Szablon danych do obsługi faktur w cyklu od zakupu do płatności

SAP S/4HANA
Szablon danych do obsługi faktur w cyklu od zakupu do płatności

Szablon danych do obsługi faktur w cyklu od zakupu do płatności

Ten szablon pomoże przygotować analizę obsługi faktur w cyklu od zakupu do płatności. Zawiera listę najważniejszych atrybutów danych do zebrania, działań do śledzenia oraz wskazówki dotyczące ekstrakcji. Dzięki niemu można sprawnie przygotować dane do analizy procesów za pomocą process mining.
  • Zalecane atrybuty do zebrania
  • Najważniejsze działania do śledzenia
  • Wskazówki dotyczące ekstrakcji danych z SAP S/4HANA
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty obsługi faktur w cyklu od zakupu do płatności

To zalecane pola danych, które warto uwzględnić w dzienniku zdarzeń, aby dokładnie analizować obsługę faktur w cyklu od zakupu do płatności.
3 Wymagane 8 Zalecane 10 Opcjonalne
Nazwa Opis
Numer faktury
InvoiceNumber
Unikalny identyfikator dokumentu faktury od dostawcy, który służy jako główny identyfikator sprawy w procesie.
Opis

Numer faktury to unikalny identyfikator przypisany do każdej faktury od dostawcy w SAP S/4HANA. Łączy powiązane czynności, takie jak utworzenie, zaparkowanie, zatwierdzenie i płatność, w jeden spójny przebieg procesu.

W process mining ten atrybut jest podstawą śledzenia całego przebiegu każdej faktury. Umożliwia odtworzenie procesu od otrzymania faktury po płatność końcową oraz analizę czasu realizacji, wąskich gardeł i różnic w przebiegu poszczególnych faktur.

Dlaczego to ważne

To podstawowy identyfikator łączący wszystkie powiązane zdarzenia i umożliwiający prześledzenie całego cyklu życia faktury w systemie.

Skąd pobrać

Jest to numer dokumentu księgowego, zapisany w tabeli BKPF w polu BELNR.

Przykłady
190000000119000000451900000132
Czas zdarzenia
EventTime
Dokładna data i godzina wystąpienia czynności.
Opis

Czas zdarzenia to znacznik czasu wskazujący dokładny moment wykonania danej czynności. Dane te są niezbędne do obliczania czasu trwania, czasu realizacji procesu i czasu oczekiwania między jego etapami.

W analizie process mining dokładne znaczniki czasu służą do pomiaru KPI, takich jak „Średni czas realizacji faktury” i „Czas zatwierdzania faktury”. Analiza czasu między czynnościami pozwala wskazać miejsca, w których faktury się opóźniają, i znaleźć możliwości przyspieszenia procesu.

Dlaczego to ważne

Ten znacznik czasu stanowi podstawę analiz opartych na czasie, w tym monitorowania wyników, wykrywania wąskich gardeł i śledzenia SLA.

Skąd pobrać

Zazwyczaj dane pochodzą z tabel dokumentów zmian CDHDR (nagłówek) i CDPOS (pozycja), z pól UDATE i UTIME. W przypadku niektórych zdarzeń mogą pochodzić z dat utworzenia lub wprowadzenia w tabelach takich jak BKPF (CPUDT, CPUTM).

Przykłady
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Nazwa czynności
ActivityName
Nazwa czynności biznesowej lub zdarzenia, które miało miejsce w określonym czasie w odniesieniu do faktury.
Opis

Nazwa czynności opisuje konkretny etap lub zmianę statusu w cyklu obsługi faktury. Przykłady: „Utworzenie dokumentu faktury”, „Przekazanie faktury do zatwierdzenia”, „Ustawienie blokady płatności” i „Realizacja płatności”.

Ten atrybut służy do tworzenia mapy procesu, która przedstawia przebieg czynności. Analiza ich kolejności, częstotliwości i czasu między nimi pomaga wykrywać wąskie gardła, pętle poprawek i odstępstwa od zgodnego przebiegu procesu. To podstawa analizy process mining.

Dlaczego to ważne

Określa etapy procesu, umożliwiając wizualizację map procesów oraz analizę ich przebiegu i odchyleń.

Skąd pobrać

Ustalana na podstawie kodów transakcji SAP (SY-TCODE), statusów obiektów dokumentów zmian (CDHDR/CDPOS) oraz konkretnych wartości pól wskazujących zmianę statusu.

