Szablon danych dotyczących wdrożenia pracowników

Wdrażanie pracownika w SAP SuccessFactors
Szablon danych dotyczących wdrożenia pracowników

Szablon danych dotyczących wdrożenia pracowników

Ten szablon pomaga zebrać dane potrzebne do analizy procesu wdrożenia pracowników. Zawiera listę atrybutów do uwzględnienia, działań do śledzenia oraz praktyczne wskazówki dotyczące pobierania danych z systemów. Ułatwia przygotowanie danych i rozpoczęcie analizy procesu.
  • Zalecane atrybuty do zebrania
  • Działania do śledzenia
  • Wskazówki dotyczące pobierania danych
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty wdrożenia pracowników

To podstawowe pola danych, które warto uwzględnić w dzienniku zdarzeń, aby dokładnie przeanalizować proces wdrożenia pracowników.
5 Wymagane 7 Zalecane 10 Opcjonalne
Nazwa Opis
Nazwa działania
ActivityName
Nazwa konkretnego zadania lub etapu, który wystąpił w procesie wdrożenia.
Opis

Ten atrybut opisuje konkretne zdarzenie lub etap workflow wdrożenia, na przykład „Rozpoczęcie weryfikacji przeszłości” albo „Przypisanie zadań kierownikowi”. Działania te tworzą mapę procesu.

Analiza kolejności i częstotliwości działań pomaga ustalić rzeczywisty przebieg procesu, wykryć odstępstwa od standardowej procedury i wskazać wąskie gardła, w których proces się zatrzymuje. To podstawowy element odkrywania i analizy procesów.

Dlaczego to ważne

Określa etapy na mapie procesu. Analiza kolejności działań to podstawowy sposób na zrozumienie i usprawnienie workflow wdrożenia.

Skąd pobrać

Te informacje są zapisywane dla każdej sprawy w historii procesu lub tabelach ścieżki audytowej w module SAP SuccessFactors Onboarding.

Przykłady
Rozpoczęcie procesu wdrożeniaZakończenie weryfikacji przeszłościZgłoszenie zapotrzebowania na zasoby ITRozmowa kontrolna po 30 dniach
Sprawa wdrożenia
OnboardingCaseId
Unikalny identyfikator procesu wdrożenia pojedynczego nowego pracownika, który łączy wszystkie powiązane działania.
Opis

Identyfikator sprawy wdrożenia (Onboarding Case ID) łączy wszystkie zdarzenia i dane dotyczące procesu wdrożenia jednego nowego pracownika. Proces rozpoczyna się w chwili uruchomienia wdrożenia, a kończy po oznaczeniu go jako ukończonego.

W process mining ten atrybut jest niezbędny do odtworzenia pełnego przebiegu procesu dla każdego nowego pracownika. Umożliwia analizę różnych ścieżek (wariantów), czasu trwania i wyników poszczególnych spraw, stanowiąc podstawę całej analizy.

Dlaczego to ważne

To podstawowy atrybut określający zakres analizy. Bez niego nie można prześledzić procesu wdrożenia ani mierzyć KPI, takich jak całkowity czas wdrożenia.

Skąd pobrać

Zwykle jest to identyfikator instancji procesu generowany w module SAP SuccessFactors Onboarding po rozpoczęciu wdrożenia nowego pracownika.

Przykłady
ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
Znacznik czasu zdarzenia
EventTimestamp
Dokładna data i godzina ukończenia działania lub osiągnięcia danego etapu.
Opis

Znacznik czasu zdarzenia wskazuje dokładny moment, w którym nastąpiło działanie. Dane te są niezbędne do prawidłowego uporządkowania zdarzeń i przeprowadzania analiz czasu, takich jak obliczanie czasu trwania procesu, czasu oczekiwania i odstępów między etapami.

W process mining znaczniki czasu służą do porządkowania działań w ramach każdej sprawy i odtworzenia przebiegu procesu w czasie. Stanowią podstawę analizy wydajności, monitorowania SLA i identyfikacji wąskich gardeł.

Dlaczego to ważne

Ten atrybut jest niezbędny do obliczania wszystkich miar związanych z czasem, w tym czasu trwania procesu i czasu przebywania w wąskich gardłach, które są ważne w analizie wydajności.

Skąd pobrać

Zwykle jest zapisywany przy każdym działaniu w dzienniku zdarzeń lub ścieżce audytowej modułu SAP SuccessFactors Onboarding.

Przykłady
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-03T14:30:00Z2023-10-05T11:25:10Z
Data ostatniej aktualizacji danych
LastDataUpdateTimestamp
Znacznik czasu wskazujący, kiedy dane dotyczące tego zdarzenia zostały ostatnio odświeżone lub pobrane ze źródła.
Opis

Ten atrybut zapisuje datę i godzinę ostatniego pobrania danych z systemu źródłowego. Nie wskazuje, kiedy nastąpiło zdarzenie, lecz kiedy ostatnio zaktualizowano jego zapis w zbiorze danych używanym do analizy.

To ważne pole metadanych, które informuje o aktualności danych. Pomaga analitykom i użytkownikom biznesowym ocenić, na ile aktualna jest analiza procesu i kiedy nowe dane pojawią się na dashboardach.

