Szablon danych Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie

SAP ECC
Szablon danych Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie

Szablon danych Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie

Szablon wskazuje, jak zebrać dane potrzebne do analizy procesu Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie. Zawiera listę atrybutów i czynności, które warto uwzględnić w dzienniku zdarzeń, oraz praktyczne wskazówki dotyczące ich pobierania z SAP ECC.
  • Zalecane atrybuty do zebrania
  • Najważniejsze czynności do śledzenia
  • Wskazówki dotyczące ekstrakcji
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty procesu Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie

To zalecane pola danych, które warto uwzględnić w dzienniku zdarzeń, aby kompleksowo analizować proces Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie.
5 Wymagane 7 Zalecane 9 Opcjonalne
Nazwa Opis
Okres finansowy
FinancialPeriod
Unikalny identyfikator cyklu sprawozdawczego, zwykle złożony z roku obrotowego i okresu księgowania.
Opis

Okres finansowy jest głównym identyfikatorem przypadku. Grupuje wszystkie działania związane z zamknięciem i uzgadnianiem kont w danym cyklu sprawozdawczym, na przykład „2023-12” dla grudnia 2023 r. Dzięki temu można przeanalizować cały proces zamknięcia, od początku do końca, dla każdego okresu.

Analiza pozwala śledzić czas cyklu zamknięcia, porównywać wyniki między okresami oraz wykrywać trendy i odchylenia. Przypisanie każdemu okresowi finansowemu unikalnego identyfikatora przypadku umożliwia wizualizację i pomiar wydajności, wąskich gardeł oraz zmian w procesie zamknięcia na przestrzeni czasu.

Dlaczego to ważne

To podstawowy identyfikator przypadku, który wyznacza zakres analizy i pozwala porównywać między okresami czas cyklu zamknięcia, obciążenie pracą oraz zgodność procesu.

Skąd pobrać

Ten atrybut zwykle powstaje przez połączenie roku obrotowego (GJAHR) i okresu księgowania (MONAT) z nagłówków dokumentów finansowych, na przykład z tabeli BKPF.

Przykłady
2023-122024-032023-Q4
Czas zdarzenia
EventTime
Znacznik czasu wskazujący, kiedy wystąpiła czynność lub zdarzenie.
Opis

Czas zdarzenia określa dokładną datę i godzinę każdej czynności w procesie, stanowiąc podstawę chronologicznej analizy. Zwykle łączy datę i godzinę utworzenia dokumentu.

Ten znacznik czasu jest niezbędny do prawidłowego uporządkowania zdarzeń i odtworzenia przebiegu procesu. Służy do obliczania wszystkich miar czasu, w tym czasu cyklu między czynnościami, czasu oczekiwania i całkowitego czasu zamknięcia okresu. Analiza znaczników czasu pomaga wykrywać opóźnienia i sprawdzać, jak praca rozkłada się w czasie.

Dlaczego to ważne

Ten wymagany atrybut określa chronologiczną kolejność zdarzeń, niezbędną do obliczania czasu cyklu i wykrywania wąskich gardeł procesu.

Skąd pobrać

W przypadku dokumentów finansowych dane pochodzą zwykle z daty wprowadzenia dokumentu (CPUDT) i godziny wprowadzenia (CPUTM) w tabeli BKPF.

Przykłady
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Czynność
ActivityName
Nazwa konkretnego zdarzenia biznesowego lub zadania wykonanego w ramach procesu zamknięcia okresu.
Opis

Ten atrybut rejestruje poszczególne kroki cyklu Record to Report, takie jak „Zaksięgowano zapis korygujący” lub „Wygenerowano sprawozdania finansowe”. Stanowi podstawę mapy procesu i pokazuje kolejność zdarzeń składających się na zamknięcie okresu.

Analiza czynności jest podstawą process mining. Pozwala zobrazować przebieg procesu, ustalić kolejność zadań, wykryć różne warianty oraz zmierzyć częstotliwość i czas trwania poszczególnych kroków. Ułatwia wskazanie wąskich gardeł, niestandardowych ścieżek i możliwości standaryzacji lub automatyzacji.

Dlaczego to ważne

Ten atrybut jest niezbędny do utworzenia mapy procesu oraz wizualizacji i analizy kolejności zadań podczas zamknięcia okresu.

Skąd pobrać

Atrybut wynika z połączenia kodów transakcji SAP (TCODE), typów dokumentów (BLART) lub uruchomień konkretnych programów, na przykład FAGL_FCV do wyceny w walutach obcych.

Przykłady
Zaksięgowano zapis korygującyRozpoczęto uzgadnianie kontZamknięto okres księgowania
Ostatnia aktualizacja danych
LastDataUpdate
Znacznik czasu ostatniego odświeżenia danych lub pobrania ich z systemu źródłowego.
Opis

Ten atrybut informuje, jak aktualne są analizowane dane. Pokazuje datę i godzinę ostatniego uruchomienia potoku danych, dzięki czemu wiadomo, kiedy powstały prezentowane informacje o procesie.

