Szablon danych do procesu fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności

Czas zdarzenia, czyli znacznik czasu, określa dokładną datę i godzinę wykonania działania lub zmiany statusu. Te dane pozwalają ustalić, kiedy odbywały się poszczególne etapy procesu i ile trwały.

W analizie czas zdarzenia służy do chronologicznego uporządkowania działań oraz obliczania czasu między krokami, czasu trwania działań i całkowitego czasu realizacji każdej sprawy. Na tej podstawie można wykrywać wąskie gardła, mierzyć wyniki względem umów o poziomie usług i analizować zmiany w czasie. Bez dokładnych znaczników czasu analiza wyników i czasu trwania procesu nie jest możliwa.

Ten znacznik czasu jest niezbędny do obliczania wskaźników opartych na czasie, takich jak czas realizacji i czas trwania, które pomagają wykrywać wąskie gardła.

Zwykle znajduje się obok pól działania lub statusu w dziennikach transakcji, dokumentach zmian albo tabelach nagłówków i pozycji dokumentów.

Identyfikator faktury to unikalny kod alfanumeryczny przypisany do każdej wystawionej faktury. Łączy wszystkie powiązane działania, od utworzenia i zatwierdzenia po płatność i zamknięcie, w jedną instancję procesu, czyli sprawę.

W analizie process mining identyfikator faktury jest niezbędny do odtworzenia całego przebiegu każdej faktury. Pozwala wizualizować przepływy procesu, wykrywać różnice i obliczać wskaźniki dla poszczególnych spraw, takie jak czas realizacji. Filtrowanie według identyfikatora faktury ułatwia też szczegółową analizę problematycznych spraw i ustalenie przyczyn opóźnień lub błędów.

To unikalny identyfikator, który pozwala śledzić cały cykl życia faktury i stanowi podstawę analizy procesu rozliczania.

Zwykle znajduje się w tabeli nagłówkowej dokumentów rozliczeniowych lub faktur w źródłowym systemie ERP albo finansowym.

Nazwa działania opisuje konkretny krok lub zadanie w procesie rozliczania, na przykład „Wystawiono fakturę”, „Wysłano fakturę do klienta” lub „Przypisano płatność do faktury”. Każde zdarzenie w dzienniku procesu jest powiązane z działaniem. Ich kolejność tworzy przepływ procesu.

Analiza kolejności działań stanowi podstawę process mining. Pokazuje rzeczywiste ścieżki faktur, standardowe procedury, odstępstwa, pętle poprawek i wąskie gardła. Wiedza o tym, jakie działania występują, w jakiej kolejności i jak często, jest niezbędna do odkrywania procesów, sprawdzania zgodności i wskazywania możliwości usprawnień.

Określa kroki procesu i umożliwia wizualizację oraz analizę przebiegu faktury od utworzenia do zamknięcia.

Nazwę można zwykle ustalić na podstawie zmian statusu dokumentu, kodów transakcji lub dzienników zdarzeń w systemie źródłowym.

Ten atrybut zapisuje datę i godzinę ostatniego pobrania lub odświeżenia danych. Informuje o ich aktualności.

W każdym projekcie process mining wiedza o aktualności danych jest ważna przy raportowaniu i analizie. Atrybut ten pozwala ustalić, jaki okres obejmuje analiza, i upewnić się, że decyzje opierają się na aktualnych informacjach. Pomaga też monitorować przepływy danych i sprawdzać, czy ich pobieranie przebiega zgodnie z planem.

Informuje o aktualności danych, dzięki czemu analiza i decyzje mogą opierać się na najnowszych dostępnych informacjach.

Ten znacznik czasu jest zwykle generowany i dodawany do zbioru danych podczas procesu ekstrakcji, transformacji i ładowania danych (ETL).

Ten atrybut wskazuje aplikację biznesową lub system, w którym powstały dane o zdarzeniu, na przykład ERP, CRM lub własną platformę rozliczeniową. W środowisku z wieloma zintegrowanymi systemami pozwala rozróżnić źródła danych.

Znajomość systemu źródłowego pomaga weryfikować dane, zarządzać nimi i rozwiązywać problemy. Gdy łączone są dane z kilku systemów, ten atrybut dostarcza kontekstu i pomaga wyjaśnić różnice w szczegółowości danych lub nazewnictwie. Ułatwia też dokładniejszą analizę różnic w procesie wynikających z użycia różnych systemów.

Informacja o pochodzeniu danych jest ważna przy ich weryfikacji i analizie procesów obejmujących wiele systemów.

Informacja ta może być zapisana w polu tabeli źródłowej lub dodana podczas procesu ekstrakcji, transformacji i ładowania danych (ETL).

Kwota faktury to łączna wartość, którą klient powinien zapłacić. Jest to ważny wskaźnik finansowy przypisany do każdej sprawy dotyczącej faktury.