Dlaczego to ważne

Informuje użytkowników o aktualności danych, co ma znaczenie przy podejmowaniu decyzji na podstawie analizy.

Skąd pobrać

Ten znacznik czasu jest zwykle generowany i dodawany do każdego rekordu podczas pobierania danych.

Przykłady
2024-06-10T05:00:00Z2024-06-11T05:00:00Z2024-06-12T05:00:00Z
System źródłowy
SourceSystem
Wskazuje system, z którego pobrano dane.
Opis

Ten atrybut określa źródło danych, w tym przypadku „SAP SuccessFactors Onboarding”. Jest szczególnie przydatny, gdy szerszy obraz procesu powstaje z danych pochodzących z wielu systemów.

W analizie pomaga w zarządzaniu danymi, rozwiązywaniu problemów i potwierdzaniu, że dane przypisano do właściwego źródła. Zapewnia kontekst, zwłaszcza przy porównywaniu procesów lub danych z różnych aplikacji.

Dlaczego to ważne

Zapewnia kontekst dotyczący pochodzenia danych, ważny dla zarządzania danymi, ich weryfikacji i integracji z innymi systemami.

Skąd pobrać

Zwykle jest to stała wartość dodawana podczas pobierania i przekształcania danych w celu oznaczenia zbioru.

Przykłady
Wdrażanie pracownika w SAP SuccessFactorsSFSF_ONB_PRODSuccessFactors_Onboarding_US
Czas zakończenia
EndTime
Znacznik czasu oznaczający ukończenie działania, szczególnie przydatny w przypadku zadań o mierzalnym czasie trwania.
Opis

StartTime (EventTimestamp) wskazuje, kiedy działanie się rozpoczyna lub następuje, a EndTime zapisuje moment jego zakończenia. W przypadku pojedynczych zdarzeń StartTime i EndTime mogą być takie same. Przy działaniach takich jak „Weryfikacja przeszłości” osobne czasy rozpoczęcia i zakończenia są bardzo ważne.

Ten atrybut umożliwia bezpośrednie obliczenie czasu realizacji poszczególnych działań, a nie tylko czasu oczekiwania między nimi. Pozwala odróżnić czas aktywnej pracy od przestoju i lepiej ocenić sprawność procesu.

Dlaczego to ważne

Umożliwia dokładne obliczenie czasu realizacji działań i wskazanie konkretnych zadań, które zajmują najwięcej czasu.

Skąd pobrać

Dane te mogą być dostępne w dzienniku procesu dla zadań długotrwałych. Można je też wyliczyć na podstawie czasu rozpoczęcia kolejnego działania.

Przykłady
2023-10-01T17:00:00Z2023-10-04T10:00:00Z2023-10-06T12:00:00Z
Dział
Department
Dział lub jednostka biznesowa, do której dołącza nowy pracownik.
Opis

Ten atrybut określa jednostkę organizacyjną, do której przypisano nowego pracownika, na przykład „Sprzedaż”, „Inżynieria” lub „Finanse”. To podstawowa informacja o strukturze organizacji.

Analiza procesu według działów jest częstym wymaganiem. Umożliwia porównywanie wyników, wykrywanie wąskich gardeł charakterystycznych dla poszczególnych działów, na przykład dłuższego przygotowania zasobów IT dla inżynierów, oraz sprawdzenie, jak przebieg wdrożenia różni się w organizacji. Taki podział jest podstawą dashboardu „Porównanie wdrożeń w działach”.

Dlaczego to ważne

Umożliwia podział danych i porównywanie przebiegu procesu wdrożenia w różnych częściach organizacji.

Skąd pobrać

Te informacje znajdują się w danych dotyczących zapotrzebowania na stanowisko i nowego pracownika w SAP SuccessFactors.

Przykłady
Sprzedaż i marketingBadania i rozwójFinanseObsługa klienta
Identyfikator nowego pracownika
NewHireEmployeeId
Unikalny identyfikator pracownika przypisany nowo zatrudnionej osobie.
Opis

Ten atrybut to oficjalny, stały identyfikator nowego pracownika w systemie HR firmy. Zwykle jest przypisywany po utworzeniu profilu HR i pozostaje z pracownikiem przez cały okres zatrudnienia.

Identyfikator sprawy wdrożenia służy do śledzenia procesu, a identyfikator pracownika łączy go ze stałym profilem pracownika. Umożliwia to długoterminową analizę, na przykład porównanie doświadczeń z wdrożenia z późniejszymi wynikami pracy lub utrzymaniem pracownika w firmie.

Dlaczego to ważne

Łączy tymczasową sprawę wdrożenia ze stałym profilem pracownika, umożliwiając analizę długoterminowych efektów.

Skąd pobrać

Dostępny w profilu nowego pracownika w modułach Onboarding lub Employee Central systemu SAP SuccessFactors.

Przykłady
100523100524100525
Koordynator wdrożenia
OnboardingCoordinator
Pracownik działu HR lub koordynator odpowiedzialny za obsługę sprawy wdrożenia.
Opis

Ten atrybut wskazuje osobę, zwykle z działu HR, która nadzoruje wdrożenie nowego pracownika. Odpowiada ona za terminową realizację zadań i rozwiązywanie pojawiających się problemów.

