Szablon danych do analizy obsługi zwrotów i refundacji
Szablon danych do analizy obsługi zwrotów i refundacji
- Zalecane atrybuty do zebrania
- Najważniejsze działania do śledzenia w analizie procesu
- Instrukcja wyodrębniania danych z Oracle Fusion SCM krok po kroku
Atrybuty obsługi zwrotów i refundacji
| Nazwa | Opis | ||
|---|---|---|---|
|
Czas zdarzenia
EventTime
|
Znacznik czasu wskazujący, kiedy wystąpiła dana czynność lub zdarzenie. | ||
|
Opis
Czas zdarzenia, czyli czas rozpoczęcia, to dokładna data i godzina zarejestrowania czynności w systemie źródłowym. Określa kolejność wszystkich etapów procesu. Ten znacznik czasu jest niezbędny do analiz opartych na czasie. Służy do prawidłowego uporządkowania zdarzeń, obliczania czasu między czynnościami, mierzenia łącznego czasu obsługi sprawy i oceny wyników względem umów SLA. Bez dokładnych znaczników czasu nie można analizować wydajności procesu, wykrywać opóźnień ani rozumieć jego przebiegu.
Dlaczego to ważne
Ten atrybut określa chronologiczną kolejność zdarzeń. Jest niezbędny do obliczania wskaźników czasu trwania i wykrywania wąskich gardeł procesu.
Skąd pobrać
Informacje te są zwykle dostępne w polu „Creation Date”, „Timestamp” lub „Last Update Date” powiązanym z transakcją albo rekordem statusu w Oracle Fusion SCM.
Przykłady
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z
|
|||
|
Czynność
ActivityName
|
Nazwa konkretnego etapu lub zdarzenia biznesowego w procesie obsługi zwrotu i refundacji. | ||
|
Opis
Ten atrybut opisuje pojedynczy etap lub punkt procesu obsługi zwrotu, na przykład „Utworzono RMA”, „Skontrolowano przedmiot” lub „Zrealizowano refundację”. Każda czynność oznacza odrębny moment procesu zarejestrowany w dziennikach zdarzeń systemu. Analiza kolejności i czasu trwania tych czynności stanowi podstawę process mining. Umożliwia wizualizację map procesów, wykrywanie wąskich gardeł między etapami i obliczanie czasu realizacji poszczególnych czynności. Dane te pomagają zrozumieć przebieg procesu, powtarzające się poprawki i zgodność ze standardowymi procedurami operacyjnymi.
Dlaczego to ważne
Czynności tworzą podstawę mapy procesu i umożliwiają wizualizację oraz analizę jego przebiegu, wariantów i wąskich gardeł.
Skąd pobrać
Dane pochodzą z dzienników zdarzeń, zmian statusu lub konkretnych zapisów transakcji w modułach Oracle Fusion SCM, takich jak Order Management i Inventory Management.
Przykłady
Utworzono RMAOtrzymano przedmiotUtworzono notę kredytowąZrealizowano refundację
|
|||
|
Identyfikator sprawy dotyczącej zwrotu
ReturnCaseId
|
Główny identyfikator łączący wszystkie czynności związane z konkretnym zwrotem lub wnioskiem o refundację klienta. | ||
|
Opis
Identyfikator sprawy dotyczącej zwrotu jest unikalnym identyfikatorem sprawy w całym procesie obsługi zwrotu i refundacji. Łączy wszystkie zdarzenia, od utworzenia Return Material Authorization (RMA) po realizację refundacji i zamknięcie sprawy. W analizie process mining ten atrybut jest niezbędny do odtworzenia całego przebiegu każdej sprawy dotyczącej zwrotu. Pozwala śledzić pełny cykl obsługi, mierzyć łączny czas procesu i porównywać sposób obsługi różnych zwrotów. Wszystkie pozostałe dane o zdarzeniach są grupowane według tego identyfikatora, co daje spójny obraz procesu.
Dlaczego to ważne
To niezbędny klucz, który łączy powiązane zdarzenia w jedną instancję procesu i umożliwia analizę od początku do końca.
Skąd pobrać
Identyfikator jest zwykle generowany w modułach Oracle Order Management lub Service po rozpoczęciu obsługi wniosku o zwrot.
Przykłady
RMA-2023-00123RMA-2023-00456RMA-2023-00789
|
|||
|
Data ostatniej aktualizacji danych
LastDataUpdate
|
Znacznik czasu ostatniego odświeżenia danych lub ich pobrania z systemu źródłowego. | ||
|
Opis
Ten atrybut wskazuje, kiedy zbiór danych został ostatnio zaktualizowany. Określa aktualność całego zbioru, a nie poszczególnych zdarzeń. Znajomość daty ostatniej aktualizacji pomaga ocenić, na ile aktualna jest analiza. Ułatwia prawidłową interpretację dashboardów i KPI, ponieważ wiadomo, czy przedstawiają dane bieżące, czy sprzed kilku godzin lub dni. To ważna metadana w każdym projekcie process mining.
