Szablon danych do obsługi faktur w procesie od zakupu do płatności

Czas zdarzenia, czyli timestamp, wskazuje, kiedy wystąpiło konkretne zdarzenie. To podstawowe dane do analizy wydajności, ponieważ pozwalają obliczyć odstępy między zdarzeniami oraz całkowity czas obsługi case.

Narzędzia process mining wykorzystują timestampy do chronologicznego uporządkowania zdarzeń i odtworzenia przebiegu procesu. Są one niezbędne do pomiaru KPI, takich jak czas zatwierdzania faktury i czas rozwiązania blokady płatności, a także do analizy opóźnień i efektywności.

Umożliwia obliczanie wszystkich miar opartych na czasie, takich jak czasy cyklu i trwania, które pomagają wykrywać opóźnienia w procesie.

SAP Ariba automatycznie rejestruje ten atrybut przy każdej zmianie statusu, działaniu użytkownika lub zdarzeniu systemowym. Zwykle znajduje się on obok nazwy zdarzenia w dziennikach zdarzeń lub tabelach historii.

Nazwa zdarzenia opisuje pojedynczy etap workflow obsługi faktury, na przykład „Odebrano fakturę”, „Zatwierdzono fakturę” lub „Zrealizowano płatność”. Każde zdarzenie biznesowe przybliża fakturę do zakończenia procesu.

W process mining sekwencja zdarzeń tworzy mapę procesu. Ich analiza pomaga wykryć najczęstsze ścieżki, odstępstwa od standardowej procedury, powroty do wcześniejszych etapów, na przykład w celu obsługi rozbieżności, oraz możliwości automatyzacji.

Ten atrybut stanowi podstawę wizualizacji mapy procesu, wykrywania wariantów oraz identyfikowania ponownej pracy i wąskich gardeł.

Dane pochodzą z dzienników zdarzeń systemowych, zmian statusu lub działań użytkowników rejestrowanych w SAP Ariba. Często znajdują się w tabelach historii workflow lub dokumentów.

Numer faktury to unikalny identyfikator nadany dokumentowi przez dostawcę. W process mining atrybut ten pełni funkcję identyfikatora case i łączy wszystkie powiązane zdarzenia, od otrzymania faktury po jej opłacenie.

Śledząc ten identyfikator, analitycy mogą odtworzyć pełny cykl życia każdej faktury. Ułatwia to szczegółową analizę przebiegu procesu, wykrywanie wąskich gardeł i pomiar KPI, takich jak czas obsługi poszczególnych faktur.

To podstawowy identyfikator łączący wszystkie etapy procesu dotyczące jednej faktury. Dzięki niemu można analizować pełny czas i przebieg jej obsługi.

To podstawowe pole dokumentu faktury w rozwiązaniu SAP Ariba Invoicing. Zwykle znajduje się w tabelach nagłówków faktur lub danych transakcyjnych.

Kwota faktury oznacza łączną należność, której zapłaty oczekuje dostawca. To podstawowy atrybut finansowy przy analizie obciążenia związanego z obsługą faktur.

W process mining można filtrować faktury o wysokiej wartości, które mogą wymagać innej ścieżki zatwierdzania lub dodatkowych kontroli. Atrybut ten pomaga też ustalać priorytety usprawnień dla faktur o największym wpływie finansowym. Dashboardy często pokazują łączną wartość faktur na poszczególnych etapach procesu.

Umożliwia analizę wpływu finansowego, na przykład filtrowanie faktur o wysokiej wartości lub sprawdzanie kwot związanych z wąskimi gardłami procesu.

Standardowe pole w danych nagłówka faktury w SAP Ariba.

Nazwa dostawcy wskazuje podmiot, który oczekuje zapłaty. To podstawowy wymiar analizy, pozwalający zespołom porównywać przebieg obsługi faktur według dostawcy.