Dane te są niezbędne do zarządzania obciążeniem pracą i przydzielania zasobów w zespole HR. Dashboard „Obciążenie pracą koordynatorów wdrożenia” wykorzystuje ten atrybut do równoważenia przydziału spraw i wskazywania koordynatorów, którzy mogą być przeciążeni lub pracują szczególnie sprawnie.

Dlaczego to ważne

Pomaga analizować obciążenie zespołu HR, planować jego możliwości i identyfikować dobre praktyki wśród koordynatorów.

Skąd pobrać

Może to być przypisana rola lub pole użytkownika w instancji procesu wdrożenia SAP SuccessFactors.

Przykłady
Robert JohnsonEmily WhiteMichael Brown
Menedżer ds. rekrutacji
HiringManager
Imię i nazwisko menedżera, któremu będzie podlegać nowy pracownik.
Opis

Ten atrybut wskazuje menedżera odpowiedzialnego za zatrudnienie nowego pracownika. W trakcie wdrożenia menedżer często wykonuje przypisane mu zadania, takie jak przedstawienie nowej osoby zespołowi czy ustalenie celów na pierwsze 30 dni.

Analiza danych według menedżera ds. rekrutacji pomaga wykrywać wąskie gardła związane z zarządzaniem i oceniać zaangażowanie menedżerów we wdrożenie. Wspiera dashboard „Opóźnienia w zadaniach wdrożeniowych menedżerów”, wskazując osoby, które mogą potrzebować dodatkowego wsparcia lub szkolenia.

Dlaczego to ważne

Pomaga wykrywać wąskie gardła w zadaniach zależnych od menedżerów i mierzyć ich zaangażowanie we wdrożenie nowych pracowników.

Skąd pobrać

To część podstawowych informacji o stanowisku i strukturze raportowania zdefiniowanych w SAP SuccessFactors.

Przykłady
Jane DoeDavid LeeSusan Chen
Nazwa stanowiska
PositionTitle
Oficjalna nazwa stanowiska nowego pracownika, na przykład „inżynier oprogramowania” lub „opiekun klienta”.
Opis

Nazwa stanowiska określa konkretną rolę, na którą zatrudniono nowego pracownika. Podaje bardziej szczegółowe informacje niż sama nazwa działu.

Ten atrybut służy do sprawdzania, czy proces wdrożenia przebiega inaczej w zależności od roli. Na przykład wdrożenie kadry kierowniczej może obejmować inne etapy lub terminy SLA niż wdrożenie pracownika na stanowisku początkującym. Analiza wariantów procesu wdrożenia na dashboardzie wymaga uwzględnienia różnic związanych z rolą.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę różnic w procesie zależnie od stanowiska, co pomaga dostosować i ujednolicić wdrożenie pracowników.

Skąd pobrać

To standardowe pole w zapotrzebowaniu na pracownika i danych o zatrudnieniu nowej osoby w SAP SuccessFactors.

Przykłady
Starszy inżynier oprogramowaniaAnalityk finansowyPartner biznesowy HRSpecjalista ds. rozwoju sprzedaży
Oficjalna data rozpoczęcia pracy
OfficialStartDate
Pierwszy oficjalny dzień zatrudnienia nowego pracownika.
Opis

Ten atrybut zawiera uzgodnioną w umowie datę rozpoczęcia pracy. Wyznacza ważny termin dla wielu działań poprzedzających wdrożenie, takich jak przygotowanie dostępu i sprzętu IT, skompletowanie dokumentów czy weryfikacja przeszłości.

W analizie data ta służy jako punkt odniesienia do oceny terminowości działań przed rozpoczęciem pracy. Jest niezbędna do obliczania KPI „Gotowość zasobów IT na pierwszy dzień” oraz do tworzenia dashboardów, które pokazują, czy firma jest przygotowana na przyjęcie nowego pracownika.

Dlaczego to ważne

Wyznacza ważny termin i punkt odniesienia do oceny terminowości oraz skuteczności działań poprzedzających wdrożenie.

Skąd pobrać

To ważne pole daty w dokumentacji zatrudnienia nowego pracownika w SAP SuccessFactors.

Przykłady
2024-07-012024-07-152024-08-01
Czy termin zgodności został przekroczony
IsComplianceOverdue
Obliczany wskaźnik przyjmujący wartość true, jeśli działanie związane ze zgodnością zakończono po terminie.
Opis

Ten atrybut logiczny jest obliczany przez porównanie rzeczywistego znacznika czasu zakończenia działania związanego ze zgodnością, na przykład „Zakończono weryfikację przeszłości”, z przypisanym mu „Terminem realizacji działań związanych ze zgodnością”. Jeśli działanie zakończono po terminie, wskaźnik przyjmuje wartość „true”.

Atrybut ten jest niezbędny na dashboardzie „Monitorowanie zgodności”. Ułatwia wykrywanie i mierzenie naruszeń wymagań, co pomaga ograniczać ryzyko i poprawiać zgodność z zasadami oraz przepisami.

