Szablon danych dla procesu Record to Report - zapisy księgowe

Czas zdarzenia to dokładny znacznik czasu obejmujący datę i godzinę, który określa moment wykonania działania. Dane te są niezbędne do prawidłowego uporządkowania zdarzeń i przeprowadzenia analiz opartych na czasie.

W process mining atrybut ten służy do obliczania czasu między działaniami, całkowitego czasu cyklu case oraz czasu oczekiwania. Jest niezbędny w dashboardach analizujących czas cyklu, takich jak „Czas cyklu zatwierdzania zapisu księgowego” i „Opóźnienie w dołączaniu dokumentów”. Stanowi też podstawę do wykrywania opóźnień i nieefektywności procesu.

Ten znacznik czasu jest niezbędny do obliczania czasu trwania, prawidłowego porządkowania zdarzeń i analizy wyników procesu w czasie.

Informacje te są zwykle przechowywane przy każdym zdarzeniu lub każdej zmianie statusu w tabelach transakcji lub dzienników Workiva.

Ten atrybut opisuje działanie wykonane na danym etapie cyklu życia zapisu księgowego. Obejmuje ważne zdarzenia, takie jak „Utworzenie zapisu księgowego”, „Przesłanie zapisu księgowego do weryfikacji”, „Zatwierdzenie zapisu księgowego” i „Zaksięgowanie zapisu księgowego w księdze głównej”.

Analiza kolejności i częstotliwości tych działań stanowi podstawę process mining. Pozwala zobrazować przebieg procesu, wskazać częste i rzadkie ścieżki (warianty) oraz zlokalizować wąskie gardła, w których zapisy czekają najdłużej. Służy też do określania punktów początkowych i końcowych przy obliczaniu KPI, takich jak czas cyklu zatwierdzania.

Określa kroki procesu, umożliwiając wizualizację i analizę workflow zapisu księgowego oraz identyfikację wąskich gardeł.

Atrybut jest zwykle ustalany na podstawie dzienników zdarzeń lub rekordów zmian statusu w Workiva. Może być konieczne przyporządkowanie kodów statusu systemowego lub opisów zdarzeń do odpowiednich wartości.

Identyfikator zapisu księgowego pozwala śledzić wszystkie działania i zdarzenia związane z określonym zestawem transakcji finansowych, od utworzenia zapisu po jego zaksięgowanie i uzgodnienie. Łączy wszystkie etapy, takie jak utworzenie, przesłanie, weryfikacja, zatwierdzenie i księgowanie, w jedną instancję procesu.

W process mining ten atrybut jest podstawą do odtworzenia pełnego przebiegu każdego zapisu księgowego. Umożliwia analizę wariantów procesu, czasu cyklu i pętli poprawek dla poszczególnych zapisów, pokazując, jak każdy z nich przechodzi przez system.

To niezbędny identyfikator do śledzenia całego cyklu życia zapisu księgowego oraz analizy przebiegu, czasu trwania i wariantów procesu.

To klucz główny rekordu zapisu księgowego w Workiva. Informacje o konkretnej tabeli lub punkcie końcowym API można znaleźć w dokumentacji Workiva.

Ten atrybut zapisuje datę i godzinę ostatniego pobrania danych z Workiva. Informuje, jak aktualne są analizowane dane.

W każdym dashboardzie do analizy procesu ta informacja pomaga użytkownikom ocenić aktualność wniosków. Pozwala ustalić, czy analizowane są dane bieżące, czy migawka z określonego momentu, co ma znaczenie przy podejmowaniu świadomych decyzji operacyjnych.

Informuje użytkowników o aktualności danych, dzięki czemu wiadomo, czy analiza odzwierciedla obecny stan procesu.

Ten znacznik czasu jest generowany i zapisywany podczas procesu pobierania, przekształcania i ładowania danych (ETL).

Ten atrybut wskazuje aplikację źródłową, z której pochodzą dane o procesie. W tej analizie jego wartością będzie zawsze „Workiva”.

W analizie jednego systemu może się wydawać niezmienny, ale jest ważnym elementem metadanych potrzebnym do zarządzania danymi i śledzenia ich pochodzenia. W dużych organizacjach procesy często obejmują wiele systemów. Wtedy to pole pomaga odtworzyć pełną ścieżkę pochodzenia danych i prawidłowo łączyć dane z różnych źródeł.

