Szablon danych dla procesu od zatrudnienia do odejścia pracownika

Identyfikator pracownika to unikalny klucz, który towarzyszy danej osobie od rozpoczęcia procesu rekrutacji aż do zakończenia zatrudnienia. Łączy wszystkie powiązane zdarzenia z cyklu zatrudnienia, takie jak wdrożenie, oceny wyników pracy, awanse i odejście z firmy, w jedną spójną ścieżkę.

W process mining ten atrybut ma podstawowe znaczenie dla łączenia danych w ramach case. Dzięki niemu silnik analityczny może odtworzyć przebieg procesu dla każdego pracownika. Używając identyfikatora pracownika jako Case ID, analitycy mogą mierzyć czas trwania procesu, wykrywać wąskie gardła na ścieżkach poszczególnych pracowników i porównywać przebieg cyklu zatrudnienia między osobami lub grupami.

To podstawowy Case ID, który łączy wszystkie zdarzenia z cyklu zatrudnienia pracownika i pozwala analizować całą ścieżkę od zatrudnienia do odejścia z firmy.

Zazwyczaj znajduje się w głównych tabelach lub rekordach z danymi pracowników w systemie informacji kadrowej (HRIS).

Nazwa działania określa konkretny krok w procesie od rekrutacji do zakończenia zatrudnienia. Działania te składają się na mapę procesu i obejmują zarówno utworzenie zapotrzebowania na pracownika, jak i końcowe potwierdzenie zakończenia zatrudnienia.

W analizie ten atrybut służy do wizualizacji przebiegu procesu, ustalania kolejności zdarzeń oraz mierzenia częstotliwości i czasu trwania poszczególnych kroków. Pozwala sprawdzić, jakie działania są wykonywane, wykryć odstępstwa od standardowego przebiegu i wskazać etapy powodujące opóźnienia lub wymagające usprawnień, na przykład długą weryfikację przeszłości kandydata albo opóźnione zadanie wdrożeniowe.

Ten atrybut określa kroki widoczne na mapie procesu, która stanowi podstawę analizy i wizualizacji w process mining.

Dane pochodzą z dzienników zdarzeń, zapisów zmian statusu lub danych o konkretnych transakcjach w systemie HR.

Znacznik czasu zdarzenia wskazuje, kiedy miało miejsce dane działanie. Pozwala uporządkować zdarzenia chronologicznie i dokładnie odtworzyć ścieżkę pracownika. Jest podstawowym punktem odniesienia w analizie wyników.

Atrybut ten służy do obliczania czasu między działaniami, mierzenia całkowitego czasu trwania procesów, takich jak rekrutacja czy odejście pracownika, oraz wykrywania wąskich gardeł związanych z czasem. Umożliwia analizę trendów i stanowi podstawę KPI uwzględniających czas, takich jak „Średni czas rekrutacji” czy „Czas wdrożenia pracownika”.

Ten znacznik czasu pozwala prawidłowo ustalić kolejność zdarzeń i obliczyć wszystkie wskaźniki oparte na czasie, takie jak czas trwania procesu i poszczególnych działań.

Zazwyczaj znajduje się przy rekordzie działania lub transakcji w dziennikach systemowych albo tabelach danych. Może być opisany jako data utworzenia lub znacznik czasu systemowego.

Ten atrybut określa, kiedy dane zostały ostatnio zaktualizowane lub pobrane do zbioru danych używanego w process mining. Nie wskazuje, kiedy miało miejsce zdarzenie biznesowe, lecz informuje o aktualności samych danych.

Służy przede wszystkim do zarządzania danymi i ich weryfikacji. Analitycy mogą sprawdzić, czy pracują na aktualnych informacjach, oraz ocenić opóźnienie między zdarzeniem w systemie źródłowym a jego pojawieniem się w analizie. Atrybut ten pomaga zarządzać cyklami odświeżania danych i dbać o wiarygodność uzyskanych wyników.

Informuje o aktualności analizowanych danych i wspiera zarządzanie nimi, co pomaga budować zaufanie do wyników analizy.

Ten znacznik czasu jest zwykle generowany i dodawany podczas ekstrakcji, transformacji i ładowania danych (ETL).

Atrybut „System źródłowy” wskazuje, skąd pochodzą dane o każdym zdarzeniu. W rozbudowanym środowisku HR poszczególne etapy procesu od rekrutacji do zakończenia zatrudnienia mogą być obsługiwane w różnych systemach, na przykład w systemie śledzenia kandydatów (ATS), głównym systemie HRIS i systemie płacowym.

