Szablon danych dla procesu Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie

Czas rozpoczęcia, czyli timestamp zdarzenia, zapisuje dokładną datę i godzinę wykonania czynności lub zmiany statusu. Dane te są niezbędne do uporządkowania zdarzeń chronologicznie i obliczenia czasu ich trwania.

W process mining timestamp służy do odtworzenia kolejności zdarzeń dla każdego okresu finansowego, obliczania czasu trwania czynności i mierzenia całkowitego czasu procesu. Jest podstawą analizy efektywności, wykrywania wąskich gardeł i monitorowania dotrzymywania terminów.

Timestamp jest niezbędny do uporządkowania zdarzeń, obliczania wskaźników opartych na czasie, takich jak czas cyklu i czas trwania czynności, oraz odtworzenia przebiegu procesu.

Informacje te znajdują się zwykle w polach daty utworzenia, daty ostatniej aktualizacji lub daty transakcji, powiązanych z zapisami księgowymi, uzgodnieniami i statusami okresów w modułach Oracle Fusion Financials.

Ten atrybut zapisuje poszczególne kroki workflow zamknięcia okresu, takie jak „Zamknięcie okresu w księdze pomocniczej”, „Rozpoczęcie uzgadniania konta” lub „Wygenerowanie sprawozdań finansowych”. Każda czynność oznacza etap lub działanie w procesie.

Analiza czynności stanowi podstawę process mining. Umożliwia wizualizację mapy procesu, wykrywanie wąskich gardeł przez pomiar czasu między czynnościami oraz analizę wariantów procesu, aby zrozumieć odstępstwa od standardowej procedury.

Atrybut określa kroki procesu. Jest niezbędny do wizualizacji jego przebiegu, wykrywania wąskich gardeł i analizy odstępstw.

Zwykle jest ustalany na podstawie opisów transakcji, zmian statusu lub dzienników zdarzeń w różnych modułach Oracle Fusion Financials, takich jak General Ledger, Subledger Accounting oraz Financial Consolidation and Close.

Okres finansowy jest głównym identyfikatorem case, który grupuje wszystkie czynności związane z zamknięciem i uzgadnianiem kont w danym cyklu raportowym. Każdy okres, na przykład „Jan-2023” lub „Q1-2024”, odpowiada jednej instancji procesu zamknięcia okresu.

W analizie process mining ten atrybut pozwala prześledzić cały proces zamknięcia okresu, od początku do końca. Służy do obliczania łącznego czasu cyklu, porównywania wyników między okresami oraz wykrywania trendów i powtarzających się opóźnień w procesie zamknięcia.

To podstawowy identyfikator, który łączy wszystkie powiązane czynności zamknięcia w jedną instancję procesu. Umożliwia analizę całego cyklu zamknięcia danego okresu.

Zwykle jest ustalany na podstawie nazwy lub identyfikatora okresu w module General Ledger, często z tabel takich jak GL_PERIOD_STATUSES w Oracle Fusion Financials.

Ten atrybut zapisuje datę i godzinę ostatniego wyodrębnienia danych z Oracle Fusion Financials. Informuje, jak aktualne są dane analizowane w narzędziu process mining.

Użytkownicy mogą dzięki temu sprawdzić aktualność analizy. Timestamp pomaga ocenić wiarygodność dashboardów i raportów prezentujących bieżące dane oraz upewnić się, że decyzje opierają się na aktualnych informacjach.

Informuje użytkowników o aktualności danych, co ma znaczenie przy podejmowaniu decyzji na podstawie analizy procesu.

To pole metadanych generowane i zapisywane podczas procesu pobierania danych. Zawiera timestamp uruchomienia wyodrębniania.

Ten atrybut wskazuje system informatyczny, z którego pochodzą dane o zdarzeniu. W tym procesie będzie to zawsze Oracle Fusion Financials, ale atrybut może być przydatny w środowiskach, w których dane pochodzą z kilku systemów.

