> Ciągłe doskonalenie procesów > Wdrożenie pracowników > Wdrożenie pracowników w Workday > Szablon danych

Szablon danych o wdrożeniu pracowników

Wdrożenie pracowników w Workday

← Wróć do przewodnika ulepszania procesów

Atrybuty procesu wdrożenia pracowników(21) Czynności w procesie wdrożenia pracowników(15) Instrukcje ekstrakcji danych(2)

Szablon danych o wdrożeniu pracowników

Ten szablon pomaga zaplanować zebranie danych potrzebnych do analizy i usprawnienia procesu wdrożenia pracowników. Zawiera listę atrybutów do zebrania, czynności do śledzenia oraz praktyczne wskazówki dotyczące pobierania tych informacji z Workday Onboarding. Dzięki niemu można przygotować rzetelny zestaw danych na potrzeby process mining.

Zalecane atrybuty do zebrania
Czynności, które warto śledzić
Wskazówki dotyczące pobierania danych z Workday Onboarding

Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Pobierz szablon

Atrybuty procesu wdrożenia pracowników

To zalecane pola danych, które warto uwzględnić w dzienniku zdarzeń, aby przeprowadzić pełną analizę procesu wdrożenia pracowników i uzyskać szczegółowe informacje.

5 Wymagane 7 Zalecane 9 Opcjonalne

	Nazwa	Opis
	Czas zdarzenia EventTime	Dokładna data i godzina zakończenia działania wdrożeniowego lub zmiany jego statusu.
Opis Ten atrybut zawiera znacznik czasu przypisany do każdego działania i określa chronologiczną kolejność zdarzeń. Jest niezbędny do ustalenia czasu i długości poszczególnych kroków procesu. W analizie czas zdarzenia służy do prawidłowego uporządkowania działań, obliczania czasu między krokami, w tym czasu trwania procesu i czasu oczekiwania, oraz mierzenia całkowitego czasu obsługi sprawy. Jest niezbędny w analizie efektywności, na przykład przy wykrywaniu wąskich gardeł i monitorowaniu zgodności z SLA. Dlaczego to ważne Określa czas wszystkich działań, co jest niezbędne do obliczania miar efektywności, takich jak czas trwania procesu, i wykrywania opóźnień. Skąd pobrać Jest to znacznik czasu zakończenia każdego zdarzenia w historii procesu wdrożenia Workday. Przykłady 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:00:00Z
	Nazwa działania ActivityName	Nazwa konkretnego zadania lub etapu, który wystąpił w procesie wdrożenia.
Opis Ten atrybut opisuje pojedynczy krok lub zdarzenie na ścieżce wdrożenia, takie jak „Oferta przyjęta”, „Rozpoczęto weryfikację przeszłości kandydata” lub „Dostarczono sprzęt”. Określa, co wydarzyło się w procesie. Analiza kolejności i częstotliwości działań stanowi podstawę process mining. Atrybut ten służy do tworzenia mapy procesu, wykrywania wąskich gardeł i analizy przepływu pracy. Pomaga ustalić, które kroki występują najczęściej, gdzie pojawiają się opóźnienia i które działania trzeba powtarzać. Dlaczego to ważne Określa kroki procesu, umożliwiając wizualizację jego przebiegu oraz analizę struktury i wariantów. Skąd pobrać Odpowiada nazwom zdarzeń lub zadań w historii procesu wdrożenia Workday. Przykłady Oferta przyjętaZakończono weryfikację przeszłości kandydataRozpoczęto przygotowanie kont ITPracownik rozpoczął pracę
	Sprawa wdrożenia OnboardingCase	Unikalny identyfikator procesu wdrożenia każdego nowego pracownika, od przyjęcia oferty do zakończenia początkowego etapu wdrożenia.
Opis Sprawa wdrożenia jest głównym identyfikatorem, który łączy wszystkie zdarzenia i działania dotyczące ścieżki jednego nowego pracownika. Ten atrybut jest niezbędny do śledzenia całego procesu wdrożenia każdej zatrudnionej osoby. W analizie process mining identyfikator ten pozwala odtworzyć indywidualne ścieżki wdrożenia. Służy do obliczania miar na poziomie sprawy, takich jak czas trwania procesu, analizowania wariantów procesu i odtwarzania pełnej sekwencji działań dla każdego nowego pracownika. Stanowi podstawę mapy procesu. Dlaczego to ważne To podstawowy atrybut, który łączy wszystkie powiązane działania w jedną instancję procesu od początku do końca, umożliwiając odkrywanie i analizę procesów. Skąd pobrać Zwykle jest to unikalny identyfikator generowany przez Workday dla każdej instancji procesu wdrożenia. Szczegółowe informacje o obiekcie biznesowym i polu można znaleźć w dokumentacji Workday. Przykłady ONB-0012345ONB-0012346ONB-0012347
	Data ostatniej aktualizacji danych LastDataUpdate	Znacznik czasu wskazujący, kiedy dane dotyczące tego zdarzenia zostały ostatnio odświeżone lub wyodrębnione.
Opis Ten atrybut określa, kiedy dane zostały ostatnio zaktualizowane w narzędziu process mining. Informuje o aktualności analizy i pozwala ocenić, czy wyświetlane dane są najnowsze. Ma to znaczenie w dashboardach operacyjnych monitorujących bieżące procesy. Pozwala ocenić aktualność danych i stanowi ważne pole metadanych przy zarządzaniu cyklami odświeżania oraz dbaniu o wiarygodność wniosków. Dlaczego to ważne Informuje użytkowników o aktualności danych, co ma znaczenie przy podejmowaniu terminowych i świadomych decyzji na podstawie analizy. Skąd pobrać Ten znacznik czasu jest zwykle generowany i dodawany do zbioru danych podczas procesu wyodrębniania, przekształcania i ładowania danych (ETL). Przykłady 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	System źródłowy SourceSystem	System, z którego wyodrębniono dane dotyczące wdrożenia.
Opis Ten atrybut wskazuje źródło danych. W przypadku tego procesu będzie to zawsze „Workday Onboarding”, ale pole jest ważne z punktu widzenia zarządzania danymi i rozróżniania ich, jeśli zostaną zintegrowane dane z wielu systemów. W szerszym kontekście analitycznym pomaga śledzić pochodzenie danych i dbać o ich jakość. Przy analizie procesów obejmujących wiele systemów ułatwia zrozumienie przekazywania zadań i integracji między platformami. Dlaczego to ważne Dostarcza ważnych informacji o pochodzeniu danych, co ma znaczenie dla zarządzania nimi, rozwiązywania problemów i analizy procesów obejmujących wiele systemów. Skąd pobrać To stała wartość, którą należy dodać podczas wyodrębniania danych, aby oznaczyć źródło rekordów. Przykłady Wdrożenie pracowników w Workday
	Dział Department	Dział lub jednostka biznesowa, do której dołącza nowy pracownik.
Opis Ten atrybut określa jednostkę organizacyjną, taką jak „Sprzedaż”, „Inżynieria” lub „Finanse”, do której należy nowy pracownik. Praktyki stosowane w poszczególnych działach mogą znacząco wpływać na przebieg wdrożenia. To ważny wymiar analizy porównawczej. Pozwala filtrować mapę procesu według działu, porównywać czas trwania procesu między działami i wskazywać dobre praktyki w jednostkach osiągających najlepsze wyniki. Wspiera dashboard „Warianty wdrożenia w poszczególnych działach”. Dlaczego to ważne To podstawowy wymiar analizy porównawczej, który pomaga wykrywać różnice w procesach i dobre praktyki w całej organizacji. Skąd pobrać Informacje te są częścią danych o stanowisku nowego pracownika i jego strukturze organizacyjnej w Workday. Przykłady TechnologiaSprzedaż i marketingZasoby ludzkieFinanse
	Identyfikator pracownika EmployeeId	Unikalny identyfikator przypisany nowemu pracownikowi.