Dlaczego to ważne

Ułatwia szybkie wykrywanie i raportowanie niezgodności, co pozwala proaktywnie zarządzać ryzykiem.

Skąd pobrać

Wartość jest obliczana w narzędziu process mining według reguły: Timestamp(ComplianceActivity) > ComplianceDueDate.

Przykłady
truefalse
Czy wszystko jest gotowe na pierwszy dzień
IsDayOneReady
Obliczany wskaźnik informujący, czy zasoby IT były gotowe najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy nowego pracownika.
Opis

Ten atrybut logiczny jest obliczany przez porównanie znaczników czasu zakończenia ważnych działań poprzedzających wdrożenie, takich jak „Zlecono przygotowanie dostępu IT” i „Dostarczono sprzęt”, z „Oficjalną datą rozpoczęcia pracy”. Wartość „true” oznacza, że wszystkie niezbędne elementy były gotowe na pierwszy dzień pracy nowej osoby.

To KPI wykorzystywany na dashboardzie „Gotowość zasobów IT na pierwszy dzień”. Wyznacza mierzalny cel dla zespołów IT i HR oraz bezpośrednio pokazuje, jak skutecznie przygotowują się one na przyjęcie nowych pracowników.

Dlaczego to ważne

Bezpośrednio mierzy skuteczność działań poprzedzających wdrożenie, które mają duży wpływ na produktywność i pierwsze doświadczenia nowego pracownika.

Skąd pobrać

To pole nie występuje w systemie źródłowym. Jest obliczane w narzędziu process mining według reguły: (Timestamp('Equipment Delivered') <= OfficialStartDate) AND (Timestamp('IT Provisioning Completed') <= OfficialStartDate).

Przykłady
truefalse
Czy wykonano automatycznie
IsAutomated
Wskaźnik informujący, czy działanie wykonał system, czy użytkownik.
Opis

Ten atrybut logiczny odróżnia działania wykonane automatycznie przez system, na przykład „Wysłano dokumenty przed pierwszym dniem pracy”, od działań wykonanych ręcznie przez użytkownika, na przykład „Przeprowadzono rozmowę po 30 dniach”.

Analiza tego atrybutu pozwala ocenić poziom automatyzacji procesu. Może wskazać możliwości dalszej automatyzacji, ujawniając powtarzalne zadania wykonywane ręcznie. Pomaga też prawidłowo przypisać czas realizacji do pracy systemu lub użytkownika.

Dlaczego to ważne

Pomaga mierzyć poziom automatyzacji procesu i wskazywać zadania ręczne, które można zastąpić zautomatyzowanymi workflow.

Skąd pobrać

Często można to ustalić na podstawie pola „Użytkownik” powiązanego ze zdarzeniem. Jeśli jest to konto systemowe lub serwisowe, zdarzenie ma charakter automatyczny.

Przykłady
truefalse
Identyfikator użytkownika
UserId
Identyfikator użytkownika, który wykonał działanie.
Opis

Ten atrybut zawiera identyfikator osoby lub konta systemowego, które wykonało określone zadanie w procesie. Może to być nowy pracownik, menedżer ds. rekrutacji, koordynator HR lub użytkownik systemowy wykonujący zautomatyzowane działania.

Umożliwia analizę podziału pracy i wyników poszczególnych użytkowników. Można na przykład sprawdzić, którzy koordynatorzy wdrożenia obsługują najwięcej zadań lub którzy menedżerowie najszybciej realizują przydzielone obowiązki. Dane te stanowią podstawę analizy wykorzystania zasobów i wyników na poziomie użytkownika.

Dlaczego to ważne

Umożliwia szczegółową analizę podziału obciążenia pracą i wyników poszczególnych użytkowników lub grup użytkowników.

Skąd pobrać

Informacje te są zwykle dostępne w ścieżce audytu lub dzienniku zdarzeń modułu SAP SuccessFactors Onboarding, często pod nazwą „Ukończone przez” lub „Użytkownik”.

Przykłady
jdoedleeSYSTEM
Imię i nazwisko nowego pracownika
NewHireName
Pełne imię i nazwisko nowego pracownika objętego procesem wdrożenia.
Opis

Ten atrybut przechowuje pełne imię i nazwisko nowego pracownika. Ułatwia identyfikację sprawy i wyszukiwanie konkretnych procesów wdrożenia przez użytkowników, takich jak partnerzy HR lub koordynatorzy wdrożeń.

Umieszczenie imienia i nazwiska obok identyfikatora sprawy na dashboardach i w raportach ułatwia korzystanie z danych osobom, które monitorują postępy poszczególnych pracowników.

Dlaczego to ważne

Ułatwia identyfikację poszczególnych spraw i korzystanie z dashboardów podczas monitorowania bieżącej pracy.

Skąd pobrać

To standardowe pole profilu nowego pracownika w SAP SuccessFactors Onboarding.

Przykłady
Jan KowalskiMaria GarciaChen Wei
Lokalizacja
Location
Miejsce pracy, biuro lub kraj, w którym będzie pracować nowa osoba.
Opis

Ten atrybut określa lokalizację, w której będzie pracować nowy pracownik. Wymagania związane z wdrożeniem, takie jak dokumenty dotyczące zgodności czy wysyłka sprzętu IT, mogą się znacznie różnić w zależności od lokalizacji lub kraju.