Atrybut ten służy do tworzenia dashboardów monitorujących terminowość płatności dostawcom, wykrywania dostawców z dużą liczbą rozbieżności oraz analizowania czasu obsługi faktur od strategicznych dostawców. Rozpoznanie problemów dotyczących konkretnych dostawców może pomóc usprawnić współpracę.

Umożliwia analizę wyników według dostawcy i pomaga wykryć tych, których faktury często sprawiają problemy lub są opłacane z opóźnieniem.

Standardowe pole w danych nagłówka faktury, powiązane z danymi podstawowymi dostawcy w SAP Ariba lub połączonym systemie ERP.

Numer zamówienia zakupu (PO) łączy fakturę z dokumentem zakupu, który zatwierdził nabycie towarów lub usług. Nie każda faktura jest powiązana z zamówieniem, ale w przypadku tych, które są, to powiązanie ma duże znaczenie.

Analiza faktur według numeru PO pomaga ocenić skuteczność dopasowania trójstronnego: zamówienia, potwierdzenia odbioru towarów i faktury. Ułatwia wykrywanie rozbieżności oraz porównanie obsługi faktur powiązanych z PO i tych bez PO, które często przebiegają inaczej i różnią się efektywnością.

Łączy fakturę z procesem zakupowym, umożliwiając analizę rozbieżności przy dopasowywaniu oraz porównanie przebiegu obsługi faktur z PO i bez PO.

Standardowe pole faktur powiązanych z PO w SAP Ariba. Znajduje się w danych pozycji faktury lub jej nagłówka.

Gdy płatność za fakturę zostaje zablokowana, ten atrybut wskazuje przyczynę, na przykład „Rozbieżność cenowa”, „Niezgodność ilości” lub „Brak potwierdzenia odbioru towarów”. Przyczyny są często zapisane w systemie jako standardowe kody lub opisy.

Analiza częstotliwości poszczególnych przyczyn blokad pomaga ustalić źródła opóźnień płatności. Na przykład duża liczba blokad z powodu rozbieżności cenowych może wskazywać na problemy z dokładnością danych podstawowych. Atrybut ten jest ważny dla dashboardu czasu rozwiązania blokady płatności, ponieważ pomaga ustalać priorytety i usuwać najczęstsze oraz najbardziej czasochłonne problemy.

Wskazuje przyczyny opóźnień płatności i pozwala zaplanować działania zapobiegające częstym problemom, takim jak niezgodność ceny lub ilości.

Informacja jest zapisywana podczas nakładania blokady płatności na fakturę w SAP Ariba lub połączonym systemie ERP.

Status faktury pokazuje, na jakim etapie cyklu życia znajduje się faktura w chwili pobrania danych, albo wskazuje wynik końcowy. To atrybut na poziomie case, który podsumowuje ogólny stan faktury.

W process mining atrybut ten służy do filtrowania case i analizowania wyłącznie faktur zakończonych powodzeniem, czyli opłaconych, lub problematycznych, czyli odrzuconych. Pomaga ocenić wyniki poszczególnych wariantów procesu i obliczyć odsetek faktur, których obsługa zakończyła się pomyślnie.

Pokazuje końcowy wynik obsługi faktury i pozwala osobno analizować faktury opłacone oraz odrzucone.

Standardowe pole statusu w nagłówku faktury w SAP Ariba.

Termin płatności to uzgodniona umownie data uregulowania faktury. Zwykle oblicza się go na podstawie daty dokumentu i uzgodnionych warunków płatności, na przykład „Net 30”.

Atrybut ten jest niezbędny do obliczania KPI dotyczącego terminowości płatności. Porównanie timestampu zdarzenia „Zrealizowano płatność” z terminem płatności pozwala wykrywać opóźnienia, oceniać terminowość płatności dostawcom oraz ograniczać odsetki za zwłokę i dbać o dobre relacje z dostawcami.

Stanowi podstawę obliczania terminowości płatności, czyli ważnego KPI w zarządzaniu relacjami z dostawcami i zgodnością finansową.

