Szablon danych do zarządzania umowami

Czas rozpoczęcia zdarzenia wskazuje początek działania w cyklu życia umowy. Ten znacznik czasu pozwala uporządkować zdarzenia chronologicznie oraz obliczyć czas trwania poszczególnych działań i całego procesu. Dostarcza kontekstu czasowego potrzebnego do analizy przebiegu procesu.

W analizie znacznik ten służy do tworzenia mapy procesu i obliczania wskaźników, takich jak „Średni czas realizacji umowy” i „Średni czas akceptacji”. Ułatwia analizę wąskich gardeł, pokazując, które etapy zajmują najwięcej czasu. Porównanie czasu rozpoczęcia kolejnych działań pozwala szczegółowo zbadać czas przejścia między etapami i wykryć opóźnienia.

Ten znacznik czasu pozwala uporządkować zdarzenia, obliczyć czas realizacji procesu i wykryć wąskie gardła związane z czasem.

Dostępny w dziennikach audytowych systemu, rekordach transakcji lub tabelach historii zdarzeń, które zapisują znaczniki czasu dla poszczególnych etapów procesu.

Contract ID to unikalny klucz przypisany do cyklu życia jednej umowy. Łączy wszystkie zdarzenia, od pierwszego wniosku po wygaśnięcie lub rozwiązanie umowy. Z tym identyfikatorem powiązane są wszystkie działania, takie jak przygotowanie projektu, weryfikacja, akceptacja i podpisanie.

W analizie process mining Contract ID jest niezbędny do odtworzenia pełnego przebiegu każdej umowy. Pozwala grupować powiązane zdarzenia w jedną sprawę, a następnie wizualizować i analizować cały przebieg procesu. Bez spójnego Contract ID nie można dokładnie mierzyć czasu realizacji, identyfikować wąskich gardeł ani analizować wariantów procesu.

Ten identyfikator pozwala śledzić umowę przez cały cykl jej życia, a także dokładnie odkrywać przebieg procesu i mierzyć jego wyniki.

Zwykle znajduje się w nagłówku lub głównym rekordzie obiektu umowy w systemie Contract Lifecycle Management (CLM).

Nazwa działania opisuje etap procesu zarządzania umową. Działania odpowiadają poszczególnym zadaniom, takim jak „Przygotowanie projektu umowy”, „Zakończenie weryfikacji prawnej” czy „Podpisanie umowy”. Chronologiczny ciąg działań dla danego Contract ID tworzy przebieg procesu.

Ten atrybut jest niezbędny do zbudowania mapy procesu, czyli podstawowej wizualizacji w process mining. Analiza kolejności i częstotliwości działań pozwala zrozumieć rzeczywisty przebieg procesu, wykryć odstępstwa od standardowej procedury oraz wskazać miejsca, w których praca jest powtarzana lub przebiega nieefektywnie, na przykład kolejne cykle poprawek.

Określa etapy procesu, dzięki czemu można zobrazować cykl życia umowy oraz wykryć odstępstwa i wąskie gardła.

Zwykle znajduje się w dziennikach zdarzeń, ścieżkach audytowych lub tabelach historii statusów powiązanych z głównym rekordem umowy.

Znacznik czasu ostatniej aktualizacji danych informuje, jak aktualne są analizowane dane. Wskazuje, kiedy ostatnio uruchomiono proces ekstrakcji, transformacji i ładowania danych (ETL). Nie należy go mylić ze znacznikiem czasu zdarzenia, który określa, kiedy miało miejsce działanie biznesowe.

Atrybut ten jest ważny z punktu widzenia zarządzania danymi i informowania interesariuszy o aktualności analiz. Pozwala ocenić, czy analizowane są dane bieżące, czy migawka z poprzedniego dnia lub tygodnia. Ten kontekst pomaga podejmować decyzje na podstawie dashboardów process mining.

Informuje o aktualności danych, dzięki czemu interesariusze wiedzą, jak bieżące są wnioski dotyczące procesu.

Ten znacznik czasu jest zwykle generowany i zapisywany przez narzędzie do integracji danych lub ETL podczas ich ładowania.

Atrybut „System źródłowy” wskazuje pochodzenie danych o zdarzeniach. W wielu organizacjach cykl życia umowy obejmuje kilka systemów, na przykład platformę CLM, system CRM do inicjowania procesu i system ERP z danymi finansowymi. Wskazanie systemu źródłowego dla każdego zdarzenia ułatwia weryfikację danych i zrozumienie środowiska technologicznego procesu.

W analizie process mining atrybut ten pomaga wykryć fragmentację procesu między systemami. Może ujawnić, czy opóźnienia lub problemy wynikają z przekazywania danych między konkretnymi aplikacjami. Jest też przydatny w zarządzaniu danymi i ustalaniu źródła problemów z ich jakością.