Dlaczego to ważne
Informuje o aktualności danych, dzięki czemu można właściwie ocenić kontekst i terminowość analizy.
Skąd pobrać
Ten znacznik czasu jest generowany i dodawany podczas procesu pobierania, przekształcania i ładowania danych (ETL).
Przykłady
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z
|
|||
|
System źródłowy
SourceSystem
|
System, z którego pobrano dane. | ||
|
Opis
Ten atrybut wskazuje system informatyczny, w którym zarejestrowano dane o zdarzeniu. W tym procesie będzie to zwykle „Oracle Fusion SCM”. W środowiskach z wieloma zintegrowanymi systemami pole to ma znaczenie dla śledzenia pochodzenia danych i rozwiązywania problemów. Pomaga potwierdzić źródło danych i filtrować analizę według systemu, z którego pochodzą zdarzenia. Dzięki temu można zachować jakość i kontekst danych.
Dlaczego to ważne
Podaje ważny kontekst dotyczący pochodzenia danych, niezbędny do ich weryfikacji i analizy w środowiskach z wieloma systemami.
Skąd pobrać
Często jest to stała wartość dodawana podczas procesu pobierania, przekształcania i ładowania danych (ETL), aby oznaczyć źródło zbioru danych.
Przykłady
Oracle Fusion SCMOracle SCM Cloud
|
|||
|
Czas zakończenia
EndTime
|
Znacznik czasu wskazujący, kiedy zakończono daną czynność. | ||
|
Opis
Czas zakończenia oznacza moment ukończenia czynności. StartTime wskazuje, kiedy rozpoczęło się zdarzenie, natomiast czas zakończenia pozwala obliczyć rzeczywisty czas jego realizacji. W przypadku zdarzeń chwilowych StartTime i czas zakończenia mogą być takie same. Różnica między czasem zakończenia a StartTime określa czas realizacji czynności. Pozwala ustalić, które etapy zajmują najwięcej czasu, w odróżnieniu od oczekiwania między nimi. Jest niezbędna do szczegółowej analizy wąskich gardeł i wydajności zasobów.
Dlaczego to ważne
Ten atrybut jest potrzebny do obliczenia rzeczywistego czasu realizacji poszczególnych czynności i odróżnienia czasu aktywnej pracy od czasu oczekiwania.
Skąd pobrać
Może to być osobne pole w dziennikach systemu źródłowego albo wartość wyliczona na podstawie StartTime kolejnej czynności.
Przykłady
2023-10-26T10:05:00Z2023-10-26T15:00:10Z2023-10-27T11:30:00Z
|
|||
|
Docelowa data zwrotu środków według SLA
RefundSlaTargetDate
|
Data, do której zwrot środków powinien zostać zrealizowany zgodnie z umową SLA. | ||
|
Opis
Ten atrybut określa termin realizacji zwrotu środków w danej sprawie. Termin SLA często zależy od zasad firmy, segmentu klienta lub powodu zwrotu. Data ta stanowi punkt odniesienia przy ocenie terminowości i zgodności. Jest wykorzystywana bezpośrednio w dashboardzie „Zgodność z SLA dla zwrotów” i służy do obliczania KPI „Odsetek zwrotów zrealizowanych w terminie SLA”. Porównanie faktycznej daty realizacji zwrotu z terminem pozwala wykrywać naruszenia SLA i ustalać priorytety dla spraw zagrożonych opóźnieniem.
Dlaczego to ważne
Stanowi punkt odniesienia przy ocenie terminowości i służy do obliczania KPI dotyczących zgodności z SLA.
Skąd pobrać
Może to być osobne pole daty w sprawie zwrotu. Jeśli go nie ma, termin można wyliczyć, dodając ustalony okres, na przykład 14 dni, do daty rozpoczęcia zwrotu.
Przykłady
2023-11-10T23:59:59Z2023-11-15T23:59:59Z2023-11-20T23:59:59Z
|
|||
|
Faktyczna kwota zwrotu
ActualRefundAmount
|
Ostateczna kwota faktycznie przetworzona i zwrócona klientowi. | ||
|
Opis
Ten atrybut określa ostateczną, potwierdzoną kwotę wypłaconą klientowi po przeprowadzeniu kontroli i uwzględnieniu korekt oraz opłat. Odzwierciedla rzeczywisty wynik finansowy sprawy zwrotu. To ważna dana finansowa wykorzystywana w dashboardzie „Wnioskowane a faktyczne kwoty zwrotu”. Porównanie jej z wnioskowaną kwotą pozwala obliczyć KPI „Odsetek rozbieżności kwot zwrotu” i ocenić finansowe skutki zasad dotyczących zwrotów, stanu produktów oraz korekt w procesie.
Dlaczego to ważne
Pokazuje rzeczywisty wynik finansowy zwrotu, umożliwiając analizę rozbieżności i raportowanie finansowe.