Analiza danych według systemu źródłowego pomaga zrozumieć problemy z integracją danych i rozproszenie procesu między systemami. Pozwala ustalić, czy opóźnienia lub problemy dotyczą konkretnego systemu, co może pomóc w zaplanowaniu usprawnień technicznych lub przeprojektowaniu procesu. Atrybut ten jest również przydatny do weryfikacji danych i sprawdzenia, czy zebrano pełny obraz procesu od początku do końca.

Wskazuje źródło danych o procesie. Pomaga diagnozować problemy z jakością danych i analizować przekazywanie pracy między systemami HR.

Informacja ta jest zwykle dodawana podczas ekstrakcji i transformacji danych (ETL) lub występuje jako standardowe pole w dziennikach integracji systemów.

Atrybut „Czas zakończenia” wskazuje moment zakończenia działania trwającego przez określony czas. Wiele zdarzeń HR jest jednorazowych, na przykład przedstawienie oferty, ale inne mają wyraźny początek i koniec, jak weryfikacja przeszłości kandydata czy wdrożenie. Zestawienie tego znacznika czasu ze znacznikiem czasu zdarzenia (StartTime) pozwala dokładnie obliczyć czas trwania.

W analizie procesu czas zakończenia jest niezbędny do obliczenia czasu realizacji lub aktywnej pracy przy konkretnych zadaniach. Pozwala odróżnić czas oczekiwania, czyli przerwę między działaniami, od czasu realizacji pojedynczego działania. Analiza tych wartości pomaga wykrywać nieefektywne zadania oraz możliwości automatyzacji lub lepszego przydziału zasobów.

Pozwala dokładnie obliczyć czas trwania działań i odróżnić czas aktywnej pracy od przestojów w procesie.

Dane te można znaleźć w dziennikach zdarzeń lub tabelach transakcji, które zapisują rozpoczęcie i zakończenie zadania. Jeśli nie są dostępne bezpośrednio, czas zakończenia może wymagać ustalenia na podstawie osobnego zdarzenia „Zakończono”.

Atrybut „Dział” określa miejsce pracownika w strukturze organizacyjnej. To ważny wymiar, według którego można dzielić dane i porównywać wyniki procesów w całej firmie.

Umożliwia porównanie przebiegu procesu od rekrutacji do zakończenia zatrudnienia. Analitycy mogą na przykład zestawić czas rekrutacji w dziale inżynierii i sprzedaży, aby wykryć różnice w wyzwaniach rekrutacyjnych. Można też analizować rotację pracowników w poszczególnych działach i wskazywać obszary, w których mogą występować problemy z zarządzaniem lub kulturą pracy. Filtrowanie mapy procesu według działu pozwala wykryć różnice w przebiegu procesu lub wąskie gardła charakterystyczne dla określonych funkcji biznesowych.

Pozwala dzielić dane na segmenty i porównywać wyniki, pokazując, jak procesy HR przebiegają w różnych częściach organizacji.

Dostępny w głównym profilu pracownika lub jego rekordzie podstawowym w systemie HR, często powiązany ze stanowiskiem.

Identyfikator zapotrzebowania na pracownika to unikalny klucz łączący wszystkie działania związane z obsadzeniem konkretnego stanowiska, od utworzenia i zatwierdzenia zapotrzebowania po pozyskanie kandydatów i przedstawienie ofert. Często pełni funkcję identyfikatora case przed utworzeniem identyfikatora pracownika po zatrudnieniu.

Atrybut ten jest szczególnie przydatny do analizy etapu poprzedzającego zatrudnienie. Umożliwia pomiar KPI, takich jak „Czas obsadzenia stanowiska”, i ocenę efektywności rekrutacji na konkretne stanowisko. Analiza na poziomie zapotrzebowania pozwala wykrywać wąskie gardła w zatwierdzaniu, pozyskiwaniu kandydatów i rozmowach kwalifikacyjnych dla różnych stanowisk.

Łączy wszystkie działania poprzedzające zatrudnienie, umożliwiając szczegółową analizę rekrutacji i pomiar takich wskaźników jak „Czas obsadzenia stanowiska”.

Generowany przez system śledzenia kandydatów (ATS) lub moduł rekrutacyjny systemu HRIS podczas tworzenia nowej oferty pracy.

Atrybut „Lokalizacja” określa fizyczne lub przypisane miejsce pracy pracownika. Może wskazywać kraj, konkretny budynek biurowy lub kampus.

