Szablon danych Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie

SAP S/4HANA
Szablon danych Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie

Szablon danych Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie

Ten szablon zawiera wskazówki dotyczące zbierania danych potrzebnych do analizy procesu Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie. Opisuje wymagane atrybuty danych, najważniejsze działania w procesie oraz sposób wyodrębniania danych. Ułatwia przygotowanie danych i rozpoczęcie analizy process mining.
  • Zalecane atrybuty do zebrania
  • Najważniejsze działania do śledzenia w analizie procesu
  • Instrukcja wyodrębniania danych krok po kroku
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty procesu Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie

Poniżej przedstawiono zalecane pola danych, które warto uwzględnić w dzienniku zdarzeń, aby kompleksowo analizować proces Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie.
3 Wymagane 7 Zalecane 11 Opcjonalne
Nazwa Opis
Okres finansowy
FinancialPeriod
Unikalny identyfikator cyklu sprawozdawczego, na przykład '2023-12' dla grudnia 2023 r. Pełni funkcję case w procesie zamknięcia okresu.
Opis

Okres finansowy to podstawowy identyfikator case, który grupuje wszystkie działania związane z zamknięciem ksiąg za określony przedział czasu, zwykle miesiąc kalendarzowy lub okres obrotowy. Każdy okres finansowy odpowiada jednemu pełnemu przebiegowi procesu zamknięcia.

W analizie process mining ten atrybut pozwala śledzić cały cykl zamknięcia okresu, od rozpoczęcia po końcowe sprawozdanie. Umożliwia porównywanie czasu cyklu w różnych okresach, wskazywanie typowych ścieżek procesu i analizowanie różnic między zamknięciem miesięcznym, kwartalnym i rocznym. Traktując każdy okres jako osobny case, analitycy mogą mierzyć wyniki w czasie i wykrywać systemowe wąskie gardła.

Dlaczego to ważne

To podstawowy identyfikator case, który wyznacza zakres analizy i pozwala porównywać wyniki zamknięcia okresu w czasie oraz wykrywać trendy i powtarzające się problemy.

Skąd pobrać

Wyznaczany przez połączenie pól roku obrotowego (GJAHR) i okresu księgowania (MONAT) z nagłówków dokumentów finansowych, zwykle z tabel takich jak BKPF.

Przykłady
2023-122024-032024-Q1
Czas rozpoczęcia
EventTime
Znacznik czasu wskazujący, kiedy rozpoczęło się dane działanie lub kiedy zostało zarejestrowane w systemie.
Opis

Czas zdarzenia określa dokładną datę i godzinę wykonania działania. W przypadku księgowań finansowych jest to często czas utworzenia (CPUTM) lub data księgowania (BUDAT) dokumentu. W przypadku zmian statusu lub zadań jest to znacznik czasu zarejestrowania zmiany.

Ten atrybut ma zasadnicze znaczenie dla chronologicznego uporządkowania działań i stanowi podstawę wszystkich analiz opartych na czasie. Służy do obliczania czasu cyklu między działaniami, czasu trwania poszczególnych zadań i całego procesu. Umożliwia też pomiar KPI, takich jak średni czas cyklu zamknięcia okresu i średni czas zatwierdzania uzgodnień.

Dlaczego to ważne

Ten wymagany znacznik czasu pozwala uporządkować zdarzenia chronologicznie i stanowi podstawę obliczeń czasu trwania oraz wyników procesu.

Skąd pobrać

Dane pochodzą z pól znacznika czasu, takich jak data utworzenia (CPUDT) i godzina utworzenia (CPUTM) w tabelach takich jak BKPF, lub z pól daty zmiany w różnych tabelach statusów, na przykład CDHDR i CDPOS.

Przykłady
2023-12-28T09:15:30Z2024-01-02T14:00:12Z2024-01-05T11:21:00Z
Działanie
ActivityName
Nazwa konkretnego kroku lub zadania biznesowego w procesie zamknięcia okresu, na przykład 'Zaksięgowano korygujący zapis księgowy' lub 'Zamknięto okres księgowania'.
Opis

Ten atrybut oznacza pojedyncze zdarzenie lub zadanie w całym procesie zamknięcia okresu i uzgadniania. Działania tworzą mapę procesu i pokazują kolejność wykonywanej pracy. Często są wyznaczane na podstawie kodów transakcji, typów dokumentów lub zmian statusu w SAP S/4HANA.

Analiza działań jest podstawą process mining. Pozwala zwizualizować przebieg procesu, wykryć odstępstwa od standardowych procedur, znaleźć wąskie gardła powodujące opóźnienia oraz sprawdzić częstotliwość i kolejność zadań. Ma to znaczenie między innymi dla dashboardów takich jak Analiza wariantów zamknięcia okresu i Bieżący status zamknięcia okresu.

Dlaczego to ważne

Określa kroki procesu, stanowi podstawę mapy procesu i umożliwia analizę jego przebiegu, odstępstw oraz wąskich gardeł.

Skąd pobrać

Dane pochodzą z różnych źródeł, takich jak kody transakcji (TCODE), typy dokumentów (BLART) lub pola statusu w tabelach dotyczących zadań zamknięcia finansowego, na przykład w SAP Financial Closing Cockpit.