W analizie podaje kontekst pochodzenia danych, co ma znaczenie dla zarządzania danymi, ich weryfikacji i zrozumienia środowiska technologicznego procesu. Pomaga przypisać wnioski do właściwego środowiska aplikacyjnego.

Podaje kontekst pochodzenia danych, co ułatwia analizę w środowisku wielosystemowym i wspiera zarządzanie danymi.

Zwykle jest to stała wartość dodawana podczas wyodrębniania danych w celu oznaczenia źródła zbioru danych.

Czas zakończenia zapisuje dokładną datę i godzinę ukończenia czynności. Czas rozpoczęcia wskazuje jej początek, a czas zakończenia jej koniec, co pozwala precyzyjnie obliczyć czas trwania każdego kroku.

Ten atrybut jest niezbędny do obliczania czasu przetwarzania poszczególnych czynności. Odjęcie czasu rozpoczęcia od czasu zakończenia pozwala analitykom wskazać kroki procesu zamknięcia okresu, które zajmują najwięcej czasu, a tym samym wykryć wąskie gardła i nieefektywne działania.

Umożliwia obliczanie czasu przetwarzania czynności, co jest podstawą wykrywania wąskich gardeł i pomiaru efektywności operacyjnej.

Podobnie jak czas rozpoczęcia, często znajduje się w polach daty ostatniej aktualizacji lub w dedykowanych polach daty zakończenia w tabelach transakcji Oracle Fusion Financials.

Ten atrybut przechowuje oczekiwany termin realizacji ważnych etapów procesu zamknięcia, określony w kalendarzu zamknięcia lub wewnętrznych umowach SLA. Stanowi punkt odniesienia do oceny rzeczywistych wyników.

Data ta jest podstawą dashboardu „Zgodność z terminami zamknięcia” i KPI „Odsetek zamknięć na czas”. Porównanie rzeczywistego czasu zakończenia (EventTime) z terminem docelowym pozwala systemowi automatycznie oznaczać opóźnienia i mierzyć zgodność z harmonogramem. Pomaga to utrzymać dyscyplinę w procesie zamknięcia.

Umożliwia pomiar terminowości i zgodności z harmonogramem, co ma zasadnicze znaczenie dla terminowego raportowania finansowego.

Informacje te są często przechowywane w narzędziu do zarządzania zamknięciem lub w niestandardowej konfiguracji kalendarza zamknięcia w Oracle Financials.

Ten atrybut wskazuje dział odpowiedzialny za czynność zamknięcia okresu lub zaangażowany w jej wykonanie, na przykład „Księgowość korporacyjna”, „FP&A” lub „Audyt wewnętrzny”. Zapewnia kontekst organizacyjny procesu.

Podział procesu według działów to przydatna metoda analizy. Umożliwia porównanie efektywności zamknięcia w różnych jednostkach biznesowych, ocenę wpływu przekazywania zadań między działami na harmonogram oraz analizę obciążenia pracą na poziomie działu.

Umożliwia porównywanie procesów w różnych częściach organizacji, co pomaga wskazać dobre praktyki i ujednolicić procedury.

Można go ustalić na podstawie profilu użytkownika, segmentu centrum kosztów konta księgi głównej lub struktury organizacyjnej jednostki prawnej w Oracle Fusion Financials.

Kod spółki, określany w terminologii Oracle jako identyfikator jednostki prawnej, wskazuje konkretną jednostkę biznesową, której dotyczy zamknięcie okresu. W globalnej organizacji działa wiele spółek, z których każda ma własny proces zamknięcia.

Ten atrybut jest niezbędny do analizy porównawczej. Pozwala kierownictwu porównywać przebieg zamknięcia w różnych jednostkach prawnych, sprawdzać, które stosują standardowe procedury, oraz wskazywać miejsca występowania odstępstw lub opóźnień. Ułatwia też filtrowanie danych i analizę wybranych obszarów działalności.

