Szablon danych do zarządzania umowami

Conga CLM
Szablon danych do zarządzania umowami

Szablon danych do zarządzania umowami

Ten szablon pokazuje, jak zebrać podstawowe dane potrzebne do optymalizacji procesu zarządzania umowami. Zawiera najważniejsze atrybuty, działania do śledzenia oraz wskazówki dotyczące ekstrakcji danych. Stosując się do tych zaleceń, można sprawnie przygotować dane do analizy procesu i uzyskać przydatne informacje.
  • Zalecane atrybuty do zebrania
  • Działania do śledzenia
  • Wskazówki dotyczące ekstrakcji
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty zarządzania umowami

Poniżej przedstawiono zalecane pola danych do dziennika zdarzeń. Są potrzebne do rzetelnej analizy zarządzania umowami i określenia KPI.
5 Wymagane 6 Zalecane 8 Opcjonalne
Nazwa Opis
Contract ID
ContractId
Unikalny identyfikator każdej umowy, używany jako główny identyfikator case.
Opis

Contract ID to jednoznaczny identyfikator case, który łączy wszystkie zdarzenia i działania związane z cyklem życia jednej umowy. Umożliwia śledzenie jej przebiegu od złożenia wniosku, przez przygotowanie projektu, negocjacje i zawarcie, aż po rozwiązanie lub odnowienie.

W analizie process mining każde zdarzenie musi być powiązane z Contract ID, aby można było odtworzyć przebieg każdej umowy. Dzięki temu widać cały proces, można analizować czasy realizacji, wykrywać wąskie gardła i monitorować zgodność z przebiegiem procesu dla poszczególnych umów lub ich grup.

Dlaczego to ważne

To niezbędny identyfikator do śledzenia pełnego cyklu życia umowy. Łączy powiązane działania w jeden case i umożliwia przeprowadzenie wszystkich analiz process mining.

Skąd pobrać

Zwykle jest to klucz główny obiektu Agreement lub Contract w Conga CLM, często o nazwie takiej jak „Apttus_Config2__AgreementId__c”.

Przykłady
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
Nazwa działania
ActivityName
Nazwa konkretnego zdarzenia biznesowego lub zadania, które wystąpiło w cyklu życia umowy.
Opis

Nazwa działania opisuje etap lub kamień milowy w procesie zarządzania umowami, na przykład „Przygotowanie projektu umowy”, „Zakończenie weryfikacji prawnej” lub „Podpisanie umowy”. Ten atrybut służy do budowania mapy procesu, która pokazuje kolejność działań.

Analiza tego atrybutu pozwala odtworzyć przebieg procesu, wykryć typowe i alternatywne ścieżki oraz zmierzyć częstotliwość poszczególnych działań. Jest niezbędny do obliczania KPI dotyczących zgodności przebiegu procesu, poprawek i czasu między kolejnymi etapami.

Dlaczego to ważne

Określa etapy procesu, stanowi podstawę mapy procesu i umożliwia analizę workflow, odstępstw oraz częstotliwości działań.

Skąd pobrać

Wartość tę często uzyskuje się przez mapowanie zmian statusu, ukończonych zadań lub konkretnych zdarzeń zarejestrowanych dla obiektu Contract w Conga CLM.

Przykłady
Przygotowanie projektu umowyZakończenie weryfikacji prawnejPodpisanie umowyOdnowienie umowy
Znacznik czasu zdarzenia
EventTimestamp
Dokładna data i godzina rozpoczęcia lub wystąpienia działania.
Opis

Znacznik czasu zdarzenia określa moment wykonania konkretnego działania. Pozwala ustalić kolejność zdarzeń potrzebną do odtworzenia przebiegu procesu dla każdej umowy. Znaczniki czasu są niezbędne we wszystkich analizach process mining opartych na czasie.

Ten atrybut służy do obliczania czasu między działaniami, całkowitego czasu realizacji case i czasu oczekiwania. Jest niezbędny do wykrywania wąskich gardeł, monitorowania zgodności z SLA i analizy dynamiki procesu zarządzania umowami. Stanowi podstawowe kryterium sortowania zdarzeń w ramach case.

Dlaczego to ważne

Określa chronologiczną kolejność zdarzeń, niezbędną do obliczania wskaźników czasu trwania, wykrywania wąskich gardeł i oceny efektywności procesu.

Skąd pobrać

Dane te znajdują się zwykle w polach historii, takich jak „CreatedDate” w powiązanych obiektach zadań lub zdarzeń, albo w określonych polach daty głównego obiektu Contract.

