skąd pobrać

Powiązany ze stanowiskiem przez przypisanie go do Supervisory Organization w Workday HCM.

Przykłady
Sprzedaż - Ameryka PółnocnaInżynieria - rozwój platformyFinanse - planowanie i analiza finansowa
Powód zmiany
ReasonForChange
Powód podany przy zmianie, na przykład przeklasyfikowaniu, modyfikacji lub zamknięciu stanowiska.
Opis

Atrybut zawiera uzasadnienie biznesowe zmiany stanowiska. W Workday powody często wybiera się ze zdefiniowanej listy, aby zachować spójność, na przykład „Reorganizacja”, „Nowy projekt” lub „Korekta budżetu”.

Analiza tego atrybutu dostarcza kontekstu dla przebiegu procesu. Pomaga wyjaśnić, dlaczego wykonano dane działanie. Można na przykład powiązać przeklasyfikowania z konkretnymi powodami, aby wykryć trendy w reorganizacji firmy lub zmianach ról.

Dlaczego to ważne

Wyjaśnia biznesowe przyczyny działań, takich jak modyfikacje i przeklasyfikowania, co pomaga ustalić źródła różnic w przebiegu procesu.

Skąd pobrać

Pole wymagane w wielu transakcjach procesów biznesowych Workday, takich jak „Edytuj ograniczenia stanowiska” lub „Zamknij stanowisko”.

Przykłady
Utworzenie nowego działuReorganizacjaKorekta danychZakończenie projektu
Rodzina stanowisk
JobFamily
Grupa stanowisk o podobnych cechach, wymaganych umiejętnościach i zakresie pracy, na przykład „Inżynieria” lub „Zasoby ludzkie”.
Opis

Rodzina stanowisk to kategoria obejmująca powiązane profile stanowisk. Na przykład profile „Inżynier oprogramowania” i „Starszy inżynier oprogramowania” mogą należeć do rodziny „Inżynieria”. Pozwala to grupować i analizować role na wyższym poziomie.

Atrybut ten wspiera między innymi monitorowanie przeklasyfikowań i ujednolicanie atrybutów stanowisk. Analiza zmian w obrębie rodzin stanowisk i między nimi pozwala lepiej zrozumieć ścieżki kariery, spójność definicji ról i trendy dotyczące zatrudnienia.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę ról na wyższym poziomie, wspiera ujednolicanie stanowisk i analizę przeklasyfikowań między powiązanymi kategoriami.

Skąd pobrać

Element katalogu stanowisk w Workday HCM, powiązany z profilem stanowiska.

Przykłady
Technologie informatyczneFinanse i księgowośćSpecjaliści ds. sprzedaży
Status stanowiska
PositionStatus
Bieżący lub historyczny status stanowiska, na przykład „Otwarte”, „Obsadzone”, „Zamrożone” lub „Zamknięte”.
Opis

Status stanowiska określa jego stan w danym momencie. Informuje o dostępności stanowiska i etapie jego cyklu życia.

Filtrowanie według statusu pozwala skupić analizę na wybranych etapach procesu. Na przykład analiza stanowisk o statusie „Zamrożone” pomaga przygotować raporty o czasie ich utrzymywania i sprawdzić, jak długo zasoby pozostają zablokowane. Śledzenie zmian statusu ułatwia zrozumienie przebiegu procesu.

Dlaczego to ważne

Pokazuje stan stanowiska, co pozwala analizować, jak długo stanowiska pozostają zamrożone, i śledzić ich przejście przez kolejne etapy cyklu życia.

Skąd pobrać

Dostępny jako standardowe pole obiektu stanowiska w Workday HCM.

Przykłady
Otwarte - zatwierdzoneObsadzoneZamrożoneZamknięte
Użytkownik
User
Identyfikator lub nazwa użytkownika, który wykonał dane działanie.
Opis

Atrybut wskazuje pracownika lub użytkownika systemu odpowiedzialnego za wykonanie konkretnego zadania, na przykład zatwierdzenie wniosku lub zmianę atrybutów stanowiska. Może to być menedżer, partner HR albo analityk finansowy.

Analiza danych według użytkownika pomaga wykrywać potrzeby szkoleniowe, nierównomierne obciążenie pracą i różnice w wynikach poszczególnych osób. Można na przykład ustalić, kto najczęściej wykonuje ponownie te same działania, co może wskazywać na potrzebę doprecyzowania instrukcji lub usprawnienia systemu.