Analiza procesu według lokalizacji pomaga wykrywać regionalne różnice w efektywności i zgodności. Na przykład w niektórych krajach weryfikacja przeszłości może trwać dłużej albo mogą być wymagane inne dokumenty prawne. Taka segmentacja ułatwia dostosowanie i usprawnianie wdrożenia w poszczególnych regionach.

Dlaczego to ważne

Pomaga wykrywać i ograniczać regionalne różnice w procesie wdrożenia, wymaganiach dotyczących zgodności i wynikach.

Skąd pobrać

Te informacje należą do danych o stanowisku i lokalizacji nowego pracownika w SAP SuccessFactors.

Przykłady
Nowy Jork, USALondyn, Wielka BrytaniaSingapurBerlin, Niemcy
Rodzaj zatrudnienia
EmploymentType
Określa formę zatrudnienia nowego pracownika, na przykład pełny etat, część etatu lub umowę z wykonawcą.
Opis

Ten atrybut klasyfikuje nowego pracownika według rodzaju umowy. Przebieg wdrożenia może się znacznie różnić w zależności od tej kategorii. Na przykład wdrożenie wykonawcy może być uproszczone i obejmować mniej etapów.

Atrybut służy do segmentacji danych w analizie procesów, aby porównywać przebieg i efektywność wdrożenia różnych grup pracowników. Ułatwia zrozumienie wariantów procesu i sprawdzenie, czy dla każdej formy zatrudnienia stosowana jest odpowiednia ścieżka wdrożenia.

Dlaczego to ważne

Umożliwia porównywanie i usprawnianie wdrożenia różnych grup pracowników, na przykład zatrudnionych na pełny etat i wykonawców.

Skąd pobrać

To standardowe pole w informacjach o zatrudnieniu pracownika w SAP SuccessFactors.

Przykłady
Pracownik zatrudniony na pełny etatPracownik zatrudniony na część etatuWykonawcaStażysta
Status wdrożenia
OnboardingStatus
Bieżący status sprawy wdrożenia, na przykład „W toku” lub „Zakończono”.
Opis

Ten atrybut pokazuje ogólny etap sprawy wdrożenia. Informuje, czy proces trwa, został zakończony czy anulowany.

Ułatwia filtrowanie danych na dashboardach, na przykład wyświetlanie tylko aktywnych spraw lub analizę zakończonych wdrożeń. Na dashboardzie „Postęp wdrożenia poszczególnych pracowników” status pozwala szybko sprawdzić sytuację przed przejściem do szczegółowej historii działań.

Dlaczego to ważne

Ułatwia filtrowanie i raportowanie ogólnego stanu spraw wdrożeniowych, co pomaga zarządzać bieżącym obciążeniem pracą.

Skąd pobrać

Ten status jest zwykle zarządzany i aktualizowany przez silnik workflow w module SAP SuccessFactors Onboarding.

Przykłady
W tokuZakończonoAnulowanoWstrzymano
Status weryfikacji przeszłości
BackgroundCheckStatus
Wynik lub bieżący status weryfikacji przeszłości.
Opis

Ten atrybut zapisuje wynik weryfikacji przeszłości, która jest ważnym etapem zapewniania zgodności. Możliwe wartości to na przykład „Rozpoczęto”, „W toku”, „Bez zastrzeżeń” lub „Wykryto nieprawidłowości”.

Dane te są niezbędne do monitorowania potencjalnego wąskiego gardła i ryzyka związanego ze zgodnością. Dashboardy „Czas realizacji weryfikacji przeszłości” i „Monitorowanie zgodności” wykorzystują ten status do śledzenia postępów i oznaczania spraw wymagających pilnej uwagi.

Dlaczego to ważne

Pozwala śledzić postęp i wynik ważnego, często czasochłonnego etapu zapewniania zgodności w procesie wdrożenia.

Skąd pobrać

Informacje te są zwykle aktualizowane w module Onboarding, często za pośrednictwem integracji z zewnętrznym dostawcą usług weryfikacji przeszłości.

Przykłady
Bez zastrzeżeńOczekuje na realizacjęWykryto nieprawidłowościNie rozpoczęto
Termin realizacji działań związanych ze zgodnością
ComplianceDueDate
Termin, do którego należy zakończyć wszystkie obowiązkowe działania związane ze zgodnością.
Opis

Ten atrybut określa docelowy termin wykonania ważnych zadań związanych ze zgodnością, takich jak weryfikacja przeszłości lub obowiązkowe szkolenie. Termin wynika zwykle z polityki firmy lub wymogów prawnych.

Służy do mierzenia zgodności z wymaganiami i jest jednym z elementów KPI „Odsetek kompletnej dokumentacji zgodności”. Porównanie rzeczywistej daty zakończenia działań z terminem pozwala oznaczać opóźnione zadania i oceniać ogólny stan zgodności procesu.

Dlaczego to ważne

Wyznacza termin, który pozwala mierzyć przestrzeganie zasad zgodności i wcześniej identyfikować sprawy zagrożone opóźnieniem.