Opis Identyfikator pracownika to stały, unikalny numer przypisany pracownikowi w systemie HR organizacji. Jest nadawany podczas wdrożenia, zwykle po utworzeniu profilu HR. Atrybut ten pozwala łączyć dane dotyczące wdrożenia z innymi danymi o pracowniku z różnych systemów, na przykład z systemu zarządzania wynikami lub obsługi listy płac. Ułatwia analizę długofalowych efektów wdrożenia, na przykład przez zestawienie jego przebiegu z utrzymaniem pracownika w organizacji lub jego początkowymi wynikami. Dlaczego to ważne Służy jako klucz główny do łączenia danych o procesie wdrożenia z szerszymi danymi dotyczącymi cyklu zatrudnienia, co umożliwia pełniejszą analizę HR. Skąd pobrać To standardowe pole dostępne w profilu pracownika w Workday. Nazwę konkretnego pola można sprawdzić w dokumentacji Workday. Przykłady 100523100524100525
	Kierownik zatrudniający HiringManager	Imię i nazwisko kierownika odpowiedzialnego za nowego pracownika.
Opis Ten atrybut wskazuje kierownika zatrudniającego przypisanego do sprawy wdrożenia. Często odgrywa on ważną rolę w procesie, odpowiadając za zatwierdzenia i zadania wdrożeniowe związane z zespołem. Analiza procesu według kierownika zatrudniającego pozwala wykryć różnice w sposobie prowadzenia wdrożenia. Może wskazać kierowników, którzy sprawnie realizują zadania, oraz tych, których działania powodują wąskie gardła. Dzięki temu można lepiej ukierunkować szkolenia i usprawnienia procesu. Atrybut ten jest niezbędny w dashboardzie „Efektywność zadań kierowników zatrudniających”. Dlaczego to ważne Umożliwia analizę efektywności według ważnego uczestnika procesu i pomaga wykrywać wąskie gardła oraz niespójności w zadaniach zależnych od kierownika. Skąd pobrać Informacje te są częścią danych o stanowisku lub zapotrzebowaniu na pracownika powiązanych z nowym pracownikiem w Workday. Przykłady John SmithJane DoePeter Jones
	Oficjalna data rozpoczęcia pracy OfficialStartDate	Oficjalny pierwszy dzień pracy nowego pracownika.
Opis Ten atrybut określa ważną datę w procesie wdrożenia i termin wykonania wielu działań przed rozpoczęciem pracy, takich jak przygotowanie kont IT i dostawa sprzętu. Oznacza przejście ze statusu przyszłego pracownika do statusu pracownika. Data ta ma zasadnicze znaczenie przy obliczaniu KPI dotyczących gotowości. Porównując daty zakończenia najważniejszych działań przygotowawczych z oficjalną datą rozpoczęcia pracy, organizacja może obliczyć „Odsetek pracowników gotowych na pierwszy dzień”. Pozwala to sprawdzić, czy nowi pracownicy mają wszystko, czego potrzebują, by od razu rozpocząć pracę. Ma to duży wpływ na ich początkowe doświadczenia. Dlaczego to ważne Wyznacza ważny termin wykonania zadań przed rozpoczęciem pracy i służy do obliczania KPI „Odsetek pracowników gotowych na pierwszy dzień”. Skąd pobrać To standardowe pole w danych dotyczących zatrudnienia lub przyszłego pracownika w Workday, często nazywane „Hire Date”. Przykłady 2024-06-012024-06-152024-07-01
	Status wdrożenia OnboardingStatus	Bieżący status całej sprawy wdrożenia, na przykład „W toku”, „Zakończono” lub „Anulowano”.
Opis Ten atrybut podsumowuje bieżący stan sprawy wdrożenia. Informuje, czy proces jest w toku, został pomyślnie zakończony czy przerwano go przedwcześnie. W analizie procesu można filtrować sprawy, aby skupić się na zakończonych ścieżkach lub sprawdzić przyczyny anulowania. Atrybut jest niezbędny w dashboardzie „Przegląd statusu wdrożenia nowych pracowników”, który pokazuje bieżący stan wszystkich trwających procesów wdrożenia. Dlaczego to ważne Pozwala podzielić sprawy według wyniku i skupić analizę na procesach zakończonych, będących w toku lub anulowanych. Skąd pobrać Status jest zwykle określany na podstawie stanu głównej instancji procesu wdrożenia w Workday. Przykłady W tokuZakończonoAnulowanoOczekiwanie na datę rozpoczęcia pracy
	System inicjujący SystemInitiatingActivity	System lub typ użytkownika, który zainicjował daną czynność. Informacja ta pozwala odróżnić kroki automatyczne od ręcznych.
Opis Ten atrybut wskazuje, czy czynność została uruchomiona automatycznie przez system Workday, czy wykonana ręcznie przez użytkownika, na przykład partnera HR lub kierownika ds. rekrutacji. Wartość „System” może oznaczać automatyczny krok workflow, a „Specjalista HR” krok wykonany ręcznie. Informacja ta pomaga wskazać możliwości automatyzacji. Analizując częstotliwość i czas trwania czynności ręcznych, można wybrać do automatyzacji te, które zajmują najwięcej czasu. Umożliwia to dashboard „Analiza czynności ręcznych” i pozwala zwiększyć efektywność oraz ograniczyć liczbę błędów. Dlaczego to ważne Pozwala odróżnić czynności automatyczne od ręcznych, co pomaga wskazać możliwości automatyzacji i mierzyć efektywność procesu. Skąd pobrać Informację tę można często ustalić na podstawie użytkownika lub wykonawcy przypisanego do zdarzenia w historii procesu biznesowego Workday. Zdarzenia wygenerowane przez system mają przypisanego odrębnego użytkownika. Przykłady SystemSpecjalista HRKierownik zatrudniający
	Termin wykonania obowiązków związanych ze zgodnością ComplianceDueDate	Termin, do którego należy wykonać określone zadanie obowiązkowe lub związane ze zgodnością.
Opis Ten atrybut określa termin wykonania zadań o istotnym znaczeniu, takich jak weryfikacja przeszłości kandydata, dokumenty przed zatrudnieniem czy obowiązkowe szkolenia. Terminy te wynikają często z przepisów prawa lub wewnętrznych zasad. Pozwala to monitorować zgodność i ryzyko. Na tej podstawie można obliczać KPI, takie jak „Odsetek zadań obowiązkowych wykonanych w terminie” czy „Odsetek dokumentów zgodnych z wymaganiami”, porównując rzeczywisty czas wykonania zadania z wyznaczonym terminem. Dzięki temu organizacja może z wyprzedzeniem zarządzać terminami i unikać problemów związanych z niezgodnością. Dlaczego to ważne Umożliwia monitorowanie zadań związanych ze zgodnością, dla których liczy się termin, oraz obliczanie odsetka zadań wykonanych na czas. Skąd pobrać Terminy zadań są zwykle dostępne w szczegółach zadania w procesie biznesowym Workday. Przykłady 2024-05-302024-06-142024-06-20
	Całkowity czas trwania procesu OverallCycleTime	Łączny czas trwania sprawy wdrożeniowej, od pierwszej do ostatniej czynności.
Opis To miara na poziomie sprawy, obliczana jako różnica czasu między pierwszym a ostatnim zdarzeniem w sprawie wdrożeniowej. Określa łączny czas, jaki nowy pracownik spędza w procesie wdrożenia. Atrybut ten bezpośrednio mierzy KPI „Całkowity czas wdrożenia” i jest podstawowym wskaźnikiem efektywności procesu. Na dashboardach służy do śledzenia wyników w czasie oraz porównywania efektywności między działami, regionami i kierownikami ds. rekrutacji. Dlaczego to ważne To KPI mierzący efektywność całego procesu wdrożenia od początku do końca. Skąd pobrać Wartość oblicza się na poziomie sprawy podczas przekształcania danych, odejmując najwcześniejszy znacznik czasu od najpóźniejszego dla każdego OnboardingCase. Przykłady 35 dni48 dni29 dni
	Czas zakończenia EndTime	Znacznik czasu wskazujący, kiedy czynność została w pełni zakończona, odrębny od czasu jej rozpoczęcia.
