Szablon danych do zarządzania umowami

Contract ID to jednoznaczny identyfikator sprawy, który łączy wszystkie zdarzenia i czynności dotyczące konkretnej umowy, od jej utworzenia po zakończenie. W DocuSign CLM może odpowiadać Envelope ID lub niestandardowemu polu identyfikatora umowy.

Ten atrybut jest niezbędny w process mining, ponieważ pozwala odtworzyć przebieg każdej umowy od początku do końca. Grupując powiązane czynności pod jednym Contract ID, analitycy mogą wizualizować pełny przebieg procesu, mierzyć czas realizacji i analizować różnice między umowami.

To główny klucz łączący wszystkie powiązane zdarzenia procesu. Pozwala prześledzić i przeanalizować cały cykl życia pojedynczej umowy.

Zwykle jest to główny identyfikator umowy lub obiektu koperty w DocuSign CLM. Może być oznaczony jako Envelope ID albo stanowić niestandardowe pole skonfigurowane do identyfikacji umowy.

Ten atrybut zapisuje dokładną datę i godzinę wykonania działania. Stanowi podstawę czasową analizy process mining i pozwala oceniać przebieg procesu w czasie.

Uporządkowanie zdarzeń według czasu rozpoczęcia tworzy chronologiczny dziennik dla każdej sprawy. Umożliwia to obliczenie czasu cyklu między działaniami, czasu trwania poszczególnych kroków oraz całego procesu. Dane te pomagają wykrywać wąskie gardła, mierzyć czas oczekiwania i oceniać efektywność procesu względem SLA.

Ten znacznik czasu pozwala uporządkować zdarzenia chronologicznie i obliczyć wszystkie miary zależne od czasu, takie jak czasy cyklu i czas trwania.

Informacja ta jest standardowym elementem dziennika zdarzeń lub ścieżki audytu w DocuSign CLM i jest przypisana do każdej zarejestrowanej czynności.

Ten atrybut opisuje pojedynczy krok lub kamień milowy w procesie zarządzania umowami, na przykład „Przygotowanie projektu umowy”, „Rozpoczęcie weryfikacji prawnej” lub „Podpisanie umowy”. Te działania składają się na mapę procesu.

Analiza kolejności i częstotliwości działań jest podstawą process mining. Pozwala ustalić, jak przebiega proces w praktyce, wykryć odstępstwa od standardowej procedury oraz wskazać działania, które trwają najdłużej lub często się powtarzają.

Określa kolejne kroki procesu, dzięki czemu można wizualizować i analizować przebieg workflow umów, wąskie gardła oraz różnice w jego realizacji.

Informacje te pochodzą zwykle z dziennika zdarzeń lub ścieżki audytu w DocuSign CLM, gdzie rejestrowane są działania wykonywane na dokumencie umowy lub w workflow.

Ten atrybut wskazuje, kiedy zbiór danych został ostatnio zaktualizowany. Informuje, jak aktualne są dane wykorzystane w analizie.

W dashboardach i raportach ma to znaczenie dla zarządzania danymi i zaufania użytkowników. Analitycy mogą sprawdzić, czy korzystają z danych bieżących, czy z migawki z określonego momentu. To ważne przy podejmowaniu świadomych decyzji na czas.

Informuje o aktualności danych, dzięki czemu użytkownicy wiedzą, jak świeża jest analiza procesu.

To atrybut metadanych, zwykle generowany i zapisywany przez narzędzie ETL (Extract, Transform, Load) lub potok danych podczas ich wczytywania.

Ten atrybut określa źródło danych o procesie. W tym widoku jego wartością będzie zawsze „DocuSign CLM” lub podobny identyfikator.

W analizie jednego systemu pole może wydawać się zbędne, ale warto je uwzględnić. Jest niezbędne przy łączeniu danych z wielu systemów, na przykład danych o umowach z CRM z danymi workflow z DocuSign. Ułatwia wtedy ustalenie pochodzenia danych i ich śledzenie.

Umożliwia śledzenie pochodzenia danych i jest niezbędny w analizach łączących dane z wielu systemów przedsiębiorstwa.

Zwykle jest to stała wartość dodawana podczas ekstrakcji i transformacji danych, aby oznaczyć źródło zbioru danych.