Analiza geograficzna ma duże znaczenie w process mining procesów HR, zwłaszcza w organizacjach działających globalnie. Pomaga wykrywać regionalne różnice w przebiegu procesów, na przykład różnice w czasie rekrutacji wynikające z lokalnych przepisów prawa pracy lub sytuacji na rynku. Można też porównywać rotację pracowników w różnych lokalizacjach, co może wskazać problemy z lokalnym zarządzaniem lub warunkami pracy. Dane te pomagają ujednolicać procesy tam, gdzie to możliwe, i uwzględniać lokalne potrzeby.

Umożliwia analizę geograficzną, która pomaga wykrywać regionalne różnice w procesach, oceniać zgodność z lokalnymi przepisami i porównywać wyniki w różnych miejscach pracy.

Zazwyczaj zapisana w systemie HR w danych adresowych pracownika, prywatnych lub służbowych.

Atrybut „Nazwa stanowiska” zawiera szczegółowe informacje o roli pracownika w organizacji. Może to być zarówno stanowisko kierownicze, takie jak dyrektor, jak i konkretna funkcja, na przykład starszy inżynier oprogramowania lub opiekun klienta.

W analizie nazwa stanowiska służy do filtrowania i badania procesów dla określonych ról lub poziomów doświadczenia. Pomaga odpowiedzieć na pytania: „Czy rekrutacja na stanowiska kierownicze trwa dłużej niż na stanowiska juniorskie?” albo „Czy wdrożenie na stanowiska techniczne różni się od wdrożenia na stanowiska nietechniczne?”. Taki poziom szczegółowości ułatwia planowanie usprawnień i zrozumienie, jak cykl zatrudnienia różni się w zależności od roli.

Pozwala szczegółowo analizować różnice w przebiegu procesów w zależności od roli, stażu i funkcji pracownika, co ułatwia planowanie ukierunkowanych usprawnień.

Dostępna w informacjach o stanowisku pracownika lub danych o jego pozycji w głównym rekordzie HR.

Powód zakończenia zatrudnienia wyjaśnia, dlaczego zakończył się okres pracy danej osoby w firmie. Powody są zwykle podzielone na dobrowolne, takie jak wypowiedzenie lub przejście na emeryturę, oraz niedobrowolne, na przykład związane z wynikami pracy lub restrukturyzacją.

Ten atrybut stanowi podstawę analizy rotacji pracowników. Połączenie powodów zakończenia zatrudnienia z innymi danymi pozwala uzyskać przydatne informacje. Można na przykład sprawdzić, czy w konkretnym dziale często dochodzi do dobrowolnych odejść albo czy nowi pracownicy pozyskani z określonego źródła są częściej zwalniani z powodu wyników pracy. Takie informacje pomagają opracować skuteczne działania zwiększające retencję pracowników i poprawić jakość rekrutacji.

Dostarcza kontekstu potrzebnego do analizy rotacji, pomaga odróżnić odejścia dobrowolne od niedobrowolnych i ustalić ich przyczyny.

Zapisywany podczas procesu odejścia lub zakończenia zatrudnienia, zwykle w końcowym rekordzie zatrudnienia pracownika.

Rodzaj zatrudnienia określa charakter umowy lub formę współpracy z daną osobą. To ważna informacja o pracowniku, która często wpływa na przebieg procesów HR.

Analiza procesu według rodzaju zatrudnienia może ujawnić istotne różnice. Na przykład wdrożenie osoby zatrudnionej na kontrakcie może być znacznie krótsze i mniej szczegółowe niż wdrożenie pracownika etatowego. Różnić się mogą również cykle oceny wyników pracy i procedury związane z odejściem. Taki podział pomaga zapewnić zgodność z przepisami i sprawdzić, czy procesy są dostosowane do różnych kategorii pracowników.

Pozwala analizować różnice w przebiegu procesu zależnie od formy zatrudnienia, wspiera zgodność z przepisami i dostosowanie procesów do poszczególnych kategorii pracowników.

Standardowe pole w głównym profilu HR pracownika lub jego rekordzie zatrudnienia.

Atrybut „Użytkownik” wskazuje osobę lub system odpowiedzialny za wykonanie konkretnego kroku procesu. Może to być kierownik zatwierdzający ofertę, administrator HR rozpoczynający wdrożenie lub system automatycznie wysyłający przypomnienie.

Atrybut ten pozwala uwzględnić w analizie osobę lub system wykonujący działanie. Służy do oceny rozkładu obciążenia pracą, wskazywania potrzeb szkoleniowych, na przykład gdy określeni użytkownicy regularnie powodują opóźnienia lub błędy, oraz sprawdzania zgodności procesu. Można dzięki niemu zweryfikować, czy wrażliwe działania, takie jak zmiany wynagrodzeń, wykonują wyłącznie upoważnione osoby. Ma to znaczenie dla audytu i bezpieczeństwa.