Opis StartTime (EventTime) wskazuje, kiedy czynność się rozpoczęła lub została zarejestrowana, a EndTime określa moment jej zakończenia. Jeśli czynność trwa przez pewien czas, oba znaczniki czasu są niezbędne do dokładnego pomiaru jej przebiegu. Ten atrybut pozwala bezpośrednio obliczyć czas realizacji poszczególnych czynności i oddzielić go od czasu oczekiwania między nimi. Dzięki temu można ustalić, czy opóźnienia wynikają z długiego czasu realizacji zadań, czy z oczekiwania na ich rozpoczęcie. Dlaczego to ważne Pozwala dokładnie obliczyć czas realizacji czynności, oddzielając go od czasu oczekiwania, co ułatwia analizę wąskich gardeł. Skąd pobrać Niektóre kroki procesu biznesowego Workday mogą mieć osobne znaczniki czasu rozpoczęcia i zakończenia. Jeśli ich brakuje, czas zakończenia trzeba oszacować albo przyjąć, że jest taki sam jak czas rozpoczęcia. Przykłady 2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T15:00:10Z2023-11-01T10:15:00Z
	Czy ponowne wykonanie IsRework	Wartość logiczna wskazująca, czy czynność lub sekwencja czynności oznacza ponowne wykonanie pracy albo korektę.
Opis Ten obliczany atrybut oznacza przypadki, w których zadanie jest powtarzane lub pojawia się pętla korekty, na przykład ponowne uruchomienie kroku „Utworzono profil HR”. Zwykle ustala się go na podstawie powtarzających się czynności w ramach tej samej sprawy. Flaga „IsRework” jest niezbędna do analizy jakości. Pozwala określić liczbę pętli ponownego wykonania i obliczyć KPI „Odsetek ponownych prac nad profilem HR”. Wykrywanie i mierzenie ponownych prac pomaga wskazać słabe punkty procesu, problemy z jakością danych i potrzeby szkoleniowe. Dlaczego to ważne Pozwala mierzyć nieefektywność procesu i problemy z jakością przez oznaczanie powtórzonej pracy, co ułatwia ukierunkowanie działań usprawniających. Skąd pobrać Atrybut ten wylicza się podczas przekształcania danych, definiując i wykrywając określone wzorce ponownego wykonania w dzienniku zdarzeń, na przykład Czynność A -> Czynność B -> Czynność A. Przykłady truefalse
	Czy wykonano w terminie IsOnTime	Wartość logiczna wskazująca, czy czynność związana ze zgodnością została wykonana przed upływem terminu.
Opis Ten obliczany atrybut porównuje znacznik czasu zakończenia zadania (EventTime) z jego terminem wykonania („Compliance Due Date”). Przyjmuje wartość true, jeśli zadanie wykonano w terminie lub wcześniej, a false w przeciwnym razie. Flaga ta ułatwia monitorowanie zgodności i obliczanie KPI. Pozwala szybko filtrować i agregować dane, aby ustalić „Odsetek zadań obowiązkowych wykonanych w terminie” oraz „Odsetek dokumentów zgodnych z wymaganiami”. Zapewnia czytelny, bieżący obraz tego, czy dotrzymywane są terminy związane ze zgodnością. Dlaczego to ważne Zapewnia jednoznaczną, dwuwartościową informację o zgodności, ułatwiając analizę i monitorowanie zadań z określonym terminem. Skąd pobrać Atrybut ten wylicza się podczas przekształcania danych, porównując EventTime z ComplianceDueDate dla odpowiednich czynności. Przykłady truefalse
	Imię i nazwisko nowego pracownika NewHireName	Imię i nazwisko nowego pracownika przechodzącego proces wdrożenia.
Opis Ten atrybut zawiera imię i nazwisko nowego pracownika. Zwykle nie wykorzystuje się go do analiz statystycznych ze względu na ochronę prywatności, ale jest przydatny w bieżącej obsłudze i zarządzaniu sprawami. Na dashboardach, takich jak „Przegląd statusu wdrożenia nowych pracowników”, nazwisko pozwala kierownikom i pracownikom HR szybko ustalić, której osoby dotyczy dana sprawa. Ułatwia to dostęp do danych i ich wykorzystanie przez osoby, które wyszukują informacje o konkretnych procesach wdrożenia i nimi zarządzają. Dlaczego to ważne Zapewnia czytelny identyfikator poszczególnych spraw, przydatny do bieżącego monitorowania i bezpośredniej interwencji. Skąd pobrać To standardowe pole obiektu Pre-Hire lub Worker w Workday. Przykłady Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
	Lokalizacja Location	Miejsce lub region, w którym będzie pracować nowy pracownik.
Opis Ten atrybut wskazuje miasto, kraj lub biuro, w którym będzie pracować nowy pracownik. Proces wdrożenia może się znacznie różnić w zależności od lokalizacji ze względu na przepisy prawa, organizację pracy biura lub zasady obowiązujące w danym regionie. Lokalizacja pozwala analizować proces z uwzględnieniem położenia geograficznego. Można porównywać efektywność wdrożenia w różnych placówkach, wykrywać regionalne wąskie gardła i sprawdzać zgodność z lokalnymi przepisami. Ma to szczególne znaczenie dla organizacji działających w wielu krajach. Dlaczego to ważne Umożliwia porównywanie procesów wdrożenia w różnych biurach i krajach oraz wykrywanie różnic regionalnych. Skąd pobrać Informacja ta jest określona w danych o stanowisku lub zapotrzebowaniu na pracownika w Workday. Przykłady Nowy Jork, USALondyn, Wielka BrytaniaSingapur
	Nazwa stanowiska JobTitle	Oficjalna nazwa stanowiska, na które zatrudniono nowego pracownika.
Opis Ten atrybut określa rolę nowego pracownika, na przykład „Inżynier oprogramowania”, „Dyrektor sprzedaży” lub „Księgowy”. Nazwa stanowiska może wpływać na konkretne kroki i wymagania procesu wdrożenia. Analiza według nazwy stanowiska lub poziomu stanowiska może ujawnić różnice w przebiegu wdrożenia dla poszczególnych ról. Na przykład wdrożenie kadry kierowniczej może obejmować dodatkowe kroki w porównaniu z wdrożeniem pracownika na stanowisku niższego szczebla. To kolejny wymiar, według którego można filtrować i porównywać warianty procesu. Dlaczego to ważne Umożliwia analizę różnic w procesie zależnie od roli lub stażu, ponieważ wymagania dotyczące wdrożenia mogą się różnić. Skąd pobrać Informacja ta znajduje się w danych o stanowisku przypisanym nowemu pracownikowi w Workday. Przykłady Starszy inżynier oprogramowaniaAnalityk finansowyKoordynator ds. marketingu
	Rekruter Recruiter	Imię i nazwisko rekrutera prowadzącego proces rekrutacji nowego pracownika.
Opis Ten atrybut wskazuje rekrutera odpowiedzialnego za kandydata przed rozpoczęciem procesu wdrożenia. Na początku wdrożenia rekruter może przekazywać zadania innym osobom. Choć rekruter ma mniejsze znaczenie na etapie po zatrudnieniu, analiza według rekrutera może ujawnić problemy na styku rekrutacji i wdrożenia. Może też pomóc ustalić, czy kandydaci wybranych rekruterów płynniej rozpoczynają pracę w firmie. Dlaczego to ważne Łączy proces wdrożenia z poprzedzającą go rekrutacją, co pomaga analizować przekazanie sprawy i cały cykl pozyskiwania pracowników. Skąd pobrać Informacja ta jest zwykle zapisana w danych o zapotrzebowaniu na pracownika lub w profilu kandydata w Workday Recruiting. Przykłady David MillerSarah WilsonChris Green
	Rodzaj zatrudnienia EmploymentType	Klasyfikacja zatrudnienia nowego pracownika, na przykład pełny etat, część etatu lub umowa z wykonawcą.
Opis Ten atrybut określa rodzaj zatrudnienia nowego pracownika. Poszczególne grupy pracowników mogą przechodzić różne ścieżki wdrożenia i podlegać odmiennym wymaganiom. Analiza procesu według rodzaju zatrudnienia pomaga sprawdzić, czy każda grupa pracowników przechodzi odpowiednie wdrożenie. Na przykład wdrożenie wykonawcy może być krótszą wersją wdrożenia pracownika zatrudnionego na pełny etat i obejmować tylko niezbędny dostęp do systemów oraz kwestie zgodności. Dlaczego to ważne Umożliwia analizę różnych ścieżek wdrożenia pracowników zatrudnionych na pełny etat, część etatu oraz pracowników tymczasowych, których potrzeby często się różnią. Skąd pobrać To standardowe pole obiektu Pre-Hire lub Worker w Workday, określające rodzaj relacji pracownika z firmą. Przykłady Pełny etatCzęść etatuWykonawcaStażysta

