Szablon danych do procesu od zamówienia do płatności: obsługa zamówień sprzedaży

Czas zdarzenia, czyli znacznik czasu, wskazuje dokładny moment wykonania czynności. Dane te są niezbędne do prawidłowego uporządkowania zdarzeń i obliczenia czasu między czynnościami. Stanowią podstawę wszystkich analiz process mining opartych na czasie.

Atrybut służy do porządkowania czynności w ramach każdej sprawy, obliczania czasu realizacji, wykrywania czasu oczekiwania i analizy wyników procesu w różnych okresach. Nieprawidłowe lub brakujące znaczniki czasu mogą znacznie ograniczyć przydatność analizy.

Znaczniki czasu są niezbędne do chronologicznego uporządkowania zdarzeń i obliczania wskaźników efektywności, takich jak czas realizacji i wąskie gardła.

Odpowiada polom takim jak „CreatedDate” lub „LastModifiedDate” obiektu „Order” albo powiązanych rekordów. W przypadku niektórych zdarzeń może pochodzić z daty zakończenia rekordu „Task”.

Nazwa czynności opisuje etap procesu obsługi zamówienia sprzedaży, na przykład „Utworzenie zamówienia”, „Przeprowadzenie oceny zdolności kredytowej” lub „Wysłanie faktury”. Czynności tworzą mapę procesu i są wyznaczane na podstawie zdarzeń systemowych, zmian statusu lub zakończenia zadań.

Analiza czynności pozwala wizualizować przebieg procesu, wykrywać typowe ścieżki (warianty) oraz mierzyć częstotliwość i czas trwania poszczególnych etapów. To podstawa zrozumienia, jak przebiega proces.

Ten atrybut określa etapy widoczne na mapie procesu. Bez niego nie można zwizualizować przebiegu procesu ani przeanalizować rzeczywistej obsługi zamówień sprzedaży.

Zwykle wyznaczana na podstawie zmian pola „Order.Status”, utworzenia powiązanych rekordów (np. Invoice) lub zakończenia rekordów „Task” albo „Event” powiązanych z zamówieniem.

Identyfikator zamówienia sprzedaży (Sales Order ID) stanowi podstawę analizy procesu. Pozwala jednoznacznie rozpoznać każde zamówienie klienta na wszystkich etapach jego realizacji. Łączy powiązane czynności, od utworzenia i zatwierdzenia po realizację i płatność.

W process mining każde zdarzenie dotyczące danego zamówienia jest powiązane z tym identyfikatorem. Umożliwia to odtworzenie całej ścieżki zamówienia oraz szczegółową analizę czasu realizacji, wariantów procesu i wąskich gardeł dla poszczególnych zamówień.

Ten atrybut pozwala połączyć wszystkie powiązane zdarzenia w jedną sprawę, a następnie wizualizować i analizować pełny przebieg procesu dla każdego zamówienia sprzedaży.

To pole „Id” standardowego obiektu Salesforce „Order”.

Ten atrybut zapisuje datę i godzinę ostatniego pobrania danych z systemu źródłowego. Informuje, jak aktualne są analizowane dane.

Analitycy wykorzystują tę informację, aby sprawdzić, czy pracują na najnowszych danych o procesie, i ocenić aktualność wniosków. To ważny element metadanych każdego projektu process mining.

Informuje użytkowników o aktualności danych, dzięki czemu wiedzą, jakiego okresu dotyczy analiza.

To znacznik czasu generowany i dodawany podczas procesu pobierania, przekształcania i ładowania danych (ETL).

Ten atrybut określa źródło danych o procesie. W tej analizie będzie to zawsze „Salesforce Sales Cloud”.

W środowiskach korzystających z wielu systemów pole to ma zasadnicze znaczenie dla śledzenia pochodzenia danych i rozwiązywania problemów. Nawet gdy używany jest tylko jeden system, dostarcza ważnych informacji o źródle danych.

Informuje o pochodzeniu danych, co ma znaczenie dla zarządzania danymi i łączenia danych z wielu systemów źródłowych.

