Szablon danych do analizy obsługi zwrotów i zwrotów środków

SAP S/4HANA
Szablon danych do analizy obsługi zwrotów i zwrotów środków

Szablon danych do analizy obsługi zwrotów i zwrotów środków

Ten szablon przedstawia dane potrzebne do analizy obsługi zwrotów i zwrotów środków. Zawiera listę atrybutów do zebrania, czynności do śledzenia oraz praktyczne wskazówki dotyczące ekstrakcji danych. Można go wykorzystać do przygotowania danych do process mining i usprawniania procesu.
  • Zalecane atrybuty do zebrania
  • Czynności do śledzenia
  • Wskazówki dotyczące ekstrakcji danych
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Obsługa zwrotów i refundacji: atrybuty

Poniżej przedstawiono zalecane pola danych, które warto uwzględnić w dzienniku zdarzeń, aby kompleksowo analizować obsługę zwrotów i refundacji w SAP S/4HANA.
5 Wymagane 6 Zalecane 13 Opcjonalne
Nazwa Opis
Czas zdarzenia
EventTime
Dokładny znacznik czasu wskazujący, kiedy wystąpiła dana czynność.
Opis

Czas zdarzenia określa datę i godzinę zarejestrowania zdarzenia biznesowego w systemie. Ten znacznik czasu pozwala uporządkować czynności chronologicznie i stanowi podstawę analiz opartych na czasie.

W process mining służy do obliczania czasu między czynnościami, mierzenia czasu trwania poszczególnych etapów i analizy wyników procesu w czasie. Na tej podstawie można wykrywać wąskie gardła, monitorować dotrzymanie SLA i analizować przebieg procesu zwrotu w czasie.

Dlaczego to ważne

Ten znacznik czasu pozwala uporządkować zdarzenia, obliczać czas trwania i czas obsługi oraz wykrywać opóźnienia w procesie.

Skąd pobrać

Dane pochodzą zwykle z pól daty i godziny związanych z utworzeniem dokumentu lub zmianą statusu, takich jak ERDAT (data utworzenia) i ERZET (godzina utworzenia) w tabelach VBAK, LIKP i BKPF albo data księgowania (BUDAT) w dokumentach księgowych.

Przykłady
2023-10-26T10:05:00Z2023-10-27T14:30:15Z2023-10-28T09:00:00Z
Identyfikator sprawy zwrotu
ReturnCaseId
Unikalny identyfikator pojedynczej sprawy zwrotu klienta, który łączy wszystkie powiązane czynności od rozpoczęcia do zamknięcia.
Opis

Identyfikator sprawy zwrotu to główny identyfikator, który grupuje wszystkie zdarzenia i czynności dotyczące jednego zwrotu. Każde zgłoszenie zwrotu otrzymuje unikalny identyfikator, dzięki czemu można śledzić cały proces od początku do końca.

W process mining ten atrybut jest podstawą odtworzenia przebiegu procesu. Łączy różne zdarzenia, takie jak „Zgłoszenie zwrotu”, „Przyjęcie towaru” i „Realizacja zwrotu pieniędzy”, w spójną oś czasu dla każdej sprawy. Umożliwia analizę czasu obsługi, wariantów procesu i wąskich gardeł.

Dlaczego to ważne

To podstawowy identyfikator, który pozwala śledzić zwrot od początku do końca i prowadzić analizy na poziomie sprawy, w tym mierzyć czas obsługi i wykrywać warianty procesu.

Skąd pobrać

Zwykle jest to numer dokumentu sprzedaży (VBELN) z tabeli nagłówka zlecenia zwrotu VBAK, gdzie kategoria dokumentu (VBTYP) wskazuje na zwrot.

Przykłady
600001896000019060000191
Nazwa czynności
ActivityName
Nazwa konkretnej czynności biznesowej lub zdarzenia, które wystąpiło w procesie zwrotu i zwrotu pieniędzy.
Opis

Ten atrybut opisuje pojedynczy etap lub ważny moment w cyklu obsługi zwrotu. Czynności pokazują, jakie prace są wykonywane, na przykład „Zatwierdzenie zlecenia zwrotu” lub „Zakończenie kontroli produktu”. Są ustalane na podstawie zmian statusu, utworzenia dokumentów lub konkretnych działań użytkowników zarejestrowanych w SAP S/4HANA.

Analiza kolejności i częstotliwości tych czynności stanowi podstawę process mining. Pozwala przedstawić mapę procesu, wykryć częste i rzadkie ścieżki oraz wskazać czynności często powtarzane, które mogą oznaczać poprawki lub nieefektywność.

Dlaczego to ważne

Czynności tworzą podstawę mapy procesu, która pozwala przedstawić i analizować jego przebieg, wąskie gardła oraz różnice między wariantami.

Skąd pobrać

Nazwy czynności są zwykle ustalane na podstawie różnych danych, takich jak zmiany statusu dokumentów w tabelach VBUK/VBUP, zdarzenia utworzenia dokumentów w tabelach nagłówków, takich jak VBAK (dokumenty sprzedaży) i BKPF (dokumenty księgowe), oraz statusy ruchów towarów w MSEG.

Przykłady
Zgłoszenie zwrotuPrzyjęcie towaru w magazynieUtworzenie noty uznaniowejRealizacja zwrotu pieniędzy
Identyfikator systemu źródłowego
SourceSystemId
Identyfikator systemu źródłowego, z którego pobrano dane.
Opis

Ten atrybut wskazuje system, w którym pierwotnie zarejestrowano dane o zdarzeniu. W tym procesie będzie to zwykle identyfikator instancji SAP S/4HANA.