Wymagane Zalecane Opcjonalne

Czynności w procesie wdrożenia pracowników

Poniżej opisano najważniejsze etapy i kamienie milowe, które należy uwzględnić w dzienniku zdarzeń, aby dokładnie odkrywać przebieg procesu i monitorować jego wyniki.

6 Zalecane 9 Opcjonalne

	Działanie	Opis
	Oferta przyjęta	To zdarzenie rozpoczyna sprawę wdrożenia, gdy kandydat przyjmuje ofertę pracy. W Workday jest zwykle rejestrowane jako zakończenie kroku „Make Offer” lub „Offer” w procesie rekrutacyjnym, co uruchamia workflow wdrożenia.
Dlaczego to ważne To główne zdarzenie rozpoczynające cały proces wdrożenia. Analiza czasu liczonego od tego momentu daje pełny obraz ścieżki nowego pracownika i całkowitego czasu trwania procesu. Skąd pobrać Zdarzenie jest rejestrowane po zakończeniu etapu oferty w procesie „Job Application” w Workday. Znacznik czasu zakończenia tego kroku służy jako czas zdarzenia. Rejestrowanie Zarejestruj zdarzenie zakończenia kroku „Offer” w procesie rekrutacyjnym. Typ zdarzenia explicit
	Pracownik rozpoczął pracę	To zdarzenie oznacza oficjalny pierwszy dzień pracy nowego pracownika. Nie jest rejestrowane jako osobne zdarzenie, lecz jako ważna data w profilu pracownika.
Dlaczego to ważne To ważna data w analizie procesu i zgodności. Pozwala mierzyć gotowość na pierwszy dzień pracy przez porównanie dat zakończenia przygotowania zasobów z datą rozpoczęcia pracy. Skąd pobrać Data pochodzi z pola „Hire Date” lub „Start Date” w profilu pracownika w Workday. Jest podstawowym atrybutem rekordu zatrudnienia. Rejestrowanie Użyj atrybutu „Hire Date” z rekordu pracownika jako znacznika czasu tego zdarzenia. Typ zdarzenia calculated
	Przeprowadzono rozmowę kontrolną po 30 dniach	Oznacza zakończenie zaplanowanej rozmowy nowego pracownika z kierownikiem, zwykle około 30. dnia pracy. Zdarzenie jest zazwyczaj rejestrowane, gdy kierownik kończy odpowiednie zadanie „To Do” w Workday.
Dlaczego to ważne To ważne końcowe działanie w początkowym etapie wdrożenia, które dotyczy zaangażowania i utrzymania pracownika. Stanowi wiarygodny punkt końcowy do pomiaru całkowitego czasu wdrożenia. Skąd pobrać Zdarzenie jest rejestrowane po ukończeniu zadania „30-Day Check-in” lub podobnego zadania w procesie wdrożenia, przypisanego kierownikowi zatrudniającemu. Rejestrowanie Zarejestruj znacznik czasu zakończenia zadania „Manager Check-in” lub „30-Day Review” w historii procesu. Typ zdarzenia explicit
	Przygotowano konta IT	Ten etap potwierdza, że utworzono wszystkie niezbędne konta IT i uprawnienia dostępu dla nowego pracownika. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy zespół IT kończy przypisane mu zadanie przygotowania kont w Workday.
Dlaczego to ważne Przygotowanie kont IT przed datą rozpoczęcia pracy jest niezbędne, aby zapewnić dobre doświadczenie wdrożeniowe i umożliwić natychmiastowe rozpoczęcie pracy. Ten etap pomaga mierzyć wskaźnik „Gotowość na pierwszy dzień pracy”. Skąd pobrać Zdarzenie jest rejestrowane jako zakończenie konkretnego kroku „To Do”, na przykład „Confirm Account Creation”, przez dział IT w procesie wdrożenia. Rejestrowanie Zarejestruj zdarzenie zakończenia zadania przygotowania kont IT, które rozpoczęto wcześniej. Typ zdarzenia explicit
	Utworzono profil HR	To zdarzenie oznacza formalne utworzenie rekordu pracownika w systemie HCM i zmianę jego statusu z kandydata na przyszłego pracownika lub pracownika. W Workday jest to ostatni krok procesu „Hire”.
Dlaczego to ważne To podstawowy etap, który oficjalnie rejestruje pracownika w systemie i umożliwia obsługę listy płac, świadczeń oraz innych podstawowych funkcji HR. Jest też warunkiem rozpoczęcia większości działań związanych z przygotowaniem zasobów. Skąd pobrać Zdarzenie jest rejestrowane bezpośrednio na podstawie znacznika czasu zakończenia procesu „Hire” dla pracownika w dzienniku zdarzeń Workday. Rejestrowanie Zarejestruj zdarzenie pomyślnego zakończenia procesu „Hire”. Typ zdarzenia explicit
	Zakończono weryfikację przeszłości kandydata	Oznacza zakończenie weryfikacji przeszłości kandydata. To ważny etap, zwykle rejestrowany po otrzymaniu wyników od dostawcy i zaktualizowaniu profilu kandydata w Workday.
Dlaczego to ważne To ważny etap związany ze zgodnością. Opóźnienie w zakończeniu weryfikacji może przesunąć oficjalną datę rozpoczęcia pracy i utrudnić planowanie zasobów. Skąd pobrać Zdarzenie jest zwykle rejestrowane, gdy użytkownik, na przykład rekruter lub partner HR, kończy krok „Review Background Check” w procesie wdrożenia w Workday. Rejestrowanie Zarejestruj znacznik czasu zakończenia kroku „Review Background Check” lub podobnego kroku w procesie. Typ zdarzenia explicit
	Anulowano wdrożenie	To zdarzenie oznacza zakończenie procesu wdrożenia przed datą rozpoczęcia pracy, na przykład gdy kandydat wycofa przyjęcie oferty. W Workday jest rejestrowane za pomocą działania „Rescind” lub „Cancel” w procesie zatrudnienia.
Dlaczego to ważne To ważna ścieżka wyjątkowa. Analiza częstotliwości i momentu anulowania może ujawnić problemy związane z ofertą, wynagrodzeniem lub przebiegiem wdrożenia. Skąd pobrać Jest to jawne zdarzenie w historii procesu, rejestrowane, gdy uprawniony użytkownik wybiera działanie „Rescind” lub „Cancel” w procesie zatrudnienia lub wdrożenia. Rejestrowanie Zarejestruj wykonanie działania „Rescind Hire” lub „Cancel Business Process”. Typ zdarzenia explicit
	Dostarczono sprzęt	To zdarzenie potwierdza dostarczenie sprzętu nowego pracownika do wyznaczonego miejsca pracy. Zwykle jest to ręczne potwierdzenie wykonane przez dział IT, kierownika zatrudniającego lub pracownika administracji.
Dlaczego to ważne To ważny wskaźnik gotowości na pierwszy dzień pracy. Śledzenie tego zdarzenia pomaga upewnić się, że nowi pracownicy mają potrzebny sprzęt i mogą rozpocząć pracę bez opóźnień. Skąd pobrać Zdarzenie jest rejestrowane po ukończeniu zadania „To Do” lub pozycji na liście kontrolnej, takiej jak „Confirm Equipment Delivery”, w workflow wdrożenia Workday. Rejestrowanie Znajdź w historii procesu zdarzenie zakończenia zadania „Equipment Delivery Confirmation”. Typ zdarzenia explicit