Ten atrybut zapisuje dokładną datę i godzinę zakończenia działania. Czas rozpoczęcia wskazuje jego początek, a czas zakończenia pozwala precyzyjnie obliczyć czas trwania poszczególnych działań.

Analiza czasu zakończenia pozwala obliczyć czas realizacji działania, czyli czas aktywnej pracy nad zadaniem. Dzięki temu można odróżnić pracę od oczekiwania, lepiej ocenić wykorzystanie zasobów i rzeczywisty koszt opóźnień. Można na przykład dokładnie obliczyć czas trwania działania „Weryfikacja prawna”.

Pozwala precyzyjnie obliczyć czas trwania poszczególnych działań i odróżnić czas aktywnej pracy od oczekiwania.

W systemach takich jak DocuSign CLM informacja ta może być zapisana bezpośrednio w ścieżce audytu albo wymagać ustalenia na podstawie czasu rozpoczęcia kolejnego zdarzenia.

Ten atrybut przechowuje umowną datę wygaśnięcia. Jest ważny przy proaktywnym zarządzaniu portfelem umów, zwłaszcza umowami dotyczącymi przychodów cyklicznych lub usług długoterminowych.

Data ta jest podstawą dashboardu „Prognoza odnowień i wygaśnięć umów”. Monitorowanie zbliżających się terminów wygaśnięcia pozwala odpowiednio wcześnie uruchomić workflow odnowienia. Atrybut ten służy również do obliczania KPI „Odsetek umów odnowionych w terminie”, co pomaga zapobiegać utracie przychodów i przerwom w świadczeniu usług.

Ułatwia proaktywne zarządzanie umowami, terminowe odnowienia i zapobieganie ich niezamierzonemu wygaśnięciu.

To standardowe pole metadanych, które należy wypełnić dla każdej umowy z określonym terminem obowiązywania w DocuSign CLM.

Ten atrybut wskazuje drugą organizację będącą stroną umowy. Poszczególne podmioty mogą różnić się stylem negocjacji, wymaganiami prawnymi i czasem odpowiedzi, co może znacząco wpływać na przebieg umowy.

Analiza wyników procesu według drugiej strony umowy pomaga ustalić, z którymi partnerami współpraca przebiega sprawnie, a którzy regularnie powodują opóźnienia. Informacje te można wykorzystać do lepszego zarządzania relacjami i ustalania realistycznych oczekiwań przed kolejnymi negocjacjami. To ważny wymiar analizy „Poprawki do umów i częstotliwość zmian”.

Pomaga ocenić, jak współpraca z różnymi podmiotami zewnętrznymi wpływa na czas negocjacji, liczbę poprawek i łączny czas cyklu.

Informacja ta jest podstawowym elementem rekordu umowy i często znajduje się w osobnym polu „Nazwa drugiej strony” lub „Firma”.

Osoba odpowiedzialna za umowę jest głównym punktem kontaktu i odpowiada za postępy w jej obsłudze. Zwykle jest to osoba, która zainicjowała wniosek o umowę lub odpowiada za relację biznesową.

Analiza wyników według osób odpowiedzialnych za umowy może ujawnić różnice w efektywności, liczbie poprawek i czasie cyklu. Pomaga wskazać osoby lub zespoły osiągające dobre wyniki, a także te, które mogą potrzebować dodatkowego wsparcia lub szkolenia. To ważny wymiar analizy w dashboardach, takich jak „Analiza czasu cyklu umowy”.

Umożliwia analizę wyników poszczególnych osób i zespołów, pomaga wskazać dobre praktyki oraz obszary do poprawy w działaniach wykonywanych przez użytkowników.

Zwykle jest to pole użytkownika przypisane do obiektu umowy, wypełniane nazwiskiem osoby, która utworzyła workflow lub za niego odpowiada.

Ten atrybut klasyfikuje umowy według ich celu prawnego lub biznesowego. Poszczególne rodzaje umów mogą mieć różne workflow, wymagania dotyczące akceptacji i poziom złożoności.

Podział analizy według rodzaju umowy pozwala zrozumieć różnice w wynikach procesu. Analitycy mogą porównywać czas cyklu, poziom zgodności i przebieg negocjacji dla różnych umów. Na przykład NDA powinno być obsługiwane znacznie szybciej niż złożona umowa ramowa o świadczenie usług. Ten atrybut umożliwia takie porównanie.