W środowiskach z wieloma systemami pole to ma znaczenie dla śledzenia pochodzenia danych, rozwiązywania problemów i zapewnienia ich integralności. Pozwala rozróżnić dane, gdy zwroty są obsługiwane w różnych instancjach ERP lub zintegrowane z systemami zewnętrznymi, na przykład systemem zarządzania magazynem.

Dlaczego to ważne

Dostarcza informacji o pochodzeniu i przepływie danych, szczególnie w środowiskach z wieloma systemami, co ułatwia ich śledzenie i weryfikację.

Skąd pobrać

Ta wartość jest zwykle stała i konfigurowana podczas pobierania danych. Można ją odczytać z informacji administracyjnych systemu SAP, na przykład z identyfikatora systemu (SID).

Przykłady
S4H_PROD_100S4Q_DEV_200
Ostatnia aktualizacja danych
LastDataUpdateTimestamp
Znacznik czasu wskazujący, kiedy dane dotyczące tego zdarzenia zostały ostatnio odświeżone lub pobrane.
Opis

Ten atrybut zapisuje datę i godzinę ostatniego pobrania lub aktualizacji danych. Informuje, jak aktualny jest analizowany zbiór danych.

Pozwala ocenić aktualność analizy process mining. Użytkownicy mogą sprawdzić, jak świeże są dane, co ma szczególne znaczenie przy monitorowaniu operacyjnym i dashboardach śledzących bieżące sprawy.

Dlaczego to ważne

Informuje o aktualności danych, dzięki czemu można sprawdzić, czy analizy i dashboardy opierają się na najnowszych informacjach.

Skąd pobrać

Znacznik jest zwykle generowany i zapisywany w zbiorze danych podczas ich pobierania przez narzędzie ETL lub potok danych.

Przykłady
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z
Czas zakończenia zdarzenia
EventEndTime
Znacznik czasu wskazujący zakończenie czynności, używany do obliczania czasu jej trwania.
Opis

StartTime (EventTime) oznacza początek czynności, a EventEndTime jej zakończenie. W przypadku wielu zdarzeń generowanych przez system czas rozpoczęcia i zakończenia jest taki sam, ponieważ zdarzenie następuje w jednej chwili. Ten atrybut ma jednak zasadnicze znaczenie dla czynności o mierzalnym czasie trwania, takich jak „Kontrola produktu”.

Pozwala bezpośrednio obliczyć czas realizacji czynności. Jest to podstawa analizy wyników, która pomaga wskazać konkretne etapy, a nie tylko przerwy między nimi, pochłaniające najwięcej czasu.

Dlaczego to ważne

Pozwala dokładnie obliczyć czas trwania poszczególnych czynności i wskazać nieefektywność na konkretnych etapach procesu.

Skąd pobrać

Wartość jest często wyliczana. Dla niektórych czynności może pochodzić z osobnego pola. Częściej jest to StartTime kolejnej czynności w danej sprawie.

Przykłady
2023-10-26T11:25:30Z2023-10-27T15:00:00Z2023-10-28T09:10:45Z
Identyfikator klienta
CustomerId
Unikalny identyfikator klienta zgłaszającego zwrot.
Opis

Ten atrybut wskazuje klienta, który zgłosił zwrot. Łączy daną sprawę z konkretnym podmiotem w głównych danych klientów.

Analiza zwrotów według klientów pomaga wykrywać wzorce, na przykład nietypowo wysoki odsetek zwrotów, który może wskazywać na nadużycia lub niezadowolenie. Umożliwia też podział procesu według rodzaju, wartości lub historii klienta, co pozwala dostosować poziom obsługi.

Dlaczego to ważne

Łączy zwroty z konkretnymi klientami, umożliwiając analizę ich zachowań, segmentację i wykrywanie osób często zwracających produkty.

Skąd pobrać

Numer klienta (KUNNR) znajduje się w tabeli nagłówka zlecenia zwrotu (VBAK).

Przykłady
CUST-001234CUST-005678CUST-009012
Identyfikator produktu
ProductId
Unikalny identyfikator zwracanego produktu.
Opis

Ten atrybut wskazuje materiał lub produkt, którego dotyczy zwrot. Łączy proces zwrotu z konkretną pozycją w katalogu produktów.

Analiza zwrotów według produktu pomaga wykrywać pozycje o wysokim odsetku zwrotów, co może wskazywać na wady jakościowe, nieprecyzyjne opisy lub problemy produkcyjne. Dane te ułatwiają podejmowanie decyzji dotyczących projektu produktów, zarządzania dostawcami i strategii zapasów.

Dlaczego to ważne

Łączy proces zwrotu z konkretnymi produktami, co pozwala analizować odsetek zwrotów dla poszczególnych pozycji i wykrywać problemy z jakością lub opisem.

Skąd pobrać

Numer materiału (MATNR) znajduje się w tabeli pozycji zlecenia zwrotu (VBAP) lub tabeli pozycji dostawy zwrotnej (LIPS).

Przykłady
FG-10023HW-45981SW-LICENSE-PREM
Kwota zwrotu pieniędzy
RefundAmount
Ostateczna kwota wypłacona klientowi w ramach zwrotu.
Opis

Ten atrybut określa kwotę faktycznie uznaną lub zwróconą klientowi po zakończeniu procesu zwrotu. Jest zapisywana w dokumentach finansowych, takich jak noty uznaniowe.

