Szablon danych dla procesu od zakupu do płatności: zamówienie zakupu

Czas zdarzenia określa datę i godzinę wykonania konkretnego działania lub zarejestrowania zmiany statusu. Zapewnia kontekst czasowy dla każdego zdarzenia w cyklu życia zamówienia zakupu.

W process mining znaczniki czasu są podstawą obliczania czasu cyklu, czasu trwania i przerw między działaniami. Uporządkowanie zdarzeń chronologicznie dla każdej sprawy pozwala analizować wyniki procesu, wykrywać wąskie gardła powodujące straty czasu i monitorować zgodność z umowami SLA.

Umożliwia wszystkie analizy oparte na czasie, w tym obliczanie czasu cyklu, wykrywanie wąskich gardeł i monitorowanie wyników względem wartości referencyjnych.

Informacje te znajdują się zwykle w dziennikach zdarzeń, tabelach historii zmian lub w polu daty utworzenia albo księgowania dokumentu transakcyjnego.

Identyfikator zamówienia zakupu to unikalny kod alfanumeryczny przypisany do każdego zamówienia, który odróżnia je od pozostałych. Jest głównym punktem odniesienia dla wszystkich działań, dokumentów i komunikacji związanych z daną transakcją zakupową.

W process mining ten identyfikator służy do grupowania powiązanych zdarzeń, takich jak utworzenie, zatwierdzenie, przyjęcie towarów i fakturowanie, w jedną instancję procesu, czyli „sprawę”. Analiza według tego identyfikatora pozwala odtworzyć i zwizualizować cały cykl życia każdego zamówienia zakupu, od jego utworzenia po ostateczne zamknięcie.

To podstawowy atrybut, który łączy powiązane zdarzenia w jedną sprawę procesową i umożliwia analizę całego cyklu życia zamówienia zakupu.

Zwykle jest to pole klucza głównego w tabeli nagłówka zamówienia zakupu lub w dokumencie.

Nazwa działania opisuje krok lub zmianę statusu w procesie obsługi zamówienia zakupu. Przykłady to „Utworzono zamówienie zakupu”, „Zatwierdzono zamówienie zakupu”, „Zarejestrowano przyjęcie towarów” i „Otrzymano fakturę”. Każde działanie oznacza odrębny etap procesu.

Ten atrybut jest niezbędny do utworzenia mapy procesu, która przedstawia przebieg działań. Analiza kolejności i częstotliwości poszczególnych działań pomaga wykryć typowe ścieżki, odstępstwa, wąskie gardła i pętle poprawek, na przykład wielokrotne zatwierdzanie lub zmiany.

To podstawa mapy procesu, która umożliwia wizualizację i analizę przebiegu, różnic oraz nieefektywności.

Informacje te pochodzą zwykle z kodów transakcji, dzienników zmian statusu, tabel zdarzeń lub tabel dokumentów zmian powiązanych z zamówieniem zakupu.

Ten atrybut zapisuje datę i godzinę ostatniego załadowania lub odświeżenia danych z systemu źródłowego. Jest to pole metadanych dotyczące całego zbioru danych, a nie pojedynczego zdarzenia.

Dzięki tej informacji użytkownicy wiedzą, jak aktualne są analizowane dane. Mogą ocenić, czy uzyskane wnioski nadal są przydatne, i upewnić się, że decyzje opierają się na danych aktualnych w stopniu wymaganym do danej analizy.

Informuje użytkowników o aktualności danych, dzięki czemu wiedzą, jaki okres obejmuje analiza i czy jej wyniki są nadal przydatne.

Ten znacznik czasu jest zwykle generowany i zapisywany przez narzędzie lub proces pobierania i przekształcania danych (ETL).

Atrybut „System źródłowy” wskazuje system informatyczny, z którego pochodzą dane o zdarzeniach, na przykład system ERP, platforma zakupowa lub system starszego typu. Ma to szczególne znaczenie, gdy proces od zakupu do płatności obejmuje kilka zintegrowanych aplikacji.

Znajomość systemu źródłowego ułatwia weryfikację danych, rozwiązywanie problemów i analizę różnic w procesie wynikających z używanego systemu. Na przykład zamówienia zakupu utworzone w systemie e-zakupów mogą przebiegać inną, bardziej zautomatyzowaną ścieżką niż zamówienia wprowadzone ręcznie w głównym systemie ERP.

Informuje o pochodzeniu danych, co ma znaczenie dla zarządzania danymi, ich weryfikacji i analizy różnic w procesie między systemami.

Może to być stała wartość dodana podczas pobierania danych lub pole w tabelach źródłowych wskazujące system, w którym wprowadzono dane.

Atrybut Department określa jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za zakup. Zwykle jest to dział, który zgłosił zapotrzebowanie, lub jednostka, z której budżetu zostanie pokryty wydatek, na przykład „IT”, „Marketing” lub „Operacje”.