Data jest podana na dokumencie faktury lub obliczana na podstawie pól „DocumentDate” i „PaymentTerms” w SAP Ariba.

Zatwierdzający to osoba lub grupa użytkowników wyznaczona do sprawdzenia i zatwierdzenia faktury. W zależności od jej wartości lub rodzaju może być wymagany jeden lub kilka poziomów zatwierdzania.

Atrybut ten pomaga analizować przebieg workflow zatwierdzania. Podział KPI dotyczącego czasu zatwierdzania faktury według zatwierdzającego lub grupy pozwala wykryć osoby i zespoły powodujące wąskie gardła. Informacje te pomagają równoważyć obciążenie pracą i usprawniać zatwierdzanie.

Pomaga wykrywać wąskie gardła w procesie zatwierdzania, wskazując użytkowników lub zespoły, u których czas zatwierdzania jest najdłuższy.

Dane są rejestrowane w dzienniku workflow lub historii zatwierdzania faktury w SAP Ariba. Mogą być zapisane jako identyfikator użytkownika.

Ta obliczana miara określa czas trwania podprocesu zatwierdzania. Jest to różnica między zdarzeniem „Wysłano fakturę do zatwierdzenia” a odpowiadającym mu zdarzeniem „Zatwierdzono fakturę” lub „Odrzucono fakturę”.

Atrybut ten bezpośrednio mierzy KPI dotyczący czasu zatwierdzania faktur i jest niezbędny dla powiązanego dashboardu. Pozwala wyodrębnić i zmierzyć opóźnienia na etapie zatwierdzania, który często znacząco wydłuża cały proces. Wyniki można analizować według zatwierdzającego, działu lub kwoty faktury, aby wykryć konkretne wąskie gardła.

Pozwala osobno ocenić przebieg workflow zatwierdzania i łatwo wykryć wąskie gardła powodowane przez zatwierdzających lub złożone ścieżki akceptacji.

Obliczane podczas transformacji danych przez wyszukanie dla każdej faktury odpowiednich zdarzeń rozpoczęcia i zakończenia akceptacji oraz obliczenie różnicy czasu.

Ten obliczany atrybut porównuje timestamp zdarzenia „Zrealizowano płatność” z polem „PaymentDueDate”. Jeśli płatność nastąpiła w terminie lub wcześniej, wartość wynosi true. W przeciwnym razie wynosi false.

Flaga ta upraszcza analizę terminowości płatności. Ułatwia filtrowanie i agregowanie danych na potrzeby obliczania KPI dotyczącego terminowych płatności. Dashboardy mogą wykorzystywać ten atrybut do szybkiego porównywania wyników według dostawcy, kraju lub kodu spółki i wykrywania obszarów, w których często występują opóźnienia.

Ułatwia obliczanie KPI dotyczącego terminowości płatności i filtrowanie opóźnionych faktur w celu ustalenia przyczyn problemu.

Obliczany podczas transformacji danych przez porównanie wartości „EventTime” zdarzenia płatności z atrybutem „PaymentDueDate”.

Atrybut ten jest wynikiem obliczenia, które najpierw sprawdza na podstawie pola „PaymentTerms”, czy faktura kwalifikuje się do rabatu za wcześniejszą płatność. Następnie weryfikuje, czy zdarzenie „Zrealizowano płatność” nastąpiło w okresie objętym rabatem.

Flaga ta jest niezbędna do pomiaru KPI dotyczącego odsetka uzyskanych rabatów za wcześniejszą płatność. Pokazuje bezpośrednio, jak skutecznie zespoły skarbu i zobowiązań optymalizują kapitał obrotowy. Analiza przypadków, w których wartość flagi wynosi false, pomaga ustalić przyczyny utraconych oszczędności, takie jak opóźnienia w zatwierdzaniu lub inne wąskie gardła procesu.

Bezpośrednio mierzy skuteczność uzyskiwania oszczędności i pomaga ustalić przyczyny niewykorzystania rabatów.