To ważny wskaźnik finansowy wykorzystywany w różnych analizach. Jest niezbędny na dashboardzie „Analiza rozbieżności kwot zwrotów”, gdzie porównuje się go z kwotą wnioskowaną. Pozwala też grupować zwroty według wartości i sprawdzać, czy obsługa spraw o wysokiej wartości przebiega inaczej lub trwa dłużej.

Dlaczego to ważne

Pokazuje finansowy wpływ zwrotów i pomaga analizować poprawność wypłat, wykrywać sprawy o wysokiej wartości oraz oceniać łączne koszty.

Skąd pobrać

Dane pochodzą z pola wartości netto (NETWR) dokumentu noty uznaniowej, dostępnego w tabelach takich jak VBRK (nagłówek dokumentu rozliczeniowego) lub BSEG (pozycja dokumentu księgowego).

Przykłady
125.50999.0049.99
Nazwa użytkownika
UserName
Identyfikator użytkownika, który wykonał daną czynność.
Opis

Ten atrybut wskazuje użytkownika lub agenta systemowego odpowiedzialnego za wykonanie zadania, na przykład zatwierdzenie zwrotu lub utworzenie noty uznaniowej. W SAP informacja ta jest często zapisywana w polach wskazujących użytkownika, który utworzył lub zmienił dokument.

Analiza według użytkownika pomaga wykrywać osoby i zespoły osiągające dobre wyniki, określać potrzeby szkoleniowe i oceniać rozkład obciążenia pracą. Ułatwia też badanie odstępstw, ponieważ łączy działania w procesie z konkretnymi osobami, wspierając zgodność i audyt.

Dlaczego to ważne

Przypisuje czynności w procesie do konkretnych użytkowników, co pozwala analizować wyniki zespołów, obciążenie pracą i zgodność.

Skąd pobrać

Dane te są zwykle dostępne w tabelach nagłówków dokumentów, na przykład w polu ERNAM (utworzył) w tabelach VBAK (zlecenia sprzedaży), LIKP (dostawy) i BKPF (dokumenty księgowe). Informacje o użytkownikach można uzupełnić danymi z tabeli głównej użytkowników USR21.

Przykłady
CBROWNASMITHWF_BATCH
Przyczyna zwrotu
ReturnReason
Powód zwrotu produktu podany przez klienta.
Opis

Ten atrybut zapisuje podaną przez klienta przyczynę zwrotu, na przykład „Produkt wadliwy”, „Niewłaściwy rozmiar” lub „Produkt nie jest już potrzebny”. Zwykle podczas zgłaszania zwrotu wybiera się ją z predefiniowanej listy kodów przyczyn.

Analiza przyczyn zwrotów pomaga wykrywać problemy z jakością produktów, poprawiać ich opisy i usprawniać sprzedaż. Pokazuje, co powoduje niezadowolenie klientów, i ułatwia ustalenie, które obszary warto poprawić, aby ograniczyć liczbę zwrotów.

Dlaczego to ważne

Pokazuje, dlaczego klienci zwracają produkty, i ułatwia analizę przyczyn problemów z jakością, błędów realizacji zamówień lub rozbieżności między oczekiwaniami a produktem.

Skąd pobrać

Dane są zwykle przechowywane w tabeli pozycji zlecenia sprzedaży dotyczącego zwrotu (VBAP), w polu ABGRU (przyczyna odrzucenia dokumentu sprzedaży).

Przykłady
001 - Niska jakość002 - Uszkodzenie w transporcie005 - Wysłano niewłaściwy produkt
Czy czynność jest zautomatyzowana
IsAutomated
Wskaźnik określający, czy czynność wykonał system, czy człowiek.
Opis

Ten atrybut logiczny odróżnia czynności wykonywane automatycznie przez system, na przykład w ramach workflow lub zadania w tle, od czynności wykonywanych ręcznie przez użytkownika.

Jest niezbędny do obliczania KPI „Odsetek automatycznie zatwierdzonych zwrotów” i wskazywania możliwości zwiększenia automatyzacji. Filtrowanie zadań ręcznych pozwala skupić działania na ulepszaniu procesów tam, gdzie automatyzacja może najbardziej skrócić czas, obniżyć koszty i poprawić dokładność.

Dlaczego to ważne

Pozwala odróżnić zadania ręczne od zautomatyzowanych. Jest to istotne przy wskazywaniu możliwości automatyzacji i pomiarze efektów transformacji cyfrowej.

Skąd pobrać

Wartość zwykle ustala się na podstawie nazwy użytkownika. Na przykład jeśli użytkownikiem jest „WF_BATCH” lub inne konto systemowe, czynność oznacza się jako zautomatyzowaną.

Przykłady
truefalse
Czy wystąpiła ponowna praca
IsRework
Wskaźnik określający, czy czynność w danej sprawie jest powtórzeniem wcześniejszej czynności.
Opis

Ten wyliczany atrybut logiczny wskazuje przypadki ponownej pracy, gdy tę samą czynność wykonano więcej niż raz w ramach jednej sprawy. Może to być na przykład ponowna kontrola produktu albo utworzenie noty kredytowej, jej anulowanie i ponowne utworzenie.

Atrybut ten jest niezbędny do dashboardu „Analiza ponownej pracy przy obsłudze zwrotów” i KPI „Odsetek spraw wymagających ponownej pracy”. Pomaga mierzyć nieefektywność procesu, wskazując czynności podatne na błędy lub wymagające kilku prób. Dzięki temu można określić, gdzie potrzebne są lepsze mechanizmy kontroli lub szkolenia.