Przykłady
Okres otwarty do księgowaniaRozpoczęto uzgadnianie kontaWygenerowano sprawozdania finansoweRozpoczęto uzgadnianie międzyspółkowe
Czas zakończenia
EndTime
Znacznik czasu wskazujący, kiedy zakończono działanie.
Opis

Czas zakończenia oznacza moment ukończenia zadania. W niektórych przypadkach może być taki sam jak czas rozpoczęcia, jeśli system rejestruje zdarzenie jako natychmiastowe. W przypadku działań o mierzalnym czasie trwania wskazuje moment ich zakończenia.

W połączeniu z czasem rozpoczęcia atrybut ten pozwala obliczyć ProcessingTime dla każdego działania. Jest to podstawa analizy wyników, wykrywania wąskich gardeł i optymalizacji przydziału zasobów. Dashboardy takie jak Efektywność przydziału zasobów w dużej mierze opierają się na dokładnych czasach zakończenia, aby obliczyć, ile czasu użytkownicy poświęcają na zadania.

Dlaczego to ważne

Pozwala obliczyć czas trwania działań (czas przetwarzania), co pomaga wykrywać wąskie gardła i analizować efektywność.

Skąd pobrać

Podobnie jak czas rozpoczęcia, można go pobrać z różnych pól znacznika czasu. W przypadku niektórych działań może być taki sam jak czas rozpoczęcia. W innych przypadkach może to być osobne pole daty zakończenia lub zmiany w tabelach aplikacji albo dziennikach zmian (CDHDR, CDPOS).

Przykłady
2023-12-28T09:16:10Z2024-01-02T17:30:00Z2024-01-05T11:21:00Z
Docelowa data zakończenia
TargetCompletionDate
Planowany termin lub ostateczna data zakończenia ważnej czynności, na przykład sporządzenia sprawozdań finansowych.
Opis

Docelowa data zakończenia to wewnętrzny lub zewnętrzny termin realizacji określonego etapu zamknięcia okresu. Do tego dnia zadanie powinno zostać ukończone.

Atrybut ten jest niezbędny do oceny realizacji harmonogramu i dotrzymywania terminów. Stanowi podstawę dashboardu „Dotrzymywanie terminów raportowania” oraz KPI „Odsetek sprawozdań finansowych sporządzonych na czas”. Wskaźniki te porównują datę docelową z ActualCompletionDate. Analiza odchyleń pomaga ocenić i usprawnić terminowość zamknięcia.

Dlaczego to ważne

Umożliwia ocenę realizacji zadań względem terminów oraz pomiar i poprawę terminowości najważniejszych czynności związanych z zamknięciem.

Skąd pobrać

Dane te często znajdują się w systemie do zarządzania zadaniami lub harmonogramem, takim jak SAP Financial Closing cockpit, w którym listy zadań zamknięcia zawierają planowane daty zakończenia.

Przykłady
2024-01-05T23:59:59Z2024-04-04T23:59:59Z2024-07-05T23:59:59Z
Kod spółki
CompanyCode
Unikalny identyfikator podmiotu prawnego lub spółki w strukturze organizacyjnej SAP.
Opis

Jednostka gospodarcza (Company Code) to niezależna jednostka księgowa w przedsiębiorstwie, dla której można prowadzić kompletny, odrębny zestaw ksiąg. Wszystkie czynności związane z zamknięciem okresu wykonuje się na poziomie jednostki gospodarczej.

To podstawowy wymiar organizacyjny w analizie finansowej. W process mining umożliwia porównanie przebiegu zamknięcia okresu w różnych podmiotach prawnych. Dashboard „Analiza wariantów zamknięcia okresu” wykorzystuje jednostkę gospodarczą do wykrywania rozbieżności i ujednolicania procedur zamknięcia.

Dlaczego to ważne

Zapewnia ważny kontekst organizacyjny, dzięki któremu można porównywać procesy w różnych podmiotach prawnych, wykrywać różnice i wskazywać dobre praktyki.

Skąd pobrać

Występuje w niemal wszystkich tabelach finansowych SAP, przede wszystkim w tabeli nagłówkowej BKPF (pole BUKRS).

Przykłady
10001710US01DE01
Numer dokumentu
DocumentNumber
Unikalny identyfikator dokumentu finansowego, na przykład zapisu księgowego.
Opis

Numer dokumentu to unikalny klucz nadawany przez SAP każdemu księgowaniu. Służy jako podstawowy punkt odniesienia przy śledzeniu i audytowaniu poszczególnych transakcji składających się na czynności w procesie zamknięcia.

Sam w sobie nie jest identyfikatorem case, ale zapewnia ważne powiązanie z systemem źródłowym. Analitycy mogą użyć numeru dokumentu, aby przejść z widoku process mining do szczegółów konkretnej transakcji w SAP S/4HANA i ustalić przyczynę problemu. Jest to szczególnie przydatne podczas analizy konkretnych księgowań korygujących lub zapisów związanych z uzgadnianiem.

Dlaczego to ważne

Zapewnia bezpośrednie odniesienie do transakcji w SAP, ułatwiając przejście do jej szczegółów i audyt z poziomu modelu procesu.

Skąd pobrać

Znajduje się w tabeli nagłówkowej dokumentów finansowych BKPF (pole BELNR) oraz w tabelach pozycji, takich jak BSEG lub ACDOCA.