Zapewnia informacje o pochodzeniu danych i ich kontekst, dzięki czemu wiadomo, skąd pochodzą dane o procesie, zwłaszcza gdy obejmuje on wiele systemów.

Zwykle jest to stała wartość dodawana podczas pobierania i przekształcania danych, aby oznaczyć ich źródło.

Ten atrybut wskazuje jednostkę organizacyjną, taką jak finanse, sprzedaż lub marketing, powiązaną z zapisem księgowym. Często określa się ją na podstawie centrum kosztów lub użytkownika, który utworzył zapis.

Analiza procesu według działu pozwala porównywać wyniki różnych części organizacji. Pomaga ustalić, które działy mają sprawniejsze procesy, częściej wprowadzają poprawki lub dłużej czekają na zatwierdzenie. Dzięki temu można dzielić się dobrymi praktykami i kierować wsparcie tam, gdzie jest potrzebne.

Umożliwia porównanie wyników różnych jednostek biznesowych i pomaga wskazać problemy lub dobre praktyki charakterystyczne dla poszczególnych działów.

Informacje te są prawdopodobnie dostępne w danych nagłówka zapisu księgowego. Mogą być powiązane z profilem autora lub wskazane jako centrum kosztów.

Ten atrybut określa podstawową wartość finansową zapisu księgowego. Może to być łączna kwota obciążeń, która powinna być równa łącznej kwocie uznań.

Analiza procesu według wartości finansowej może ujawnić istotne zależności. Na przykład zapisy o wysokiej wartości mogą podlegać dokładniejszej kontroli i przechodzić bardziej rygorystyczną ścieżkę zatwierdzania. Atrybut ten pozwala filtrować dashboardy i sprawdzać, czy wartość zapisu wiąże się z czasem przetwarzania, odsetkiem poprawek lub opóźnieniami w zatwierdzaniu.

Umożliwia analizę według wpływu finansowego i pomaga ustalić, czy zapisy o wysokiej wartości są przetwarzane inaczej lub częściej się opóźniają.

To podstawowe pole w danych nagłówka zapisu księgowego w Workiva.

Ten atrybut wskazuje bieżący stan zapisu księgowego, na przykład „Draft”, „Submitted for Approval”, „Approved”, „Posted” lub „Rejected”. Pokazuje, na jakim etapie znajduje się zapis w chwili pobrania danych.

Jest niezbędny do monitorowania operacji i zasila dashboard „Przegląd bieżących statusów zapisów księgowych”. Zapewnia kadrze zarządzającej czytelny obraz bieżącego obciążenia i zaległości na każdym etapie procesu, co ułatwia przydzielanie zasobów i ustalanie priorytetów.

Pokazuje bieżący etap procesu, na którym znajdują się zapisy księgowe. Ułatwia monitorowanie operacji i zarządzanie zaległościami.

To standardowe pole w nagłówku zapisu księgowego w Workiva, które wskazuje jego bieżący stan.

Ten atrybut klasyfikuje zapisy księgowe według ich celu biznesowego. Typowe kategorie to zapisy standardowe dla rutynowych transakcji, zapisy memoriałowe do ujmowania przychodów i kosztów, zapisy reklasyfikacyjne oraz zapisy korygujące.

Ten wymiar jest przydatny w analizie porównawczej. Pozwala podzielić proces na segmenty i sprawdzić, czy obsługa niektórych typów zapisów trwa dłużej, częściej kończy się odrzuceniem lub przebiega inną ścieżką. Na przykład dashboard „Trend odwróceń zapisów księgowych” wykorzystuje go do analizy odwróceń według typu, co pomaga wykryć problemy związane z określonymi praktykami księgowymi.

Pozwala podzielić proces na segmenty i sprawdzić, czy niektóre typy zapisów częściej powodują opóźnienia, poprawki lub odstępstwa.

Prawdopodobnie jest to standardowe pole w nagłówku zapisu księgowego w Workiva.

Ten atrybut wskazuje osobę odpowiedzialną za dane działanie, na przykład autora, osobę weryfikującą lub zatwierdzającą zapis księgowy. Może to być unikalny identyfikator użytkownika, imię i nazwisko lub adres e-mail.