Skąd pobrać
Dane te prawdopodobnie pochodzą z noty kredytowej lub zapisów transakcji zobowiązań wobec dostawców powiązanych ze sprawą zwrotu w Oracle Fusion Financials.
Przykłady
129.9940.000.00
|
|||
|
Osoba lub system realizujący czynność
ProcessingAgent
|
Użytkownik lub osoba odpowiedzialna za wykonanie danej czynności w procesie obsługi zwrotu. | ||
|
Opis
Ten atrybut wskazuje pracownika lub użytkownika systemu, który wykonał dane zadanie, na przykład zatwierdził RMA lub zrealizował refundację. Jeśli nie są rejestrowane przypisania do poszczególnych osób, może wskazywać zespół lub dział. Analiza wyników według osób realizujących czynności ma duże znaczenie dla zarządzania operacyjnego. Atrybut ten umożliwia korzystanie z dashboardu „Wyniki osób obsługujących zwroty”, który pozwala porównywać obciążenie pracą, czas trwania czynności i liczbę poprawek. Wnioski mogą pomóc określić potrzeby szkoleniowe, wskazać osoby osiągające najlepsze wyniki i lepiej przydzielać zasoby.
Dlaczego to ważne
Umożliwia analizę wyników poszczególnych użytkowników lub zespołów, pomaga wskazać osoby osiągające najlepsze wyniki, potrzeby szkoleniowe i nierównomierne obciążenie pracą.
Skąd pobrać
Informacje te są zwykle dostępne w polach takich jak „USER_ID”, „PROCESSED_BY” lub „AGENT_NAME” w dziennikach transakcji Oracle Fusion SCM.
Przykłady
j.doea.smithm.jones
|
|||
|
Powód zwrotu
ReturnReason
|
Powód zwrotu produktu podany przez klienta. | ||
|
Opis
Ten atrybut zawiera powód zwrotu, zwykle wybrany przez klienta z przygotowanej listy, na przykład „Produkt wadliwy”, „Niewłaściwy rozmiar” lub „Produkt nie jest już potrzebny”. Analiza powodów zwrotów pozwala lepiej zrozumieć jakość produktów, poprawność procesu sprzedaży i zachowania klientów. Dane można wykorzystać do wykrywania produktów o wysokim odsetku wad, ulepszania opisów produktów, aby ograniczyć błędne zamówienia, oraz ustalania przyczyn zwrotów. Wnioski z analizy mogą pomóc ograniczyć łączną liczbę zwrotów.
Dlaczego to ważne
Pokazuje, dlaczego klienci zwracają produkty, i pomaga wskazać zmiany w produktach oraz procesach sprzedaży.
Skąd pobrać
Zwykle jest zapisany jako kod lub tekst w pozycji RMA w Oracle Order Management.
Przykłady
Produkt wadliwyWysłano niewłaściwy produktDostawa dotarła zbyt późnoDostępna niższa cena
|
|||
|
Status zwrotu
ReturnStatus
|
Bieżący lub końcowy status sprawy dotyczącej zwrotu. | ||
|
Opis
Ten atrybut wskazuje ogólny status sprawy dotyczącej zwrotu w danym momencie lub jej końcowy wynik, na przykład „Zamknięto, refundacja”, „Zamknięto, odrzucono” lub „W toku”. Status zwrotu jest ważny przy analizie wyników i monitorowaniu procesu. Umożliwia filtrowanie spraw według wyniku, porównywanie przebiegu obsługi zatwierdzonych i odrzuconych zwrotów oraz zasilanie dashboardu „Bieżący status spraw dotyczących zwrotów”. Rozkład wyników pomaga ocenić skuteczność procesu.
Dlaczego to ważne
Określa wynik sprawy, co jest niezbędne do filtrowania, porównań i oceny skuteczności procesu.
Skąd pobrać
Zwykle jest dostępny jako pole statusu w głównym rekordzie nagłówka zwrotu lub RMA w Oracle Order Management.
Przykłady
Oczekiwanie na przyjęcieZakończono kontrolęZamknięto: zwrot środkówZamknięto: odrzucono
|
|||
|
Wnioskowana kwota zwrotu
RequestedRefundAmount
|
Kwota, o której zwrot klient początkowo wnioskował. | ||
|
Opis
Ten atrybut określa kwotę zwrotu, o którą klient wnioskował na początku procesu. Stanowi punkt odniesienia do porównania z ostateczną kwotą zwrotu. Dane te są niezbędne w dashboardzie „Wnioskowane a faktyczne kwoty zwrotu” oraz przy obliczaniu KPI „Odsetek rozbieżności kwot zwrotu”. Analiza różnicy między wnioskowaną a faktycznie wypłaconą kwotą może ujawnić problemy, takie jak zwrot niewłaściwego produktu, opłaty za ponowne przyjęcie towaru do magazynu lub zmiany wynikające z zasad firmy. Pozwala to lepiej ocenić poprawność rozliczeń i zadowolenie klientów.