Umożliwia filtrowanie i porównywanie procesu zamknięcia w różnych jednostkach prawnych, co ma znaczenie dla ujednolicania procesów globalnych.

Odpowiada wartości jednostki prawnej lub segmentu bilansującego w planie kont. Jest ważnym atrybutem niemal wszystkich transakcji finansowych w Oracle Fusion Financials.

Ten atrybut określa rodzaj uzgodnienia, na przykład bilansowe, dotyczące rachunku zysków i strat lub międzyspółkowe. Poszczególne rodzaje uzgodnień mogą przebiegać według różnych workflow oraz różnić się złożonością i poziomem ryzyka.

Atrybut służy do obsługi dashboardu „Wyniki uzgodnień według rodzaju”. Filtrowanie danych według tego atrybutu pozwala analitykom porównywać czas trwania i liczbę uzgodnień w poszczególnych kategoriach. Dzięki temu można wskazać rodzaje uzgodnień, w których najczęściej występują opóźnienia lub zaległości i które wymagają usprawnień.

Umożliwia ukierunkowaną analizę procesu uzgadniania i pomaga wykrywać wąskie gardła dotyczące określonych rodzajów kont, na przykład kont wysokiego ryzyka lub uzgodnień międzyspółkowych.

Wartość można pobrać z rodzaju konta w planie kont albo z atrybutów modułu Account Reconciliation Cloud Service (ARCS), jeśli jest używany.

Ten atrybut klasyfikuje zapisy w dzienniku według ich przeznaczenia. W tym procesie istotne są zapisy korygujące, które często oznaczają korekty lub reklasyfikacje wynikające z uzgadniania kont.

Atrybut jest potrzebny do obliczania KPI „Liczba księgowań korygujących” i obsługi powiązanego dashboardu. Filtrowanie zapisów korygujących pozwala monitorować częstotliwość korekt, które często wskazują na problemy na wcześniejszych etapach przetwarzania transakcji lub w zasadach rachunkowości. Ograniczenie liczby takich korekt jest jednym z celów usprawniania procesów.

Pozwala oddzielić zapisy korygujące od standardowych księgowań i skupić analizę na ponownym wykonywaniu pracy oraz korektach podczas zamknięcia okresu.

Informacje te znajdują się często w polach JE_CATEGORY i JE_SOURCE tabeli GL_JE_HEADERS. Do utworzenia uproszczonej klasyfikacji może być potrzebne mapowanie.

Ten atrybut określa wynik lub bieżący stan konkretnego zadania w procesie zamknięcia okresu. Na przykład import dziennika może zakończyć się powodzeniem lub niepowodzeniem, a uzgodnienie może zostać zatwierdzone lub odrzucone.

Status pomaga analizować wyjątki i wyniki procesu. Analitycy mogą sprawdzać odsetek niepowodzeń zadań automatycznych, śledzić ponowne obiegi w workflow zatwierdzania oraz monitorować postęp zamknięcia na bieżąco, sprawdzając, które czynności oczekują na realizację, a które zostały zakończone.

Śledzenie statusu pomaga wykrywać wyjątki, niepowodzenia i ponowne wykonywanie pracy, a także oceniać jakość i niezawodność procesu.

Informacje te znajdują się zwykle w polach statusu nagłówków lub wierszy transakcji w modułach Oracle Fusion Financials.

Ten atrybut wskazuje użytkownika odpowiedzialnego za wykonanie zadania, na przykład księgowego, który zatwierdził uzgodnienie, lub kontrolera, który wygenerował sprawozdania finansowe. Zwykle jest powiązany z identyfikatorem użytkownika lub nazwiskiem pracownika.

Analiza użytkowników odpowiedzialnych pomaga zrozumieć rozkład obciążenia pracą, określić potrzeby szkoleniowe i ocenić wyniki zespołów lub poszczególnych osób. Umożliwia tworzenie dashboardów monitorujących równomierny podział pracy i skuteczny przydział zadań w intensywnym okresie zamknięcia.