Ten atrybut stanowi podstawę analizy finansowej w process mining. Pozwala podzielić faktury na kategorie według wartości, na przykład wysokiej i niskiej, a następnie sprawdzić, czy przebiegają różnymi ścieżkami lub mają różny czas realizacji. Służy też do obliczania wskaźników, takich jak DSO, i analizy finansowych skutków nieefektywności procesu, na przykład opóźnień w ściąganiu płatności za faktury o wysokiej wartości.

Pozwala analizować skutki finansowe, ustalać priorytety problemów według ich wartości pieniężnej i sprawdzać, jak kwota faktury wpływa na przebieg procesu.

Zwykle znajduje się w nagłówku faktury lub dokumentu rozliczeniowego w źródłowym systemie finansowym.

Ten atrybut zawiera nazwę prawną lub handlową klienta, na którego wystawiono fakturę. Ułatwia identyfikację partnera biznesowego uczestniczącego w transakcji.

Analiza procesu według nazwy klienta pomaga ustalić, czy określeni klienci częściej wiążą się z odstępstwami od procesu, opóźnieniami płatności lub sporami. Wnioski mogą pomóc w zarządzaniu relacjami z klientami i dostosowaniu komunikacji lub procesu do konkretnych kont. Umożliwiają też porównywanie wyników różnych grup klientów.

Umożliwia analizę z perspektywy klienta i pomaga wykrywać wzorce, opóźnienia lub problemy dotyczące konkretnych klientów albo grup klientów.

Dane pochodzą z danych podstawowych klientów i są powiązane z dokumentem faktury za pomocą identyfikatora klienta.

Status faktury określa jej bieżący etap w całym procesie. Pokazuje, na jakim etapie znajduje się faktura, na przykład czy oczekuje na zatwierdzenie lub płatność, została opłacona w całości czy anulowana.

Atrybut ten pomaga uzyskać ogólny obraz bieżącego obciążenia i sytuacji finansowej. Dashboardy często wykorzystują go do przedstawiania liczby i wartości faktur według statusu, na przykład łącznej wartości faktur otwartych lub przeterminowanych. W process mining analiza zmian statusu daje uproszczony, ogólny obraz przepływu procesu.

Pozwala szybko sprawdzić, na jakim etapie procesu jest faktura. Przydaje się w dashboardach operacyjnych i do ogólnego monitorowania statusów.

To standardowe pole w nagłówku większości tabel faktur lub dokumentów rozliczeniowych.

Termin płatności to ważna data obliczana na podstawie daty faktury i uzgodnionych warunków płatności. Wyznacza granicę, po której faktura staje się przeterminowana.

Ten atrybut jest niezbędny do monitorowania windykacji i zarządzania przepływami pieniężnymi. Służy do obliczania wskaźników, takich jak DSO i odsetek płatności dokonanych w terminie. Porównanie faktycznej daty płatności z terminem pozwala wykrywać opóźnienia, analizować zachowania płatnicze różnych klientów i oceniać skuteczność windykacji.

Ta data stanowi punkt odniesienia przy ocenie terminowości płatności, obliczaniu DSO i wykrywaniu przeterminowanych faktur, które bezpośrednio wpływają na przepływy pieniężne.

Znajduje się w danych nagłówka faktury. Można ją wprowadzić bezpośrednio lub obliczyć na podstawie daty faktury i warunków płatności.

Ten atrybut wskazuje osobę lub agenta systemowego, który wykonał dane zadanie w procesie. Może to być osoba, która utworzyła fakturę, zatwierdziła ją lub przypisała do niej płatność.

Analiza działań według użytkownika pomaga zrozumieć rozkład obciążenia, indywidualne wyniki i potrzeby szkoleniowe. Może wskazać użytkowników lub zespoły pracujące sprawnie oraz tych, którzy potrzebują dodatkowego wsparcia. Informacja ta jest też niezbędna do zapewnienia zgodności i przeprowadzania audytów, ponieważ pozwala ustalić, kto wykonał ważne działania w procesie.

Pozwala analizować wyniki i obciążenie zasobów, oceniać sprawność zespołów oraz wskazywać potrzeby szkoleniowe.

Zwykle znajduje się w dziennikach zmian lub tabelach historii dokumentu i jest powiązany z każdym zarejestrowanym zdarzeniem lub transakcją.

Atrybut „Waluta” określa jednostkę pieniężną dla kwoty faktury. Jest niezbędny do prawidłowej interpretacji wartości finansowych, zwłaszcza w organizacjach działających na rynkach międzynarodowych i używających wielu walut.

W analizie pole „Waluta” pozwala prawidłowo sumować i porównywać dane finansowe. Przed obliczeniem łącznych wartości lub porównaniem kwot faktur z różnych regionów należy przeliczyć je na wspólną walutę. Atrybut ten jest niezbędny do rzetelnego raportowania finansowego i analizy wyników procesu według waluty lub regionu.