Skąd pobrać

Datę może dynamicznie wyznaczać workflow wdrożeniowy na podstawie daty rozpoczęcia pracy i rodzaju zadania. Może też być wpisana w stałym polu.

Przykłady
2024-06-302024-07-142024-07-31
Wymagane Zalecane Opcjonalne

Działania w procesie wdrożenia pracowników

To istotne etapy procesu i ważne kamienie milowe, które warto śledzić w dzienniku zdarzeń, aby prawidłowo odkrywać przebieg procesu i wykrywać wąskie gardła.
8 Zalecane 7 Opcjonalne
Działanie Opis
Dopełnienie formalności przed pierwszym dniem pracy
Oznacza ukończenie przez nowego pracownika wszystkich wymaganych formularzy i zadań przed zatrudnieniem za pośrednictwem portalu wdrożeniowego. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy system odnotuje ukończenie wszystkich zadań w etapie „Pre-Day 1” lub „New Hire Paperwork”.
Dlaczego to ważne

To ważny etap, który potwierdza zaangażowanie nowego pracownika i dopełnienie przez niego niezbędnych formalności. Umożliwia rozpoczęcie kolejnych działań, takich jak utworzenie profilu HR i przygotowanie zasobów IT.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane, gdy status zbierania dokumentów lub powiązanych zadań zmieni się na „Ukończono”. Można wykorzystać znacznik czasu ukończenia ostatniego wymaganego zadania.

Rejestrowanie

Ustalane na podstawie znacznika czasu oznaczającego ukończenie nadrzędnej grupy zadań „Paperwork” w systemie.

Typ zdarzenia inferred
Pierwszy dzień pracy
Zdarzenie obliczane na podstawie oficjalnej daty rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika. Nie wynika z konkretnej czynności użytkownika, lecz z atrybutu „Official Start Date” przypisanego do sprawy wdrożenia.
Dlaczego to ważne

To ważny etap przy analizie działań przed pierwszym dniem pracy i po nim. Stanowi punkt odniesienia przy ocenie terminowości innych działań, takich jak przygotowanie IT i szkolenie wprowadzające.

Skąd pobrać

To zdarzenie obliczane na podstawie pola „Official Start Date” w profilu nowego pracownika w module Onboarding lub Employee Central.

Rejestrowanie

Wyznaczane na podstawie atrybutu „Official Start Date” w profilu pracownika.

Typ zdarzenia calculated
Przypisanie zadań kierownikowi
Oznacza przypisanie kierownikowi zatrudniającemu zestawu obowiązków związanych z wdrożeniem. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy system automatycznie uruchamia i przypisuje kierownikowi zadania, takie jak „Przygotuj stanowisko pracy” lub „Zaplanuj powitanie zespołu”.
Dlaczego to ważne

Zaangażowanie kierownika ma duże znaczenie dla powodzenia wdrożenia. Śledzenie tego działania pozwala sprawdzić, jak szybko kierownik otrzymuje powiadomienie, oraz zmierzyć czas realizacji przypisanych mu zadań.

Skąd pobrać

Zdarzenie można ustalić na podstawie znacznika czasu przypisania pierwszego zadania do roli kierownika zatrudniającego w workflow procesu wdrożenia.

Rejestrowanie

Znacznik czasu utworzenia i przypisania zadań dla kierownika w instancji procesu.

Typ zdarzenia explicit
Rozmowa kontrolna po 30 dniach
Oznacza zakończenie zaplanowanej rozmowy nowego pracownika z kierownikiem lub przedstawicielem HR, zwykle po około 30 dniach. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy kierownik lub przedstawiciel HR oznaczy odpowiedni punkt listy kontrolnej jako ukończony.
Dlaczego to ważne

To działanie często służy jako przybliżony wyznacznik końca intensywnego początkowego etapu wdrożenia. Jest ważnym punktem odniesienia przy pomiarze czasu do osiągnięcia produktywności i całkowitego czasu procesu.

Skąd pobrać

Zdarzenie ustala się na podstawie znacznika czasu ukończenia zadania lub formularza „30-Day Check-in” na liście kontrolnej procesu wdrożenia w SuccessFactors.

Rejestrowanie

Ustalane na podstawie znacznika czasu ukończenia zadania „30-Day Check-in”.

Typ zdarzenia inferred
Rozpoczęcie procesu wdrożenia
To działanie rozpoczyna proces wdrożenia nowego pracownika. Zwykle uruchamia się automatycznie, gdy status kandydata w module SAP SuccessFactors Recruiting zmieni się na „Gotowy do zatrudnienia”, a jego dane zostaną przekazane do modułu Onboarding.
Dlaczego to ważne

To główne zdarzenie rozpoczynające sprawę wdrożenia. Umożliwia pomiar całkowitego czasu procesu i stanowi punkt odniesienia dla kolejnych etapów.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest zwykle rejestrowane na podstawie znacznika czasu utworzenia profilu nowego pracownika lub instancji procesu w module SuccessFactors Onboarding (obiekt Process). Data i godzina rozpoczęcia są zazwyczaj zapisywane wprost.