Przykłady
Wstępne wprowadzenie fakturyAkceptacja fakturyRealizacja płatności
Kod spółki
CompanyCode
Jednostka organizacyjna reprezentująca prawnie niezależną spółkę, dla której sporządza się sprawozdania finansowe.
Opis

Kod spółki to podstawowa jednostka organizacyjna w module SAP Finance. Każda faktura jest przypisana do konkretnego kodu spółki, który wskazuje podmiot prawny odpowiedzialny za transakcję.

W process mining filtrowanie lub porównywanie danych według kodu spółki jest niezbędne do analizy wyników procesu w różnych jednostkach biznesowych, podmiotach prawnych i krajach. Pomaga wykrywać regionalne różnice w sprawności, zgodności i poziomie automatyzacji, co ułatwia planowanie ukierunkowanych usprawnień.

Dlaczego to ważne

Umożliwia podział i porównanie wyników obsługi faktur w różnych podmiotach prawnych i lokalizacjach geograficznych firmy.

Skąd pobrać

To standardowe pole w tabeli nagłówka dokumentu BKPF: BUKRS.

Przykłady
1000US01DE01
Kwota faktury
AmountInCompanyCodeCurrency
Łączna kwota brutto faktury w walucie lokalnej kodu spółki.
Opis

Ten atrybut określa łączną wartość faktury. Pozwala ocenić wpływ finansowy i skalę operacji związanych z obsługą faktur.

Analiza kwot faktur pomaga ustalać priorytety i szybciej obsługiwać faktury o wysokiej wartości, wykrywać trendy w wydatkach oraz sprawdzać, czy problemy w procesie wiążą się z określoną wartością finansową. Można na przykład ustalić, czy faktury o wysokiej wartości częściej są blokowane lub dłużej czekają na zatwierdzenie.

Dlaczego to ważne

Dostarcza kontekstu finansowego do analizy procesu według wartości pieniężnej, na przykład pozwala sprawdzić, czy faktury o wysokiej wartości są obsługiwane inaczej.

Skąd pobrać

Wartość jest zwykle obliczana jako suma odpowiednich pozycji w tabeli BSEG, w polu WRBTR (kwota w walucie lokalnej).

Przykłady
1500.75125000.00850.20
Nazwa użytkownika
UserName
Identyfikator użytkownika SAP, który wykonał daną czynność. Może to być osoba lub system.
Opis

Ten atrybut wskazuje użytkownika, który wykonał konkretną transakcję lub utworzył dokument. Może to być identyfikator osoby albo systemu obsługującego zautomatyzowane zadania wsadowe.

Analiza według użytkownika pomaga ocenić rozkład obciążenia, określić potrzeby szkoleniowe i wykryć nietypowe zachowania. Można na przykład sprawdzić, kto często obsługuje wyjątki i które faktury są przetwarzane automatycznie, na przykład przez użytkownika „BATCHUSER”. To ważne przy obliczaniu KPI „Poziom automatyzacji faktur”.

Dlaczego to ważne

Przypisuje czynności w procesie do konkretnych użytkowników lub kont systemowych, umożliwiając analizę obciążenia, porównanie wyników i wykrywanie automatyzacji.

Skąd pobrać

Dane pochodzą z pól takich jak BKPF-USNAM (wprowadził) lub CDHDR-USERNAME (zmienił).

Przykłady
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Numer dostawcy
VendorNumber
Unikalny identyfikator dostawcy, który wystawił fakturę.
Opis

Numer dostawcy identyfikuje dostawcę lub wierzyciela powiązanego z fakturą. Łączy transakcję faktury z danymi podstawowymi dostawcy.

Ten atrybut umożliwia analizę według dostawców, na przykład ocenę „Terminowości płatności dla dostawców” lub wskazanie dostawców, którzy często przesyłają problematyczne faktury powodujące wyjątki lub blokady płatności. Pomaga zarządzać relacjami z dostawcami i oceniać ich rzetelność.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę wyników procesu według dostawcy, co pomaga wykrywać powtarzające się problemy, zarządzać relacjami i oceniać kwestie związane z dostawcami.

Skąd pobrać

Zazwyczaj znajduje się w tabeli pozycji dokumentu księgowego BSEG, w polu LIFNR.

Przykłady
100345700012V9832
Przyczyna blokady płatności
PaymentBlockReason
Kod wskazujący przyczynę blokady płatności za fakturę.
Opis

Gdy płatność za fakturę jest zablokowana, ten atrybut podaje konkretną przyczynę, na przykład „Niezgodność ilości” lub „Niezgodność ceny”. Przyczyny te konfiguruje się w SAP, aby ujednolicić obsługę wyjątków.

Ten atrybut jest niezbędny do tworzenia dashboardu „Występowanie i czas trwania blokad płatności”. Analiza częstotliwości poszczególnych przyczyn pomaga wykrywać źródła opóźnień, takie jak problemy z konkretnymi dostawcami, materiałami lub procesami wewnętrznymi, i podejmować odpowiednie działania naprawcze.

