Szablon danych dotyczących zarządzania wydatkami

Czas zdarzenia, czyli znacznik czasu, zapisuje moment wykonania czynności. Określa chronologiczną kolejność zdarzeń dla każdego raportu wydatków, co pozwala dokładnie odtworzyć przebieg procesu.

W process mining znaczniki czasu stanowią podstawę wszystkich analiz czasowych. Służą do obliczania wskaźników, takich jak czas między czynnościami, łączny czas obsługi od początku do końca oraz czas oczekiwania. Analiza znaczników czasu pozwala wykrywać opóźnienia w procesie akceptacji, mierzyć sprawność realizacji zwrotów kosztów i monitorować wyniki względem umów o poziomie usług.

Ten znacznik czasu jest niezbędny do chronologicznego uporządkowania zdarzeń i obliczania wszystkich miar czasu, takich jak czas realizacji i wąskie gardła.

Dane znajdują się w dziennikach zdarzeń lub danych transakcyjnych, często pod nazwą „Creation Date”, „Timestamp” lub „Event Date”.

Identyfikator raportu wydatków to unikalny klucz przypisany do każdego raportu przesłanego przez pracownika. Łączy wszystkie etapy procesu, od utworzenia i przesłania raportu, przez akceptację i ewentualne odrzucenie, aż po zwrot kosztów.

W process mining ten atrybut ma podstawowe znaczenie przy odtwarzaniu spraw. Każdy unikalny identyfikator raportu wydatków odpowiada jednej instancji procesu obsługi wydatków. Analiza przebiegu poszczególnych raportów pozwala wizualizować przepływ procesu, obliczać czas obsługi każdego raportu i wykrywać różnice w sposobie jego realizacji.

To podstawowy identyfikator sprawy, który łączy wszystkie zdarzenia w cyklu życia raportu wydatków i umożliwia prześledzenie procesu od początku do końca.

Zwykle znajduje się w danych nagłówka raportu wydatków lub w głównej tabeli transakcji dotyczących wydatków.

Nazwa czynności opisuje pojedynczy etap lub zmianę statusu w procesie obsługi wydatków. Przykłady: „Utworzono raport wydatków”, „Zaakceptowano przez kierownika”, „Oznaczono naruszenie zasad” i „Zrealizowano zwrot kosztów”. Kolejność tych czynności tworzy przepływ procesu dla każdego raportu.

W analizie process mining ten atrybut pomaga odkryć rzeczywisty model procesu. Umożliwia analitykom wizualizację mapy procesu, wykrywanie wąskich gardeł, w których czynności trwają zbyt długo, identyfikowanie pętli poprawek, takich jak „Raport odesłany do poprawy”, oraz wskazywanie niestandardowych wariantów procesu. Jasne i szczegółowe nazwy czynności bezpośrednio wpływają na jakość wniosków z analizy procesu.

Ten atrybut określa etapy procesu, umożliwia wizualizację mapy procesu oraz analizę wzorców workflow i odstępstw.

Dane pochodzą z dzienników zdarzeń, tabel zmian statusu lub zapisów transakcji powiązanych z raportem wydatków.

Znacznik czasu ostatniej aktualizacji danych wskazuje, kiedy dane zostały ostatnio pobrane lub zsynchronizowane z systemu źródłowego. Wyznacza granicę czasową danych uwzględnionych w analizie i informuje wszystkie zainteresowane osoby o ich aktualności.

W process mining ten atrybut ma znaczenie dla integralności danych i raportowania. Pozwala ustalić, czy analizowane są informacje bieżące, czy historyczna migawka. Jest to szczególnie ważne w dashboardach do bieżącego monitorowania, gdzie liczy się aktualność danych. Atrybut pomaga też diagnozować przepływy danych, ponieważ potwierdza, czy odświeżanie odbywa się zgodnie z harmonogramem.

Informuje o aktualności danych, co ma znaczenie dla trafności i przydatności analizy procesu oraz dashboardu monitorującego.

Zwykle jest generowany i zapisywany przez narzędzie do integracji danych lub ETL (Extract, Transform, Load) podczas ich ładowania.

Atrybut systemu źródłowego wskazuje pochodzenie danych o procesie. W dużych firmach obsługa wydatków może obejmować kilka zintegrowanych systemów, na przykład system HR z danymi pracowników, dedykowane narzędzie do zgłaszania wydatków i system ERP do księgowania. To pole pozwala rozróżnić dane z poszczególnych źródeł.