Dlaczego to ważne

Pozwala analizować rozkład obciążenia pracą i zachowania poszczególnych użytkowników, a także wykrywać potrzeby szkoleniowe i osoby osiągające najlepsze wyniki.

Skąd pobrać

Dane są dostępne w dziennikach transakcji procesów biznesowych Workday, które zapisują osobę inicjującą lub wykonującą każdy krok.

Przykłady
jsmithdavis_janehr_admin_svc
Czas zatwierdzania nowego stanowiska
NewPositionApprovalCycleTime
Łączny czas od rozpoczęcia zgłoszenia stanowiska do jego utworzenia w systemie.
Opis

Atrybut mierzy całkowity czas realizacji procesu zatwierdzania nowego stanowiska. Oblicza się go jako różnicę między zdarzeniami „Rozpoczęto zgłoszenie stanowiska” i „Utworzono stanowisko” dla danego identyfikatora stanowiska.

Wskaźnik ten zasila KPI „Średni czas zatwierdzania nowego stanowiska” i powiązane dashboardy. Obliczenie dla każdego case pozwala analizować rozkład czasów realizacji, wykrywać wartości odstające i sprawdzać, jakie czynniki, na przykład dział lub rodzaj stanowiska, wiążą się z dłuższym albo krótszym zatwierdzaniem.

Dlaczego to ważne

Bezpośrednio mierzy wskaźnik efektywności, pozwala ocenić sprawność zatwierdzania i wykryć przyczyny opóźnień.

Skąd pobrać

Obliczany dla danego case w narzędziu process mining na podstawie różnicy czasu między określonymi działaniami początkowymi i końcowymi.

Przykłady
P5DT6HP12DP2DT12H30M
Czy ponowna praca
IsRework
Wartość logiczna ustawiona na prawdę, jeśli działanie oznacza ponowne wykonanie pracy, na przykład wielokrotną zmianę atrybutów stanowiska.
Opis

Flaga „Czy ponowna praca” wskazuje działania polegające na poprawkach lub powtarzaniu pracy. Często świadczą one o nieefektywności procesu lub problemach z jakością. Zazwyczaj wartość prawda przypisuje się zdarzeniom takim jak „Zmieniono atrybuty stanowiska”, jeśli występują krótko po utworzeniu stanowiska lub powtarzają się w sekwencji.

Ten atrybut wyliczany jest niezbędny dla dashboardu „Analiza ponownej pracy nad danymi stanowiska”. Ułatwia obliczanie odsetka ponownej pracy, analizę przyczyn oznaczonych zdarzeń i monitorowanie KPI, takiego jak „Odsetek ponownej pracy nad danymi stanowiska”.

Dlaczego to ważne

Wskazuje działania wymagające ponownej pracy, dzięki czemu można je łatwo zmierzyć, przeanalizować i ograniczyć, aby zmniejszyć straty oraz usprawnić proces.

Skąd pobrać

To atrybut pochodny, wyliczany na podstawie kolejności i częstotliwości działań. Na przykład wartość prawda można ustawić, jeśli działanie „Zmieniono atrybuty stanowiska” wystąpi więcej niż raz w tym samym case.

Przykłady
truefalse
Czy sprawdzono zgodność
IsComplianceReviewed
Wartość logiczna ustawiona na prawdę, jeśli w danym case wystąpiło działanie „Sprawdzono zgodność stanowiska”.
Opis

Flaga wskazuje, czy na którymkolwiek etapie cyklu życia stanowiska przeprowadzono formalną kontrolę zgodności. Jej wartość ustala się przez sprawdzenie, czy dla danego identyfikatora stanowiska występuje działanie „Sprawdzono zgodność stanowiska”.

Atrybut ułatwia monitorowanie zgodności i obliczanie KPI. Pozwala szybko filtrować case, w których przeprowadzono kontrolę, oraz te, w których jej nie było. Wspiera też obliczanie KPI „Poziom zgodności działań dotyczących stanowisk”, ułatwiając zliczanie stanowisk objętych kontrolą.

Dlaczego to ważne

Ułatwia pomiar poziomu zgodności i filtrowanie stanowisk, dla których pominięto wymagane kontrole, aby można je było przeanalizować.