Przykłady
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
Data ostatniej aktualizacji danych
LastDataUpdateTimestamp
Znacznik czasu wskazujący, kiedy dane tego rekordu zostały ostatnio odświeżone z systemu źródłowego.
Opis

Ten atrybut zapisuje datę i godzinę ostatniej ekstrakcji danych z Conga CLM. To ważna metadana, która pozwala ocenić aktualność analizy i upewnić się, że decyzje opierają się na bieżących informacjach.

W dashboardach i raportach znacznik czasu informuje użytkowników o aktualności danych. Jest niezbędny do zarządzania danymi i określania, jak aktualnych informacji mogą oczekiwać użytkownicy narzędzia process mining.

Dlaczego to ważne

Ten znacznik czasu informuje o aktualności danych i pozwala ocenić, czy analiza oraz podejmowane na jej podstawie decyzje dotyczą odpowiedniego okresu.

Skąd pobrać

To pole metadanych jest zwykle generowane i wypełniane przez narzędzie lub skrypt ETL (Extract, Transform, Load) podczas wczytywania danych.

Przykłady
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
System źródłowy
SourceSystemName
Wskazuje system, z którego wyodrębniono dane.
Opis

Ten atrybut określa system będący źródłem danych o zdarzeniach, w tym przypadku Conga CLM. Jest ważny dla zarządzania danymi i możliwości prześledzenia ich pochodzenia, szczególnie gdy dane pochodzą z wielu systemów.

W analizie jednego systemu jego wartość może się nie zmieniać, ale nadal dostarcza ważnych informacji o pochodzeniu danych. Pomaga zachować ich integralność i rozwiązywać problemy z ekstrakcją. Ma szczególne znaczenie przy łączeniu danych o umowach z informacjami z innych systemów, takich jak CRM lub ERP.

Dlaczego to ważne

Dostarcza informacji niezbędnych do śledzenia pochodzenia danych i zarządzania nimi. Pozwala ustalić, skąd pochodzą dane o procesie, co ma znaczenie dla ich weryfikacji i wiarygodności.

Skąd pobrać

Zwykle jest to stała wartość dodawana podczas ekstrakcji i transformacji danych (ETL), aby oznaczyć źródło zestawu danych.

Przykłady
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
Czas zakończenia zdarzenia
EventEndTime
Dokładna data i godzina zakończenia czynności.
Opis

Czas zakończenia zdarzenia wskazuje, kiedy zakończono dane zadanie lub etap procesu. W połączeniu ze znacznikiem czasu zdarzenia, który określa moment rozpoczęcia, pozwala dokładnie obliczyć czas realizacji każdej czynności.

Ten atrybut ma znaczenie przy analizie wydajności, ponieważ umożliwia pomiar czasu trwania poszczególnych etapów. Dzięki temu można wskazać czynności, które zajmują najwięcej czasu, oraz dokładniej ocenić wykorzystanie zasobów i efektywność niż na podstawie samego czasu rozpoczęcia kolejnego zdarzenia.

Dlaczego to ważne

Pozwala dokładnie obliczyć czas realizacji czynności, co pomaga wykrywać wąskie gardła związane z czasem trwania i analizować efektywność wykorzystania zasobów.

Skąd pobrać

Taki znacznik czasu można znaleźć w polach takich jak 'CompletedDate' lub 'ActualEndDate' w obiektach zadań lub czynności powiązanych z główną umową.

Przykłady
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
Data wygaśnięcia
ExpirationDate
Data, w której umowa ma wygasnąć.
Opis

Data wygaśnięcia to istotne pole daty, które wskazuje koniec okresu obowiązywania umowy. Jest niezbędna do zarządzania umową po jej podpisaniu.

Atrybut ten jest wykorzystywany w dashboardzie „Nadchodzące odnowienia i wygaśnięcia” oraz we wskaźniku KPI „Terminowość odnowień”. Analiza tej daty pozwala z wyprzedzeniem zarządzać wygasającymi umowami, odpowiednio wcześnie rozpoczynać proces odnowienia i unikać niezamierzonych przerw w świadczeniu usług lub utraty przychodów.

Dlaczego to ważne

Ta data pomaga z wyprzedzeniem zarządzać umowami. Dashboard śledzący nadchodzące wygaśnięcia pozwala uniknąć przeoczenia odnowienia i utraty przychodów.

Skąd pobrać

To standardowe pole daty w obiekcie Agreement, często o nazwie 'Apttus_Config2__EndDate__c'.

Przykłady
2025-12-312026-06-302024-08-15
Opiekun umowy
ContractOwner
Użytkownik lub pracownik odpowiedzialny za zarządzanie umową przez cały okres jej obowiązywania.
Opis

Opiekun umowy to osoba, której powierzono główną odpowiedzialność za daną umowę. Zwykle zajmuje się jej przygotowaniem i negocjacjami oraz dba o to, by umowa przechodziła kolejne etapy akceptacji.