Umożliwia analizę rozkładu obciążenia pracą i przydziału zasobów oraz wskazanie możliwości automatyzacji lub szkoleń.

Informacje te są zwykle dostępne w polach „Created By” lub „Last Updated By” rekordów transakcyjnych w Oracle Fusion Financials, na przykład zapisów księgowych lub obiektów uzgodnień.

To obliczana miara na poziomie case, która określa łączny czas trwania zamknięcia okresu finansowego. Oblicza się ją, odejmując znacznik czasu pierwszej czynności od znacznika czasu ostatniej czynności dla danego okresu finansowego.

To podstawowy KPI procesu Record to Report. Pokazuje ogólną efektywność całego procesu i służy do monitorowania działań, których celem jest skrócenie czasu zamknięcia.

Ten KPI mierzy efektywność całego procesu zamknięcia, na której szczególnie zależy kierownictwu finansowemu.

Wartość oblicza się na poziomie case w narzędziu process mining, odejmując najwcześniejszy StartTime od najpóźniejszego StartTime dla danego case.

Ten atrybut zawiera unikatowy identyfikator zapisu w dzienniku księgi głównej, nadawany przez system. Jest szczególnie istotny dla czynności związanych z księgowaniem zapisów ręcznych i korygujących.

Umożliwia śledzenie poszczególnych zapisów w dzienniku, zwłaszcza korygujących, na każdym etapie ich realizacji. Pomaga obliczyć liczbę korekt i powiązać ponowne wykonanie pracy z konkretnymi księgowaniami.

Pozwala śledzić konkretne księgowania, co jest niezbędne podczas audytu oraz analizy liczby i rodzaju zapisów korygujących.

To klucz główny tabeli GL_JE_HEADERS, często oznaczany jako JE_HEADER_ID.

Ten atrybut zawiera konkretny numer konta księgi głównej powiązanego z daną czynnością, na przykład uzgodnieniem konta lub księgowaniem korygującym. Zapewnia szczegółowe dane do analizy finansowej.

Służy do analizy liczby księgowań korygujących i wyników uzgodnień dla poszczególnych kont. Pozwala wskazać konta, które często wymagają korekt lub których uzgadnianie trwa długo. Może to świadczyć o problemach w podprocesach.

Umożliwia szczegółową analizę i wskazanie kont, które regularnie wymagają korekt lub których uzgadnianie się opóźnia.

To podstawowe pole w tabelach księgi głównej, takich jak GL_JE_LINES, i jeden z głównych elementów procesu uzgadniania.

Ten atrybut określa kraj, w którym działa jednostka prawna. Dostarcza informacji geograficznych o procesie zamknięcia okresu.

Analiza procesu według kraju może ujawnić różnice wynikające z lokalnych wymogów prawnych, odmiennych praktyk biznesowych lub wyników regionalnych centrów usług wspólnych. Umożliwia porównywanie wyników między krajami i ocenę wpływu różnic regionalnych na efektywność procesu.

Umożliwia analizę procesu zamknięcia według lokalizacji geograficznej i wskazuje różnice wynikające z lokalnych przepisów lub wyników zespołów regionalnych.

Wartość jest zwykle pobierana z konfiguracji jednostki prawnej lub jednostki biznesowej w Oracle Fusion Financials.

Księga w Oracle Fusion Financials to rejestr transakcji finansowych określony przez plan kont, kalendarz i walutę. Może być księgą podstawową jednostki prawnej albo księgą pomocniczą lub raportową, przeznaczoną do stosowania innych standardów rachunkowości.

Analiza według ksiąg pomaga zrozumieć różnice w procesach wynikające z wymogów rachunkowości, na przykład IFRS i US GAAP. Ułatwia też zapewnienie zgodności i efektywności procesów dla każdego wymaganego standardu raportowania.

Zapewnia kontekst rachunkowy i pozwala podzielić analizę według standardów rachunkowości lub wymogów raportowania.