Przykłady
100000045190000001300000023
Numer konta księgi głównej
GlAccountNumber
Identyfikator konkretnego konta w księdze głównej.
Opis

Numer konta księgi głównej (GL) identyfikuje poszczególne konta służące do rejestrowania operacji finansowych, takich jak środki pieniężne, zobowiązania wobec dostawców czy przychody. Wiele czynności wykonywanych przy zamknięciu okresu, na przykład uzgadnianie sald i księgowanie korekt, dotyczy konkretnych kont GL.

Ten atrybut jest niezbędny do szczegółowej analizy procesów finansowych. Dashboard „Analiza księgowań korygujących” pokazuje liczbę korekt na poszczególnych kontach i pomaga wykrywać problematyczne obszary. KPI „Średni czas uzgadniania konta GL” pozwala z kolei wskazać opóźnienia związane z konkretnymi kontami.

Dlaczego to ważne

Łączy czynności w procesie z konkretnymi kontami finansowymi, umożliwiając szczegółową analizę uzgodnień i zapisów księgowych w celu ustalenia przyczyn problemów.

Skąd pobrać

Występuje w tabelach pozycji dokumentów finansowych, głównie BSEG (pole HKONT) lub w uniwersalnej tabeli księgi głównej ACDOCA w S/4HANA.

Przykłady
113100004000000073000000
Odpowiedzialny użytkownik
ResponsibleUser
Identyfikator użytkownika, który wykonał działanie lub odpowiada za zadanie.
Opis

Ten atrybut wskazuje pracownika, który wykonał dane zadanie, na przykład zaksięgował zapis księgowy lub zatwierdził uzgodnienie. Zwykle jest rejestrowany jako identyfikator użytkownika w dziennikach systemowych i nagłówkach dokumentów.

Analiza procesu według użytkownika pomaga zrozumieć rozkład obciążenia, indywidualne wyniki i potrzeby szkoleniowe. Dashboard Efektywność przydziału zasobów wykorzystuje ten atrybut do wizualizacji czasu wykonywania działań przez poszczególnych użytkowników. Może też pomóc wskazać zadania do automatyzacji, pokazując powtarzalne czynności wykonywane przez wiele osób.

Dlaczego to ważne

Łączy działania w procesie z osobami, które je wykonały, umożliwiając analizę obciążenia, optymalizację zasobów i zarządzanie wynikami.

Skąd pobrać

Dane te można znaleźć w tabelach nagłówków dokumentów, takich jak BKPF (pole USNAM, nazwa użytkownika), lub w tabelach dokumentów zmian, takich jak CDHDR (pole USERNAME).

Przykłady
ABROWNCSMITHDJOHNSON
Status uzgodnienia
ReconciliationStatus
Status uzgadniania konta, na przykład „Nie rozpoczęto”, „W toku” lub „Zatwierdzono”.
Opis

Ten atrybut pokazuje stan uzgadniania danego konta lub zadania. Informuje, czy uzgadnianie zostało rozpoczęte, przekazane do weryfikacji, zatwierdzone czy odrzucone. Zmiany statusu są ważnymi zdarzeniami w procesie.

Atrybut ten stanowi podstawę dashboardu „Analiza poprawek w uzgodnieniach”. Analiza kolejnych statusów pozwala wykryć sytuacje, w których po statusie „Zatwierdzono” wprowadzono dalsze korekty, co wskazuje na konieczność ponownej pracy. Atrybut wspiera też KPI „Odsetek uzgodnień zatwierdzonych za pierwszym razem”, pokazując, które uzgodnienia zatwierdzono bez wcześniejszego odrzucenia ani ponownego otwarcia.

Dlaczego to ważne

Pokazuje postęp i wynik zadań związanych z uzgadnianiem, co pozwala wykrywać poprawki, mierzyć odsetek zatwierdzeń i analizować wąskie gardła.

Skąd pobrać

Informacje te są zwykle przechowywane w tabelach używanego narzędzia do uzgadniania, na przykład SAP Financial Closing cockpit lub SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine.

Przykłady
Nie rozpoczętoW przygotowaniuZatwierdzonoOdrzucono
Czas trwania cyklu zamknięcia okresu
PeriodCloseCycleTime
Łączny czas od pierwszej do ostatniej czynności w danym okresie finansowym.
Opis

Ta miara określa całkowity czas realizacji procesu zamknięcia okresu dla jednego case (okresu finansowego). Oblicza się ją jako różnicę między znacznikiem czasu ostatniej i pierwszej czynności w tym okresie.

To podstawowy KPI, który zasila dashboard „Przegląd czasu trwania cyklu zamknięcia okresu” oraz KPI „Średni czas trwania cyklu zamknięcia okresu”. Pokazuje ogólną sprawność i szybkość zamknięcia, umożliwiając porównania w czasie oraz między jednostkami gospodarczymi.

Dlaczego to ważne

To podstawowy KPI mierzący łączny czas trwania procesu. Pozwala ogólnie śledzić zmiany efektywności w czasie.

Skąd pobrać

Obliczane na poziomie case: MAX(EventTime) - MIN(EventTime) dla każdego FinancialPeriod.