Wskazuje źródło danych, co ułatwia ich weryfikację, analizę fragmentacji procesu i ustalanie przyczyn problemów z jakością danych.

Informacja ta jest często dodawana podczas ekstrakcji danych lub dostępna jako standardowe pole w dziennikach systemowych.

Czas zakończenia zdarzenia wskazuje, kiedy działanie dobiegło końca. W połączeniu z czasem rozpoczęcia pozwala dokładnie obliczyć czas realizacji każdego etapu cyklu życia umowy. Taka szczegółowość jest niezbędna do analizy wyników procesu.

Atrybut ten służy do obliczania czasu trwania działań, co jest podstawą analizy wąskich gardeł. Dashboardy takie jak „Analiza wąskich gardeł w akceptacji i weryfikacji” wykorzystują te dane, aby wskazać etapy opóźniające umowy. Znajomość czasu trwania poszczególnych działań pozwala skupić prace nad usprawnieniami na najbardziej czasochłonnych częściach procesu, takich jak weryfikacja prawna lub negocjacje.

Pozwala obliczyć czas trwania poszczególnych działań i dokładnie wskazać wąskie gardła procesu.

Dostępny w dziennikach audytowych systemu lub tabelach historii zdarzeń. Jeśli nie został zapisany bezpośrednio, można go wyznaczyć na podstawie czasu rozpoczęcia kolejnego zdarzenia.

Atrybut „Dział” wskazuje wewnętrzny zespół lub jednostkę biznesową odpowiedzialną za umowę albo z nią powiązaną. Często jest to dział właściciela umowy lub zespół, który złożył wniosek o jej przygotowanie.

To ważny wymiar analizy porównawczej i obciążenia pracą. Pomaga zrozumieć, jak proces zarządzania umowami przebiega w różnych częściach organizacji. Dashboard „Obciążenie pracą i produktywność zespołu” można filtrować według działu, aby porównywać wyniki, określać zapotrzebowanie na zasoby i wskazywać działy, które mogą potrzebować dodatkowych szkoleń lub wsparcia w procesie. Ułatwia to odpowiedź na pytania: „W którym dziale akceptacja trwa najdłużej?” lub „Jak przebiega proces w sprzedaży w porównaniu z zakupami?”.

Umożliwia porównanie wyników procesu w różnych jednostkach biznesowych, pomaga wykrywać wewnętrzne wąskie gardła i dzielić się dobrymi praktykami.

Zwykle jest powiązany z profilem użytkownika będącego właścicielem umowy lub zapisany w polu samego rekordu umowy.

Nazwa drugiej strony wskazuje podmiot zewnętrzny, z którym organizacja zawiera umowę. Może to być klient, dostawca lub partner. Atrybut ten dostarcza ważnego kontekstu dotyczącego relacji biznesowej regulowanej umową.

Druga strona jest cennym wymiarem analizy. Pozwala porównywać wyniki procesu dla różnych dostawców lub klientów. Analiza może na przykład wykazać, że negocjacje z niektórymi kontrahentami regularnie trwają dłużej niż przeciętnie. Taka wiedza może pomóc w planowaniu przyszłych negocjacji i zarządzaniu relacjami. Można ją też wykorzystać do przygotowania szablonów umów dla strategicznych partnerów i przyspieszenia procesu.

Wskazuje podmiot zewnętrzny i umożliwia analizę czasu realizacji oraz przebiegu negocjacji z poszczególnymi klientami lub dostawcami.

Standardowe pole w rekordzie umowy, często powiązane z rekordem danych podstawowych klienta lub dostawcy.

Nazwa użytkownika wskazuje osobę odpowiedzialną za wykonanie konkretnego zadania w cyklu życia umowy. Może to być właściciel umowy, osoba weryfikująca ją pod względem prawnym, osoba zatwierdzająca lub sygnatariusz. Atrybut ten łączy działania w procesie z osobami, które je wykonują.

W process mining pozwala analizować wyniki pracy zespołów i poszczególnych osób. Dashboard „Obciążenie pracą i produktywność zespołu” wykorzystuje te dane do analizy podziału zadań, wykrywania przeciążonych pracowników lub zespołów oraz oceny wyników. Atrybut pomaga też ustalić, jak różnice w sposobie pracy użytkowników wpływają na przebieg procesu i opóźnienia. Na tej podstawie można lepiej ukierunkować szkolenia i przydział zasobów.

Łączy działania w procesie z konkretnymi osobami, umożliwiając analizę podziału zadań, wyników zespołów i przydziału zasobów.

Zwykle dostępna w rekordach transakcji, dziennikach audytowych lub polach przypisania zadań w systemie źródłowym.

Rodzaj umowy to atrybut kategoryzujący umowy według ich charakteru prawnego i celu. Do często spotykanych rodzajów należą NDA, MSA, SOW oraz umowy sprzedaży i zakupu. Klasyfikacja ta dostarcza ważnego kontekstu biznesowego dla cyklu życia umowy.