Skąd pobrać

To atrybut pochodny, obliczany dla danego case. Wartość prawda jest ustawiana, jeśli w dzienniku case występuje działanie „Sprawdzono zgodność stanowiska”.

Przykłady
truefalse
Data ostatniej aktualizacji danych
LastDataUpdate
Znacznik czasu wskazujący, kiedy dane zostały ostatnio pobrane z systemu źródłowego i odświeżone w narzędziu process mining.
Opis

Atrybut zawiera znacznik czasu ostatniego odświeżenia danych. Nie opisuje samego procesu, lecz informuje o aktualności zbioru danych.

Jest to ważna informacja dla wszystkich osób korzystających z analizy. Pozwala ocenić, czy wnioski odzwierciedlają najnowszy stan operacyjny, czy opierają się na nieco starszych danych, i odpowiednio określić ich aktualność.

Dlaczego to ważne

Informuje o aktualności danych, dzięki czemu wiadomo, jak bieżące są wyniki analizy procesu i wyciągnięte wnioski.

Skąd pobrać

Ten znacznik czasu generuje potok danych lub narzędzie ETL po zakończeniu ładowania danych.

Przykłady
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
Jednostka biznesowa
BusinessUnit
Jednostka lub dział firmy wyższego szczebla, do którego należy stanowisko, na przykład „Produkty konsumenckie” lub „Rozwiązania dla przedsiębiorstw”.
Opis

Jednostka biznesowa to duża część firmy, znajdująca się wyżej w hierarchii organizacyjnej niż dział. Służy do raportowania strategicznego i finansowego na wysokim poziomie.

Analiza procesu zarządzania stanowiskami według jednostki biznesowej pokazuje zmiany w zatrudnieniu z perspektywy całej firmy. Może ujawnić różnice między dużymi działami w tempie rekrutacji, częstotliwości przeklasyfikowań lub sprawności procesu. Takie informacje pomagają kierownictwu ocenić różnice w działaniu poszczególnych części organizacji.

Dlaczego to ważne

Umożliwia strategiczne porównanie wyników procesu w głównych działach firmy i dostarcza kierownictwu danych do podejmowania decyzji.

Skąd pobrać

W Workday jest to zazwyczaj „Worktag”, który można przypisać do stanowiska lub powiązanego z nim centrum kosztów.

Przykłady
Produkty konsumenckieRozwiązania dla przedsiębiorstwUsługi korporacyjne
Lokalizacja
Location
Fizyczne lub logiczne miejsce pracy przypisane do stanowiska.
Opis

Atrybut lokalizacji wskazuje miejsce lub biuro, w którym znajduje się stanowisko. Może to być dokładny adres budynku, kraj lub region. Wartością może być również „Praca zdalna”.

Analiza według lokalizacji pozwala wykryć regionalne różnice w przebiegu procesu, na przykład w czasie zatwierdzania lub poziomie zgodności. Pomaga ustalić, czy procesy są ujednolicone na całym świecie, czy też lokalne praktyki powodują odstępstwa.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę geograficzną, która pomaga wykrywać regionalne różnice w procesie, poziomie zgodności i wąskich gardłach charakterystycznych dla danej lokalizacji.

Skąd pobrać

Standardowy atrybut, który można przypisać do stanowiska w Workday HCM.

Przykłady
Nowy Jork, USALondyn, Wielka BrytaniaPraca zdalna (Niemcy)
Nazwa stanowiska
PositionTitle
Dokładna nazwa stanowiska, na przykład „Starszy analityk finansowy” lub „Główny inżynier oprogramowania”.
Opis

Nazwa stanowiska to oficjalna nazwa roli widoczna dla użytkowników. Jest bardziej szczegółowa niż rodzina stanowisk lub profil stanowiska. Zazwyczaj pojawia się w ogłoszeniu o pracę i na schemacie organizacyjnym.

Analiza tego atrybutu pomaga zrozumieć szczegóły zmian stanowisk. Przy analizie przeklasyfikowań można na przykład sprawdzić, czy nazwa stanowiska uległa istotnej zmianie. Atrybut przydaje się też w dashboardach służących do sprawdzania, czy podobne role w różnych działach mają spójne nazwy.

Dlaczego to ważne

Zapewnia szczegółowe informacje o roli, potrzebne do analizy przeklasyfikowań i ujednolicania stanowisk.

