Oprogramowanie do dokumentowania procesów

Dokumentacja procesów opisuje przebieg procesu i wskazuje osoby odpowiedzialne za jego poszczególne części. Może zawierać diagram BPMN, instrukcje krok po kroku, role, polityki, mechanizmy kontrolne i pliki pomocnicze.

Przydatna dokumentacja odpowiada na praktyczne pytania:

Jakie kroki i decyzje składają się na proces? Kto odpowiada za proces i poszczególne działania? Która wersja jest aktualna? Kto sprawdził i zatwierdził ostatnią zmianę? Jakie dowody można przedstawić, aby wyjaśnić przebieg procesu?

Procedura przechowywana osobno od diagramu może przestać być z nim zgodna. Diagram może przedstawiać inną kolejność kroków niż instrukcja. ProcessMind przechowuje model razem z powiązaną dokumentacją, dzięki czemu można wspólnie przeglądać i aktualizować jedno źródło informacji.

Można też porównać opisany przebieg z danymi z process mining. Ułatwia to wykrycie różnic między rzeczywistą realizacją a dokumentacją oraz podjęcie decyzji, czy trzeba zająć się procesem, czy jego opisem. Process mining dostarcza danych do przeglądu, ale nie zmienia ani nie zatwierdza procedury automatycznie.

Dokumentacja przygotowana na potrzeby audytu powinna umożliwiać prześledzenie przebiegu procesu i zasad jego nadzoru. W zależności od potrzeb dokumentacja procesu może zawierać:

Diagram BPMN i instrukcje pomocnicze Wskazanego właściciela procesu i przypisanie ról RACI do działań Powiązane polityki, mechanizmy kontrolne i instrukcje pracy Historię wersji i przyczyny zmian Status przeglądu i ścieżkę zatwierdzania Pakiet dokumentacji procesu do eksportu na potrzeby audytu lub oceny

Wymagane dowody zależą od procedur organizacji i rodzaju oceny. ProcessMind pomaga porządkować i eksportować dokumentację, ale nie certyfikuje zgodności.

Sprawdź, co powinna zawierać strona gotowa do audytu

Historia wersji pokazuje, co i kiedy zmieniono w procesie. Etapy przeglądu i zatwierdzania jasno określają status aktualizacji, a ścieżka zatwierdzania zapisuje, kto ją zaakceptował.

Dzięki temu właściciele procesów i osoby zatwierdzające z zespołu jakości mają lepszą podstawę do przeglądu. Przed opublikowaniem zmiany można sprawdzić dokumentację procesu, materiały pomocnicze i status zatwierdzenia w jednym miejscu, zamiast odtwarzać całość z folderów i wiadomości e-mail.

Przykładem może być procedura obsługi zobowiązań, która opisuje weryfikację i zatwierdzanie faktur, proces obsługi zamówień pokazujący przekazywanie zadań i podejmowanie decyzji albo procedura jakościowa łącząca kroki procesu z mechanizmami kontrolnymi i instrukcjami pracy.

Wybierz format odpowiedni dla procesu i osób, które będą z niego korzystać. Model BPMN może pokazywać przebieg, a notatki i powiązane pliki dostarczą szczegółów potrzebnych do wykonania lub przeglądu poszczególnych kroków. Informacje RACI pokazują podział odpowiedzialności w dokumentacji procesu.

RACI wskazuje, kto wykonuje dane działanie (Responsible), kto za nie odpowiada (Accountable), z kim należy się skonsultować (Consulted) i kogo poinformować (Informed). Uwzględnienie RACI w dokumentacji procesu pomaga ustalić, kto wykonuje poszczególne kroki, odpowiada za wynik i powinien brać udział w pracach.

ProcessMind obsługuje role zgodne z RACI oraz przypisanie RACI do poszczególnych działań w pakietach eksportowych. Informacje te pomagają doprecyzować odpowiedzialność podczas przeglądów i dołączyć ją do dokumentacji procesu.

Dowiedz się, jak stosować macierz RACI w procesach

Przypisz każdemu procesowi właściciela, stosuj spójną strukturę i kieruj zmiany do przeglądu oraz zatwierdzenia. Przeszukiwalny katalog procesów ułatwia zespołom znalezienie potrzebnej dokumentacji, a dostęp zależny od roli pozwala rozróżnić autorów, recenzentów i osoby przeglądające.

Wraz z rozwojem krajobrazu procesów można łączyć poszczególne dokumenty za pomocą architektury procesów. Można też użyć process mining, aby porównać opisane przebiegi z danymi o realizacji i wskazać procesy, które mogą wymagać przeglądu.

Przeczytaj przewodnik po nadzorze nad procesami

Zacznij od procesu, który ma jasno wskazanego właściciela i ustaloną ścieżkę zatwierdzania. Zamodeluj jego kroki, dodaj potrzebne instrukcje i role RACI, a następnie prześlij dokumentację do przeglądu. Po zatwierdzeniu sprawdź historię wersji i eksport, aby zobaczyć, jak dokumentacja wspiera bieżący nadzór i przygotowanie do audytu.

Udokumentuj proces i prześlij go do zatwierdzenia: rozpocznij okres próbny.