Analiza danych według użytkownika pomaga zrozumieć rozkład obciążenia, wyniki pracy i zgodność. Umożliwia tworzenie dashboardów, takich jak „Rozkład obciążenia pracą przy zapisach księgowych” i „Analiza odrzuceń zapisów księgowych”. Podział działań według użytkownika może wskazać potrzeby szkoleniowe lub nierównomierne wykorzystanie zasobów.

Atrybut ten pomaga analizować rozkład obciążenia, wskazywać osoby osiągające najlepsze wyniki oraz rozpoznawać zachowania użytkowników i wąskie gardła związane z ich pracą.

Informacje te są zwykle dostępne w dziennikach zdarzeń lub transakcji Workiva i przypisane do każdego zarejestrowanego działania.

Ta miara obliczana określa czas trwania całego etapu zatwierdzania. Zwykle jest to różnica między pierwszym zdarzeniem „Przesłanie zapisu księgowego do weryfikacji” a końcowym zdarzeniem „Zatwierdzenie zapisu księgowego” dla każdego zapisu.

Jest to bezpośrednia miara sprawności workflow weryfikacji i zatwierdzania oraz ważny KPI dla wielu działów finansowych. Zasila dashboard „Czas cyklu zatwierdzania zapisu księgowego”, który pomaga wykrywać wąskie gardła i monitorować wpływ działań usprawniających proces zatwierdzania.

Ten KPI bezpośrednio mierzy sprawność procesu zatwierdzania i pomaga wskazać opóźnienia.

To miara obliczana na podstawie znaczników czasu działań „Przesłanie zapisu księgowego do weryfikacji” i „Zatwierdzenie zapisu księgowego” z dziennika zdarzeń.

Czas zakończenia wskazuje dokładny moment, w którym działanie dobiega końca. Wiele zdarzeń procesowych jest natychmiastowych i ma tylko czas rozpoczęcia. Niektóre działania trwają jednak dłużej, na przykład weryfikacja, która zaczyna się, gdy użytkownik otwiera zadanie, a kończy po jego przesłaniu.

Atrybut ten służy przede wszystkim do obliczania czasu przetwarzania, czyli aktywnej pracy, i odróżniania go od czasu bezczynności lub oczekiwania. Pomaga ustalić, ile czasu użytkownicy poświęcają na konkretne zadania, takie jak „Weryfikacja zapisu księgowego”.

Pozwala obliczyć rzeczywisty czas przetwarzania działania i oddzielić aktywną pracę od oczekiwania, co zwiększa dokładność analizy sprawności procesu.

Informacje można znaleźć w dokumentacji Workiva. Być może trzeba będzie ustalić ten czas na podstawie zdarzeń rozpoczęcia i zakończenia pojedynczego działania.

Ten atrybut logiczny sprawdza, czy przed działaniem „Przesłanie zapisu księgowego do weryfikacji” dla danego zapisu wystąpiło działanie „Dołączenie dokumentacji potwierdzającej”.

Atrybut ten zasila dashboard „Zgodność dokumentacji zapisów księgowych” i KPI „Odsetek zapisów księgowych z dołączoną dokumentacją”. Ma znaczenie dla zgodności i możliwości przeprowadzenia audytu, ponieważ zapisy bez wymaganej dokumentacji mogą być odrzucane, opóźniać proces i prowadzić do ustaleń audytowych. Analiza pomaga egzekwować zasady i usprawniać weryfikację.

Bezpośrednio mierzy zgodność z zasadami dotyczącymi dokumentacji i pomaga ograniczyć poprawki oraz opóźnienia spowodowane brakującymi informacjami.

To atrybut pochodny, obliczany na podstawie kolejności działań w danych procesu dla każdego case.

Ten atrybut logiczny odróżnia działania wykonywane automatycznie przez system, takie jak „Automatyczna walidacja”, od działań wykonywanych ręcznie przez użytkownika, na przykład „Weryfikacja zapisu księgowego”.

To rozróżnienie jest niezbędne do rzetelnego pomiaru sprawności procesu i oceny możliwości automatyzacji. Pozwala oddzielić wąskie gardła związane z pracą ludzi od problemów systemowych oraz obliczyć rzeczywisty nakład pracy ręcznej. Jest przydatne w działaniach, których celem jest zwiększenie automatyzacji i ograniczenie ręcznej obsługi.