Skąd pobrać

Standardowe pole obiektu stanowiska w Workday HCM.

Przykłady
Starszy menedżer produktuPartner biznesowy HR IIMłodszy księgowy
Profil stanowiska
JobProfile
Ustandaryzowany opis stanowiska, określający jego podstawowe cechy, takie jak zakres obowiązków i wymagane kwalifikacje.
Opis

Profil stanowiska to podstawowy element architektury stanowisk w Workday. Pełni funkcję szablonu, który określa stanowisko, w tym domyślną nazwę, kwalifikacje i poziom wynagrodzenia. Stanowisko jest przypisaniem danego profilu do konkretnego działu.

Atrybut ten pomaga ocenić stopień ujednolicenia procesu. Analiza według profilu stanowiska może ujawnić, czy zatwierdzanie niektórych ról trwa dłużej lub częściej wymaga ponownej pracy. Jest też niezbędny do śledzenia przeklasyfikowań, w których stanowisko przechodzi z jednego profilu do innego.

Dlaczego to ważne

Łączy stanowisko ze standardowym szablonem, co pozwala analizować różnice w procesie na podstawie ujednoliconych cech ról.

Skąd pobrać

Pole wymagane dla każdego stanowiska w Workday HCM. Stanowi podstawowy element modelu danych dotyczących zatrudnienia.

Przykłady
JP-FIN-Analyst3JP-ENG-Dev5JP-HR-Generalist2
Rodzaj stanowiska
PositionType
Klasyfikuje stanowisko według warunków zatrudnienia, na przykład jako pełny etat, część etatu lub stanowisko dla kontraktora.
Opis

Rodzaj stanowiska, określany w Workday także jako „Worker Type” lub „Time Type”, opisuje charakter zatrudnienia przypisanego do stanowiska. To podstawowy atrybut w planowaniu i zarządzaniu zatrudnieniem.

W process mining pozwala porównywać proces zarządzania stanowiskami dla różnych kategorii pracowników. Można na przykład sprawdzić, czy zatwierdzanie stanowisk dla kontraktorów przebiega szybciej lub wymaga mniej formalności niż w przypadku pracowników zatrudnionych na pełny etat. Wyniki mogą wskazać możliwości usprawnienia procesu.

Dlaczego to ważne

Pozwala porównywać proces zarządzania stanowiskami dla różnych kategorii pracowników, na przykład zatrudnionych na pełny etat i kontraktorów, aby znaleźć możliwości usprawnień.

Skąd pobrać

Dostępny w definicji stanowiska, często pod nazwą „Worker Type” lub „Time Type”.

Przykłady
Stałe zatrudnienie na pełny etatStałe zatrudnienie w niepełnym wymiarze godzinKontraktor na czas określony
Status zgodności
ComplianceStatus
Wynik kontroli zgodności, na przykład „Zgodne” lub „Niezgodne”.
Opis

Atrybut zawiera wynik formalnego działania „Sprawdzono zgodność stanowiska”. Informuje, czy atrybuty stanowiska, historia zatwierdzeń lub uzasadnienie spełniają wewnętrzne zasady albo zewnętrzne przepisy.

Atrybut ten zasila dashboard „Przegląd zgodności działań dotyczących stanowisk”. Pozwala bezpośrednio monitorować poziom zgodności oraz szybko wskazywać stanowiska oznaczone jako niezgodne, aby audytorzy lub zespoły HR mogły je sprawdzić i podjąć działania naprawcze ograniczające ryzyko.

Dlaczego to ważne

Bezpośrednio pokazuje wyniki kontroli zgodności, umożliwia monitorowanie przestrzegania zasad i wskazuje case o podwyższonym ryzyku do weryfikacji.

Skąd pobrać

Prawdopodobnie jest to wynik konkretnego, skonfigurowanego kroku procesu biznesowego Workday. Może być zapisany jako komentarz lub pole niestandardowe.

Przykłady
ZgodneNiezgodneWymaga dalszych działań
System źródłowy
SourceSystem
System, z którego pochodzą dane, w tym przypadku Workday HCM.
Opis

Atrybut wskazuje aplikację źródłową, w której powstały dane o procesie zarządzania stanowiskami. W tej analizie źródłem jest Workday HCM, ale w środowiskach korporacyjnych dane często pochodzą z wielu systemów.