Dlaczego to ważne

Wskazuje nieefektywność i błędy w procesie, oznaczając powtarzane czynności. Ułatwia to kierowanie działań naprawczych na ograniczenie strat i opóźnień.

Skąd pobrać

Wskaźnik ten zwykle wylicza samo narzędzie process mining. Można go też obliczyć wcześniej podczas transformacji danych. Sprawdza, czy ta sama nazwa czynności pojawiła się już wcześniej w tej samej sprawie.

Przykłady
truefalse
Docelowa data zwrotu środków według SLA
RefundSlaTargetDate
Termin, do którego należy przetworzyć zwrot środków w danej sprawie.
Opis

Ten atrybut określa termin przetworzenia zwrotu środków wynikający z umowy o gwarantowanym poziomie świadczenia usług (SLA). Datę zwykle wylicza się na podstawie reguł biznesowych, na przykład jako określoną liczbę dni od zatwierdzenia zwrotu lub otrzymania towaru.

Pole to stanowi podstawę dashboardu „Monitorowanie realizacji SLA dla zwrotów” i powiązanego z nim KPI. Umożliwia bieżące śledzenie spraw zagrożonych przekroczeniem terminu SLA oraz analizę przyczyn opóźnień, co pomaga poprawiać satysfakcję klientów.

Dlaczego to ważne

Stanowi punkt odniesienia przy pomiarze realizacji SLA. Pomaga monitorować wyniki, ustalać priorytety dla długo otwartych spraw i poprawiać satysfakcję klientów.

Skąd pobrać

Prawie zawsze jest to pole wyliczane. Wartość ustala się na podstawie daty bazowej, na przykład daty utworzenia zgłoszenia zwrotu, i okresu określonego w regułach biznesowych. Okres może zależeć między innymi od rodzaju klienta lub przyczyny zwrotu.

Przykłady
2023-11-10T23:59:59Z2023-11-15T23:59:59Z2023-11-20T23:59:59Z
Identyfikator polityki zwrotów
ReturnPolicyId
Identyfikator polityki zwrotów obowiązującej w danej sprawie zwrotu.
Opis

Ten atrybut wskazuje, która polityka zwrotów lub który zestaw zasad ma zastosowanie do transakcji. Zasady mogą się różnić w zależności od rodzaju produktu, segmentu klienta lub czasu, jaki upłynął od zakupu.

Dane te są niezbędne do przygotowania dashboardu „Przegląd zgodności z polityką zwrotów”. Przypisanie polityki do każdej sprawy pozwala systemowi automatycznie sprawdzać przestrzeganie zasad, takich jak terminy zwrotu czy wymagany stan produktu, oraz oznaczać odstępstwa do analizy.

Dlaczego to ważne

Umożliwia automatyczne sprawdzanie zgodności z regułami biznesowymi, co pomaga zapewnić spójne przetwarzanie zwrotów zgodnie z obowiązującą polityką.

Skąd pobrać

Często nie jest to standardowe pole SAP. Może być konieczne wyliczenie jego wartości na podstawie reguł biznesowych i danych, takich jak rodzaj produktu, klient czy data sprzedaży. Jeśli zostało to wdrożone, wartość może być przechowywana w polu niestandardowym.

Przykłady
STD-30DAYELEC-90DAY-WARRANTYFINAL-SALE-DEFECT
Numer dostawy zwrotnej
ReturnDeliveryNumber
Unikalny identyfikator dokumentu dostawy zwrotnej.
Opis

Gdy klient fizycznie zwraca towar, w SAP tworzy się dokument dostawy zwrotnej, który służy do obsługi logistyki przychodzącej. Ten atrybut zawiera unikalny numer tego dokumentu.

Identyfikator pozwala śledzić fizyczny przepływ zwracanego towaru. Łączy finansową i logistyczną część zwrotu, umożliwiając szczegółową analizę przyjęcia towaru i kontroli.

Dlaczego to ważne

Łączy zlecenie zwrotu z fizycznym przyjęciem towaru, co ma znaczenie przy analizie logistyki i czasu obsługi w magazynie.

Skąd pobrać

To numer dokumentu dostawy (VBELN) z tabeli nagłówka dostawy (LIKP), w której kategoria dokumentu wskazuje na dostawę zwrotną.

Przykłady
840000128400001384000014
Numer noty uznaniowej
CreditMemoNumber
Unikalny identyfikator dokumentu noty uznaniowej, który zatwierdza zwrot pieniędzy.
Opis

Nota uznaniowa to dokument rozliczeniowy, który formalnie uznaje konto klienta kwotą za zwrócone produkty. Ten atrybut zawiera unikalny numer dokumentu finansowego.

Śledzenie numeru noty uznaniowej jest niezbędne do analizy finansowego rozliczenia zwrotu. Oznacza ważny etap, który często uruchamia wypłatę, i jest potrzebne do uzgadniania danych finansowych oraz audytu.

Dlaczego to ważne

Oznacza oficjalną transakcję finansową związaną ze zwrotem pieniędzy. Ułatwia śledzenie końcowych etapów procesu i przeprowadzanie audytu finansowego.

Skąd pobrać

To numer dokumentu rozliczeniowego (VBELN) z tabeli nagłówka dokumentu rozliczeniowego (VBRK), w której kategoria dokumentu wskazuje na notę uznaniową.