Informacja ta przydaje się do weryfikacji danych i poznania środowiska technologicznego procesu. Jeśli problemy dotyczą głównie danych z jednego systemu, może to wskazywać na kłopoty z integracją lub działaniem aplikacji. Atrybut zapewnia też kontekst i pomaga analitykom ustalić, które źródło jest miarodajne dla poszczególnych etapów procesu.

Wskazuje pochodzenie danych, co ma znaczenie dla zarządzania danymi, rozwiązywania problemów i analizy różnic w przebiegu procesu na różnych platformach.

Informacja ta często jest częścią procesu ekstrakcji danych lub metadanych. Można ją również dodać podczas przygotowywania danych.

Ten atrybut wskazuje jednostkę organizacyjną, na przykład sprzedaż, inżynierię lub marketing, do której należy pracownik przesyłający raport. Często jest powiązany z centrum kosztów odpowiedzialnym za wydatki.

Dział pracownika to podstawowy wymiar analizy porównawczej. Pozwala filtrować proces według działu i wykrywać istotne różnice w jego przebiegu. Na przykład w jednym dziale odsetek naruszeń zasad lub czas akceptacji może być znacznie wyższy niż w innym. Takie wnioski pomagają kierownictwu ustalić, czy potrzebne są szkolenia dla konkretnych zespołów, zmiany w procesie lub doprecyzowanie zasad.

Umożliwia porównywanie jednostek biznesowych i pomaga wykrywać zachowania charakterystyczne dla poszczególnych działów, wąskie gardła oraz problemy ze zgodnością.

Dane pochodzą zwykle z głównego rekordu danych pracownika powiązanego z raportem wydatków.

Flaga naruszenia zasad to prosta wartość prawda lub fałsz, która wskazuje, czy raport wydatków został automatycznie lub ręcznie oznaczony jako niezgodny z zasadami wydatków firmy. Naruszenia mogą obejmować przekroczenie limitów, skorzystanie z niezatwierdzonego dostawcy lub brak wymaganej dokumentacji.

Flaga ta jest ważnym elementem analizy zgodności. Pozwala obliczyć ogólny odsetek naruszeń zasad i sprawdzić, w których działach, kategoriach wydatków lub grupach pracowników występują one najczęściej. Analiza częstotliwości i rodzaju naruszeń pomaga doprecyzować zasady, usprawnić automatyczne kontrole i przygotować szkolenia dla wybranych grup, aby ograniczyć wydatki niezgodne z zasadami i wyjątki w procesie.

Wspiera monitorowanie zgodności, oznaczając raporty niezgodne z zasadami, co pomaga mierzyć i ograniczać liczbę naruszeń.

Flaga lub pole w nagłówku raportu wydatków albo danych pozycji, często ustawiane przez silnik reguł systemu.

Łączna kwota to suma wszystkich pozycji wydatków ujętych w jednym raporcie. Jest to kwota podlegająca akceptacji i zwrotowi.

Ten atrybut przydaje się do analizy finansowej w process mining. Pozwala podzielić raporty na przedziały kwotowe, na przykład na wysokie i niskie kwoty, które często podlegają różnym ścieżkom akceptacji. Analitycy mogą obliczyć średni koszt obsługi raportu, zbadać finansowe skutki poprawek i odrzuceń oraz wykrywać trendy w wydatkach. Zestawienie łącznej kwoty z czasem realizacji może pokazać, czy akceptacja raportów o wyższej wartości trwa dłużej.

Umożliwia analizę skutków finansowych, pomaga wykrywać wzorce wydatków i dzielić proces według wartości raportu.

Dostępna w danych nagłówka raportu wydatków, często obliczana jako suma kwot wszystkich pozycji.

Osoba zgłaszająca to pracownik, który poniósł wydatki i rozpoczął proces zwrotu, tworząc raport. Ten atrybut jest zwykle taki sam dla wszystkich zdarzeń dotyczących jednej sprawy, czyli raportu wydatków.

Ogólny atrybut „Użytkownik” wskazuje osobę wykonującą poszczególne czynności, natomiast atrybut „Osoba zgłaszająca” pozostaje stały dla całej sprawy i pozwala analizować zachowanie właściciela raportu. Umożliwia analizę doświadczeń pracowników, na przykład wykrywanie osób, których raporty są często odrzucane lub które regularnie naruszają zasady. Wnioski mogą pomóc w przygotowaniu ukierunkowanej komunikacji lub szkoleń, które poprawią sprawność procesu i zgodność z zasadami już na początku.