Uwzględnienie tego atrybutu ułatwia ustalenie pochodzenia danych i rozróżnienie procesów obejmujących różne platformy. Zapewnia kontekst i jest dobrą praktyką w zarządzaniu danymi.

Dlaczego to ważne

Wskazuje pochodzenie danych, co ułatwia ich interpretację w środowiskach korzystających z wielu systemów i wspiera standardy zarządzania danymi.

Skąd pobrać

Zazwyczaj jest to stała wartość („Workday HCM”), dodawana podczas ekstrakcji i transformacji danych.

Przykłady
Workday HCMWorkdayHCM_Prod
Wymagane Zalecane Opcjonalne

Działania w procesie od zatrudnienia do odejścia z pracy: zarządzanie stanowiskami

Poniżej wymieniono najważniejsze kroki procesu i punkty kontrolne, które warto uwzględnić w dzienniku zdarzeń, aby dokładnie odkryć przebieg procesu zarządzania stanowiskami.
6 Zalecane 7 Opcjonalne
Działanie Opis
Dezaktywowano stanowisko
Oznacza, że stanowisko nie jest już aktywne i nie można go obsadzić. Często jest to etap poprzedzający formalne zamknięcie. Zdarzenie jest rejestrowane po zakończeniu procesu biznesowego „Inactivate Position”.
Dlaczego to ważne

Dezaktywacja to ważny etap cyklu życia stanowiska, odrębny od jego ostatecznego zamknięcia. Czas między dezaktywacją a zamknięciem pokazuje sprawność administracyjnego porządkowania struktury organizacyjnej.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane w dziennikach audytu Workday po pomyślnym zakończeniu procesu biznesowego „Inactivate Position”.

Rejestrowanie

Zdarzenie rejestrowane po pomyślnym zakończeniu procesu biznesowego „Inactivate Position”.

Typ zdarzenia explicit
Utworzono stanowisko
To zdarzenie oznacza pomyślne utworzenie stanowiska i jego oficjalne pojawienie się w systemie Workday. Jest rejestrowane po pomyślnym zakończeniu procesu biznesowego „Create Position”.
Dlaczego to ważne

To ważny etap, który oznacza koniec zatwierdzania i gotowość stanowiska do obsadzenia. Jest niezbędny do pomiaru wskaźnika KPI określającego całkowity czas zatwierdzania.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane na podstawie timestampu zakończenia procesu biznesowego „Create Position” w dziennikach zdarzeń lub ścieżce audytu Workday.

Rejestrowanie

Zdarzenie rejestrowane po pomyślnym zakończeniu procesu biznesowego „Create Position”.

Typ zdarzenia explicit
Zainicjowano wniosek o utworzenie stanowiska
To początek cyklu życia stanowiska: formalne złożenie wniosku o utworzenie nowego stanowiska. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy użytkownik rozpoczyna w Workday proces biznesowy „Create Position”.
Dlaczego to ważne

To główne zdarzenie rozpoczynające proces. Analiza czasu od tego zdarzenia do kolejnych zatwierdzeń pozwala ocenić sprawność całego cyklu tworzenia stanowiska.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane w dziennikach zdarzeń procesów biznesowych Workday. Należy znaleźć timestamp rozpoczęcia transakcji procesu biznesowego „Create Position” dla danego identyfikatora Position ID.

Rejestrowanie

Zdarzenie rejestrowane przy rozpoczęciu procesu biznesowego „Create Position”.

Typ zdarzenia explicit
Zamknięto stanowisko
To ostatnie działanie w cyklu życia stanowiska, oznaczające jego trwałe usunięcie ze struktury organizacji. Workday rejestruje zdarzenie po pomyślnym zakończeniu procesu biznesowego „Close Position”.
Dlaczego to ważne

W większości przypadków to zdarzenie końcowe wyznacza koniec cyklu życia stanowiska. Jest niezbędne do określenia całkowitego czasu procesu i utrzymania dokładnych danych o zatrudnieniu.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane na podstawie timestampu zakończenia procesu biznesowego „Close Position” w ścieżce audytu lub dziennikach procesów biznesowych Workday.

Rejestrowanie

Zdarzenie rejestrowane po zakończeniu procesu biznesowego „Close Position”.