Przykłady
900003459000034690000347
Organizacja sprzedaży
SalesOrganization
Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za pierwotną sprzedaż i obsługę zwrotu.
Opis

Organizacja sprzedaży to ważny element struktury organizacyjnej SAP, oznaczający jednostkę odpowiedzialną za sprzedaż i dystrybucję produktów oraz usług. Jest przypisywana do transakcji zwrotu.

Ten atrybut pozwala filtrować i porównywać proces zwrotu w różnych jednostkach biznesowych, regionach i działach. Pomaga sprawdzić, czy w niektórych organizacjach sprzedaży odsetek zwrotów jest wyższy lub ich obsługa przebiega mniej sprawnie, co stanowi podstawę analizy wyników organizacji.

Dlaczego to ważne

Pozwala porównywać wyniki procesu zwrotu i odsetek zwrotów w różnych jednostkach biznesowych, regionach i kanałach sprzedaży.

Skąd pobrać

Kod organizacji sprzedaży (VKORG) znajduje się w tabeli nagłówka zlecenia zwrotu (VBAK).

Przykłady
10002100US01
Osoba lub zespół obsługujący
ProcessingAgent
Osoba lub grupa zasobów odpowiedzialna za wykonanie czynności ręcznej.
Opis

Ten atrybut wskazuje osobę lub zespół, który wykonał dane zadanie. Może określać rolę lub zespół, a nie konkretnego użytkownika, co jest szczególnie przydatne w środowisku usług wspólnych.

Dane te pomagają analizować wyniki pracy poszczególnych osób i zespołów na dashboardzie „Efektywność zatwierdzania zwrotów”. Ułatwiają ocenę rozkładu obciążenia, wskazanie potrzeb szkoleniowych oraz wyróżnienie osób i zespołów, które mogą podzielić się dobrymi praktykami.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę wyników pracy na poziomie osoby lub zespołu, co pomaga zarządzać obciążeniem, wskazywać potrzeby szkoleniowe i poprawiać efektywność.

Skąd pobrać

Informacje te mogą być dostępne w funkcjach SAP Business Partner, jeśli przypisano do nich osoby obsługujące. Można je też wywnioskować z działu lub roli użytkownika w strukturze organizacyjnej HR.

Przykłady
Wsparcie pierwszej liniiZespół kontroli magazynowejDział finansowy, zobowiązania
Przestrzeganie zasad zwrotów
ReturnPolicyAdherence
Wskaźnik określający, czy sprawa zwrotu jest zgodna z obowiązującą polityką zwrotów.
Opis

Ten wyliczany atrybut logiczny wskazuje, czy zwrot spełnia kryteria określone w obowiązującej polityce. Reguły mogą na przykład sprawdzać, czy zwrot zgłoszono w dozwolonym terminie lub czy podana przyczyna zwrotu jest dopuszczalna dla danego produktu.

Atrybut ten bezpośrednio wspiera dashboard „Przegląd zgodności z polityką zwrotów”. Pozwala obliczać poziom zgodności i przybliżać sprawy niezgodne z zasadami, aby ustalić przyczyny odstępstw i skuteczniej egzekwować politykę.

Dlaczego to ważne

Pozwala mierzyć zgodność z regułami biznesowymi i wskazywać naruszenia polityki, które mogą obniżać rentowność lub powodować wyjątki w procesie.

Skąd pobrać

Wartość wylicza się na podstawie reguł biznesowych. Przykładowo: (data zgłoszenia zwrotu - data pierwotnego zakupu) <= [dozwolona liczba dni na zwrot]. Do obliczenia potrzebne są data pierwotnego zakupu i zasady polityki zwrotów.

Przykłady
truefalse
Realizacja SLA dla zwrotu środków
RefundSlaAdherence
Wskaźnik określający, czy zwrot środków został przetworzony w terminie wyznaczonym przez SLA.
Opis

Ten wyliczany atrybut sprawdza, czy czynność „Przetworzono zwrot środków” nastąpiła w dniu docelowej daty zwrotu według SLA lub wcześniej. Dla każdej sprawy wskazuje, czy SLA zostało dotrzymane.

To podstawowa miara dla dashboardu „Monitorowanie realizacji SLA dla zwrotów” i KPI „Odsetek zwrotów środków zrealizowanych zgodnie z SLA”. Pomaga mierzyć realizację zobowiązań wobec klientów i wskazywać sprawy, w których nie dotrzymano terminu, aby można było analizować przyczyny opóźnień.

Dlaczego to ważne

Bezpośrednio mierzy realizację zobowiązań wobec klientów, dlatego jest ważnym wskaźnikiem jakości obsługi i satysfakcji klientów.

Skąd pobrać

Wartość wylicza się, porównując EventTime czynności „Przetworzono zwrot środków” z wartością RefundSlaTargetDate dla każdej sprawy.

Przykłady
truefalse
Status zlecenia zwrotu
ReturnOrderStatus
Bieżący ogólny status sprawy zwrotu.
Opis

Ten atrybut przedstawia ogólny status sprawy zwrotu w danym momencie, na przykład „Otwarte”, „W trakcie” lub „Zamknięte”. Często jest to status zbiorczy wyliczany na podstawie ostatniego zakończonego głównego etapu.

Jest niezbędny do dashboardu „Bieżący status spraw zwrotów”, który pokazuje aktualne obciążenie i rozkład spraw. Pomaga kierownikom sprawdzić, ile spraw znajduje się na poszczególnych etapach procesu, a następnie lepiej przydzielać zasoby i zarządzać obciążeniem.