Dlaczego to ważne
Stanowi punkt odniesienia w analizie finansowej, pozwala obliczać rozbieżności w kwotach zwrotu i wykrywać potencjalne problemy.
Skąd pobrać
Wartość powinna być zapisana w nagłówku RMA lub wniosku o zwrot w Oracle Fusion SCM, prawdopodobnie w module Order Management.
Przykłady
129.9945.501200.00
|
|||
|
Czy spełniono SLA
IsSlaCompliant
|
Wartość logiczna wskazująca, czy zwrot został zrealizowany w terminie określonym w SLA. | ||
|
Opis
Ten obliczany atrybut przyjmuje wartość prawda lub fałsz i wskazuje, czy w danej sprawie zwrotu dotrzymano terminu SLA. Wartość ustala się przez porównanie faktycznego znacznika czasu realizacji zwrotu z „RefundSlaTargetDate”. Wskaźnik ułatwia pomiar i prezentację zgodności z SLA. Jest wykorzystywany w dashboardzie „Zgodność z SLA dla zwrotów” i upraszcza obliczanie KPI „Odsetek zwrotów zrealizowanych w terminie SLA”. Umożliwia szybkie filtrowanie spraw i analizę przyczyn, dla których niektóre z nich nie spełniają wymagań SLA.
Dlaczego to ważne
Ułatwia monitorowanie i raportowanie SLA, zamieniając porównanie dat na prosty wskaźnik logiczny.
Skąd pobrać
Pole obliczane. Przyjmuje wartość prawda, jeśli znacznik czasu „Refund Processed” przypada nie później niż „RefundSlaTargetDate”, a w przeciwnym razie wartość fałsz.
Przykłady
truefalse
|
|||
|
Czy wystąpiła ponowna praca
IsRework
|
Wartość logiczna wskazująca, czy działanie jest częścią pętli ponownej pracy. | ||
|
Opis
Ten wskaźnik oznacza działania będące powtórzeniem wcześniejszych kroków w tej samej sprawie, co wskazuje na pętlę procesu lub konieczność ponownej pracy. Jeśli na przykład produkt nie przejdzie kontroli i trzeba sprawdzić go ponownie, drugie zdarzenie kontroli zostanie oznaczone jako ponowna praca. Atrybut ten pozwala mierzyć nieefektywność procesu. Jest wykorzystywany w dashboardzie „Odsetek ponownej pracy przy obsłudze zwrotów” oraz do obliczania KPI „Częstotliwość zdarzeń ponownej pracy przy zwrotach”. Ustalenie skali i przyczyn ponownej pracy to jeden z głównych celów process mining, ponieważ wskazuje na zmarnowany wysiłek, opóźnienia i wyższe koszty.
Dlaczego to ważne
Bezpośrednio wskazuje nieefektywne działania i pętle procesu, ułatwiając pomiar oraz analizę przyczyn ponownej pracy.
Skąd pobrać
To atrybut obliczany przez algorytmy oprogramowania process mining, które wykrywają powtarzające się działania w ramach jednej sprawy.
Przykłady
truefalse
|
|||
|
Identyfikator klienta
CustomerId
|
Unikalny identyfikator klienta, który zainicjował zwrot. | ||
|
Opis
Ten atrybut to unikalny identyfikator klienta powiązanego ze sprawą zwrotu. Łączy proces zwrotu z bazą klientów. Analiza zwrotów z perspektywy klienta może ujawnić istotne wzorce. Może na przykład pomóc wykryć klientów, którzy zwracają produkty wyjątkowo często, co może wskazywać na problemy z zadowoleniem lub potencjalne nadużycia. Umożliwia też analizę segmentów klientów i sprawdzenie, czy poszczególne grupy zachowują się inaczej.
Dlaczego to ważne
Umożliwia analizę z perspektywy klienta, pomaga wykrywać częste zwroty, porównywać zachowania segmentów i identyfikować potencjalne nadużycia.
Skąd pobrać
Identyfikator klienta lub podmiotu można znaleźć w nagłówku pierwotnego zamówienia sprzedaży albo wniosku o zwrot w Oracle Order Management.
Przykłady
CUST-100589743ACC-54321
|
|||
|
Identyfikator magazynu
WarehouseId
|
Identyfikator magazynu lub obiektu, do którego przyjęto zwrócony produkt. | ||
|
Opis
Ten atrybut wskazuje konkretną lokalizację, na przykład centrum dystrybucyjne lub magazyn, w której przyjęto i obsłużono produkt zwrócony przez klienta. Analiza procesu według magazynu pomaga wykrywać problemy z wynikami w poszczególnych lokalizacjach. Umożliwia porównanie czasu kontroli, sposobu postępowania z produktami i całkowitego czasu realizacji w różnych obiektach. Może to ujawnić nieefektywne operacje, problemy z obsadą lub potrzeby szkoleniowe w konkretnych lokalizacjach.