Dlaczego to ważne

Wskazuje konkretną przyczynę blokady płatności, umożliwiając ukierunkowaną analizę, która pomaga ograniczyć opóźnienia i zwiększyć odsetek spraw załatwianych poprawnie za pierwszym razem.

Skąd pobrać

Znajduje się w pozycji dostawcy w tabeli BSEG, w polu ZLSPR (klucz blokady płatności).

Przykłady
RIA
Rodzaj dokumentu
DocumentType
Kod określający rodzaj dokumentu księgowego, na przykład fakturę od dostawcy lub notę uznaniową.
Opis

Rodzaj dokumentu służy w SAP do rozróżniania transakcji biznesowych. Na przykład „KR” zwykle oznacza standardową fakturę od dostawcy, a „KG” może oznaczać notę uznaniową od dostawcy.

Analiza według rodzaju dokumentu pozwala podzielić proces i sprawdzić, jak obsługiwane są różne typy transakcji. Proces obsługi noty uznaniowej może się znacznie różnić od procesu obsługi standardowej faktury. Taki podział pozwala uzyskać dokładniejsze i bardziej przydatne informacje o procesie.

Dlaczego to ważne

Pomaga rozróżniać rodzaje transakcji finansowych, takie jak standardowe faktury i noty uznaniowe, które często przebiegają różnymi ścieżkami.

Skąd pobrać

Znajduje się w tabeli nagłówka dokumentu BKPF, w polu BLART.

Przykłady
KRREKG
Termin płatności
PaymentDueDate
Data, do której należy opłacić fakturę, aby uniknąć opóźnienia.
Opis

Termin płatności to obliczona data, do której należy zapłacić dostawcy, ustalana na podstawie daty faktury i uzgodnionych warunków płatności. Jest to ważny termin w procesie.

Ten atrybut jest niezbędny do obliczania KPI „Odsetek płatności terminowych” i tworzenia dashboardu „Terminowość płatności dla dostawców”. Porównanie faktycznej daty płatności z terminem pozwala ocenić, czy firma wywiązuje się ze zobowiązań, co wpływa na relacje z dostawcami i jej wiarygodność finansową.

Dlaczego to ważne

To podstawowy punkt odniesienia przy ocenie terminowości płatności. Ma to znaczenie dla utrzymania dobrych relacji z dostawcami i uniknięcia opłat za opóźnienia.

Skąd pobrać

Data ta jest często dostępna bezpośrednio w pozycji dostawcy w tabeli BSEG, w polu ZFBDT (data bazowa do obliczenia terminu płatności). Termin płatności netto oblicza się na podstawie tej daty i warunków płatności.

Przykłady
2023-05-302023-06-152023-07-01
Zamówienie zakupu
PurchasingDocument
Numer zamówienia zakupu powiązanego z fakturą.
Opis

Numer dokumentu zakupu łączy fakturę od dostawcy z pierwotnym zamówieniem zakupu (PO). To powiązanie jest podstawą procesu trójstronnego uzgadniania, w którym fakturę porównuje się z zamówieniem i potwierdzeniem odbioru towaru.

Analiza tego atrybutu pomaga zrozumieć różnice między fakturami powiązanymi z zamówieniem a fakturami bez zamówienia. Ułatwia badanie rozbieżności w uzgadnianiu i ocenę sprawności procesu zakupowego.

Dlaczego to ważne

Łączy fakturę z procesem zakupowym, co ma znaczenie przy analizie rozbieżności w uzgadnianiu i zgodności z zamówieniami zakupu.

Skąd pobrać

Informacja ta znajduje się zwykle w tabeli pozycji dokumentu BSEG, w polu EBELN (numer dokumentu zakupu).

Przykłady
450000123445000056784500009012
Czy czynność jest zautomatyzowana
IsAutomated
Flaga wskazująca, czy czynność wykonało konto użytkownika systemowego.
Opis

Ten atrybut logiczny ma wartość prawda, jeśli użytkownik przypisany do czynności jest znanym kontem systemowym lub wsadowym, takim jak „WF-BATCH” lub „SAP_SYSTEM”. Pomaga odróżnić etapy wykonywane ręcznie od zautomatyzowanych.

Atrybut ten jest niezbędny do obliczania KPI „Poziom automatyzacji faktur”. Analiza zautomatyzowanych etapów procesu pozwala ocenić wyniki inicjatyw automatyzacyjnych i wskazać kolejne możliwości ograniczenia pracy ręcznej oraz poprawy sprawności.