Dostarcza kontekstu niezbędnego do prawidłowej analizy i raportowania wartości finansowych, szczególnie w organizacjach działających w wielu krajach.

Znajduje się w nagłówku faktury lub dokumentu rozliczeniowego, zwykle obok pól z kwotami.

IsRework to flaga logiczna, która przyjmuje wartość true, jeśli faktura przeszła przez co najmniej jedną pętlę ponownej pracy. Obejmuje to czynności związane z poprawianiem błędów lub powtarzaniem kroku, który powinien być wykonany tylko raz, na przykład ponowne przesłanie do akceptacji odrzuconej faktury.

Ten atrybut bezpośrednio mierzy nieefektywność procesu. Po odfiltrowaniu przypadków, w których IsRework ma wartość true, analitycy mogą szybko znaleźć problematyczne faktury i zbadać przyczyny ponownej pracy. Wskaźnik ponownej pracy, czyli odsetek przypadków, w których ją ponawiano, to KPI pozwalający ocenić jakość procesu i wskazać możliwości usprawnienia operacji oraz ograniczenia zbędnego nakładu pracy.

Bezpośrednio wskazuje nieefektywność procesu, ułatwiając znalezienie i analizę przypadków wymagających dodatkowej pracy, która nie przynosi wartości.

Tego atrybutu zwykle nie ma w systemach źródłowych. Trzeba go wyliczyć podczas transformacji danych, wykrywając sekwencje czynności wskazujące na ponowne wykonanie pracy.

Ten atrybut wskazuje konkretną jednostkę wewnątrz firmy, która wystawiła fakturę lub odpowiada za transakcję. Może to być kod spółki, jednostka biznesowa albo organizacja sprzedaży.

Analiza procesu według jednostek organizacyjnych pozwala porównywać wyniki różnych części firmy. Ułatwia ustalenie, które jednostki działają najsprawniej, gdzie najczęściej trzeba ponawiać pracę i które mają największe problemy z opóźnionymi płatnościami. Dzięki temu można rozliczać jednostki z wyników i ujednolicać procesy w całej organizacji.

Umożliwia porównanie wyników różnych jednostek biznesowych oraz wskazanie dobrych praktyk i obszarów wymagających poprawy.

To podstawowe pole danych organizacyjnych, które znajduje się w nagłówku niemal każdego dokumentu finansowego w systemie ERP.

Numer zamówienia sprzedaży wskazuje wcześniejszy dokument w łańcuchu Order-to-Cash, który zapoczątkował wystawienie faktury. Łączy proces rozliczania ze sprzedażą.

Ten atrybut pozwala analizować cały proces Order-to-Cash. Powiązanie faktur z zamówieniami sprzedaży umożliwia prześledzenie pełnego cyklu, od zamówienia klienta po otrzymanie płatności. Dzięki temu można sprawdzić, jak problemy ze sprzedażą lub realizacją zamówienia wpływają na rozliczenia i windykację.

Łączy proces rozliczania z wcześniejszym etapem sprzedaży i umożliwia analizę całego procesu Order-to-Cash.

To odwołanie jest zwykle zapisane w nagłówku faktury lub jej pozycjach i łączy ją z tabelą dokumentów sprzedaży.

Region klienta określa jego położenie geograficzne. Może być zdefiniowany na różnych poziomach, na przykład jako kraj, stan lub własny region sprzedaży.

Ten atrybut ułatwia segmentację. Analiza procesu fakturowania według regionów może ujawnić różnice w wynikach, takie jak czas płatności, odsetek sporów czy zgodność z procedurami. Na tej podstawie można dostosować działania windykacyjne i obsługę klienta do poszczególnych regionów. Można też wskazać dobre praktyki stosowane w regionach osiągających lepsze wyniki i wykorzystać je w innych obszarach.

Umożliwia analizę geograficzną i pokazuje regionalne różnice w zachowaniach płatniczych, efektywności procesu i zgodności.

Pochodzi z podstawowych danych klienta, zwykle z jego adresu.

Warunki płatności określają zasady uzgodnione przez sprzedawcę i nabywcę. Obejmują termin płatności oraz ewentualne rabaty za wcześniejszą zapłatę.

Analiza procesu według warunków płatności może pokazać, czy określone warunki wiążą się z dłuższym czasem oczekiwania na płatność lub częstszymi opóźnieniami. Te informacje pomagają dostosować warunki płatności, aby poprawić przepływy pieniężne. Są też przydatne przy ustalaniu, dlaczego niektóre faktury stają się przeterminowane.

Ten atrybut wpływa na termin płatności i zachowania płatnicze klientów, dlatego pomaga zrozumieć i poprawić terminowość płatności.

Zwykle jest zapisany zarówno w danych podstawowych klienta, jak i w nagłówku konkretnej faktury.