Projektowanie procesów biznesowych | ProcessMind

Model procesu pokazuje, jak powinien przebiegać przepływ pracy. Jest wspólnym punktem odniesienia podczas omawiania działań, decyzji, przekazywania zadań i odpowiedzialności.

Taki punkt odniesienia przydaje się jeszcze przed rozpoczęciem analizy danych. Pomaga zebrać wiedzę zespołu, wskazać kwestie wymagające rozstrzygnięcia i uzgodnić zakres procesu. Model dokumentuje uzgodniony sposób działania, ale nie oznacza, że każdy przypadek przebiega dokładnie tak samo.

Warto zaprosić osoby, które znają przebieg pracy i wspierające ją systemy:

Właściciel procesu: określa zakres, potwierdza założenia dotyczące procesu i rozstrzyga kwestie odpowiedzialności oraz standardów. Analityk: prowadzi rozmowę, zapisuje przebieg procesu i dba o czytelność oraz spójność modelu. IT: wyjaśnia etapy realizowane w systemach, dane i ograniczenia techniczne wpływające na przebieg pracy.

Warto uwzględnić także innych ekspertów, jeśli proces obejmuje kilka zespołów lub wymaga specjalistycznej wiedzy. Podczas pierwszego spotkania można uzgodnić użyteczny model bez opisywania każdego wyjątku.

Projektowanie warto zacząć wtedy, gdy trzeba ustalić, jak proces powinien przebiegać. Uzgodnijcie jego zakres i zasady, a następnie utwórzcie model i wspólnie go sprawdźcie. Process Mining przydaje się, gdy dostępne są dane o zdarzeniach i trzeba porównać zarejestrowany przebieg pracy z założeniami.

Te podejścia odpowiadają na różne pytania:

Projektowanie procesów: Jak proces powinien przebiegać? Process Mining: Co dostępne dane o zdarzeniach mówią o rzeczywistym przebiegu procesu?

Do utworzenia pierwszego modelu nie są potrzebne dane o zdarzeniach. Gdy przyjdzie czas na analizę realizacji procesu, uzgodniony projekt zapewni zespołowi jasny punkt odniesienia.

Przed utworzeniem dużej biblioteki modeli uzgodnijcie kilka zasad. Powinny być zgodne z architekturą procesów i standardami dokumentacji.

Stosujcie BPMN 2.0 konsekwentnie. W każdym modelu działania, zdarzenia, decyzje i przepływy powinny mieć takie samo znaczenie. Nadawajcie jasne nazwy. Stosujcie przyjęte w organizacji zasady nazewnictwa i przestrzegajcie ich w każdym modelu. Dobierzcie odpowiedni poziom szczegółowości. Modele ogólne powinny przedstawiać główne etapy. Szczegóły dodawajcie w modelach niższego poziomu, gdy są potrzebne odbiorcom. Określcie granice procesu. Zaznaczcie, gdzie proces się zaczyna i kończy oraz co nie wchodzi w jego zakres. Pokażcie odpowiedzialność i przekazywanie zadań. Użyjcie torów i innych odpowiednich elementów BPMN, aby wskazać podział obowiązków. Weryfikujcie model z osobami wykonującymi pracę. Przed przyjęciem go jako punktu odniesienia sprawdźcie, czy odzwierciedla uzgodnione założenia. Aktualizujcie model wraz ze zmianami w pracy. Wyznaczcie osoby odpowiedzialne za aktualizacje, aby wspólny obraz pozostawał aktualny.

Zacznijcie od jednego procesu i konkretnej rozmowy. Zapiszcie główny przebieg, a następnie dopracujcie model z osobami odpowiedzialnymi za proces, jego analizę i wsparcie.

Ustalcie zakres. Uzgodnijcie nazwę procesu, jego początek i koniec oraz poziom szczegółowości. Rozpiszcie główny przebieg. Wskażcie najważniejsze działania, decyzje, zdarzenia i przekazania zadań. Stosujcie wspólne zasady. Korzystajcie z uzgodnionych w organizacji standardów nazewnictwa i szczegółowości. Sprawdźcie model. Poproście właściciela procesu, analityka, zespół IT i odpowiednich ekspertów o wyjaśnienie braków lub rozbieżności. Zapiszcie uzgodnioną wersję. Umieśćcie model w miejscu dostępnym dla zespołu i aktualizujcie go wraz ze zmianami w procesie.

ProcessMind udostępnia modeler BPMN 2.0 w przeglądarce do tworzenia i przeglądania modeli. Można też importować i eksportować pliki BPMN 2.0.

Poznaj możliwości modelera BPMN

Standaryzacja zaczyna się od wspólnych ustaleń: jak nazywać procesy, ile szczegółów powinien zawierać model i których elementów BPMN 2.0 używać do opisu pracy.

Gdy zespoły stosują te zasady konsekwentnie, łatwiej porównują modele i znajdują powiązane procesy. Wspólna biblioteka procesów zapewnia jedno miejsce, w którym można znaleźć najnowszą uzgodnioną wersję, zamiast korzystać z osobnych kopii lub prywatnych notatek.

Standaryzacja nie oznacza, że każdy zespół musi pracować dokładnie tak samo. Zapewnia wspólną strukturę do dokumentowania różnic i ustalania, które praktyki warto stosować szerzej.

Gdy właściciel procesu i zespół uzgodnią jego projekt, można przechowywać model w szerszej bibliotece procesów. Jeśli później będą dostępne dane o zdarzeniach, Process Mining pozwoli porównać rzeczywisty przebieg z założeniami. Dashboardy i KPI pomagają oceniać wyniki, a symulacja pozwala analizować różne scenariusze.

Najpierw zaprojektujcie proces, a analizę dodajcie, gdy będziecie gotowi.

Poznaj architekturę procesów przedsiębiorstwa

Aby poznać praktyczne zastosowanie BPMN 2.0, sprawdź, co ten standard oznacza dla modelowania procesów. Przed utworzeniem pierwszego modelu można też zapoznać się z kolejnymi etapami tworzenia diagramu BPMN.