W dashboardach, zwłaszcza tych pokazujących bieżący postęp, znacznik czasu pomaga ustalić, czy dane są aktualne, czy pochodzą z poprzedniego dnia. Pozwala właściwie ocenić ich aktualność i poprawnie interpretować wyniki analizy.

Dlaczego to ważne

Informuje o aktualności danych, co pozwala ocenić, czy analizy i dashboardy przedstawiają bieżące informacje.

Skąd pobrać

Ten znacznik czasu dodaje narzędzie do pobierania danych lub ETL po zakończeniu każdego ładowania.

Przykłady
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
System źródłowy
SourceSystem
Identyfikator systemu źródłowego, z którego pobrano dane.
Opis

Ten atrybut wskazuje źródło danych o zdarzeniach, na przykład nazwę lub identyfikator instancji SAP ECC. W organizacjach korzystających z kilku systemów ERP lub finansowych pozwala rozróżnić dane z poszczególnych źródeł.

Nawet w środowisku z jednym systemem jest ważnym elementem metadanych na potrzeby zarządzania danymi, audytu i rozwiązywania problemów. Potwierdza pochodzenie danych, co pomaga budować zaufanie do analizy i zachować przejrzystość ich przepływu.

Dlaczego to ważne

Pozwala ustalić pochodzenie danych na potrzeby zarządzania nimi i odróżnić procesy w środowisku z wieloma systemami.

Skąd pobrać

Zwykle jest to stała wartość dodawana podczas pobierania danych, która identyfikuje klienta SAP i identyfikator systemu, na przykład na podstawie tabeli T000.

Przykłady
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
Kod spółki
BUKRS
Jednostka organizacyjna reprezentująca podmiot prawny, dla którego sporządza się sprawozdania finansowe.
Opis

Kod spółki to podstawowa jednostka organizacyjna w SAP Financials. Reprezentuje niezależną spółkę prowadzącą własne księgi. Wszystkie transakcje finansowe są księgowane na poziomie kodu spółki.

W process mining filtrowanie według kodu spółki pozwala porównywać proces zamknięcia okresu w różnych podmiotach prawnych należących do grupy. Ułatwia wskazanie dobrych praktyk w sprawnie działających spółkach oraz tych, które mają opóźnienia, dużą liczbę korekt lub odchylenia od procesu. To ważny wymiar segmentacji analizy.

Dlaczego to ważne

Pozwala porównywać terminowość zamknięcia okresu i zgodność procesu w różnych podmiotach prawnych, co ma znaczenie w analizie finansowej całej grupy.

Skąd pobrać

To pole występuje w niemal wszystkich tabelach dokumentów finansowych SAP, przede wszystkim w BKPF (nagłówek) i BSEG (pozycja).

Przykłady
10002000US01DE01
Konto księgi głównej
HKONT
Numer konta księgi głównej, na które księgowana jest pozycja.
Opis

Konto księgi głównej (GL) to podstawowy element danych podstawowych w finansach, służący do klasyfikowania transakcji. Każde księgowanie finansowe jest przypisane do co najmniej jednego konta księgi głównej.

Podczas zamknięcia okresu analiza czynności według kont księgi głównej jest niezbędna w dashboardach „Wąskie gardła w uzgadnianiu kont” i „Analiza liczby zapisów korygujących”. Pozwala ustalić, które konta najtrudniej uzgodnić, które wymagają najwięcej korekt i gdzie ryzyko istotnego zniekształcenia danych może być największe. Dzięki temu zespoły mogą skupić się na problematycznych kontach.

Dlaczego to ważne

Umożliwia szczegółową analizę uzgodnień i zapisów korygujących, pomagając wskazać problematyczne konta, które powodują opóźnienia lub wymagają częstych korekt.

Skąd pobrać

Dostępne w tabeli pozycji dokumentu finansowego BSEG (HKONT).

Przykłady
113100400500750000
Kwota w walucie lokalnej
DMBTR
Wartość finansowa pozycji transakcji wyrażona w walucie lokalnej kodu spółki.
Opis

Ten atrybut określa wartość pieniężną księgowania. To podstawowa miara ilościowa wpływu transakcji na księgę główną.

Analiza kwot pomaga ustalać priorytety i oceniać ryzyko finansowe. Na przykład dashboard „Analiza liczby zapisów korygujących” dostarcza więcej informacji, gdy pozwala odróżnić dużą liczbę korekt o niskiej wartości od niewielu korekt o wysokiej wartości. Ułatwia skupienie uwagi na transakcjach o istotnym wpływie finansowym.