Atrybut ten pozwala porównywać procesy. Analitycy mogą filtrować mapę procesu i wskaźniki KPI, aby sprawdzić, czy poszczególne rodzaje umów różnią się przebiegiem, czasem realizacji lub liczbą poprawek. Analiza może na przykład wykazać, że weryfikacja prawna umów MSA trwa znacznie dłużej niż w przypadku NDA. To może skłonić do przeprojektowania procesu dla bardziej złożonych umów.

Umożliwia podział i porównywanie procesów, pokazując, jak rodzaj umowy wpływa na czas realizacji, złożoność i ryzyko.

To standardowe pole głównego rekordu umowy w każdym systemie CLM.

Status umowy pokazuje, na jakim etapie cyklu życia znajduje się umowa w danym momencie. Zwykle aktualizuje się go po osiągnięciu kolejnych ważnych etapów. Zapewnia ogólny obraz postępów prac nad umową.

Atrybut ten ułatwia filtrowanie spraw i analizę wybranych części portfela umów. Analitycy mogą na przykład skupić się na umowach „Active”, aby monitorować zobowiązania, lub na umowach „Stalled”, aby ustalić przyczyny opóźnień. Status jest częścią dashboardu „Wyniki w cyklu życia umowy”. Pozwala on zobrazować liczbę umów na każdym etapie i obliczyć wskaźnik KPI „Odsetek umów z opóźnieniem”.

Pokazuje bieżący etap umowy, umożliwiając filtrowanie i analizę portfela według fazy cyklu życia.

To podstawowe pole statusu w głównym rekordzie umowy w systemie CLM.

Wartość umowy określa jej znaczenie finansowe. To ważny kontekst biznesowy, który pomaga ustalać priorytety i oceniać wpływ umowy na organizację. Zwykle podaje się ją w określonej walucie.

W process mining atrybut ten służy do analizy wpływu wyników procesu na działalność firmy. Dashboard „Wpływ biznesowy i przepustowość” wykorzystuje te dane, aby pokazać wartość umów będących w trakcie realizacji, opóźnionych lub podpisanych. Ułatwia ustalanie priorytetów dla umów o wysokiej wartości i pomaga odpowiedzieć na pytania: „Czy nasze najcenniejsze umowy utknęły na etapie akceptacji?” lub „Jaka jest wartość umów, których nie odnowiono przed upływem terminu?”.

Określa finansowe znaczenie umów, ułatwiając ustalanie priorytetów i analizę wpływu nieefektywności procesu na umowy o wysokiej wartości.

Znajduje się w sekcji danych finansowych głównego rekordu umowy w systemie CLM lub ERP.

Data wygaśnięcia to ważne pole określające koniec okresu obowiązywania umowy. Wpływa na cykl życia aktywnych umów i jest głównym sygnałem do rozpoczęcia działań związanych z odnowieniem lub rozwiązaniem. Właściwe zarządzanie tymi datami pomaga uniknąć niezamierzonych przerw w świadczeniu usług lub przychodach.

W process mining atrybut ten jest niezbędny dla dashboardu „Monitorowanie zobowiązań i odnowień”. Służy do obliczania wskaźnika KPI „Odsetek odnowień na czas” przez porównanie daty odnowienia z datą wygaśnięcia. Analiza umów zbliżających się do końca okresu obowiązywania pozwala z wyprzedzeniem zarządzać planowanymi odnowieniami i zapobiegać utracie przychodów lub zakłóceniom operacyjnym.

Ta data pomaga zarządzać odnowieniami, ograniczać ryzyko, monitorować ważne etapy umowy i podejmować działania na czas.

To ważne pole daty w głównym rekordzie umowy w systemie CLM.

Liczba wersji pokazuje, ile pracy trzeba było powtórzyć przed podpisaniem umowy. Wartość powinna wzrastać za każdym razem, gdy dokument zostaje zmieniony i powstaje jego nowa wersja. Może wskazywać złożoność negocjacji i skalę rozbieżności między stronami.

Atrybut ten bezpośrednio mierzy efektywność i służy do obliczania wskaźnika KPI „Odsetek umów wymagających poprawek”. Dashboard „Efektywność negocjacji i poprawek” wykorzystuje te dane do wskazywania umów, drugich stron lub rodzajów umów, które wymagają nadmiernej liczby zmian. Duża liczba wersji często wiąże się z dłuższym czasem realizacji. Może też wskazywać niejasne wymagania, twarde taktyki negocjacyjne lub potrzebę przygotowania lepszych szablonów.

Mierzy zakres poprawek i złożoność negocjacji, pomagając ustalić przyczyny nieefektywności i długiego czasu realizacji.

Można pobrać ją z pola numeru wersji dokumentu umowy lub obliczyć, zliczając działania „Contract Revised” dla każdej sprawy.