Przykłady
5 dni, 10 godzin i 30 minut7 dni i 2 godziny6 dni
Czy czynność jest zautomatyzowana
IsAutomated
Wartość logiczna wskazująca, czy czynność wykonał użytkownik systemowy, czy proces zautomatyzowany.
Opis

Ta flaga odróżnia zadania wykonywane ręcznie przez użytkownika od tych realizowanych automatycznie przez system, na przykład zaplanowanego zadania wsadowego do wyceny walut lub automatycznego rozliczania. Zwykle wyznacza się ją na podstawie identyfikatora ResponsibleUser (na przykład gdy użytkownikiem jest „SAP_BATCH”) lub pola TransactionCode.

Atrybut ten pomaga określić poziom automatyzacji procesu zamknięcia. Wskazuje możliwości dalszej automatyzacji, ujawniając zadania ręczne o dużym wolumenie. Przydaje się również w analizie przyczyn problemów, ponieważ pozwala sprawdzić, czy wąskie gardła występują na etapach ręcznych, czy zautomatyzowanych.

Dlaczego to ważne

Odróżnia czynności wykonywane przez ludzi od tych realizowanych przez system, co pomaga wskazywać możliwości automatyzacji i analizować efektywność obu rodzajów pracy.

Skąd pobrać

To atrybut pochodny, zwykle wyznaczany na podstawie reguły dotyczącej pola „ResponsibleUser” (na przykład sprawdzenia, czy identyfikator należy do użytkownika systemowego lub wsadowego, takiego jak „BATCHUSER”) albo kodu transakcji.

Przykłady
truefalse
Czy wystąpiły poprawki w uzgodnieniu
IsReconciliationRework
Wartość logiczna ustawiona na prawdę, jeśli po czynności uzgadniania następuje odrzucenie lub wprowadzenie dalszych korekt.
Opis

Ten obliczany atrybut wykrywa poprawki w podprocesie uzgadniania. Flaga wskazuje czynności lub case, w których uzgodnienie odrzucono, ponownie otwarto po przekazaniu do weryfikacji albo zaksięgowano korekty po zakończeniu uzgadniania konta GL.

Atrybut ten zasila dashboard „Analiza poprawek w uzgodnieniach” oraz KPI „Odsetek uzgodnień wymagających poprawek”. Złożone sekwencje czynności zamienia na prostą, mierzalną wartość, która pokazuje skalę poprawek i pomaga zespołom poprawić jakość uzgodnień za pierwszym razem.

Dlaczego to ważne

Bezpośrednio mierzy poprawki, które są oznaką nieefektywności procesu. Umożliwia ukierunkowaną analizę i poprawę jakości uzgodnień.

Skąd pobrać

Obliczane na podstawie sekwencji czynności. Na przykład flaga przyjmuje wartość prawda, jeśli po sekwencji „Zatwierdzono uzgodnienie” następuje „Zaksięgowano zapis korygujący” dla tego samego konta GL i okresu.

Przykłady
truefalse
Czy zakończono na czas
IsOnTime
Wartość logiczna ustawiona na prawdę, jeśli etap zakończono w docelowym terminie lub wcześniej.
Opis

Atrybut ten w prosty, binarny sposób pokazuje, czy dotrzymano harmonogramu. Oblicza się go przez porównanie ActualCompletionDate z TargetCompletionDate dla danego etapu, na przykład zatwierdzenia sprawozdań finansowych.

To podstawa obliczania KPI „Odsetek sprawozdań finansowych sporządzonych na czas”. Ułatwia śledzenie wyników, zamieniając porównanie dat na czytelny status „na czas” lub „po terminie”, który można przedstawić na dashboardach i w raportach. Pomaga ocenić skuteczność działań przyspieszających zamknięcie.

Dlaczego to ważne

Upraszcza analizę dotrzymywania terminów, pokazując jednoznacznie, czy zadanie zakończono na czas. Ułatwia śledzenie i raportowanie terminowości.

Skąd pobrać

Pole obliczane: ActualCompletionDate <= TargetCompletionDate.

Przykłady
truefalse
Kod transakcji
TransactionCode
Kod transakcji SAP (T-code) użyty do wykonania czynności.
Opis

Kod transakcji to skrót służący do uruchamiania określonej funkcji lub programu w SAP. Na przykład FB01 służy do księgowania dokumentu, a FAGLB03 do wyświetlania sald kont GL. Kod T-code często jasno wskazuje, jaką czynność wykonano.

Atrybut ten pomaga definiować czynności w modelu procesu. Pozwala wiarygodnie odróżnić czynności zautomatyzowane od ręcznych i ustalić, jak dokładnie wykonano zadanie w systemie. Analiza kodów T-code może ujawnić niestandardowe lub nieefektywne metody pracy.

Dlaczego to ważne

Pokazuje technicznie, na poziomie systemu, jak wykonano daną czynność. Ułatwia rozpoznawanie kroków ręcznych i zautomatyzowanych oraz niestandardowych procedur.

Skąd pobrać

Występuje w tabeli nagłówkowej dokumentów finansowych BKPF (pole TCODE) lub w dziennikach zmian dokumentów.

Przykłady
FB01FAGL_FCVF.13
Kwota dokumentu
DocumentAmount
Łączna wartość księgowania w walucie dokumentu.
Opis

Atrybut ten określa wartość pieniężną dokumentu finansowego. W przypadku korekt na koniec okresu może to być kwota rozliczenia międzyokresowego lub księgowanej korekty.