Dlaczego to ważne

Określa wpływ finansowy transakcji i pozwala analizować je pod kątem istotności, na przykład wskazywać zapisy korygujące o wysokiej wartości.

Skąd pobrać

Dostępne w tabeli pozycji dokumentu BSEG (DMBTR).

Przykłady
1500.75-25000.00123456.00
Numer dokumentu
BELNR
Unikalny identyfikator dokumentu księgowego w ramach roku obrotowego i kodu spółki.
Opis

Numer dokumentu księgowego jest podstawowym identyfikatorem księgowań finansowych w SAP. Każdy zapis dziennika, faktura i dokument płatności otrzymuje unikalny numer.

Numer dokumentu rzadko wykorzystuje się w analizie procesów na wysokim poziomie, ale jest bardzo przydatny przy szczegółowym badaniu danych. Analitycy mogą użyć go w dashboardzie process mining, aby przejść bezpośrednio do konkretnej transakcji w SAP i zbadać nieprawidłowości, takie jak wysoki zapis korygujący lub opóźniona pozycja uzgadniana. Łączy wnioski z analizy z transakcją źródłową.

Dlaczego to ważne

Zapewnia bezpośrednie przejście do transakcji źródłowej w SAP i umożliwia szczegółową analizę konkretnych zapisów księgowych z poziomu widoku procesu.

Skąd pobrać

Znajduje się w tabeli BKPF (BELNR) jako klucz podstawowy.

Przykłady
100000456719000001233000008901
Typ dokumentu
BLART
Kod klasyfikujący rodzaje dokumentów księgowych.
Opis

W SAP typ dokumentu pozwala rozróżniać transakcje biznesowe, takie jak faktury od dostawców (KR), płatności od klientów (DZ) i księgowania w księdze głównej (SA). Określa również właściwości dokumentu, na przykład zakres numeracji.

Podczas analizy zamknięcia okresu typ dokumentu jest przydatnym filtrem. Pozwala wyodrębnić konkretne rodzaje czynności, takie jak rozliczenia międzyokresowe, rezerwy lub storna. Ułatwia analizę liczby i wpływu finansowego transakcji związanych z zamknięciem oraz definiowanie konkretnych czynności w modelu procesu.

Dlaczego to ważne

Ułatwia klasyfikowanie i filtrowanie transakcji, dzięki czemu można wyodrębnić i analizować konkretne czynności, takie jak rozliczenia międzyokresowe, storna lub księgowania międzyspółkowe.

Skąd pobrać

Znajduje się w tabeli nagłówków dokumentów BKPF (BLART).

Przykłady
SAABKR
Typ zapisu dziennika
JournalEntryType
Klasyfikacja zapisów dziennika, na przykład „Standardowy”, „Korygujący”, „Rozliczenie międzyokresowe” lub „Storno”.
Opis

To atrybut pochodny, który klasyfikuje dokumenty finansowe według ich celu biznesowego w procesie zamknięcia. Określa się go zwykle na podstawie typu dokumentu (BLART), przyczyny storna (STGRD) lub użytych kont księgi głównej.

Ta klasyfikacja jest podstawą dashboardu „Analiza liczby zapisów korygujących” i powiązanych KPI. Jawne oznaczenie zapisów korygujących i rozliczeń międzyokresowych pozwala mierzyć ich liczbę i wartość, śledzić zmiany w czasie oraz badać przyczyny ich tworzenia. Ułatwia odróżnienie rutynowych księgowań operacyjnych od korekt na koniec okresu.

Dlaczego to ważne

Klasyfikuje księgowania na potrzeby szczegółowej analizy, umożliwiając śledzenie i pomiar ważnych typów zapisów, takich jak korekty i rozliczenia międzyokresowe, które wskazują kondycję procesu.

Skąd pobrać

To pole pochodne. Logikę należy określić na podstawie reguł biznesowych, zwykle z wykorzystaniem pól takich jak typ dokumentu (BLART) z tabeli BKPF.

Przykłady
KorygującyRozliczenie międzyokresoweStornoStandardowy
Użytkownik odpowiedzialny
USNAM
Identyfikator użytkownika SAP, który utworzył dokument lub wykonał transakcję.
Opis

To pole wskazuje użytkownika, który zaksięgował dokument, uruchomił raport lub wykonał program związany z zamknięciem. Pozwala ustalić, kto odpowiada za daną czynność.

Analiza według użytkownika pomaga ocenić rozkład obciążenia pracą, wskazać potrzeby szkoleniowe i zbadać odchylenia od procesu. Dashboardy pokazujące liczbę czynności na użytkownika mogą ujawnić przeciążonych członków zespołu lub osoby stosujące niestandardowe procedury. Ułatwiają też zarządzanie wynikami pracy i przydzielanie zasobów w zespole finansowym.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę rozkładu obciążenia pracą i wyników zespołu oraz wykrywanie odchyleń od procesu powiązanych z konkretnymi osobami.