Atrybut ten pozwala analizować i porównywać wyniki procesu w różnych częściach firmy. Analiza według działu może ujawnić, które obszary mają najdłuższy czas realizacji, najwięcej zmian lub najczęściej dokonują zakupów poza ustalonym procesem. Takie informacje pomagają dopasować działania usprawniające do potrzeb i sposobu pracy poszczególnych działów.

Pozwala podzielić analizę procesu według jednostek biznesowych, porównać ich wyniki oraz wykryć problemy i dobre praktyki charakterystyczne dla poszczególnych działów.

Informacje te są zwykle dostępne w nagłówku zamówienia zakupu lub w szczegółach pozycji, często w polu „Cost Center” albo „Department”.

Atrybut Item Category, nazywany również grupą materiałową lub kategorią zakupową, określa rodzaj kupowanego produktu lub usługi. Uporządkowana klasyfikacja ułatwia analizę wydatków na zakupy i przebiegu procesu.

Analiza według kategorii pozycji może ujawnić istotne różnice. Na przykład zakup złożonych usług może wymagać dłuższego zatwierdzania i częstszych zmian niż zakup standardowych artykułów biurowych. Podział na kategorie pozwala usprawniać proces i planować działania osobno dla każdej z nich.

Umożliwia analizę wyników procesu i wydatków według kategorii oraz pokazuje, jak różne rodzaje zakupów wpływają na sprawność procesu.

Informacje te są zwykle zapisane na poziomie pozycji zamówienia zakupu.

Atrybut Vendor Name wskazuje zewnętrzną firmę, która zobowiązała się dostarczyć towary lub usługi określone w zamówieniu zakupu. To ważna dana podstawowa powiązana z danymi transakcyjnymi zamówienia.

Analiza procesu według dostawcy ma istotne znaczenie dla oceny jego wyników. Umożliwia porównanie dostawców pod względem terminowości dostaw, zwrotów towarów i częstotliwości zmian zamówień. Wyniki takiej analizy mogą pomóc w planowaniu zakupów, negocjacjach z dostawcami i zarządzaniu relacjami.

Umożliwia analizę wyników dostawców i porównanie czasu dostaw, jakości oraz trudności w przebiegu procesu.

Dane pochodzą z kartoteki dostawców i są powiązane z zamówieniem zakupu, zwykle w jego nagłówku.

Atrybut User Name wskazuje osobę odpowiedzialną za wykonanie zdarzenia w procesie. Może to być osoba, która utworzyła zapotrzebowanie, zatwierdziła zamówienie zakupu lub zaksięgowała przyjęcie towaru. Dzięki temu przebieg procesu można powiązać z konkretnymi osobami.

Analiza czynności według użytkownika pomaga ocenić rozkład obciążenia pracą, określić potrzeby szkoleniowe i wykryć potencjalne problemy ze zgodnością. Można na przykład sprawdzić, czy określeni użytkownicy częściej powodują konieczność ponownej pracy lub opóźnienia, a także wykryć naruszenia zasady rozdziału obowiązków.

Łączy czynności w procesie z konkretnymi osobami, umożliwiając analizę obciążenia pracą, wyników i zgodności na poziomie użytkownika.

Zwykle znajduje się w polach „Created By”, „Changed By” lub „User ID” w dziennikach transakcji i nagłówkach dokumentów.

Atrybut Purchase Order Status określa etap cyklu życia zamówienia zakupu w danym momencie lub jego status końcowy. Typowe statusy to „W trakcie zatwierdzania”, „Zatwierdzone”, „Wysłane do dostawcy”, „Przyjęto częściowo”, „Zamknięte” i „Anulowane”.

Atrybut ten ułatwia filtrowanie i analizowanie wybranych zamówień. Można na przykład skupić się na otwartych zamówieniach, aby wykryć bieżące wąskie gardła, albo na anulowanych, aby poznać przyczyny anulowania. Sekwencja zmian statusu może też posłużyć do określenia czynności w modelu procesu.

Pozwala filtrować case według etapu cyklu życia i skupić analizę na otwartych, zamkniętych lub problematycznych zamówieniach.

To standardowe pole statusu w danych nagłówka zamówienia zakupu.

Atrybut Purchase Order Amount określa łączne zobowiązanie finansowe wynikające z zamówienia. Można go analizować dla całego dokumentu lub poszczególnych pozycji.

Atrybut ten stanowi podstawę analizy finansowej i ustalania priorytetów. Pozwala filtrować procesy według wartości, na przykład skupić się na zamówieniach o wysokiej wartości, które mogą wymagać bardziej złożonego workflow zatwierdzania lub mieć większy wpływ na działalność. Zestawienie wartości zamówienia z czasem realizacji lub częstotliwością ponownej pracy może pokazać, czy obsługa zamówień o wysokiej wartości jest mniej sprawna niż obsługa zamówień o niższej wartości.