Analiza kwot pomaga ocenić istotność pozycji. Analitycy mogą w pierwszej kolejności sprawdzić księgowania korygujące o wysokiej wartości, które mogą wiązać się z większym ryzykiem finansowym. Można też filtrować mapę procesu, aby wyświetlała tylko transakcje przekraczające określony próg. Ułatwia to skupienie się na najważniejszych czynnościach.

Dlaczego to ważne

Uzupełnia analizę o wymiar finansowy i pozwala ustalać priorytety na podstawie wpływu pieniężnego oraz istotności problemów.

Skąd pobrać

Wartość tę zwykle trzeba zsumować z tabel pozycji, takich jak BSEG lub ACDOCA (pole WRBTR, kwota w walucie dokumentu).

Przykłady
15000.00250.75-500.00
Ostatnia aktualizacja danych
LastDataUpdate
Znacznik czasu wskazujący, kiedy dane zostały ostatnio odświeżone lub wyodrębnione z systemu źródłowego.
Opis

Ten atrybut zapisuje datę i godzinę ostatniego wyodrębnienia danych. Informuje, jak aktualne są dane analizowane w narzędziu process mining.

Służy przede wszystkim do zarządzania danymi i informowania użytkowników. Osoby przeglądające dashboard mogą sprawdzić aktualność analizy, co jest szczególnie ważne w dashboardach do monitorowania zbliżonego do czasu rzeczywistego, takich jak 'Bieżący status zamknięcia okresu'. Dzięki temu wiadomo, czy analizowane dane pochodzą z dzisiaj, wczoraj czy z poprzedniego tygodnia.

Dlaczego to ważne

Informuje użytkowników o aktualności danych, dzięki czemu wiedzą, jak bieżące są wnioski dotyczące procesu.

Skąd pobrać

To metadane generowane i zapisywane w zbiorze danych przez narzędzie do wyodrębniania danych lub ETL podczas jego uruchomienia.

Przykłady
2024-06-10T08:00:00Z2024-06-09T08:00:00Z
Rodzaj zapisu księgowego
JournalEntryType
Rodzaj księgowanego dokumentu finansowego, pozwalający odróżnić standardowe zapisy, rozliczenia międzyokresowe i korekty.
Opis

Rodzaj zapisu księgowego, określany w SAP jako typ dokumentu, to klucz klasyfikujący dokumenty księgowe. Określa, na jakich typach kont można zaksięgować dokument, i pozwala rozróżniać różne operacje biznesowe, na przykład fakturę od dostawcy (KR), księgowanie w księdze głównej (SA) lub płatność od klienta (DZ).

Podczas zamknięcia okresu atrybut ten pozwala wyodrębnić konkretne rodzaje czynności. Analitycy mogą na przykład skupić się na księgowaniach korygujących, aby zasilić dashboard „Analiza księgowań korygujących” i KPI „Liczba księgowań korygujących”. Atrybut pomaga również obliczyć „Udział księgowań ręcznych”.

Dlaczego to ważne

Klasyfikuje operacje finansowe i pozwala skupić analizę na wybranych rodzajach księgowań, takich jak ręczne korekty, które mają znaczenie dla sprawnego zamknięcia okresu.

Skąd pobrać

To standardowe pole w tabeli nagłówkowej dokumentów finansowych BKPF (pole BLART).

Przykłady
Księgowanie w księdze głównejFaktura od dostawcyDokument księgowy
Rzeczywista data zakończenia
ActualCompletionDate
Rzeczywista data zakończenia ważnej czynności lub całego zamknięcia okresu.
Opis

Atrybut ten zapisuje rzeczywistą datę zakończenia ważnego etapu. Jest to znacznik czasu ostatniego zatwierdzenia sprawozdań finansowych lub zamknięcia okresu księgowania.

Stanowi odpowiednik TargetCompletionDate i jest niezbędny do pomiaru terminowości. Dashboard „Dotrzymywanie terminów raportowania” oraz KPI „Odsetek sprawozdań finansowych sporządzonych na czas” bezpośrednio porównują datę rzeczywistą z docelową, aby obliczyć odchylenie i terminowość.

Dlaczego to ważne

Podaje rzeczywisty czas realizacji etapów, niezbędny do oceny wyników względem planowanych terminów i analizy opóźnień.

Skąd pobrać

Pochodzi z pola EventTime ostatniej czynności w sekwencji, na przykład „Zatwierdzono sprawozdania finansowe” lub „Zamknięto okres księgowania”.

Przykłady
2024-01-06T10:00:00Z2024-04-05T17:00:00Z2024-07-04T11:00:00Z
System źródłowy
SourceSystemId
Identyfikator konkretnej instancji lub klienta SAP S/4HANA, z którego wyodrębniono dane.
Opis

Ten atrybut wskazuje system, z którego pochodzą dane. W środowiskach z wieloma instancjami SAP, na przykład dla różnych regionów lub jednostek biznesowych, pozwala rozróżnić źródła danych.

Służy przede wszystkim do zarządzania danymi, audytu i zapewnienia ich integralności. W analizie można go użyć jako filtra do porównywania procesów z różnych systemów źródłowych po połączeniu ich w jednym modelu process mining.

Dlaczego to ważne

Zapewnia informacje o pochodzeniu danych i ich kontekst, co ułatwia ustalenie źródła, zwłaszcza w środowiskach z wieloma systemami.