Skąd pobrać

W przypadku tworzenia dokumentu dane znajdują się w tabeli BKPF (USNAM). Dla zadań wsadowych można je znaleźć w TBTCO (SDLUNAME).

Przykłady
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Czy po terminie
IsOverdue
Obliczany wskaźnik określający, czy czynność zakończono po planowanym terminie.
Opis

Ten atrybut logiczny porównuje rzeczywisty czas zakończenia czynności (EventTime) z planowanym terminem (TargetCompletionDate). Jeśli zdarzenie nastąpiło po tym terminie, wskaźnik przyjmuje wartość true.

Atrybut ten bezpośrednio zasila dashboard „Zgodność z terminami zamknięcia i zadania po terminie” oraz KPI „Odsetek zamknięć okresu na czas”. Wyraźnie pokazuje odchylenia od harmonogramu, dzięki czemu osoby zarządzające mogą szybko wykryć opóźnione zadania, ocenić ich wpływ na cały harmonogram i rozliczać zespoły z dotrzymywania terminów.

Dlaczego to ważne

Wyraźnie wskazuje niezgodność z harmonogramem, ułatwiając szybkie wykrywanie opóźnionych zadań i pomiar terminowości.

Skąd pobrać

To atrybut obliczany w narzędziu process mining przez porównanie EventTime z TargetCompletionDate.

Przykłady
truefalse
Czy ponowna praca
IsRework
Obliczany wskaźnik identyfikujący czynności oznaczające ponowne wykonanie pracy, takie jak storno lub odrzucone uzgodnienie.
Opis

Ten atrybut logiczny oznacza zdarzenia lub sekwencje zdarzeń wskazujące na nieefektywne pętle albo korekty w procesie. Na przykład czynność „Uzgodnienie sprawdzone”, po której na tym samym koncie następuje kolejne „Zaksięgowano zapis korygujący”, można oznaczyć jako ponowną pracę.

Atrybut ten pozwala określić skalę strat w procesie i zasila dashboard „Przypadki ponownej pracy przy uzgadnianiu” oraz KPI „Wskaźnik ponownej pracy przy uzgadnianiu”. Wyodrębnienie takich przypadków pomaga zespołom zbadać ich przyczyny, ocenić wpływ na czas cyklu i śledzić skuteczność działań usprawniających, których celem jest poprawne wykonanie zadania za pierwszym razem.

Dlaczego to ważne

Pozwala mierzyć nieefektywność procesu, oznaczając czynności będące korektami lub powtórzeniami. Ułatwia ocenę i ograniczanie zmarnowanego nakładu pracy.

Skąd pobrać

To atrybut obliczany. Reguły definiuje się w narzędziu process mining na podstawie określonych sekwencji czynności, np. pętli, lub atrybutów, np. ReversalReason nie jest pusty.

Przykłady
truefalse
Czy zautomatyzowane
IsAutomated
Wskaźnik określający, czy czynność wykonał użytkownik, czy system automatyczny.
Opis

Ten atrybut logiczny odróżnia zadania ręczne od tych wykonywanych automatycznie przez system, takich jak zaplanowane zadanie wsadowe do wyceny walut obcych lub bot księgujący cykliczne zapisy. Informację tę często ustala się na podstawie nazwy użytkownika powiązanej z transakcją, np. „BATCHUSER”.

Znajomość poziomu automatyzacji pomaga wskazać możliwości zwiększenia efektywności. Analiza tego atrybutu pokazuje, które części procesu są wykonywane ręcznie i mogą nadawać się do automatyzacji. Ułatwia też rzetelną ocenę obciążenia pracowników, ponieważ pozwala wykluczyć czynności generowane przez system.

Dlaczego to ważne

Odróżnia czynności ręczne od wykonywanych przez system. Jest to istotne przy identyfikowaniu możliwości automatyzacji i rzetelnym pomiarze nakładu pracy ręcznej.

Skąd pobrać

To atrybut pochodny. Zazwyczaj ustala się go na podstawie pola User Name (USNAM): identyfikatory znanych użytkowników systemowych lub wsadowych wskazują na zadanie automatyczne.

Przykłady
truefalse
Dział
Department
Dział funkcjonalny lub centrum kosztów odpowiedzialne za czynność albo transakcję.
Opis

Ten atrybut wskazuje dział powiązany z transakcją, na przykład finanse, sprzedaż lub logistyka. Często określa się go na podstawie danych podstawowych centrum kosztów przypisanego do księgowania lub danych podstawowych użytkownika.

Analiza według działu wspiera dashboard „Rozkład obciążenia pracą zespołu zamknięcia”. Pomaga ustalić, jak różne obszary firmy wpływają na obciążenie pracą pod koniec okresu, zwłaszcza przez inicjowanie transakcji, które mogą później wymagać korekt lub uzgodnień. Może wskazać obszary spoza zespołu finansowego, które wpływają na przebieg zamknięcia.