Zwykle jest to stała wartość dodawana podczas pobierania danych w celu oznaczenia zbioru.

Ten atrybut określa łączną wartość finansową zamówienia klienta. To ważna miara, która pozwala ocenić wpływ sprawności lub nieefektywności procesu na działalność firmy.

W analizie łączna wartość zamówienia może służyć do segmentacji spraw, na przykład do sprawdzenia, czy zamówienia o wysokiej wartości są obsługiwane inaczej lub częściej się opóźniają niż zamówienia o niższej wartości. Jest też podstawą do obliczania finansowych KPI i oceny wartości przepływającej przez proces.

Umożliwia analizę finansową procesu, podział zamówień według wartości oraz określenie finansowego wpływu opóźnień i ponownej pracy.

To pole „TotalAmount” w standardowym obiekcie Salesforce „Order”.

Łączny czas cyklu to KPI mierzący czas realizacji zamówienia sprzedaży od początku do końca. Oblicza się go jako różnicę między pierwszym zdarzeniem, na przykład „Utworzono zamówienie”, a ostatnim, na przykład „Zamknięto zamówienie”.

Ta miara jest głównym elementem dashboardu „Czas realizacji zamówienia sprzedaży od początku do końca”. Analiza czasu cyklu pomaga wykrywać nieefektywności w całym procesie i oceniać wpływ działań usprawniających. Różnice w czasie cyklu można badać, dzieląc dane według innych atrybutów, takich jak kraj lub rodzina produktów.

To podstawowy KPI do pomiaru ogólnej sprawności procesu i wykrywania długo realizowanych zamówień, które mogą wskazywać na problemy systemowe.

Obliczany podczas transformacji danych przez odjęcie znacznika czasu pierwszego zdarzenia od znacznika czasu ostatniego zdarzenia dla każdego „SalesOrderId”.

Nazwa konta wskazuje klienta powiązanego z zamówieniem sprzedaży. Dzięki temu można analizować proces z perspektywy klienta.

Analitycy mogą używać tego atrybutu do filtrowania procesu dla wybranych klientów, porównywania jego przebiegu w różnych segmentach klientów oraz sprawdzania, czy konkretni klienci regularnie napotykają problemy. Pozwala on bezpośrednio powiązać wyniki procesu z doświadczeniami klientów.

Łączy wyniki procesu z konkretnymi klientami. Umożliwia analizę i segmentację według klientów, aby wykrywać powtarzające się wzorce i problemy.

Obiekt „Order” zawiera pole odwołania „AccountId”. Aby pobrać pole „Account.Name”, należy połączyć ten identyfikator z obiektem „Account”.

Ten atrybut określa stan zamówienia sprzedaży, na przykład „Draft”, „Activated”, „Shipped” lub „Closed”. Zmiany statusu często służą do wyznaczania czynności w dzienniku procesu.

Analiza statusu zamówienia dostarcza kontekstu dla każdego zdarzenia i pomaga śledzić postęp realizacji. Ułatwia też ocenę wyniku sprawy, na przykład rozróżnienie zamówień „Cancelled” od tych pomyślnie zamkniętych.

Dostarcza ważnego kontekstu dla każdego zdarzenia i często stanowi podstawę określania czynności. Pomaga też analizować wyniki spraw, takie jak anulowanie zamówień.

To pole listy wyboru „Status” standardowego obiektu Salesforce „Order”.

Ten atrybut wskazuje osobę odpowiedzialną za wykonanie etapu procesu. Może to być przedstawiciel handlowy, analityk kredytowy lub użytkownik systemowy obsługujący automatyzację.

Analiza według użytkownika pomaga zrozumieć rozkład obciążenia pracą, indywidualne wyniki i poziom automatyzacji. Pozwala odpowiedzieć na pytania takie jak: „Którzy użytkownicy najczęściej poprawiają swoją pracę?” lub „Czy niektóre zespoły szybciej zatwierdzają zamówienia?”. Atrybut służy też do analizy sieci współpracy i przekazywania pracy między osobami.