Wskazuje właściciela raportu wydatków i umożliwia analizę zachowań pracowników, na przykład wykrywanie częstych naruszeń zasad lub przyczyn poprawek.

Dane znajdują się w nagłówku raportu wydatków i są powiązane z pracownikiem, który utworzył rekord.

Przyczyna odrzucenia to pole tekstowe lub wcześniej zdefiniowany kod wyjaśniający, dlaczego raport wydatków nie przeszedł etapu akceptacji. Typowe przyczyny to brak potwierdzenia zakupu, nieprawidłowa kategoria lub wydatek niezgodny z zasadami.

Atrybut ten jest bardzo przydatny przy analizie przyczyn poprawek w procesie. Analiza najczęstszych powodów odrzucenia pozwala wykryć problemy systemowe. Jeśli najczęstszą przyczyną jest brak potwierdzenia zakupu, firma może lepiej informować o wymaganej dokumentacji lub uprościć sposób jej dołączania. Takie wnioski pomagają ukierunkować usprawnienia procesu, zwiększyć odsetek raportów akceptowanych za pierwszym razem, ograniczyć poprawki i skrócić łączny czas obsługi.

Wyjaśnia przyczyny poprawek w procesie i pozwala wprowadzać ukierunkowane usprawnienia, które ograniczają odrzucenia i zwiększają odsetek spraw zakończonych pomyślnie za pierwszym razem.

Dane są zapisywane w polu komentarza lub wybierane z listy, gdy osoba zatwierdzająca wykonuje czynność „Reject” albo „Send Back”.

Status raportu pokazuje bieżący etap obsługi raportu wydatków lub jego końcowy wynik. Status zmienia się zwykle w miarę przechodzenia raportu przez kolejne etapy, takie jak przesłanie, akceptacja, przetwarzanie i płatność.

Atrybut ten ułatwia filtrowanie spraw i analizę wybranych grup, na przykład raportów „Rejected”, aby poznać przyczyny odrzuceń, lub „Pending Approval”, aby zbadać bieżące wąskie gardła. W dashboardach zapewnia ogólny obraz bieżącego obciążenia pracą i stanu wszystkich raportów wydatków w trakcie obsługi. Można go również wykorzystać do weryfikacji sekwencji czynności przygotowanej na potrzeby process mining.

Zapewnia ogólny obraz stanu raportu, ułatwia filtrowanie spraw i tworzenie dashboardów operacyjnych pokazujących bieżące obciążenie pracą.

Pole w głównej tabeli nagłówków raportów wydatków, aktualizowane w miarę przechodzenia raportu przez kolejne etapy workflow.

Atrybut użytkownika wskazuje osobę lub agenta automatycznego odpowiedzialnego za wykonanie danego etapu procesu. Może to być pracownik przesyłający raport, kierownik go akceptujący lub członek działu finansowego obsługujący zwrot kosztów.

Analiza procesu według użytkownika pomaga zrozumieć rozkład obciążenia pracą i wyniki poszczególnych osób oraz wykryć osoby, które mogą powodować opóźnienia. Może na przykład pokazać, czy konkretny kierownik stanowi wąskie gardło w procesie akceptacji. Ułatwia też analizę przydziału zasobów oraz zapewnia rozliczalność i możliwość audytu na każdym etapie procesu.

Wskazuje osobę wykonującą każdy etap, co umożliwia analizę obciążenia pracą i porównywanie wyników oraz pomaga wykrywać wąskie gardła związane z konkretnymi osobami lub zespołami.

Dane są dostępne w dzienniku zdarzeń lub historii transakcji, często w powiązaniu z identyfikatorem użytkownika albo pracownika.

Atrybut waluty określa jednostkę pieniężną łącznej kwoty. W firmach działających na wielu rynkach pracownicy zgłaszają wydatki w różnych walutach, dlatego to pole zapewnia niezbędny kontekst dla wszystkich kwot.

Atrybut ten jest niezbędny do rzetelnej analizy finansowej, zwłaszcza w organizacjach międzynarodowych. Pozwala prawidłowo interpretować kwoty i przeliczać je na wspólną walutę w raportach zbiorczych. Bez tej informacji porównanie łącznej kwoty raportu w JPY z kwotą w USD nie miałoby sensu. Atrybut jest podstawą dashboardów pokazujących łączne wydatki, średnie koszty i finansowe KPI w różnych regionach.

Zapewnia niezbędny kontekst dla kwot, umożliwiając rzetelne raportowanie finansowe i porównania między regionami lub krajami.

Zwykle jest przechowywana obok pól kwotowych w danych nagłówka raportu wydatków.