Dlaczego to ważne

Pozwala odróżnić czynności wykonywane ręcznie od tych realizowanych przez system. Ma to podstawowe znaczenie przy pomiarze poziomu automatyzacji i wskazywaniu kolejnych możliwości automatyzacji.

Skąd pobrać

Ustalany na podstawie atrybutu UserName. Określone identyfikatory użytkowników są oznaczane jako „zautomatyzowane” za pomocą mapowania lub reguły.

Przykłady
truefalse
Czy płatność została zrealizowana terminowo
IsPaidOnTime
Flaga ma wartość prawda, jeśli fakturę opłacono najpóźniej w terminie płatności.
Opis

Ten atrybut logiczny powstaje przez porównanie faktycznej daty płatności, czyli znacznika czasu czynności „Realizacja płatności”, z „Terminem płatności”. Jednoznacznie określa status płatności każdej faktury.

To podstawowe obliczenie dla KPI „Odsetek płatności terminowych”. Ułatwia filtrowanie i analizę opóźnionych płatności, na przykład według dostawców, kodów spółek lub kwot faktur powiązanych z opóźnieniami.

Dlaczego to ważne

Bezpośrednio mierzy przestrzeganie warunków płatności. To ważny KPI w zarządzaniu relacjami z dostawcami i operacjami finansowymi.

Skąd pobrać

Obliczany przez porównanie EventTime czynności „Realizacja płatności” z atrybutem PaymentDueDate. (Data płatności <= PaymentDueDate).

Przykłady
truefalse
Czy wystąpiły poprawki
IsRework
Flaga wskazująca, czy przy obsłudze faktury wystąpiły poprawki, na przykład po odrzuceniu zatwierdzenia lub usunięciu blokady płatności.
Opis

Ten atrybut oznacza faktury, przy których wystąpiła co najmniej jedna pętla poprawek. Można je rozpoznać po określonych sekwencjach czynności, na przykład po czynności „Zatwierdzenie faktury” następującej po „Odrzuceniu faktury” albo po „Usunięciu blokady płatności” następującym po „Ustawieniu blokady płatności”.

Atrybut ten ułatwia obliczanie KPI „Odsetek faktur wymagających poprawek”. Analitycy mogą szybko wyodrębnić i zbadać sprawy wymagające poprawek, aby ustalić źródła nieefektywności i powtarzanej pracy ręcznej.

Dlaczego to ważne

Wskazuje nieefektywne przebiegi procesu, w których trzeba ponownie wykonać pracę. Pomaga oszacować straty i ustalić źródła wyjątków w procesie.

Skąd pobrać

Obliczany na podstawie kolejności czynności w dzienniku zdarzeń. Na przykład jeśli w przebiegu faktury występuje „Odrzucenie faktury”, flaga przyjmuje wartość prawda.

Przykłady
truefalse
Data faktury
InvoiceDate
Data wystawienia dokumentu faktury przez dostawcę.
Opis

Data faktury, nazywana również datą dokumentu, to data podana przez dostawcę na fakturze. Służy jako punkt wyjścia do obliczenia terminu płatności na podstawie uzgodnionych warunków.

W analizie jest podstawą obliczeń finansowych, takich jak ustalanie wieku faktury i prawa do rabatu za wcześniejszą płatność. To ważna dana wejściowa przy obliczaniu KPI „Wykorzystanie rabatów za wcześniejszą płatność”.

Dlaczego to ważne

Stanowi podstawę obliczania warunków i terminów płatności, co ma znaczenie dla zarządzania kapitałem obrotowym i korzystania z rabatów.

Skąd pobrać

Znajduje się w tabeli nagłówka dokumentu BKPF, w polu BLDAT (data dokumentu).

Przykłady
2023-04-122023-05-152023-06-20
Identyfikator systemu źródłowego
SourceSystemId
Identyfikator źródłowego systemu SAP S/4HANA, z którego wyodrębniono dane.
Opis

Ten atrybut wskazuje system źródłowy, na przykład „S4H_PROD” lub „ERP_EU”. Jest szczególnie ważny w środowiskach korzystających z wielu instancji ERP albo łączących starsze i nowoczesne systemy.

Umożliwia porównywanie wyników procesu między systemami i regionami. Pozwala ustalić pochodzenie danych, co ma znaczenie dla zarządzania danymi i rozwiązywania problemów, gdy dane z wielu źródeł są łączone na jednej platformie process mining.

Dlaczego to ważne

Informuje o pochodzeniu danych, co ma znaczenie dla zarządzania danymi i porównywania procesów w różnych systemach oraz lokalizacjach firmy.

Skąd pobrać

Wartość jest zwykle pobierana z identyfikatora systemu SAP (sy-sysid) podczas ekstrakcji danych lub ustawiana na stałe w potoku ETL.