Umożliwia analizę wyników pracy według użytkownika, zespołu lub roli oraz pomaga wykrywać możliwości automatyzacji i potrzeby szkoleniowe.

Można go znaleźć w polach takich jak „LastModifiedById” obiektu „Order” lub „OwnerId” rekordów „Task”. Aby uzyskać nazwę użytkownika, te identyfikatory trzeba połączyć z obiektem „User”.

Ten atrybut przechowuje datę, w której klient oczekuje dostawy towarów. Stanowi punkt odniesienia przy ocenie terminowości dostaw i zadowolenia klientów.

Data jest wykorzystywana bezpośrednio w dashboardzie „Śledzenie zgodności z terminem dostawy” oraz KPI „Odsetek dostaw na czas”. Porównuje się ją z faktyczną datą dostawy, czyli znacznikiem czasu zdarzenia „Dostarczono towary”, aby ustalić, czy zamówienie dostarczono na czas, wcześniej czy z opóźnieniem.

To podstawowy punkt odniesienia przy ocenie terminowości dostaw, która świadczy o zadowoleniu klientów i sprawności operacyjnej.

Często jest to niestandardowe pole daty w obiekcie „Order”. Jego dokładna nazwa może się różnić. Należy sprawdzić dokumentację lub schemat Salesforce Sales Cloud.

Ta wyliczana miara określa sprawność końcowego, istotnego etapu procesu od zamówienia do płatności, czyli uzyskania zapłaty. Mierzy czas od działania „Wysłano fakturę do klienta” do działania „Otrzymano płatność”.

Atrybut ten bezpośrednio wspiera dashboard „Czas pobrania płatności” oraz KPI „Czas realizacji płatności”. Analiza tego czasu pomaga działowi finansowemu wykrywać wąskie gardła w procesie należności, oceniać skuteczność warunków płatności i znajdować sposoby na szybszy przepływ gotówki.

Mierzy sprawność procesu obsługi należności, który bezpośrednio wpływa na przepływ gotówki w firmie.

Obliczany podczas transformacji danych przez odjęcie znacznika czasu zdarzenia „Wysłano fakturę do klienta” od znacznika czasu zdarzenia „Otrzymano płatność” dla każdej sprawy.

Czas zakończenia zdarzenia wskazuje moment ukończenia czynności. Wiele narzędzi process mining wyznacza go na podstawie czasu rozpoczęcia kolejnej czynności, ale jawne zapisanie tej wartości pozwala dokładniej mierzyć czas trwania, zwłaszcza w przypadku zadań długotrwałych.

Atrybut służy do precyzyjnego obliczania czasu pracy nad czynnością. Jest szczególnie przydatny przy analizie zadań trwających długo, takich jak „Przeprowadzenie oceny zdolności kredytowej” lub „Przydzielenie zapasów”. Pozwala oddzielić czas aktywnej pracy od czasu oczekiwania.

Umożliwia precyzyjne obliczenie czasu realizacji poszczególnych czynności, co pomaga wykrywać wąskie gardła i etapy wymagające dużych nakładów zasobów.

Można go wyznaczyć na podstawie pola „StartTime” kolejnego zdarzenia w sekwencji dla danej sprawy. W przypadku niektórych czynności może pochodzić z konkretnego pola, takiego jak „Task.CompletedDateTime”.

Ten atrybut logiczny bezpośrednio mierzy terminowość dostawy względem oczekiwań klienta. Oblicza się go przez porównanie znacznika czasu działania „Dostarczono towary” z wartością „RequestedDeliveryDate”.

Jest podstawą obliczania KPI „Odsetek dostaw na czas”. Analiza tej flagi pozwala ocenić, czy firma dotrzymuje zobowiązań, co ma duży wpływ na zadowolenie klientów. Połączenie jej z innymi atrybutami może ujawnić, czy wybrane metody wysyłki lub regiony mają niższy odsetek dostaw na czas.