Dlaczego to ważne

Ułatwia analizę obciążenia pracą i przestrzegania procesu w różnych obszarach firmy oraz pokazuje, jak poszczególne działy wpływają na sprawność zamknięcia finansowego.

Skąd pobrać

Atrybut często określa się na podstawie centrum kosztów (KOSTL) w BSEG lub danych podstawowych HR użytkownika odpowiedzialnego. Może to wymagać połączenia kilku tabel.

Przykłady
Finanse korporacyjneZobowiązania wobec dostawcówFP&A
Partner handlowy
VBUND
Identyfikator powiązanej spółki z grupy uczestniczącej w transakcji międzyspółkowej.
Opis

Identyfikator partnera handlowego wskazuje drugi kod spółki uczestniczący w transakcji międzyspółkowej. Jest niezbędny do uzgadniania kont między powiązanymi podmiotami prawnymi.

Ten atrybut bezpośrednio wspiera dashboard „Przebieg uzgadniania międzyspółkowego” i KPI „Czas cyklu uzgadniania międzyspółkowego”. Filtrowanie transakcji z przypisanym partnerem handlowym pozwala skupić analizę na sprawności i terminowości uzgadniania międzyspółkowego, które często sprawia trudności podczas zamknięcia okresu.

Dlaczego to ważne

Pozwala jednoznacznie wskazać transakcje międzyspółkowe i skupić analizę na uzgadnianiu między spółkami, które często jest czasochłonne i złożone.

Skąd pobrać

Znajduje się w tabeli pozycji dokumentu BSEG (VBUND).

Przykłady
1000US013000
Planowana data zakończenia
TargetCompletionDate
Planowany termin wykonania czynności lub zamknięcia całego okresu.
Opis

Planowana data zakończenia wyznacza harmonogram, względem którego mierzy się przebieg zamknięcia okresu. Określa termin, do którego należy zrealizować poszczególne etapy lub zakończyć całe zamknięcie.

Ten atrybut jest niezbędny do analizy wyników i zgodności z terminami. Służy do obliczania KPI „Odsetek zamknięć okresu na czas” oraz zasilania dashboardu „Zgodność z terminami zamknięcia i zadania po terminie”. Porównując rzeczywisty czas zdarzenia z planowaną datą, system określa, czy zadania przebiegają zgodnie z planem, są opóźnione lub zagrożone opóźnieniem. Dzięki temu można wcześniej reagować na problemy z zamknięciem okresu.

Dlaczego to ważne

Umożliwia monitorowanie zgodności z terminami i wyników, zapewniając punkt odniesienia do oceny, czy czynności związane z zamknięciem okresu są wykonywane na czas. Wspiera też KPI dotyczące terminowości.

Skąd pobrać

Zazwyczaj są to dane podstawowe przechowywane w osobnym kalendarzu, narzędziu do zarządzania zamknięciem, takim jak SAP Financial Closing cockpit, lub arkuszu kalkulacyjnym. Nie należą do danych transakcyjnych.

Przykłady
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
Przyczyna storna
ReversalReason
Kod wskazujący przyczynę odwrócenia dokumentu finansowego.
Opis

Podczas odwracania dokumentu w SAP można przypisać kod przyczyny, na przykład „Storno w bieżącym okresie” lub „Nieprawidłowy zapis”.

Ten atrybut wyjaśnia, dlaczego trzeba ponownie wykonać pracę. Analiza przyczyn storna pomaga wykrywać powtarzające się błędy, takie jak nieprawidłowe dane lub daty. Na tej podstawie można wprowadzić działania zapobiegawcze, poprawić szkolenia lub wzmocnić kontrole systemowe, aby ograniczyć liczbę błędów i kolejnych storien oraz usprawnić zamknięcie.

Dlaczego to ważne

Pokazuje przyczyny błędów i ponownego wykonywania pracy, pomagając wskazać możliwości usprawnienia procesu i zapobiegania błędom.

Skąd pobrać

Znajduje się w tabeli nagłówków dokumentów BKPF (STGRD).

Przykłady
010205
Rok obrotowy
GJAHR
Rok obrotowy, w którym zaksięgowano transakcję.
Opis

Rok obrotowy to podstawowy element porządkowania danych finansowych. Jest częścią identyfikatora case Financial Period i dostarcza kontekstu dla wszystkich transakcji.

Choć często wchodzi w skład identyfikatora case, warto przechowywać go także jako osobny atrybut. Ułatwia to analizę trendów w dłuższym okresie i porównywanie rok do roku czasu zamknięcia, liczby korekt oraz innych KPI. Dzięki temu można wykryć poprawę lub pogorszenie wyników na przestrzeni kilku lat.