Dlaczego to ważne
Umożliwia analizę wyników według lokalizacji i pomaga wykrywać regionalne lub lokalne wąskie gardła oraz nieefektywne działania.
Skąd pobrać
To pole, często nazywane „ORGANIZATION_ID”, jest powiązane z transakcją przyjęcia w Oracle Inventory Management.
Przykłady
WH-US-WESTWH-EU-CENTRALDC-01
|
|||
|
Identyfikator produktu
ProductId
|
Unikalny identyfikator zwracanego produktu. | ||
|
Opis
Ten atrybut to unikalny identyfikator konkretnego produktu objętego zwrotem, na przykład SKU lub numer pozycji. Łączy proces zwrotu z katalogiem produktów. Analiza na poziomie produktu pomaga wykrywać problematyczne pozycje. Filtrowanie lub grupowanie analizy procesu według identyfikatora produktu pozwala wskazać produkty o wysokim odsetku zwrotów, długim czasie kontroli lub określonych rodzajach wad. Informacje te są przydatne w kontroli jakości, zarządzaniu łańcuchem dostaw i rozwoju produktów.
Dlaczego to ważne
Łączy proces zwrotu z konkretnymi produktami, umożliwiając analizę ich jakości i wzorców zwrotów.
Skąd pobrać
Może to być pole „INVENTORY_ITEM_ID” lub podobne w pozycji RMA w module Oracle Order Management albo Inventory.
Przykłady
PROD-5540-ASKU-98765ITEM-001-B
|
|||
|
Kod sposobu postępowania z produktem
DispositionCode
|
Kod określający, co ostatecznie stało się ze zwróconym produktem fizycznym. | ||
|
Opis
Kod sposobu postępowania z produktem określa, co stało się ze zwróconym produktem po kontroli. Produkt mógł na przykład wrócić do magazynu, zostać zezłomowany, przekazany do odnowienia lub odesłany do dostawcy. Informacje te pomagają ocenić finansowe i operacyjne skutki zwrotów. Analiza kodów pozwala oszacować koszty produktów, których nie można ponownie sprzedać, i wskazać możliwości usprawnienia procesu odnawiania. Łączy proces zwrotu z wynikami dotyczącymi zapasów i finansów.
Dlaczego to ważne
Łączy proces zwrotu z dalszym losem produktu w magazynie, dostarczając informacji o odzysku i kosztach.
Skąd pobrać
Informacje te są zapisywane w modułach Oracle Inventory Management lub Warehouse Management po zakończeniu kontroli.
Przykłady
RETURN_TO_STOCKSCRAPREFURBISHRETURN_TO_VENDOR
|
|||
|
Numer RMA
RmaNumber
|
Unikalny identyfikator transakcji Return Merchandise Authorization. | ||
|
Opis
Numer RMA to formalne upoważnienie klienta do zwrotu produktu. Często jest taki sam jak identyfikator sprawy zwrotu, ale w niektórych systemach stanowi osobny, wcześniejszy identyfikator. To podstawowy numer referencyjny używany w firmie, znany zarówno pracownikom, jak i klientom. Ułatwia wyszukiwanie i filtrowanie spraw, a w komunikacji dotyczącej zwrotu często jest głównym numerem identyfikacyjnym.
Dlaczego to ważne
Pełni funkcję podstawowego numeru referencyjnego, przydatnego do śledzenia operacji i komunikacji z klientami.
Skąd pobrać
To główny identyfikator obiektu Return Merchandise Authorization w Oracle Order Management.
Przykłady
789001789002789003
|
|||
|
Rodzaj zwrotu
ReturnType
|
Określa rodzaj zwrotu w zależności od oczekiwanego rozwiązania, na przykład zwrotu pieniędzy, wymiany lub naprawy. | ||
|
Opis
Ten atrybut określa rodzaj obsługiwanego zwrotu. Przebieg procesu i wymagane kroki mogą się znacznie różnić w zależności od tego, czy klient otrzyma zwrot pieniędzy, produkt zastępczy czy naprawiony produkt. Analiza procesu według rodzaju zwrotu pomaga zrozumieć różnice w jego przebiegu. Można przygotować osobne mapy procesów dla zwrotów pieniędzy i wymian, a następnie wskazać wąskie gardła i ocenić wyniki dla każdej ścieżki. Taki podział ułatwia dobór działań usprawniających.
Dlaczego to ważne
Pozwala podzielić analizę według ścieżek procesu, ponieważ wymiana i zwrot pieniędzy często obejmują różne kroki.
Skąd pobrać
Zwykle jest to pole kategorii lub rodzaju w nagłówku albo pozycji RMA w Oracle Order Management.