Obliczany podczas transformacji danych przez odczytanie pola „PaymentTerms” i porównanie timestampu zdarzenia „Zrealizowano płatność” z obliczonym terminem uzyskania rabatu.

Data dokumentu to dzień wystawienia faktury przez dostawcę. Różni się od daty otrzymania faktury, czyli dnia, w którym dokument trafił do systemu obsługi. Odstęp między tymi datami może być znaczny.

Atrybut ten pomaga analizować terminowość dostawców i wykrywać opóźnienia w przesyłaniu faktur. Długi odstęp między datą dokumentu a datą otrzymania skraca czas dostępny na obsługę faktury i uzyskanie rabatu za wcześniejszą płatność. Data dokumentu często stanowi też punkt wyjścia do obliczenia terminu płatności.

Pomaga analizować opóźnienia między wystawieniem faktury przez dostawcę a jej otrzymaniem, które mogą utrudnić terminową płatność.

Standardowe pole w danych nagłówka faktury, pobierane z dokumentu papierowego lub elektronicznego.

Ten atrybut zawiera datę i godzinę ostatniego pobrania danych z systemu źródłowego. To pole metadanych niezbędne do zarządzania danymi i oceny aktualności analizy.

Analitycy sprawdzają dzięki niemu, czy pracują na aktualnych danych, oraz oceniają opóźnienie między wystąpieniem zdarzenia w systemie źródłowym a jego pojawieniem się w narzędziu process mining. Informacja ta pomaga zarządzać cyklami odświeżania danych i oceniać wiarygodność wyników.

Informuje o aktualności danych, dzięki czemu można ocenić, czy analiza opiera się na bieżących i przydatnych informacjach.

Ten timestamp jest zwykle generowany i dodawany do zbioru danych podczas ekstrakcji danych (ETL).

Kod spółki to standardowa jednostka organizacyjna w systemach SAP. Oznacza niezależną jednostkę prawną, dla której sporządza się sprawozdania finansowe. Faktury są zawsze księgowane na konkretny kod spółki.

Atrybut ten pozwala porównywać wyniki procesu między jednostkami biznesowymi lub prawnymi. Pomaga wykryć, które z nich działają sprawniej, i wspiera ujednolicanie procesów w organizacji globalnej.

Umożliwia porównanie wyników między jednostkami prawnymi lub biznesowymi i pomaga wykrywać nieefektywność w poszczególnych regionach lub działach.

Podstawowe pole organizacyjne dokumentu faktury w SAP Ariba. Jest dziedziczone z zamówienia zakupu lub wprowadzane podczas tworzenia faktury bez PO.

Atrybut kraju pozwala uwzględnić w analizie wymiar geograficzny. Zwykle jest ustalany na podstawie kodu spółki, na którą zaksięgowano fakturę, lub adresu dostawcy.

Analiza procesu według kraju pomaga wykrywać regionalne różnice w wynikach, zgodności i przebiegu procesu. Może wskazać, czy biura w poszczególnych krajach napotykają specyficzne problemy lub stosują dobre praktyki, które warto upowszechnić. Jest to przydatne przy ujednolicaniu procesów w globalnym centrum usług wspólnych.

Umożliwia analizę geograficzną i porównanie wyników procesu oraz zgodności w różnych krajach i regionach.

Dane pochodzą z danych podstawowych kodu spółki lub dostawcy w SAP Ariba albo połączonym systemie ERP.

Zatwierdzający zwykle podaje przyczynę odrzucenia faktury. Atrybut ten zapisuje tę informację, na przykład „Nieprawidłowa cena”, „Zduplikowana faktura” lub „Naruszenie zasad”.

To ważny atrybut dashboardu analizy odrzuceń faktur. Analiza najczęstszych przyczyn pomaga wykryć problemy na wcześniejszych etapach, takie jak niska jakość faktur od dostawców lub niespójne dane wewnętrzne. Dzięki temu można ograniczyć ponowną pracę i zwiększyć odsetek faktur poprawnie obsłużonych za pierwszym razem.