Typ zdarzenia explicit
Zatwierdzono budżet
Ważny etap, na którym dział finansowy lub osoba odpowiedzialna za budżet potwierdza dostępność środków na nowe stanowisko. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy wyznaczona osoba zatwierdzająca kończy krok zatwierdzania budżetu w procesie biznesowym.
Dlaczego to ważne

Zatwierdzanie budżetu często stanowi poważne wąskie gardło. Pomiar czasu tego działania pomaga usprawnić weryfikację finansową i przyspieszyć rekrutację.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane w historii audytu procesu biznesowego „Create Position” w Workday. Oznacza zakończenie kroku zatwierdzania budżetu.

Rejestrowanie

Timestamp zakończenia zatwierdzania finansowego lub budżetu w dzienniku procesu biznesowego.

Typ zdarzenia explicit
Zmieniono atrybuty stanowiska
Oznacza zmianę co najmniej jednego atrybutu istniejącego stanowiska, na przykład jego nazwy lub działu. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy użytkownik pomyślnie kończy proces biznesowy „Edit Position Restrictions”.
Dlaczego to ważne

Częste zmiany mogą wskazywać na błędy przy wprowadzaniu danych, zmieniający się zakres obowiązków lub nieefektywność procesu. Analiza tego działania jest ważna dla dashboardu „Position Data Rework Analysis” i poprawy jakości danych.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane w dzienniku zakończenia procesu „Edit Position Restrictions” lub podobnego procesu biznesowego w Workday. Ścieżka audytu pokazuje, które pola zostały zmienione.

Rejestrowanie

Zdarzenie rejestrowane po pomyślnym zakończeniu procesu biznesowego „Edit Position Restrictions”.

Typ zdarzenia explicit
Odmrożono stanowisko
To odwrotność zamrożenia: zawieszone stanowisko zostaje ponownie aktywowane i można je obsadzić. Zdarzenie jest zwykle wykrywane na podstawie zmiany statusu stanowiska z „Frozen” na „Active”.
Dlaczego to ważne

To zdarzenie oznacza zakończenie okresu zamrożenia stanowiska. Pomiar czasu od „Position Frozen” do tego zdarzenia jest niezbędny do obliczenia wskaźnika KPI „Frozen Position Resolution Time”.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wykryć na podstawie zmian statusu stanowiska z datą obowiązywania w historii stanowiska lub dzienniku audytu. W niektórych konfiguracjach może być też rejestrowane jako osobne zdarzenie procesu biznesowego „Unfreeze”.

Rejestrowanie

Wykryj zmianę statusu stanowiska z „Frozen” na „Active” na podstawie historii z datami obowiązywania.

Typ zdarzenia inferred
Odrzucono wniosek o utworzenie stanowiska
To niepowodzenie procesu tworzenia stanowiska: osoba zatwierdzająca odrzuciła wniosek. Workday rejestruje ten wynik jako końcowy status „Denied” procesu biznesowego „Create Position”.
Dlaczego to ważne

Analiza odrzuconych wniosków pozwala wykryć typowe przyczyny, takie jak ograniczenia budżetowe lub niezgodność z zasadami. Dzięki temu można usprawnić proces i lepiej poinstruować osoby składające wnioski.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane na podstawie końcowego statusu instancji procesu biznesowego „Create Position”. Timestamp wskazuje moment odrzucenia wniosku.

Rejestrowanie

Zdarzenie rejestrowane, gdy osoba zatwierdzająca wybiera działanie „Deny” w kroku procesu biznesowego.

Typ zdarzenia explicit
Przesłano zatwierdzenie HR
Oznacza, że partner lub przedstawiciel HR sprawdził i zatwierdził wniosek o utworzenie stanowiska. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy osoba zatwierdzająca z HR kończy przypisany jej krok w procesie biznesowym Workday.
Dlaczego to ważne

Ten etap zatwierdzania pozwala sprawdzić, czy stanowisko jest zgodne z zasadami firmy i strukturą stanowisk. Opóźnienia na tym etapie mogą znacznie wydłużyć cały proces.

Skąd pobrać

Dane pochodzą ze ścieżki audytu Workday dla odpowiedniego procesu biznesowego. Zdarzenie oznacza zakończenie kroku „HR Approval”.

Rejestrowanie

Timestamp zakończenia zatwierdzania przez HR w dzienniku procesu biznesowego.