Przykłady
Zwrot pieniędzyWymianaNaprawa
|
|||
|
Rozbieżność kwoty zwrotu
RefundAmountDiscrepancy
|
Obliczona różnica między wnioskowaną a faktyczną kwotą zwrotu. | ||
|
Opis
Ta miara określa różnicę między kwotą, o którą wnioskował klient, a kwotą, którą otrzymał. Oblicza się ją, odejmując „ActualRefundAmount” od „RequestedRefundAmount”. Wartość ta stanowi podstawę do obliczenia KPI „Odsetek rozbieżności kwot zwrotu”. Wartość różna od zera oznacza, że w trakcie procesu wprowadzono korektę. Analiza przyczyn rozbieżności, takich jak opłaty za ponowne przyjęcie towaru do magazynu lub potrącenia za uszkodzenia, pomaga ocenić skuteczność zasad i komunikacji z klientami.
Dlaczego to ważne
Określa korekty finansowe w procesie zwrotu i pomaga ocenić skutki przyjętych zasad oraz wyników kontroli.
Skąd pobrać
Pole obliczane: „RequestedRefundAmount” - „ActualRefundAmount”.
Przykłady
0.005.50-10.00
|
|||
Działania w procesie obsługi zwrotów i refundacji
| Działanie | Opis | ||
|---|---|---|---|
|
Otrzymano przedmiot
|
Ta czynność oznacza fizyczne przyjęcie zwracanego przedmiotu w magazynie lub centrum obsługi. Jest rejestrowana wprost w Oracle Fusion Inventory Management, gdy towar zostaje zeskanowany i przyjęty w ramach RMA. | ||
|
Dlaczego to ważne
Przyjęcie przedmiotu to ważny etap, który uruchamia kolejne czynności, takie jak kontrola i dalsza obsługa. Pomiar czasu od „Zatwierdzono RMA” do „Otrzymano przedmiot” pomaga ocenić sprawność logistyki i wysyłki.
Skąd pobrać
To jawnie rejestrowana transakcja w Oracle Inventory Management. Zdarzenie odpowiada dacie transakcji przyjęcia RMA.
Rejestrowanie
Należy użyć znacznika czasu transakcji przyjęcia RMA w Inventory.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Skontrolowano przedmiot
|
Ta czynność oznacza zakończenie kontroli przedmiotu i zapisanie oceny jego jakości. Zwykle jest rejestrowana jako jawna transakcja w Oracle Inventory Management lub Quality Management, która aktualizuje status RMA. | ||
|
Dlaczego to ważne
Wynik kontroli bezpośrednio wpływa na kolejne etapy, takie jak zatwierdzenie lub odrzucenie refundacji. Czas trwania samej kontroli jest ważnym wskaźnikiem wydajności magazynu.
Skąd pobrać
Zdarzenie można odczytać ze znacznika czasu transakcji zarejestrowanego po zakończeniu przez kontrolera zadania kontroli przyjęcia RMA w Oracle Inventory lub Quality Management.
Rejestrowanie
Należy użyć znacznika czasu zakończenia transakcji kontroli.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Utworzono notę kredytową
|
To czynność finansowa polegająca na wystawieniu noty kredytowej w Accounts Receivable, która upoważnia do zwrotu środków klientowi. Jest to jawne zdarzenie uruchamiane przez proces zwrotu w Order Management. | ||
|
Dlaczego to ważne
Utworzenie noty kredytowej to jednoznaczny sygnał, że firma zobowiązała się do zwrotu środków klientowi. Rozpoczyna finansową część procesu rozliczenia.
Skąd pobrać
To jawna transakcja w Oracle Accounts Receivable. Można ją powiązać z pierwotnym RMA za pomocą odwołania do zlecenia sprzedaży w nocie kredytowej.
Rejestrowanie
Należy użyć daty utworzenia transakcji noty kredytowej w AR.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Utworzono RMA
|
To zdarzenie oznacza formalne rozpoczęcie procesu zwrotu, gdy w Oracle Fusion SCM tworzone jest Return Material Authorization (RMA). Zwykle jest rejestrowane wprost, gdy użytkownik lub zautomatyzowany proces tworzy nowe zlecenie sprzedaży RMA. | ||
|
Dlaczego to ważne
To główne zdarzenie rozpoczynające cały proces obsługi zwrotu. Analiza czasu od tej czynności do kolejnych etapów pokazuje łączny czas procesu i pomaga wykryć początkowe opóźnienia.
Skąd pobrać
Zdarzenie można odczytać ze znacznika czasu utworzenia nagłówka zlecenia zwrotu w Oracle Fusion Order Management. Odpowiada ono pierwszemu zapisaniu dokumentu RMA.
