Szablon danych Record to Report: zamknięcie okresu i uzgodnienia

EventTime podaje dokładną datę i godzinę rozpoczęcia danego etapu procesu zamknięcia okresu. Ten znacznik czasu pozwala prawidłowo uporządkować zdarzenia i obliczyć czas między poszczególnymi etapami procesu.

W analizie ten atrybut służy do utworzenia chronologicznego dziennika zdarzeń dla każdego case. Na jego podstawie oblicza się wszystkie miary czasu, takie jak czas cyklu, czas oczekiwania i czas realizacji. Są one niezbędne do wykrywania opóźnień i nieefektywności.

Ten znacznik czasu jest niezbędny do uporządkowania zdarzeń, odtworzenia przebiegu procesu i obliczenia wszystkich miar wyników opartych na czasie trwania.

Odpowiada dacie utworzenia, dacie rozpoczęcia lub znacznikowi czasu zmiany statusu w rekordach zadań, uzgodnień lub zapisów księgowych w BlackLine.

Ten atrybut opisuje pojedynczy etap lub kamień milowy w procesie od księgowania do raportowania, na przykład „Przygotowano uzgodnienie” lub „Zaksięgowano zapis korygujący”. Zdarzenia są uporządkowane chronologicznie, aby odtworzyć przebieg procesu dla każdego okresu finansowego.

Analiza kolejności i częstotliwości działań pomaga ustalić rzeczywistą ścieżkę procesu, wykryć odstępstwa od standardowej procedury i wskazać wąskie gardła. Jest podstawą do utworzenia mapy procesu i obliczania KPI.

Stanowi podstawę mapy procesu i pozwala wizualizować oraz analizować jego przebieg, warianty i wyjątki.

Zwykle pochodzi z dzienników zdarzeń, statusów zadań lub ścieżek audytowych w różnych modułach BlackLine, takich jak Tasks, Journals i Account Reconciliations.

Okres finansowy grupuje wszystkie działania związane z zamknięciem i uzgadnianiem kont w danym cyklu sprawozdawczym. Na przykład „2023-01” oznacza wszystkie działania związane z zamknięciem stycznia 2023 roku.

W process mining ten atrybut jest niezbędny do analizy całkowitego czasu procesu zamknięcia okresu. Umożliwia porównywanie czasu cyklu między okresami, co pomaga wykrywać trendy, sezonowość i wpływ usprawnień w czasie.

To podstawowy identyfikator łączący wszystkie powiązane działania związane z zamknięciem i uzgadnianiem. Umożliwia pełny wgląd w przebieg i wyniki procesu w każdym okresie.

Zwykle pochodzi z kontekstu okresu sprawozdawczego w modułach Period Close lub Reconciliation systemu BlackLine. Może składać się z pól roku i miesiąca.

Ten atrybut wskazuje, kiedy zbiór danych został ostatnio zaktualizowany. Informuje, jak aktualne są analizowane dane, dzięki czemu użytkownicy wiedzą, na jak świeżych danych opierają się wnioski o procesie.

To ważna informacja dla osób korzystających z dashboardu. Pozwala ocenić aktualność analizy i upewnić się, że decyzje są podejmowane na podstawie odpowiednio świeżych danych.

Informuje użytkowników o aktualności danych, co ma znaczenie przy podejmowaniu na czas trafnych decyzji biznesowych na podstawie analizy.

Ten znacznik czasu jest generowany i zapisywany podczas procesu wyodrębniania, przekształcania i ładowania danych (ETL).

Ten atrybut wskazuje źródło danych o procesie. W tym widoku będzie to zawsze „BlackLine”, ale przy analizie obejmującej wiele systemów pozwala rozróżnić źródła danych.

W analizie wielu systemów pole to ma istotne znaczenie dla zrozumienia pochodzenia danych i porównywania wyników poszczególnych systemów. Nawet w widoku jednego systemu dostarcza ważnego kontekstu na potrzeby zarządzania danymi.

Dostarcza ważnych informacji o pochodzeniu danych, niezbędnych do zarządzania nimi, ich weryfikacji i integracji z innymi systemami.

Zwykle jest to stała wartość dodawana podczas przekształcania danych, aby oznaczyć źródło rekordów.