Analiza wyników procesu według opiekuna umowy może ujawnić różnice w efektywności, przestrzeganiu standardowego przebiegu i rozłożeniu obciążenia pracą. Pomaga to wskazać dobre praktyki, potrzeby szkoleniowe i możliwe nierównomierne przydzielenie zasobów. To ważny wymiar analizy wydajności i produktywności.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę wyników według użytkownika, co pomaga wskazać osoby osiągające najlepsze wyniki, potrzeby szkoleniowe i problemy z rozłożeniem obciążenia pracą.

Skąd pobrać

Prawdopodobnie jest to pole odwołujące się do użytkownika w głównym obiekcie Agreement w Conga CLM, często o nazwie 'OwnerId' lub 'Contract_Owner__c'.

Przykłady
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
Rodzaj umowy
ContractType
Klasyfikacja umowy, na przykład NDA, MSA lub SOW.
Opis

Rodzaj umowy to atrybut kategoryczny, który grupuje umowy według ich celu lub charakteru prawnego. Typowe przykłady to umowa o zachowaniu poufności (NDA), umowa ramowa o świadczenie usług (MSA) i zakres prac (SOW).

Ten wymiar jest podstawą analizy porównawczej. Pozwala filtrować mapę procesu i sprawdzać, czy różne rodzaje umów przebiegają innymi ścieżkami lub mają różny czas realizacji. Dzięki temu można odróżnić uzasadnione różnice w przebiegu, wynikające z rodzaju umowy, od rzeczywistych odstępstw.

Dlaczego to ważne

Pozwala podzielić proces na segmenty i porównać przebieg, czas realizacji oraz wąskie gardła dla różnych kategorii umów, na przykład NDA i MSA.

Skąd pobrać

Zwykle jest to pole wyboru lub odwołania w obiekcie Agreement, często o nazwie 'Apttus_Config2__Contract_Type__c' lub podobnej.

Przykłady
Umowa o zachowaniu poufności (NDA)Umowa ramowa o świadczenie usług (MSA)Zakres prac (SOW)
Status umowy
ContractStatus
Bieżący etap cyklu życia umowy, na przykład „Projekt”, „W trakcie akceptacji” lub „Podpisana”.
Opis

Status umowy wskazuje jej bieżący stan w cyklu życia. Pokazuje, na jakim etapie znajduje się umowa w danym momencie, i różni się od nazwy czynności rejestrowanej jako zdarzenie.

Dziennik zdarzeń pokazuje kolejność wykonanych czynności, a status informuje o aktualnym stanie umowy. Można go użyć do filtrowania spraw, na przykład analizować tylko aktywne umowy albo sprawdzić, dlaczego wiele z nich utknęło na etapie „W trakcie akceptacji”. Status uzupełnia dane o czynnościach o informacje na temat bieżącego stanu.

Dlaczego to ważne

Pokazuje bieżący etap umowy, co ułatwia filtrowanie i analizę aktywnych spraw oraz sprawdzanie, jak rozkładają się poszczególne stany procesu.

Skąd pobrać

To standardowe pole wyboru w obiekcie Agreement, często o nazwie 'Apttus_Config2__Status__c' lub 'Apttus_Config2__Status_Category__c'.

Przykłady
ProjektW trakcie wewnętrznej weryfikacjiPodpisanaWygasła
Wartość umowy
ContractValue
Łączna wartość pieniężna umowy.
Opis

Wartość umowy określa jej wartość finansową. W zależności od kontekstu biznesowego może to być łączna kwota umowy, roczny przychód cykliczny lub inny istotny wskaźnik finansowy.

Analiza tego atrybutu ma znaczenie przy optymalizacji procesu z uwzględnieniem wartości umów. Pozwala ustalać priorytety dla umów o wysokiej wartości i sprawdzać, czy są one realizowane szybciej, czy częściej zatrzymują się na określonych etapach. Atrybut ten jest podstawą dashboardu „Analiza przepustowości według wartości umowy”.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę według wartości umowy, pomaga ustalać priorytety usprawnień dla umów o wysokiej wartości i oceniać ich wpływ na działalność firmy.

Skąd pobrać

Zwykle jest to pole walutowe w obiekcie Agreement w Conga CLM, na przykład 'Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c'.