Rejestrowanie
Należy śledzić datę utworzenia rekordu nagłówka zlecenia zwrotu.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Zamknięto sprawę dotyczącą zwrotu
|
To ostatnia czynność, która oznacza zakończenie wszystkich działań związanych z RMA, w tym przyjęcia przedmiotu, ustalenia sposobu jego dalszej obsługi i rozliczenia finansowego. Zdarzenie można wywnioskować z końcowego statusu „Closed” zlecenia RMA. | ||
|
Dlaczego to ważne
To zdarzenie jednoznacznie kończy proces. Jest niezbędne do obliczenia łącznego czasu obsługi i sprawdzenia, czy żadna sprawa nie pozostaje otwarta bezterminowo.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować ze znacznika czasu, gdy nagłówek zlecenia RMA i wszystkie jego pozycje uzyskują końcowy status „Closed” w Oracle Order Management.
Rejestrowanie
Należy zapisać ostatni znacznik czasu zmiany statusu nagłówka lub pozycji RMA na „Closed”.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Zatwierdzono RMA
|
Ten ważny etap oznacza, że wniosek o zwrot został zweryfikowany i zatwierdzony zgodnie z zasadami biznesowymi. Zwykle można go wywnioskować ze zmiany statusu RMA, która umożliwia przejście do kolejnych etapów, takich jak wysyłka przez klienta. | ||
|
Dlaczego to ważne
Zatwierdzenie jest ważnym punktem kontrolnym procesu. Opóźnienia na tym etapie bezpośrednio wydłużają cały proces zwrotu i mogą obniżyć zadowolenie klientów. Analiza tej czynności pomaga wykrywać wąskie gardła w zatwierdzaniu.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować ze znacznika czasu zmiany statusu nagłówka lub pozycji zlecenia RMA na „Approved” lub „Awaiting Receiving”.
Rejestrowanie
Należy zapisać znacznik czasu zmiany statusu RMA na zatwierdzony.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Zrealizowano refundację
|
Ta czynność oznacza zakończenie wypłaty refundacji klientowi. Jest rejestrowana wprost po zapisaniu transakcji rozliczenia płatności w Oracle Financials. | ||
|
Dlaczego to ważne
To ważny punkt końcowy przy pomiarze całkowitego czasu realizacji refundacji z perspektywy klienta. Potwierdza, że firma wywiązała się ze zobowiązania finansowego wobec klienta.
Skąd pobrać
Zdarzenie można odczytać z daty księgowania lub rozliczenia transakcji płatności w Oracle Accounts Payable lub Treasury, która rozlicza notę kredytową.
Rejestrowanie
Należy użyć daty rozliczenia płatności regulującej notę kredytową.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Klient wysłał przedmiot
|
To czynność klienta polegająca na odesłaniu przedmiotu do firmy. Zdarzenie często nie jest rejestrowane bezpośrednio w Oracle SCM, ale można je wywnioskować z danych przewoźnika lub ręcznej aktualizacji. | ||
|
Dlaczego to ważne
Ta czynność pokazuje zachowania klientów i czas transportu towaru. Pomaga odróżnić opóźnienia w obsłudze wewnętrznej od opóźnień związanych z wysyłką.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować z danych przewoźnika powiązanych z RMA lub z ręcznej aktualizacji statusu w Oracle SCM. Jeśli nie ma integracji, dane o tym zdarzeniu mogą być niedostępne.
Rejestrowanie
Znacznik czasu zintegrowanego API przewoźnika lub pola wprowadzanego ręcznie.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Odrzucono RMA
|
Oznacza ostateczną decyzję o odrzuceniu wniosku klienta o zwrot. Zwykle można ją wywnioskować ze zmiany statusu RMA na „Rejected” lub „Cancelled” na etapie zatwierdzania. | ||
|
Dlaczego to ważne
To ważna ścieżka wyjątkowa. Analiza częstotliwości i przyczyn odrzuceń może ujawnić problemy z polityką zwrotów, oczekiwaniami klientów lub próby oszustwa.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować ze znacznika czasu zmiany statusu nagłówka lub pozycji zlecenia RMA na „Rejected” lub inny równoważny status końcowy.
Rejestrowanie
Należy ustalić znacznik czasu zmiany statusu na „Rejected” lub „Cancelled”.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Powiadomiono klienta
|
To komunikat wysłany do klienta z informacją o rozstrzygnięciu sprawy dotyczącej zwrotu, na przykład o realizacji refundacji lub wysłaniu produktu na wymianę. Zdarzenie często można odczytać z dziennika komunikacji lub aktualizacji statusu sprawy. | ||
|
Dlaczego to ważne
Terminowa komunikacja z klientem ma duże znaczenie dla jego zadowolenia. Analiza tego etapu pomaga sprawdzić, czy dotrzymywane są SLA dotyczące komunikacji.
Skąd pobrać
Wymaga analizy systemu. Zdarzenie może być rejestrowane w zintegrowanym CRM lub platformie komunikacyjnej albo wprowadzane ręcznie jako aktualizacja statusu RMA lub powiązanego zgłoszenia serwisowego.