Dlaczego to ważne

Pokazuje, na jakim etapie procesu znajduje się każda sprawa. Jest to niezbędne w dashboardach operacyjnych monitorujących bieżące obciążenie i statusy.

Skąd pobrać

Wartość wylicza się na podstawie pól statusu w odpowiednich dokumentach. Może to być na przykład status nagłówka (GBSTK) lub pozycji (LFSTK) powiązanego zlecenia sprzedaży (VBUK/VBUP) albo dokumentów dostawy.

Przykłady
Oczekiwanie na przyjęcie towaruOczekiwanie na kontrolęOczekiwanie na zwrot środkówZamknięte
Wnioskowana kwota zwrotu pieniędzy
RequestedRefundAmount
Kwota zwrotu pieniędzy wnioskowana lub przewidywana na początku procesu.
Opis

Ten atrybut zapisuje wartość zwracanych towarów podaną w pierwotnym zgłoszeniu zwrotu. Stanowi punkt odniesienia do porównania z ostateczną kwotą zwrotu pieniędzy.

To pole jest wymagane na dashboardzie „Analiza rozbieżności kwot zwrotów”. Porównanie wnioskowanej i faktycznie zwróconej kwoty pomaga wykrywać problemy, takie jak częściowy zwrot pieniędzy z powodu uszkodzenia produktu, opłaty za ponowne przyjęcie do magazynu lub inne korekty. Ułatwia to zapewnienie poprawności i przejrzystości rozliczeń.

Dlaczego to ważne

Stanowi punkt odniesienia przy pomiarze poprawności zwrotów i pomaga wykrywać oraz analizować różnice między oczekiwaną a faktyczną kwotą zwrotu.

Skąd pobrać

Zwykle jest to wartość netto pozycji z pierwotnego zlecenia sprzedaży zwrotu. Chodzi o wartość netto (NETWR) odpowiednich pozycji w tabeli VBAP.

Przykłady
125.501050.0049.99
Wynik kontroli zwracanego produktu
ItemInspectionOutcome
Wynik fizycznej kontroli zwróconego produktu.
Opis

Ten atrybut zapisuje wynik kontroli przeprowadzonej po dostarczeniu towaru do magazynu. Typowe wyniki to „Przyjęty, nadaje się do ponownej sprzedaży”, „Odrzucony, uszkodzony” lub „Przyjęty, do odnowienia”.

Dane te dostarczają kontekstu dla kolejnych etapów procesu. Decydują o tym, czy klient otrzyma pełny zwrot środków, częściowy zwrot czy nie otrzyma zwrotu. Analiza wyników kontroli pomaga ustalić przyczyny odrzucenia. Jeśli produkty często ulegają uszkodzeniu w transporcie, może też wskazać problemy z opakowaniem lub przewoźnikiem.

Dlaczego to ważne

Wyjaśnia, na jakiej podstawie zatwierdzono lub odrzucono zwrot, i dostarcza danych o stanie produktu oraz przyczynach korekt kwoty zwrotu.

Skąd pobrać

Informacje te mogą być zapisane w partii kontrolnej modułu zarządzania jakością (QM) albo jako status lub kod przyczyny w pozycji dostawy zwrotnej (LIPS). Mogą też znajdować się w polu niestandardowym.

Przykłady
Przyjęty, nadaje się do ponownej sprzedażyPrzyjęty, do odnowieniaOdrzucony, uszkodzony przez klientaOdrzucony, zwrócono niewłaściwy produkt
Wymagane Zalecane Opcjonalne

Obsługa zwrotów i refundacji: działania

Poniżej przedstawiono najważniejsze kroki i punkty kontrolne, które warto rejestrować w dzienniku zdarzeń, aby dokładnie odkrywać i analizować przebieg procesu zwrotów i refundacji.
7 Zalecane 5 Opcjonalne
Działanie Opis
Przyjęcie towaru w magazynie
To zdarzenie oznacza fizyczne przyjęcie zwróconego produktu w magazynie lub centrum obsługi. Jest rejestrowane wprost po zaksięgowaniu przyjęcia towaru (PGR) dla dostawy zwrotnej, co powoduje utworzenie dokumentu materiałowego.
Dlaczego to ważne

To ważny etap, od którego zaczyna się pomiar czasu kontroli i decyzji o dalszym postępowaniu z produktem. Opóźnienia przed tym momentem zależą od klienta, a późniejsze wynikają z działań wewnętrznych.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane w tabelach dokumentów materiałowych MSEG i MKPF dla rodzaju ruchu przyjęcia towaru powiązanego ze zwrotami. Datę zdarzenia wskazuje data księgowania (MKPF-BUDAT).

Rejestrowanie

Zdarzenie odpowiada zaksięgowaniu przyjęcia towaru dla dostawy zwrotnej.

Typ zdarzenia explicit
Realizacja zwrotu pieniędzy
Ta czynność oznacza ostatni etap procesu zwrotu pieniędzy. Rozliczenie uznania potwierdza, że płatność została wysłana klientowi. Zdarzenie można wywnioskować z utworzenia dokumentu rozliczeniowego w module finansowym, który zamyka otwarte uznanie na koncie klienta.
Dlaczego to ważne

To moment, w którym klient faktycznie otrzymuje pieniądze. Czas od zgłoszenia zwrotu do tego etapu w dużym stopniu wpływa na zadowolenie klientów i pozwala ocenić dotrzymanie SLA.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z informacji o rozliczeniu w tabeli pozycji dokumentów księgowych BSEG. Data rozliczenia (BSEG-AUGDT) w pozycji klienta powiązanej z notą uznaniową wskazuje, kiedy zrealizowano zwrot pieniędzy.