Skąd pobrać

To zwykle metadane dodawane podczas wyodrębniania danych, często pobierane z identyfikatora systemu SAP (SY-SYSID) lub klienta (SY-MANDT).

Przykłady
S4H_PROD_100S4H_QAS_200ECC_LEGACY_001
Waluta dokumentu
DocumentCurrency
Kod waluty, w której podano kwoty w dokumencie finansowym.
Opis

Atrybut ten określa walutę, w której zarejestrowano transakcję, na przykład USD, EUR lub JPY. Zapewnia niezbędny kontekst dla atrybutu DocumentAmount.

W organizacjach działających w wielu krajach analiza według waluty może mieć duże znaczenie. Pozwala prawidłowo interpretować kwoty i jest niezbędna do przeliczenia ich na jedną walutę raportową w analizie zbiorczej. Bez tej informacji wartości DocumentAmount nie można sensownie porównywać ani sumować.

Dlaczego to ważne

Zapewnia niezbędny kontekst do prawidłowej interpretacji kwot, szczególnie gdy używa się wielu walut.

Skąd pobrać

Znajduje się w tabeli nagłówkowej dokumentów finansowych BKPF (pole WAERS).

Przykłady
USDEURJPY
Wymagane Zalecane Opcjonalne

Działania w procesie Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie

Poniżej przedstawiono najważniejsze kroki i punkty kontrolne, które należy uwzględnić w dzienniku zdarzeń, aby prawidłowo odkryć i usprawnić proces.
7 Zalecane 7 Opcjonalne
Działanie Opis
Okres otwarty do księgowania
To początek okresu finansowego, kiedy otwiera się okresy księgowania, aby można było rejestrować transakcje. Administrator finansowy wykonuje w SAP jawną, rejestrowaną zmianę konfiguracji, która umożliwia księgowanie zapisów w nowym okresie.
Dlaczego to ważne

To główne zdarzenie rozpoczynające proces zamknięcia okresu. Pozwala dokładnie zmierzyć całkowity czas cyklu i wyznacza początek analizy procesu.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane w dokumentach zmian (tabele CDHDR i CDPOS), które zapisują modyfikacje tabeli kontroli okresów księgowania T001B, zwykle wprowadzane za pomocą transakcji OB52.

Rejestrowanie

Przefiltruj dzienniki zmian tabeli T001B według odpowiedniego roku obrotowego i okresu.

Typ zdarzenia explicit
Rozpoczęto uzgadnianie konta
Oznacza początek ręcznego lub częściowo zautomatyzowanego procesu potwierdzania sald kont księgi głównej. Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany statusu uzgodnienia z 'New' na 'In Progress' lub z zarejestrowania pierwszego działania osoby przygotowującej uzgodnienie.
Dlaczego to ważne

To ważny etap pozwalający określić czas i nakład pracy potrzebne do potwierdzenia sald bilansowych. Pomaga wskazać konta lub działy, które zbyt późno rozpoczynają uzgadnianie.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest zwykle rejestrowane w dedykowanym narzędziu do uzgadniania, takim jak SAP Account Substantiation and Automation firmy BlackLine, lub w innym systemie zewnętrznym. Można je wywnioskować ze znaczników czasu zmian statusu.

Rejestrowanie

Śledź znacznik czasu pierwszej zmiany statusu z 'Not Started' dla uzgodnienia danego konta księgi głównej.

Typ zdarzenia inferred
Rozpoczęto uzgadnianie międzyspółkowe
To początek procesu dopasowywania i uzgadniania transakcji między różnymi kodami spółek w ramach tej samej grupy kapitałowej. Proces często rozpoczyna się od uruchomienia zadania uzgadniającego lub utworzenia nowego case uzgodnienia w narzędziu ICMR w SAP.
Dlaczego to ważne

Uzgadnianie międzyspółkowe bywa złożone i czasochłonne. Analiza jego czasu trwania i przebiegu pomaga usprawnić zamknięcie grupy oraz zadbać o poprawność skonsolidowanych danych finansowych.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować ze zmian statusu w module SAP Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR) lub z utworzenia pierwszych dokumentów uzgodnieniowych dla danego okresu.

Rejestrowanie

W narzędziu ICMR śledź datę utworzenia lub znacznik czasu zmiany statusu jednostek uzgodnieniowych dla danego okresu.

Typ zdarzenia inferred
Wygenerowano sprawozdania finansowe
To działanie oznacza utworzenie oficjalnych sprawozdań finansowych, takich jak bilans i rachunek zysków i strat. Zamyka ono procesy księgowe i konsolidacyjne na koniec okresu.
Dlaczego to ważne

To ważny etap cyklu Record to Report. Termin jego realizacji ma zasadnicze znaczenie dla dotrzymania terminów sprawozdawczych i przekazania interesariuszom aktualnych informacji.

Skąd pobrać

Najlepiej rejestrować to zdarzenie w narzędziu do zarządzania zamknięciem finansowym, takim jak SAP Financial Closing Cockpit, gdzie jest ono jawnym zadaniem. W przeciwnym razie trzeba je wywnioskować z dzienników generowania raportów lub znaczników czasu utworzenia plików.

Rejestrowanie

Śledź status ukończenia zadania 'Generate Financial Statements' w narzędziu do zarządzania zamknięciem albo analizuj dzienniki wykonania raportów.