Kategoria wydatku to wymiar służący do klasyfikowania rodzaju wydatków w raporcie. Raport może obejmować kilka kategorii, jeśli zawiera wiele pozycji.

Analiza procesu według kategorii wydatków pomaga zrozumieć strukturę wydatków i wykryć różnice w przebiegu procesu dla poszczególnych kategorii. Na przykład wydatki na „Podróże zagraniczne” mogą wymagać bardziej złożonej i dłuższej ścieżki akceptacji niż wydatki na „Materiały biurowe”. Ten atrybut pozwala dokładniej analizować zgodność z zasadami i sprawdzić, czy w przypadku niektórych kategorii częściej dochodzi do naruszeń polityki wydatków. Jest też istotny przy planowaniu finansowym i budżetowaniu.

Pozwala analizować strukturę wydatków i sprawdzać, czy różne rodzaje wydatków przebiegają innymi ścieżkami lub różnią się poziomem zgodności z zasadami.

Zwykle występuje na poziomie pozycji raportu wydatków. W analizie na poziomie sprawy można agregować kategorie lub wykorzystać kategorię dominującą.

Metoda płatności określa, w jaki sposób pracownik opłacił pierwotny wydatek. Zwykle była to firmowa karta płatnicza albo środki własne pracownika, które wymagają bezpośredniego zwrotu.

Atrybut ten pozwala rozróżnić dwie główne ścieżki procesu. Transakcje kartą firmową często wymagają mniej czynności weryfikacyjnych, ponieważ dane pochodzą bezpośrednio od dostawcy karty. Wydatki pokryte ze środków własnych wymagają natomiast dokładniejszej kontroli i bezpośredniego zwrotu pieniędzy pracownikowi. Analiza procesu według metody płatności pozwala porównać czas realizacji, zgodność z zasadami i koszty obsługi obu ścieżek. Może też wskazać, czy szersze wykorzystanie kart firmowych usprawniłoby proces.

Rozróżnia główne warianty procesu, czyli płatność kartą firmową i środkami własnymi, które często różnią się poziomem ryzyka, sprawnością i zakresem kontroli.

Zwykle określana na poziomie pozycji wydatku. Wskazuje źródło środków użytych do transakcji.

Atrybut „Osoba zatwierdzająca” wskazuje osobę, która zatwierdza lub odrzuca raport w ramach workflow. W wielu procesach obowiązuje kilka poziomów akceptacji, na przykład najpierw przez bezpośredniego przełożonego, a następnie przez kierownika działu lub pracownika finansów.

Podobnie jak atrybut „Użytkownik”, atrybut „Osoba zatwierdzająca” przydaje się do analizy etapu akceptacji, który często powoduje opóźnienia. Pozwala mierzyć czas akceptacji dla poszczególnych osób i wykrywać wąskie gardła. Dashboardy mogą pokazywać obciążenie pracą i wyniki osób zatwierdzających, co ułatwia planowanie zasobów i wskazuje, gdzie przyda się dodatkowe szkolenie z zasad rozliczania wydatków.

Wskazuje konkretną osobę odpowiedzialną za akceptację, co pozwala analizować opóźnienia, obciążenie pracą i spójność podejmowanych decyzji.

Dane są rejestrowane w dzienniku zdarzeń lub historii transakcji dla czynności związanych z akceptacją.

Atrybut „Wynik audytu” zapisuje ustalenia z etapu audytu w procesie. Może to być automatyczna kontrola systemowa sprawdzająca zgodność z zasadami albo ręczna weryfikacja przeprowadzona przez dział finansowy lub audyt. Typowe wyniki to „Zaliczony”, „Niezaliczony” lub „Zaliczony z zastrzeżeniami”.

Atrybut ten bezpośrednio pokazuje skuteczność kontroli wewnętrznych. Analiza wyników audytu pozwala ocenić poziom ryzyka i jakość składanych raportów. Pomaga też wykryć obszary, w których kontrole nie działają lub zasady są regularnie błędnie interpretowane. process mining umożliwia zestawienie wyników audytu z innymi atrybutami, aby sprawdzić na przykład, czy w określonych kategoriach wydatków lub działach częściej występują nieprawidłowości.

Bezpośrednio pokazuje zgodność z zasadami i wyniki kontroli wewnętrznych, pomagając ocenić ryzyko oraz skuteczność reguł audytowych.

Pole aktualizowane przez automatyczny silnik reguł lub użytkownika z działu audytu albo finansów po zakończeniu weryfikacji.