	Przypisano obowiązkowe szkolenie	Oznacza przypisanie nowemu pracownikowi obowiązkowego szkolenia z zakresu zgodności lub szkolenia związanego z rolą. Zwykle jest to automatyczne zdarzenie w Workday Learning, uruchamiane po zakończeniu procesu zatrudnienia.
Dlaczego to ważne To początek szkoleń i działań związanych ze zgodnością dla nowego pracownika. Pomiar czasu od przypisania szkolenia do jego ukończenia jest niezbędny do obliczenia KPI „Średni czas obowiązkowych szkoleń”. Skąd pobrać Dane o tym zdarzeniu mogą pochodzić z dzienników modułu Workday Learning, które rejestrują rozpoczęcie kampanii szkoleniowej lub zapisanie pracownika na szkolenie. Rejestrowanie Pobierz z Workday Learning znacznik czasu zapisania na wymagane kursy lub przypisania ich pracownikowi. Typ zdarzenia explicit
	Rozpoczęto przygotowanie kont IT	Oznacza rozpoczęcie procesu IT, którego celem jest utworzenie niezbędnych kont systemowych, takich jak poczta e-mail, dostęp do sieci i loginy do aplikacji. Proces często uruchamia się automatycznie po utworzeniu profilu HR, przez integrację lub zadanie powiadamiające.
Dlaczego to ważne To działanie ma zasadnicze znaczenie dla przygotowania nowego pracownika do pracy od pierwszego dnia. Śledzenie jego rozpoczęcia pomaga analizować i usprawniać proces realizacji zadań IT. Skąd pobrać Zdarzenie może być rejestrowane jako konkretne zadanie „To Do” przypisane działowi IT w procesie wdrożenia Workday lub wywnioskowane na podstawie utworzenia zdarzenia integracyjnego wysłanego do systemu zarządzania usługami IT. Rejestrowanie Zarejestruj znacznik czasu rozpoczęcia lub zakończenia zadania, takiego jak „Create User Account” lub „Provision IT Services”. Typ zdarzenia explicit
	Rozpoczęto weryfikację przeszłości kandydata	Oznacza moment zlecenia weryfikacji przeszłości kandydata. Jest to często automatyczny lub ręczny krok w procesie wdrożenia Workday, zintegrowany z usługami zewnętrznego dostawcy.
Dlaczego to ważne Śledzenie momentu rozpoczęcia weryfikacji jest niezbędne do pomiaru czasu jej trwania, ponieważ często stanowi ona wąskie gardło. Pomaga wykrywać opóźnienia w rozpoczęciu zadań związanych ze zgodnością. Skąd pobrać Zdarzenie jest rejestrowane jako osobny zakończony krok w procesie wdrożenia w Workday. Dziennik zdarzeń procesu pokazuje, kiedy to konkretne zadanie zostało rozpoczęte lub zakończone. Rejestrowanie Zarejestruj zdarzenie zakończenia kroku „Initiate Background Check” w procesie. Typ zdarzenia explicit
	Ukończono obowiązkowe szkolenie	To zdarzenie oznacza ukończenie przez nowego pracownika wszystkich przypisanych obowiązkowych modułów szkoleniowych. Jest rejestrowane, gdy ostatni wymagany kurs zostanie oznaczony jako ukończony w Workday Learning.
Dlaczego to ważne To ważny etap związany ze zgodnością. Analiza odsetka ukończonych szkoleń i czasu ich trwania pomaga sprawdzić, czy organizacja spełnia wymogi regulacyjne i czy pracownicy są odpowiednio przeszkoleni. Skąd pobrać Dane pochodzą z Workday Learning. Czas zdarzenia wyznacza znacznik czasu ukończenia ostatniego wymaganego kursu przez nowego pracownika. Rejestrowanie Znajdź znacznik czasu ukończenia wszystkich kursów wymaganych w planie szkoleniowym nowego pracownika. Typ zdarzenia explicit
	Uzupełniono dokumenty przed zatrudnieniem	Oznacza moment, w którym nowy pracownik wypełnił i przesłał wszystkie wymagane formularze oraz dokumenty przed zatrudnieniem. W Workday jest to rejestrowane jako ukończenie przypisanych zadań „To Do” lub „Inbox” przez nowego pracownika.
Dlaczego to ważne Uzupełnienie dokumentów jest niezbędne do utworzenia ostatecznego profilu pracownika i zapewnienia zgodności. Opóźnienia na tym etapie bezpośrednio wpływają na kolejne działania, takie jak konfiguracja listy płac i przygotowanie dostępu IT. Skąd pobrać Zdarzenie jest rejestrowane na podstawie znacznika czasu ukończenia zadań „Onboarding” w skrzynce odbiorczej Workday nowego pracownika. Oznacza je ukończenie ostatniego wymaganego zadania dotyczącego dokumentów. Rejestrowanie Znajdź zdarzenie zakończenia zestawu zadań dotyczących dokumentów wdrożeniowych przypisanych do konta Workday przyszłego pracownika. Typ zdarzenia explicit
	Wysłano dokumenty przed zatrudnieniem	To zdarzenie występuje, gdy do nowego pracownika wysyłane są dokumenty wdrożeniowe, takie jak formularz I-9, formularze podatkowe i potwierdzenia zapoznania się z zasadami. W Workday jest rejestrowane, gdy krok „Onboarding” uruchamia generowanie i wysyłkę dokumentów.
Dlaczego to ważne To początek zadań administracyjnych nowego pracownika. Analiza czasu od tego momentu do zakończenia formalności pomaga ocenić zaangażowanie nowego pracownika i sprawność obsługi administracyjnej. Skąd pobrać Zdarzenie jest rejestrowane w historii procesu, gdy w ramach workflow wdrożenia nowego pracownika wykonywane jest zadanie „Generate Document” lub podobne. Rejestrowanie Zarejestruj znacznik czasu rozpoczęcia kroku „Onboarding”, obejmującego wysyłkę dokumentów do przyszłego pracownika. Typ zdarzenia explicit
	Zamówiono sprzęt	Oznacza moment złożenia zamówienia na sprzęt, taki jak laptop lub telefon, dla nowego pracownika. Zwykle jest to zadanie w workflow wdrożenia przypisane kierownikowi zatrudniającemu lub działowi IT.
Dlaczego to ważne Opóźnienia w zamawianiu sprzętu często sprawiają, że nowi pracownicy nie są gotowi do pracy pierwszego dnia. Analiza tego działania pomaga wskazać wąskie gardła w zakupie i dostawie sprzętu. Skąd pobrać Zdarzenie jest rejestrowane na podstawie znacznika czasu ukończenia zadania „To Do” lub pozycji na liście kontrolnej, takiej jak „Order Equipment”, w procesie wdrożenia Workday. Rejestrowanie Znajdź w historii procesu zdarzenie zakończenia zadania „Order Laptop” lub „Request Equipment”. Typ zdarzenia explicit