Dodaje do analizy procesu wymiar finansowy, dzięki czemu można ustalać priorytety usprawnień według wartości i lepiej rozumieć źródła kosztów.

Wartość znajduje się w danych nagłówka zamówienia zakupu i często jest obliczana jako suma wartości wszystkich pozycji.

Atrybut Requested Delivery Date określa datę, do której organizacja oczekuje dostawy towarów lub usług od dostawcy, zgodnie z zamówieniem zakupu. Stanowi punkt odniesienia przy ocenie terminowości dostaw.

Atrybut ten jest niezbędny do obliczenia KPI „On-Time Delivery Rate”. Porównanie wymaganej daty dostawy z datą faktycznego przyjęcia towaru pozwala ocenić rzetelność dostawcy. Analiza odchyleń może ujawnić powtarzające się problemy z określonymi dostawcami, towarami lub miejscami dostawy i dostarczyć danych do rozmów o wynikach.

Stanowi punkt odniesienia przy ocenie terminowości dostaw i jest niezbędny do obliczenia KPI On-Time Delivery Rate.

Data ta jest zwykle standardowym polem w nagłówku zamówienia zakupu lub szczegółach jego pozycji.

Atrybut End Time zapisuje czas zakończenia czynności. Wiele zdarzeń procesowych ma charakter punktowy, więc ich czas rozpoczęcia i zakończenia jest taki sam. Niektóre czynności, zwłaszcza wykonywane ręcznie lub trwające przez mierzalny czas, mają jednak różne znaczniki czasu rozpoczęcia i zakończenia.

Dzięki zapisaniu czasu zakończenia można precyzyjnie obliczyć czas realizacji poszczególnych czynności. Ułatwia to wskazanie etapów, które zajmują najwięcej czasu, oraz odróżnienie czasu aktywnej pracy od oczekiwania między czynnościami.

Pozwala precyzyjnie obliczyć czas realizacji czynności i odróżnić aktywną pracę od oczekiwania w procesie.

Dane te można znaleźć w dziennikach zdarzeń lub danych transakcyjnych, czasem w osobnym polu „End Time” albo „Completion Date”. Jeśli nie są dostępne, można przypisać im tę samą wartość co polu Event Time.

Atrybut Purchase Requisition ID identyfikuje dokument wewnętrzny, który zapoczątkował proces zakupowy. Zapotrzebowanie to formalny wniosek działu do działu zakupów o nabycie towarów lub usług.

Identyfikator pozwala połączyć proces obsługi zamówienia zakupu z wcześniejszym etapem zgłaszania zapotrzebowania. Dzięki temu można analizować cały cykl od zapotrzebowania do zamówienia i mierzyć czas od zgłoszenia potrzeby do utworzenia zamówienia zakupu. Ułatwia to wykrywanie opóźnień przy przekazywaniu spraw między osobami zgłaszającymi a zespołem zakupów.

Łączy zamówienie zakupu z pierwotnym zapotrzebowaniem i umożliwia analizę czasu od zgłoszenia zapotrzebowania do utworzenia zamówienia.

Zwykle jest zapisany jako pole referencyjne w nagłówku zamówienia zakupu lub w danych jego pozycji.

Requester to osoba w organizacji, która zgłosiła potrzebę zakupu, często przez utworzenie wcześniejszego zapotrzebowania. Nie musi to być ta sama osoba, która utworzyła zamówienie zakupu w systemie. Zwykle robi to pracownik działu zakupów.

Analiza według osoby zgłaszającej pomaga wykrywać wzorce w zachowaniach zakupowych. Niektóre osoby mogą na przykład regularnie składać pilne zamówienia lub zamówienia wymagające częstych zmian. Informacje te można wykorzystać do zaplanowania szkoleń dotyczących zasad zakupowych lub poprawy opisu wymagań u źródła.

Wskazuje użytkownika biznesowego, który zainicjował zakup, i pomaga analizować zachowania zakupowe oraz usprawniać opisywanie wymagań.

Informacje te pochodzą zwykle z powiązanego zapotrzebowania zakupu lub są zapisane w polu „Requester” samego zamówienia.

Atrybut Currency określa jednostkę pieniężną używaną dla wartości zamówienia zakupu i innych pól finansowych. Jest niezbędny do prawidłowej interpretacji i agregowania danych finansowych, zwłaszcza w międzynarodowych organizacjach korzystających z wielu walut.

W analizie atrybut ten pozwala porównywać wartości finansowe na tych samych zasadach. Jest potrzebny do tworzenia dashboardów i KPI obejmujących kwoty, ponieważ umożliwia prawidłowe przeliczanie walut i raportowanie wyników finansowych procesu zakupowego.

Zapewnia kontekst dla wszystkich wartości pieniężnych, co pozwala prawidłowo raportować i porównywać dane finansowe, zwłaszcza w działalności międzynarodowej.

Kod waluty jest zwykle zapisany w nagłówku zamówienia zakupu obok jego łącznej wartości.