Dlaczego to ważne

Zapewnia kontekst czasowy i umożliwia porównywanie wyników procesu zamknięcia rok do roku.

Skąd pobrać

Dostępny w tabeli nagłówków dokumentów BKPF (GJAHR).

Przykłady
202320242022
Status uzgodnienia
ReconciliationStatus
Bieżący status uzgadniania konta, na przykład „Otwarte”, „W trakcie weryfikacji” lub „Zatwierdzone”.
Opis

Ten atrybut śledzi status uzgadniania konta na kolejnych etapach workflow. Informuje, czy uzgadnianie zostało rozpoczęte, przekazane do weryfikacji, zatwierdzone czy odrzucone.

Pozwala monitorować postęp uzgadniania na bieżąco. Ułatwia wskazanie uzgodnień, które utknęły, i określenie, jak długo to trwa, wspierając KPI takie jak „Czas cyklu uzgadniania kont”. Pokazuje przebieg zatwierdzania i jest przydatny w dashboardach śledzących wąskie gardła w uzgadnianiu oraz obciążenie zespołu.

Dlaczego to ważne

Pokazuje przebieg workflow uzgadniania, umożliwiając śledzenie postępów, wykrywanie wąskich gardeł oraz pomiar czasu weryfikacji i zatwierdzania.

Skąd pobrać

Te informacje często znajdują się w osobnym narzędziu do uzgadniania, np. SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine, albo w niestandardowym polu statusu. Zazwyczaj nie są przechowywane w standardowym polu tabel BKPF/BSEG.

Przykłady
NierozpoczęteW tokuZatwierdzoneOdrzucone
Wymagane Zalecane Opcjonalne

Czynności w procesie Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie

To najważniejsze kroki i etapy procesu, które warto zapisać w dzienniku zdarzeń, aby rzetelnie odkrywać i optymalizować czynności związane z zamknięciem okresu.
6 Zalecane 6 Opcjonalne
Działanie Opis
Otwarto okres do księgowania
To oficjalny początek okresu finansowego, od którego można księgować transakcje w księdze głównej. Uprawniony użytkownik otwiera konkretny okres dla księgowań w jednym lub kilku kodach spółki, zmieniając konfigurację.
Dlaczego to ważne

To zdarzenie wyznacza początek przypadku procesu zamknięcia okresu. Analiza czasu od tego momentu pozwala ocenić pełny przebieg zamknięcia okresu finansowego.

Skąd pobrać

Zmiany okresów księgowania wprowadzane za pomocą transakcji OB52 są rejestrowane. Można je odczytać z dokumentów zmian dotyczących tabeli konfiguracyjnej T001B, zwykle z tabel CDHDR i CDPOS.

Rejestrowanie

Dane z dokumentów zmian (CDHDR/CDPOS) dotyczących tabeli T001B.

Typ zdarzenia explicit
Rozpoczęto uzgadnianie kont
To początek uzgadniania zestawu kont księgi głównej za dany okres. W standardowym SAP ECC nie jest to odrębne zdarzenie. Zwykle można je wywnioskować z powiązanych działań, na przykład pierwszego uruchomienia kluczowego raportu.
Dlaczego to ważne

To ważny punkt odniesienia przy pomiarze czasu trwania całej fazy uzgadniania. Ustalenie, kiedy uzgadnianie się rozpoczyna, jest niezbędne do obliczenia KPI czasu cyklu uzgadniania kont.

Skąd pobrać

To zdarzenie nie jest rejestrowane bezpośrednio. Trzeba je wywnioskować z innych źródeł, na przykład z dziennika audytowego systemu (transakcja STAD), sprawdzając pierwsze uruchomienie raportu sald, takiego jak FAGLB03 lub FS10N.

Rejestrowanie

Wnioskowanie na podstawie pierwszego uruchomienia odpowiednich raportów (np. FAGLB03) zarejestrowanego w dziennikach systemowych.

Typ zdarzenia inferred
Uruchomiono wycenę w walutach obcych
To uruchomienie programu, który przelicza otwarte pozycje i salda w walutach obcych według kursów z końca okresu. Zwykle odbywa się jako zadanie wsadowe w ramach zamknięcia okresu.
Dlaczego to ważne

Ten krok pomaga zapewnić prawidłowość sprawozdawczości finansowej w organizacjach międzynarodowych. Analiza czasu uruchomienia i jego trwania pozwala wskazać możliwości automatyzacji i poprawy wydajności.

Skąd pobrać

Dane pochodzą z dzienników uruchomień programu wyceny walut obcych, takiego jak FAGL_FCV lub F.05. Szczegóły zadań wsadowych w tabelach takich jak TBTCO i TBTCP zawierają znaczniki czasu uruchomienia.

Rejestrowanie

Z dzienników zadań wsadowych (tabela TBTCO) dla programu FAGL_FC_VALUATION lub SAPF100.