Przykłady
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Liczba cykli zatwierdzania
ApprovalCycleCount
Liczba przypadków przekazania faktury do zatwierdzenia.
Opis

Ta miara zlicza wystąpienia czynności „Przekazanie faktury do zatwierdzenia” dla jednej faktury. Wynik większy niż jeden oznacza, że fakturę co najmniej raz odrzucono lub odesłano, co wymagało ponownego rozpoczęcia cyklu zatwierdzania.

Atrybut ten bezpośrednio wspiera KPI „Odsetek zatwierdzeń za pierwszym razem”. Analiza faktur z dużą liczbą cykli zatwierdzania pomaga ustalić przyczyny odrzuceń, takie jak brakujące informacje lub nieprawidłowe kodowanie, i usprawnić proces.

Dlaczego to ważne

Pozwala określić skalę poprawek w podprocesie zatwierdzania, ocenić odsetek spraw załatwianych poprawnie za pierwszym razem i ustalić przyczyny odrzuceń.

Skąd pobrać

Obliczany przez zliczenie wystąpień czynności „Przekazanie faktury do zatwierdzenia” dla każdego unikalnego InvoiceNumber.

Przykłady
123
Numer dokumentu rozliczającego.
ClearingDocumentNumber
Numer dokumentu rozliczającego fakturę, zazwyczaj dokumentu płatności.
Opis

Numer dokumentu rozliczającego łączy otwartą pozycję faktury z transakcją, która ją rozlicza, najczęściej dokumentem płatności. Potwierdza to, że faktura została opłacona.

Ten atrybut stanowi bezpośrednie powiązanie między fakturą a jej płatnością. Służy do identyfikacji czynności „Realizacja płatności” i przypisanego do niej znacznika czasu. Jest to niezbędne do obliczenia całkowitego czasu realizacji procesu i odsetka płatności terminowych.

Dlaczego to ważne

Potwierdza opłacenie faktury i łączy ją z konkretną transakcją płatniczą, co ma znaczenie przy analizie czasu realizacji procesu i wyników płatności.

Skąd pobrać

Znajduje się w tabeli pozycji dokumentu BSEG, w polu AUGBL (numer dokumentu rozliczającego).

Przykłady
150000000115000000231500000088
Przyczyna odwrócenia
ReversalReason
Kod wskazujący przyczynę odwrócenia dokumentu faktury.
Opis

Jeśli faktura została zaksięgowana nieprawidłowo, często się ją odwraca. Kod przyczyny odwrócenia wyjaśnia powód, na przykład „Nieprawidłowa data księgowania” lub „Błąd przy wprowadzaniu danych”.

Analiza przyczyn odwróceń pomaga wykrywać powtarzające się błędy w procesie księgowania faktur. Uzyskane informacje można wykorzystać do poprawy szkoleń, wzmocnienia kontroli systemowych lub rozwiązania problemów, które powodują ponowne wykonywanie pracy i zwiększają obciążenie administracyjne.

Dlaczego to ważne

Wyjaśnia, dlaczego faktury zostały anulowane, i bezpośrednio wskazuje źródła błędów oraz poprawek w procesie księgowania.

Skąd pobrać

Znajduje się w nagłówku pierwotnego dokumentu w tabeli BKPF, w polu STGRD (przyczyna odwrócenia).

Przykłady
010205
Warunki płatności
PaymentTerms
Kod określający uzgodnione z dostawcą warunki płatności, takie jak terminy płatności i okresy obowiązywania rabatu.
Opis

Warunki płatności określają zasady opłacania faktury, w tym dostępne rabaty za wcześniejszą płatność. Na przykład „Z030” może oznaczać „płatność netto w ciągu 30 dni”.

Ten atrybut jest niezbędny do planowania finansowego i optymalizacji kapitału obrotowego. W process mining służy do obliczania „Terminu płatności” i ustalania prawa do rabatu za wcześniejszą płatność, wspierając bezpośrednio KPI „Wykorzystanie rabatów za wcześniejszą płatność”.

Dlaczego to ważne

Określa zasady ustalania terminów płatności i rabatów, bezpośrednio wpływając na KPI dotyczące terminowości płatności i zarządzanie kapitałem obrotowym.

Skąd pobrać

Znajduje się w pozycji dostawcy w tabeli BSEG, w polu ZTERM (klucz warunków płatności).

Przykłady
0001Z030NT60
Znacznik czasu ekstrakcji
ExtractionTimestamp
Data i godzina wyodrębnienia danych z systemu źródłowego.
Opis

Ten atrybut zapisuje znacznik czasu ekstrakcji danych. Informuje, jak aktualne są dane analizowane w narzędziu process mining.