Rejestrowanie

Zdarzenie można wywnioskować z wypełnienia pola daty rozliczenia w dokumencie księgowym powiązanym z notą uznaniową.

Typ zdarzenia inferred
Utworzenie noty uznaniowej
To utworzenie oficjalnego dokumentu rozliczeniowego, który uznaje konto klienta kwotą za zwrócony produkt. Zdarzenie jest rejestrowane wprost po wygenerowaniu noty uznaniowej na podstawie wniosku o jej wystawienie.
Dlaczego to ważne

Utworzenie noty uznaniowej to ważny etap finansowy. Potwierdza kwotę do zwrotu i pozwala rozpocząć proces płatności.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane podczas utworzenia dokumentu rozliczeniowego w tabeli VBRK, którego kategoria wskazuje na notę uznaniową. Dokument jest powiązany z wnioskiem o notę uznaniową w tabeli VBFA.

Rejestrowanie

Zdarzenie jest rejestrowane po zapisaniu nowego dokumentu rozliczeniowego noty uznaniowej (np. za pomocą transakcji VF01).

Typ zdarzenia explicit
Utworzenie wniosku o notę uznaniową
Po pomyślnym zakończeniu kontroli ta czynność oznacza utworzenie wniosku o uznanie należności klienta. Jest on rejestrowany jako nowy dokument sprzedaży, wniosek o notę uznaniową, powiązany z pierwotnym zleceniem zwrotu.
Dlaczego to ważne

To początek finansowego rozliczenia zwrotu. Analiza czasu od kontroli do tego etapu pokazuje sprawność przekazania sprawy z logistyki do finansów.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane podczas utworzenia dokumentu sprzedaży w tabeli VBAK z kategorią dokumentu „wniosek o notę uznaniową”. Powiązanie ze zwrotem jest zapisane w tabeli przepływu dokumentów VBFA.

Rejestrowanie

Zdarzenie jest rejestrowane po zapisaniu nowego wniosku o notę uznaniową.

Typ zdarzenia explicit
Zakończenie kontroli produktu
Oznacza zakończenie oceny jakości i stanu zwróconego towaru. W Advanced Returns Management jest to często jawny etap, w którym zapisuje się wynik kontroli i określa dalsze postępowanie, na przykład zwrot pieniędzy lub złomowanie.
Dlaczego to ważne

Czas trwania i wynik kontroli bezpośrednio wpływają na czas obsługi zwrotu pieniędzy i zarządzanie zapasami. Ta czynność ma zasadnicze znaczenie przy analizie sprawności kontroli i liczby poprawek.

Skąd pobrać

W SAP Advanced Returns Management (ARM) może to być jawne zdarzenie zarejestrowane podczas transakcji kontroli. Można je też wywnioskować ze zmiany statusu pozycji zlecenia zwrotu wskazującej wynik kontroli.

Rejestrowanie

Zdarzenie jest rejestrowane na podstawie dzienników transakcji lub zmian statusu związanych z działaniami następczymi w obszarze logistyki w ARM.

Typ zdarzenia explicit
Zamknięcie sprawy zwrotu
To ostatnia czynność, która oznacza zakończenie procesu zwrotu i brak dalszych działań w danej sprawie. Zwykle można ją wywnioskować z osiągnięcia przez dokument zlecenia zwrotu końcowego statusu zamknięcia w systemie.
Dlaczego to ważne

To zdarzenie wyznacza koniec cyklu życia procesu i pozwala obliczyć łączny czas obsługi od początku do końca. Potwierdza, że sprawa została w pełni rozwiązana.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z osiągnięcia przez ogólny status zlecenia zwrotu w tabeli VBAK lub jego pozycji w VBAP stanu „Zakończono” albo „Zamknięto”. Sposób ustalania tego stanu zależy od konfiguracji zarządzania statusami w systemie.

Rejestrowanie

Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany statusu dokumentu zlecenia zwrotu na „Zakończono”.

Typ zdarzenia inferred
Zgłoszenie zwrotu
To początek procesu zwrotu, kiedy w systemie formalnie tworzone jest zlecenie zwrotu. Zdarzenie jest rejestrowane wprost w chwili zapisania nowego dokumentu sprzedaży typu zlecenie zwrotu w SAP S/4HANA.
Dlaczego to ważne

Ta czynność rozpoczyna cykl życia sprawy zwrotu. Analiza czasu od tego zdarzenia do zamknięcia sprawy ma zasadnicze znaczenie dla pomiaru łącznego czasu obsługi zwrotu i oceny doświadczeń klientów.

Skąd pobrać

Jest to jawne zdarzenie rejestrowane podczas tworzenia dokumentu sprzedaży w tabeli VBAK, gdy kategoria dokumentu (VBAK-VBTYP) wskazuje na zlecenie zwrotu. Czas utworzenia zapisuje pole VBAK-ERDAT.

Rejestrowanie

Zdarzenie jest rejestrowane po zapisaniu nowego zlecenia zwrotu (np. za pomocą transakcji VA01).