Typ zdarzenia explicit
Wygenerowano sprawozdania finansowe
To moment wygenerowania oficjalnych sprawozdań finansowych, takich jak rachunek zysków i strat oraz bilans. Zdarzenie można zwykle zarejestrować, śledząc uruchomienie konkretnego programu raportowego.
Dlaczego to ważne

To ważny etap, który oznacza koniec przetwarzania danych i początek końcowej weryfikacji oraz zatwierdzania. Czas od tego zdarzenia do zatwierdzenia jest istotnym KPI.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z dzienników audytowych systemu, takich jak STAD, które rejestrują uruchomienie programu generującego sprawozdania finansowe, najczęściej transakcji F.01.

Rejestrowanie

Z dzienników systemowych (STAD) rejestrujących uruchomienie transakcji F.01 do generowania sprawozdań finansowych.

Typ zdarzenia inferred
Zaksięgowano zapis korygujący
Po zakończeniu wstępnego przetwarzania transakcji za dany okres księguje się zapis korygujący, aby poprawić salda kont. SAP rejestruje go jako standardowy dokument finansowy.
Dlaczego to ważne

To zdarzenie jest niezbędne do analizy liczby zapisów korygujących. Duża liczba korekt może wskazywać na problemy z dokładnością wcześniejszych etapów procesu i stanowić obszar do usprawnienia.

Skąd pobrać

Dane znajdują się w tabelach BKPF i BSEG. Pozycje można zwykle rozpoznać po określonym typie dokumentu (BKPF-BLART) zarezerwowanym dla korekt lub po zaksięgowaniu w specjalnym okresie zamknięcia, na przykład od 13 do 16.

Rejestrowanie

Filtrowanie tabeli BKPF według dokumentów zaksięgowanych w specjalnych okresach lub oznaczonych typami dokumentów korekt.

Typ zdarzenia explicit
Zamknięto okres księgowania
To formalne zamknięcie okresu księgowania, które uniemożliwia dalsze księgowanie bieżących zapisów operacyjnych. Chroni integralność danych finansowych za zamknięty okres i jest jawną zmianą konfiguracji.
Dlaczego to ważne

To zdarzenie wyznacza koniec procesu zamknięcia okresu. Jest niezbędne do prawidłowego obliczenia całkowitego czasu cyklu zamknięcia okresu i pomiaru terminowości.

Skąd pobrać

Zamknięcie okresów za pomocą transakcji OB52 jest rejestrowane. Zmiany można znaleźć w dokumentach zmian (tabele CDHDR i CDPOS) dotyczących tabeli konfiguracyjnej T001B.

Rejestrowanie

Dane z dokumentów zmian (CDHDR/CDPOS) dotyczących tabeli T001B.

Typ zdarzenia explicit
Rozliczono dokument międzyspółkowy
To rozliczenie otwartej pozycji między dwoma kodami spółki. Oznacza, że transakcja międzyspółkowa została uregulowana lub uzgodniona. W SAP jest rejestrowane jako jawne księgowanie finansowe, zwykle dokument rozliczeniowy.
Dlaczego to ważne

Opóźnienia w rozliczaniu pozycji międzyspółkowych często wydłużają zamknięcie okresu. Śledzenie tego zdarzenia pozwala mierzyć i skracać czas uzgadniania rozrachunków międzyspółkowych.

Skąd pobrać

Zdarzenie można rozpoznać w dokumentach finansowych w tabelach BKPF i BSEG. Dokument rozliczeniowy wskazuje i zamyka otwarte pozycje, a data rozliczenia (BSEG-AUGDT) jest znacznikiem czasu zdarzenia. Transakcje międzyspółkowe można zidentyfikować na podstawie pól partnera handlowego.

Rejestrowanie

Wyszukanie dokumentów rozliczeniowych w BKPF/BSEG dotyczących pozycji z partnerami handlowymi.

Typ zdarzenia explicit
Sprawdzono uzgodnienie
Oznacza, że uzgodnienie konkretnego konta lub grupy kont zostało sprawdzone i potwierdzone. W standardowym SAP ECC zdarzenie to nie jest rejestrowane bezpośrednio. Często obsługuje się je za pomocą kontroli poza systemem lub rozwiązań niestandardowych.
Dlaczego to ważne

Śledzenie czasu weryfikacji pomaga wykrywać wąskie gardła na etapach kontroli i nadzoru podczas zamknięcia. Może ujawnić opóźnienia wynikające z dostępności kierownictwa lub konieczności ponownego wykonania pracy.

Skąd pobrać

Standardowe tabele ECC nie zawierają tych informacji. Ich rejestrowanie wymaga rozwiązania niestandardowego, na przykład pola statusu w tabeli Z, prostego workflow lub integracji ze specjalistycznym narzędziem zewnętrznym do uzgadniania.