Typ zdarzenia inferred
Zaksięgowano korygujący zapis księgowy
Oznacza korygujący zapis księgowy wprowadzony po wstępnym uzgodnieniu, zwykle w celu usunięcia rozbieżności wykrytych podczas weryfikacji. Jest to jawna transakcja zaksięgowana w księdze głównej.
Dlaczego to ważne

Częste księgowanie korekt wskazuje na niską jakość wcześniejszych procesów lub uzgodnień. Analiza tych zapisów pomaga ustalić przyczyny błędów i ograniczyć konieczność ponownej pracy.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane jako jawne dokumenty w tabelach ACDOCA i BKPF. Można je rozpoznać po określonych typach dokumentów, dacie księgowania przypadającej na późny etap zamknięcia lub konkretnych opisach tekstowych.

Rejestrowanie

Przefiltruj zapisy księgowe w BKPF, uwzględniając typ dokumentu i datę księgowania w odniesieniu do działań związanych z uzgadnianiem.

Typ zdarzenia explicit
Zamknięto okres księgowania
To ostatnie działanie w cyklu. Okres księgowania zostaje formalnie zamknięty, aby uniemożliwić rejestrowanie kolejnych transakcji. Chroni to integralność danych w zatwierdzonych sprawozdaniach finansowych.
Dlaczego to ważne

To ostateczne zdarzenie kończące proces. Jest niezbędne do obliczenia całkowitego czasu cyklu zamknięcia okresu i analizy trendów dotyczących ukończenia procesu.

Skąd pobrać

Podobnie jak otwarcie okresu, zdarzenie jest rejestrowane w dokumentach zmian (tabele CDHDR i CDPOS), które zapisują aktualizacje tabeli kontroli okresów księgowania T001B wprowadzone za pomocą transakcji OB52.

Rejestrowanie

Przefiltruj dzienniki zmian tabeli T001B, aby wskazać zamknięcie odpowiedniego roku obrotowego i okresu.

Typ zdarzenia explicit
Zatwierdzono uzgodnienie konta
To ostateczne zatwierdzenie uzgodnienia konta księgi głównej, które potwierdza, że saldo zostało uzasadnione, a wszystkie problemy rozwiązane. Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany statusu na 'Approved' w narzędziu do uzgadniania.
Dlaczego to ważne

Ten etap oznacza zakończenie ważnej czynności kontrolnej. Śledzenie czasu zatwierdzania pomaga wykrywać wąskie gardła w procesie weryfikacji i mierzyć liczbę poprawek oraz skuteczność za pierwszym razem.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane w systemie zarządzania uzgodnieniami, takim jak SAP Account Substantiation and Automation, na podstawie znacznika czasu ostatecznego zatwierdzenia.

Rejestrowanie

Ustal znacznik czasu, w którym pole statusu uzgodnienia zmienia się na końcowy stan 'Approved'.

Typ zdarzenia inferred
Przeliczenie wartości w walutach obcych
To standardowa procedura na koniec miesiąca, która służy do przeliczenia otwartych pozycji i sald w walutach obcych według kursów z końca okresu. Uruchomienie programu powoduje zaksięgowanie różnic z wyceny.
Dlaczego to ważne

Zapewnia zgodność ze standardami rachunkowości i rzetelny obraz sytuacji finansowej. Śledzenie tego działania pomaga dopilnować, by wycena wszystkich walut odbyła się na czas.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane w dziennikach wykonania programu wyceny walut obcych (np. FAGL_FCV). Szczegóły zadań są przechowywane w tabelach TBTCO i TBTCP.

Rejestrowanie

Monitoruj dzienniki wykonania zadań powiązanych z transakcją FAGL_FCV lub jej programem bazowym.

Typ zdarzenia explicit
Przygotowano zestawienie obrotów i sald
Oznacza wygenerowanie i zapisanie zestawienia obrotów i sald do weryfikacji. To ważny punkt kontrolny przed sporządzeniem końcowych sprawozdań finansowych. Rejestracja tego zdarzenia często zależy od tego, czy zapisano wynik raportu.
Dlaczego to ważne

Przygotowanie zestawienia obrotów i sald jest ważnym punktem kontroli jakości. Analiza terminu jego przygotowania pomaga ocenić gotowość do sporządzenia końcowych sprawozdań i wykryć opóźnienia na wcześniejszych etapach.

Skąd pobrać

Często nie jest to jawne zdarzenie. Można je wywnioskować z wykonania określonej transakcji raportowej, jeśli warianty zapisano wraz z użytkownikiem i datą, albo jeśli proces jest zarządzany w narzędziu takim jak SAP Financial Closing Cockpit.

Rejestrowanie

Należy przeanalizować system, aby ustalić, czy istnieje wiarygodny mechanizm rejestrowania, na przykład dzienniki wykonania raportów lub listy zadań w narzędziu do zarządzania zamknięciem.

Typ zdarzenia inferred
Uruchomiono automatyczne rozliczanie
Oznacza uruchomienie programów automatycznego rozliczania w SAP, takich jak rozliczanie GR/IR (przyjęcie towaru/faktura). Zadania te dopasowują i rozliczają pozycje otwarte na określonych kontach księgi głównej, ograniczając nakład pracy przy ręcznym uzgadnianiu.
Dlaczego to ważne

To działanie pokazuje poziom automatyzacji procesu uzgadniania. Błędy lub wyjątki podczas tych uruchomień mogą prowadzić do znacznej ilości pracy ręcznej i opóźnień.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane w dziennikach wykonania określonych zadań wsadowych, takich jak F.13 lub F.13E do automatycznego rozliczania. Szczegóły wykonania znajdują się w tabelach dziennika zadań TBTCO i TBTCP.