Zapewnia jednoznaczną, binarną miarę realizacji zobowiązań wobec klientów i bezpośrednio wspiera KPI „Odsetek dostaw na czas”.

Obliczany podczas transformacji danych. Reguła: IF ('Goods Delivered' EventTime <= 'RequestedDeliveryDate') THEN true ELSE false.

Ten wyliczany atrybut wskazuje sprawy, których przebieg odbiega od liniowej ścieżki prowadzącej do przodu. Ponowna praca występuje, gdy działanie trzeba powtórzyć lub proces wraca do wcześniejszego etapu, często z powodu błędów, brakujących informacji albo odrzuconych zatwierdzeń.

Flaga służy do obliczania KPI „Odsetek zamówień sprzedaży wymagających ponownej pracy” i zasilania dashboardu „Ponowna praca i błędy w zamówieniach sprzedaży”. Pomaga określić częstotliwość i wpływ nieefektywności oraz wskazać obszary wymagające lepszej kontroli jakości lub doprecyzowania procesu.

Pokazuje nieefektywność procesu, wskazując zamówienia wymagające dodatkowej, nieplanowanej pracy, która bezpośrednio wpływa na koszty i czas cyklu.

Wartość obliczana przez oprogramowanie process mining lub podczas transformacji danych na podstawie powtarzających się nazw działań albo cofnięć w przebiegu procesu dla danej sprawy.

Ten atrybut logiczny odróżnia zdarzenia wywołane przez automatyzację systemową, na przykład automatyczną zmianę statusu, od działań wykonanych ręcznie przez użytkownika. Pozwala ocenić poziom automatyzacji procesu.

Analiza tego atrybutu pomaga określić wpływ automatyzacji na sprawność i powtarzalność procesu. Umożliwia porównanie ścieżek zautomatyzowanych i ręcznych oraz wskazanie możliwości dalszej automatyzacji, która ograniczy pracę ręczną i ryzyko błędów.

Pozwala odróżnić działania systemu od działań użytkowników, co ułatwia analizę automatyzacji i wskazanie możliwości ograniczenia pracy ręcznej.

Wartość wyliczana podczas transformacji danych na podstawie tego, czy „UserPerformingAction” jest wskazanym użytkownikiem systemowym, lub reguł opartych na typie działania.

Identyfikator faktury łączy zamówienie sprzedaży z odpowiadającą mu fakturą. Wystawienie i wysłanie faktury to ważne etapy drugiej części procesu od zamówienia do płatności.

Atrybut ten pozwala śledzić proces od realizacji zamówienia do otrzymania płatności. Umożliwia dokładny pomiar działań „Wystawiono fakturę” i „Wysłano fakturę do klienta”, potrzebny do obliczenia czasu pobrania płatności.

Łączy zamówienie sprzedaży z podprocesem fakturowania, umożliwiając dokładne śledzenie działań finansowych i czasu cyklu płatności.

Często jest to niestandardowe pole odwołania w obiekcie „Order”, wskazujące standardowy lub niestandardowy obiekt „Invoice”. Szczegóły zależą od wdrożenia.

Atrybut „Kanał sprzedaży” klasyfikuje zamówienia według źródła ich pochodzenia. Pozwala porównywać wyniki procesu w różnych kanałach.

Atrybut jest niezbędny w dashboardzie „Porównanie wyników kanałów sprzedaży”. Filtrowanie i porównywanie danych według kanału pomaga ustalić, które kanały działają najsprawniej, w których najczęściej trzeba ponawiać pracę i gdzie warto ujednolicić sposób działania.

Umożliwia porównanie wyników w różnych kanałach sprzedaży, co pomaga wskazać dobre praktyki i obszary wymagające ujednolicenia procesów.

Zazwyczaj jest to niestandardowe pole wyboru w obiekcie „Order” lub „Opportunity”. Należy sprawdzić dokumentację lub schemat Salesforce Sales Cloud.

Ten atrybut określa kraj, do którego wysyłane jest zamówienie. Jest ważnym wymiarem analizy geograficznej procesu od zamówienia do płatności.