Rejestrowanie

Pobierane ze znacznika czasu utworzenia instancji procesu wdrożenia.

Typ zdarzenia explicit
Utworzenie profilu HR
Oznacza utworzenie oficjalnego profilu pracownika w głównym systemie HRIS, SAP SuccessFactors Employee Central. Zdarzenie jest rejestrowane po zakończeniu procesu „Manage Pending Hires” i aktywowaniu profilu pracownika.
Dlaczego to ważne

Utworzenie profilu HR to ważny punkt integracji, który umożliwia obsługę płac, świadczeń i innych podstawowych funkcji HR. Śledzenie tego etapu pozwala ocenić sprawność administracji HR i wykryć powtarzające się poprawki.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest jawnie rejestrowane ze znacznikiem czasu utworzenia profilu pracownika w Employee Central. Czynność wykonuje zwykle administrator HR za pomocą narzędzia „Manage Pending Hires”.

Rejestrowanie

Pobierane z daty utworzenia profilu pracownika w Employee Central.

Typ zdarzenia explicit
Zakończenie procesu wdrożenia
To ostatnie działanie, które oznacza pomyślne zamknięcie sprawy wdrożenia nowego pracownika w systemie. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy administrator HR lub proces automatyczny zmieni status procesu wdrożenia na końcowy „Ukończono”.
Dlaczego to ważne

To działanie formalnie kończy proces i stanowi główne zdarzenie końcowe w analizie. Umożliwia obliczenie całkowitego czasu procesu i odsetka ukończonych spraw.

Skąd pobrać

Zdarzenie ustala się na podstawie znacznika czasu zmiany statusu całego procesu wdrożenia na „Ukończono” lub „Zatrudniono” w module SuccessFactors Onboarding.

Rejestrowanie

Ustalane na podstawie znacznika czasu ostatniej zmiany statusu całego procesu wdrożenia na stan końcowy.

Typ zdarzenia inferred
Zakończenie weryfikacji przeszłości
Oznacza zakończenie weryfikacji przeszłości i otrzymanie jej wyników. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy status zadania weryfikacji przeszłości w module SuccessFactors Onboarding zmieni się na „Ukończono” lub „Zatwierdzono”.
Dlaczego to ważne

To ważny etap związany ze zgodnością i warunek sfinalizowania oferty w wielu organizacjach. Opóźnienia mogą znacząco wpłynąć na datę rozpoczęcia pracy i całkowity czas wdrożenia.

Skąd pobrać

Zdarzenie można ustalić na podstawie znacznika czasu zmiany statusu zadania weryfikacji przeszłości na stan końcowy, na przykład „Ukończono”. Aktualizacja często odbywa się przez API zewnętrznego dostawcy.

Rejestrowanie

Ustalane na podstawie znacznika czasu zakończenia zadania weryfikacji przeszłości w planie wdrożenia.

Typ zdarzenia inferred
Dostarczenie sprzętu
Potwierdza dostarczenie sprzętu dla nowego pracownika do wskazanej lokalizacji. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy pracownik działu IT lub kierownik zmieni status zadania „Equipment Delivery” na „Ukończono”.
Dlaczego to ważne

To jeden ze wskaźników gotowości na pierwszy dzień pracy. Porównanie znacznika czasu tego zdarzenia z datą rozpoczęcia pracy pozwala obliczyć KPI „Odsetek nowych pracowników z gotowymi zasobami IT w pierwszym dniu”.

Skąd pobrać

Ustalane na podstawie znacznika czasu oznaczającego zmianę statusu zadania „Equipment Delivered” lub „Equipment Setup” na „Ukończono” w planie procesu wdrożenia.

Rejestrowanie

Ustalane na podstawie znacznika czasu ukończenia zadania potwierdzającego dostarczenie sprzętu.

Typ zdarzenia inferred
Przypisanie obowiązkowego szkolenia
Oznacza przypisanie nowemu pracownikowi wymaganych szkoleń związanych ze zgodnością lub zajmowanym stanowiskiem. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy integracja SuccessFactors Onboarding z systemem zarządzania nauką (LMS) przypisze kursy.
Dlaczego to ważne

To działanie rozpoczyna proces szkolenia z zakresu zgodności. Analiza czasu od przypisania szkolenia do jego ukończenia pomaga ocenić zaangażowanie w naukę i wykryć ryzyko niezgodności.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane na podstawie znacznika czasu przypisania wymaganych szkoleń w module SuccessFactors Learning, powiązanego z identyfikatorem użytkownika nowego pracownika.

Rejestrowanie

Pobierane z daty przypisania kursu w zintegrowanym module SuccessFactors Learning.

Typ zdarzenia explicit
Rozpoczęcie weryfikacji przeszłości
Oznacza formalne rozpoczęcie weryfikacji przeszłości, często za pośrednictwem zintegrowanej usługi zewnętrznej. Zdarzenie jest rejestrowane po uruchomieniu odpowiedniego zadania lub etapu workflow w SuccessFactors.
Dlaczego to ważne

Weryfikacja przeszłości to ważny etap związany ze zgodnością, który często trwa długo. Pomiar czasu od rozpoczęcia do zakończenia pomaga wykryć wąskie gardła w procesach wewnętrznych lub po stronie zewnętrznych dostawców.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest zwykle rejestrowane jako zmiana statusu zadania „Background Check” w workflow procesu Onboarding. Znacznik czasu zmiany statusu wyznacza moment zdarzenia.