Rejestrowanie
Znacznik czasu z zewnętrznego systemu komunikacji lub ręcznej aktualizacji.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Przekazano RMA do zatwierdzenia
|
Ta czynność oznacza przekazanie utworzonego RMA do wewnętrznej weryfikacji i zatwierdzenia. Często można ją wywnioskować ze zmiany statusu RMA z wersji roboczej lub stanu wprowadzania na status oczekujący na zatwierdzenie. | ||
|
Dlaczego to ważne
Śledzenie tego etapu pozwala zmierzyć czas przed zatwierdzeniem. Oddziela czas wprowadzania danych od czasu oczekiwania na działanie osoby zatwierdzającej.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować ze znacznika czasu zmiany statusu nagłówka lub pozycji zlecenia RMA na „Pending Approval” lub równoważny status w workflow zatwierdzania w Order Management.
Rejestrowanie
Należy ustalić znacznik czasu zmiany statusu na „Pending Approval”.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Rozpoczęto kontrolę przedmiotu
|
Oznacza rozpoczęcie fizycznej kontroli zwracanego przedmiotu w celu oceny jego stanu. Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany lokalizacji lub statusu przedmiotu w module zarządzania magazynem albo zarejestrować za pomocą skanowania. | ||
|
Dlaczego to ważne
Pomiar czasu od przyjęcia przedmiotu do rozpoczęcia kontroli ujawnia opóźnienia w kolejce do stanowiska kontroli, które często stanowią wąskie gardło.
Skąd pobrać
Zdarzenie można zarejestrować jako zmianę statusu pozycji przyjęcia lub transakcję przeniesienia przedmiotu do lokalizacji kontroli w Oracle Inventory Management. Jawne rejestrowanie może wymagać niestandardowej konfiguracji.
Rejestrowanie
Znacznik czasu zmiany statusu lub przeniesienia zapasów do obszaru kontroli.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Rozpoczęto refundację
|
Ta czynność oznacza rozpoczęcie procesu wypłaty refundacji. Często można ją wywnioskować ze zmiany statusu noty kredytowej ze stanu otwartego na status wskazujący, że trwa przygotowanie płatności. | ||
|
Dlaczego to ważne
Ta czynność pozwala oddzielić zatwierdzenie i utworzenie noty kredytowej od samej realizacji płatności. Może się nią zajmować inny zespół lub system, co bywa źródłem opóźnień.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany statusu noty kredytowej w Accounts Receivable lub z utworzenia rekordu płatności w Accounts Payable, który odwołuje się do tej noty.
Rejestrowanie
Należy ustalić znacznik czasu zmiany statusu noty kredytowej na „Pending Payment” lub podobny.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Ustalono sposób dalszej obsługi zwrotu
|
Po kontroli podejmowana jest decyzja o dalszym postępowaniu ze zwróconym przedmiotem, na przykład „Przywróć do zapasów” lub „Złomuj”. Decyzja jest rejestrowana jako jawna transakcja magazynowa, która przenosi przedmiot do miejsca docelowego. | ||
|
Dlaczego to ważne
Ten etap ma znaczenie dla dokładności ewidencji zapasów i uzgodnień finansowych. Analiza sposobu dalszej obsługi zwrotów pomaga zrozumieć przyczyny zwrotów i problemy z jakością produktów.
Skąd pobrać
Po kontroli zdarzenie jest rejestrowane jako transakcja w Oracle Inventory Management, na przykład przesunięcie między podmagazynami lub aktualizacja statusu przedmiotu.
Rejestrowanie
Należy śledzić znacznik czasu transakcji magazynowej, która realizuje decyzję o dalszej obsłudze przedmiotu.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Utworzono zlecenie wymiany
|
Ta czynność występuje, gdy klient prosi o wymianę zamiast refundacji. Jest rejestrowana wprost w chwili utworzenia nowego zlecenia sprzedaży, często powiązanego z pierwotnym RMA. | ||
|
Dlaczego to ważne
Ta czynność wskazuje ważny wariant procesu. Oddzielenie obsługi wymiany od obsługi refundacji jest niezbędne do prawidłowej analizy czasu realizacji każdej ścieżki.
Skąd pobrać
To jawne zdarzenie oznaczające utworzenie nowego dokumentu zlecenia sprzedaży w Order Management. Należy powiązać je z RMA za pomocą pola referencyjnego.
Rejestrowanie
Należy użyć daty utworzenia nowego zlecenia sprzedaży powiązanego z RMA.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
Instrukcje wyodrębniania danych
Gotowi do rozpoczęcia?
Skorzystaj z tego szablonu, aby usprawnić zbieranie danych i lepiej poznać proces obsługi zwrotów i refundacji. Zacznij optymalizować proces już dziś.
Usuń wąskie gardła i usprawnij obsługę zwrotów oraz refundacji
Wykryj nieefektywne działania i skróć czas realizacji o 30% w Oracle Fusion SCM.
Karta kredytowa nie jest wymagana. Konfiguracja zajmuje mniej niż 5 minut.