Zalecane Opcjonalne

Instrukcje ekstrakcji danych

Jak pobrać dane z Workday Onboarding

Kroki

Zaloguj się do Workday: Otwórz instancję Workday za pomocą konta użytkownika z uprawnieniami do tworzenia raportów niestandardowych. Zwykle wymaga to roli takiej jak Report Writer lub System Administrator.
Utwórz nowy raport niestandardowy: Wyszukaj zadanie Create Custom Report i przejdź do niego.
Skonfiguruj szczegóły raportu: Jako typ raportu wybierz Advanced. Nadaj raportowi opisową nazwę, na przykład ProcessMind_Onboarding_Event_Log. Jako Data Source wybierz Business Process Transactions. To źródło zawiera szczegółowy zapis wszystkich etapów różnych procesów biznesowych.
Określ główny obiekt biznesowy: Po wyświetleniu monitu wybierz Business Process Transactions jako główny obiekt biznesowy. Dzięki temu raport będzie zawierał dane na poziomie zdarzeń.
Dodaj podstawowe kolumny danych: W edytorze raportu przejdź do karty Columns. Dodaj następujące pola z obiektu Business Process Transaction: Transaction Status, Corrected, Business Process, Step oraz Completed Date/Time.
Dodaj kolumny dotyczące sprawy i atrybutów: Dodaj pola związane z przedmiotem procesu biznesowego. Ponieważ może się on różnić, na przykład Pre-Hire lub Job Application, pobierz je z obiektu Business Process. Dodaj między innymi: Business Process -> Worker -> Employee ID, Business Process -> Worker -> Supervisory Organization (dla działu) oraz Business Process -> Worker -> Hiring Manager.
Utwórz pola obliczeniowe do standaryzacji danych: To najważniejszy etap. Utwórz kilka pól obliczeniowych, aby przekształcić surowe dane Workday do wymaganego formatu dziennika zdarzeń.
- OnboardingCase: Utwórz pole obliczeniowe typu 'Lookup Related Value'. Pobierz Employee ID z powiązanego obiektu biznesowego Worker. W procesach przed zatrudnieniem, gdy Employee ID może jeszcze nie istnieć, można użyć Pre-Hire ID lub Candidate ID jako wartości zastępczej.
- ActivityName: Utwórz pole obliczeniowe typu 'Evaluate Expression'. Będzie ono przypisywać określonym etapom procesu biznesowego Workday standardowe nazwy czynności. Na przykład: IF 'Business Process Type' = 'Hire' AND 'Step' = 'Make Offer - Completed' THEN 'Offer Accepted'. Należy utworzyć warunek dla każdej z 15 wymaganych czynności.
- EventTime: Użyj pola Completed Date/Time z obiektu Business Process Transaction. Zawiera ono datę i godzinę zakończenia etapu.
- SourceSystem: Utwórz pole obliczeniowe typu 'Text Constant' i ustaw wartość 'Workday Onboarding'.
- LastDataUpdate: Utwórz pole obliczeniowe z użyciem funkcji 'Current Moment', aby zapisać znacznik czasu każdej ekstrakcji.
Ustaw filtry danych raportu: Przejdź do karty Filter. Dodaj filtr obejmujący tylko odpowiednie procesy biznesowe, takie jak Hire, Onboarding, Change Job i Rescind. Dodaj parametr dla pola Completed Date/Time, aby uruchamiać raport dla wybranych okresów. Koniecznie dodaj filtr podrzędny dla Transaction Status, który uwzględni tylko zdarzenia Successfully Completed i Canceled, aby wykluczyć dane o procesach w toku.
Włącz dostęp jako usługa internetowa: Przejdź do karty Advanced w definicji raportu. Zaznacz pole Enable as Web Service. Raport będzie wtedy dostępny pod adresem URL.
Skonfiguruj opcje API: W ustawieniach usługi internetowej wybierz wersję API i określ przestrzeń nazw, na przykład wd:ProcessMind_Onboarding_Event_Log. Zapisz raport.
Pobierz adres URL RaaS: Wyświetl raport i wybierz Web Service > View URLs. Skopiuj adres URL JSON lub CSV. System zewnętrzny będzie używać go do pobierania danych.
Udostępnij raport i zabezpiecz dostęp: Udostępnij raport użytkownikowi Integration System User, który ma wymagane uprawnienia do uruchamiania raportu i dostępu do powiązanych domen danych.

Konfiguracja

Typ raportu: Advanced. Ten typ jest wymagany, aby włączyć dostęp przez usługę internetową (RaaS).
Źródło danych: Business Process Transactions. To podstawowe źródło danych zawierające szczegóły zdarzeń, w tym nazwy etapów, znaczniki czasu zakończenia i statusy, niezbędne do process mining.
Główny obiekt biznesowy: Business Process Transactions. Dzięki temu raport będzie oparty na samych zdarzeniach.
Filtry danych: Należy filtrować według Business Process Type, aby uwzględnić tylko odpowiednie procesy, takie jak 'Hire' i 'Onboarding'. Filtr Transaction Status powinien obejmować wartości 'Successfully Completed' lub 'Canceled', aby uwzględnić zakończone zdarzenia. Zaleca się filtrowanie pola Completed Date/Time, co ułatwia przyrostowe ładowanie danych i kontrolę wydajności. Do wstępnej analizy zwykle wystarcza zakres od 3 do 6 miesięcy.
Pola obliczeniowe: Do przekształcenia szczegółowych etapów procesów biznesowych Workday w ustandaryzowany dziennik zdarzeń ze spójnymi nazwami czynności i unikalnym identyfikatorem sprawy należy użyć wielu pól obliczeniowych typu 'Evaluate Expression' i 'Lookup Related Value'.
Włączenie usługi internetowej: Na karcie 'Advanced' należy zaznaczyć opcję 'Enable as Web Service'. Format wyjściowy raportu powinien być ustawiony na JSON lub CSV, aby zapewnić zgodność z systemami zewnętrznymi.
Uprawnienia: Użytkownik uruchamiający raport lub Integration System User korzystający z adresu URL RaaS musi należeć do grupy zabezpieczeń z uprawnieniami do następujących domen: 'Business Process Transactions', 'Worker Data' oraz innych domen zawierających wymagane atrybuty.

Przykładowe zapytanie sql

/*
This is a conceptual representation of the Workday Custom Report configuration.
It is built using the Workday Report Writer UI, not a scriptable language.