Typ zdarzenia explicit
Przesłano zatwierdzenie kierownika
Oznacza zakończenie weryfikacji i zatwierdzenia przez kierownika ds. rekrutacji lub kierownika jednostki nadzorującej. Workday rejestruje to jako osobne zdarzenie zakończenia kroku zatwierdzania w procesie biznesowym „Create Position”.
Dlaczego to ważne

To częsty wczesny etap procesu i potencjalne wąskie gardło. Pomiar czasu zatwierdzania pozwala wykryć opóźnienia na początkowych etapach workflow tworzenia stanowiska.

Skąd pobrać

Dane pochodzą ze ścieżki audytu procesu biznesowego „Create Position”. Zdarzenie odpowiada zakończeniu konkretnego kroku „Manager Approval”.

Rejestrowanie

Timestamp zakończenia zatwierdzania przez kierownika w dzienniku procesu biznesowego.

Typ zdarzenia explicit
Sprawdzono zgodność stanowiska
Oznacza formalne sprawdzenie zgodności stanowiska, na przykład z wewnętrznymi zasadami lub zewnętrznymi przepisami. Zdarzenie może być rejestrowane jako osobny krok „To Do” lub „Checklist” w nadrzędnym procesie biznesowym.
Dlaczego to ważne

Śledzenie kontroli zgodności pomaga ograniczać ryzyko i zapewniać przestrzeganie standardów organizacji. To działanie bezpośrednio wspiera wskaźnik KPI „Position Action Compliance Rate”.

Skąd pobrać

Zdarzenie może być rejestrowane jako ukończony krok „To Do” lub osobny krok zatwierdzania w procesie biznesowym, takim jak „Create Position” lub „Edit Position”. Aby potwierdzić dokładny mechanizm, należy przeanalizować konfigurację systemu.

Rejestrowanie

Timestamp zakończenia kroku zatwierdzania zgodności lub „To Do” w dzienniku procesu biznesowego.

Typ zdarzenia explicit
Zamrożono stanowisko
Oznacza tymczasowe zawieszenie stanowiska, które uniemożliwia jego obsadzenie. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy użytkownik pomyślnie kończy proces biznesowy „Freeze Position” w Workday.
Dlaczego to ważne

To działanie ma istotne znaczenie dla zarządzania zatrudnieniem i budżetem. Analiza czasu, przez jaki stanowisko pozostaje zamrożone, pomaga wykrywać nierozstrzygnięte sprawy i lepiej planować zasoby.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane po zakończeniu procesu biznesowego „Freeze Position”. W jego wyniku zwykle aktualizowane jest pole statusu stanowiska.

Rejestrowanie

Zdarzenie rejestrowane po zakończeniu procesu biznesowego „Freeze Position”.

Typ zdarzenia explicit
Zmieniono klasyfikację stanowiska
Oznacza formalną zmianę profilu stanowiska lub przypisanej mu klasyfikacji. Zdarzenie jest rejestrowane po pomyślnym zakończeniu procesu biznesowego „Change Job” dla danego stanowiska.
Dlaczego to ważne

Analiza tego działania pomaga zrozumieć zmiany struktury organizacyjnej i istotne zmiany zakresu obowiązków. Śledzenie zmian klasyfikacji pozwala analizować ewolucję zatrudnienia i stabilność struktury stanowisk.

Skąd pobrać

Dane pochodzą z dzienników zakończenia procesu biznesowego „Change Job” zastosowanego do stanowiska, a nie do pracownika.

Rejestrowanie

Zdarzenie rejestrowane po pomyślnym zakończeniu procesu biznesowego „Change Job” dla stanowiska.

Typ zdarzenia explicit
Zalecane Opcjonalne

Przewodniki dotyczące pobierania danych

Jak pobrać dane z Workday HCM

Jak zacząć?

Ten szablon danych zawiera informacje potrzebne do rozpoczęcia usprawniania procesu zarządzania stanowiskami. Już teraz można wykorzystać dane z Workday HCM, aby uzyskać pełniejszy obraz procesu i poprawić jego efektywność.

Usprawnij zarządzanie stanowiskami w procesie od zatrudnienia do odejścia z pracy w Workday HCM

Wykryj nieefektywne działania i skróć czas cyklu zarządzania stanowiskami o 30%.

Rozpocznij okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty płatniczej. Skorzystaj z bezpłatnego 14-dniowego okresu próbnego.