Pozwala ocenić aktualność uzyskanych wniosków. Ma znaczenie dla dashboardów monitorujących operacje, ponieważ pomaga upewnić się, że decyzje opierają się na aktualnych informacjach, i skutecznie zarządzać cyklami odświeżania danych.

Dlaczego to ważne

Informuje o aktualności danych, dzięki czemu analiza i raportowanie mogą opierać się na najnowszych dostępnych informacjach.

Skąd pobrać

To nie jest pole SAP. Dodaje je narzędzie do ekstrakcji danych lub proces ETL podczas pobierania danych.

Przykłady
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Wymagane Zalecane Opcjonalne

Działania w procesie obsługi faktur w cyklu od zakupu do płatności

To najważniejsze kroki i punkty kontrolne procesu, które należy zapisać w dzienniku zdarzeń, aby prawidłowo odkryć przebieg procesu.
5 Zalecane 8 Opcjonalne
Działanie Opis
Akceptacja faktury
To zdarzenie oznacza, że faktura została zaakceptowana przez uprawnioną osobę. Rejestruje się je po pomyślnym zakończeniu workflow akceptacji lub ustawieniu wskaźnika zwolnienia.
Dlaczego to ważne

To ważny etap, po którym faktura może zostać opłacona. Opóźnienia w akceptacji często tworzą wąskie gardło. Monitorowanie tego zdarzenia pomaga wskazać osoby lub etapy procesu, które spowalniają obsługę.

Skąd pobrać

Zdarzenie można ustalić na podstawie końcowego etapu zwolnienia w workflow SAP lub śledząc zmiany pól statusu zwolnienia w tabelach powiązanych z fakturą albo dokumentem zakupu.

Rejestrowanie

Ustal zdarzenie na podstawie zakończenia workflow lub zmian pola statusu zwolnienia dokumentu.

Typ zdarzenia inferred
Odwrócenie faktury
Czynność oznaczająca odwrócenie wcześniej zaksięgowanego dokumentu faktury. W przypadku błędnej faktury jest to zdarzenie końcowe, po którym często wprowadza się poprawną fakturę.
Dlaczego to ważne

Odwrócenia wskazują na poważne błędy, których nie wykryto na wcześniejszych etapach procesu. Śledzenie ich częstotliwości i przyczyn źródłowych jest niezbędne, by usprawniać proces i ograniczać nieścisłości finansowe.

Skąd pobrać

Odwrócenie można rozpoznać po utworzeniu dokumentu odwracającego. Nagłówek pierwotnego dokumentu (BKPF) zawiera numer dokumentu odwracającego (BKPF-STBLG), a nagłówek dokumentu odwracającego zawiera numer dokumentu pierwotnego. Czasem zdarzenia jest data księgowania dokumentu odwracającego.

Rejestrowanie

Należy znaleźć dokumenty z wartością w polu BKPF-STBLG i użyć daty księgowania dokumentu odwracającego.

Typ zdarzenia explicit
Realizacja płatności
To ostatnia czynność w standardowym procesie. Płatność zostaje zrealizowana, a faktura rozliczona. Oznacza to, że środki zostały przekazane dostawcy.
Dlaczego to ważne

To koniec cyklu życia faktury w procesie P2P. Ten etap jest niezbędny do obliczenia całkowitego czasu realizacji procesu oraz oceny terminowości płatności względem terminu płatności.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane na podstawie informacji o rozliczeniu pozycji dostawcy. Data rozliczenia (BSEG-AUGDT) i numer dokumentu rozliczającego (BSEG-AUGBL) wskazują, że płatność została zrealizowana.

Rejestrowanie

Należy użyć daty rozliczenia (BSEG-AUGDT) z rozliczonej pozycji dostawcy.

Typ zdarzenia explicit
Utworzenie dokumentu faktury
To pierwsze zdarzenie, które oznacza utworzenie dokumentu faktury w SAP. Można je zarejestrować w chwili zapisania przez użytkownika nowego dokumentu, który może mieć status wstępnie wprowadzony lub niezaksięgowany.
Dlaczego to ważne

To zdarzenie rozpoczyna cykl obsługi faktury. Pomiar czasu od tego momentu do kolejnych zdarzeń jest niezbędny do określenia całkowitego czasu obsługi.

Skąd pobrać

Zdarzenie można zarejestrować na podstawie daty i godziny utworzenia (CPUDT, CPUTM) w tabeli nagłówka dokumentu, zwykle BKPF lub RBKP w przypadku faktur logistycznych. Kod transakcji (BKPF-TCODE), na przykład FB60, MIRO lub MIR7, wskazuje sposób utworzenia dokumentu.