Przykłady
500002500001200000
Czas akceptacji umowy
ApprovalCycleTime
Łączny czas, jaki umowa spędza na etapie akceptacji.
Opis

Czas akceptacji umowy to obliczany wskaźnik, który mierzy okres od rozpoczęcia procesu akceptacji, na przykład od czynności „Rozpoczęto weryfikację wewnętrzną”, do uzyskania końcowej akceptacji wewnętrznej. Uwzględnia czas wszystkich etapów akceptacji.

Atrybut ten jest podstawą dashboardu „Czas akceptacji umowy” oraz wskaźnika KPI „Średni czas akceptacji umowy”. Pokazuje ogólną efektywność całego workflow akceptacji, ułatwiając porównanie wyników z założonymi celami i wykrywanie opóźnień systemowych.

Dlaczego to ważne

Ten wskaźnik KPI mierzy efektywność workflow akceptacji i pomaga wykrywać oraz usuwać opóźnienia na istotnym etapie cyklu życia umowy.

Skąd pobrać

To obliczany wskaźnik. Dla każdej umowy wyznacza się go jako różnicę czasu między pierwszą a ostatnią czynnością akceptacji.

Przykłady
259200604800432000
Czy ponowne wykonanie
IsRework
Obliczana flaga wskazująca, czy czynność jest częścią pętli poprawek.
Opis

Flaga „Czy ponowne wykonanie” przyjmuje wartość 'true', gdy czynność oznacza cofnięcie się w procesie, na przykład powrót do etapu „Przygotowano projekt umowy” po weryfikacji prawnej. Nie jest to pole w systemie źródłowym. Oblicza się je podczas przekształcania danych na potrzeby process mining.

Flaga ta pozwala mierzyć nieefektywność procesu. Bezpośrednio wspiera wskaźnik KPI „Odsetek umów wymagających poprawek” i pomaga pokazać pętle procesu na mapie. Wiele inicjatyw usprawniających procesy koncentruje się na ustaleniu, jak często dochodzi do poprawek i co je powoduje.

Dlaczego to ważne

Ta obliczana flaga ułatwia pomiar i analizę nieefektywności procesu, wskazując czynności należące do zbędnych pętli poprawek.

Skąd pobrać

Tego atrybutu nie ma w systemie źródłowym. Oblicza go narzędzie process mining lub warstwa ETL na podstawie kolejności czynności.

Przykłady
truefalse
Data odnowienia
RenewalDate
Planowana data rozpoczęcia procesu odnowienia umowy.
Opis

Data odnowienia to data obliczana lub wprowadzana ręcznie, która wskazuje, kiedy należy rozpocząć proces odnowienia umowy. Zwykle przypada na określony czas, na przykład 90 dni, przed datą wygaśnięcia.

Atrybut ten pomaga zespołom skutecznie zarządzać planowanymi odnowieniami. Można go używać do uruchamiania alertów i zadań związanych z odnowieniem umowy, aby proces rozpoczynał się z odpowiednim wyprzedzeniem. Jest jednym z elementów wskaźnika KPI „Terminowość odnowień”.

Dlaczego to ważne

Wyznacza moment rozpoczęcia działań związanych z odnowieniem, pomagając odnowić umowy na czas i z wyprzedzeniem zarządzać ich cyklem życia.

Skąd pobrać

Może to być niestandardowe pole formuły oparte na dacie wygaśnięcia albo osobne pole daty w obiekcie Agreement w Conga CLM.

Przykłady
2025-10-022026-04-012024-05-17
Dział opiekuna umowy
OwnerDepartment
Dział, w którym pracuje opiekun umowy, na przykład „Sprzedaż”, „Dział prawny” lub „Zakupy”.
Opis

Atrybut „Dział opiekuna” określa funkcję biznesową, do której należy opiekun umowy. Informacja ta jest zwykle pobierana z profilu użytkownika w systemie.

Pozwala porównywać wyniki procesu między działami. Można sprawdzić, czy dział prawny stanowi wąskie gardło, czy zespół sprzedaży postępuje inaczej albo czy w niektórych działach czas realizacji jest znacznie dłuższy. Takie informacje przydają się przy usprawnianiu procesów obejmujących wiele działów.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę procesu według funkcji biznesowej i pokazuje różnice w wynikach oraz wąskie gardła między działami, takimi jak sprzedaż i dział prawny.

Skąd pobrać

Dane te są zwykle pobierane z obiektu User w Salesforce, powiązanego z polem opiekuna umowy w obiekcie Agreement.

Przykłady
SprzedażDział prawnyZakupyFinanse
Jednostka biznesowa
BusinessUnit
Jednostka biznesowa w organizacji, do której przypisana jest umowa.
Opis

Atrybut „Jednostka biznesowa” przypisuje umowę do określonego działu lub segmentu firmy, na przykład „Oprogramowanie dla przedsiębiorstw” albo „Sprzęt dla konsumentów”. Pozwala to dokładniej analizować proces zarządzania umowami w różnych częściach organizacji.