Wyjaśnia, dlaczego konieczna jest ponowna praca, i wskazuje źródła nieefektywności procesu oraz problemów z jakością faktur.

Dane są pobierane z dziennika workflow lub pola notatek, gdy w SAP Ariba występuje zdarzenie „Odrzucono fakturę”.

Rodzaj faktury pozwala podzielić faktury na kategorie, które często podlegają różnym procesom. Najczęściej rozróżnia się faktury powiązane z PO, które można dopasować do wcześniej zatwierdzonego zamówienia, oraz faktury bez PO, wymagające dokładniejszego kodowania i dodatkowych zatwierdzeń.

Atrybut ten ma duże znaczenie w analizie procesu, ponieważ obsługa faktur z PO i bez PO przebiega zupełnie inaczej. Ich rozdzielenie pozwala rzetelnie ocenić wyniki każdej ścieżki i uniknąć mylących zagregowanych miar. Ułatwia też analizę efektywności i zgodności poszczególnych przebiegów.

Dzieli faktury na odrębne ścieżki procesu, na przykład z PO i bez PO, co pozwala rzetelnie mierzyć i analizować wyniki.

To często standardowe pole dokumentu faktury w SAP Ariba. Rodzaj można też ustalić na podstawie obecności pola „PurchaseOrderNumber”.

Ten atrybut wskazuje system źródłowy każdego zdarzenia, na przykład SAP Ariba, SAP S/4HANA lub zewnętrzne rozwiązanie do skanowania. W dużych organizacjach obsługa faktur może obejmować kilka aplikacji.

Znajomość systemu źródłowego pomaga diagnozować problemy z jakością danych i analizować przekazywanie pracy między platformami. Ułatwia ustalenie, w którym systemie wykonywane są poszczególne czynności, takie jak skanowanie faktury czy jej zatwierdzanie.

Pozwala rozróżnić zdarzenia występujące w różnych systemach, co pomaga zrozumieć punkty integracji i wąskie gardła charakterystyczne dla poszczególnych systemów.

Atrybut jest zwykle dodawany podczas procesu ekstrakcji, transformacji i ładowania danych (ETL). Wartość statyczną przypisuje się na podstawie źródła danych.

Ten atrybut określa walutę, w której wyrażono kwotę faktury. W organizacjach globalnych faktury są wystawiane w wielu walutach.

Informacja o walucie jest niezbędna do prawidłowego porównywania kwot w analizach finansowych. W dashboardach process mining pozwala poprawnie agregować wartości, często po przeliczeniu ich na jedną walutę raportową. Uzupełnia informacje o atrybucie „Kwota faktury”.

Uzupełnia informacje o kwocie faktury i pozwala prawidłowo interpretować wartości finansowe, zwłaszcza w organizacjach działających w wielu krajach.

Standardowe pole w danych nagłówka faktury, zwykle umieszczone obok pola kwoty w SAP Ariba.

Warunki płatności określają zasady rozliczania należności wobec dostawcy, na przykład „Net 30” (płatność w ciągu 30 dni) lub „2% 10, Net 30” (rabat 2% przy płatności w ciągu 10 dni, w przeciwnym razie płatność w ciągu 30 dni). Informacje te pochodzą z danych podstawowych dostawcy lub zamówienia zakupu.

Atrybut ten jest niezbędny dla dashboardu dotyczącego możliwości uzyskania rabatu za wcześniejszą płatność i powiązanego z nim KPI. Analiza pozwala wykryć faktury uprawniające do rabatu i sprawdzić, czy płatność zrealizowano w okresie objętym rabatem. Dzięki temu można wskazać możliwości ograniczenia kosztów.

Pomaga wykrywać możliwości uzyskania rabatów za wcześniejszą płatność, co może znacząco obniżyć koszty.

Dane są przechowywane w danych podstawowych dostawcy i kopiowane do szczegółów faktury w SAP Ariba lub systemie ERP.