Rejestrowanie

Monitoruj znaczniki czasu rozpoczęcia i zakończenia zadań powiązanych z transakcjami takimi jak F.13 w dziennikach zadań SAP.

Typ zdarzenia explicit
Wykonano zadania konsolidacyjne
Oznacza wykonanie działań konsolidacyjnych w SAP Group Reporting, takich jak przeliczenie walut, reklasyfikacja i eliminacja zysków międzyspółkowych. Zadania te są zwykle zarządzane i rejestrowane w monitorze konsolidacji.
Dlaczego to ważne

W organizacjach obejmujących wiele podmiotów prawnych konsolidacja jest jednym z etapów decydujących o terminie zamknięcia. Monitorowanie tych zadań pomaga usprawnić zamknięcie grupy i terminowo przygotować skonsolidowane sprawozdania.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane w dziennikach statusów w Data Monitor lub Consolidation Monitor w SAP S/4HANA for Group Reporting. Każde zadanie ma zwykle przypisanego użytkownika, znacznik czasu i status.

Rejestrowanie

Wyodrębnij dzienniki wykonania zadań z tabel bazowych monitora konsolidacji Group Reporting.

Typ zdarzenia explicit
Zakończono transfer danych z ksiąg pomocniczych
Oznacza zakończenie zadań wsadowych, które przenoszą zagregowane dane z ksiąg pomocniczych, takich jak należności, zobowiązania i ewidencja środków trwałych, do księgi głównej. Dzięki temu przed rozpoczęciem zamknięcia wszystkie powiązane transakcje operacyjne są ujęte w księdze głównej.
Dlaczego to ważne

Opóźnienia w zamykaniu ksiąg pomocniczych mogą stać się poważnym wąskim gardłem całego procesu. Śledzenie tego działania pomaga wykryć nieefektywności w gromadzeniu i integracji danych z systemów źródłowych.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z pomyślnego zakończenia określonych zadań wsadowych odpowiedzialnych za rozliczenie ksiąg i transfer danych. Dzienniki zadań znajdują się w tabelach TBTCO i TBTCP.

Rejestrowanie

W SAP, w przeglądzie zadań (transakcja SM37), sprawdź i monitoruj znaczniki czasu zakończenia odpowiednich zadań wsadowych.

Typ zdarzenia explicit
Zaksięgowano rozliczenia międzyokresowe i rezerwy
To zdarzenie obejmuje utworzenie ręcznych zapisów księgowych dotyczących rozliczeń międzyokresowych, odroczeń i innych rezerw niezbędnych do prawidłowego sprawozdawczości finansowej zgodnie z zasadą memoriałową. Są to jawne transakcje zaksięgowane w księdze głównej.
Dlaczego to ważne

Śledzenie tych księgowań pozwala analizować liczbę i terminy ręcznych korekt. Ich duża liczba może wskazywać na możliwości automatyzacji lub usprawnienia wcześniejszych etapów procesu.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane jako jawne zapisy księgowe w tabeli dziennika uniwersalnego ACDOCA i tabeli nagłówków BKPF. Wpisy można rozpoznać po określonych typach dokumentów skonfigurowanych dla rozliczeń międzyokresowych.

Rejestrowanie

Przefiltruj dokumenty w tabeli BKPF według typu dokumentu (np. 'SA' lub typów niestandardowych) i daty księgowania przypadającej na dany okres.

Typ zdarzenia explicit
Zatwierdzono sprawozdania finansowe
Oznacza ostateczne zatwierdzenie sprawozdań finansowych przez uprawnione kierownictwo przed ich publikacją. Często odbywa się poza systemem, ale można je rejestrować, jeśli istnieje formalny etap zatwierdzania cyfrowego.
Dlaczego to ważne

To końcowy etap kontroli jakości i zgodności. Śledzenie czasu jego realizacji pomaga ocenić dotrzymywanie terminów sprawozdawczych i efektywność całego cyklu weryfikacji przez kierownictwo.

Skąd pobrać

Zdarzenie można zarejestrować, jeśli istnieje workflow lub pole statusu zatwierdzenia sprawozdania, na przykład w SAP Financial Closing Cockpit lub systemie zarządzania dokumentami.

Rejestrowanie

Wskaż pole danych i znacznik czasu informujące o ostatecznym zatwierdzeniu pakietu sprawozdań finansowych.

Typ zdarzenia inferred
Zalecane Opcjonalne

Instrukcje wyodrębniania danych

Jak pobrać dane z SAP S/4HANA

Gotowi do rozpoczęcia?

Wykorzystaj ten szablon danych, aby zwiększyć efektywność i poprawić zgodność w organizacji. Już dziś rozpocznij usprawnianie procesu Record to Report.

Usprawnij zamknięcie i uzgadnianie w procesie Record to Report

Wykryj nieefektywności i skróć cykl zamknięcia nawet o 30%.

Rozpocznij okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty płatniczej. Rozpoczęcie zajmuje kilka minut.