Rejestrowanie

Użyj timestampu utworzenia dokumentu faktury z pól BKPF-CPUDT i BKPF-CPUTM.

Typ zdarzenia explicit
Zaksięgowanie faktury
To ważne zdarzenie finansowe, w którym wstępnie wprowadzona lub zaakceptowana faktura zostaje formalnie zaksięgowana w księdze głównej. W ten sposób zobowiązanie wobec dostawcy zostaje ujęte w księgach.
Dlaczego to ważne

Zaksięgowanie to ważny etap, który oddziela wprowadzanie i zatwierdzanie danych od rozliczenia finansowego. Czas od utworzenia faktury do jej zaksięgowania jest miarą sprawności wewnętrznego przetwarzania.

Skąd pobrać

Zdarzenie to jest identyfikowane na podstawie daty księgowania (BKPF-BUDAT) w nagłówku dokumentu. Jeśli dokument najpierw zaparkowano, znacznik czasu zdarzenia wskazuje moment zmiany jego statusu na zaksięgowany.

Rejestrowanie

Jako znacznik czasu zdarzenia należy przyjąć datę księgowania (BKPF-BUDAT).

Typ zdarzenia explicit
Aktualizacja danych faktury
To zdarzenie oznacza zmianę dokumentu faktury po jego utworzeniu. Często występuje podczas poprawek po odrzuceniu faktury lub korygowania błędów.
Dlaczego to ważne

Częste aktualizacje wskazują na poprawki i możliwe problemy z jakością danych wprowadzanych na początku procesu. Śledzenie zmian pozwala zmierzyć nakład pracy związany z korektami i wykryć najczęstsze błędy.

Skąd pobrać

Zmiany ważnych pól są rejestrowane w tabelach dokumentów zmian SAP: CDHDR (nagłówek) i CDPOS (pozycje). Zdarzenia można wygenerować, filtrując zmiany dotyczące odpowiedniego obiektu faktury.

Rejestrowanie

Wyodrębnij zdarzenia zmian z tabel CDHDR i CDPOS dla obiektu faktury.

Typ zdarzenia explicit
Odrzucenie faktury
Zdarzenie oznacza odrzucenie faktury podczas akceptacji. Powoduje konieczność wprowadzenia poprawek i ponownego przekazania faktury do akceptacji.
Dlaczego to ważne

Odrzucenia faktur wskazują na nieefektywności procesu i problemy z jakością danych. Analiza ich częstotliwości i przyczyn pomaga znaleźć możliwości usprawnień i określić potrzeby szkoleniowe.

Skąd pobrać

Zdarzenie można ustalić na podstawie określonych zmian statusu w workflow SAP, na przykład statusu „odrzucona”, lub zdarzeń anulujących bieżący workflow akceptacji i przekazujących fakturę z powrotem do osoby obsługującej.

Rejestrowanie

Ustal zdarzenie na podstawie zmian statusu workflow wskazujących na odrzucenie.

Typ zdarzenia inferred
Opóźniona realizacja płatności
To zdarzenie obliczane, które występuje, gdy płatność za fakturę zostaje zrealizowana po wyznaczonym terminie płatności. Ustala się je przez porównanie dwóch pól daty.
Dlaczego to ważne

Ta czynność bezpośrednio wspiera KPI dotyczące terminowości płatności. Pomaga też wskazać dostawców lub jednostki biznesowe, w których często dochodzi do opóźnień, co może pogarszać relacje z dostawcami i prowadzić do naliczania kar.

Skąd pobrać

Zdarzenie ustala się przez porównanie daty rozliczenia (BSEG-AUGDT) z terminem płatności netto. Termin ten oblicza się na podstawie daty bazowej (BSEG-ZFBDT) i warunków płatności (BSEG-ZTERM).

Rejestrowanie

Ustalić przez porównanie BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + liczba dni wynikająca z warunków płatności).

Typ zdarzenia calculated
Przekazanie faktury do akceptacji
To zdarzenie oznacza rozpoczęcie formalnego workflow akceptacji faktury. Zwykle można je rozpoznać po zmianie statusu faktury na „oczekuje na akceptację” lub utworzeniu elementu workflow.
Dlaczego to ważne

To punkt początkowy pomiaru czasu akceptacji. Wiedza o tym, kiedy rozpoczyna się akceptacja, jest niezbędna do wykrycia wąskich gardeł w samym workflow akceptacji.

Skąd pobrać

Zdarzenie można zwykle ustalić na podstawie rozpoczęcia SAP Business Workflow (tabela SWW_WI2OBJ) powiązanego z obiektem faktury, na przykład BUS2081, lub zmiany niestandardowego pola statusu w nagłówku dokumentu.