EventEndTime podaje dokładną datę i godzinę zakończenia danego zadania. W połączeniu z StartTime służy do obliczenia czasu realizacji poszczególnych działań.

W analizie EndTime jest niezbędny do obliczenia czasu trwania każdego etapu. Pomaga wskazać działania, które zajmują najwięcej czasu w całym procesie, i stanowi podstawę analizy wąskich gardeł oraz oceny przydziału zasobów.

Umożliwia obliczenie czasu realizacji działań, co jest podstawą do wykrywania wąskich gardeł i pomiaru sprawności operacyjnej.

Odpowiada dacie zakończenia, dacie ostatniej modyfikacji lub znacznikowi czasu konkretnej zmiany statusu w rekordach zadań, uzgodnień lub zapisów księgowych w BlackLine.

Atrybut Dział wskazuje jednostkę biznesową odpowiedzialną za działanie, na przykład „Księgowość korporacyjna” lub „Audyt wewnętrzny”. Informacje te często pochodzą z profilu użytkownika lub wynikają z charakteru zadania.

Ten wymiar pozwala porównywać wyniki procesu w różnych częściach organizacji. Pomaga ustalić, które działy pracują najsprawniej, które mogą potrzebować dodatkowych zasobów w okresie zamknięcia oraz gdzie przekazywanie pracy między działami powoduje opóźnienia.

Umożliwia porównywanie wyników różnych jednostek biznesowych i jest niezbędny do analizy obciążenia pracą oraz wąskich gardeł na poziomie działów.

Informacje te mogą pochodzić z danych profilu użytkownika powiązanych z ResponsibleUser albo z właściwości zadania lub konta księgi głównej w BlackLine lub połączonym systemie ERP.

Kod spółki wskazuje konkretną jednostkę prawną w organizacji. Czynności związane z zamknięciem finansowym często wykonuje się osobno dla każdego kodu spółki, a następnie konsoliduje.

Ten atrybut ma zasadnicze znaczenie przy analizie zamknięcia okresu na poziomie jednostki. Umożliwia porównanie wyników różnych jednostek prawnych, co jest szczególnie ważne w analizie czasu uzgadniania transakcji wewnątrzgrupowych. Pomaga wskazać jednostki, w których proces zamknięcia jest najbardziej złożony lub nieefektywny.

Umożliwia analizę procesu z podziałem na jednostki prawne, co pomaga wykrywać wąskie gardła i problemy z wynikami charakterystyczne dla poszczególnych jednostek.

Dostępne jako standardowe pole w większości transakcji finansowych, w tym zapisach księgowych i uzgodnieniach, w BlackLine oraz źródłowym systemie ERP.

Ten atrybut wskazuje konkretne konto z planu kont, którego dotyczy uzgodnienie lub korekta. Zapewnia szczegółowy kontekst finansowy dla działań w procesie.

Analiza według konta księgi głównej jest niezbędna w dashboardzie trendów ręcznych korekt zapisów księgowych, ponieważ pozwala ustalić, które konta wymagają najwięcej ręcznej pracy. Pomaga też wykrywać ponowne wykonywanie pracy, gdy w jednym okresie dla tego samego konta wprowadzono kilka korekt lub podjęto kilka prób uzgodnienia.

Zapewnia kontekst finansowy i pomaga wskazać konta podatne na błędy, wymagające częstych korekt lub powodujące opóźnienia przy zamknięciu.

To podstawowe pole w modułach Account Reconciliations i Journal Entry systemu BlackLine.

Ten atrybut określa stan uzgodnienia w danym momencie, na przykład „Not Started”, „In Progress”, „Certified” lub „Rejected”. Pokazuje postęp i wynik poszczególnych uzgodnień.

Analiza według statusu jest niezbędna w dashboardzie podziału statusów uzgodnień. Pozwala kierownikom szybko sprawdzić, ile uzgodnień oczekuje na realizację, zostało zakończonych lub wymaga uwagi. Śledzenie zmian statusu pomaga wykrywać ponowną pracę i opóźnienia w cyklu weryfikacji i zatwierdzania.

Zapewnia przejrzysty obraz postępu i wyników uzgadniania, pomagając wykrywać zaległości i monitorować zgodność z procedurami.