Umożliwia porównanie wyników procesu dla różnych rodzajów umów, które często mają odrębne workflow i różnią się złożonością.

To ważne pole metadanych, zwykle wybierane z listy podczas tworzenia umowy w DocuSign CLM.

Ten atrybut wskazuje ogólny status umowy w danym momencie, na przykład „Projekt”, „W trakcie weryfikacji”, „Oczekuje na podpis” lub „Podpisana”. Pokazuje, na jakim etapie procesu znajduje się umowa.

W process mining analiza statusu ułatwia filtrowanie spraw i tworzenie dashboardów pokazujących liczbę umów na poszczególnych etapach. Dashboard „Bieżący status umów” korzysta bezpośrednio z tego atrybutu, aby pokazać aktywne umowy i wskazać, gdzie gromadzą się zadania.

Pokazuje postęp prac nad umową, co ułatwia śledzenie statusu, zarządzanie obciążeniem i wykrywanie wąskich gardeł.

Informacja ta jest zwykle dostępna jako podstawowy atrybut obiektu umowy lub workflow w DocuSign CLM.

Ten atrybut określa wartość finansową umowy, jednorazową lub cykliczną. Od wartości umowy często zależą wymagany poziom kontroli i złożoność ścieżki akceptacji.

Analiza procesu według wartości umowy pomaga ustalać priorytety dla umów o dużej wartości i sprawdzać, czy nie dochodzi do nieuzasadnionych opóźnień. Można też kontrolować zgodność, na przykład sprawdzić, czy umowy przekraczające określony próg uzyskały akceptację dyrektora finansowego. Atrybut ten pozwala skupić działania usprawniające na umowach o największym znaczeniu finansowym.

Ułatwia ustalanie priorytetów i ocenę ryzyka. Umowy o wyższej wartości często wymagają dokładniejszej weryfikacji i mają większy wpływ na działalność.

W DocuSign CLM jest to zwykle pole liczbowe lub walutowe w metadanych umowy.

Ta miara oblicza łączny czas, jaki umowa spędza na etapie akceptacji: od wysłania jej do pierwszej akceptacji wewnętrznej do uzyskania ostatniej wymaganej akceptacji. Można ją obliczyć, sumując czas trwania wszystkich działań związanych z akceptacją albo mierząc czas od rozpoczęcia pierwszego działania do zakończenia ostatniego.

Atrybut ten jest podstawą KPI „Średni czas trwania etapu akceptacji”. Pomaga oddzielić opóźnienia związane z akceptacją od tych wynikających z przygotowania projektu lub negocjacji. Śledzenie tego czasu pozwala lepiej ocenić wpływ matrycy akceptacji i wskazać możliwości jej uproszczenia.

Pokazuje czas poświęcony na akceptacje, ułatwiając wykrywanie i usuwanie wąskich gardeł w tym etapie procesu.

Wartość oblicza się w narzędziu process mining, wyszukując wszystkie zdarzenia związane z akceptacją, na przykład „Wysłano do akceptacji wewnętrznej” i „Uzyskano akceptację wewnętrzną”, a następnie mierząc czas między pierwszym a ostatnim takim zdarzeniem dla każdej sprawy.

Ten atrybut wskazuje dział, na przykład sprzedaży, marketingu lub IT, który zainicjował umowę lub za nią odpowiada. Sposób obsługi umów i potrzeby mogą się różnić między działami.

Podział analizy według działów pozwala zrozumieć, jak różne części firmy korzystają z procesu zarządzania umowami. Ułatwia przygotowanie raportów, takich jak „Raport o wąskich gardłach w akceptacji umów”, które pokazują, czy opóźnienia koncentrują się w określonych jednostkach. Dzięki temu można dostosować usprawnienia do potrzeb poszczególnych działów.

Umożliwia porównanie wyników różnych jednostek biznesowych i wskazuje różnice w efektywności, zgodności oraz obciążeniu pracą.

Może to być pole metadanych umowy lub informacja ustalona na podstawie działu, do którego należy osoba odpowiedzialna za umowę.

Ten atrybut wskazuje, czy umowę podpisano za pomocą zintegrowanego narzędzia do podpisu elektronicznego, takiego jak DocuSign eSignature, czy w inny sposób, na przykład odręcznie, a następnie zeskanowano.