Rejestrowanie

Ustal zdarzenie na podstawie utworzenia elementu workflow powiązanego z dokumentem faktury.

Typ zdarzenia inferred
Ustawienie blokady płatności
To czynność polegająca na nałożeniu blokady na fakturę, aby uniemożliwić jej opłacenie. Przyczyną mogą być na przykład rozbieżności w cenie lub ilości albo oczekiwanie na notę kredytową.
Dlaczego to ważne

Blokady płatności często powodują opóźnienia i spory z dostawcami. Analiza ich częstotliwości, czasu trwania i przyczyn jest niezbędna do poprawy terminowości płatności.

Skąd pobrać

Zdarzenie można zarejestrować, śledząc zmiany pola klucza blokady płatności (BSEG-ZLSPR) w pozycji faktury. Dzienniki zmian CDHDR i CDPOS zawierają timestamp oraz użytkownika, który ustawił blokadę.

Rejestrowanie

Ustal, kiedy pole BSEG-ZLSPR zostało wypełnione, korzystając z dokumentów zmian (CDHDR/CDPOS).

Typ zdarzenia explicit
Usunięcie blokady płatności
Zdarzenie oznacza rozwiązanie problemu i usunięcie wcześniej ustawionej blokady płatności. Faktura ponownie kwalifikuje się do zapłaty.
Dlaczego to ważne

Czas od ustawienia do usunięcia blokady to czas rozwiązania wyjątku w procesie. Skrócenie tego okresu poprawia efektywność i relacje z dostawcami.

Skąd pobrać

Zdarzenie można zarejestrować, gdy pole klucza blokady płatności (BSEG-ZLSPR) zostanie wyczyszczone. Zmiana jest zapisywana w tabelach CDHDR i CDPOS, które zawierają timestamp usunięcia blokady.

Rejestrowanie

Ustal, kiedy pole BSEG-ZLSPR zostało wyczyszczone, korzystając z dokumentów zmian (CDHDR/CDPOS).

Typ zdarzenia explicit
Utworzenie propozycji płatności
Faktura zostaje wybrana i uwzględniona w propozycji płatności w ramach przebiegu płatności. To pierwszy etap zautomatyzowanego procesu płatności.
Dlaczego to ważne

Ta czynność wskazuje zamiar dokonania płatności. Opóźnienia między tym etapem a realizacją płatności mogą świadczyć o problemach z przebiegiem płatności, zatwierdzeniami lub komunikacją z bankiem.

Skąd pobrać

Informacje te znajdują się w tabelach przebiegu płatności, a konkretnie w REGUP, która zawiera pozycje uwzględnione w propozycji płatności. Znacznik czasu można ustalić na podstawie daty przebiegu w powiązanej tabeli REGUH.

Rejestrowanie

Należy ustalić, kiedy faktura pojawia się w tabeli REGUP w ramach przebiegu propozycji płatności.

Typ zdarzenia explicit
Wstępne wprowadzenie faktury
Faktura została wprowadzona do systemu, ale nie została jeszcze zaksięgowana w księdze głównej. Wstępne wprowadzenie pozwala zapisać niekompletną fakturę lub odłożyć ją do sprawdzenia przed zaksięgowaniem.
Dlaczego to ważne

Wstępne wprowadzenie oznacza celową przerwę w procesie. Pomiar czasu i częstotliwości takich przypadków pomaga ustalić przyczyny opóźnień przed rozpoczęciem formalnego księgowania i akceptacji.

Skąd pobrać

Można to ustalić na podstawie dokumentów utworzonych za pomocą transakcji wstępnego wprowadzania, takich jak MIR7 lub FV60, albo sprawdzając odpowiednie pola statusu w tabeli BKPF lub dedykowane tabele dokumentów wstępnie wprowadzonych, takie jak VBKPF.

Rejestrowanie

Wskaż dokumenty utworzone za pomocą transakcji wstępnego wprowadzania lub sprawdź, czy mają status dokumentu wstępnie wprowadzonego.

Typ zdarzenia explicit
Zalecane Opcjonalne

Instrukcje ekstrakcji danych

Jak pobrać dane z SAP S/4HANA

Gotowi do rozpoczęcia?

Zacznij optymalizować obsługę faktur już dziś. Ten szablon to pierwszy krok do usprawnienia operacji i zwiększenia efektywności.

Zoptymalizuj obsługę faktur P2P w SAP S/4HANA

Wskaż wąskie gardła i skróć cykl obsługi faktur o 30% lub więcej.

Rozpocznij okres próbny

Karta kredytowa nie jest wymagana. Konfiguracja zajmuje kilka minut.