Analiza według jednostki biznesowej może pokazać, czy poszczególne działy mają własne warianty procesu, osiągają inne wyniki lub obsługują inne rodzaje umów. Jest to przydatne dla dużych organizacji, które chcą ujednolicić procesy, a jednocześnie uwzględnić uzasadnione potrzeby poszczególnych jednostek.

Dlaczego to ważne

Pozwala analizować wyniki procesu według działów organizacji i wskazywać różnice w efektywności lub sposobie pracy w poszczególnych częściach firmy.

Skąd pobrać

Może to być niestandardowe pole w obiekcie Agreement albo informacja pobierana z profilu użytkownika będącego opiekunem umowy.

Przykłady
Sprzedaż w Ameryce PółnocnejUsługi w regionie EMEADział produktów w regionie APAC
Nazwa drugiej strony umowy
CounterpartyName
Nazwa zewnętrznej strony umowy, firmy lub osoby uczestniczącej w zawarciu umowy.
Opis

Nazwa drugiej strony umowy wskazuje drugiego sygnatariusza. Zwykle jest to klient, dostawca lub organizacja partnerska.

Analiza wskaźników procesu według drugiej strony umowy może ujawnić istotne zależności. Może na przykład pokazać, że negocjacje z niektórymi kontrahentami regularnie trwają dłużej lub wymagają większej liczby poprawek. Takie informacje pomagają dostosować strategię negocjacyjną i lepiej zarządzać relacjami z ważnymi partnerami biznesowymi.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę różnic w przebiegu procesu zależnie od drugiej strony umowy. Pomaga wskazać klientów lub dostawców, z którymi negocjacje trwają dłużej albo częściej wymagają poprawek.

Skąd pobrać

Często jest to odwołanie do obiektu Account w Salesforce, powiązanego z obiektem Agreement w Conga CLM.

Przykłady
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
Region
Region
Region geograficzny powiązany z umową, na przykład „Ameryka Północna” lub „EMEA”.
Opis

Atrybut „Region” wskazuje obszar geograficzny związany z umową. Może zależeć od lokalizacji drugiej strony umowy, regionu sprzedaży lub obowiązującego prawa.

Pozwala analizować proces umowny w kontekście geograficznym. Można sprawdzić na przykład, czy akceptacja umów w regionie EMEA trwa dłużej ze względu na różnice w przepisach albo czy umowy w regionie APAC częściej wymagają nanoszenia zmian. Daje to przydatny kontekst dla działalności prowadzonej na wielu rynkach.

Dlaczego to ważne

Podział według regionu pomaga wykrywać geograficzne różnice w czasie realizacji, wymaganiach dotyczących zgodności i przebiegu procesu. Ma to znaczenie dla firm działających na wielu rynkach.

Skąd pobrać

Często jest to niestandardowe pole w obiekcie Agreement albo informacja pobierana z powiązanego obiektu Account lub User.

Przykłady
Ameryka PółnocnaEMEAAPACAmeryka Łacińska
Status zgodności
ComplianceStatus
Informuje, czy umowa przeszła wymagane kontrole zgodności.
Opis

Status zgodności pokazuje, czy umowa spełnia wymagania wewnętrznych zasad lub zewnętrznych przepisów. Może przyjmować wartości takie jak „Nie rozpoczęto”, „W trakcie weryfikacji”, „Zatwierdzono” lub „Odrzucono”.

Atrybut ten jest wykorzystywany w dashboardzie „Monitorowanie zgodności i zobowiązań” oraz powiązanym wskaźniku KPI. Pokazuje, czy umowy spełniają wymagania, i pomaga ograniczać ryzyko prawne oraz finansowe, ponieważ pozwala sprawdzić, czy przed podpisaniem lub uruchomieniem umowy przeprowadzono wymagane kontrole i uzyskano ich pozytywny wynik.

Dlaczego to ważne

Bezpośrednio mierzy przestrzeganie zasad zgodności, pomagając wykrywać i ograniczać ryzyko prawne oraz finansowe w portfelu umów.

Skąd pobrać

Prawdopodobnie jest to niestandardowe pole wyboru w obiekcie Agreement, aktualizowane po wykonaniu określonych czynności lub akceptacji związanych ze zgodnością.