Dostępny bezpośrednio w polu statusu rekordów w module Account Reconciliations systemu BlackLine.

Ten atrybut wskazuje osobę odpowiedzialną za wykonanie konkretnego zadania, na przykład przygotowanie uzgodnienia lub zaksięgowanie zapisu. Może to być nazwa użytkownika, identyfikator pracownika lub adres e-mail.

Analiza według użytkownika odpowiedzialnego pomaga zrozumieć podział pracy, wyniki poszczególnych osób i potrzeby szkoleniowe. Pozwala ustalić, kto osiąga najlepsze wyniki, czy praca jest rozdzielana równomiernie oraz gdzie najczęściej dochodzi do ponownej pracy lub błędów.

Jest niezbędny do analizy podziału pracy, wykrywania wąskich gardeł związanych z konkretnymi grupami użytkowników i oceny wyników zespołów.

Dane można znaleźć w polach takich jak „Assigned To”, „Completed By”, „Preparer”, „Certifier” lub „Approver” w modułach BlackLine.

Flaga przyjmuje wartość true dla działań wskazujących, że niepotrzebnie powtarzane są kroki procesu. Na przykład zdarzenie „Odrzucono uzgodnienie”, po którym dla tego samego uzgodnienia następuje kolejne „Przygotowano uzgodnienie”, zostanie oznaczone jako ponowne wykonanie pracy.

Wykrywanie ponownego wykonywania pracy pomaga ujawniać nieefektywność procesu i problemy z jakością. Na podstawie tego atrybutu oblicza się KPI „Odsetek ponownie wykonywanych uzgodnień”. Wskazuje on obszary, w których praca nie jest poprawnie wykonywana za pierwszym razem, co prowadzi do strat czasu i opóźnień.

Oznacza nieefektywne pętle procesu i powtarzanie pracy, pomagając oszacować straty czasu oraz ustalić przyczyny problemów z jakością.

Zazwyczaj obliczają go algorytmy narzędzia process mining, które wykrywają powtarzające się sekwencje działań w ramach tego samego przypadku, często powiązane z tym samym ReconciliationId lub GLAccount.

Ten atrybut logiczny jest wyliczany przez porównanie rzeczywistego czasu zakończenia działania „Zamknięto okres” z wartością TargetCompletionDate dla danego okresu finansowego. Jasno wskazuje, czy dotrzymano terminu.

Flaga stanowi podstawę do obliczenia KPI „Odsetek zamknięć okresu w terminie”. Ułatwia filtrowanie i wizualizację okresów zamkniętych w terminie oraz po terminie, dzięki czemu można szybko wskazać przypadki wymagające dalszej analizy.

Ułatwia śledzenie wyników, wyraźnie oznaczając przypadki, w których nie dotrzymano terminu. Wspiera raportowanie zgodności i realizacji SLA.

Wartość oblicza się w narzędziu process mining, porównując znacznik czasu ostatniego działania „Zamknięto okres” z atrybutem TargetCompletionDate.

Ta flaga odróżnia zadania wykonywane automatycznie przez system, na przykład automatyczne zatwierdzanie uzgodnień o niskim ryzyku, od zadań realizowanych ręcznie przez użytkownika. Pomaga określić poziom automatyzacji procesu zamknięcia.

Analiza tego atrybutu pozwala ocenić wpływ automatyzacji. Można porównać szybkość i powtarzalność zadań automatycznych i ręcznych oraz wskazać kolejne możliwości automatyzacji, które zwiększą efektywność i ograniczą ryzyko błędu ludzkiego.

Pomaga ocenić poziom automatyzacji procesu i wskazać zadania ręczne, które można zautomatyzować, aby zwiększyć efektywność.

Można to ustalić, sprawdzając, czy ResponsibleUser wskazuje konto systemowe lub usługowe, albo na podstawie odpowiednich flag we właściwościach zadania w BlackLine.

Ten atrybut określa oficjalny termin zakończenia procesu zamknięcia okresu. Stanowi punkt odniesienia przy pomiarze rzeczywistego czasu realizacji.

Data jest niezbędna do obliczenia KPI „Odsetek zamknięć okresu w terminie”. Porównanie rzeczywistego czasu zakończenia działania „Zamknięto okres” z datą docelową pozwala wskazać okresy zamknięte po terminie i zmierzyć opóźnienie. Ma to istotne znaczenie dla zgodności i sprawozdawczości.