Rejestrowanie

Ustalane na podstawie znacznika czasu zmiany statusu zadania weryfikacji przeszłości na „W toku” lub podobny.

Typ zdarzenia inferred
Ukończenie obowiązkowego szkolenia
Oznacza ukończenie przez nowego pracownika wszystkich przypisanych obowiązkowych szkoleń. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy moduł SuccessFactors Learning zmieni status wszystkich wymaganych kursów na „Ukończono”.
Dlaczego to ważne

Ukończenie obowiązkowego szkolenia to ważny punkt kontrolny związany ze zgodnością. Śledzenie tego etapu jest niezbędne podczas audytów i pozwala sprawdzić, czy firma spełnia wymogi prawne.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane na podstawie znacznika czasu ukończenia ostatniego wymaganego szkolenia w module SuccessFactors Learning.

Rejestrowanie

Pobierane z daty ukończenia kursu w zintegrowanym module SuccessFactors Learning.

Typ zdarzenia explicit
Wysłanie dokumentów przed pierwszym dniem pracy
Oznacza moment wysłania nowemu pracownikowi pierwszego zestawu wymaganych dokumentów i formularzy, takich jak formularze związane ze zgodnością i formularze do zebrania danych osobowych. Zwykle jest to automatyczny etap wcześniej zdefiniowanego workflow wdrożenia w SuccessFactors.
Dlaczego to ważne

Śledzenie tego działania pozwala ocenić sprawność obsługi administracyjnej. Czas między tym etapem a ukończeniem formalności to ważny KPI, który pomaga ustalić, czy opóźnienia wynikają z działania systemu, czy z działań nowego pracownika.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest często rejestrowane jako osobne zdarzenie lub zmiana statusu zadania „New Hire Activities” albo podobnego zadania w obiekcie procesu Onboarding. Zwykle dostępny jest znacznik czasu przypisania lub uruchomienia zadania.

Rejestrowanie

Ustalane na podstawie znacznika czasu przypisania lub rozpoczęcia zadania dotyczącego dokumentów w portalu wdrożeniowym nowego pracownika.

Typ zdarzenia explicit
Zamówienie sprzętu
Oznacza złożenie zamówienia na sprzęt, taki jak laptop lub telefon. Zdarzenie jest rejestrowane na podstawie znacznika czasu zadania dotyczącego sprzętu na liście kontrolnej SuccessFactors Onboarding.
Dlaczego to ważne

Przygotowanie sprzętu na pierwszy dzień pracy ma duże znaczenie dla produktywności i dobrych doświadczeń nowego pracownika. Śledzenie tego etapu pomaga wykryć opóźnienia w zakupie i przygotowaniu sprzętu.

Skąd pobrać

Zdarzenie można ustalić na podstawie zmiany statusu zadania „Order Equipment” w procesie wdrożenia. Moment zdarzenia wyznacza znacznik czasu zmiany statusu na „Wysłano” lub „Ukończono”.

Rejestrowanie

Ustalane na podstawie znacznika czasu ukończenia zadania „Order Equipment” na liście kontrolnej kierownika lub działu IT.

Typ zdarzenia inferred
Zgłoszenie zapotrzebowania na zasoby IT
Oznacza formalne zgłoszenie zapotrzebowania na zasoby IT dla nowego pracownika, takie jak konta użytkownika, poczta e-mail i dostęp do systemów. Zwykle zgłoszenie uruchamia się automatycznie po dopełnieniu formalności. Zdarzenie jest rejestrowane przez integrację lub ręcznie dodane zadanie.
Dlaczego to ważne

To początek ważnej ścieżki, która decyduje o tym, czy nowy pracownik będzie mógł efektywnie pracować od pierwszego dnia. Śledzenie tego etapu pomaga mierzyć i skracać czas przygotowania środowiska IT.

Skąd pobrać

Zwykle jest to osobne zadanie w procesie wdrożenia. Zdarzenie rejestruje się na podstawie znacznika czasu utworzenia lub rozpoczęcia zadania „IT Provisioning”, które może wysłać powiadomienie do systemu service desk, takiego jak ServiceNow.

Rejestrowanie

Pobierane ze znacznika czasu utworzenia zgłoszenia lub zadania dotyczącego przygotowania zasobów IT.

Typ zdarzenia explicit
Zalecane Opcjonalne

Instrukcje pobierania danych

Jak pobrać dane z SAP SuccessFactors Onboarding

Jak zacząć?

Skorzystaj z tego szablonu, aby przygotować dane i uzyskać przydatne informacje o procesie wdrożenia pracowników. Zacznij usprawniać wdrożenie nowych osób już dziś.

Usprawnij wdrożenie pracowników. Zacznij teraz!

Osiągnij 95% zgodności z wymaganiami i szybko ogranicz odejścia nowych pracowników.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny

Karta kredytowa nie jest wymagana. Bezpłatny okres próbny trwa 14 dni.