Typ zdarzenia explicit
Odrzucenie zwrotu
Oznacza, że zwrócony produkt nie spełnia warunków określonych w zasadach zwrotów, a wniosek o zwrot pieniędzy lub uznanie należności został odrzucony. Zwykle zdarzenie jest rejestrowane przez przypisanie do pozycji zlecenia zwrotu określonego statusu lub kodu przyczyny po kontroli.
Dlaczego to ważne

Śledzenie odrzuconych zwrotów pomaga analizować zgodność z zasadami zwrotów i wykrywać najczęstsze przyczyny odmowy. To jedna ze ścieżek wyjątków w procesie.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z przypisania przyczyny odrzucenia (VBAP-ABGRU) do pozycji zlecenia zwrotu lub z nadania określonego statusu podczas kontroli w Advanced Returns Management.

Rejestrowanie

Zdarzenie można wywnioskować z przypisania przyczyny odrzucenia lub statusu „odrzucono” do pozycji dokumentu zwrotu.

Typ zdarzenia inferred
Utworzenie dokumentu księgowego
To zdarzenie występuje po zaksięgowaniu noty uznaniowej w module rachunkowości finansowej. Powstają wtedy odpowiednie zapisy w księdze głównej, a uznanie zostaje formalnie ujęte w księgach.
Dlaczego to ważne

Ta czynność potwierdza, że uznanie zostało ujęte w systemie finansowym. Czas między utworzeniem noty uznaniowej a jej zaksięgowaniem może wskazać problemy na styku rozliczeń i finansów.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane podczas utworzenia nagłówka dokumentu w tabeli księgowej BKPF, powiązanego z notą uznaniową w VBRK (VBRK-BELNR).

Rejestrowanie

Zdarzenie jest rejestrowane po pomyślnym zaksięgowaniu dokumentu rozliczeniowego w rachunkowości finansowej.

Typ zdarzenia explicit
Utworzenie dostawy zwrotnej
Ta czynność oznacza utworzenie dokumentu dostawy przychodzącej, który służy do obsługi fizycznego przyjęcia zwracanych towarów. System rejestruje ją jako jawne zdarzenie utworzenia dokumentu dostawy powiązanego ze zleceniem zwrotu.
Dlaczego to ważne

To ważny etap logistyczny. Czas od zatwierdzenia zwrotu do utworzenia dostawy pokazuje, jak sprawnie informacje o zwrocie trafiają do magazynu lub działu przyjęć.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane podczas utworzenia nagłówka dostawy w tabeli LIKP, powiązanego z wcześniejszym zleceniem zwrotu przez tabelę przepływu dokumentów VBFA.

Rejestrowanie

Zdarzenie jest rejestrowane po zapisaniu nowego dokumentu dostawy zwrotnej (np. za pomocą transakcji VL01N).

Typ zdarzenia explicit
Utworzenie zlecenia wymiany
Ta czynność oznacza alternatywny sposób rozwiązania sprawy: zamiast zwrotu pieniędzy tworzone jest nowe zlecenie sprzedaży, aby wysłać klientowi produkt na wymianę. Zdarzenie jest rejestrowane po utworzeniu nowego zlecenia sprzedaży powiązanego z pierwotnym zwrotem.
Dlaczego to ważne

Ta czynność pozwala odróżnić zwroty zakończone zwrotem pieniędzy od tych, które kończą się wymianą. Każdy z tych wariantów ma inną ścieżkę procesu i inny rezultat dla klienta. To ważne przy analizie wariantów.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane podczas utworzenia nowego dokumentu sprzedaży w VBAK, powiązanego ze zleceniem zwrotu w tabeli przepływu dokumentów VBFA.

Rejestrowanie

Zdarzenie jest rejestrowane po zapisaniu nowego zlecenia sprzedaży oznaczonego jako zlecenie na produkt zastępczy.

Typ zdarzenia explicit
Zatwierdzenie zlecenia zwrotu
Oznacza formalne zatwierdzenie lub zwolnienie zlecenia zwrotu, które pozwala przejść do kolejnego etapu. Zwykle wnioskuje się o nim na podstawie zmiany statusu nagłówka lub pozycji dokumentu sprzedaży, wskazującej na usunięcie blokady.
Dlaczego to ważne

Etapy zatwierdzania mogą znacząco opóźniać proces. Śledzenie tej czynności pomaga wykryć wąskie gardła na początkowym etapie autoryzacji zwrotu.

Skąd pobrać

Informacje o zdarzeniu można wywnioskować z tabel zarządzania statusami lub pól statusu w tabelach VBAK albo VBAP. Zmiana statusu zwolnienia lub usunięcie blokady dostawy (VBAP-LIFSP) może oznaczać zatwierdzenie.

Rejestrowanie

Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany pól statusu nagłówka lub pozycji zlecenia zwrotu, która wskazuje na zwolnienie lub zatwierdzenie.

Typ zdarzenia inferred
Zalecane Opcjonalne

Instrukcje ekstrakcji danych

Jak pobrać dane z SAP S/4HANA

Gotowi do rozpoczęcia?

Ten szablon zawiera podstawowe informacje potrzebne do ekstrakcji i analizy danych dotyczących obsługi zwrotów i refundacji. Można od razu rozpocząć pracę nad usprawnieniem procesu.

Usprawnij obsługę zwrotów i refundacji w SAP S/4HANA

Wykryj nieefektywne działania, skróć czas realizacji o 30% i zwiększ satysfakcję.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty płatniczej. Można zacząć usprawnianie procesu już dziś.