Przykłady
ZatwierdzonoWymaga weryfikacjiNie dotyczyOdrzucono
Wymagane Zalecane Opcjonalne

Działania w procesie zarządzania umowami

Poniżej przedstawiono najważniejsze kroki i kamienie milowe, które warto zapisać w dzienniku zdarzeń, aby prawidłowo odkryć przebieg procesu i wskazać wąskie gardła.
7 Zalecane 8 Opcjonalne
Działanie Opis
Aktywacja umowy
Oznacza, że umowa wchodzi w życie i zaczyna obowiązywać w organizacji, uruchamiając zobowiązania i uprawnienia. Zwykle można to wywnioskować ze zmiany statusu z „Executed” na „Active”.
Dlaczego to ważne

To działanie rozpoczyna cykl życia umowy po jej podpisaniu. Uruchamia zarządzanie zobowiązaniami i monitorowanie realizacji.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z historii pola statusu obiektu Contract. Jest nim znacznik czasu zmiany statusu na „Active” lub równoważną wartość.

Rejestrowanie

Znajdź znacznik czasu zmiany statusu z „Executed” na „Active”.

Typ zdarzenia inferred
Podpisanie umowy
To przełomowe działanie oznacza, że wszystkie strony podpisały umowę, która staje się prawnie wiążąca. Zintegrowane z Conga CLM rozwiązania do podpisu elektronicznego, takie jak Conga Sign, rejestrują jawne zdarzenie ze znacznikiem czasu.
Dlaczego to ważne

To działanie oznacza pomyślne zakończenie procesu poprzedzającego podpisanie umowy. Jest ważnym kamieniem milowym dla wskaźników, takich jak „Odsetek zawartych umów”. Często stanowi główne zdarzenie kończące prawidłowy przebieg procesu.

Skąd pobrać

Zdarzenie można odczytać ze ścieżki audytu lub statusu zintegrowanego narzędzia do podpisu elektronicznego. Końcowy status „Completed” lub „Signed” jest zapisywany z dokładnym znacznikiem czasu.

Rejestrowanie

Zarejestruj zdarzenie zakończenia z API zintegrowanej usługi podpisu elektronicznego lub z obiektu statusu.

Typ zdarzenia explicit
Rozpoczęcie wniosku o umowę
To działanie formalnie rozpoczyna cykl życia umowy i oznacza utworzenie nowego rekordu umowy w systemie. Zwykle jest rejestrowane jako jawne zdarzenie w chwili, gdy użytkownik tworzy nowy obiekt Contract w Conga CLM.
Dlaczego to ważne

Jako punkt początkowy każdej umowy działanie to jest niezbędne do pomiaru czasu realizacji całego procesu. Umożliwia analizę liczby i rodzajów rozpoczynanych umów.

Skąd pobrać

Zdarzenie można odczytać z daty i znacznika czasu utworzenia rekordu Contract na platformie Salesforce, na której działa Conga CLM. Zwykle rejestrowany jest również użytkownik, który utworzył rekord.

Rejestrowanie

Rejestruj zdarzenie utworzenia głównego obiektu Contract.

Typ zdarzenia explicit
Rozwiązanie umowy
To działanie oznacza przedterminowe zakończenie umowy na skutek określonego działania. Jest rejestrowane jako zmiana statusu umowy na „Terminated”.
Dlaczego to ważne

Rozwiązanie umowy jest ważnym stanem końcowym, który pomaga zrozumieć odsetek nieudanych umów i przyczyny ich anulowania. Stanowi jednoznaczne, choć często niekorzystne, zakończenie procesu.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z historii pola statusu obiektu Contract. Jest nim znacznik czasu zmiany statusu na „Terminated” lub „Cancelled”.

Rejestrowanie

Zapisz znacznik czasu zmiany statusu na „Terminated”.

Typ zdarzenia inferred
Uzyskanie wewnętrznych zatwierdzeń
Ten kamień milowy oznacza, że umowa uzyskała wszystkie wymagane zatwierdzenia wewnętrzne i jest gotowa do podpisania. Zwykle jest to ostatni etap wieloetapowego procesu zatwierdzania Salesforce.
Dlaczego to ważne

To ważny kamień milowy, który zamyka cykl wewnętrznej weryfikacji i zatwierdzania. Wyznacza koniec okresu mierzonego przez KPI „Średni czas zatwierdzania umowy”.

Skąd pobrać

Zdarzenie można odczytać z powiązanej listy Salesforce Approval History obiektu Contract. Jest nim znacznik czasu końcowego statusu „Approved” w procesie.

Rejestrowanie

Zapisz znacznik czasu ostatniego etapu zatwierdzania w powiązanym procesie zatwierdzania.