Wskazuje, kto wykonał działanie. Pomaga analizować obciążenie pracą, zgodność, poziom automatyzacji i potrzeby szkoleniowe.

Dostępny w dziennikach audytowych systemu lub rekordach transakcji, często pod nazwą „Zmienione przez”, „Utworzone przez” lub „Identyfikator użytkownika”.

Jednostka biznesowa to duży obszar działalności firmy, na przykład produkty konsumenckie, oprogramowanie dla przedsiębiorstw lub usługi globalne. Określa strukturę organizacyjną na wyższym poziomie niż dział.

Analiza procesu od rekrutacji do zakończenia zatrudnienia na poziomie jednostki biznesowej przydaje się do porównań strategicznych. Pomaga kierownictwu ocenić, jak praktyki zarządzania talentami i ich wyniki różnią się między głównymi obszarami firmy. Na przykład w jednej jednostce biznesowej pracownicy mogą znacznie częściej zmieniać stanowiska wewnątrz firmy, co może wskazywać dobre praktyki warte upowszechnienia. Taka perspektywa pomaga dostosować procesy HR do szerszej strategii firmy.

Zapewnia perspektywę organizacyjną na wysokim poziomie, która ułatwia strategiczną analizę i porównanie wyników procesów HR w głównych obszarach firmy.

Dostępna w danych o przypisaniu pracownika do struktury organizacyjnej w głównym systemie HR.

Atrybut „Przełożony” wskazuje bezpośredniego kierownika pracownika. Przełożony często odgrywa ważną rolę w wielu procesach od rekrutacji do zakończenia zatrudnienia: zatwierdza wnioski, przeprowadza oceny wyników pracy i inicjuje zmiany stanowiska.

Analiza procesów według przełożonego może ujawnić różnice w skuteczności zarządzania i przestrzeganiu procedur. Można na przykład wskazać kierowników, którzy szybko przeprowadzają oceny wyników pracy, oraz tych, którzy regularnie się spóźniają. Analiza rotacji w zespołach może z kolei pomóc wykryć problemy związane z przywództwem. Wyniki takiej analizy mogą pomóc zaplanować szkolenia i wsparcie dla konkretnych przełożonych.

Pomaga analizować przebieg procesu i jego wyniki na poziomie zespołu lub przełożonego, wskazując różnice w praktykach zarządzania i przestrzeganiu procedur.

Zapisany w danych o stanowisku pracownika w systemie HR, często jako odwołanie do rekordu innego pracownika.

Status zatrudnienia pokazuje, jaki był związek pracownika z firmą w danym momencie. Jest to atrybut dynamiczny, który zmienia się w trakcie cyklu zatrudnienia.

W process mining sama zmiana statusu może być ważnym działaniem, na przykład „Zmiana statusu na: na urlopie”. Status pomaga również filtrować i analizować dane. Można skupić się na ścieżkach obecnie zatrudnionych osób albo przeanalizować procesy prowadzące do zakończenia zatrudnienia byłych pracowników. Dzięki temu w analizie uwzględnia się właściwą grupę pracowników.

Określa bieżący status pracownika i pozwala filtrować analizę, na przykład do osób aktywnych lub tych, których zatrudnienie zakończono.

Podstawowe pole w głównym rekordzie pracownika lub tabeli informacji o stanowisku w systemie HRIS.

Źródło pozyskania kandydata wskazuje, skąd pochodzi osoba zatrudniona. Może to być źródło wewnętrzne, takie jak polecenie pracownika, lub zewnętrzne, na przykład serwis społecznościowy dla profesjonalistów, targi pracy na uczelni albo agencja rekrutacyjna.

Atrybut ten pomaga ocenić skuteczność różnych strategii pozyskiwania kandydatów. Analiza całego cyklu zatrudnienia według źródła rekrutacji pozwala ustalić, które kanały dostarczają kandydatów o najlepszych wynikach, ocenianych na podstawie takich danych jak oceny wyników pracy, awanse i retencja. Dzięki temu zespół rekrutacyjny może przeznaczać budżet i czas na najskuteczniejsze źródła.

Pozwala ocenić skuteczność kanałów rekrutacyjnych i lepiej planować strategię oraz wydatki na podstawie jakości kandydatów i ich retencji.

Zazwyczaj rejestrowany w systemie śledzenia kandydatów (ATS) na etapie aplikowania lub pozyskiwania kandydatów.