Informacja jest przechowywana wraz z danymi finansowymi w podstawowych tabelach księgi głównej. Często wskazuje ją LEDGER_ID w tabelach takich jak GL_JE_HEADERS i GL_BALANCES.

Ten atrybut zawiera wartość pieniężną zapisu w dzienniku. Może to być kwota korekty, rozliczenia międzyokresowego lub innego księgowania.

Analiza kwot zapisów korygujących pokazuje finansowe skutki błędów i wyjątków w procesie. Wysokie lub częste korekty mogą wskazywać na poważne braki w kontrolach albo problemy wymagające szybkiej reakcji. Uwzględnienie kwot pozwala ocenić istotność zapisów w dzienniku.

Pomaga ocenić finansowe skutki i istotność korekt oraz odróżnić drobne poprawki od znaczących korekt sprawozdań finansowych.

Wartość należy obliczyć, sumując kwoty debetowe z tabeli GL_JE_LINES dla danego zapisu w dzienniku.

Ten atrybut logiczny jest wyznaczany na podstawie przebiegu procesu i oznacza czynności wskazujące na ponowne wykonanie pracy. Przykładem w procesie zamknięcia okresu jest czynność „Zaksięgowano zapis korygujący”, która następuje po zatwierdzeniu uzgodnienia tego samego konta. Może to oznaczać, że uzgodnienie było niewystarczające.

Atrybut służy do mierzenia częstotliwości i skutków ponownego wykonywania pracy, które jest istotnym źródłem nieefektywności. Analiza takich powrotów pozwala ustalić przyczyny błędów, na przykład niewystarczające przeszkolenie lub nieprawidłowe procedury, i podjąć działania naprawcze.

Bezpośrednio pokazuje nieefektywność procesu, oznaczając czynności korygujące wcześniejszą pracę i pomagając ustalić przyczyny błędów.

Wartość oblicza się, definiując wzorce ponownego wykonywania pracy w narzędziu process mining, na przykład sekwencję „Zatwierdzenie”, po której następuje „Korekta”.

Ten atrybut logiczny (prawda/fałsz) wskazuje transakcje lub uzgodnienia z udziałem podmiotów powiązanych. Takie czynności są często bardziej złożone i podatne na rozbieżności oraz opóźnienia.

Flaga jest potrzebna do obsługi dashboardu „Przebieg uzgodnień międzyspółkowych” i KPI „Odsetek uzgodnień międzyspółkowych”. Pozwala wyodrębnić ten podproces i analizować go osobno, aby wykrywać wąskie gardła związane z transakcjami między jednostkami oraz poprawiać dokładność skonsolidowanych sprawozdań finansowych.

Pozwala wyodrębnić często złożony i problematyczny proces uzgadniania międzyspółkowego, aby przeprowadzić jego ukierunkowaną analizę i usprawnienia.

Informacje te można uzyskać z dedykowanych modułów międzyspółkowych Oracle (AGIS) lub analizując zapisy w dzienniku, w których segment kodu firmy różni się między wierszami lub segmentami bilansującymi.

Ten atrybut logiczny porównuje rzeczywisty znacznik czasu zakończenia czynności (EventTime lub EndTime) z planowanym terminem (TargetCompletionDate). Przyjmuje wartość prawda, jeśli czynność zakończono w terminie lub wcześniej, a fałsz, jeśli wystąpiło opóźnienie.

Zapewnia prosty i czytelny pomiar zgodności z harmonogramem oraz stanowi podstawę KPI „Odsetek zamknięć na czas”. Pomaga szybko wykrywać wąskie gardła powodujące przekroczenie terminów i daje menedżerom jasną miarę zgodności z kalendarzem zamknięcia.

Zapewnia jednoznaczny, binarny pomiar zgodności z harmonogramem, dzięki czemu łatwo monitorować dotrzymywanie ważnych terminów zamknięcia.

Wartość oblicza się podczas transformacji danych, porównując EventTime z TargetCompletionDate (EventTime <= TargetCompletionDate).