Typ zdarzenia explicit
Wygaśnięcie umowy
Oznacza naturalny koniec cyklu życia umowy, gdy upływa jej termin, a umowa nie zostaje odnowiona ani rozwiązana. Zdarzenie nie jest rejestrowane bezpośrednio, lecz wyznaczane na podstawie danych umowy.
Dlaczego to ważne

To działanie określa planowany koniec cyklu życia umowy. Analiza wygasłych umów pomaga ocenić możliwości odnowienia i zarządzać całym portfelem umów.

Skąd pobrać

Jest to zdarzenie obliczane. Występuje, gdy data systemowa przekracza wartość pola „Contract End Date” lub „Expiration Date” obiektu Contract, a status umowy nadal ma wartość „Active”.

Rejestrowanie

Wyznacz zdarzenie, porównując pole „Contract End Date” z bieżącą datą.

Typ zdarzenia calculated
Zakończenie weryfikacji prawnej
To działanie oznacza zakończenie weryfikacji umowy przez dział prawny. Można je zarejestrować jako jawny etap zatwierdzania w workflow lub wywnioskować ze zmiany statusu, na przykład na „Legal Review Complete”.
Dlaczego to ważne

Wyodrębnienie etapu weryfikacji prawnej jest ważne, ponieważ często stanowi on wąskie gardło. Umożliwia pomiar KPI „Średni czas weryfikacji prawnej” i pomaga lepiej przydzielać zasoby działu prawnego.

Skąd pobrać

Jeśli używana jest funkcja Salesforce Approvals, zdarzenie można odczytać z powiązanej listy historii zatwierdzeń. Można je też wywnioskować ze zmiany statusu obiektu Contract.

Rejestrowanie

Zapisz znacznik czasu zmiany statusu na „Legal Review Complete” lub zakończenia ostatniego etapu zatwierdzania przez dział prawny.

Typ zdarzenia inferred
Odnowienie umowy
Oznacza pomyślne odnowienie umowy i przedłużenie jej cyklu życia. Zdarzenie można zarejestrować jako zmianę statusu pierwotnej umowy lub utworzenie nowego rekordu umowy oznaczonego jako odnowienie.
Dlaczego to ważne

Monitorowanie odnowień ma zasadnicze znaczenie dla utrzymania przychodów i ciągłości działania. Umożliwia pomiar KPI „Odsetek umów odnowionych w terminie” i oznacza pozytywny wynik cyklu życia umowy.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany statusu na „Renewed”. Jeśli utworzono nowy rekord umowy, można je rozpoznać po tym, że pole „Renewal For” wskazuje poprzednią umowę.

Rejestrowanie

Znajdź zmianę statusu na „Renewed” lub utworzenie nowego, powiązanego rekordu umowy.

Typ zdarzenia inferred
Przeprowadzenie kontroli zgodności
To działanie po aktywacji umowy polega na sprawdzeniu jej zgodności z wymaganiami lub przepisami. Można je zarejestrować, gdy powiązane zadanie lub pozycja listy kontrolnej zostanie oznaczona jako ukończona.
Dlaczego to ważne

To działanie jest ważne dla monitorowania nadzoru i zarządzania ryzykiem. Umożliwia obliczenie KPI „Odsetek przeprowadzonych kontroli zgodności” przez śledzenie, czy i kiedy kontrole się odbywają.

Skąd pobrać

Zdarzenie można najczęściej wywnioskować z ukończenia powiązanego zadania Task lub niestandardowego obiektu „Compliance Review” połączonego z umową. Datę ukończenia tego rekordu można wykorzystać jako znacznik czasu zdarzenia.

Rejestrowanie

Zapisz datę ukończenia cyklicznego zadania lub powiązanego rekordu dotyczącego zgodności.

Typ zdarzenia inferred
Przygotowanie projektu umowy
Oznacza zakończenie przygotowywania pierwszej wersji dokumentu umowy. Często można je wywnioskować ze zmiany statusu rekordu umowy, na przykład z „Requested” na „Drafting” lub „In Review”.
Dlaczego to ważne

Monitorowanie tego działania pozwala zmierzyć czas przygotowania pierwszego projektu. Opóźnienia mogą wskazywać na problemy z szablonami, gromadzeniem danych lub przydziałem zasobów.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z historii pola statusu obiektu Contract. Należy znaleźć znacznik czasu zmiany statusu na wartość oznaczającą etap po przygotowaniu projektu, na przykład „Internal Review”.

Rejestrowanie

Wykryj zmianę statusu z „Draft” na kolejny logiczny etap workflow.