Atrybut ten służy bezpośrednio do obliczania KPI „Odsetek umów podpisanych elektronicznie”. Analiza udziału umów podpisanych elektronicznie pozwala ocenić skuteczność działań związanych z cyfryzacją. Wyższy odsetek zwykle wiąże się z krótszym czasem podpisywania, niższymi kosztami administracyjnymi oraz lepszą zgodnością i możliwością śledzenia dokumentów.

Mierzy wykorzystanie procesów cyfrowych i pozwala określić wzrost efektywności dzięki zintegrowanym funkcjom podpisu elektronicznego.

Można to ustalić, sprawdzając, czy zdarzenie „Podpisanie umowy” pochodzi ze zintegrowanej usługi DocuSign eSignature.

Ten atrybut wskazuje konkretną osobę z działu prawnego odpowiedzialną za weryfikację i akceptację umowy. Jest to inna osoba niż ta odpowiedzialna za umowę, która zwykle reprezentuje stronę biznesową.

Przypisanie weryfikacji do konkretnego prawnika umożliwia szczegółową analizę tego etapu. Pozwala przygotować dashboard „Wyniki weryfikacji prawnej” i porównać liczbę obsłużonych spraw oraz czas cyklu poszczególnych członków zespołu prawnego. Wyniki mogą pomóc w równoważeniu obciążenia i wskazaniu możliwości usprawnienia pracy działu.

Umożliwia szczegółową analizę etapu weryfikacji prawnej, pomaga równoważyć obciążenie i oceniać wyniki zespołu prawnego.

Dane pochodzą z informacji o przydziale zadań w workflow DocuSign CLM i wskazują, komu przydzielono zadanie „Weryfikacja prawna”.

Ten atrybut pokazuje szczegółowy status etapu akceptacji umowy. Status umowy przedstawia ogólny stan sprawy, natomiast status akceptacji dotyczy wyniku poszczególnych działań akceptacyjnych.

Atrybut ten jest niezbędny w raportach „Raport o wąskich gardłach w akceptacji umów” i dashboardzie „Bieżący status umów”. Pokazuje, które umowy oczekują na akceptację, które odrzucono i trzeba poprawić, a które pomyślnie przeszły ten etap. Analiza zmian statusu pomaga wskazać miejsca, w których proces akceptacji zawodzi lub się opóźnia.

Pokazuje szczegóły etapu akceptacji i pozwala ustalić, które umowy utknęły oraz z jakiego powodu.

Jest to wynik zadania akceptacyjnego lub kroku workflow w DocuSign CLM.

Ten atrybut śledzi kolejne wersje dokumentu umowy wprowadzane podczas poprawek i nanoszenia zmian. Numer powinien zwiększać się przy każdym przesłaniu lub zapisaniu nowej wersji.

Śledzenie wersji dokumentu pozwala bezpośrednio mierzyć liczbę poprawek i złożoność negocjacji. Duża liczba wersji umowy oznacza intensywną wymianę zmian między stronami. Atrybut ten jest podstawą do obliczenia KPI „Średnia liczba poprawek dokumentu” i analizy dashboardu „Poprawki do umów i częstotliwość zmian”.

Bezpośrednio mierzy liczbę poprawek i nakład pracy związany z negocjacjami, pokazując, ile razy zmieniano dokument.

DocuSign CLM ma wbudowaną kontrolę wersji dokumentów. Atrybut ten można pobrać z historii wersji dokumentu.

Ten obliczany atrybut wskazuje umowy wymagające poprawek, na przykład takie, które po uzyskaniu wewnętrznej akceptacji ponownie skierowano do naniesienia zmian. Zwykle ustala się go na podstawie określonych, niepożądanych sekwencji działań.

Flaga ta ułatwia analizę nieefektywności procesu. Pozwala bezpośrednio obliczyć KPI „Odsetek umów wymagających poprawek” oraz filtrować umowy, które wymagały dodatkowej pracy. Dzięki temu można ustalić przyczyny poprawek, takie jak niejasne wymagania początkowe lub trudne kwestie negocjacyjne.

Pozwala mierzyć i analizować częstotliwość poprawek, która wskazuje na nieefektywność procesu i ukryte koszty.

Atrybut oblicza się w narzędziu process mining, definiując reguły wykrywające pętle poprawek, na przykład zdarzenie „Wprowadzono zmiany w umowie” występujące po zdarzeniu „Uzyskano akceptację wewnętrzną”.