Rejestrowanie

Rejestrowanie zmiany statusu w niestandardowym workflow lub tabeli Z, jeśli zostały wdrożone.

Typ zdarzenia inferred
Uruchomiono rozliczanie GR/IR
Uruchomienie automatycznego programu rozliczającego konto przyjęć towarów i faktur (Goods Receipt/Invoice Receipt). Program dopasowuje odpowiadające sobie przyjęcia towarów i faktury, a następnie wzajemnie rozlicza te pozycje.
Dlaczego to ważne

Konto GR/IR często powoduje problemy z uzgodnieniami. Monitorowanie tego zdarzenia pozwala sprawdzić, czy krok automatyczny przebiega prawidłowo, oraz określić liczbę wyjątków wymagających ręcznej obsługi.

Skąd pobrać

Uruchomienie jest rejestrowane w dziennikach zadań wsadowych (transakcja SM37). Zwykle działa program SAPF124 uruchamiany przez transakcję F.13. Tabele dzienników zadań, takie jak TBTCO, zawierają potrzebne znaczniki czasu.

Rejestrowanie

Z dzienników zadań wsadowych (tabela TBTCO) dla programu rozliczającego SAPF124.

Typ zdarzenia explicit
Wygenerowano zestawienie obrotów i sald
Oznacza uruchomienie raportu generującego zestawienie obrotów i sald. To ważny krok, który pozwala sprawdzić, czy suma obciążeń jest równa sumie uznań, zanim powstaną oficjalne sprawozdania finansowe.
Dlaczego to ważne

To ważny punkt kontroli jakości przed przygotowaniem końcowych raportów. Wielokrotne uruchamianie raportu może oznaczać, że wykrywane i poprawiane są problemy z danymi, co może opóźniać zamknięcie.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z dzienników audytowych systemu, takich jak transakcja STAD, które mogą rejestrować uruchomienie transakcji raportujących zestawienie obrotów i sald, na przykład S_ALR_87012277 lub F.01.

Rejestrowanie

Z dzienników systemowych (STAD) rejestrujących uruchomienia transakcji raportowych.

Typ zdarzenia inferred
Zaksięgowano rozliczenie międzyokresowe lub rezerwę
To zaksięgowanie pozycji dziennika dotyczącej rozliczenia międzyokresowego, odroczenia lub rezerwy, zwykle pod koniec okresu. SAP nie rejestruje tego jako odrębnego typu zdarzenia. Można je wywnioskować na podstawie cech konkretnych pozycji dziennika.
Dlaczego to ważne

Wyodrębnienie tych pozycji pozwala analizować podproces zarządzania szacunkami. Duża liczba rozliczeń międzyokresowych lub częste korekty mogą wskazywać obszary wymagające usprawnienia.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z tabel dokumentów finansowych BKPF i BSEG. Pozycje można rozpoznać po określonym typie dokumentu (BKPF-BLART), konkretnym koncie księgi głównej (BSEG-HKONT) lub słowach kluczowych w tekście nagłówka (BKPF-BKTXT).

Rejestrowanie

Filtrowanie tabel BKPF/BSEG według typu dokumentu, wybranych kont księgi głównej lub pól tekstowych.

Typ zdarzenia inferred
Zaksięgowano storno
To zaksięgowanie dokumentu odwracającego wcześniej zaksięgowany zapis dziennika, często w celu poprawienia błędu. SAP tworzy bezpośrednie powiązanie między dokumentem storna a dokumentem pierwotnym.
Dlaczego to ważne

Duża liczba storien może wskazywać na problemy z poprawnością wprowadzanych danych lub mechanizmami kontroli procesu. Śledzenie tych zdarzeń pozwala mierzyć odsetek poprawnych operacji za pierwszym razem i wskazywać obszary wymagające usprawnienia.

Skąd pobrać

Dokumenty storna znajdują się w tabeli BKPF. Często tworzy się je za pomocą transakcji FB08, a numer odwracanego dokumentu jest zapisany w polu BKPF-STBLG.

Rejestrowanie

Wyszukanie dokumentów z wypełnionym polem BKPF-STBLG lub utworzonych za pomocą transakcji storna.

Typ zdarzenia explicit
Zalecane Opcjonalne

Instrukcje ekstrakcji

Jak pobrać dane z SAP ECC

Gotowi do rozpoczęcia?

Skorzystaj z tego szablonu danych, aby rozpocząć analizę process mining i uzyskać przydatne informacje o operacjach związanych z zamknięciem finansowym. Już dziś zacznij usprawniać proces Record to Report.

Usprawnij zamknięcie Record to Report i skróć czas cyklu

Usuń wąskie gardła i skróć cykl zamknięcia Record to Report o 30%.

Rozpocznij okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty płatniczej. Rozpocznij 14-dniowy okres próbny.