Typ zdarzenia inferred
Rozpoczęcie weryfikacji wewnętrznej
Oznacza moment przekazania projektu umowy do weryfikacji przez wewnętrzne osoby, na przykład dział finansowy lub kierowników jednostek biznesowych. Zwykle można je wywnioskować ze zmiany statusu na „In Internal Review” lub podobną wartość.
Dlaczego to ważne

To działanie rozpoczyna pomiar czasu wewnętrznej weryfikacji. Pozwala ustalić, jak długo umowy czekają na weryfikację i ile czasu zajmuje sama weryfikacja.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z historii pola statusu obiektu Contract. Znacznik czasu odpowiada zmianie statusu oznaczającej rozpoczęcie wewnętrznej weryfikacji.

Rejestrowanie

Zapisz znacznik czasu zmiany statusu umowy na „Internal Review” lub równoważną wartość.

Typ zdarzenia inferred
Uzyskanie zgody kontrahenta
Oznacza, że strona zewnętrzna zaakceptowała warunki i jest gotowa do podpisania umowy. Zwykle status jest aktualizowany ręcznie, ale można go też odczytać z portalu, jeśli jest używany.
Dlaczego to ważne

To zdarzenie oznacza koniec aktywnego etapu negocjacji. Jest ważne przy pomiarze KPI „Średni czas negocjacji” i prognozowaniu terminu zawarcia umowy.

Skąd pobrać

Zdarzenie można najczęściej wywnioskować ze zmiany statusu obiektu Contract, na przykład na „Awaiting Signature”. Status aktualizuje ręcznie właściciel umowy.

Rejestrowanie

Zapisz znacznik czasu zmiany statusu na „Approved by Counterparty” lub „Pending Signature”.

Typ zdarzenia inferred
Wysłanie umowy kontrahentowi
Oznacza wysłanie dokumentu umowy stronie zewnętrznej do weryfikacji i negocjacji. Conga CLM często udostępnia rejestrowane działanie „Send for Negotiation”.
Dlaczego to ważne

To działanie oznacza przejście od procesów wewnętrznych do negocjacji zewnętrznych. Rozpoczyna pomiar czasu negocjacji.

Skąd pobrać

Zwykle zdarzenie jest rejestrowane jako rekord Activity lub Task powiązany z umową, często tworzony automatycznie przez działanie systemu.

Rejestrowanie

Znajdź zdarzenie „Send for Negotiation” lub „Send to Counterparty” w dzienniku zdarzeń.

Typ zdarzenia explicit
Zgłoszenie wniosku o zmianę umowy
Oznacza rozpoczęcie formalnego procesu zmiany obowiązującej umowy. Zwykle zdarzenie to jest rejestrowane przez utworzenie nowego rekordu „Amendment” powiązanego z pierwotną umową.
Dlaczego to ważne

Zmiany umów stanowią istotne odstępstwa od standardowego przebiegu procesu. Analiza ich liczby i czasu realizacji może ujawnić problemy z pierwotnym zakresem umowy lub zmieniające się potrzeby biznesowe.

Skąd pobrać

Zdarzenie można odczytać z daty utworzenia nowego rekordu obiektu „Amendment” lub podobnego obiektu, powiązanego z głównym obiektem Contract.

Rejestrowanie

Rejestruj zdarzenie utworzenia rekordu „Amendment” powiązanego z umową.

Typ zdarzenia explicit
Zmiana lub aktualizacja umowy
To działanie występuje za każdym razem, gdy podczas negocjacji nowa wersja dokumentu umowy zostaje zaewidencjonowana lub przesłana. Funkcje kontroli wersji w Conga CLM tworzą rekord dla każdej wersji dokumentu.
Dlaczego to ważne

Monitorowanie liczby zmian w dokumentach pozwala ocenić intensywność negocjacji i obliczyć KPI „Liczba iteracji zmian”. Może też wskazać nadmiernie złożone umowy lub trudne negocjacje.

Skąd pobrać

Zdarzenie można odczytać z historii wersji dokumentu umowy przechowywanego w Conga CLM. Każda nowa wersja utworzona po wysłaniu dokumentu kontrahentowi stanowi osobne zdarzenie.

Rejestrowanie

Rejestruj zdarzenie dla każdej nowej wersji dokumentu, w której zmienił się numer wersji głównej.

Typ zdarzenia explicit
Zalecane Opcjonalne

Instrukcje ekstrakcji

Jak pobrać dane z Conga CLM

Gotowi do rozpoczęcia?

Już dziś zacznijcie przygotowywać dane, aby w pełni wykorzystać możliwości procesu zarządzania umowami. Nasza platforma pomoże znaleźć sposoby na usprawnienie pracy.

Większa efektywność: usprawnijcie zarządzanie umowami już dziś

Zacznijcie usprawniać workflow, aby skrócić cykl obsługi umów o 30%.

Rozpocznijcie okres próbny

Karta kredytowa nie jest wymagana, konfiguracja zajmuje kilka minut