**Report Name:** ProcessMind_Onboarding_Event_Log
**Report Type:** Advanced
**Data Source:** Business Process Transactions
*/

// 1. **Data Source Filter Configuration**
// Apply these filters in the 'Filter' tab of the report definition.
FILTER ON BusinessProcess.ProcessType IN ('Hire', 'Onboarding', 'Rescind Business Process')
AND BusinessProcess.TransactionStatus IN ('Successfully Completed', 'Canceled')
AND BusinessProcess.CompletedDateTime BETWEEN [Start Date Prompt] AND [End Date Prompt]

// 2. **Column and Calculated Field Configuration**
// These are configured in the 'Columns' tab. Many require creating 'Calculated Fields'.

{
  // **Required Attributes**
  "OnboardingCase": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker. Fallback to Candidate ID.",
  "ActivityName": "Calculated Field (Evaluate Expression): See logic below.",
  "EventTime": "Field: Business Process Transaction -> Completed Date/Time",
  "SourceSystem": "Calculated Field (Text Constant): 'Workday Onboarding'",
  "LastDataUpdate": "Calculated Field (Current Moment)",

  // **Recommended Attributes**
  "EmployeeId": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker",
  "HiringManager": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hiring Manager from Business Process -> Worker",
  "Department": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Supervisory Organization from Business Process -> Worker",
  "OnboardingStatus": "Calculated Field (Evaluate Expression): Based on the overall status of the 'Onboarding' business process for the worker.",
  "OfficialStartDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hire Date from Business Process -> Worker",
  "ComplianceDueDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Due Date from specific 'To Do' steps like compliance documents.",
  "SystemInitiatingActivity": "Field: Business Process Transaction -> Initiating Person"
}

// 3. **Logic for 'ActivityName' Calculated Field (Evaluate Expression)**
// This logic maps specific business process events to standardized activity names.
CASE
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Offer' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Offer Accepted'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check Results Received' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Onboarding Paperwork' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Sent'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Review Documents' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'HR Profile Created'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Equipment' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Ordered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Equipment Delivery' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Delivered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'First Day' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Employee Started'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Assign Learning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Assigned'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Mandatory Training' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS '30 Day Check-in' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN '30-Day Check-in Performed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Rescind Business Process' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Onboarding Canceled'
  ELSE NULL // Exclude rows that don't match a required activity
END

Kroki

Wymagania wstępne: skonfiguruj dostęp do Workday
- Upewnij się, że dostępny jest użytkownik Workday Integration System User (ISU) z nazwą użytkownika i hasłem.
- Przypisz ISU do grupy zabezpieczeń z uprawnieniami do wymaganych domen. Zwykle są to 'Worker Data: Public Worker Reports', 'Business Process Transactions', 'Onboarding' oraz 'Worker Data: Staffing'.
- Ustal nazwę dzierżawy Workday i właściwy adres URL punktu końcowego REST API, na przykład https://{wd-host-name}.workday.com/ccx/api/v1/{tenant-name}.
Przygotuj środowisko Python
- Zainstaluj w systemie Python 3.x.
- Zainstaluj wymagane biblioteki za pomocą pip: pip install requests pandas.
- Utwórz plik skryptu Python, na przykład extract_onboarding.py.
Skonfiguruj skrypt
- Otwórz skrypt i uzupełnij zmienne zastępcze na początku pliku: adres punktu końcowego Workday API, nazwę dzierżawy, dane logowania ISU oraz zakres dat ekstrakcji.
Pobierz sprawy dotyczące wdrażania pracowników
- Skrypt najpierw wywołuje punkt końcowy REST API Get_Workers. Filtruje pracowników zatrudnionych w określonym zakresie dat. Ta wstępna lista pracowników wyznacza sprawy dotyczące wdrażania, które będą analizowane.
Pobierz historię procesów biznesowych
- Dla każdego znalezionego pracownika skrypt wykonuje kolejne wywołanie API, aby pobrać szczegóły procesu biznesowego 'Hire'. Historia obejmuje poszczególne etapy, zatwierdzenia i znaczniki czasu ich zakończenia, które stanowią podstawę dziennika zdarzeń.
Przypisz etapy Workday do czynności
- Skrypt analizuje historię procesu biznesowego każdego pracownika. Korzysta z wcześniej zdefiniowanego mapowania, aby przypisać nazwy etapów właściwe dla Workday, na przykład 'Complete Offer', 'Background Check' i 'Complete Onboarding Tasks', do standardowych nazw czynności wymaganych w dzienniku zdarzeń, takich jak 'Offer Accepted', 'Background Check Initiated' i 'Pre-Employment Paperwork Completed'.
Obsłuż zdarzenia, które nie są etapami procesu
- Niektóre czynności nie odpowiadają bezpośrednio etapom procesu biznesowego. Skrypt obsługuje je osobno:
  - 'Employee Started' jest wyznaczane na podstawie pola Hire_Date pracownika.
  - 'Onboarding Canceled' jest rozpoznawane na podstawie ogólnego statusu procesu biznesowego Hire: 'Rescinded' lub 'Canceled'.
  - 'HR Profile Created' jest przypisywane do końcowego zdarzenia zakończenia całego procesu biznesowego Hire.
Uporządkuj i połącz dane
- Analizowane zdarzenia są zapisywane w uporządkowanym formacie. Po przetworzeniu wszystkich pracowników skrypt używa biblioteki pandas, aby połączyć zdarzenia w jedną ramkę danych DataFrame.
Uzupełnij atrybuty
- Skrypt uzupełnia wszystkie wymagane i zalecane atrybuty każdego zdarzenia. OnboardingCase jest przypisywane na podstawie identyfikatora instancji procesu biznesowego. Atrybuty pracownika, takie jak EmployeeId, HiringManager i Department, są pobierane z danych pracownika uzyskanych w pierwszym wywołaniu API.
Zakończ przetwarzanie i wyeksportuj dane
- Skrypt dodaje kolumny statyczne, takie jak SourceSystem ('Workday Onboarding') i LastDataUpdate (bieżący znacznik czasu).
- Na koniec eksportuje gotową ramkę DataFrame do pliku CSV workday_onboarding_event_log.csv. Plik jest sformatowany i gotowy do przesłania do ProcessMind.

Konfiguracja

Dane logowania do Workday API: Do uwierzytelnienia wymagane są prawidłowa nazwa użytkownika Integration System User (ISU) i hasło.
Punkt końcowy API i dzierżawa: Należy podać prawidłowy adres punktu końcowego REST API dla instancji Workday, wraz z nazwą konkretnej dzierżawy.
Uprawnienia zabezpieczeń: Grupa zabezpieczeń ISU musi mieć uprawnienia do wyświetlania danych w domenach takich jak 'Business Process Transactions', 'Worker Data: Staffing', 'Worker Data: Personal Data' i 'Onboarding'. Brak wymaganych uprawnień spowoduje niekompletność danych.
Zakres dat (START_DATE, END_DATE): Należy określić zakres dat, aby ograniczyć ilość pobieranych danych. Do wstępnej analizy zaleca się zakres od 3 do 6 miesięcy. Pozwala to utrzymać dane w rozsądnej objętości i uniknąć przekroczenia limitu czasu API.
Nazwy etapów procesów biznesowych: Skrypt zawiera mapowanie typowych etykiet etapów Workday na standardowe nazwy czynności. Może być konieczne dostosowanie go do konfiguracji procesów biznesowych Workday w Państwa organizacji.
Wersjonowanie API: Skrypt nie ustawia jawnie wersji API, ale interfejsy API Workday są wersjonowane. Aby zapewnić stabilne wyniki, należy sprawdzić, czy adres punktu końcowego wskazuje aktualną, obsługiwaną wersję.