To punkt odniesienia przy ocenie terminowości i podstawa do obliczania KPI związanych ze zgodnością z terminami, takich jak odsetek zamknięć okresu w terminie.

Datę tę zazwyczaj ustawia się w kalendarzu zamknięcia okresu lub w ustawieniach zarządzania zadaniami w BlackLine.

Identyfikator uzgodnienia to unikalny klucz przypisany do każdego uzgodnienia konkretnego konta księgi głównej w danym okresie finansowym. Umożliwia dokładne śledzenie przebiegu każdego uzgodnienia.

W analizie identyfikator pozwala odróżnić uzgodnienia dotyczące tego samego konta, realizowane w różnych okresach. Jest niezbędny do szczegółowej analizy, badania konkretnych problemów oraz dokładnego śledzenia statusu i historii każdej pozycji.

Zapewnia unikalny klucz do śledzenia poszczególnych uzgodnień, umożliwiając szczegółową analizę i przybliżenie konkretnych obszarów problemowych.

Unikalny identyfikator generowany przez system dla każdego rekordu uzgodnienia w module Account Reconciliations systemu BlackLine.

Identyfikator zapisu księgowego to unikalny klucz przypisany do każdego ręcznego zapisu korygującego utworzonego i zaksięgowanego w BlackLine. Umożliwia śledzenie każdego zapisu od utworzenia do zaksięgowania.

Identyfikator jest niezbędny w dashboardzie trendów ręcznych korekt zapisów księgowych. Pozwala dokładnie policzyć ręczne korekty i przeanalizować szczegóły konkretnych zapisów, które mogą wskazywać na problemy z danymi lub procesem.

Jednoznacznie identyfikuje każdy ręczny zapis księgowy. Ułatwia liczenie korekt i badanie przyczyn ich dużej liczby.

Unikalny identyfikator generowany przez system dla każdego zapisu w module Journals systemu BlackLine.

Ten atrybut określa wpływ ręcznej korekty na finanse. Może zawierać jedną wartość albo osobne kwoty debetowe i kredytowe.

Analiza wartości korekt, oprócz ich liczby, pozwala lepiej ocenić ich znaczenie. Duże lub częste korekty dotyczące konkretnych kont albo działów mogą wskazywać na istotne ryzyko w sprawozdawczości finansowej lub poważne problemy na wcześniejszych etapach procesu, które wymagają rozwiązania.

Określa finansowy wpływ ręcznych korekt i pomaga ustalić priorytety analizy obszarów, w których wprowadzane są zmiany o dużej wartości.

Dostępne w polach kwotowych modułu Journals systemu BlackLine.

Ten atrybut określa typ wykonywanego uzgodnienia. Ma to znaczenie, ponieważ poszczególne typy mogą różnić się złożonością, poziomem ryzyka i przewidywanym czasem realizacji.

Atrybut pozwala podzielić analizę i porównać wyniki oraz trudności związane z różnymi kategoriami uzgodnień. Można na przykład sprawdzić, czy uzgodnienia wewnątrzgrupowe trwają znacznie dłużej niż standardowe uzgodnienia bilansowe.

Umożliwia analizę poszczególnych kategorii uzgodnień, które często różnią się złożonością i poziomem ryzyka.

Można go ustalić na podstawie właściwości konta księgi głównej lub ustawień szablonu uzgodnienia w BlackLine.

Ten atrybut określa walutę pola AdjustmentAmount. W organizacjach międzynarodowych zapisy księgowe mogą być prowadzone w różnych walutach lokalnych.

Waluta jest niezbędnym kontekstem każdej kwoty finansowej. Pozwala prawidłowo interpretować wartości pieniężne, a także je agregować i porównywać. Analiza często wymaga przeliczenia kwot na wspólną walutę sprawozdawczą.

Zapewnia niezbędny kontekst dla wartości pieniężnych, ułatwia ich prawidłową interpretację i przeliczanie na potrzeby sprawozdawczości.

Zazwyczaj znajduje się obok pól kwotowych w module Journals systemu BlackLine lub we właściwościach powiązanego kodu spółki.