Pomaga odróżnić działania systemu od działań użytkowników, co ułatwia analizę poziomu automatyzacji i wykrywanie wąskich gardeł związanych z pracą ręczną.

Często jest to atrybut pochodny. Można go ustalić, sprawdzając, czy użytkownik przypisany do działania jest kontem systemowym lub serwisowym, albo czy nazwa działania wskazuje na automatyzację.

Ten atrybut logiczny jest obliczany dla każdego case. Przyjmuje wartość „true”, jeśli sekwencja działań dla zapisu księgowego obejmuje zdarzenia takie jak „Odrzucenie zapisu księgowego” lub „Poprawienie zapisu księgowego”.

Atrybut ten ułatwia analizę poprawek, zapewniając prostą flagę logiczną do filtrowania i agregowania danych. Jest podstawą do obliczania KPI „Odsetek zapisów księgowych wymagających poprawek” i zasila dashboard „Analiza poprawek zapisów księgowych”. Pozwala szybko wskazać case odbiegające od standardowej ścieżki i wymagające dodatkowej pracy.

Prosta flaga pozwala wskazać i analizować zapisy księgowe wymagające poprawek. Ułatwia pomiar jakości procesu i odsetka zapisów poprawnych za pierwszym razem.

To atrybut pochodny, obliczany przez sprawdzenie, czy dziennik zdarzeń dla danego case zawiera działania związane z poprawkami, takie jak „Odrzucenie zapisu księgowego”.

Data księgowania to data, z którą transakcja jest ujmowana w sprawozdawczości finansowej. Określa okres obrachunkowy, w którym zapis zostanie uwzględniony w sprawozdaniach finansowych. Może różnić się od daty utworzenia lub zatwierdzenia zapisu.

Atrybut ten jest przydatny w analizie finansowej i analizy zgodności. Pomaga ocenić terminowość księgowań w odniesieniu do zamknięcia okresów obrachunkowych. Opóźnienia między zatwierdzeniem a zaksięgowaniem mogą wskazywać na problemy systemowe lub wąskie gardła procesu, które wpływają na zamknięcie finansowe.

To ważna data w sprawozdawczości finansowej. Pomaga ocenić terminowość księgowań i ich wpływ na cykl zamknięcia finansowego.

To standardowe pole daty w danych nagłówka zapisu księgowego w Workiva.

Kod spółki oznacza odrębną jednostkę prawną w ramach grupy kapitałowej. Transakcje finansowe są rejestrowane na tym poziomie na potrzeby sprawozdawczości prawnej i konsolidacji.

W organizacji obejmującej wiele jednostek analiza procesu zapisów księgowych według kodu spółki pomaga wykryć różnice w wynikach, zgodności i sprawności procesu, charakterystyczne dla określonych jednostek prawnych lub regionów. Ułatwia to lepsze ukierunkowanie działań usprawniających.

Umożliwia analizę i porównanie wyników procesu w różnych jednostkach prawnych organizacji.

To podstawowe i obowiązkowe pole w nagłówku zapisu księgowego w każdym systemie księgowym dla przedsiębiorstw, w tym w Workiva.

Gdy zapis księgowy zostaje odrzucony, ten atrybut przechowuje powód podany przez osobę weryfikującą lub zatwierdzającą. Może to być na przykład „Nieprawidłowe konto księgi głównej”, „Brak dokumentacji”, „Błąd obliczeń” lub „Naruszenie zasad”.

Informacje te pomagają ustalić źródłowe przyczyny poprawek. Analiza najczęstszych powodów odrzucenia pozwala wskazać obszary wymagające poprawy, takie jak szkolenia dla użytkowników, jaśniejsze instrukcje lub lepsze kontrole systemowe. Atrybut ten jest przydatny w dashboardach „Analiza poprawek zapisów księgowych” i „Analiza odrzuceń zapisów księgowych”.

Ułatwia ustalenie przyczyn poprawek i zaplanowanie działań dotyczących szkoleń, dokumentacji oraz kontroli procesu.

Dane mogą być przechowywane w osobnym polu albo w polu komentarzy lub notatek powiązanym w Workiva z działaniem „Odrzucenie zapisu księgowego”.