Przykładowe zapytanie python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime, timezone
import xml.etree.ElementTree as ET
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday tenant, credentials, and API endpoint
WORKDAY_TENANT = class="hl-string">'[Your_Workday_Tenant]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_Integration_System_User]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_Integration_System_Password]'
WORKDAY_API_ENDPOINT = fclass="hl-string">'https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/api/v1/{WORKDAY_TENANT}'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for hires to extract
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31T23:59:59Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping of Workday business process steps to standardized activity names
class=class="hl-string">"hl-comment"># CRITICAL: These keys may need to be adjusted to match your specific Workday configuration
STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING = {
    class="hl-string">'Offer': class="hl-string">'Offer Accepted',
    class="hl-string">'Background Check': class="hl-string">'Background Check Initiated',
    class="hl-string">'Review Background Check': class="hl-string">'Background Check Completed',
    class="hl-string">'Onboarding Setup': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Sent',
    class="hl-string">'Complete Form I-9': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Complete Federal and State Withholding': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Propose Compensation Hire': class="hl-string">'HR Profile Created', class=class="hl-string">"hl-comment"># Often the final step
    class="hl-string">'Create User Account': class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated',
    class="hl-string">'Order Equipment': class="hl-string">'Equipment Ordered',
    class="hl-string">'Review New Hire Equipment': class="hl-string">'Equipment Delivered',
    class="hl-string">'Assign Learning': class="hl-string">'Mandatory Training Assigned',
    class="hl-string">'Complete All Onboarding Questionnaires': class="hl-string">'Mandatory Training Completed',
    class="hl-string">'Manager Check-in: 30 Day': class="hl-string">'30-Day Check-in Performed'
}

def fetch_workday_data(url, params={}):
    class="hl-string">"""Generic function to fetch data from Workday REST API."""
    try:
        response = requests.get(url, auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD), params=params, headers={class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'})
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.HTTPError as e:
        print(fclass="hl-string">"HTTP Error fetching {url}: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Request Error fetching {url}: {e}")
    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting Workday onboarding data extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch workers hired within the date range
    workers_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers'
    workers_params = {class="hl-string">'hireDate': fclass="hl-string">'gt:{START_DATE},lt:{END_DATE}', class="hl-string">'limit': 100} class=class="hl-string">"hl-comment"># Use paging for >100
    workers_response = fetch_workday_data(workers_url, workers_params)
    
    if not workers_response or class="hl-string">'data' not in workers_response:
        print(class="hl-string">"Failed to fetch workers or no workers found in date range.")
        return

    all_events = []
    last_data_update = datetime.now(timezone.utc).isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. For each worker, fetch their hire business process history
    for worker in workers_response[class="hl-string">'data']:
        employee_id = worker.get(class="hl-string">'id', class="hl-string">'')
        print(fclass="hl-string">"Processing worker: {employee_id}")
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Find the Hire business process instance
        processes_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers/{employee_id}/businessProcesses'
        processes_response = fetch_workday_data(processes_url)
        
        if not processes_response or class="hl-string">'data' not in processes_response:
            continue

        hire_process_id = None
        for process in processes_response[class="hl-string">'data']:
            if process.get(class="hl-string">'businessProcess', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'').startswith(class="hl-string">'Hire'):
                hire_process_id = process.get(class="hl-string">'id')
                break

        if not hire_process_id:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch details and events for the Hire process
        process_details_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/values/businessProcessInstances/{hire_process_id}'
        process_details = fetch_workday_data(process_details_url)

        if not process_details:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Extract common attributes
        onboarding_case_id = hire_process_id
        hire_date = worker.get(class="hl-string">'hireDate', class="hl-string">'')
        hiring_manager = worker.get(class="hl-string">'manager', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        department = worker.get(class="hl-string">'supervisoryOrganization', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        process_status = process_details.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'')

        base_event = {
            class="hl-string">'OnboardingCase': onboarding_case_id,
            class="hl-string">'EmployeeId': employee_id,
            class="hl-string">'HiringManager': hiring_manager,
            class="hl-string">'Department': department,
            class="hl-string">'OfficialStartDate': hire_date,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Workday Onboarding',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'SystemInitiatingActivity': class="hl-string">'Workday',
            class="hl-string">'ComplianceDueDate': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder, needs specific logic if available
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle canceled onboarding
        if process_status in [class="hl-string">'Canceled', class="hl-string">'Rescinded']:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Onboarding Canceled'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = process_details.get(class="hl-string">'lastUpdated', class="hl-string">'')
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'Canceled'
            all_events.append(event)
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Stop processing other events for this canceled case
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Add class="hl-string">'Employee Started' event based on hire date
        if hire_date:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Employee Started'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = fclass="hl-string">"{hire_date}T09:00:00Z" class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume start of day
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
            all_events.append(event)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Process all steps in the business process
        steps = process_details.get(class="hl-string">'steps', [])
        for step in steps:
            step_name = step.get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'')
            completion_time = step.get(class="hl-string">'completed', class="hl-string">'')
            
            if step_name in STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING and completion_time:
                activity_name = STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING[step_name]
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle activities that can occur multiple times, like paperwork
                if activity_name == class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if a similar event already exists to avoid duplicates from multiple forms
                    if any(e[class="hl-string">'ActivityName'] == activity_name and e[class="hl-string">'OnboardingCase'] == onboarding_case_id for e in all_events):
                        continue

                event = base_event.copy()
                event[class="hl-string">'ActivityName'] = activity_name
                event[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time
                event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
                all_events.append(event)
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Special case for IT Provisioning Completed
                if activity_name == class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume completion happens after a delay, or find a specific step if it exists
                    event_completed = event.copy()
                    event_completed[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'IT Account Provisioning Completed'
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This is a placeholder; real completion time should be from a specific step
                    event_completed[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time 
                    all_events.append(event_completed)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create DataFrame and export to CSV
    if not all_events:
        print(class="hl-string">"No events were generated.")
        return

    df = pd.DataFrame(all_events)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    column_order = [
        class="hl-string">'OnboardingCase', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'HiringManager', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'OnboardingStatus', 
        class="hl-string">'OfficialStartDate', class="hl-string">'ComplianceDueDate', class="hl-string">'SystemInitiatingActivity'
    ]
    df = df[column_order]

    df.to_csv(class="hl-string">'workday_onboarding_event_log.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to workday_onboarding_event_log.csv")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Gotowi do rozpoczęcia?

Rozpocznij usprawnianie procesu wdrażania pracowników z większą pewnością. Ten szablon pomoże szybciej wdrażać nowe osoby i zwiększyć ich zadowolenie.

Wróć do przewodnika ulepszania procesów

Pobierz szablon

Usprawnij wdrażanie pracowników. Zacznij bezpłatnie już dziś

Osiągnij 95% zgodności i zapewnij nowym pracownikom sprawny start.

Rozpocznij okres próbny

Karta kredytowa nie jest wymagana. Konfiguracja zajmuje kilka minut.

Szablon danych o wdrożeniu pracowników

Szablon danych o wdrożeniu pracowników

Atrybuty procesu wdrożenia pracowników

Czynności w procesie wdrożenia pracowników

Instrukcje ekstrakcji danych

Workday RaaS: dane o procesie wdrażania pracowników

Kroki

Konfiguracja

Przykładowe zapytanie sql

Skrypt Python korzystający z Workday Human Capital Management API

Kroki

Konfiguracja

Przykładowe zapytanie python

Gotowi do rozpoczęcia?

Usprawnij wdrażanie pracowników. Zacznij bezpłatnie już dziś