Analiza według kraju wysyłki może ujawnić regionalne różnice w przebiegu procesu, na przykład dłuższy czas dostawy zamówień międzynarodowych lub różnice w cyklach pobierania płatności. Segmentacja procesu według regionu pomaga zrozumieć i rozwiązywać lokalne problemy.

Umożliwia geograficzną segmentację procesu, która może ujawnić różnice w wynikach między regionami, problemy ze zgodnością lub wyzwania logistyczne.

To pole „ShippingCountry” w standardowym obiekcie Salesforce „Order”.

Ten atrybut określa poziom usługi logistycznej wybranej do dostawy zamówienia. Bezpośrednio wpływa na czas i koszt dostawy.

W analizie „Efektywność metod wysyłki” służy do porównywania różnych opcji. Pomaga sprawdzić, czy przesyłki ekspresowe docierają w zadeklarowanym terminie oraz jak poszczególne metody wpływają na czas od zdarzenia „Wysłano towary” do „Dostarczono towary”.

Umożliwia analizę wyników logistyki i ocenę kosztów oraz sprawności różnych metod wysyłki.

Prawdopodobnie jest to niestandardowe pole w obiekcie „Order” lub powiązanym niestandardowym obiekcie „Shipment”. Należy sprawdzić dokumentację lub schemat Salesforce Sales Cloud.

Rodzina produktów to ogólna klasyfikacja pozycji w zamówieniu sprzedaży. Umożliwia analizę procesu z uwzględnieniem rodzaju sprzedawanego produktu.

Atrybut ten pozwala segmentować proces i sprawdzać, czy poszczególne rodziny produktów wiążą się z innymi ścieżkami procesu, dłuższym czasem realizacji lub częstszą ponowną pracą. Na przykład złożone produkty konfigurowalne mogą wymagać bardziej rozbudowanego procesu zatwierdzania i realizacji niż standardowe produkty gotowe.

Umożliwia analizę procesu według kategorii produktu i pokazuje, czy różne rodzaje produktów wpływają na sprawność procesu.

Dane pochodzą z obiektu „Product2”, połączonego z obiektem „Order” przez obiekt pośredniczący „OrderItem”. Wymaga to połączenia Order -> OrderItem -> PricebookEntry -> Product2.

Ten atrybut wskazuje wynik oceny zdolności kredytowej klienta, która często stanowi ważny etap procesu obsługi zamówienia. Typowe wartości to „Zatwierdzono”, „Odrzucono” i „Oczekuje”.

Atrybut jest niezbędny w dashboardzie „Analiza wąskiego gardła w weryfikacji zdolności kredytowej”. Śledząc moment rozpoczęcia i zakończenia tego etapu oraz jego wynik, można zmierzyć czas jego trwania i wskazać, czy powoduje opóźnienia.

Umożliwia analizę etapu weryfikacji zdolności kredytowej, w tym pomiar jego czasu trwania, skuteczności i wpływu na łączny czas procesu.

Prawdopodobnie jest to niestandardowe pole w obiekcie „Order” lub „Account”. Należy sprawdzić dokumentację lub schemat Salesforce Sales Cloud.

Właściciel zamówienia to przedstawiciel handlowy lub opiekun klienta, który odpowiada za dane zamówienie. Nie musi to być osoba wykonująca konkretne działanie. Właściciel odpowiada za cały przebieg sprawy.

Analiza według właściciela pomaga ocenić obciążenie pracą i wyniki zespołów lub poszczególnych osób w obsłudze przypisanych im zamówień. Może wskazać właścicieli, których zamówienia często utknęły w procesie lub wymagają ponownej pracy, co może być sygnałem, że warto zapewnić im dodatkowe wsparcie.

Wskazuje osobę odpowiedzialną za pomyślną realizację zamówienia i umożliwia analizę obciążenia pracą oraz wyników na poziomie właściciela.

To pole „OwnerId” w obiekcie „Order”. Identyfikator można połączyć z obiektem „User”, aby pobrać nazwę właściciela.